Diagnóstico

A Secretaria Especial Rio 2007 (SERIO2007) é o órgão da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (PCRJ) , criado em maio de 2005 com a missão de planejar as ações destinadas à realização dos Jogos Pan-americanos Rio 2007, gerenciar e acompanhar o desenvolvimento de todos os projetos e eventos relacionados aos Jogos, promovendo o relacionamento da PCRJ com os Governos Federal e Estadual, o Comitê Olímpico Brasileiro (COB) e o Comitê Organizador dos Jogos Pan-americanos Rio 2007 (CO-RIO).

A SERIO2007 não tem função executiva no processo de organização dos Jogos, sendo responsável pelo planejamento, gerenciamento e acompanhamento dos projetos. A implantação e execução dos projetos ficam distribuídas entre os principais entes envolvidos: a própria PCRJ, através de suas outras Secretarias (Obras, Saúde, Transporte, etc.), o Governo do Estado, o Governo Federal e, principalmente, o CO-RIO, vinculado ao COB.

Diante da magnitude dos Jogos Pan-americanos, do curto espaço de tempo até a realização do evento e da grande quantidade de projetos e variedade de envolvidos, a SERIO2007 sentia dificuldade de efetuar sua missão de acompanhamento dos projetos. Muitos projetos eram desconhecidos e não faziam parte do portfólio. O acompanhamento era realizado através de relatórios periódicos, elaborados com grande dificuldade por meio de intensas trocas de telefonemas e e-mails. Além do grande esforço, quando apresentado, o relatório muitas vezes já estava desatualizado. Era praticamente impossível também manter uma uniformização das informações e do nível de conhecimento dos envolvidos. Não existia padrão de procedimentos para o acompanhamento; o registro de informações e documentos não era centralizado. Os controles de prazos e cronogramas também eram deficientes, o que impedia uma ação mais pró-ativa diante dos problemas. Até mesmo os alertas mais graves nem sempre chegavam a tempo para os principais interessados.

A SERIO2007 precisava de um instrumento que permitisse um acompanhamento mais efetivo e temporal dos projetos; que facilitasse a colaboração e a troca de informações entre os envolvidos e sua divulgação para os principais interessados, através de um acesso rápido e descentralizado aos dados dos projetos; e que criasse uma base para a padronização de procedimentos de gerenciamento e acompanhamento dos projetos.

Solução

A solução encontrada foi a implantação de um Sistema de Gerenciamento de Projetos, utilizando o software Project Builder. Além de incorporar as melhores práticas do PMI, este software é acessado via Web, fornecendo a infra-estrutura e as funcionalidades necessárias para facilitar o acompanhamento dos projetos, a implantação de práticas consistentes de gestão de projetos, a colaboração e comunicação entre os envolvidos, bem como servir de base central de dados e documentos referentes aos projetos e as atividades desenvolvidas pela SERIO2007. A implantação do Project Builder (PB) foi iniciada em janeiro de 2006.

Em paralelo à instalação do software, e com apoio da equipe da Projectlab designada pela empresa Project Builder, foi criado um PMO – Escritório de Projetos, desenvolvida a primeira versão da metodologia de gerenciamento de projetos e realizado um treinamento básico no tema para todos os colaboradores da SERIO2007 envolvidos no acompanhamento dos projetos, ações também fundamentais para o sucesso da iniciativa. Em maio de 2006 os primeiros projetos já estavam sendo acompanhados pelo software. O planejamento prevê que até agosto de 2006 todos os projetos relacionados aos Jogos Pan-americanos estejam inseridos no Project Builder e sendo acompanhados pelos recursos oferecidos pela ferramenta.

Avaliação

O Project Builder está sendo fundamental no apoio à realização da missão da SERIO2007. Além de trazer para a organização um framework de trabalho e de conhecimentos em práticas de gerenciamento de projetos, o software está tornando muito mais fácil e ágil o acompanhamento dos projetos e, em especial, do gerenciamento do portfólio de projetos do PAN. Em breve não será mais necessário o esforço de coleta de informações para elaboração de relatórios e controle do andamento dos projetos e atividades do PAN. Todas as informações estarão disponíveis a qualquer momento para monitoramento pelos principais gestores em seus próprios computadores, permitindo decisões mais seguras, ações pró-ativas e respostas mais rápidas às mudanças e priorização de seus investimentos e do portfólio com base em informações exatas e atualizadas.

O registro centralizado de informações e documentos também tem demonstrado sua grande importância para a SERIO2007. Como um ente público, a Prefeitura precisa deixar suas ações claras para a população. A base documental que o PB está possibilitando fazer será um dos grandes legados para a Prefeitura. Mas após os Jogos, esta base de conhecimento não servirá apenas como fonte de informações para auditorias, mas também, e principalmente, como fonte de referência para uma provável candidatura da cidade do Rio a outros megaeventos esportivos internacionais, como a Copa do Mundo e os Jogos Olímpicos.

Gustavo Miranda Rodrigues
Assessor de Planejamento e Gerenciamento de Projetos