Uma boa gestão de projetos é vital para o sucesso de qualquer empreendimento. Afinal, mesmo as melhores ideias — mesmo quando orquestradas pelos mais capacitados profissionais — podem fracassar caso não haja um gerenciamento de projeto realizado de maneira minuciosa e articulada.
Para que isso não ocorra, é necessário que se implemente uma metodologia de gestão que abarque todos os setores da empresa, possibilitando uma manutenção e fluidez em todos os níveis operacionais da organização.
Já falamos bastante aqui no blog sobre a importância de um gestor de projetos e as melhores práticas nesse tipo de administração. Além disso, oferecemos dicas e orientamos sobre as mais diversas maneiras de extrair o melhor desempenho de sua equipe. O objetivo de todo esse esforço é fazer que, a partir desse conhecimento, você consiga levar os melhores resultados a seus clientes.
No entanto, é comum ainda nos depararmos com dúvidas sobre o que é gestão de projetos e para que ela serve. No artigo de hoje responderemos, com detalhes, a essas dúvidas. Você certamente já ouviu falar sobre controle, gerenciamento e administração de projetos e outros termos afins, mas será que sabe ao que efetivamente se referem essas nomenclaturas? Vamos entender.
Afinal, o que é e para que serve um projeto?
O bom e velho dicionário nos traz as seguintes definições para esse termo:
- Plano, intento, desígnio;
- Empresa, empreendimento;
- Redação provisória de lei;
- Plano geral de edificação na Arquitetura.
Esclarecido? Não muito, não é mesmo? De fato, esse é um termo bastante amplo e pode ser aplicado em várias situações. Mas, no nosso caso, existe uma definição bem mais específica e útil em ambientes corporativos.
Para responder melhor a essa pergunta, consultamos a “Bíblia” do gerenciamento de projetos, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que é um guia elaborado pela instituição mais renomada do mundo na área, o Project Management Institute (PMI).
Neste manual, essa palavra está definida da seguinte forma: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. Pronto, agora encontramos o fio da meada!
Um projeto difere de uma operação por ser temporário, ou seja, possui começo, meio e fim — diferentemente da operação, que é contínua. Assim, ele pode ser a concepção da construção de uma casa, o desenvolvimento de um software, a criação de um móvel sob medida, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a escrita de um livro, a realização de uma viagem e por aí vai.
Resumidamente, as características de um projeto são:
- Tem prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário;
- Deve ser planejado, executado e controlado;
- Entrega produtos, serviços ou resultados exclusivos;
- É desenvolvido por etapas e tem evolução progressiva;
- Envolve uma equipe de profissionais;
- Possui recursos limitados.
E como é o ciclo de vida de um projeto?
Conforme mencionado acima, o projeto é planejado, executado e controlado. Até aí tudo bem, mas não é só isso! Existem também outras fases que compreendem o ciclo de vida de um projeto. Veja quais são:
Iniciação
Nessa primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto. Lembrando que, durante a iniciação, é importante não só saber como também registrar essas premissas e limitações, combinado?
A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral — e de modo aplicado — no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nessa fase é o termo de abertura.
Planejamento
Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados. Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nessa fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação.
O objetivo aqui é estruturar um plano consistente que leve o programa ao sucesso. Os documentos que contemplam essa fase são a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o cronograma da proposta, o plano de gerenciamento de riscos, outro de comunicações, mais um de qualidade e assim por diante.
Execução
Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano.
É comum que nessa fase ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar.
Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos, mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.
Monitoramento e controle
O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo-se na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento, ocorre a validação dos avanços. Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo.
No entanto, apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa de que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, essa etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.
Encerramento
Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão da pauta e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros.
Entre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar:
- a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento da proposta, isentando a empresa de responsabilidade futuras);
- o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros planejamentos similares).
Então, o que é gestão de projetos?
Agora que vimos o conceito e suas respectivas fases, fica mais fácil compreender o que é gestão de projeto. Simplesmente, “é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso”.
Gerenciá-lo, administrá-lo, coordená-lo ou geri-lo envolve todas as etapas apresentadas, do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.
Não é à toa que cada vez mais empresas estão investindo nesse tipo de gerenciamento:
- ministrando treinamentos aos colaboradores;
- incentivando sua participação em eventos sobre o tema;
- patrocinando especializações na área;
- ou até contratando consultorias especializadas no assunto.
A gestão de projetos é uma realidade em economias desenvolvidas desde a década de 1990, entretanto, somente nos últimos anos é que as empresas brasileiras despertaram para a necessidade de planejamento e organização de suas pautas. Se não fosse assim, muitas delas provavelmente não teriam sobrevivido à crescente competitividade do mercado.
Com efeito, realizar uma gestão eficiente dos projetos, mais que um importante diferencial competitivo, significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.
Nesse sentido, sabemos que três conjuntos importantes de habilidades desse gerenciamento são necessários para projetos bem-sucedidos, sendo elas:
- habilidades técnicas de gerenciamento;
- habilidades de liderança;
- habilidades de gerenciamento estratégico e do negócio.
De fato, são eles que viabilizam o alcance dos objetivos das empresas. E como o ambiente de negócios é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem criar, inovar, inventar e desenvolver. Esses esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com uma gestão adequada.
Qual é a principal diferença entre projeto e gestão de projetos?
Também é muito comum que as pessoas confundam o projeto, pura e simplesmente, com a sua gestão. Isso se deve ao fato de haver várias etapas para chegar até ao resultado desejado por meio desse esforço temporário.
Porém, é importante saber que a gestão vai muito além do planejamento, execução e finalização. Afinal, ela tem a ver com a capacidade de controle sobre toda essa questão, além de se relacionar com a gestão de mudanças.
Durante a execução de um projeto, é muito comum, por exemplo, que ocorram transformações no escopo ou que surjam imprevistos. Tudo isso pode impactar os custos, os prazos e os esforços necessários. É função da gestão, portanto, administrar e equilibrar para que o projeto seja o mais rentável e eficiente, dentro das mais diversas condições.
Naturalmente, não existe gestão sem um projeto e ele pode acontecer sem essa etapa de controle. Porém, é o gerenciamento desses esforços que garante que o negócio tenha melhores possibilidades e os efeitos mais satisfatórios desde o começo.
Quais são os indicadores de desempenho que devem ser acompanhados?
Parte da gestão significa reconhecer os resultados para saber qual é o momento de agir e buscar melhores efeitos. Para tanto, é necessário utilizar os indicadores de desempenho, que dão uma boa ideia do que está acontecendo quanto à execução, principalmente.
Acompanhar os indicadores corretos e estratégicos faz toda a diferença para que seja possível atuar no melhor momento. Assim sendo, veja quais são os principais para acompanhar:
Valor agregado
Esse é um dos elementos mais importantes e diz respeito à taxa de entrega realizada até o momento. Ou seja, corresponde à seguinte taxa:
Valor agregado = (Tarefas concluídas / Total a ser realizado) x 100%
Imagine que um projeto seja voltado para o desenvolvimento de um novo produto e conta com 20 etapas. Se 5 delas estão concluídas, o valor agregado é de 25%.
Quanto maior o VA, mais próximo da finalização o processo está. Porém, ele não deve ser avaliado sozinho, já que, do contrário, não trará perspectivas sobre a situação real do projeto.
Taxa de entrega em relação ao prazo
Para entender se o projeto está se desenvolvendo dentro ou fora do ritmo esperado, utiliza-se a taxa de entrega em relação ao cronograma. Para tanto, é necessário dividir:
Taxa de entrega = Valor agregado entregue / Previsão de entrega
Imagine, por exemplo, que nos três primeiros meses, a expectativa de conclusão é de 20% do processo. Se 25% já foram concluídos, o indicador é de 1,25.
Valores acima de 1 indicam adiantamento, enquanto os iguais ou muito próximos a 1 apontam que tudo corre como o planejado. Já aqueles abaixo de 1 indicam que há atrasos que devem ser corrigidos.
Taxa de custos em relação ao orçamento
O projeto também precisa se manter compatível com o orçamento, de modo a não estourar o valor que foi destinado a ele. Para isso, vale acompanhar a taxa dos custos em relação ao orçamento.
A fórmula é a seguinte:
Taxa de custos = Valor monetário das entregas / Custos previstos
Imagine que os processos iniciais são mais complexos, então 50% do orçamento são destinados a 25% do projeto. Se, ao entregar os 25%, o valor associado a essa parte é de 40%, então o índice é de 0,8.
Valores menores do que 1 indicam, portanto, o estouro do orçamento, enquanto os próximos ou iguais a 1, indicam o alinhamento com as expectativas. Aqueles acima de 1, por sua vez, denotam economia na execução.
Taxa de retrabalho
O retrabalho é um grande vilão de projetos, já que consome tempo e dinheiro. Além disso, se as tarefas precisam ser continuamente refeitas, há um sinal de que algo está errado e precisa ser repensado.
O cálculo é dado por:
Taxa de retrabalho = (Número de tarefas que precisaram ser refeitas / Número de tarefas realizadas) x 100%
Quanto maior for a taxa, maior é a atenção que deve ser dada à execução do projeto.
Desvio do prazo
Ao final, é importante entender se a execução excedeu ou não o prazo que foi inicialmente estabelecido, até mesmo para consolidar o aprendizado. Com isso, o desvio de prazo é calculado por:
Desvio do prazo = [(Data de entrega – Data prevista) / Duração prevista] x 100%
Um projeto que atrasa cinco dias e que teve duração prevista de 100 dias, por exemplo, tem um desvio de atraso de 5%.
Quanto mais alto ele for, maior é o atraso. Taxa nula significa que tudo foi entregue no prazo e valores negativos apontam para adiantamento na entrega.
Desvio do orçamento
Outro elemento que precisa ser conhecido é a fuga em relação ao orçamento. Assim, projetos que estouram o valor definido inicialmente precisam ser otimizados, pois impactam diretamente a matriz de custos.
Nesse caso, a taxa de desvio é dada por:
Desvio do orçamento = [(Custos totais – Custos previstos) / Custos previstos] x 100%
Se o projeto custou R$ 12 mil e os custos previstos eram de R$ 10 mil, então o desvio do orçamento é de 20%. Novamente, valores elevados indicam estouros maiores, enquanto taxa nula denota que tudo aconteceu como o previsto. Já se ela for negativa, houve economia no projeto.
Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?
Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo para o negócio como um todo. Consequentemente, a metodologia influenciará de maneira benéfica todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Porém, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa. Descubra como:
Conscientize e familiarize todos com mecanismos de gerenciamento
Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: a utilização de cronogramas, softwares que monitoram o andamento — como prazos, verba, pessoas envolvidas, atrasos, entre outros — de um projeto faz com que o uso de novos mecanismos de gerenciamento se torne muito mais simples para todos.
Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.
Capacite seu time
Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados.
Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ganhando ainda mais qualidade do desenvolvimento de tarefas.
Adote somente uma metodologia
Uma vez que a metodologia seja escolhida, ela deve ser mantida durante todo o projeto, sendo necessário evitar ficar mudando de método a todo instante.
Essa recomendação é importante porque, do contrário, é mais difícil acompanhar os efeitos de cada ação e saber o que funciona de fato. Adicionalmente, isso prejudica a escalabilidade de ações e evita que pontos positivos sejam repetidos no futuro — tanto nesse projeto quanto em outros.
Além disso, há prejuízos quanto à capacitação do time, que precisará ter muito mais conhecimentos para adotar várias metodologias ao mesmo tempo. Por isso, o melhor é selecionar a mais adequada para cada projeto e ficar junto dela durante toda a execução.
Tenha objetivos claros e precisos
Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, o que previne atrasos, falto de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.
Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente na continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.
Mantenha os pés no chão
Por mais que a economia de tempo e de dinheiro sejam desejadas, é fundamental manter os pés no chão na hora de definir os parâmetros de um projeto. Estabelecer custos e prazos muito pequenos só gerará distorções na hora de avaliar, pois os desvios serão praticamente inevitáveis.
Ao mesmo tempo, oferecer muita elasticidade quanto a esses elementos também é prejudicial, já que fará com que o projeto pareça ter sido mais eficiente do que foi.
O melhor, portanto, é ter uma visão realista sobre o projeto e seus efeitos, definindo parâmetros e objetivos que sejam efetivamente alcançáveis.
Descentralize o trabalho
Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou, pelo menos, impedir que outros membros de equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade.
Apenas para deixar claro, é importante sim que o gestor avalie e monitore todos os processos, porém, não é indicado que tente concentrar todos os poderes e decisões em suas próprias mãos.
Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e ainda alimenta o espírito de equipe, pois funciona como um reconhecimento da capacidade do time em tocar o projeto e decidir temas importantes.
Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e possui credibilidade o bastante para que decisões importantes os envolvam diretamente.
Escolha softwares de gestão de projetos de qualidade
Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes: lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e as opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.
Sobretudo, é indispensável que as plataformas e aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho na sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a empresa.
Inclusive, alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:
- indicadores de qualidade e de produtividade;
- gerenciamento de riscos;
- gestão de custos e despesas;
- monitoração e apontamento de horas;
- alocação de equipes;
- cronogramas operacionais;
- agendas globais e específicas;
- antecipação de problemas e crises;
- avaliação de resultados, como é o caso do ROI.
Além de todos esses recursos, o software deve possuir uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo maior e melhor estruturação dos seus projetos.
Muitos gestores ficam com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação a uma nova — o que, obviamente, é um erro.
Saiba que existem opções altamente promissoras e referenciadas quando o assunto é Business Intelligence. Você não vai querer ficar para trás, não é verdade?
Documente tudo
Por fim, durante a execução, documente todas as mudanças realizadas e os efeitos ocorridos. Essa é uma forma de saber, com maior precisão, quais são os impactos de uma determinada atitude. Além disso, cria uma base de conhecimento para projetos futuros, oferecendo soluções práticas e que já foram testadas.
Ao final, documente a avaliação e o aprendizado quanto ao projeto, já que isso ajuda a ampliar a inteligência da gestão, especialmente para processos futuros.
Como você viu até aqui, uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão utilizadas para o desenvolvimento das atividades e, principalmente, uma avaliação junto a essas tecnologias de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e potencialização de esforços.
Desse modo, sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.
Entendeu agora o que é gestão de projetos e para que serve? Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto ou gostaria de compartilhar sua opinião sobre o tema? Deixe seu comentário no espaço abaixo e participe do debate!
