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Gerenciamento de custos do projeto: veja como fazê-lo de forma correta

Os gastos de uma empresa durante os seus projetos são um grande desafio. É preciso estruturar medidas que reduzam desperdícios e garantam que todos fiquem dentro do orçamento. Nesse sentido, ter uma política de gerenciamento de custos é algo crítico.

A política de gerenciamento de custos ajuda times a entender o nível de recursos financeiros que estão disponíveis, como eles devem ser utilizados e o que pode levar a gastos não previstos. Isso garante uma maior aderência ao orçamento e mais previsibilidade sobre como os recursos financeiros serão utilizados. Ou seja, maximiza as chances de sucesso do seu projeto.

Confira a seguir como estruturar e utilizar uma política de gerenciamento de custos efetiva!

O que é uma política de gerenciamento de custos?

A política de gerenciamento de custos é uma estratégia de gestão que permite a empresas ter um orçamento com alto nível de previsibilidade. Ela parte do princípio de que é importante entender como o negócio gasta, os fatores que podem prejudicar a empresa e quais custos podem ser otimizados. Desse modo, é possível estruturar orçamentos mais robustos e capazes de elevarem os lucros do negócio após qualquer decisão tomada.

Por que ela é importante?

No cenário da gestão de projetos, o gerenciamento de custos ajuda negócios a identificar o desperdício de recursos, avaliar fatores que merecem atenção dos times e ter um maior controle sobre as finanças em cada etapa. Além disso, permite que as decisões tomadas sejam mais inteligentes e capazes de levar a empresa às suas metas. Desse modo, o negócio poderá lucrar mais com projetos e evitar o descontrole das suas finanças.

Em geral, uma boa política de gestão de custos em projetos corporativos ajuda a empresa a:

  • identificar fatores de risco que podem afetar os gastos em cada etapa;
  • estruturar medidas de contenção de gastos ou corte de desperdícios;
  • avaliar como o negócio pode investir em ferramentas que melhoram o aproveitamento de recursos, como sistemas de gestão;
  • identificar melhorias que podem ser feitas nos contratos com parceiros estratégicos;
  • tornar os gastos mais previsíveis;
  • permitir que as equipes façam o planejamento de suas ações de um modo mais inteligente.

Como fazer a gestão de custos de projeto?

Para fazer uma boa gestão de custos de projeto, o negócio deve estar preparado para identificar o seu perfil, as metas do projeto e os fatores de risco. Além disso, deve utilizar mecanismos para reduzir ou otimizar os gastos. Confira a seguir!

Entenda o perfil do projeto

Cada projeto conta com objetivos, metodologias e ferramentas diferentes. Esses fatores são moldados de acordo com as demandas dos times e a cultura da empresa. Entendê-los é o primeiro passo para otimizar o seu gerenciamento de custos.

Conhecer o perfil do projeto ajuda o negócio a identificar o que deve ser feito em termos de prevenção de riscos e desperdícios. Também permite ao gestor otimizar os custos de modo mais eficaz. Afinal de contas, as decisões tomadas permitem entender melhor o que os times precisam para ter uma boa performance e, em função disso, eles serão capazes de atingir maior retorno sobre o investimento.

Avalie o orçamento disponível

A partir da análise de perfil do projeto o time deve avaliar o orçamento disponível. O ideal é que ele seja capaz de ajudar os times a ter os recursos necessários para entregar os resultados demandados e, ao mesmo tempo, preparar a empresa para imprevistos. Desse modo, todos poderão fazer as suas atividades sem imprevistos e com um planejamento realista.

Não deixe de avaliar se existem pontos que possam ser otimizados no orçamento, como gastos além do necessário ou que não sejam capazes de ajudar as equipes a cumprir os resultados. A gestão de custos deve focar em um bom retorno sobre os investimentos e não apenas em reduzir gastos sem considerar as consequências dessas ações.

Considere as metas existentes

Para garantir que o negócio conte com os recursos necessários, é fundamental considerar as metas existentes. Isso ajuda a avaliar o nível de recursos necessários para que os times tenham todas as ferramentas necessárias para alcançá-las. Além disso, reduz as chances de o gestor realizar cortes em pontos críticos.

Para que a análise das metas seja efetiva, é crucial que exista um bom canal de comunicação entre a pessoa responsável pela gestão de custos e os times. Isso permitirá a todos comunicar as suas prioridades e metas estratégicas. Desse modo, haverá uma compreensão mais abrangente sobre os pontos críticos do projeto.

Prepare-se para imprevistos

Nenhum planejamento é totalmente capaz de evitar imprevistos durante a execução dos projetos. Justamente por isso os times devem reservar parte do orçamento e recursos para que o negócio possa agir quando eles acontecerem. Assim, o negócio terá mais habilidade de corrigir problemas e falhas graves.

Faça a análise do quanto deve ser reservado com o seu time de gestão de riscos. Ele terá uma visão completa sobre o que pode afetar negativamente o seu custo de trabalho. Dessa forma, ficará fácil identificar o tamanho do orçamento que deverá ser direcionado para esse tipo de situação.

Conte com boas tecnologias

A tecnologia pode ser uma grande aliada de quem pretende realizar um bom gerenciamento de custos. Negócios podem adotar ferramentas de gestão de projetos para ter uma visão completa sobre os custos e a evolução do projeto. Isso permite aos times identificar os pontos de atenção com mais agilidade e tomar medidas mais efetivas para reduzir os desperdícios.

Projetos corporativos contam com muitos fatores que podem afetar a sua qualidade, e por isso os profissionais devem estar atentos, identificando riscos, investindo em boas tecnologias e implementando metodologias robustas para atingir as suas metas. Isso amplia as chances de sucesso de todas as etapas.

Nesse sentido, o gerenciamento de custos é uma medida essencial para quem quer gastar corretamente com a sua empresa. A gestão dos gastos permite aos times avaliar corretamente o que pode afetar os seus lucros e as suas metas. Por isso, não deixe de implementar essa estratégia no seu dia a dia!

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