A busca pelo equilíbrio entre escopo, tempo e custos é constante no gerenciamento de projetos, sendo que escopo e custos acabam sempre levando vantagem quando o assunto é monitoramento e controle, pois seus impactos em relação ao todo são bem mais visíveis. É por essa razão que muitos dos projetos não são entregues no prazo adequado, uma vez que não existe o entendimento de que tempo também é um recurso extremamente valioso, devendo ser monitorado com o mesmo afinco que os demais pontos do chamado triângulo de ferro do gerenciamento de projetos.

Além do mais, quando não existe equilíbrio entre esses vértices, a qualidade do projeto inevitavelmente é comprometida, assim como a satisfação do cliente. Assim, a perda se dá em muitos pontos, além do tempo propriamente dito. Mas o que queremos dizer com tudo isso? Simplesmente que as empresas ainda não reconhecem a importância do rastreamento do uso de tempo — ou timesheeting — de suas equipes nos projetos desenvolvidos. Achando que essa é uma fiscalização desnecessária, acaba-se trazendo implicações negativas na condução das atividades. Melhor evitar esse desdobramento, certo?

Pois o intuito do nosso post de hoje é desmistificar essa má impressão e mostrar que um correto gerenciamento do tempo com o timesheet pode impactar de forma super positiva nos projetos, elevando o desempenho da equipe como um todo. Então dedique só mais alguns minutinhos a essa leitura:

AUMENTO DE EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE

Uma das maiores dificuldades encontradas ao se usar o timesheeting é o tempo despendido no preenchimento de planilhas e na validação das informações. A verdade é que como essa atividade não contribui diretamente para o alcance dos objetivos dos projetos em andamento, acaba relegada a segundo plano.

Mas se você faz um correto acompanhamento do tempo gasto com cada tarefa por meio de uma ferramenta eficaz de gestão de projetos, fica infinitamente mais fácil identificar possíveis gargalos que comprometam a produtividade da sua equipe, definindo assim caminhos mais fluidos para que as atividades aconteçam. Dessa forma a eficiência do projeto como um todo é beneficiada.

Ao identificar exatamente por onde seu tempo está escoando, é possível agir com rapidez e tapar os buracos, evitando que todo o esforço da equipe seja comprometido simplesmente pela falta de um acompanhamento mais de perto.

Otimização da distribuição de tarefas

Se você tem no timesheet todos os membros da equipe, as atividades sendo realizadas e o tempo necessário para concluí-las, passa a ser possível identificar com maior precisão quem está livre para assumir novas responsabilidades e quem não pode se desviar do seu foco para manter o ritmo do projeto e garantir a entrega no tempo previsto.

Além de tudo isso, com esse recurso você ainda pode identificar a necessidade de contratações ou dispensas de pessoal com segurança, visualizando todo o cronograma do projeto em uma linha do tempo que revela mais que o período restante para a conclusão dos trabalhos. Já imaginou visualizar facilmente todo o fluxo de atividades ao longo do tempo, distribuído pessoa a pessoa?

Flexibilidade nas aprovações

O tempo despendido com as aprovações do quadro de horários onera muito o gerente de projetos. E a verdade é que nem sempre ele é a pessoa mais indicada para fazer essas aprovações, tendo-se em vista as interdependências de atividades do projeto. Isso significa que fazer esse controle um a um e planilha a planilha se torna praticamente inviável.

A melhor maneira de otimizar essas decisões é determinar quem pode validar o quadro de horários de quem com base nas tarefas e suas relações, descentralizando as aprovações e tornando o fluxo muito mais ágil e condizente com o uso de um software que entenda a dinâmica das atividades, permitindo um monitoramento constante de cada ação desencadeada.

Maior previsibilidade de ações

Rastrear o tempo utilizado em cada tarefa auxilia no planejamento de novas fases do projeto, com novos recursos, alocação de pessoal e custos envolvidos, já que é possível calcular até mesmo o custo de homem por hora para cada atividade. A assertividade nessas previsões impacta o orçamento total do projeto, bem como o planejamento estratégico como um todo, que pode a partir daí ser revisto a fim de que escopo, tempo e custos não deixem a desejar na qualidade final da entrega.

Da mesma forma, ao prever os acontecimentos com mais precisão, o gerente de projetos pode tomar decisões com muito mais propriedade e segurança, evitando quaisquer possíveis mudanças ao longo do desenvolvimento dos trabalhos.

Eficácia na gestão de conformidades

A pressa no preenchimento do timesheet, bem como a falta de planejamento podem levar a erros que impactam negativamente o projeto — como o simples esquecimento de uma atividade, por exemplo. Nesse sentido, fazer a gestão das conformidades contribui para que as falhas sejam minimizadas, o que se torna bem mais tranquilo com o uso de sistemas que disparem lembretes e notificações para que os membros do time concluam seus afazeres.

Assim, se uma atividade deixa de ser listada mas precisa ser concluída e o tempo do profissional responsável já está comprometido com outras tarefas, é preciso buscar alternativas, realizar ajustes e garantir que nada deixe de ser feito. Esse pode se tornar um cenário de difícil resolução se não houver o apoio tecnológico necessário para identificar os gaps o mais rapidamente possível.

Clareza e transparência na comunicação

Outra das melhores práticas do timesheet com o Project Builder está relacionada à comunicação, que flui perfeitamente uma vez que a ferramenta facilita a verificação do comprometimento de tempo de cada membro da equipe, identificando cada atividade, seu respectivo prazo e sua devida conclusão.

Nesse contexto, como cada pessoa passa a saber exatamente o que é esperado dela, surge um maior sentimento de comprometimento com o trabalho e com os colegas, o que melhora o ambiente de trabalho e impacta diretamente na produtividade dos funcionários.

Aprendizado crescente e constante

Por fim, ao usar o timesheet como instrumento de análise após a conclusão de uma fase ou de um projeto inteiro, é possível detectar pontos de melhoria, verificar onde a equipe errou e onde acertou, de forma a buscar novas formas de otimizar o tempo para gerar ainda mais valor para os clientes.

Você ainda pode utilizar o timesheet como fonte de dados e informações para dar feedbacks para sua equipe em relação ao desempenho individual dos colaboradores, criando metas de desenvolvimento para cada um a partir de uma análise totalmente embasada em resultados concretos.

E você, usa o timesheeting como instrumento de melhoria do desempenho da sua equipe e da performance dos seus projetos? Quais são suas impressões a esse respeito? Comente aqui e nos conte!

O que caracteriza os projetos, como surgiu essa abordagem nas empresas e quais as oportunidades para profissionais da área. O que é gestão de projetos?

O mercado de trabalho para o gerente de projetos não para de crescer. Basta ver os anúncios de emprego na área de administração. As empresas estão se dando conta da importância desse profissional em suas equipes para obter melhores resultados. O ambiente competitivo dos negócios, acelerado pela constante busca pela inovação, faz com que cada detalhe faça a diferença.

Mas, afinal, o que é gestão de projetos, como surgiu, quem é o profissional que deve assumir essa responsabilidade e quais as oportunidades no mercado? Vamos responder a essas questões, passo a passo. A começar do começo:

1) Definição de Projetos

“Projeto” é uma palavra amplamente usada em diversas áreas do conhecimento. Existem projetos de lei, projetos gráficos, projetos paisagísticos, projetos de vida, entre outros. Quando falamos em projetos nas empresas, nos referimos a uma ideia para se executar ou realizar algo, no futuro, dentro de um plano definido.

Projeto é uma atividade organizada para resolver um problema específico. É formado por uma sequência de eventos, tem começo e tem fim, o que o diferencia de operações contínuas. O objetivo do projeto é alcançar uma meta predefinida. Gera um único produto ou serviço final, e os resultados podem ser tangíveis ou intangíveis.

2) Origens da Gestão de Projetos

É possível afirmar que a gestão de projetos acompanha a humanidade desde as primeiras civilizações da Antiguidade. Tome como exemplos a construção dos templos gregos,as pirâmides do Egito, a Muralha da China e o Coliseu em Roma, são todas obras que provavelmente exigiram coordenação de recursos, prazos, escopo e qualidade para agradar clientes poderosos.

No entanto, a gestão de projetos como a conhecemos hoje, enquanto uma disciplina específica, surgiu no século 20. Os programas de defesa criados após a Segunda Guerra Mundial foram os primeiros a usar esse termo, a partir dos anos 1950. Com o tempo, a gestão de projetos extrapolou a área militar. A prática é usada em áreas diversas como engenharia, indústrias em geral, tecnologia da informação, comunicação, saúde, educação, administração pública, entre outras.

A instituição referência em gerenciamento de projetos foi criada em 1969. O Project Management Institute (PMI) é uma associação de profissionais da área que desenvolve pesquisas, capacita pessoas, documenta conceitos e promove acesso a informações e recursos. Com sede em Atlanta (EUA), o PMI está presente em mais de 160 países e tem acima de 240 mil associados.

3) O que é Gestão de Projetos

Gerir é administrar. O que difere a gestão de projetos de outros tipos de gestão é o tempo definido de início e fim. Exige ações específicas e envolve administração, manutenção, integração, prazo, custo, qualidade, recursos, comunicação, riscos e aquisições.

Criado pelo PMI, o Guia PMBOK – Projetc Management Body of Knowledge – assim define a gestão de projetos: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas com o objetivo de atingir ou superar as expectativas dos clientes e stakeholders (as partes interessadas) sobre metas pré-definidas.

Perceba que a gestão de projetos envolve diversas disciplinas da administração. Cada projeto tem seus próprios desafios, como falta de recursos, prazo apertado, escopo indefinido. Quanto mais organização e documentação de cada entrega e cada marco do projeto, melhor aproveitamento o gerente de projetos terá.

4) O papel das empresas

Como já dissemos no início, as empresas estão acordando para a importância de um gerente de projetos em suas equipes. As oportunidades não param de crescer.

O que motiva essa situação é a alta velocidade da evolução da tecnologia. Quem não correr atrás de ideias inovadoras, ficará para trás no mercado. O consumidor está mais exigente por qualidade e atualidade, e produtos tornam-se rapidamente obsoletos. Para suportar esse ambiente de mudanças rápidas, as empresas precisam se organizar e se antecipar às tendências. O ambiente de trabalho está se voltando para projetos para acompanhar essa evolução.

5) Mercado de trabalho

Quem está no mercado como gerente de projetos tem grandes chances de evoluir na carreira, seja na sua própria empresa ou não. A disputa pelo know-how desses profissionais está acirrada. Mas o que é preciso para ser um bom gerente? Em primeiro lugar, deve ter competência técnica e conhecer a fundo o negócio em que atua, os produtos e serviços que sua empresa entrega. Além disso, deve entender de gestão de pessoas para envolver e motivar sua equipe na execução de suas tarefas, conquistando a confiança de todos. Entender de conceitos de administração, negócios, marketing e finanças também são características desejáveis. Saber se comunicar e ser organizado são fundamentais.

A formação desses profissionais é a mais diversa. Existem cursos que seguem os princípios do Guia PMBOK espalhados por todo o país. Os melhores estão concentrados em São Paulo e no Rio de Janeiro. Recomenda-se buscar os Chapters do PMI para ter referências de bons cursos.

6) Ferramentas de trabalho

Existem normas que norteiam a gestão de projetos, como o Guia PMBOK. O conceito é uma importante ferramenta de trabalho. Claro que podem e devem ser feitas adaptações conforme o projeto.

Algumas empresas criam seus próprios programas de gestão de projetos. Mas é possível encontrar softwares pagos e gratuitos disponíveis na internet. A complexidade do software varia conforme a necessidade dos projetos da empresa.

7) Oportunidades futuras

O horizonte para o gerente de projetos é bastante promissor. Projetos podem ser considerados como mudanças nas organizações. O gerente de projetos é um agente dessas mudanças e, portanto, tornou-se indispensável. É ele quem vai planejar os passos das empresas em direção às ações de curto, médio e longo prazos, com metas definidas de sucesso.

Como partes interessadas nesse processo, as organizações têm promovido cursos de capacitação para seus profissionais. Aproveite essas oportunidades para se desenvolver e retornar à empresa o investimento feito em você. A recompensa virá.

Mantenha suas certificações atualizadas, estude sempre e tenha contato com outros gerentes de projetos para trocar ideias, referências e experiências. Filiar-se a uma instituição é recomendável nesse sentido.

O que achou? Gostou? Então compartilhe

É muito comum empresas se questionarem ao final, qual foi o retorno do projeto em relação a tudo que foi investido. Por mais elementar que seja essa pergunta, sua resposta não é fácil. Métricas, indicadores e benefícios gerados, por mais quantitativos que sejam, não são fáceis de serem medidos quando o projeto é concluído.

Mesmo métricas financeiras, como ROI (Retornos sobre o investimento), TIR (Taxa interna de retorno e VPL (Valor presente líquido) não são indicadores que conseguimos comparar assim que o projeto chega ao fim e entender o retorno do projeto, sendo necessário um tempo até a sua efetiva realização.

Pensado em ajudar o gerente de projetos a apresentar melhor o retorno conquistado por seus projetos, separamos algumas práticas que nós, e também alguns de nossos clientes, utilizamos em nossos projetos.

Benefícios Diretos

Todo investimento empresarial busca melhorar algum ponto da empresa e, por mais intangível que seja a meta do projeto, ele sempre irá gerar algum benefício direto. Pode ser redução de custo, otimização da rotina com foco em ganhar produtividade ou até mesmo a ampliação da capacidade comercial da empresa. É muito importante definir quais benefícios o projeto irá gerar. Uma vez identificado os benefícios, o próximo passo será definir as métricas e a periodicidade da medição.

Com os benefícios e as métricas, que serão medidas e definidas, o próximo passo será definir o intervalo de medição que o gerente irá monitorar.

No Project Builder utilizamos a funcionalidade ‘Qualidade’ para definir quando será o intervalo de medição e as metas definidas.

Benefícios de Curto Prazo

Os benefícios de curto prazo são as conquistas alcançadas quase que imediatamente ao termino do projeto. Uma descontinuidade de uma unidade de negócio deficitária elimina imediatamente uma despesa desnecessária. A mudança de uma tecnologia, como um CRM ou um ERP, gera ganhos que podem ser percebidos logo após sua implementação.

É muito importante criar marcos de medição – acompanhando-os no período determinado – para saber quanto foi o valor gerado neste período. Mesmo que a redução de custo seja muito mais perceptível, a geração de receita é um benefício com um potencial de geração de valor muito grande para qualquer negócio.

Benefícios de Médio / longo prazo

Infelizmente, a grande maioria das organizações focam muito mais nos objetivos imediatos do que na geração de resultado a médio e longo prazo. No entanto, ao longo da trajetória da Project Builder percebemos que clientes que desenvolvem estratégias mais perenes conquistam resultados 4 vezes mais relevantes do que os que criam estratégias imediatas.

Benefícios de médio prazo podem ser, por exemplo, a ampliação geográfica de atuação, a geração de receita com novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, entre outros.

É muito comum empresas de sucesso combinarem benefícios de curto e de médio prazo de forma a decompor um grande benefício fracionado em marcos intermediários onde parte dos objetivos já foram conquistados.

Tão importante quanto analisar o retorno de um projeto é identificar o retorno de um portfólio. Pense que um projeto te conduz até um objetivo. O portfólio te conduz até a realização de uma estratégia. Empresas de sucesso focam seus esforços em fazer com que o planejamento estratégico aconteça conectado a estratégia e a operação por intermédio de projetos.

Os custos com a execução do projeto devem ser superados pelos valores gerados pelo projeto, seja a curto, médio ou longo prazo, o importante sempre será fazer a ‘conta fechar’.

E o papel do gerente de projeto não é apenas garantir que o escopo do projeto seja entregue, ele precisa garantir que o valor do projeto seja realizado. Adotar uma ferramenta que apoie essa medição ajuda a empresa tanto a focar mais na geração de valor e automatizar etapas mais manuais e burocráticas que tomam tempo do gerente e não ajuda no atingimento de seus objetivos.

A Drive Consultoria – que hoje está entre as PMEs que mais crescem no Brasil –, um de nossos clientes, é um exemplo disso. Eles são uma empresa de consultoria de TI, e tinham dificuldade de acompanhar a rentabilidade dos projetos, o que impactava diretamente no crescimento ordenado da empresa. Hoje, com o planejamento apoiado pelo software, eles conseguem mensurar o orçamento planejado X realizado, dentre outros.

Fazer um gerenciamento de projetos bem feito demanda tempo e dedicação por parte do gerente de projetos. Entretanto, hoje já existem soluções gratuitas e online para tornar a vida dos GPs mais fácil e dinâmica. Algumas ferramentas são mais genéricas, outras especificas para quem trabalha com gestão de projetos ou lidera um PMO (Escritório de projetos), mas todas podem ajudar os gerentes de projetos a ganhar tempo, eficiência no controle de seus projetos e na evolução da maturidade da organização. Pois então, aqui vão 8 ferramentas que usamos e indicamos para todo gerenciamento de projetos:

1- PMSURVEY.ORG: O PM Survey (entenda melhor neste vídeo) é uma pesquisa anual realizada pelo PMI – Project Management Institute. Ela reúne organizações de diferentes partes do mundo que respondem a questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seu ambiente de trabalho, possibilitando identificar o seu benchmarking e utilizá-lo na sua estratégia de evolução. Benchmarking é um método sistemático de procura por melhores processos, ideias inovadoras e procedimentos de operação mais eficazes que conduzam a um desempenho superior. PM Survey é gratuito é irá te ajudar a identificar as principais práticas adotas, assim como, comparar sua organização com outras empresas do seu setor.

2- Dropbox: Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos. É baseado no conceito de “computação em nuvem” (“cloud computing”). Nele, é possível criar uma pasta virtual no seu computador que ficará armazenada na nuvem.

A beleza disso é que você pode trabalhar com ela como se fosse uma pasta normal sabendo que todos seus arquivos estão protegidos na nuvem caso algo aconteça com seu computador. Fora isso, você pode também compartilhar documentos, templates e arquivos do seu projeto com membros da equipe, patrocinadores, clientes e etc. Como a sincronização e automatização acabamos com aquela história de com quem está a última versão do plano de projetos (para quem ainda não trabalha com um software colaborativo de projetos).

3- Xmind: XMind é uma ferramenta de código aberto para a elaboração de mapas mentais, uma espécie de diagrama usado para representar e relacionar aspectos distintos de uma ideia ou projeto a ser executado. Dessa forma, fica mais fácil visualizar o “problema” ou memorizar algum conteúdo. É claro que com caneta e papel você também pode construir um mapa mental, mas com a ajuda de um XMind fica muito mais simples editar os diferentes elementos que o formam. Além disso, o XMind facilitará também o compartilhamento do mapa com outras pessoas, possibilitando até mesmo a exportação do trabalho para formatos populares, como PDF, Word e PowerPoint.

4- Prezi – O Power Point está constantemente presente nas reuniões de projetos, do kickoff, passando pelas reuniões de status report até a tão esperada reunião de encerramento do projeto. Mas, com a evolução da maneira de navegar na Internet, já estava na hora de trazer mais dinamismo para as palestras. Prezi é uma ferramenta online gratuita totalmente diferente dos programas para a criação de apresentações em slide, a começar pelo simples fato de que o aplicativo não se limita ao espaço retangular dos slides.

5- PM Canvas (IOS ou Android)- A época em que se criava solitariamente planos de projetos com múltiplas páginas para depois enviá-lo aos demais stakeholders passou. Com ele, o usuário poderá organizar seu Canvas como se fosse um WhatsApp, de modo participativo. Os usuários poderão compartilhar seus argumentos e juntos escolher quais entram ou não no Canvas. Disponível para os sistemas operacionais IOS e Andorid, o app pode ser baixado gratuitamente na APPSTORE ou na Google Play.

6- PMO MATURITY CUBE: O PMO MATURITY CUBE® é um modelo inédito, especialmente desenvolvido para avaliar a maturidade de PMOs. O PMO MATURITY CUBE® é a principal referência mundial hoje no tema maturidade para PMOs .

7- Calculadora de ROI: Diante de todos os desafios que esse ano promete precisamos, mais do que nunca, defender muito bem todo dinheiro investido. Pensando nisso, a Project Builder criou uma ferramenta gratuita que te ajuda a calcular quanto sua empresa pode economizar ao implantar uma gestão de projetos profissional. Com essa ferramenta você consegue saber quantas horas é possível salvar da equipe e do gestor de projetos automatizando a gestão de projetos e quanto dos custos dos projetos podem ser reduzidos com uma gestão de projetos profissional, por exemplo.

8- PMO MIX MANAGER: O PMO MIX MANAGER® é um modelo inovador, que tem como objetivo identificar quais funções seriam recomendadas para um PMO, com base nos benefícios esperados por seus clientes e na experiência de líderes de PMOs com um alto nível de maturidade.

E aí, o que achou da nossa lista? Você conhece mais alguma ferramenta que pode ser útil para gestão de projeto? Compartilhe com a gente nos comentários!

É importante reduzir custos em projetos, mas sem afetar sua qualidade. É um desafio que o setor de TI precisa encarar com sobriedade. Para a manutenção da competitividade, a empresa precisa de um setor de Tecnologia da Informação eficiente e ágil.

Não é tão simples diminuir gastos na elaboração e execução de projetos, mas é possível a partir de um planejamento eficaz. Vamos enumerar 6 dicas que podem ajudar a reduzir custos nos projetos!

A redução de custos depende do aumento da eficiência?

A ideia geral das empresas é a de que reduzir custos é consequência da melhor eficiência no trabalho. Isso é verdade em muitos casos, mas perceptível somente em longo prazo, depois que o projeto é finalizado e os processos passam por uma estabilização.

Mas é possível conseguir redução de custos já no começo do projeto, na etapa de planejamento. Algumas ações permitem controlar os gastos, administrar os recursos com mais efetividade e obter um ROI (Retorno sobre o Investimento) mais atrativo.

Como reduzir custos nos projetos?

Agora, vamos falar sobre as dicas que prometemos na introdução. Confira a importância delas!

1. Defina prioridades na gestão de tarefas

Fazer tudo simultaneamente não é viável e, nem sempre, é possível. Ainda que seja uma prática comum, isso não significa que ela ajude na redução de custos. Por isso, é fundamental estabelecer e focar as prioridades. Sempre que for preciso fazer alguma mudança, deve-se analisar se ela oferecerá bons resultados.

Para que o ciclo do projeto se desenvolva com eficiência, é preciso que se faça um bom planejamento. Ele deixa cada etapa mais organizada e evita, assim, custos desnecessários.

Atividades longas e interligadas tendem a exigir um custo maior agregado. Quando as definimos como prioritárias, o caminho crítico do projeto fica reduzido e, desse modo, é possível reduzir gastos de forma significativa.

2. Defina uma equipe para cuidar do projeto

É importante definir profissionais que apresentem conhecimentos e perfis compatíveis com o trabalho. Essa aptidão ajuda a aumentar a produtividade, fazendo com que os profissionais ofereçam o máximo de si, o que certamente contribui para a redução de custos.

Considere, por exemplo, que um funcionário júnior custe menos que um profissional sênior. Mas o sênior pode agregar mais valor ao trabalho.

Também é importante se esforçar para manter a eficiência operacional e a qualidade do contato, porque cumprir prazos e assegurar benefícios e qualidades para fidelizar o cliente e melhorar a imagem da empresa é algo essencial.

Em cada projeto, há atividades e funções para todas as especialidades. O gestor, durante o planejamento da equipe, deve considerar o momento certo de encaixar determinado profissional.

3. Automatize processos

A automação de processos é uma estratégia relevante para reduzir gastos em projetos de TI com boa qualidade. Investir em recursos de automação ajuda a:

• diminuir o período de realização dos processos;
• reunir em uma única plataforma todas as tarefas;
• reduzir erros no trabalho;
• reduzir gastos com infraestrutura e equipe.

Além disso, as ferramentas tecnológicas podem ser aplicadas em rotinas como avaliação de prazos, monitoramento de indicadores, compartilhamento de dados, análise dos recursos disponíveis, distribuição de atividades e responsabilidades.

4. Melhore a comunicação interna

A comunicação interna é fundamental na motivação e no engajamento dos profissionais e, por isso, ela não pode ser colocada em segundo plano. Em geral, eles desejam conhecer tudo que está em andamento, os planos da organização. Os funcionários passam a confiar mais na empresa e o ambiente de trabalho ganha em harmonia — sem falar que uma boa comunicação com os clientes ajuda a reter talentos.

Além da transmissão da mensagem, precisamos ter certeza que todos a compreenderam. O tom da mensagem também deve ser adequado para evitar interpretações erradas e conflitos. A linguagem usada, escrita ou oral, deve ser apropriada para que o receptor compreenda o que deverá fazer.

Enfim, uma comunicação eficiente evita conflitos repentinos e imediatos e, consequentemente, também ajuda a promover a redução de custos.

5. Adote a prática do BYOD

BYOD é a sigla para “Bring Your Our Device”, cuja tradução é algo como “Traga Seu Próprio Dispositivo”. Os funcionários são estimulados a levar seus próprios equipamentos para o ambiente de trabalho, como smartphones, tablets e notebooks. É uma maneira de diminuir custos e ainda aumentar a satisfação dos profissionais.

Essa prática contribui para aumentar a produtividade e o engajamento, já que cada profissional trabalhará com uma ferramenta que é sua e com a qual tem muita familiaridade e domínio dos recursos, ou seja, está mais ajustada às suas próprias necessidades.

Essa técnica contribui para a redução de custos com tecnologia e diminui a necessidade de a empresa aplicar dinheiro na compra de novos equipamentos de TI. A infraestrutura de TI tende a ser mais atualizada e poderosa porque os colaboradores têm o costume de trocar seus aparelhos com mais frequência do que as empresas.

6. Gerencie o orçamento

O controle financeiro permite identificar até que ponto convém reduzir gastos. Comece analisando os recursos disponibilizados para o projeto.

Determine um orçamento antes de começar o trabalho, baseando-se em valores que podem ser usados sem interferir nos outros setores. O valor mínimo aplicado não deve comprometer a qualidade do projeto.

Monitore os gastos durante o andamento do projeto e faça comparações com o orçamento original. Uma boa análise permite que você identifique onde é possível investir mais recursos e onde é necessário economizá-los. A gestão de orçamento é uma ferramenta antiga e eficaz para manter os gastos sob controle.

É importante considerar pontos como:

• os requisitos necessários para os objetivos do projeto;
• os cronogramas em curto e longo prazo para decidir se é necessário investir;
• os pontos fundamentais e os supérfluos;
• o custo-benefício de cada item necessário.

Outra dica importante para conseguir reduzir custos nos projetos é fazendo parceria com uma empresa bem reputada no mercado, que oferece soluções eficazes em gestão de projetos. A Project Builder oferece um dos melhores softwares para gerenciamento de projetos, com reconhecimento no Brasil e no exterior.

Deseja conhecer melhor nossas soluções? Então entre em contato agora mesmo com a Project Builder. Teremos o maior prazer em tirar todas as suas dúvidas!

Você sabe o que é a metodologia SCRUM? O nome vem de uma formação ou jogada do esporte rugby, em que oito jogadores de cada time se encaixam para compor uma espécie de muralha humana. Atualmente, a palavra é utilizada para descrever um framework para gerenciamento ágil de projetos de software.

Uma das coisas mais interessantes nessa metodologia é que ela não se aplica somente a softwares, podendo ser empregada nos mais diversos tipos de projetos. Mesmo que ainda existam muitos mitos sobre a sua implementação, o SCRUM está, aos poucos, ganhando seu espaço nas empresas que fazem uso das boas práticas de gerenciamento de projetos.

Quer entender melhor o que é o SCRUM e como ele pode ser utilizado na sua rotina organizacional? Então, continue lendo este post!

O que é exatamente a metodologia SCRUM?

Criada pelos desenvolvedores Ken Schwaber e Jeff Sutherland, SCRUM é uma metodologia de gerenciamento de projetos ágeis. Ela tem como base as equipes pequenas e multidisciplinares, os feedbacks constantes e a colaboração dos envolvidos.

O SCRUM deve ser visto como uma forma de orientar o trabalho de equipes com foco em resultados inteligentes e alinhados com as demandas existentes. Ele coloca a empresa preparada para entregar novidades continuamente. Além disso, amplia o alinhamento de expectativas entre os participantes no projeto, evitando baixa insatisfação.

Qual é a importância da metodologia SCRUM?

Nos dias atuais, praticamente todas as organizações buscam melhorar a eficiência de suas equipes e reduzir desperdícios de tempo e de recursos. Saber entregar produtos e serviços de melhor qualidade para encantar seus clientes é algo básico para quem pretende se manter competitivo.

Porém, isso não é tudo. Uma das principais características da época em que vivemos é a necessidade de agilizar os processos de trabalho, já que o mercado funciona em um ritmo realmente acelerado. Com a metodologia SCRUM, as empresas conseguem identificar oportunidades e desenvolver soluções em um curto espaço de tempo, adquirindo vantagem competitiva.

Todos os times terão a base necessária para serem mais eficazes e produtivos. Isso vale mesmo para os cenários em que há mudança de necessidades: os times podem avaliar rapidamente o que deve ser feito para se adaptarem ao novo cenário e, com isso, diminuir o impacto das alterações no fluxo de trabalho.

A metodologia SCRUM, em outras palavras, atua no gerenciamento de projetos, auxiliando no alcance de todos esses objetivos definidos durante as etapas de planejamento. Com o maior alinhamento entre os times, torna-se mais fácil avaliar o que deve ser feito para evitar desperdícios e melhorar o resultado final. Ou seja, a metodologia SCRUM amplia a habilidade de profissionais de gestão para entregarem os resultados esperados pelo cliente.

Como a dinâmica do SCRUM funciona?

Como mencionado, o SCRUM é amplamente usado no desenvolvimento de software, mas pode ser aplicado em qualquer outro segmento profissional ou, até mesmo, em projetos pessoais. Isso porque o método conta com princípios importantes que fazem com que o trabalho flua de maneira facilitada. Veja, a seguir, quais são essas bases.

Autogerenciamento

O SCRUM conta com papéis e responsabilidades bem-definidos. Cada membro da equipe conhece sua função no time, facilitando muito o andamento dos projetos. Quando cada profissional sabe exatamente quais são suas tarefas e obrigações, a equipe gerencia a si mesma naturalmente, sem precisar de cobranças externas constantes.

Dentro de uma equipe de projeto que atua no ambiente SCRUM, há vários papéis. Eles são formulados para orientar o fluxo de trabalho e garantir que cada um esteja pronto para atuar de modo autônomo. Confira a seguir os papéis desse ambiente!

Product owner ou dono do produto

Essa atribuição é dada para os stakeholders do negócio. Pode funcionar de forma semelhante a um profissional de atendimento ou gestor de sucesso do cliente.

Devteam ou equipe de desenvolvimento

São os membros da equipe, que devem ter características multidisciplinares. Ou seja, aqueles que fazem as rotinas definidas no planejamento do projeto e em cada etapa.

SCRUM master

Esse é o gerente de projeto, responsável por dirigir a equipe para que os objetivos e metas sejam atingidos. O SCRUM master garante que todo o processo seja seguido. Também participa das reuniões diárias, da revisão de Sprint e do planejamento.

Agilidade

Por ser um tipo de metodologia ágil, é de se esperar que o SCRUM foque em velocidade, ao mesmo tempo em que atende às necessidades do cliente. Inclusive, o livro sobre a abordagem se chama “SCRUM: A arte de fazer o dobro na metade do tempo“. A obra foi escrita pelo próprio Jeff Sutherland, que é o fundador do SCRUM.

Essa agilidade só é possível porque os objetivos maiores são quebrados em diversas etapas. O trabalho é dividido em iterações, que são chamadas de sprints. Um sprint pode durar um dia ou até algumas semanas, por exemplo.

O ideal é que cada Sprint tenha um tempo fixo (preferencialmente abaixo de um mês). Assim os times podem se organizar melhor e ter um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao mesmo tempo, conseguem entregar mais resultados e manter um alinhamento contínuo de expectativas.

Foco no essencial

O SCRUM busca priorizar os pontos fundamentais do projeto, isto é, aquelas características que geram mais valor ao cliente. Segundo estudos, no desenvolvimento de um software, 80% do valor da solução se encontra em 20% das funcionalidades.

Para comprovar a estatística, basta observarmos aplicativos usados diariamente, como Word e Excel. Neles, há inúmeras capacidades complexas que praticamente nunca são usadas. Já as funções básicas, normalmente, são o verdadeiro motivo pelo qual compramos a solução.

Dessa maneira, a metodologia SCRUM defende que a empresa foque na implementação dos atributos mais importantes do software ou produto. Essas funcionalidades são mantidas em uma lista que é conhecida como product backlog.

Reuniões de alinhamento

A rotina de reuniões faz parte da filosofia de agilidade e de feedbacks constantes do SCRUM, permitindo que os membros da equipe compartilhem o andamento de suas tarefas. Assim, se houver algo travado, o problema pode ser rapidamente resolvido, evitando o atraso nas entregas e o descumprimento dos prazos combinados.

Entre as empresas que utilizam a metodologia, é comum fazer sprints curtos e reuniões diárias de, no máximo, 15 minutos, também chamadas de daily SCRUM. Esse é o momento em que, assim como no rugby, os jogadores buscam “encaixar as peças”.

Nessa reunião, o product owner prioriza os itens do product backlog, e a equipe seleciona as atividades que será capaz de implementar durante o período que se inicia.

Estrutura enxuta

Assim como ocorre no SCRUM do rugby, a abordagem do SCRUM empresarial utiliza um número limitado de participantes por projeto. Cada equipe de projeto é formada por cerca de sete pessoas.

Colaboração

No SCRUM, é comum que os clientes se tornem parte da equipe de desenvolvimento, desde que estejam verdadeiramente interessados em colaborar e gerar o melhor resultado. Com esse modo de atuar, o retrabalho da equipe diminui consideravelmente, já que os principais interessados no produto estão acompanhando sua criação de perto.

Transparência

Em muitas organizações, os colaboradores têm medo de reconhecer um erro ou mesmo de apontar um problema que poderia ter sido encontrado anteriormente. Isso porque muitos modelos de gestão optam por penalizações ou repressões.

Na metodologia SCRUM, todos os participantes são incentivados a cultivar a transparência, compartilhando seus problemas e dificuldades com a equipe. Dessa maneira, as questões podem ser resolvidas com mais agilidade e menos estresse, evitando que falhas maiores sejam geradas no futuro.

Adaptabilidade

Uma das características mais interessantes é a capacidade de adaptação que a metodologia proporciona. Ao iniciar um novo projeto ou identificar uma oportunidade de mercado, a equipe não precisa — e nem deve — se apegar à ideia de obter respostas definitivas.

No SCRUM, as hipóteses (possíveis soluções para o desenvolvimento de um produto ou para o problema de um cliente) são desenvolvidas e testadas rapidamente com o objetivo de colher feedback. A partir daí, a equipe descobre se vale a pena investir mais tempo e energia naquele projeto, se é preciso recomeçar do zero, ou se é necessário fazer adaptações.

Como aplicar o SCRUM na sua empresa?

Para aplicar o SCRUM no seu dia a dia, alguns passos devem ser tomados. Eles auxiliam os times a terem mais agilidade para incorporar a cultura SCRUM no seu dia a dia. Além disso, aumentam a habilidade das empresas em aproveitarem os benefícios desse meio de trabalho.

Confira a seguir alguns passos que precisam ser empregados para executar o SCRUM na sua rotina!

Designe cargos

Esse é o primeiro passo a ser tomado. Os cargos devem ser definidos de modo claro para o fluxo de trabalho do SCRUM funcionar na sua empresa. Afinal de contas, a divisão clara de funcionalidades é uma das bases dessa metodologia.

Para que isso dê certo, a empresa precisa avaliar o perfil da equipe e do projeto. É importante identificar quem poderá ser útil para cada papel a partir das suas habilidades e do seu potencial de impacto. Assim, você poderá formular equipes multidisciplinares e capazes de trabalhar conforme bons padrões de qualidade.

Liste prioridades

A priorização de demandas e objetivos é um passo crítico para que qualquer projeto possa dar certo. Essa estratégia auxilia na organização de rotinas e no posicionamento da empresa. Afinal, as coisas mais importantes para cada etapa receberão mais atenção, o que aumenta as chances de elas serem feitas de acordo com o esperado.

Por isso faça uma comunicação ativa com os envolvidos no projeto para entender as suas demandas e necessidades. Avalie o que deve ser priorizado e como entregar esses resultados. Assim você poderá ter mais foco no que é urgente para cada etapa de seus projetos.

Planeje sprints

A partir da priorização, comece o planejamento de cada Sprint. Defina um prazo para a sua execução, os envolvidos e as suas responsabilidades. Também avalie as ferramentas que são necessárias e como elas devem ser integradas ao dia a dia de cada pessoa.

Não se esqueça de avaliar o que foi entregue ao final de cada Sprint. O Sprint Review permite ao gestor avaliar o que deu errado e que boas práticas devem ser replicadas. Isso torna o seu projeto um constante fluxo de aprendizagem, em que as práticas são melhoradas sempre.

Faça reuniões regulares

As reuniões, como apontamos, são uma das bases do SCRUM. Elas permitem aos times alinharem expectativas e avaliarem o que deu certo. Ao mesmo tempo, facilita a correção de rumos e a correção de más práticas.

Por isso as reuniões devem ser uma parte muito importante do ambiente SCRUM. Com elas, você pode manter todos no mesmo caminho e com foco semelhante. Ou seja, todo mundo trabalhará em busca de metas parecidas, mesmo que tenham alta autonomia.

Garanta uma boa base para os seus times trabalharem

Se a sua empresa pretende adotar o SCRUM, não basta apenas incorporar as bases dessa filosofia no seu dia a dia. Também é necessário dar as ferramentas para que os times possam trabalhar com qualidade. Ao mesmo tempo, a cultura de trabalho deve ser moldada para esse ambiente.

Isso envolve o investimento em boas ferramentas tecnológicas. Um sistema de gestão de projetos robusto facilita a avaliação de resultados e a organização do cronograma de trabalho. Desse modo, os times podem atuar de modo sustentável e garantir que o uso de recursos seja o melhor possível.

Também é importante dar autonomia para as equipes. Essa medida evita atrasos e garante que os times possam atuar com agilidade quando for necessário. Não há como garantir que o gestor será capaz de definir qual o melhor caminho a se tomar sempre, portanto, dê às suas equipes os fundamentos para que elas possam atender a chamados com facilidade, quando necessário.

Quais são os termos mais utilizados e seus significados?

Além dos pontos listados acima, existem alguns cuidados que devem ser tomados para entender como levar o SCRUM ao seu dia a dia. Esses são alguns dos principais termos empregados nessa metodologia:

• o burndown chart — um gráfico do restante de trabalho a ser feito que auxilia na organização do trabalho das equipes;
• o daily SCRUM — uma reunião rápida diária com a participação de todos os integrantes da equipe para definir as atividades do dia e alinhar metas;
• o impediments (ou impedimentos) — obstáculos que a equipe encontra e não são descobertos durante a reunião daily SCRUM. O SCRUM master é responsável por garantir que essas dificuldades sejam resolvidas da melhor forma possível;
• as metas do Sprint — as expectativas e objetivos para o Sprint. Cada meta ajuda a trazer foco para os times e melhorar as decisões diárias tomadas;
• o Product Backlog — uma lista (organizada por prioridades) com as funcionalidades desejadas no produto. Ele deve ser atualizado continuamente conforme a evolução do projeto e das expectativas;
• o Sprint planning — reunião de planejamento que ocorre no início de um Sprint para facilitar a definição de prioridades e evitar que pontos importantes não sejam executados;
• o Sprint — uma sequência de atividades com prazo definido. Durante esse tempo, alguma funcionalidade do produto deve ser implementada;
• a tarefa sprint — a menor porção de trabalho de um projeto, referindo-se a uma atividade que geralmente dura até 16 horas.

Esses termos precisam ser entendidos pelo time e, principalmente, por quem for organizar o fluxo de trabalho do projeto. Afinal de contas, eles fazem parte dos fundamentos do SCRUM e de como ele é aplicado no seu dia a dia. Por isso, sempre fique atento para evitar erros que possam comprometer a comunicação e a compreensão de cada ponto.

O que podemos concluir sobre o SCRUM?

A metodologia SCRUM é uma maneira de trazer mais agilidade, eficiência e qualidade aos projetos de qualquer organização. A abordagem evidencia problemas que ocorrem no desenvolvimento de projetos de software, fornecendo meios para que a equipe solucione as questões necessárias.

Além disso, a satisfação dos colaboradores de empresas que utilizam o SCRUM também costuma aumentar. Afinal, a metodologia permite que as equipes desenvolvam autonomia e colham aprendizados constantes, trazendo um senso de pertencimento e de evolução.

Por fim, é possível perceber que a gestão ágil de projetos é cada vez mais adotada no mercado de tecnologia, principalmente na área de desenvolvimento de software, na qual sua aceitação cresce dia após dia.

Quer saber se é mais interessante aplicar o Kanban ou o SCRUM no seu dia a dia? Então confira o nosso comparativo sobre essas duas metodologias ágeis e faça uma escolha bem-estruturada!