Nos últimos anos, os principais projetos do mundo passaram a ser melhor gerenciados e controlados. Escopo, custo, prazo e, principalmente, qualidade, passaram a ter uma atenção maior dos gestores e dos stakeholders.

Mesmo assim, muitos projetos são considerados um fracasso em, pelo menos, um dos indicadores citados. Para melhorar os resultados em seus empreendimentos, muitas empresas começaram a buscar gerentes qualificados, experientes e com conhecimento técnico mais sólido.

Com isso, muitos profissionais investiram em cursos e certificações — como a certificação PMP — para valorizar-se no mercado de trabalho e conseguir gerenciar projetos de acordo com os marcos e prazos estabelecidos.

Você sabe o que é PMP? Conhece a importância dessa certificação para a gestão de projetos? Continue a leitura deste artigo e veja o valor que a PMP tem para a sua carreira!

O que é a certificação PMP?

A sigla PMP quer dizer “Project Manager Professional” ou “Profissional de Gerenciamento de Projetos”, em português. A certificação é um reconhecimento que o PMI (Project Management Institute) fornece para os profissionais que têm formação, competência e experiência suficiente para gerenciar, orientar e alcançar o sucesso esperado em um projeto.

Os profissionais que possuem essa certificação são devidamente recompensados. Além da recompensa financeira (a sua faixa salarial é consideravelmente maior em comparação à de gestores de projetos não certificados), deve-se ressaltar o respeito e a credibilidade que a PMP confere aos profissionais.

Isso permite que seus projetos sejam gerenciados sem grandes interferências externas e/ou opiniões de quem não conhece o processo. Atualmente, a certificação PMP é considerada a mais importante para os setores da indústria e da construção civil.

A cada dia, mais e mais empresas buscam profissionais gabaritados, o que torna a certificação uma exigência, um pré-requisito — e não um diferencial. Se você pensa em ser um gerente de projetos de sucesso, a certificação PMP é imprescindível para que você alcance esse posto.

Como obter a certificação PMP?

Para ser um profissional certificado, além de comprovar toda sua experiência em liderar e dirigir equipes, é necessário atestar o seu conhecimento. Existem alguns requisitos que devem ser cumpridos, permitindo que você se candidate à certificação.

Podemos dizer que existem duas opções de requisitos, sendo elas:

Opção 1:

• formação de quatro anos (bacharel ou equivalente);
• mínimo de 3 anos de experiência no gerenciamento de projetos;
• mínimo de 4.500 horas de liderança e direção de projetos;
• 35 horas de formação em gerenciamento de projetos.

Opção 2:

• diploma de ensino médio (ou equivalente);
• mínimo de 5 anos de experiência no gerenciamento de projetos;
• mínimo de 7.500 horas de liderança e direção de projetos;
• 35 horas de formação em gerenciamento de projetos.

É importante frisar que, para obter a certificação, será necessário que o profissional se submeta a um exame. Ele é utilizado para testar seus conhecimentos e para checar se toda a experiência apresentada nos requisitos foi útil na sua formação profissional.

Existem cursos preparatórios, caso o profissional considere necessário. Assim, ele pode preparar-se melhor e relembrar alguns conceitos e termos que, eventualmente, foram esquecidos.

Além disso, o curso preparatório poderá ser de grande ajuda para atualizar seus conhecimentos, evidenciando novas práticas e ações que estão sendo utilizadas nos principais projetos ao redor do mundo.

Quais são os principais benefícios?

Além do reconhecimento financeiro e do respeito proporcionado pela certificação, a PMP pode render outros benefícios. Afinal, desse modo todos os principais stakeholders saberão que você tem conhecimento e experiência para estar à frente de um cargo de liderança.

Sempre que surgirem desafios e problemas, todos saberão que você é a pessoa certa para encontrar as melhores soluções. A certificação PMP também é responsável por demonstrar que você se dedicou bastante e não chegou ao posto que está hoje por um mero acaso.

Outra grande vantagem é que todos os projetos que estiverem sob sua gerência terão indicadores excelentes, respondendo com primazia aos principais requisitos de custo, prazo, escopo e qualidade.

Dessa forma, o seu nome, bem como sua qualidade, estarão sempre em pauta nos principais empreendimentos da empresa. Como consequência, você poderá escolher em quais projetos poderá atuar e sempre terá trabalho — o que permite que você sobreviva a qualquer tipo de crise nesse tipo de mercado.

Uma dica interessante para melhorar todo o gerenciamento dos projetos em sua empresa é investir na implantação de um PMO. Ao fazê-lo, o gerente de projetos garantirá que todos os processos sejam otimizados e que a empresa tenha um controle maior sobre os principais parâmetros de um empreendimento.

Como aliar tecnologia à certificação PMP?

Pode-se dizer que o mundo atual está passando por uma revolução tecnológica. A forma como nos relacionamos e como fazemos negócio estão mudando completamente. Obviamente, na gestão de projetos não seria diferente.

Já existem softwares capazes de estruturar todo o processo de gestão, aumentando a produtividade, otimizando recursos e fornecendo relatórios com informações preciosas. Esse tipo de sistema pode te ajudar a gerenciar melhor sua equipe, analisando a performance de cada profissional e suas horas produtivas.

Todo o processo de delegação de tarefas será realizado mais facilmente, garantindo que nenhum profissional fique sobrecarregado e que ninguém fique ocioso. A gestão de riscos também será beneficiada.

Ao obter informações precisas e no tempo certo, o gerente de projetos conseguirá planejar-se para eliminar as principais ameaças do projeto e, da mesma forma, propiciar o aproveitamento de todas as oportunidades que podem surgir.

Se você deseja trabalhar como gerente de projetos — ou já o faz — não perca tempo e candidate-se à certificação PMP. Esse título pode ser crucial para alavancar sua carreira. O investimento, inicialmente, pode ser considerado alto — mas certamente valerá a pena.

Não se esqueça de utilizar a tecnologia como uma aliada na gestão de seus empreendimentos. O uso de softwares, como destacado anteriormente, pode ser extremamente vantajoso.

Utilize a internet para realizar pesquisas e buscar novas informações nesse segmento. É importantíssimo estar atento às novidades do mercado e às principais inovações da área. Invista no seu conhecimento e você só terá a ganhar!

E então, gostou do nosso artigo? Entendeu a importância da certificação PMP para a sua carreira? Compartilhe este artigo em suas redes sociais e ajude seus amigos a entender um pouco mais sobre o tema!

O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.

A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis. Tudo começa pela construção de um escopo bem-traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.

Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que essa ferramenta é mais simples do que parece e verá um exemplo de cronograma. Veja o que é cronograma de projeto e sua importância. Confira!

O que é cronograma de projeto?

Apesar de ser um nome muito comum no ambiente corporativo, é importante definir o que é cronograma. Trata-se de um documento que apresenta todas as atividades relacionadas a um projeto específico, marcando as datas de começo e finalização, a relação de dependência entre as atividades e especificando todos os recursos que deverão ser usados para alcançar os objetivos.

Quando dividimos um projeto em uma linha de tempo, isso contribui para dar uma visão geral de tudo que será preciso para concretizá-lo em relação aos recursos (gastos e profissionais) e assim definir em qual período cada entregável será concluído. Um gestor de projetos precisa saber como montar um cronograma eficiente.

Qual é seu papel no gerenciamento de projetos?

Sabendo o que é cronograma, é importante falar sobre suas funções. A principal função de um cronograma de projeto é garantir que todas as tarefas sejam executadas dentro de um prazo de interesse. O objetivo macro é fazer com que a finalização do projeto aconteça antes ou, no máximo, até a data acordada com o cliente — seja ele interno ou externo.

Portanto, seu principal interesse é garantir o cumprimento de questões relacionadas à entrega, sem se esquecer das demandas quanto à execução ou da qualidade mínima esperada, por exemplo.

Ele também serve para evitar atrasos ou demoras desnecessárias, o que causaria o desperdício de recursos humanos, financeiros e técnicos. Portanto, ele serve como uma orientação do que deve ser feito, quando deve ser realizado e até quando pode ser executado.

Ele costuma ser definido pelo próprio gestor, em parceria com stakeholders ou com os responsáveis pelas diversas tarefas. Além disso, pode ou não passar pela aprovação do cliente — que, normalmente, fica responsável apenas por estipular a data máxima de entrega.

Quais são os tipos de cronograma?

Para elaborar corretamente esse planejamento quanto aos prazos, é essencial entender que não existe apenas um tipo de cronograma. Um dos mais famosos é o Diagrama de Gantt, que ajuda a ver a interdependência de tarefas, ao mesmo tempo em que mostra a ordem na qual devem ser executadas.

O cronograma físico-financeiro ajuda a comparar a entrega de tarefas aos custos já realizados. Com isso, é possível saber se o orçamento está adequado e até se potenciais atrasos têm causado algum tipo de custos extras, por exemplo.

O cronograma na forma de linha do tempo pode ser útil quando diversas tarefas devem ser executadas em momentos diferentes, sem tanta integração ou interdependência. Já o cronograma de milestones ajuda a dividir objetivos maiores em entregas menores, o que aumenta o controle.

Há muitas versões e um exemplo de cronograma para cada tipo. Portanto, o ideal é avaliar bem as principais possibilidades para encontrar o modelo que faz mais sentido para as suas demandas.

Por que elaborar um cronograma?

O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto. Com isso, possibilita que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.

Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não prejudicar os prazos e para manter as entregas conforme os planos iniciais.

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.

A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para seu projeto.

Estima o tempo de cada atividade

O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um bom exemplo de cronograma de atividades e uma boa estrutura, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.

Aumenta a eficiência geral

Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.

Acompanha o progresso do projeto

O que é cronograma de projeto senão uma forma de acompanhar a execução do projeto em todos os detalhes?

O cronograma permite ao gestor uma visualização geral de todo o conjunto de atividades e de suas relações de interdependência, bem como de quais são os recursos que estão sendo aplicados ou quando serão utilizados, o que contribui para otimizar o uso dos recursos da empresa.

Uma boa estruturação do cronograma facilita a identificação de falhas, se há algo que não esteja compatível com a linha de base. Essas incongruências devem ser corrigidas logo para evitar que os gastos aumentem e, consequentemente, o projeto se torne mais caro — o que não é bom nem para a empresa, nem para o cliente.

Evita atrasos nas entregas

As entregas marcam o encerramento de cada etapa do ciclo de vida do projeto. O cronograma contribui no monitoramento do projeto e antecipa possíveis desvios.

Também permite que ações de correção sejam adotadas e assegurem que as entregas serão efetivamente realizadas no prazo acordado, o que deixa o cliente bem satisfeito.

Atualiza os stakeholders do projeto

O cronograma permite a visualização simples de todos os envolvidos (stakeholders) a respeito do andamento do projeto.

O cronograma garante que todas as pessoas acessarão as informações com rapidez e de forma sintetizada, o que deixa a comunicação mais eficiente.

Como montar seu cronograma de projeto?

Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.

Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, com um exemplo de cronograma. Veja!

Defina o escopo do projeto

Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.

Um escopo bem-definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como na identificação de cada marco intermediário.

Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.

Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.

Construa sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Comece a desenvolver seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.

A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas.

Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.

A definição de prioridades e o sequenciamento das tarefas contribuem para diminuir os erros e os retrabalhos, grandes obstáculos ao cumprimento do cronograma.

Com o devido cuidado de analisar o cronograma, é possível evitar falhas e a perda de tempo em corrigi-las.

Separe os milestones do cronograma de atividades

Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.

Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.

Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.

Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.

Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa dos esforços empregados e produtos gerados.

Otimize o tempo de duração das atividades

Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.

A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.

Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.

Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e, na segunda, sobre o final da etapa.

Conheça algumas técnicas para estimar a duração das atividades. Para escolher uma ou mais técnicas de estimativa de duração, é preciso analisar o tipo de projeto, a metodologia especificada no plano de gestão do cronograma e o tempo disponível para fazer a estimativa da duração das tarefas.

Estimativa análoga

Nesse caso, são usados dados históricos de outro projeto, parecido com o que será executado. Esses dados funcionam como parâmetros para estimar qual será a duração de cada tarefa. Apesar de ser mais rápida que as demais técnicas, ela também é mais imprecisa.

Estimativa paramétrica

O que é um cronograma com estimativa paramétrica? São criadas regras para calcular o tempo das tarefas, tendo como base alguns dados históricos.

Como exemplo, considere que você deve fazer o cálculo do tempo requerido para a pintura de um imóvel com 150 metros quadrados de paredes. Ao analisar os dados, descobre-se que um pintor leva 12 minutos para pintar 1 metro quadrado (0,2 h).

Então, para terminar a pintura desse imóvel, serão necessárias 30 horas no mínimo, ou 3 dias e 6 horas (arredondando 4 dias), considerando uma jornada diária de trabalho de 8 horas.

Embora seja uma técnica mais demorada, vale a pena porque oferece mais precisão nos resultados.

Estimativa de três pontos

Essa técnica estima a duração das tarefas, levando em conta três cenários:

• otimista;
• realista;
• pessimista.

Ainda considerando o exemplo anterior, em um cenário realista, o pintor consumiria 30 horas para efetivar a pintura do imóvel. Em um cenário otimista, ele levaria 26 horas. E, em um cenário pessimista, consumiria 37 horas.

Para o cálculo da estimativa, somam-se os valores relativos aos três cenários e divide-se por três:

• estimativa de três pontos = cenário realista + cenário pessimista + cenário otimista;
• estimativa de três pontos = 30 + 37 + 26 / 3;
• estimativa de três pontos = 31 horas, ou 3 dias e 7 horas (4 dias na prática).

Essa técnica é considerada um refinamento das outras técnicas de estimativa.

Estimativa bottom-up (detalhada)

Trata-se de dividir uma atividade em atividades menores. A soma de duração das tarefas divididas corresponde ao período total daquela atividade.

Construa seu cronograma

Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.

O gráfico tem o papel de trazer uma representação visual de todas as tarefas, divididas em slots que podem ser simultâneos ou não. Assim, fica mais fácil saber em qual estágio o processo está e o que ainda deve ser realizado.

Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para o monitoramento da evolução do seu projeto.

Como identificar os recursos necessários?

Para entender tudo o que é essencial para cumprir o planejamento, o ideal é fazer uma descrição completa de tarefas e resultados que devem ser obtidos.

A intenção é saber quais são os itens que devem ser usados e quais são os impactos principais dos recursos nos resultados desejados.

Isso interfere diretamente no exemplo de cronograma porque, em alguns casos, pode ser necessário contar com a disponibilidade de algum recurso. Se for preciso ter matérias-primas, por exemplo, devem-se considerar os prazos de entrega. Se for um recurso limitado, usado parcialmente de cada vez, a atuação simultânea não é possível.

Além disso, é preciso que se defina previamente os recursos, oriente melhor os colaboradores e ajude na criação de um fluxo de trabalho. Como consequência, a atuação ganha qualidade e fica mais fácil atender a todas as demandas, dentro do tempo desejado.

Como prever a duração das atividades?

Só é possível elaborar um cronograma consistente se houver o tempo necessário para executar todas as tarefas. Então, um dos pontos mais importantes consiste em determinar a duração das atividades.

Primeiramente, é preciso considerar a complexidade de cada tarefa. Quanto menor for cada passo, mais rápido ele tende a ser concluído. No entanto, algumas questões-chave levam mais tempo.

Considere o desenvolvimento de um software. Atividades de construção de código e testes de implementação demorarão mais tempo que etapas de finalização, por exemplo. Então, é preciso conhecer o escopo do projeto para entender os pontos com maiores concentrações de tempo.

Além disso, é interessante utilizar projetos anteriores ou semelhantes como base. Considere se os recursos foram semelhantes para definir, de fato, qual deve ser o tempo necessário.

Com um exemplo de cronograma em mãos, também é importante questionar diretamente o time envolvido. Afinal, não há ninguém melhor para prever o tempo de conclusão que os responsáveis pelas tarefas em questão.

No final, é possível incorporar as estimativas dos colaboradores, os resultados consolidados previamente e os interesses em termos de prazo para ter uma ideia do tempo.

Só não se esqueça de ter um fator de segurança para compreender pequenos atrasos e de avaliar o tempo entre tarefas. Assim, nenhum período fica de fora.

Quais são as ferramentas mais indicadas?

Na hora de elaborar o plano de execução e prazos para seu projeto, é interessante usar um exemplo de cronograma como base — e, inclusive, essa é uma das ferramentas para considerar.

Com esse elemento já pronto, é possível saber o que se repete para o projeto e, principalmente, o que deve ser adaptado. Acima de tudo, é uma maneira de entender quais são as demandas de resultados e de tempo, sem se esquecer de nenhum ponto relevante.

Para a elaboração em si, o mais indicado é utilizar um software de gestão de projetos que conte com essa funcionalidade. Um dos motivos tem a ver com a centralização de informações. Também podemos citar a automação de tarefas e o ganho geral de qualidade e eficiência nessa elaboração.

Acima de tudo, é indispensável contar com esse software para diminuir os riscos de erros e garantir uma adaptação fácil de prazos e outros planos. Assim, seu uso se torna muito mais conveniente.

Por que a atualização é fundamental?

Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).

Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.

Então, tão importante quanto usar um exemplo de cronograma e montar seu é garantir que ele reflita, adequadamente, o andamento do projeto.

Quando atualizar seu exemplo de cronograma?

Já que é tão relevante manter o cronograma atualizado, também é essencial saber quando fazer as mudanças. Para evitar o microgerenciamento, saiba que atrasos pequenos podem ser compensados em outras etapas.

No entanto, o atraso em uma atividade-chave, da qual dependem outros resultados, pode exigir uma atualização no cronograma. Novas demandas, mudanças de planos e imprevistos também exigem a atualização.

No mais, basta acompanhar o cronograma e os resultados, comparando o planejado com o realizado. Com base nessa avaliação, será possível saber se é necessário interferir e mudar.

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto e isso custa caro, inclusive em relação ao tempo de entrega. Conhecê-los, portanto, é essencial para saber como desviar dessas falhas e alcançar resultados melhores.

Portanto, descubra quais são as falhas mais recorrentes e com maior impacto e saiba o que elas podem causar.

Ignorar a sequência das atividades

O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.

Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.

Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.

Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.

Comunicar-se de forma ineficaz

Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para a entrega dos resultados com base no exemplo de cronograma.

É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber dar atenção à equipe, às suas sugestões e às suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, maiores são as probabilidades de que ele seja bem-sucedido.

Alterar o escopo original do projeto

O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.

Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto.

Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.

Definir prazos muito curtos

Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas.

Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.

O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros.

Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos ou uma imagem ruim.

Não especificar os recursos usados

Em muitos projetos, o exemplo de cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem-discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.

Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir.

Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por cada atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.

Definir prazos muito longos

Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos.

Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.

De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.

Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega.

Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem-definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.

Ignorar os riscos

Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um exemplo de cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.

Esses dados devem ser registrados como plano adicional: plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa.

É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos. Considere que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto, por exemplo.

O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.

Como usar o cronograma de forma simples?

Para finalizar, vamos dar algumas dicas de como usar o cronograma de tarefas de forma simples durante a execução do projeto:

• não deixe de atualizar o andamento do cronograma, pois se ele estiver desatualizado, não será útil;
• com o cronograma atualizado, dedique tempo para analisar a tendência do progresso e determine ações para contornar os eventuais desvios e falhas;
• configure o calendário, colocando folgas, férias e feriados;
• fique atento ao definir a sequência de tarefas, pois dependências erradas podem criar uma lacuna no projeto e até atrasar a entrega dos resultados;
• evite manter atividades que ultrapassem as 40 horas, pois as atividades executadas entre 8 e 40 horas tornam mais fácil a gestão e a tomada de decisão;
• faça uso de um software para a indicação das horas e para o controle do tempo dispendido nas tarefas do cronograma.

Em relação ao planejamento de tempo, mesmo com um exemplo de cronograma, se não houver um controle, também não será possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.

Agora você já sabe o que é cronograma de projeto e como montá-lo, seus benefícios para a empresa, a necessidade de sua atualização, quais são os tipos de cronograma e os principais erros cometidos em sua gestão. É importante considerar tudo o que foi falado no texto para fazer um cronograma o mais próximo possível do ideal. Todos ficarão satisfeitos com o trabalho e os resultados, inclusive o cliente.

O que achou de nosso conteúdo? Extenso, mas bem explicativo, concorda? Talvez muitos gestores estejam precisando de algumas dicas e orientações para gerenciar com mais eficiência os cronogramas de seus projetos. Aproveite e compartilhe este post nas suas redes sociais, com seus amigos e colegas que atuam na mesma área!

Uma das formas mais eficientes e populares de controlar e visualizar o orçamento de uma empresa é o budget e o forecast de projetos. A ideia é baseada em um orçamento estático, que traça os objetivos de uma companhia dentro de um período de tempo. Esse orçamento é ajustado por meio de forecasts, uma planilha elaborada pela gestão e que compara os valores do budget ao que foi, de fato, gasto no mês.

Essa é uma forma bastante utilizada para que as previsões de gastos e receitas sejam condizentes com a realidade da empresa. Isso proporciona mais segurança no dia a dia empresarial e facilita a visualização de novas metas. Quer saber como seus projetos podem se beneficiar do forecast? Confira o post e turbine sua gestão!

O que é forecast de projetos?

O forecast de um projeto é o orçamento de uma empresa já ajustado. A finalidade é se certificar de que as metas do orçamento inicial serão cumpridas conforme planejado. A esse orçamento, dá-se o nome de budget, que faz uma análise das vendas, custos e despesas que uma organização terá por certo tempo.

As empresas, em geral, elaboram o budget de um ano, mas você pode adequar de uma forma que seja mais benéfica para a sua realidade. Feito isso, os gestores realizam mensalmente a análise de sua realidade contábil, de forma a ver a relação entre o que foi previsto e o que aconteceu na prática.

Depois da análise mensal, é feito um ajuste de orçamento, chamado de forecast. Nesse ajuste, as metas finais são comparadas ao que foi previsto. Isso é necessário para que todos os valores mensais sejam adequados ao que foi feito até o momento para que os objetivos sejam alcançados. É traçada, então, nova meta para os meses que ainda restam do ano.

Como posso utilizar o budget e o forecast em minha empresa?

Vamos imaginar que uma organização planeje gastos de R$ 3 mil ao mês com alguma despesa específica, totalizando R$ 36 mil ao ano. Passados quatro meses, o gestor diagnostica que, em vez dos R$ 12 mil previstos, a empresa desembolsou R$ 24 mil. Será necessário, portanto, tomar alguma atitude para manter o controle das finanças e, ainda assim, cumprir a meta estabelecida inicialmente.

Para isso, é necessário elaborar a planilha de forecast, que vai calcular quanto a organização poderá gastar ao mês até o fim do ano para atingir seus objetivos. No exemplo citado, podemos ver que sobram somente R$ 12 mil para os oito meses restantes, fazendo com que a previsão de despesa, no mesmo item analisado, seja de R$ 1500 ao mês. Caso isso não aconteça, o orçamento ou budget será estourado e causará muitos incômodos à gestão.

Para aplicar o budget e o forecast na sua empresa, portanto, é preciso traçar uma meta anual e analisar mês a mês se os gastos condizem com o que foi previsto. Caso tudo esteja dentro do orçamento, mantenha o ritmo. Se as despesas forem maiores, será necessário elaborar o forecast de acordo com o que foi analisado no início do período.

O que são o rolling budget e o rolling forecast?

Alguns setores precisam de mais rapidez nas mudanças dos processos, como as empresas que entregam produtos com ciclo de vida pequeno. Nesses casos, o budget tradicional pode não ser muito indicado, sendo necessária a elaboração de rolling budget e rolling forecast. Esses são tipos de orçamento mais flexíveis e contínuos, que permitem que as despesas e recebimentos sejam previstos em intervalos predeterminados ao longo do processo.

Essa prática não é a mesma que o ajuste do budget por meio do forecast. A diferença entre elas é que o orçamento estático analisa um prazo fixo e sua prática trata dos meses restantes como uma contagem regressiva. No caso do rolling budget, a cada análise de orçamento, o prazo é renovado, fazendo com que todos sempre durem conforme a previsão inicial que, como dissemos, é, em geral, de 12 meses.

Como fazer a gestão de custos?

Faça uma estimativa dos gastos

Nessa primeira etapa, é necessário que o gestor consulte o plano primário do projeto, em que vão constar os materiais necessários, os gastos com consultoria e contratações e qualquer outra despesa para sua execução. Feito isso, o gestor do projeto entra em contato com fornecedores a fim de levantar os preços.

Outra análise recomendada é consultar o histórico de projetos semelhantes. Embora os preços se alterem com a inflação ou com a incidência de outros índices, é possível adaptar os valores para o momento atual.

Estipule o orçamento

Agora é a hora de fazer o planejamento financeiro. Preveja quais os gastos, os ganhos e os investimentos que deverão ser feitos. Essa análise é extremamente necessária para que os custos não saiam do controle e para que o orçamento não estoure.

Essa etapa é especialmente importante para que a organização tenha uma base de comparação, fazendo com que esses valores sirvam de referência para o futuro e para verificar se as atividades estão custando o que foi planejado.

Controle os gastos

Nesse passo, o gestor precisará acompanhar continuamente se o orçamento previsto está em congruência com o que acontece na prática. É fundamental que o forecast de projetos seja elaborado no andamento dessa análise do orçamento, a fim de que as despesas não fujam do que foi estipulado pelo gestor no início do projeto.

Ter controle sobre o que acontece nas finanças de uma organização durante o andamento de um projeto é essencial para a saúde de uma empresa. É a única forma de assegurar que os produtos ou serviços estão sendo lucrativos e que a empresa caminha conforme foi traçado.

Entendeu a importância do forecast de projetos para sua gestão? Como vimos até aqui, o conhecimento dos números e das etapas que fazem parte de um trabalho são muito importantes para um trabalho de qualidade. Para facilitar a tarefa, conte com um software de gestão de projetos que ofereça todas as ferramentas necessárias para garantir os melhores resultados.

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