Teste Grátis
captar recursos

6 dicas para captar recursos para o projeto

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 dicas para captar recursos para o projeto

Captar recursos para o projeto é uma atividade fundamental para qualquer que seja o tipo de projeto. Os investidores escutam solicitações todo o tempo, por isso se você quer obter os recursos para seu projeto, saiba que terá que se destacar.

De fato, impressionar a pessoa que poderá destinar o montante necessário para a execução de seu projeto é importante e deve ser feito da maneira correta. Confira a seguir 5 dicas importantes para fazer um pitch matadore conseguir convencer os investidores a colocar recursos em seu projeto.

Uma boa justificativa

Todo Plano de Projeto precisa conter uma boa estrutura de apresentação. Normalmente, este documento inclui uma introdução, justificativa, objetivos, recursos, requisitos, tecnologias, infraestrutura, riscos, stakeholders entre outras informações. Mas o que torna um projeto atraente para os investidores é uma justificativa de impacto.

Quais benefícios terão ao investir naquele projeto? Por que este projeto precisa daquele recurso proveniente daquele parceiro? Qual a proposta de valor do projeto? Estas questões são os diferenciais. Por isso, capriche na justificativa do seu plano de projeto. Estas informações irão subsidiar sua apresentação final, seu pitch com os investidores.

Destaque aos objetivos específicos

Outra dica para captar recursos para seu projeto junto aos investidores é destacar o papel que eles possuem para que os objetivos específicos deles sejam alcançados. O objetivo geral é amplo, mas nos pontos específicos é possível detalhar as metas de forma dirigida. O ideal é ter um objetivo específico para cada um dos investidores. Aliados as justificativas estes são bons argumentos que você pode utilizar para captar recursos para seu projeto.

Descreva as atividades

Os investidores também querem saber como você irá alcançar aquelas metas descritas nos objetivos específicos, por isso é importante explicar bem quais serão as atividades realizadas para cumprir com aqueles objetivos. Destaque os recursos humanos que irão ser destinados para o projeto e suas qualidades e habilidades. Vale a pena também ressaltar junto aos investidores a capacidade de execução daquela equipe.

Por fim, no plano de projeto é preciso detalhar estas atividades para subsidiar de dados o cronograma de desembolso. Para uma apresentação rápida não é preciso incluir estes detalhes, mas tenha-os em mente caso algum investidor questione como será executado o projeto meticulosamente.

Faça um orçamento realista

Outra dica que pode até soar óbvia é com relação ao orçamento. Superfaturar o valor requisitado costuma ser uma prática de alguns projetos. Mas tenha em mente que o investidor sabe o custo de cada um dos itens do orçamento, afinal de contas este é seu trabalho. Portanto, não pratique isso, faça um orçamento realista sem superfaturar nenhum dos recursos. Lembre-se que dados precisos geram mais confiança em seu projeto e sua execução.

Tenha um cronograma de desembolso

Dificilmente os investidores irão desembolsar todo o recurso solicitado de uma só vez. Por isso apresente também um cronograma das etapas do projeto e os recursos necessários para cumprir cada uma delas. Planeje entregas para que o investidor possa ver o retorno de seu investimento em resultados concretos. Apresente sua estratégia na hora de solicitar recursos. Este planejamento é outro fator que promove a confiança dos investidores em seu projeto.

Faça um pitch consistente

Por fim, durante a apresentação de sua solicitação de recursos tenha um discurso matador. Comece pela justificativa do projeto, destacando porque ele é relevante e importante. Passe para os objetivos específicos, as atividades, o orçamento e o cronograma de desembolso. Mas certifique-se de fazer uma apresentação dinâmica, recheada de informações, imagens e gráficos. Impressione os investidores para obter os recursos para seu projeto!

E não se esqueça que além de buscar por recursos de maneira eficiente, o projeto precisa ser muito bom para se tronar viável.

Gostou? Compartilhe!

projeto atribulado

Como manter a calma em um projeto atribulado

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como manter a calma em um projeto atribulado

Gerenciar um projeto exige diversas habilidades. Quando se trata de um portfólio de projetos, com objetivos, requisitos, equipes e prazos distintos, o desafio é ainda maior. Ter uma ampla visão das atividades que estão sendo desenvolvidas, principalmente de um projeto atribulado, de forma sistêmica, para antecipar-se a possíveis gargalos, uma comunicação eficiente com os profissionais envolvidos e jogo de cintura para driblar as eventualidades.

Para todas essas questões, talvez a habilidade mais necessária a um Gerente de Projetos (GP) seja conseguir manter a calma, mesmo em um projeto atribulado. Você pode considerar isso algo irreal diante às situações críticas, mas acredite: não conseguir conter os ânimos pode trazer consequências ainda maiores!

Como manter a calma em um projeto atribulado

Ao contrário do que você possa pensar, manter a calma não é apenas uma condição psicológica ligada a conter a impaciência diante aos empecilhos, mas uma questão técnica de raciocínio e análise.

Quando você possui uma ampla visão dos recursos e das variáveis que englobam os projetos, além de um acompanhamento constante e eficiente, é mais fácil prever os gargalos e desenvolver planos de ação efetivos para lidar com as questões críticas, sem perder a calma.

Visão sistêmica e atualização das informações em tempo real

Quando você alia o gerenciamento de projetos à tecnologia, é possível ter um maior controle sobre os recursos envolvidos, sejam eles financeiros, humanos ou mesmo o acompanhamento da evolução dos trabalhos. Com essa visão sistêmica, automatizada e, por isso, atualizadas em tempo real, você conseguirá se ater antecipadamente aos pontos que apresentam uma maior possibilidade de darem errado.

Isso porque um software de gerenciamento de projetos possibilita uma visão 360º de todo o portfólio, o acompanhamento da execução das tarefas, avaliação da performance da equipe, o cumprimento dos prazos, a identificação do que precisa ser priorizado, os recursos necessários, bem como o reconhecimento de argumentos válidos para justificar e comprovar custos e demais necessidades. Com essas informações em mãos você não deixará que as situações cheguem a pontos críticos e, assim, conseguirá manter a cabeça fria para encontrar soluções viáveis.

A importância da documentação dos projetos para manter a calma no gerenciamento das tarefas

Nesse mesmo contexto, quando você possui um histórico das situações já vivenciadas e das ações desenvolvidas para sanar turbulências anteriores, você estará um passo à frente para resolver quaisquer gargalos que surgirem de forma mais ágil. Isso porque você não precisará “quebrar a cabeça” para encontrar uma solução. Mesmo em contextos diferentes, você pode aproveitar a linha de raciocínio utilizada na conclusão de uma adversidade para replicá-la no plano de ação do problema em questão.

A comunicação como estratégia

Ao manter uma comunicação clara, transparente, objetiva e contínua com os membros de sua equipe, você poderá contar com os integrantes para encontrar soluções eficientes para driblar as intempéries. Além disso, saber que você pode contar com esses profissionais independentemente do que ocorra trará a você mais segurança para conduzir qualquer que seja o problema.

Como você pôde notar, manter a calma em um projeto atribulado depende muito mais da eficiência em sua gestão do que de uma condição de paciência. Por isso, alie processos, pessoas e tecnologia para um melhor controle de seu portfólio de projetos e tenha, assim, melhores resultados independentemente do nível de dificuldade deles.
E você, o que faz para manter a calma em um projeto atribulado? Compartilhe suas dicas e experiências conosco através dos comentários!

agir como um gerente de projetos

6 maneiras de agir como um gerente de projetos quando você não é

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 maneiras de agir como um gerente de projetos quando você não é

Você é muito bom naquilo que faz. Poderia estar nas áreas de marketing, finanças, operações, ou até mesmo vendas. Seus colegas reconhecem e apreciam sua contribuição à equipe. Você se entende com eles, é um especialista em áreas que poucos conhecem e ama se aprofundar nos detalhes, mas você quer agir como um gerente de projetos.

Mantém a equipe motivada, compila um relatório do projeto quando solicitado, é um ouvinte atento das pessoas que precisam conversar, e garante que as melhores ideias não sejam ignoradas, mas implementadas no departamento. Seus colegas dizem que é um grande gerente de projetos. Só tem um problema: você não é um gerente de projetos!

É isso mesmo… não é o seu trabalho. Você entrou na empresa como um CEO guru, ou um especialista em contas a receber, ou um gerente de treinamento ou um coordenador de pré-vendas. Mas não sabe nada sobre estruturas de divisão de trabalho, metas, resultados, pacotes de trabalho, software de relatórios de projeto, falhas no projeto, distribuição de recursos, ou estouros de orçamento. Ao mesmo tempo, você tem a habilidade e o dom inato de manter as pessoas organizadas para que o trabalho seja feito e entregue.

O que fazer? Embora seja uma atividade extra, você gosta de manter as pessoas organizadas. E, verdade seja dita, isso torna a sua vida um pouco mais fácil também. Convivemos com tipos caóticos que, podemos dizer, não são tão sobrecarregados de habilidades organizacionais como você. Gente que nunca leu um relatório gerado por qualquer software. Mantê-los nos trilhos facilita sua vida, pois você depende que terminem seus trabalhos antes que você comece o seu.

Se aprecia esse tipo de trabalho, não se importa em gastar um pouco de tempo extra, e até considera uma mudança para um posição de gerente de projetos, então as próximas 6 dicas vão ajudá-lo a agir como um gerente de projetos mesmo sem o ser.

1 – Receba sugestão de todos

Uma lição que gerentes de projetos aprendem cedo é que se não incluírem as ideias, opiniões, gostos e desgostos de todos os stakeholders, seu projeto terá tempos difíceis.

A primeira vez que um projeto sai dos trilhos e atrapalha um grupo ou outro, alguém diz: “eles nunca me perguntaram”, “eu sabia que havia um problema, mas nunca tive a oportunidade de dizer”, ou “é a primeira vez que ouço falar disso”. Isso é geralmente acompanhado da vontade de não querer resolver o problema. Tenha certeza de sempre perguntar a todos se têm alguma ideia sobre o projeto que está para começar. Mesmo que a resposta seja “não”, eles devem ter a capacidade de dar sua opinião.

2 – Comece monitorando com uma planilha

Se você não é um aficionado pelo MS Project ou um expert em outro software de gerenciamento de projeto, então fazer o papel de um gerente de projetos pode começar simplesmente acompanhando as tarefas em uma planilha, do passo 1 em diante.

Isso pode ser um sacrilégio para alguns gerentes de projeto. Não estamos falando em usar uma planilha perpetuamente. Entretanto, uma planilha é um bom lugar para começar a compilar e atualizar uma lista de tarefas, proprietários, datas de vencimento, status e riscos associados. Este pode então ser usado como uma base para um relatório de projeto básico, assim como servir como fonte da atividade que poderá alimentar um sistema de gerenciamento de projetos completo.

3 – Compilar e trabalhar a partir de sua lista diária de afazeres

Depois de receber a sugestão de todos, e ter a visão do todo registrada em uma planilha, pode começar a colocar a sua lista de afazeres diária para funcionar.

Você sabe que precisa acompanhar uma parte específica do projeto para hoje, tem um relatório para apresentar ao dono da empresa, e uma reunião agendada para obter a aprovação de uma nova tecnologia que está sendo implementada. Nem todas essas atividades serão definidas no plano básico da planilha de monitoramento da etapa 2, mas esse plano é o que alimenta a sua lista diária de afazeres. Isso vai ajudar a manter você e sua equipe no rumo certo.

4 – Use uma apresentação clássica como relatório de projetos simples

Embora o PowerPoint possa ter seu lado negativo, com muitas apresentações lidas palavra por palavra, também tem seus aspectos positivos.

O 4-blocos clássico é um desses. Trata-se de um slide do PowerPoint dividido em quatro partes. São dois blocos no topo e dois na base. Esse é um ótimo formato para usar no seu relatório de projeto.

O bloco superior esquerdo é chamado de ‘realizações da semana’ e fala dos itens que foram concluídos na semana passada. O bloco superior direito é chamado de ‘próximos passos’ e é um plano cronológico de alto nível dos próximos passos imediatos (aproximadamente quatro semanas à frente) juntamente com uma breve descrição. Isso pode ser retirado diretamente da planilha de acompanhamento de projeto citada no passo 2 acima.

O bloco inferior esquerdo é chamado de ‘riscos’ e ressalta qualquer problema que tenha o potencial de interferir no avanço do projeto. O bloco inferior direito é chamado ‘para discussão/temas’ e gera oportunidades para qualquer tópico que precise ser discutido ou temas que tenham surgido que são problemáticos para o projeto.

Isso é tudo. Esse relatório básico fornece um vislumbre do passado recente, mostra o que vem a seguir, responde às questões do que pode vir a dar errado (e o que fazer quando isso acontece) e permite a discussão geral. Uma boa e simples ferramenta para ser usada como base em um relatório semanal de projeto.

5 – Alterações de documento

Esta é uma área que novos gerentes de projeto não percebem que é crítica até que tenham se queimado uma ou duas vezes. Documentos são alterados! Não importa se são grandes ou pequenos, apenas mantenha um registro de quem, o quê, por quê, onde, e quando, no que se refere à alteração.

Quem pediu a alteração? Qual é a alteração? Porque há uma razão para a alteração? Onde a alteração será feita (em que parte do projeto), e quando ou por quanto tempo essa alteração vai levar. Esse poderoso “treinamento de memória” vai poupar muitas discussões e eliminar mal entendidos que possam surgir a partir da dúvida de um membro da equipe sobre se outra pessoa (ou até ele mesmo) alterou o projeto.

6 – Reconhecer e celebrar o sucesso

Mesmo que você não possa ser um gerente de projetos em tempo integral, essa é uma área que muitas vezes fica esquecida. Você não quer dar como certo que a equipe realmente se esforçou para fazer as coisas acontecerem. Dê crédito onde o crédito for devido. Deixe que todos saibam que alguém foi acima e além. Faça um grande negócio fora da equipe atingindo um objetivo para o seu gerente e reconheça que os compromissos assumidos foram cumpridos.

O reconhecimento pode variar de um e-mail para todos com detalhes sobre o sucesso do projeto, um bom jantar, cartões de presente, ou até mesmo alguma coisa divertida, como levar toda a equipe para o boliche depois do trabalho. Não precisa ser caro, e cabe perfeitamente na categoria de “é a intenção que vale.” Sua equipe vai apreciar sua delicadeza e atenção com eles.

Se você foi levado a fazer o papel de um gerente de projetos, então faça o seu melhor. Seus colegas de trabalho reconhecem o fato de que você é organizado, detalhista e pode manter qualquer um nos trilhos. Siga os seis princípios acima e você logo descobrirá seu jeito de fazer uma diferença ainda mais positiva para sua equipe e sua empresa.

Pronto para ir além de monitorar a atividade de projeto usando uma planilha? Tente aqui e veja como é fácil planejar, controlar e reportar os resultados usando nosso software de gerenciamento de projeto.

Gostou do artigo? então compartilhe!

ferramentas para gerenciar projetos

Ferramentas que usamos na PB para gerenciar projetos

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Ferramentas que usamos na PB para gerenciar projetos

Boas ferramentas para gerenciar projetos facilitam demais a vida de qualquer equipe. Com elas é possível automatizar processos, concentrar informações em um único lugar, gerenciar com mais qualidade, ter mais tempo para o planejamento estratégico dos trabalhos e elevar a produtividade da equipe como um todo. E olha que por mais que essas sejam as vantagens mais facilmente perceptíveis da adoção da tecnologia como sua aliada, elas definitivamente não são as únicas!

Aqui na PB não abrimos mão de usar ferramentas para gerenciar projetos que são atuais e bem estruturadas, e que realmente nos ajudem a dar a dinâmica necessária para os nossos projetos — afinal, competitividade se conquista com qualidade e agilidade no processamento de informações e no acompanhamento sistemático dos resultados, certo? Pois é exatamente por esse motivo que resolvemos compartilhar com você nossos segredos, divulgando as ferramentas que oferecem o suporte necessário às nossas atividades e garantem nosso sucesso no mercado! Ficou curioso?

Então confira:

PM Canvas

Uma metodologia focada em tornar o planejamento de projetos uma atividade dinâmica e afinada com as exigências do mercado, o PM Canvas permite que você faça o planejamento de seus projetos em apenas 13 passos, oferecendo uma visão abrangente e compartilhada por todos sobre quais são os requisitos para a execução do trabalho. Como sua estrutura é bastante visual, o PM Canvas pode ser facilmente atualizado, o que contribui para ambientes de extrema incerteza e projetos de inovação tecnológica. O aplicativo para smartphones, PM Canvas Official APP permite criar seu Canvas em tempo real, por equipes geograficamente distribuídas. Ideal para quando não é possível reunir todo seu  time em um mesmo lugar. Ele está disponível para iOS ou Android.

Typeform

Formulários inevitavelmente fazem parte do dia a dia dos times de projetos, não é verdade? Então que tal agilizar esse processo ao criar seus formulários com uma ferramenta intuitiva e de fácil manuseio? O Typeform é uma ferramenta premium que simplifica não só o desenvolvimento de formulários dos mais variados tipos e formatos como também facilita a aplicação de pesquisas com determinado público, agilizando a coleta e a análise dos dados para colocar seu projeto para funcionar o quanto antes.

Yesware

O e-mail é uma importante ferramenta de comunicação com os stakeholders de um projeto. Mas como saber se as partes interessadas estão efetivamente recebendo suas mensagens e interagindo com elas? Pois com o Yesware você tem a certeza de que seus e-mails são abertos e clicados, o que melhora as oportunidades de follow up e de controle de alterações, bem como dá a tranquilidade de que você precisa para medir a eficácia dessa ferramenta de comunicação com um recurso de analytics único.

WBS Chart Pro

A WBS é uma etapa fundamental do planejamento de qualquer projeto que pode ser otimizada com o uso da ferramenta WBS Chart Pro. Esse recurso permite que você faça a decomposição das atividades por meio de gráficos altamente visuais, criando caminhos críticos de sucesso em poucos minutos, sem precisar construir fluxos no Excel ou em qualquer outra ferramenta. Além disso, com a WBS Chart Pro você gera um Gráfico de Gantt para acompanhar a execução do seu cronograma sem erros.

XMind

Para quem trabalha com mapas mentais e brainstorming para o planejamento e a execução de projetos, o XMind cairá como uma luva, já que é uma das melhores ferramentas de construção de grandes ideias. Nele você insere insights, ideias e pensamentos, organiza, reordena e ainda exporta os resultados para vários formatos — como PDF e Excel, por exemplo —, o que permite compartilhar o conhecimento construído com qualquer pessoa.

Project Builder

Como gerenciar projetos é uma tarefa bastante complexa, é preciso contar com uma ferramenta robusta e com as funcionalidades certas para elevar a produtividade da equipe e administrar diversos projetos ao mesmo tempo. Com o Project Builder você tem um software de gerenciamento de projetos pronto para ir do planejamento à execução com sua equipe, tornando os processos mais ágeis e confiáveis. Além disso, com esse recurso você gerencia seu time, seus programas e portfólios com a mesma facilidade, contribuindo para uma gestão estratégica mais eficaz e rentável. Para comprovar o potencial da ferramenta, que tal solicitar sua versão de teste gratuitamente?

Agora que nossos segredos já foram revelados, comente aqui e nos conte se sua empresa utiliza ou já utilizou alguma dessas ferramentas no gerenciamento de seus projetos! Conhece outras opções que queira compartilhar conosco? Deixe seu comentário e participe!

métodos ágeis

É possível desenvolver novos produtos com métodos ágeis?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em É possível desenvolver novos produtos com métodos ágeis?

A idealização de uma iniciativa de métodos ágeis é o início de qualquer inovação de sucesso. E é por meio dessa visão que são desenvolvidas novas soluções. Contudo, é comum que muitas organizações enfrentem problemas para atender às expectativas dos clientes ao assumir projetos de desenvolvimento de novos produtos. Nesse contexto, falhas na comunicação que impeçam a compreensão profunda do escopo e dos requisitos do cliente ou mesmo a falta de testes para o lançamento de uma inovação tendem a frustrar completamente os resultados esperados.

Por isso, é interessante aliar ao gerenciamento ágil a criação de um protótipo ou modelo de testes, tal como previsto no conceito de Minimum Viable Product (MVP). Essa é a combinação perfeita para potencializar o sucesso de qualquer projeto! Quer saber mais? Então acompanhe os tópicos seguintes:

Experimentação e testes

Para o desenvolvimento de novos produtos, é ideal promover uma combinação de experimentações práticas, que podem consistir na geração de um protótipo descartável ou de um incremento ao produto já existente. A intenção dessa iniciativa é levantar dados para validar hipóteses, bem como características sobre esse lançamento. No caso, é importante ter em mente que, como se trata de um produto experimental, deve ser simples. O objetivo é antecipar o vislumbre de uma potencial falha antes que ela venha a se apresentar tarde demais para uma intervenção efetiva.

Novos produtos e o Scrum

Assim como se faz no Scrum, tendo a visão de um product backlog inicial, é possível desenvolver o mínimo de funcionalidades necessárias para validar as hipóteses. Dessa forma, o desenvolvimento de novos produtos pode atuar em conjunto com os métodos ágeis. Tendo um número mínimo de funcionalidades necessárias para promover a etapa de testes, é possível solicitar o feedback dos usuários e clientes. Caso esse retorno seja positivo, faz-se a adaptação do backlog, incrementando, por exemplo, novas ideias que ajudem a transformar a concepção inicial em um produto de sucesso. Quando o feedback contrariar uma suposição feita na visão, deve-se alinhar a visão e o product backlog, para que ambos passem a corresponder.

É interessante combinar o incremento ao produto existente e a criatividade participativa do processo de desenvolvimento, gerando um ponto de equilíbrio que satisfaça a visão do negócio e uma perspectiva de inovação que não desvirtue o produto do seu caminho. Isso quer dizer que produtos de sucesso são resultado da integração de modelos mentais entre os desenvolvedores e aqueles que irão, na prática, usá-los. Nesse processo, a prototipação, somada aos métodos ágeis, põe o time de desenvolvimento em contato com os clientes para identificar as reais demandas do público, dando início ao processo de inovação.

A experiência prática conquistada ao testar o produto ajuda a compreender o que o mercado deseja. Assim é possível fazer ajustes a fim de tornar o produto eficiente. Por essas e outras é que investir em protótipos funcionais, sejam eles físicos ou digitais, é primordial. Afinal de contas, essa validação por meio de testes acaba sendo mais importante que as próprias entregas de trabalho que serão disponibilizadas mais tarde pelo time.

Inovações e demais métodos ágeis

Curiosamente, as características do gerenciamento ágil de projetos está em contraste direto com os métodos tradicionais de desenvolvimento de produtos. Enquanto os modelos convencionais congelam os requisitos desde o início, a gestão ágil funciona de maneira incremental. É comum, por exemplo, que organizações de engenharia estruturem linhas rigidamente claras de autoridade, com cronogramas de desenvolvimento elaborados, muitas vezes, com grande antecedência.

Nos dias atuais, a maioria das organizações de desenvolvimento de software utiliza o gerenciamento ágil, porém, sua aplicabilidade ao desenvolvimento de novos produtos requer alguma adaptação. É preciso que haja mais foco na colaboração e na resolução de problemas do que em seguir um processo ou procedimento específico. Como o desenvolvimento de novos produtos normalmente abrange várias disciplinas, os especialistas devem se organizar em melhores equipes, repassando a esses times a autonomia necessária para resolverem problemas por conta própria.

Desenvolvimento de produtos

Existem muitos estudos e relatos publicados a respeito de como implantar os métodos ágeis. Contudo, muito do que é dito se aplica, sobretudo, ao ambiente de uma empresa que se dedica ao desenvolvimento de softwares e não a uma organização que se presta à criação de novos produtos. Felizmente, muitos dos passos são semelhantes, mas existem algumas diferenças a serem observadas no desenvolvimento ágil de novos produtos. Veja:

Envolvimento de interessados

O desenvolvimento de um produto de engenharia, por exemplo, compreende sistemas mecânicos e elétricos, bem como a fabricação de materiais, processos de qualidade, fornecimento, serviços e assim por diante. E todas essas são variáveis muito significantes, pois dizem respeito a um número muito mais diversificado de pessoas do que no desenvolvimento ágil de um software. No caso do software, tem-se principalmente desenvolvedores de sistemas. Assim, logo no início, o gerente de projeto deverá reconhecer essa complexidade organizacional e auxiliar as equipes para que se organizem.

Estrutura de auto-organização

Em um primeiro momento, pode-se imaginar que os métodos ágeis consistem em um modelo caótico, devido à política de auto-organização e à falta de ênfase em processos formais. Contudo, não é porque não existe a necessidade de cumprimento de procedimentos formalizados que o desenvolvimento ágil não está estruturado. Na prática, a realidade é outra: a organização é colaborativa. E para que flua da melhor maneira possível, os gerentes de engenharia devem permitir que seus colaboradores passem por essa transição naturalmente.

Embora os métodos ágeis apresentem discrepâncias entre seus modelos, eles compartilham várias características semelhantes, incluindo, por exemplo, o desenvolvimento iterativo, o foco na comunicação e a minimização do esforço aplicado em artefatos intermediários. Com isso, a concentração dos esforços se volta para a geração de valor ao cliente.
A aplicação dos métodos ágeis no que se refere ao prisma do produto é mais recomendada quando os requisitos estão nascendo e mudando constantemente. Mas, de fato, não há um consenso pleno nesse aspecto, cabendo à própria organização decidir. Contudo, combinando as práticas de MVP, utilizando protótipos e reiterados testes, além dos métodos ágeis, as chances de êxito no desenvolvimento de um produto de sucesso são, sem dúvida, potencializadas.

E na sua empresa, quais são as práticas utilizadas no desenvolvimento de novos produtos? Deixe seu comentário e compartilhe conosco suas experiências!

empresa de pequeno porte

Gerenciamento de projetos em uma pequena empresa

Escrito por Braun em . Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de projetos em uma pequena empresa

Num mercado de alta competitividade, em que várias empresas nascem e inovam a cada momento, é necessário buscar vantagens estratégicas. É preciso reduzir os riscos e maximizar as oportunidades em cada empreitada, seja a sua empresa de pequeno porte ou grande porte. Neste contexto, o gerenciamento de projetos é fundamental para realizar isto de maneira objetiva e planejada. Mas será que as rotinas e técnicas da gestão de projetos funcionam numa empresa de menor porte?

Nesse post você terá a resposta não apenas para esta pergunta, mas as principais características e os cuidados necessários para o gerenciamento de projetos em uma empresa de pequeno porte.

Uma pequena empresa tem suas particularidades

A primeira questão que é fundamental de se compreender, quando for implementar a filosofia de gerenciamento de projetos em uma pequena empresa, é que as tratativas não podem e não devem funcionar como numa grande empresa. Um negócio de menor porte tem menos recursos, menos funcionários e, por isso, precisa de um gerenciamento mais específico.

Da mesma maneira, uma grande empresa é mais lenta. Uma decisão deve passar, muitas vezes, por uma série de análises técnicas de diferentes áreas e por diversos gestores, o que torna-se uma vantagem para as pequenas empresas que conseguem tomar decisões e agir de forma mais rápida.

Use o benefício da agilidade

O gerenciamento de projetos numa grande empresa é mais engessado por um motivo: a grande quantidade de processos e funcionários pode fazer com que as coisas fujam do controle. Por isso é necessário planejar minuciosamente cada uma das etapas do projeto, dando pouco espaço para improvisos.

Se, por um lado, o fato de ser menor torna uma empresa mais vulnerável ele também a torna mais ágil. E um gestor de projetos deve saber aproveitar essa característica. Como o processo decisório é bem mais rápido, uma pequena empresa pode se ajustar muito mais rapidamente às condições do mercado. Por isso, os processos dentro de um projeto não podem ser tão engessados.

Uma ideia, numa grande empresa, pode demorar meses para ser implementada, pois precisa passar por avaliação de várias áreas, comitês, gestores, etc. Numa pequena empresa, a mesma ideia pode ser implementada em poucas semanas. O gerenciamento de projetos deve levar em conta esta velocidade e dar espaço para mudanças de rumo e implementação de novos processos mais eficientes.

Não se esqueça de que treinar os funcionários é imprescindível para o sucesso

Os funcionários de grandes empresas tendem a estar mais familiarizados com as técnicas de gerenciamento de projetos. Numa pequena empresa, especialmente se seus colaboradores não têm experiência em companhias maiores, os jargões e processos podem se tornar até mesmo incômodos. Por este motivo, é fundamental o treinamento dos funcionários.

É preciso explicar os benefícios do gerenciamento de projetos e como o próprio trabalho diário pode ganhar em eficiência, precisão e reconhecimento. Também é necessário explicar o aspecto técnico de cada uma das ferramentas e como elas afetam os processos e a empresa como um todo.

Em um post anterior damos algumas dicas para ajudar a preparar a equipe para adotar metodologias de gestão de projetos.

O planejamento é importante

Isto tudo não quer dizer que o planejamento deve ser descartado no gerenciamento de projetos de uma pequena empresa. Ela se beneficiará muito de uma estrutura, de um calendário do projeto, de um plano de avaliação de riscos, de relatórios de progresso e de um software de gerenciamento de projetos – principalmente ao lidar com múltiplos projetos, que exigirá do GP a alocação otimizada dos recursos. Estas ferramentas são fundamentais e aumentam a chance de sucesso dos projetos.

Porém, cada uma das ferramentas e a estruturação de cada um dos projetos deve sempre levar em conta a principal característica de uma pequena empresa: sua agilidade. Se, por um lado, ela é mais frágil a fatores externo, é também muito mais adaptativa e não pode perder sua agilidade por conta do engessamento. O projeto deve dar soluções rápidas tanto internamente (corrigindo processos, implementando novas idéias) quanto externamente (apresentando soluções rápidas aos clientes).

E você, possui alguma experiência com gerenciamento de projetos em pequenas empresas? Quais foram os maiores problemas enfrentados? Compartilhe sua experiência conosco. Vamos trocar ideias em busca da eficiência de gestão.

CTA 7segredos alta 2

novo gerente de projetos

3 desafios com os quais todo novo gerente de projetos deve se preocupar

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em 3 desafios com os quais todo novo gerente de projetos deve se preocupar

Contratar um novo gerente de projetos para organizar os serviços, o desenvolvimento de produtos e as iniciativas de uma determinada área tem sido o caminho trilhado por muitas empresas que precisam controlar melhor seus prazos e seus custos, ganhar produtividade e aumentar a previsibilidade das iniciativas organizadas como projeto como um todo.

Se do lado da empresa as expectativas são grandes, do lado do profissional recrutado para colocar ordem no caos os desafios são simplesmente enormes. Como se mudar a cultura já não fosse uma missão suficientemente difícil, o novo gerente de projetos ainda tem que conseguir mostrar para a organização que o investimento em sua contratação não foi em vão, consolidando a geração de retorno a curto, médio e longo prazos. Como já dizia Peter Drucker, foco é fundamental!

E foi pensando no montante de trabalho e nas dificuldades da jornada que o novo gerente de projetos terá pela frente que resolvemos separar no post de hoje os 3 principais desafios nos quais esse profissional precisa focar para entregar valor, garantir sua sobrevivência e elevar a empresa a um novo patamar. Então vamos lá?

Identificação do maior problema

Um problema é um gap, um lacuna entre a situação atual e um estado idealizado a que queremos chegar. E a verdade é que lacunas existem porque não se consegue eliminá-las, por qualquer que seja a razão. A pergunta a que você precisa responder é: quais são as lacunas que não permitem o controle adequado dos projetos? Para tanto, identifique o máximo de problemas possível e crie uma escala de frequência e impacto na atual baixa performance da empresa.

Uma vez detectado o job, você tem que identificar os recursos necessários para realizá-lo, indo de pessoal e parceiros, passando por tecnologia, produto, instalações e equipamentos, até chegar a marca e dinheiro. Imagine, por exemplo, que você finalmente percebeu que o grande problema está em conseguir uma melhor definição do escopo antes de começar o projeto. Assim, seu próximo passo é identificar do que exatamente sua empresa precisa para ajustar esse processo, detalhando suficientemente o escopo antes de sequer pensar em executar o projeto.

Validação da solução antes de escalar

Quais são as possíveis rotas de solução para o problema identificado? Treinamento, um template de termo de abertura ou um software de gerenciamento de projetos? Pois seu próximo passo é validar um caminho para a solução, sendo muito importante definir metas e resultados esperados com a ação.

Trabalhe para verificar se a solução efetivamente eliminou o gap identificado na etapa anterior, monitorando seu desenvolvimento para ver se um novo resultado foi conquistado. Nessa etapa, uma boa dica é trabalhar com um grupo menor antes de escalar para toda a empresa. Assim, trabalhe somente com um projeto ou com um departamento para ficar mais fácil monitorar e validar se efetivamente a solução funcionou. Funcionou? Então escale! Seu objetivo agora é eliminar 100% do gap em toda a companhia.

Sistematização e recomeço

Mudar completamente uma cultura é muito difícil. Tanto que normalmente não é nada raro encontrar resistências dentro da empresa ao tentar introduzir alguma mudança. Logo, conhecer a solução e validá-la não significa necessariamente que você eliminará o problema. Nessa etapa, com a solução já validada, sua maior preocupação deve ser mantê-la, não permitindo um retrocesso. Uma boa forma de resolver esse desafio é sistematizar o processo.

Sistematizar significa tornar o processo tão simples e automático que não existe outra opção a não ser segui-lo. Os resultados são tão positivos que ninguém vai querer resistir à nova maneira de trabalho. O caminho mais fácil para conseguir isso é criando rotinas automáticas, muito mais simples de serem conquistadas com o uso de um software de gerenciamento de projetos intuitivo. Ter elementos de ludicidade também ajuda a facilitar a adoção do novo modelo. Uma boa dica nesse caso é o Project Model Canvas APP, que combina todas as etapas de um planejamento eficiente com a ludicidade de uma ferramenta visual.

Além de garantir o pescoço do novo gerente de projetos, superar esses desafios também ajuda a empresa a conquistar um novo patamar de resultados, tendo um melhor controle de seus projetos e uma melhor integração entre as equipes. A PortoSeg, que faz parte do grupo Porto Seguro, identificou a oportunidade de organizar melhor seus projetos, que antes eram controlados de forma manual, e descentralizada para cada equipe ou até mesmo para cada funcionário envolvido na execução. A PortoSeg conseguiu superar todos os desafios teve um ganho muito significativo na qualidade da sua gestão.

Viu como é, sim, difícil, mas totalmente possível revolucionar os procedimentos de forma a superar as expectativas da organização? Então o que você ainda está esperando para promover essa reviravolta na sua empresa também?

vantagem competitiva

Entenda por que a gestão de projetos é uma vantagem competitiva para empresas

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Entenda por que a gestão de projetos é uma vantagem competitiva para empresas

A gestão de projetos tem um papel essencial em qualquer negócio. Quer ver? Esse processo é responsável por gerenciar corretamente o escopo, os objetivos e os recursos disponíveis para cada realização. Também, envolve a capacidade do time e a distribuição de tarefas — tudo bem busca de um bom resultado. Na prática, é algo que afeta até a vantagem competitiva do negócio.

A execução desse processo depende da escolha da melhor metodologia, como a versão ágil ou o PMBOK. Independentemente disso, ela tem grande influência no cotidiano da empresa. A seguir, descubra por que a gestão de projetos conduz à vantagem competitiva e veja quais são as principais vantagens nesse sentido!

[rock-convert-cta id=”6246″]

Maior visibilidade de processos

Quando é realizado corretamente, o gerenciamento oferece uma visão panorâmica de toda a equipe envolvida no projeto. Com mais controle, é possível identificar quais são os resultados, onde estão os maiores gargalos e quais são as principais oportunidades de execução.

Essa visibilidade, então, leva a adaptações necessárias para tornar as etapas eficientes. Assim, os projetos ficam melhores e cumprem seu papel de maneira efetiva. Em relação à vantagem competitiva, essa é uma forma de entender as aptidões do time, quais são as necessidades na execução e como otimizar os processos — dentro e fora dos projetos. Com isso, é possível chegar a resultados melhores.

Utilização estratégica dos recursos disponíveis

A gestão também é importante porque adiciona estratégia à atuação do negócio. Na prática, é algo que permite ter um reconhecimento efetivo sobre quais são os recursos disponíveis e como eles podem ser utilizados.

É o caso, por exemplo, de entender o cronograma do projeto, como forma de cumprir o prazo. Sem atrasos, há um aumento na produtividade, o que gera resultados que são potencialmente melhores que os da concorrência.

Além disso, é uma maneira de aproveitar a equipe disponível e as suas capacidades. Com mais engajamento, participação e motivação por parte dos colaboradores, todo o negócio é positivamente impactado.

Aumento da rentabilidade

Todo projeto traz custos e ganhos para a empresa — seja ele interno ou voltado para um cliente externo. Como o objetivo é obter vantagem competitiva, é preciso que o retorno seja alto. Então, espera-se conseguir ganhos maiores, ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos.

A boa notícia é que a gestão de projetos torna isso possível. Graças a ela, há a chance de obter uma rentabilidade reforçada, inclusive graças aos lucros gerados. Na prática, as iniciativas e os desenvolvimentos se tornam mais interessantes para o negócio e seus objetivos estratégicos. Isso também tem a ver com a lucratividade. Dessa maneira, é possível alcançar um nível adequado de recursos disponíveis, que podem ser aplicados em novas melhorias.

Garantia de qualidade e satisfação

Os impactos da gestão podem levar à vantagem competitiva por diversos motivos. Primeiramente, o gerenciamento é essencial para definir claramente os objetivos e estabelecer quais são as ações para conduzir o projeto ao sucesso.

Isso significa cumprir o cronograma, atender ao orçamento e, principalmente, garantir que os objetivos do escopo sejam atingidos. Com uma boa gestão, há a organização necessária para que todos esses pontos se cumpram.

Principalmente, essa é uma ação que adiciona valor agregado ao resultado entregue para o dono de projeto. Especialmente quando o responsável é um parceiro ou cliente externo, isso leva a um aumento do nível de satisfação e diferenciação no mercado. Com isso, há mais destaque e surgem novas oportunidades.

Redução dos riscos de atuação

A realização de qualquer projeto envolve riscos em cada etapa. Afinal, desvios no orçamento, nos prazos ou na qualidade podem comprometer a rentabilidade e os resultados acumulados. Pensando nisso, a gestão tem um caráter indispensável.

É graças à visibilidade, ao acompanhamento e à atuação consistente, de acordo com as metodologias, que esses riscos podem ser reduzidos ou eliminados. Essa é uma forma de estabelecer organização e um bom fluxo de atuação, o que impacta a conquista de resultados.

A vantagem em relação à competição é que o negócio passa a atuar de maneira muito mais precisa e com planejamento. Já que os riscos ficam sob controle, é possível assumir projetos desafiadores, por exemplo.

Otimização da tomada de decisão

Além de tudo, a gestão é indispensável para favorecer a tomada de decisão nas diversas etapas do projeto. A coleta de dados e a análise do planejamento ajudam no momento de reconhecer gargalos, obstáculos e oportunidades, por exemplo.

A partir desses conhecimentos, pode-se identificar qual é o melhor caminho para seguir e chegar aos resultados ideais. Portanto, é uma maneira de reforçar a tomada de decisão e mesmo de diminuir os riscos de erros.

O fato é que isso coloca a equipe e até a empresa no trilho certo: rumo ao sucesso estratégico. Com decisões cada vez mais precisas e embasadas, portanto, o negócio ganha destaque e evita algumas armadilhas que podem surgir no caminho. Inclusive, os bons resultados consolidados graças a essa ação ajudam a aplicar a mesma abordagem em outras áreas da empresa. Com isso, a definição de rumos se torna cada vez mais interessante.

Aumento do nível de aprendizado

Uma gestão efetiva não foca apenas na conclusão ou encerramento do projeto. O gerenciamento completo envolve, ainda, o registro de todos os aprendizados do projeto e como eles podem ser úteis no futuro.

No cotidiano de uma empresa, isso representa a chance de criar uma grande base de conhecimento e de entendimento sobre o negócio. Nas próximas realizações, é possível prever desafios e definir os melhores caminhos.

De qualquer forma, o conhecimento organizacional é sempre bem-vindo e ajuda a criar estratégias. Essa etapa, portanto, faz toda a diferença para que a empresa saia à frente das demais.

A gestão de projetos pode, sim, ser uma ferramenta que auxilia na conquista da vantagem competitiva. Com uma atuação estratégica e funcional, o resultado é que o negócio se torna mais eficiente na consolidação de performance, o que gera destaque em relação aos concorrentes.

Para melhorar a aplicação dessa técnica, a tecnologia é muito bem-vinda. Entre em contato conosco da Project Builder e entenda como podemos ajudar!

[rock-convert-cta id=”6160″]

Mulher sorridente utilizando o Kanban na gestão de tarefas.

Por que o Kanban é considerado o método mais ágil de gestão de tarefas?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que o Kanban é considerado o método mais ágil de gestão de tarefas?

O Kanban é um método japonês que tem por objetivo revolucionar a forma como uma equipe desempenha as tarefas. Nele buscamos eliminar os desperdícios e melhorar a entrega dos resultados através de um sistema focado em aumentar a eficiência da produção.

Considerado pelas grandes empresas um dos modelos de administração mais famosos do mundo, o Kanban é versátil e pode ser usado em diversas atividades. Para aproveitá-lo ao máximo, o ideal é saber como ele funciona e os motivos que o levam a ser considerado o melhor método de gestão do fluxo de produção.

Como funciona o Kanban?

O Kanban funciona como uma linha de produção que é administrada através de um sistema visual, no qual as pessoas evitam comprometer os seus afazeres com atitudes que possam prejudicar o fluxo. 

Essa gestão visual organiza as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, seguindo um padrão de trabalho.

A palavra “Kanban” tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Essa referência se adequa perfeitamente ao que o método propõe: usar um quadro grande estrategicamente posicionado para que as tarefas possam ser visualizadas por todos de forma clara e rápida.

Esse quadro é dividido em colunas, sendo que cada uma representa uma etapa do processo. No modelo mais tradicional, o quadro Kanban leva em conta três fases: a fazer, fazendo e feito. As tarefas são escritas em cartões ou post-its coloridos e, à medida que são desenvolvidas, vão se movimentando nas colunas. Assim, quando um cartão chega ao item feito, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar a próxima.

Quadro kanban.

Essa organização visual permite estabelecer prioridades, avaliar a carga de trabalho de todos os colaboradores e garantir que a comunicação seja mais rápida e efetiva.

Por que o método Kanban é considerado o método mais ágil de gestão do fluxo de produção?

Em todo o mundo, inúmeras empresas já conseguiram garantir maior produtividade e eficiência aplicando o sistema nas rotinas de trabalho das equipes. Se você ainda não se convenceu de que o método pode ser um divisor de águas nos projetos da sua empresa, então continue a leitura e veja alguns motivos para adotá-lo.

Esse método ágil evita a ociosidade da equipe

Além de causar prejuízos financeiros, uma equipe de trabalho ociosa pode afetar a motivação no desempenho do trabalho.

Com o método Kanban, esse problema tende a ser eliminado. Isso porque, como os funcionários estão sempre diante de um quadro de tarefas com ações a serem desenvolvidas, acabam se engajando para que as responsabilidades sejam cumpridas e registradas no mural.

Além disso, a fluidez do sistema também permite avaliar a produtividade individual e coletiva ao mesmo tempo.

Reduz o tempo para finalizar uma tarefa

Ao disponibilizar para todos as suas tarefas e os prazos para executá-las, as pessoas tendem a se dedicar à finalização antes mesmo da data de entrega, o que gera satisfação ao colaborador.

Além disso, como o quadro Kanban é dividido em três fases de produção, as ações seguem um fluxo produtivo, evitando falhas no processo ou a queda na qualidade final dos resultados. Em outras palavras, temos um processo que consegue ser ágil, mas sem perder a qualidade.

É simples e exige um baixo investimento 

Conforme demonstrado, a metodologia aplicada nessa técnica é bastante simples e praticamente não exige nenhum tipo de investimento. Com apenas alguns post-its, uma caneta e um planejamento, é possível usufruir de todos os benefícios citados aqui.

Como as referências visuais são claras e as demandas podem ser identificadas, toda a burocracia que envolve analisar pilhas e mais pilhas de relatórios são eliminadas. Com o quadro Kanban, basta o profissional fazer uma breve consulta por alguns segundos para saber qual é o próximo passo a seguir.

Elimina os gargalos 

Quando os passos para alcançar um determinado resultado são devidamente traçados, a equipe se ocupa com aquilo que precisa ser feito. Com isso, são eliminadas as tarefas que em nada contribuem para o andamento do fluxo de trabalho e representavam uma perda de tempo, esforço e produtividade. 

Além disso, a gestão visual também evita que as tarefas comecem a se acumular, já que o quadro possibilita ver em quais etapas possuem mais cartões.

O Kanban como aliado no gerenciamento de projetos

A implementação de metodologias ágeis na gestão de projetos tem como principal objetivo oferecer o melhor produto final para o cliente no menor tempo possível. Devido a forma como organiza e identifica as tarefas, o Kanban tem funcionalidades que garantem o acompanhamento constante do fluxo produtivo e o feedback em tempo real.

Podemos dizer, então, que se trata de um método que pode melhorar a performance de um projeto, ao alinhar a tomada de decisão aos resultados esperados. 

Por isso, a Project Builder desenvolveu uma solução para a gestão de projetos cujo método é baseado nas funcionalidades do sistema Kanban. Entre as inúmeras funções, o nosso software mapeia as etapas de trabalho, define as tarefas prioritárias e mensura o processo constantemente, permitindo acompanhar o projeto em tempo real. 

Tudo isso em uma interface visual interativa, que facilita a identificação dos pontos críticos que merecem atenção e garante uma comunicação ágil.

Solicite uma avaliação para sua empresa e comprove na prática a eficácia da solução desenvolvida pela Project Builder para o gerenciamento de projetos!

 

agil, gestão, gestão de projetos, gestão de tarefas, kanban

O que acontece se formos bem sucedidos?

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em O que acontece se formos bem sucedidos?

No papel de gerente de projetos estamos tão treinados a olhar para o que pode dar errado que às vezes não sabemos o que fazer quando as coisas dão certo! Esse artigo apresenta exemplos de empresas que tiveram projetos bem sucedidos e tiveram sucesso além das expectativas e o que você pode fazer para se preparar para essa ocorrência bem-vinda.

A empresa começou pequena. Na verdade, nem poderia ser menor. Era um cara em um caminhão, viajando para concessionárias locais de automóveis novos e usados para corrigir pequenos arranhões, riscos, amassados e outros defeitos em carros. Ele trabalhava dia e noite aperfeiçoando seu ofício. Testou diferentes tintas, vernizes, sprays e outras técnicas para fazer manchas desaparecem. As concessionárias de veículos o amavam! Isso significava que não era preciso mandar os carros para oficinas caras para fazer pequenos reparos. Significava também que os veículos poderiam ser reparados em menos tempo.

A demanda por seus serviços começou a crescer e, em pouco tempo, o percurso de cinco concessionárias dobrou para dez. Ele colocou outro caminhão na estrada e treinou alguém para cuidar do trabalho adicional. A demanda dobrou novamente. Ele foi convidado para atender 20 concessionárias, então contratou e treinou mais pessoas.

Ele se viu gastando menos tempo em campo e mais tempo com foco em vendas, faturamento, pesquisa e desenvolvimento. As vias continuaram a crescer. Ele contratou pessoas para administrar o escritório. Trouxe pessoas a bordo no armazém para construir mais caminhões e distribuir produtos para os técnicos.

Todo esse crescimento ocorreu em uma cidade de médio porte, mas não demorou muito para sua fama correr cidades vizinhas e até de outros estados. Amigos contaram para amigos sobre o sucesso e o negócio decolou com a decisão de franquear o conceito. De repente, ele tinha centenas de franqueados espalhados por 35 estados, todos realizando reparos de pintura automotiva móvel, ou seja, seus projetos bem sucedidos só cresciam. Ele chamou a atenção de grandes fabricantes de tintas, que desenvolveram tintas e misturas personalizadas para sua marca. Os proprietários das franquias se reuniam para reuniões locais, regionais e mesmo nacionais ao longo do ano. A energia era elevada, o ritmo era frenético, e o dinheiro estava fluindo.

Tudo começou com um cara e um caminhão! Em apenas alguns anos, seus parcos recursos floresceram em uma empresa de franquia madura gerando dezenas de milhões de dólares em receitas a cada ano.

Por que deu certo? Porque uma das questões discutidas em todos os momentos foi: “O que vamos fazer se conseguirmos?”. Isso pode soar como uma pergunta estranha, mas não é tanto.

Gerentes de projetos estão condicionados a pensar no que pode dar errado

Não acredita? Olhe para toda a área prática dentro da disciplina de gerenciamento de projetos que centraliza a gestão de riscos. Está focada na identificação e na descrição de riscos, no impacto e na probabilidade de ocorrer, e o que pode ser feitocaso o risco se torne realidade.

O registro de riscos de um projeto é rapidamente preenchido com inscrições como “Não há recursos suficientes”, “potencial para a interrupção da cadeia de suprimentos” ou “tecnologia não testada”. Todos focam sobre o que vai acontecer com um projeto no caso de falhar, o que é, por si só, uma atitude negativa.

O potencial sucesso do projeto passa pelo registro de riscos. Você está preparado para a possibilidade de que o projeto tenha sucesso além das suas expectativas? Você pode suportar as demandas que serão acrescidas no projeto ou na empresa, se decolarrapidamente?

Sucesso acontece o tempo todo

Você precisa expandir o seu pensamento para além do que pode dar errado e se preparar para o que pode dar certo. Uma empresa de desenvolvimento web,por exemplo. No auge da febre pela criação de sites,identificou uma demanda excessiva por serviços. Havia bons clientes sobrando, mas a empresa não estava preparada para a demanda e, infelizmente, perdeu algumas receitas.

Em outro exemplo, uma empresa de software implantou equipes com dispositivos portáteis em grandes redes de varejo. O objetivo era manter as prateleiras abastecidas, limpas e em ordem. A demanda explodiu! O que começou em algumas centenas de locais rapidamente expandiu-se para milhares, com um número maior de usuários a cada dia. Essa empresa foi preparada para a possibilidade de sucesso e tinha todos os mecanismos para escalar uma grande operação.

O que precisa ser posto em prática para ter sucesso?

Prepare-se para o sucesso com foco no fortalecimento de três áreas principais. São as seguintes:

• Pessoas: tem gente suficiente para apoiar a demanda? Um exemplo clássico é o Help Desk. É uma das primeiras áreas inundadas por chamadas, reclamações e problemas. Se as pessoas são responsáveis por atender todas as chamadas de suporte e o plano é implantar o serviço em milhares de locais, você terá que aumentar sua equipe de apoio substancialmente! Provavelmente,não vai quer esperar até depois da implantação do software para perceber que não tem equipe suficiente.

Conte com o software implantado com sucesso em milhares de locais e assuma seu sucesso como um risco. Pense em como suportar esse crescimento.

• Processo: manter o controle sobre a rápida expansão de projetos e recursos da empresa é moderar os processos em andamento e, idealmente, eliminar o caos. Seus projetos precisam de freios e contrapesos que permitam um desdobramento elegante, não abrupto.

Coloque processos em andamento para a mudança de controle e aprovações de despesas e outros aspectos críticos em um projeto como uma maneira de se preparar para o sucesso.

• Tecnologia: certifique-se de que sua tecnologia seja escalável e se adapte ao seu negócio.Expanda sua visão de seus projetos do ponto de vista de que pode dar certo, e não do que pode dar errado. Planeje e calcule os riscos e sucessos em sua próxima avaliação de risco do projeto e esteja preparado para qualquer eventualidade, seja ruim ou boa!

Gostou ? Compartilhe!!!! Temos certeza que tem um gerente de projeto amigo precisando ler sobre isso.