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Dicas fundamentais para o sucesso do gerenciamento de múltiplos projetos

Analisar a viabilidade e cuidar do gerenciamento de múltiplos projetos, negociar prazos e orçamentos, definir, distribuir e alocar recursos para cada uma das tarefas necessárias, controlar cronogramas… Estas são, certamente, atribuições que regem o trabalho de um gerente de projetos (GP).

Porém, quando se trata de um GP que gerencia múltiplos projetos, os desafios para gerir pessoas, intermediar conflitos e defender interesses para que todos eles sejam cumpridos dentro dos prazos estipulados e com a qualidade necessária para garantir a satisfação de seus clientes e, assim, obter o sucesso na tarefa, a situação pode ser ainda mais complexa. Afinal, partilhar dos mesmos recursos para alocação ideal dos profissionais, minimizando o retrabalho, o tempo gasto em cada atividade e até mesmo o desafio do ganho de produtividade para atender mais demandas sem a necessidade de investir no aumento da equipe, apesar de ser um trabalho recompensador, exige muita dedicação e jogo de cintura! Por isso, selecionamos dicas fundamentais para os GPs à frente de múltiplos projetos. Confira!

Entenda que o sucesso depende de você também, e não apenas de sua equipe

Você pode ter contratado e treinado os melhores profissionais. Contudo, se você não souber explorar e incentivar o que cada um deles tem como pontos positivos e preparar melhor os que ainda carecem de aprendizado, não conseguirá obter o sucesso almejado. Isto porque você, enquanto GP, deve conhecer e entender bem a sua equipe, cuidando para que todos tenham conhecimentos equivalentes e, assim, não depender de um funcionário-chave apenas para resolver determinada situação – o que pode deixá-lo “na mão” em situações de extrema necessidade ou mesmo com o desligamento deste funcionário.

Fácil adaptação é fundamental!

Você lidará com projetos distintos, em clientes com necessidades diferentes, mas utilizando dos mesmos recursos. Por isso, é fundamental uma fácil adaptação às especificações de cada um deles. Isto será primordial para que você consiga guiar os profissionais à frente das atividades, orientando-os quando a estas adequações.

Reúna as informações de todos os projetos em um único ambiente

Os projetos são múltiplos, mas a ferramenta de gestão deve ser uma só. Isto facilitará uma visão sistêmica das etapas de cada um dos projetos, alocação dos recursos, replanejamento das ações, dentre vários outros benefícios. Manter as informações separadas, além de demandar um maior tempo para análise, ainda propicia um ambiente mais suscetível às falhas. Por isso, se você ainda não conta com um software para o gerenciamento de projetos, esta passa a ser uma prioridade de investimento para otimização do trabalho, aumento da produtividade e até mesmo para a redução de custos internos de gestão.

A definição correta de prazos é um grande aliado, mas pode também ser o responsável pelo fracasso

Independentemente do curso que você dê nos múltiplos projetos que gerencia, o sucesso ou o fracasso de seu trabalho tem como fator decisivo a definição de prazos. As dicas em relação a isto são básicas, mas por incrível que pareça, pouco utilizada.

A primeira delas é que aceitar um projeto com curto prazo para execução para não perder o cliente pode parecer bastante interessante no primeiro momento, mas as consequências não necessariamente compensadoras. Isso porque muito do gerenciamento de múltiplos projetos aceitos desta forma não têm seus prazos cumpridos, o que estremece a confiabilidade e reputação de sua marca não apenas com este cliente, mas com os outros potenciais que ele conhece. Uma outra dica muito importante é que você nunca deve estipular um prazo sem uma margem de segurança. Imprevistos acontece e o cliente não será compreensivo em relação a isto!

Estas são apenas algumas das inúmeras dicas fundamentais para a eficiência no gerenciamento de múltiplos projetos. Se com a sua experiência você identificou outras questões que merecem atenção para o sucesso dos projetos, aproveite os comentários abaixo para compartilhá-las conosco!

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