Processos, gestão, indicador para projetos… Essas e outras nomenclaturas são relativamente recentes no mundo dos negócios. Afinal, durante gerações, não se falava nesses instrumentos de administração e controle. Por que eles se tornaram necessários? Se trata de algum modismo ou realmente representam um diferencial para as empresas?

No passado, a administração de negócios podia ser considerada bastante intuitiva. Sem teorias, sem métodos, ou seja, apenas o feeling ou know-how do gestor, que, muitas vezes, era o fundador e proprietário da companhia.

Com a concorrência acirrada, normas a serem seguidas, a complexidade crescente das organizações e, principalmente, a necessidade de satisfazer o cliente, a experiência sem a complementação do conhecimento de métodos para atingir a produtividade tornou-se insuficiente.

Com isso, aquele fluxo natural das tarefas, por vezes, cheio de falhas, atrasos, gargalos e desperdícios, deu lugar a uma abordagem mais pragmática: a realização de projetos.

Essa visão enxerga as tarefas a serem executadas de outra forma. Projetos são direcionados para que acabem em um determinado prazo, utilizando uma quantidade de recursos determinada, têm um ou vários entregáveis e exigem uma gestão financeira dos investimentos realizados.

Essa racionalização do processo gera benefícios tanto para o fornecedor quanto para o cliente, que sabe exatamente o que esperar, para quando esperar e a qualidade do serviço que será executado.

Quando bem planejados, os projetos não prendem o fornecedor a planos infindáveis. Um produto ou serviço é gerado em um tempo estabelecido e com um orçamento definido, evitando prejuízos para ambas as partes e possibilitando que a empresa tome decisões mais acertadas no futuro. Porém, não basta trabalhar com o conceito dos projetos. É preciso acompanhá-los para garantir sua realização eficiente.

Quais instrumentos podem auxiliar o gestor nessa responsabilidade? Como descobrir quando é necessário intervir para garantir cumprimento do prazo e o resultado desejado? Essa é a função de um indicador de projetos!

A importância dos indicadores para projetos

Que o maior desafio dos gerentes de projetos é manter o planejamento dentro do trilho, não é nenhuma novidade. Agora, o que fazer com o crescente número de projetos, cada vez maiores, mais urgentes e complexos?

Assim como um termômetro nos ajuda a medir a temperatura para identificar febres e problemas de saúde, temos indicadores que podem revelar a situação momentânea e em longo prazo de um projeto. Há 4 tipos de indicadores para projetos e, aqui, na Project Builder, encontramos com frequência clientes com o desafio de medir e monitorar esses indicadores.

Como o indicador é uma medida, ele estabelece um padrão. Variações a partir dos valores esperados indicam que, em algum aspecto, estão ocorrendo situações fora da normalidade e que podem comprometer o resultado, o prazo de entrega do projeto ou o orçamento determinado. A partir desses dados, o gestor de projetos pode identificar os fatores que causam esse desvio da rota para corrigi-la.

Se você também passa por isso em seu dia a dia, não deixe de acompanhar este post. A seguir, falaremos sobre cada um desses tipos de indicadores e sobre como eles poderão ajudá-lo no acompanhamento e gerenciamento dos seus projetos.

As vantagens dos indicadores de projetos

Um indicador de projetos pode oferecer diversas vantagens à empresa, que podemos resumir como:

• a medição de determinadas variáveis e dos resultados das informações;
• a obtenção de informações úteis e valiosas;
• a análise de informações e dos efeitos de estratégias definidas, bem como as atividades feitas para efetivá-las;
• a comparação de informações e o traçado de estratégias eficientes;
• a tomada de decisões acertadas;
• a gestão de projetos de forma ágil e sem afetar a produtividade, garantindo resultados de boa qualidade;
• a adaptabilidade a qualquer metodologia;
• a prevenção, redução e correção de erros diversos.

Os erros mais comuns cometidos na gestão de projetos são:

• falhas ao definir o escopo;
• falhas ao gerir e estimar o programa;
• problemas na gestão do pessoal;
• estouros orçamentários;
• falta de uma gestão de qualidade;
• falta da análise de riscos;
• problemas com compras e outras aquisições;
• ausência de comunicação eficaz entre os membros da equipe no ambiente de trabalho em que se desenvolve o projeto.

O método SMART

Trata-se de um método que ajuda na hora de determinar os objetivos em todas as etapas do plano de negócios. SMART é uma palavra composta pelas iniciais das seguintes palavras em inglês.

Specific (específico):

Toda meta precisa ser específica e clara, caso contrário, não será possível concentrar esforços para alcançá-la nem motivar sua equipe para isso.

No momento de definir seu projeto, considere pontos como:

• o que deve ser realizado?
• Por que é importante alcançar esse objetivo?
• Que pessoas estão envolvidas?
• Onde está localizado o projeto?
• Que limites ou recursos estão envolvidos?

Measurable (mensurável)

Metas que podem ser medidas ajudam a monitorar o progresso do projeto. É necessário fazer uma avaliação periódica do projeto a fim de dar cumprimento aos prazos e aprimorar esforços conforme as metas sejam alcançadas e o objetivo principal fique cada vez mais próximo.

Para ser medido, o objetivo deve contemplar aspectos como:

• quantos são?
• Quantos a empresa necessita?
• Como saberei que foi atingido?

Achievable (realizável)

O objetivo deve ser realizável para que seja possível aplicar algum indicador de projetos sobre ele. Metas razoáveis permitem identificar recursos e oportunidades que, antes, não foram considerados. Dessa forma, é possível recomeçar com êxito.

Um objetivo realizável deve fornecer respostas para questões como:

• como ele pode ser atingido?
• Quão realista ele é, levando em conta aspectos restritivos (como as finanças)?

Relevant (relevante)

Determinar a relevância da meta é fundamental para negócios bem-sucedidos. Ela deve se harmonizar a outras metas já definidas. Todos precisam de ajuda para alcançar objetivos e é necessário monitorá-los continuamente.

A relevância de determinado objetivo está associada a questões como:

• ele realmente vale a pena?
• O momento ideal para investir nesse objetivo é agora?
• Ele está em sintonia com os outros objetivos e necessidades do negócio?
• As metas definidas para alcançá-lo estão certas?
• Ele se aplica ao atual contexto social e econômico do país e/ou do mundo?

Time-bound (temporizador)

As metas precisam de um prazo para entrega individualmente. Desse modo, é necessário planejar-se para cumpri-la.  O Time-bound contribui para evitar que atividades de rotina acabem se tornando prioridades em metas de longo prazo.

Um objetivo que tenha limites de tempo deve responder a questões como:

• quando?
• O que será possível efetivar de hoje a X meses?
• O que será possível efetivar de hoje a X semanas?
• O que é possível realizar hoje?

Os indicadores de gestão para projetos

Também conhecidos como KPIs (indicadores-chave de desempenho), os indicadores de gestão para projetos são essenciais para uma gestão de qualidade em qualquer projeto, além, é claro, de denotarem seriedade no momento de apresentação de uma proposta.

Como já dissemos, podemos sintetizar os principais indicadores (ou KPIs) em 4 grupos: os de impacto, de efetividade, de desempenho e operacionais. Esses últimos podem ainda ser subdivididos em outros diversos, tais como indicadores de eficiência, eficácia, capacidade, produtividade, qualidade, lucratividade, valor, entre outros.

Na verdade, todo KPI é um indicativo resultante de uma comparação entre objetivos e resultados atingidos. Analisando-os, é possível detectar erros, deficiências e oportunidades, de modo a estabelecer outras metas e planejamento mais eficazes e rentáveis para um negócio no futuro.

Devido à sua natureza e o que eles realmente pretendem medir, é importante compreender o período exato em que cada indicador será aplicado. Durante o ciclo de vida do projeto, recomenda-se a análise diária de indicadores operacionais. No entanto, os índices de desempenho, efetividade e impacto são medidos algum tempo após a conclusão do projeto.

Indicadores de impacto

Medem o objetivo geral do projeto, com resultados em longo prazo e sua contribuição para a organização ou sociedade. O alvo dos indicadores de impacto é o objetivo geral do projeto, ou seja, eles medem se, de fato, o projeto conquistou seu propósito central.

Portanto, sua medição só poderá ser realizada em um certo período após a conclusão do projeto. Um exemplo desse tipo de indicador é a contribuição do projeto em longo prazo. Imagine, por exemplo, um projeto de redução de custos.

Assim que as ações de redução de custo são implantadas, ainda não é possível saber se a redução foi atingida — é necessário definir um período após a conclusão para avaliar se a meta de redução foi realmente atingida.

Indicadores de efetividade

Estes indicadores medem os resultados dos objetivos propostos em um determinando período de tempo, após a produção dos resultados dos projetos. Assim como o indicador de impacto, só é possível medi-lo após a conclusão.

Ao final do processo, o que buscamos observar com os indicadores de efetividade é quais foram as contribuições dos resultados do projeto. Vamos nos perguntar se esse projeto ajudou a empresa:

• a aumentar o faturamento;
• a fidelizar o cliente;
• a minimizar desperdícios;
• a reduzir o absenteísmo.

É indispensável que essas, entre outras perguntas, sejam respondidas para que a eficiência operacional da empresa cresça a cada dia. Além disso, os indicadores de efetividade são muito importantes para comparar projetos e a contribuição de cada um deles em um determinado período para o sucesso do negócio.

Portanto, esse índice permite analisar, por exemplo, o desempenho do produto 1 e do produto 2, para identificar qual deles aumentou a lucratividade da empresa em um período de crise.

Essa relação pode ser representada visualmente por meio de gráficos que mostram a contribuição individual em um total efetivado, ajudando a decidir que tipo de projeto merece uma intensificação de esforços para potencializar oportunidades de expansão e crescimento.

Indicadores operacionais

São aqueles medidos durante o ciclo de vida de um projeto, tendo como alvo as atividades e os recursos. Dessa forma, eles sinalizam qual é a tendência do projeto, caso não exista nenhuma ação efetiva de alteração do curso atual.

O monitoramento dos indicadores de projetos é realizado diariamente, ao longo de todo o projeto. Certas ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Project Builder, ajudam nesse acompanhamento e geram essas informações automaticamente.

Dois exemplos comuns de monitoramento de desempenho são o CPI (Cost Performance Index) e o SPI (Schedule Performance Index).

Valor agregado (VA)

Para o gerenciamento de projetos, o valor agregado é um referencial importantíssimo. Ele mede quanto do objetivo foi realmente realizado até o momento. Imagine que uma empreiteira fez um contrato para entregar 100 quilômetros de estrada e, até o momento, entregou 15 quilômetros. O cálculo do VA é bastante simples: a entrega corresponde a 15% do total contratado.

Esse índice de cálculo simples e objetivo não é favorável ou desfavorável em si mesmo. Essa avaliação depende da interação dele com outros fatores, como prazo e custos, para identificar não apenas se é possível realizar a entrega no período programado, como também a possibilidade de se adequar ao orçamento.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

Trata-se de uma amostra sobre o andamento de um planejamento em relação aos prazos preestabelecidos. Dessa forma, o IDP assegura o cumprimento dos estreitos e atribulados prazos envolvidos em um projeto. Seu cálculo é dado pela divisão do valor agregado (VA) das entregas (em cifras) sobre o valor que fora planejado, ou seja: VA/VP.

Um projeto de eficácia de planejamento pleno terá resultado igual a 1. Resultados maiores do que 1 são sinais de adiantamento e os resultados menores representam atrasos operacionais.

Imagine, portanto, que a empresa se propôs a construir os 100 quilômetros em um ano, mas, em 6 meses, atingiu um VA de 15%. Não é necessário ter grandes conhecimentos matemáticos para perceber que a relação está extremamente desfavorável e que, a menos que haja uma correção extrema da rota, será impossível entregá-la no período programado.

Ciente desse número, o gestor precisa tomar as medidas necessárias para acelerar o projeto em um caso assim. O mesmo vale para a comparação entre o VA e o custo do projeto.

Índice de Desempenho do Custo (IDC)

O IDC permite avaliar o gasto de recursos e o progresso de um projeto, comparando o curso dele ao orçamento previsto e disponível. Desse modo, ele evita gastos que não representem reais avanços nos projetos, além de mensurar o retorno sobre cada valor que for investido. O cálculo se dá da seguinte maneira:

VA (das entregas) / custo planejado

Se o resultado do cálculo for igual a 1, será um indício de que o projeto está cumprindo o planejado. Se for maior, é sinal de que houve economia. Já se for menor do que 1, será um sinal de comprometimento e estouro do orçamento.

Taxa de Tarefas Realizadas

Basicamente, esta taxa avalia o progresso do cronograma estipulado, o que influencia diretamente o cumprimento de metas e prazos. A taxa de tarefas realizadas é resultado do cálculo entre o número total de tarefas realizadas dividido pelo número estipulado no cronograma.

A utilização desse indicador permite ao gestor a identificação de gargalos na execução de atividades, o que possibilita a intervenção para a solução do problema. Portanto, se o processo está “travando” em um determinado ponto, cabe a ele analisar as causas dessa demora.

Entre as providências, podem figurar a necessidade de contratar mais mão de obra para execução das tarefas, medidas para aperfeiçoar o processo ou a provisão de recursos materiais que impedem os colaboradores de executá-las.

Quando calculada corretamente e analisada considerando o quadro geral, a taxa de tarefas realizadas promove a solução desses gargalos e viabiliza a entrega do projeto dentro do prazo.

Desvios de Esforços

Esse é outro indicador operacional de suma importância. Os desvios de esforços são uma métrica que revela a diferença entre os esforços presumidamente dedicados a um projeto e os esforços reais.

A partir desse cálculo, poderá ser avaliado se a equipe trabalhou menos ou mais do que planejado e quais problemas acarretaram a perda de produtividade ou de sobrecarga humana.

Se, por exemplo, você orça cerca de mil horas de dedicação do seu time para um projeto e essa carga horária já foi consumida na metade das metas a serem cumpridas, é sinal de que é preciso reavaliar a condução do projeto para haver uma otimização de tempo e de recursos.

Quando os desvios são muito grandes, esse é um indicativo de que as estimativas iniciais utilizadas para definir o prazo e o orçamento do projeto estavam equivocadas. Esse excedente no consumo de recursos humanos ou financeiros reduz a margem de lucro da empresa ou acarreta custos adicionais ao cliente, dependendo do regime previsto em contrato.

Além de proporcionar uma base para a tomada de decisões referentes ao projeto em andamento, esse índice pode fornecer aos gestores um escopo para cálculos relativos a contratos futuros.

Dessa forma, observa-se que imprevistos ou problemas geraram a necessidade de adaptações para preveni-los ou prever um orçamento maior para os próximos compromissos.

Desvio de custo

O desvio de custo é um índice que permite manter os gastos sob controle, evitando que saiam mais altos que os orçados. A fórmula para seu cálculo é:

custo real – custo orçado / custo orçado

Desvio de prazo

Os projetos geram uma nova fonte de receita, mas atrasos na entrega reduzem ou retardam o faturamento. Quando o objetivo é diminuir gastos, levar mais tempo trabalhando representa mais despesas.

Se existe o objetivo de diminuir o impacto ambiental, um trabalho mais demorado do que o planejado acaba provocando mais danos ao meio ambiente. A fórmula para calcular o desvio de prazo é:

término real – término planejado / duração planejada do projeto

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho organizacional são aqueles que asseguram que todos os processos e subprocessos trabalhem em consonância para que as metas estipuladas sejam cumpridas. Assim, eles ajudam a evidenciar se os resultados planejados foram alcançados. Pode-se citar o ROI (Return of Investment), o CPI (Cost Performance Index), e um indicador de prazo obtido ao final do projeto.

Antes de tratarmos de sua importância, vamos entendê-los um pouco melhor.

ROI

O ROI avalia o retorno obtido por meio de um determinado investimento feito em um projeto, determinando se aquele esforço realmente resultou no aumento da rentabilidade.

Porém, vale lembrar que o benefício trazido para a empresa e determinado pelo ROI nem sempre significa lucro. Ele pode estar relacionado ao reconhecimento da marca ou à satisfação do cliente.

Para calcular o ROI a fórmula é:

(ganhos obtidos – valor investido) / valor investido

O resultado igual ou maior a 1 representa uma relação favorável, enquanto a relação inferior a 1 representa que o esforço não foi eficiente.

CPI

O CPI é equivalente ao IDC e expressa a relação entre o valor agregado (VA) e o custo real (CR). Esse tipo de indicador pode ser encarado como uma espécie de sensor e instrumento que monitora diversos dados para fornecer, então, resultados em uma unidade de medida. Seu alvo será o resultado do projeto e quanto foi possível entregar os produtos dentro do planejamento.

Indicador de prazo

Geralmente, encontra-se no final do projeto em que você analisará, por exemplo, se foi possível fazer as entregas dentro do prazo ou do custo. Aqui, é importante ressaltar que indicadores isolados não representam nenhum dado consistente o suficiente: quanto mais detalhada for a análise de um projeto, mais chances de sucesso ele terá.

Afinal, toda medição pressupõe um conjunto de indicadores que averiguarão o alcance — ou não alcance — de determinado objetivo previamente estabelecido. Nas palavras de Hornec (1994):

As medidas de desempenho são sinais vitais da organização e elas qualificam e quantificam o modo como as atividades ou outputs de um processo atingem suas metas. Assim, as medidas de desempenho respondem à pergunta: “como você sabe”?

Dessa forma, os indicadores de desempenho organizacional disponibilizam os dados e informações que todo gestor necessita para extrair o melhor de seus recursos em cada etapa de um processo, proporcionando maior exatidão nas tomadas de decisões gerenciais.

Tornam ainda os processos mais ágeis e eficazes, permitindo maior transparência administrativa e facilidade na busca pela excelência empresarial.

Indicadores de produtividade

Definir metas para controlar o período de entrega entre uma e outra etapa é importante para garantir o alinhamento das atividades executadas com o objetivo do projeto. O percentual representativo do tempo total para entrega do projeto efetivado deve ser definido no escopo.

Quando os prazos são concluídos de acordo com as etapas, é um sinal de que o projeto será entregue no período definido, diminuindo os riscos.

Os índices de produtividade ou eficiência revelam como cada funcionário da equipe está se saindo no trabalho. Eles mostram se as funções estão sendo efetivamente cumpridas, da forma adequada e respeitando as normas de qualidade.

Por isso, é importante dispor de alguém confiável e competente para monitorar a produtividade em diferentes contextos: por colaborador, por equipe, produtividade geral etc.

A definição do indicador de projetos mais viável

Para definir qual o indicador de projetos é mais adequado para seu caso, é possível seguir algumas dicas, como:

• os indicadores de impacto são utilizados para determinar se o objetivo final do projeto foi conquistado;
• os indicadores de efetividade tentam entender quais as contribuições dos resultados;
• os indicadores de desempenho (também chamados de indicadores de performance) ajudam a revelar se as metas traçadas foram atingidas;
• os indicadores operacionais servem para identificar tendências em relação às atividades.

O total de mensurações varia conforme o nível de complexidade do projeto. É necessário ter cuidado em relação ao período em que a mensuração será usada.

Os índices de performance, de efetividade e de impacto devem ser calculados depois de um tempo em que o projeto já foi encerrado. Por outro lado, os indicadores operacionais devem ser aplicados todos os dias, acompanhando o ciclo de vida do projeto.

Os indicadores de desempenho costumam confundir os gestores, porque podem ser aplicados em diversos casos, como no nível de produtividade dos colaboradores e no monitoramento das ações.

As soluções da Project Builder

O software Project Builder efetua um gerenciamento de projetos eficaz, otimizando o planejamento e aumentando as oportunidades de sucesso do negócio. As informações das atividades são passadas em tempo real e o software mede a alocação dos recursos e a produtividade com precisão.

O software permite uma gestão flexível, adaptável a qualquer método, seja ele tradicional (PMBOK), seja o método ágil.

A flexibilidade e a praticidade do Project Builder fazem dele uma das melhores soluções para gerenciamento de projetos e aplicação de indicadores.

Gerenciar projetos deixou de ser intuitivo há algum tempo, logo, é necessário que o gerente de projetos aplique metodologias e práticas que o ajudem a potencializar as chances e os resultados do projeto.

Os indicadores funcionam como fotografias de projetos e ajudam a entender como ele está em um determinado momento, assim como a reconhecer tendências. Como já dizia Deming:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.

As medições realizadas pelos indicadores são imprescindíveis na administração de empresas, porque permitem que o gestor compreenda o que acontece na empresa, como cada setor pode ser aprimorado e quais são os possíveis impactos de cada mudança a ser implementada.

Para os gestores, eles podem ser considerados como um termômetro. Por meio deles, é possível identificar os gargalos, verificar o andamento e a evolução do projeto e diagnosticar erros. Assim, crises são percebidas com a antecedência necessária para serem minimizadas antes que gerem consequências mais graves.

Como vimos, negligenciar ou simplesmente não utilizar os indicadores em uma estratégia de gestão representa desperdícios tanto de recursos quanto de oportunidades. Os dados quantitativos e qualitativos fornecidos pelos KPIs potencializam o conhecimento interno de uma organização e permitem uma eficiência exponencialmente maior.

Agora que compreende a importância de um indicador de projetos, assista uma demonstração do Project Builder e descubra como sua empresa pode alavancar a gestão de projetos com apenas uma única ferramenta.

O Project Builder é um software de gestão de projetos que se adequa à forma como cada empresa trabalha. A CEI Energética pôde comprovar isso na prática, adotando essa solução que é, ao mesmo tempo, versátil e completa.

Quem conta mais sobre como a solução é importante para o negócio é Raquel Resende, analista de operação e manutenção da CEI, que precisa encarar desafios que exigem muito do seu conhecimento técnico. “Os gerentes dos projetos precisam estar preparados para lidar com cada etapa do projeto e cada problema que vai aparecer, pois uma coisa é certa: problemas aparecerão”, explica.

Para entender melhor como o Project Builder ajuda nesses desafios, continue lendo!

Qual é o mercado de atuação da CEI Energética?

Referência no setor de energia, a CEI opera em três áreas principais: geração de energia renovável, operação e manutenção especializada em energia elétrica e comercialização de energia no mercado livre.

O foco principal da CEI é a geração de energia solar e hídrica, com 107 MW em projetos de usinas hídricas e 270 MW em projetos de usinas solares no estado de Minas Gerais. Mas, além disso, também cria valor com a operação e manutenção e com a comercialização.

Com o Project Builder, a empresa consegue gerenciar todas essas três frentes de forma integrada e eficaz.

Por que a CEI sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

A gestão de projetos na CEI Energética era prejudicada por muitas dificuldades antes da adoção do Project Builder, o que motivou a busca por uma ferramenta eficaz para a área. Sem a potência de uma ferramenta completa, era mais difícil construir um planejamento sólido dos projetos, especialmente na hora de estimar tempo e recursos necessários.

“Os projetos eram acompanhados ‘pela cabeça’, não tinha registros, muitos acabavam no esquecimento, só eram lembrados quando o fim do ano chegava e olhávamos o que tínhamos nos comprometido a executar e não fizemos”, relembra Raquel.

Outro desafio muito grande era a parte de comunicação do trabalho. Sem definições claras, o projeto tinha múltiplas interpretações de cada envolvido e nem sempre o que foi pensado era entregue. “Não que estivesse feito errado, apenas não foi planejado, as expectativas não foram alinhadas desde o início”, pontua Raquel.

Ela utiliza o software na sua rotina e tem razões de sobra para explicar porque a CEI optou por essa solução. “As ferramentas visuais que o Project Builder oferece são muito eficientes na comunicação”, observa ela. “Visualizar de forma gráfica contribui na interpretação das informações, ainda mais sabendo que as equipes dos projetos têm níveis de conhecimento e experiência diferentes”, completa.

Outra razão para escolher o PB foi a combinação de versatilidade e investimento necessário para adotar a ferramenta. “Dentre os softwares de gerenciamento de projetos, o Project Builder era o que nos atendia melhor, tinha o melhor custo benefício”, explica Raquel.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com o Project Builder, o planejamento passou a ser feito com mais antecedência e o time de Raquel ficou mais preparado para lidar com as mudanças que aparecerão no decorrer de cada um deles.

Por melhor que seja o planejamento inicial, um projeto é algo vivo e em constante transformação. Ser capaz de acompanhar todas essas mudanças não é fácil sem o apoio de uma ferramenta completa, que automatiza muitas dessas responsabilidades.

O Project Builder também potencializa o comprometimento das equipes em relação às datas dos cronogramas. Com o software, cada um sabe exatamente em qual etapa do processo se encaixa e o que precisa ser feito.

“Hoje, com o auxílio do Project Builder, não esperamos uma tarefa se tornar urgente para começarmos sua execução, ainda mais sabendo que o PB está lá para nos lembrar dela todos os dias”, comemora Raquel.

Outra vantagem listada por Raquel é a comunicação ativa e transparente entre os envolvidos em cada projeto, o que evita que tarefas fiquem para trás ou que profissionais “batam cabeça” assumindo a mesma responsabilidade.

Por fim, a organização do software também mereceu elogios de Raquel: “Não gastamos mais esforços para procurar qualquer tipo de arquivo dos projetos, fica tudo armazenado na pasta do projeto no software”.

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

O Project Builder foi transformador para a gestão de projetos na CEI. Com o software, ficou mais fácil alinhar as metas das equipes em relação às estratégias centrais do negócio. A comunicação entre a gestão e o operacional se tornou mais efetiva e transparente, favorecendo o comprometimento de cada envolvido.

“As equipes conseguem visualizar com antecedência as etapas dos projetos, os documentos e rastrear as etapas que estão envolvidas”, destaca Raquel. “Todos ficam cientes sobre prazos, custos e recursos”, acrescenta.

Outro resultado positivo é a facilidade em identificar problemas e avaliar riscos ainda no planejamento do projeto, minimizando o impacto de qualquer tipo de imprevisto durante a fase de execução.

Para Raquel, o Project Builder é uma peça essencial para a complexa responsabilidade que é gerenciar um projeto com pessoas de áreas e pensamentos diversos. Ela se relembra de uma lição importante quando fala sobre isso: “Uma frase que adotei para minha vida no gerenciamento de projetos foi a do Walt Disney: ‘De todas as coisas que eu fiz, a mais vital foi coordenar os talentos daqueles que trabalham para nós e alinhá-los em direção a uma meta’”, conclui.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

A Project Builder não é apenas uma fornecedora de software, mas sim uma parceira que se empenha em garantir que os seus clientes conquistem o máximo com as suas soluções. “A equipe do Project Builder sempre esteve de portas abertas para atender nossas dúvidas e nos ensinar caminhos que não conhecíamos antes no software”, elogia Raquel.

Para ser efetivo, um software de gestão de projetos precisa se adequar ao jeito que a sua empresa trabalha. E o Project Builder é versátil e funciona no modelo preferido da empresa, do PMBOK ao ágil.

Para conhecer mais sobre como o Project Builder pode ser transformador para gestão de projetos da sua empresa como foi com a CEI Energética, aproveite para conversar com um dos nossos consultores e conheça mais sobre a ferramenta. Esperamos você!

A realização de um projeto depende de diversas etapas que precisam ser executadas estrategicamente. O gerenciamento de projetos começa ainda no planejamento, quando são levantadas as necessidades de resultados e os recursos disponíveis e necessários. A partir disso, é possível determinar elementos essenciais, como o escopo, o orçamento e o cronograma.

Durante a execução, o esforço coletivo é crucial para a construção do desempenho desejado. Nessa parte, podem ocorrer mudanças ou imprevistos, que exigem uma atuação direcionada. A finalização também é importante e prossegue até a entrega para o cliente e consolidação do aprendizado.

Em todo esse processo, o trabalho das pessoas é crucial. Por isso, veja como o capital humano impacta o gerenciamento de projetos e saiba qual é a sua relevância!

Quem são as pessoas que auxiliam no gerenciamento de projetos?

O capital humano é um dos grandes diferenciais de qualquer negócio. As pessoas têm responsabilidade no crescimento da empresa, já que respondem pela conquista de bons resultados. Ao falar do gerenciamento de projetos, isso não é distinto.

Pensando no impacto causado pelos colaboradores, é fácil se lembrar do gerente de projetos. Ele atua como um líder e tem a principal função de integrar atividades rumo à entrega de desempenho.

No entanto, não é a única pessoa que afeta o sucesso de atuação. Todos os envolvidos contribuem para o alcance de resultados e devem ser valorizados por isso. Ter uma equipe capacitada e engajada faz toda a diferença para que o gerenciamento de projetos aconteça de forma estratégica, rumo aos objetivos do negócio.

Como as pessoas impactam esse processo?

Cada participante de um projeto causa impactos diferentes nos resultados do gerenciamento. As diversas competências e os papéis distintos têm grande peso e é por isso que vale a pena contar com um time variado com características complementares.

Conhecer as principais funções das pessoas também é interessante para melhorar a execução. Por isso, veja como o capital humano é capaz de afetar o gerenciamento de projetos.

Análise do custo-benefício

Especificamente falando do gerente de projeto, o profissional é capaz de analisar o custo-benefício e ajudar a estabelecer se há viabilidade econômica. Isso é feito a partir da consideração quanto aos custos, ao uso de recursos e aos resultados obtidos.

Quem ocupa essa posição também faz tal análise a respeito de várias escolhas, como mudar ou não o escopo. Dessa maneira, há uma tomada de decisão efetiva e com foco no melhor para os objetivos estratégicos.

Integração entre as partes

No gerenciamento de projetos, também é importante que haja uma integração entre as partes. Clientes (internos ou externos) devem estar conectados ao time de execução, que também deve se ligar às demais partes interessadas.

O gestor, normalmente, é o responsável por “construir pontes” entre os envolvidos. No entanto, mesmo quem faz parte do time pode atuar desse modo. A colaboração, o trabalho em equipe e o interesse em participar dos processos são essenciais para alcançar esse resultado.

Alinhamento e comunicação de expectativas

A integração entre as partes também depende de uma questão indispensável: a comunicação. Essa é um quesito essencial da atuação das pessoas e faz toda a diferença ao pensar no gerenciamento de projetos.

O gestor precisa comunicar expectativas, definir responsabilidades e oferecer feedback para o time. Já os demais colaboradores devem trocar informações, reportar o progresso e também dar feedback para a gestão. Com um fluxo adequado de comunicação, é mais fácil alcançar os resultados esperados.

Definição da visão para o sucesso

Uma das funções mais importantes de um gerente de projetos é estabelecer uma visão para o sucesso da realização. A proposta é definir quais são os resultados desejados a cada momento e como isso deve ser alcançado. Dessa maneira, é possível motivar o time e fazer um acompanhamento contínuo de performance.

Entre as outras pessoas envolvidas, há o alinhamento com essa visão e até o seu aprimoramento, por meio de sugestões e intervenções relevantes. Com a sinergia em busca do mesmo objetivo, é possível potencializar o desempenho.

Atuação proativa

Outra característica que afeta os resultados do gerenciamento de projetos é a proatividade — que tem tudo a ver com o time designado. Mais que apenas esperar as definições do gerente, é interessante contar com profissionais engajados e dispostos a resolverem problemas específicos.

É graças à proatividade que muitas questões são solucionadas com autonomia, o que evita novos gastos e atrasos. Também é algo que está relacionado à integração das atividades, em busca da melhor performance.

Visão empreendedora

Pessoas com uma visão empreendedora afetam o gerenciamento de projetos de uma forma muito positiva. Tanto os gestores quanto os integrantes do time podem ter uma abordagem altamente alinhada com os objetivos estratégicos de todo o negócio — e não só com o projeto.

Esse “sentimento de dono” envolve, inclusive, a capacidade de gerenciar riscos e aceitá-los no momento certo, além de buscar a máxima qualidade. Novamente, é fácil comprovar a relevância do capital humano nesse sentido.

Implementação de melhorias e inovações

Uma boa gestão de pessoas pode, ainda, gerar mudanças positivas para a atuação do negócio. O motivo é muito simples: quem está envolvido diretamente com o projeto consegue enxergar oportunidades e ameaças e fazer sugestões relevantes a partir disso.

É graças a isso que há a chance de estabelecer melhorias e considerar inovações para alcançar resultados diferenciados. Isso só é possível por causa do engajamento ativo das pessoas, elas se tornam cruciais nesse sentido.

Como a tecnologia pode ajudar?

Ao mesmo tempo, o capital humano não é o único fator para o sucesso na gestão de projetos. É essencial que a equipe tenha as ferramentas certas e que possa contar com alternativas capazes de simplificar o trabalho. É nesse sentido que a tecnologia se destaca.

Por meio de um software de gerenciamento de projetos de qualidade, é viável automatizar tarefas, integrar dados e facilitar diversas etapas. Principalmente, é um meio de estimular a colaboração com boa performance.

Entre as alternativas, a solução do Project Builder se destaca. Com a ajuda desse sistema, há como cuidar da gestão de forma qualificada e obter os melhores resultados para cada realização.

O gerenciamento de projetos se torna muito mais bem-sucedido graças à ação das pessoas. Com o time certo e ferramentas de qualidade, consegue-se alcançar os objetivos definidos no planejamento.

Como ter os recursos certos faz toda a diferença, entre em contato conosco do Project Builder e veja como podemos ajudá-lo!

Atualmente, trabalhar já não significa apenas “cumprir a sua função”. É preciso integrar-se a várias áreas — ainda mais quando o assunto é a execução de projetos. Por isso, contar com uma ferramenta de colaboração — ou com um conjunto delas — é um passo importante para aliar tecnologia e trabalho em equipe.

Ao mesmo tempo, não basta apenas escolher uma ferramenta famosa ou bem avaliada. É preciso que ela faça sentido para a realidade do empreendimento e que seja incorporada da maneira adequada. Para não ter erros nessa tarefa, veja como fazer essa implementação e quais passos devem ser seguidos!

Confira o post de hoje e saiba mais!

Por que a colaboração é tão importante?

Em um mercado cada vez mais competitivo, a informação é um item mais relevante do que nunca. Os seus concorrentes podem até imitar seus produtos ou tecnologias, mas o uso da informação que você possui fará uma grande diferença para a consolidação dos resultados.

Nesse sentido, como uma ferramenta de colaboração garante a troca de informações, ela é fundamental para trazer robustez ao empreendimento. Do ponto de vista dos projetos, é ainda mais necessário que todas as equipes tenham uma visão global do que está sendo feito.

Com isso, o fortalecimento da colaboração gera diversos efeitos positivos, como a diminuição de erros e retrabalhos. Sem ruídos de comunicação, todos conseguem se manter alinhados, de modo a cumprir com o objetivo do projeto.

Também há questões ligadas à produtividade: um trabalho feito com a ajuda de várias pessoas torna-se mais aprofundado sem que ninguém fique sobrecarregado. Na execução de um projeto, a colaboração de vários trabalhadores e equipes garante que os objetivos sejam alcançados com maior facilidade.

Isso leva, portanto, a um ganho de qualidade de execução. Como resultado, fica mais fácil ater-se ao escopo do projeto, cumprir com o prazo e com o orçamento programados e elevar a qualidade das entregas.

Como preparar a equipe para a adoção de uma ferramenta de colaboração?

Para que isso seja possível, o time precisa compreender a importância do trabalho colaborativo. Em muitos casos, isso significa uma mudança de paradigma, já que ainda é muito comum que profissionais e equipes trabalhem individualmente para construir o resultado completo.

Portanto, é preciso preparar o terreno de modo que a transformação seja bem recebida e executada dentro do esperado. Para tanto, vale a pena começar a fazer pequenas integrações entre grupos menores e em projetos menos ambiciosos.

Isso ajuda a estimular o hábito e favorece a conquista dos resultados pretendidos. Também é fundamental alinhar a visão e a atuação de todos os envolvidos, pois a ferramenta de colaboração serve apenas para dar um empurrão e não pode fazer o trabalho sozinha.

Ao fazer com que cada colaborador compreenda a importância do próprio trabalho e como todos podem ser beneficiados com a colaboração, o resultado tende a ser muito mais satisfatório.

Como implementar essa ferramenta?

Depois da etapa de preparação, é hora de colocar a ferramenta em prática. Esse processo deve ser estruturado, de modo a contribuir verdadeiramente para a execução dos projetos. Afinal, a ideia é simplificar os processos, certo?

Nesse sentido, algumas das recomendações mais importantes são:

Identifique as necessidades dos projetos

Nem sempre a ferramenta da moda ou a mais barata dará conta do recado. Dependendo das características dos seus projetos e das exigências das equipes, uma função é mais relevante do que outra.

Com isso, tudo começa com um mapeamento do que é, de fato, indispensável para uma boa colaboração. Enquanto alguns projetos exigem a comunicação em vídeo, outros podem solicitar o compartilhamento descomplicado de documentos ou o acesso a dados e a relatórios.

Para tornar tudo ainda mais fácil, pergunte diretamente aos futuros usuários quais recursos seriam úteis e o que eles esperam de uma abordagem desse tipo.

Use ferramentas aprovadas pelos colaboradores

Quanto mais familiarizadas as pessoas estiverem com uma ferramenta de colaboração em projetos, melhor tende a ser a sua implementação. Por isso, não desconsidere selecionar uma opção que já seja conhecida ou aprovada pelos usuários.

Mesmo que a melhor escolha seja uma ferramenta que não está disponível ao grande público, opte por uma de uso intuitivo e que tenha uma mecânica ao menos parecida com a de outras ferramentas mais famosas. Isso garante o máximo interesse por parte das pessoas e também facilita a conquista de ótimos níveis de produtividade.

Crie um workflow otimizado

Depois de selecionar a melhor opção vale a pena estabelecer um workflow que leve em consideração as melhores formas de usar os recursos que estão disponíveis.

Ao cruzar as funcionalidades com as necessidades de cada projeto, é possível até identificar novos usos para elementos já consagrados, como o compartilhamento de arquivos. Criando um fluxo de trabalho você garante que tudo seja usado corretamente e da melhor maneira possível, de modo a ajudar os usuários.

Contemple um período de adaptação

Por mais que as pessoas conheçam a ferramenta ou que ela seja intuitiva, a implementação dessa mudança ainda exige uma fase de adaptação. É necessário que os colaboradores se acostumem a incorporar as novas funções à rotina de trabalho. Por isso, estabeleça um período de adaptação.

Com a devida orientação, permita que os indivíduos incorporem a ferramenta ao ambiente de trabalho. Nesse momento é provável que surjam dúvidas e dificuldades — estas devem ser resolvidas conforme aparecem. Ao final dessa etapa as pessoas estarão adaptadas ao novo modelo e se tornarão mais colaborativas.

O que fazer após esse processo?

O processo de implementação não acaba quando a ferramenta já estiver sendo usada. Boa parte do caminho já foi percorrida, mas ainda é preciso garantir que essa mudança está gerando os resultados desejados.

Por isso, não abra mão de fazer um acompanhamento de indicadores de desempenho. Veja se a ferramenta de colaboração em projetos está cumprindo o seu papel e ajudando verdadeiramente as equipes envolvidas. Caso apareça alguma incongruência ou gargalo, faça otimizações e adaptações para extrair o melhor desse recurso.

Ao seguir esses passos, implementar uma ferramenta de colaboração em projetos torna-se uma tarefa menos complicada. Como resultado, os projetos se tornam melhores e a produtividade atinge novos níveis.

Para tornar a gestão ainda mais descomplicada, a Project Builder oferece recursos essenciais para o seu sucesso. Fale com um de nossos consultores e descubra como nós podemos ajudá-lo!