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6 maneiras de agir como um gerente de projetos quando você não é

Você é muito bom naquilo que faz. Poderia estar nas áreas de marketing, finanças, operações, ou até mesmo vendas. Seus colegas reconhecem e apreciam sua contribuição à equipe. Você se entende com eles, é um especialista em áreas que poucos conhecem e ama se aprofundar nos detalhes, mas você quer agir como um gerente de projetos.

Mantém a equipe motivada, compila um relatório do projeto quando solicitado, é um ouvinte atento das pessoas que precisam conversar, e garante que as melhores ideias não sejam ignoradas, mas implementadas no departamento. Seus colegas dizem que é um grande gerente de projetos. Só tem um problema: você não é um gerente de projetos!

É isso mesmo… não é o seu trabalho. Você entrou na empresa como um CEO guru, ou um especialista em contas a receber, ou um gerente de treinamento ou um coordenador de pré-vendas. Mas não sabe nada sobre estruturas de divisão de trabalho, metas, resultados, pacotes de trabalho, software de relatórios de projeto, falhas no projeto, distribuição de recursos, ou estouros de orçamento. Ao mesmo tempo, você tem a habilidade e o dom inato de manter as pessoas organizadas para que o trabalho seja feito e entregue.

O que fazer? Embora seja uma atividade extra, você gosta de manter as pessoas organizadas. E, verdade seja dita, isso torna a sua vida um pouco mais fácil também. Convivemos com tipos caóticos que, podemos dizer, não são tão sobrecarregados de habilidades organizacionais como você. Gente que nunca leu um relatório gerado por qualquer software. Mantê-los nos trilhos facilita sua vida, pois você depende que terminem seus trabalhos antes que você comece o seu.

Se aprecia esse tipo de trabalho, não se importa em gastar um pouco de tempo extra, e até considera uma mudança para um posição de gerente de projetos, então as próximas 6 dicas vão ajudá-lo a agir como um gerente de projetos mesmo sem o ser.

1 – Receba sugestão de todos

Uma lição que gerentes de projetos aprendem cedo é que se não incluírem as ideias, opiniões, gostos e desgostos de todos os stakeholders, seu projeto terá tempos difíceis.

A primeira vez que um projeto sai dos trilhos e atrapalha um grupo ou outro, alguém diz: “eles nunca me perguntaram”, “eu sabia que havia um problema, mas nunca tive a oportunidade de dizer”, ou “é a primeira vez que ouço falar disso”. Isso é geralmente acompanhado da vontade de não querer resolver o problema. Tenha certeza de sempre perguntar a todos se têm alguma ideia sobre o projeto que está para começar. Mesmo que a resposta seja “não”, eles devem ter a capacidade de dar sua opinião.

2 – Comece monitorando com uma planilha

Se você não é um aficionado pelo MS Project ou um expert em outro software de gerenciamento de projeto, então fazer o papel de um gerente de projetos pode começar simplesmente acompanhando as tarefas em uma planilha, do passo 1 em diante.

Isso pode ser um sacrilégio para alguns gerentes de projeto. Não estamos falando em usar uma planilha perpetuamente. Entretanto, uma planilha é um bom lugar para começar a compilar e atualizar uma lista de tarefas, proprietários, datas de vencimento, status e riscos associados. Este pode então ser usado como uma base para um relatório de projeto básico, assim como servir como fonte da atividade que poderá alimentar um sistema de gerenciamento de projetos completo.

3 – Compilar e trabalhar a partir de sua lista diária de afazeres

Depois de receber a sugestão de todos, e ter a visão do todo registrada em uma planilha, pode começar a colocar a sua lista de afazeres diária para funcionar.

Você sabe que precisa acompanhar uma parte específica do projeto para hoje, tem um relatório para apresentar ao dono da empresa, e uma reunião agendada para obter a aprovação de uma nova tecnologia que está sendo implementada. Nem todas essas atividades serão definidas no plano básico da planilha de monitoramento da etapa 2, mas esse plano é o que alimenta a sua lista diária de afazeres. Isso vai ajudar a manter você e sua equipe no rumo certo.

4 – Use uma apresentação clássica como relatório de projetos simples

Embora o PowerPoint possa ter seu lado negativo, com muitas apresentações lidas palavra por palavra, também tem seus aspectos positivos.

O 4-blocos clássico é um desses. Trata-se de um slide do PowerPoint dividido em quatro partes. São dois blocos no topo e dois na base. Esse é um ótimo formato para usar no seu relatório de projeto.

O bloco superior esquerdo é chamado de ‘realizações da semana’ e fala dos itens que foram concluídos na semana passada. O bloco superior direito é chamado de ‘próximos passos’ e é um plano cronológico de alto nível dos próximos passos imediatos (aproximadamente quatro semanas à frente) juntamente com uma breve descrição. Isso pode ser retirado diretamente da planilha de acompanhamento de projeto citada no passo 2 acima.

O bloco inferior esquerdo é chamado de ‘riscos’ e ressalta qualquer problema que tenha o potencial de interferir no avanço do projeto. O bloco inferior direito é chamado ‘para discussão/temas’ e gera oportunidades para qualquer tópico que precise ser discutido ou temas que tenham surgido que são problemáticos para o projeto.

Isso é tudo. Esse relatório básico fornece um vislumbre do passado recente, mostra o que vem a seguir, responde às questões do que pode vir a dar errado (e o que fazer quando isso acontece) e permite a discussão geral. Uma boa e simples ferramenta para ser usada como base em um relatório semanal de projeto.

5 – Alterações de documento

Esta é uma área que novos gerentes de projeto não percebem que é crítica até que tenham se queimado uma ou duas vezes. Documentos são alterados! Não importa se são grandes ou pequenos, apenas mantenha um registro de quem, o quê, por quê, onde, e quando, no que se refere à alteração.

Quem pediu a alteração? Qual é a alteração? Porque há uma razão para a alteração? Onde a alteração será feita (em que parte do projeto), e quando ou por quanto tempo essa alteração vai levar. Esse poderoso “treinamento de memória” vai poupar muitas discussões e eliminar mal entendidos que possam surgir a partir da dúvida de um membro da equipe sobre se outra pessoa (ou até ele mesmo) alterou o projeto.

6 – Reconhecer e celebrar o sucesso

Mesmo que você não possa ser um gerente de projetos em tempo integral, essa é uma área que muitas vezes fica esquecida. Você não quer dar como certo que a equipe realmente se esforçou para fazer as coisas acontecerem. Dê crédito onde o crédito for devido. Deixe que todos saibam que alguém foi acima e além. Faça um grande negócio fora da equipe atingindo um objetivo para o seu gerente e reconheça que os compromissos assumidos foram cumpridos.

O reconhecimento pode variar de um e-mail para todos com detalhes sobre o sucesso do projeto, um bom jantar, cartões de presente, ou até mesmo alguma coisa divertida, como levar toda a equipe para o boliche depois do trabalho. Não precisa ser caro, e cabe perfeitamente na categoria de “é a intenção que vale.” Sua equipe vai apreciar sua delicadeza e atenção com eles.

Se você foi levado a fazer o papel de um gerente de projetos, então faça o seu melhor. Seus colegas de trabalho reconhecem o fato de que você é organizado, detalhista e pode manter qualquer um nos trilhos. Siga os seis princípios acima e você logo descobrirá seu jeito de fazer uma diferença ainda mais positiva para sua equipe e sua empresa.

Pronto para ir além de monitorar a atividade de projeto usando uma planilha? Tente aqui e veja como é fácil planejar, controlar e reportar os resultados usando nosso software de gerenciamento de projeto.

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