Grosso modo, considera-se um gargalo qualquer obstáculo que possa influenciar negativamente no fluxo operacional da empresa, tornando a entrega de resultados mais demorada e custosa. Logo, em qualquer empreendimento, os gargalos de produção devem ser identificados e eliminados de forma contínua.
Em outras palavras, para garantir a competitividade do negócio, é preciso investir em diversas estratégias. Elas vão desde o mapeamento dos processos existentes (identificando as entradas e saídas) até a implementação de modernos softwares de controle do fluxo de trabalho. Assim, é possível otimizar os fluxos operacionais da companhia ao máximo.
Para ajudar, neste post veremos justamente como identificar e eliminar os gargalos de produção, tornando o seu negócio mais eficiente e próspero. Interessado? Então, continue lendo e fique por dentro do assunto!
Qual a importância de avaliar os gargalos de produção existentes?
Entre os vários problemas que um negócio pode enfrentar, os gargalos de produção estão entre os mais impactantes. Mantidos em caráter contínuo, esse tipo de falha pode influenciar diretamente no resultado do negócio.
Aqui, é válido frisar que os gargalos de produção comprometem o funcionamento de toda a empresa. A companhia amplia os seus atrasos, perde produtividade e reduz a qualidade do uso dos recursos disponíveis. Assim, a qualidade dos serviços cai drasticamente, abrindo espaço para a concorrência no setor de atuação da empresa.
Como trabalhar corretamente com gargalos de produção?
O primeiro passo para combater os gargalos de produção é conseguir identificar a existência de tais problemas. O empreendimento que tem um time capacitado para avaliar a existência de problemas no seu ambiente de trabalho que comprometem a sua competitividade tem mais chances de atuar rapidamente e, assim, impedir que esse tipo de fator se perpetue.
Entre as estratégias que podem ser empregadas para avaliar quais são os problemas existentes, nós podemos apontar:
Avalie os resultados de cada etapa dos processos internos
O monitoramento da qualidade dos processos internos é algo que deve ser feito continuamente. Dessa forma, o gestor precisa aplicar mecanismos para garantir que nenhuma falha ou erro deixe de ser identificado e, assim, evitar que elas se perpetuem.
Uma das formas de avaliar se há problemas é identificando os resultados de cada etapa ou processo. Para isso, monitore se os inputs de uma rotina foram processados da maneira correta, levando o profissional a atingir o resultado esperado para aquela atividade.
Faça isso por toda a cadeia operacional do negócio. Em projetos, por exemplo, isso é feito ao final de cada etapa: o gestor deve avaliar se a etapa atingiu os resultados esperados pelo time de planejamento, quais pontos não foram alcançados e o que levou a tal situação.
Já na gestão da infraestrutura de TI, isso pode ser feito com o apoio de ferramentas de monitoramento de hardware. Elas indicam rapidamente e de modo abrangente se há algum equipamento não apresentando a performance esperada e, assim, dando ao profissional do setor a capacidade de mitigar o problema rapidamente.
Implemente indicadores
Os indicadores de performance são um importante mecanismo de gestão. As métricas auxiliam a empresa a avaliar de modo preciso (e com relativa abrangência) como está a performance de profissionais, times e equipamentos continuamente e em tempo real.
Além disso, elas ampliam o conhecimento sobre o negócio. A médio e longo prazo, os indicadores auxiliam na criação de uma base de dados sobre como a companhia funciona em diferentes situações. Dessa forma, é possível avaliar se o time está mesmo passando por dificuldades ou a variação de um determinado indicador está dentro do previsto para aquele momento do mercado.
Portanto, faça o uso extenso dos indicadores de performance. Aplique-os principalmente nas atividades críticas, ou seja, aquelas que estão diretamente ligadas ao core business da empresa.
Um bom indicador é aquele que está projetado conforme o perfil da companhia. Ou seja, é importante que a métrica seja projetada conforme o perfil do negócio.
Se um indicador tem como base um nível de performance muito acima do que pode ser atingido pelos times da empresa, por exemplo, os profissionais terão uma sobrecarga de trabalho que leva a mais erros. Caso a situação oposta ocorra, e o negócio tenha um indicador abaixo do seu potencial, o profissional de gestão não poderá avaliar se existem gargalos de produção.
Monitore o resultado das mudanças
Das nossas dicas, essa auxilia o gestor a avaliar se os gargalos de gestão continuam na cadeia operacional da empresa mesmo após uma falha ocorrer. Assim, fica mais fácil para o negócio identificar se o gargalo de produção foi mesmo eliminado e se as modificações no fluxo de trabalho não criaram novos problemas.
Portanto, sempre identifique o nível de performance do negócio, defina as suas soluções para os problemas e avalie o resultado obtido com as correções. Esse processo evitará que novos problemas não sejam avaliados e, por fim, garantirá que a qualidade das atividades sempre seja a maior possível.
Avalie se existe muita burocracia internamente
A burocracia pode ser um dos fatores que mais contribuem para a criação de gargalos de produção. Quando o negócio tem uma rotina com várias etapas, autorizações e pontos que interferem na fluidez das atividades, as aberturas para erros e problemas de qualidade se ampliam.
Diante disso, sempre avalie se existem atividades com excesso de burocracia. Um exemplo que podemos apontar está na gestão de projetos: o gestor necessita de muitas etapas para aprovar o seu planejamento? A companhia precisa de muitos profissionais envolvidos para avaliar se cada etapa é viável?
Se esse for o seu caso, há uma grande chance da companhia estar excessivamente burocratizada. Tenha em mente que, apesar de ser normalmente associada com algo ruim, a burocracia pode ser um mecanismo importante para impedir que o negócio tome decisões precipitadas, seja por utilizar poucos dados ou por não ter métodos de compliance eficientes.
Portanto, sempre veja a burocracia como algo que deve ser aplicado na medida certa. Ela não deve impedir o negócio de ser funcional, mas precisa ser aplicada na medida certa para a empresa não ter erros e gargalos de produção recorrentes.
Como eliminar os gargalos de produção?
O processo produtivo é composto por diversas etapas, as quais precisam ser realizadas com o máximo de perfeição. Ele pode variar bastante de acordo com cada empresa, mas, em todas, é preciso conhecer com clareza cada passo produtivo, os seus objetivos e padrões de qualidade. Só assim é possível identificar quais etapas estão travando e eliminá-las ou consertá-las, de acordo com o necessário.
Para mapear a produção é necessário analisá-la minuciosamente. Então, identifique as entradas (insumos), as saídas (entregas no final de cada processo), os fornecedores e os componentes do processo (máquinas, pessoas etc.). Isso dará uma visão holística de todo o processo.
Entre as medidas que um negócio tem a mão para otimizar as suas atividades, podemos apontar:
Desenhe o fluxograma do trabalho
A eliminação dos gargalos passa pelo conhecimento de como os processos devem ser executados. Portanto, para otimizar seu mapeamento e torná-lo ainda mais compreensivo, é indicado que se crie um fluxograma das atividades.
Basicamente, um fluxograma é uma representação visual do processo, em que cada etapa é ilustrada com símbolos geométricos, linhas e palavras. Nesse sentido, existem alguns tipos mais comuns de fluxogramas:
- diagrama de blocos: é o fluxograma mais simples, que fornece uma visão rápida e simplificada da produção. Nele, utiliza-se apenas retângulos (que indicam as atividades) e linhas (que indicam o sentido do fluxo);
- fluxograma padrão: é o mais utilizado, e fornece uma visão mais detalhada do processo. Aqui, cada ação é definida com uma figura geométrica (retângulo, bola, triângulo etc.);
- fluxograma funcional: esse é o mais detalhado dos três. Além de representar as ações com símbolos geométricos, mostra os departamentos ou seções pelos quais o trabalho flui. Assim, permite conclusões mais minuciosas.
Assim, defina qual deles melhor se adéqua à sua produção — o que pode variar de acordo com a extensão e a complexidade do seu trabalho. De toda forma, quanto mais claro for o fluxograma, mais fácil será para ajustar as rotinas de trabalho da empresa para o padrão esperado de qualidade.
Identifique as causas e sub-causas dos problemas
Após mapear e desenhar o processo de produção, fica muito mais fácil identificar como os gargalos surgem. Contudo, como saber quais são suas causas e sub-causas? Para responder essa pergunta, utilizamos o diagrama de Ishikawa.
Também conhecido como Espinha de Peixe ou causa-efeito, esse diagrama é bastante utilizado no controle da qualidade. Seu objetivo é identificar as principais causas para os problemas que existem, seja no processo de produção ou em qualquer outra atividade.
Para isso, ele se baseia em seis principais itens que podem resultar nos efeitos negativos, os 6Ms:
- mão de obra: refere-se aos colaboradores (ex.: desmotivação, desqualificação etc.);
- material: refere-se aos insumos utilizados no processo de produção;
- meio ambiente: pode ser considerado como o ambiente interno ou externo da companhia. (ex.: falta de espaço, poeira, calor etc.);
- método: refere-se às práticas e procedimentos utilizados na execução das atividades;
- máquina: os instrumentos usados no processo de produção;
- medida: as métricas ou indicadores-chave de desempenho.
É possível responder ao diagrama de Ishikawa em uma reunião de brainstorming, com 6 ou 8 integrantes. Afinal, muitas cabeças pensam melhor do que apenas uma — outras pessoas podem identificar sub-causas que você nem mesmo imaginava. Portanto, não deixe de utilizar essa estratégia para avaliar o que está causando a existência de gargalos de produção na sua companhia.
Mantenha os colaboradores treinados
As pessoas têm um importante papel na execução das atividades, e por isso é necessário mantê-las sempre competentes e centradas nos resultados desejados. Quando a equipe é desqualificada, é provável que o número de erros cresça drasticamente.
Se os colaboradores não conhecem como os processos internos são executados, a qualidade dos serviços cairá drasticamente. Além disso, cada time executará as suas tarefas de uma forma, reduzindo o nível de padronização interna e criando um ambiente mais propício a gargalos de produção.
Para manter os funcionários treinados, primeiro, é importante saber o que precisa ser desenvolvido. Para isso, realize uma avaliação de desempenho em 360 graus, buscando identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes que devem ser otimizados.
Depois, basta definir qual modelo de treinamento utilizar. Nesse caso, o treinamento online tem crescido bastante nas últimas décadas, especialmente por sua facilidade e flexibilidade. Vale a pena considerá-lo para ter uma equipe bem treinada e capaz de otimizar a produção.
Conte com o auxílio de modernos softwares
De fato, é importante contar com o auxílio da tecnologia para eliminar os gargalos da produção. Hoje, existem modernos softwares de gestão de projetos capazes de facilitar a condução dos diversos recursos (humanos, materiais e financeiros) envolvidos.
Desse modo, um bom software contribui para tornar a produção muito mais eficaz. Com ele, é possível ter um maior controle das tarefas, tomar decisões mais acertadas, eliminar ruídos da comunicação e monitorar continuamente os resultados obtidos.
É crucial, entretanto, saber escolher um sistema realmente funcional, que se adéque ao tamanho e ao segmento do seu empreendimento. Para isso, escolha um fornecedor de tecnologia que já tenha bastante experiência e ofereça um suporte adequado.
Crie um bom plano de ação
Ter um plano de ação também norteará o gestor na eliminação dos gargalos encontrados, identificando com clareza o que deve ser feito. Para isso, a ferramenta mais utilizada é o 5W2H — a qual estabelece sete perguntas-chave (em inglês) que devem ser respondidas. Entenda:
- 5W: What (o que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito), Why (por que será feito?) e Who (por quem será feito);
- 2H: How much (quanto vai custar?) e How (como será feito?).
Ao responder essas questões, você conseguirá um plano realmente eficiente para eliminar os gargalos de produção. Contudo, ainda é importante garantir que esse plano seja bem executo — caso contrário, os efeitos desejados nunca serão atingidos.
Enfim, todas essas são dicas relativamente simples, e podem ser aplicadas em sua companhia. Fazendo isso, você conseguirá melhorar toda a sua produção e arquitetar um empreendimento bem-sucedido, rentável e diferenciado em seu segmento de atuação!
Lembre-se que a existência dos gargalos de produção deve ser monitorada continuamente. Se o negócio não conta com mecanismos para avaliar de modo inteligente a sua existência, a competitividade da companhia cairá drasticamente, levando a um cenário em que o negócio perde vendas e lucratividade.
E então, gostou do post? Agora que está por dentro do assunto e sabe como eliminar os gargalos de produção, que tal continuar aprendendo? Assine já a nossa newsletter e receba as dicas do blog em primeira mão!
