O mercado para Gerente de Projetos é bastante aquecido. Isso porque ele se enquadra em diversos segmentos, o que propicia um maior campo de atuação. Para ocupar boas posições, o profissional que pleiteia o cargo precisa ter um conhecimento amplo e muito jogo de cintura, já que dentre suas atividades estão a gestão das equipes, a moderação de conflitos, garantir que os prazos das entregas serão cumpridos, que o orçamento não será extrapolado, que todos os recursos necessários para a execução dos projetos estão disponíveis e atentar-se a todas as variáveis possíveis para evitar riscos.

Se você possui as certificações, cursos e habilidades necessárias para ocupar uma vaga, provavelmente não pretende assumir o cargo em uma empresa qualquer. Por isso, você não deve se ater apenas aos salários ao escolher por um emprego, principalmente no mercado para gerente de projetos. Tampouco deve deixar a decisão de ingresso em determinada empresa nas mãos apenas do recrutador. Pense que você passará horas na instituição e, por isso, precisa também avaliar outras questões antes de aceitar uma proposta!

Você também precisa se interessar pela empresa

Considere o objetivo central de uma entrevista: você almeja uma vaga. Para conquistá-la, será preciso passar por um criterioso processo seletivo. Com ele a empresa pretende conhecer mais do que o seu currículo e portfólio. Afinal, eles já foram aprovados na triagem para a vaga. Ela quer entender melhor como você se porta, ouvir o relato das experiências adquiridas, o que gosta de fazer, seus planos, se a sua personalidade é adequada à cultura da empresa, dentre outras questões. Tudo isso para certificar-se de uma contratação mais certeira.

Em contrapartida, você precisa ter certeza de que os projetos que assumirá também são de seus interesses, se os valores da empresa estão adequados aos seus e como será o seu trabalho por lá. Idealmente, não há porque se desesperar para conseguir um emprego em uma nova empresa, apenas há a vontade de crescer e se desenvolver em uma nova oportunidade. Por isso, não há motivo para se desesperar e aceitar a primeira vaga que aparecer.

O que analisar antes de aceitar uma proposta de emprego

No mercado para gerente de projetos, você também precisa ser criterioso antes de aceitar uma oferta. Para isto, não deixe as perguntas apenas nas mãos dos recrutadores! Quando houver uma oportunidade, questione sobre algumas questões-chave que podem fazer a diferença em sua decisão, além de demonstrar seu interesse na vaga. Não sabe quais perguntas são estas? Não se preocupe! Vamos ajudá-lo:

1-Como os projetos são priorizados?

Com esta pergunta, além de demonstrar ao recrutador o seu entusiasmo pela vaga, você obterá respostas que o levarão mais próximo à realidade da sua rotina, caso seja o profissional selecionado e tenha interesse em assumir o cargo em questão.

É comum às empresas ter mais demanda que tempo para executá-las. Por isso, ao levantar esta questão, você entenderá melhor como a empresa lida com a definição das prioridades para, assim, verificar se o volume de trabalho e a forma como a empresa lida com isto o possibilitarão manter certa qualidade de vida e entusiasmo no dia a dia.

2- Como você descreveria a relação entre as equipes dos projetos e de vendas?

De um lado, um time trabalha para trazer mais projetos à empresa. Do outro, há uma equipe trabalhando para realizar as entregas dentro dos prazos estipulados. Por isso, é comum que ocorram conflitos de interesses. Como o Gerente de Projetos tem a função de contornar este tipo de situação, não hesite em questionar ao recrutador como esta relação funciona na empresa. Desta forma você conseguirá identificar o que enfrentará no dia a dia e avaliar se consegue – ou pretende – lidar com estas questões.

3- Quais os maiores desafios enfrentados atualmente na gestão de projetos da empresa?

Esta pergunta é bastante estratégica. Afinal, com sua expertise você poderá propor uma solução imediata, o que você faria para driblar estes desafios com maestria caso assumisse a posição. Logo de cara você já demonstraria aptidões indispensáveis para a vaga! Por outro lado, você também conseguirá avaliar se os desafios da empresa casam com o que você almeja e se, de fato, será possível enfrenta-los.

Com as perguntas certas você consegue não apenas demonstrar competência para ser selecionado para a vaga, como também avaliar se você quer mesmo desenvolver sua carreira naquela empresa!

E você, conhece alguma outra pergunta que auxiliaria na decisão em aceitar ou não uma vaga como Gerente de projetos? Compartilhe conosco através dos comentários!

É inegável que a tecnologia aumenta o potencial competitivo de qualquer empresa. Mas todo investimento em tecnologia deve ser ponderado, não se deve aplicar recursos sem planejar. É importante que a plataforma esteja nos limites do orçamento e ofereça os resultados almejados.

Nesse sentido, existe a PoC (Prova de Conceito), um termo relevante do qual falaremos mais ao longo do artigo. Confira o que é PoC, como ela funciona, a sua importância e os seus benefícios!

O que é Prova de Conceito?

PoC é a sigla para “Proof of Concept” — que, em português, significa Prova de Conceito. Resumidamente, podemos falar que se trata de um documento que registra o funcionamento da infraestrutura da TI. Através dele, os profissionais podem identificar e corrigir erros, o que ajuda a tecnologia a oferecer os melhores resultados.

O documento também permite que softwares e hardwares sejam testados antes do uso. Assim, é possível oferecer feedbacks antes mesmo que a plataforma seja implementada.

A PoC analisa até que ponto a plataforma está apta a satisfazer às necessidades do público. A principal finalidade é evitar problemas na arquitetura digital para otimizar os ganhos da empresa.

Como elaborar a Prova de Conceito?

É interessante dispor de uma parceria especializada, pois os consultores analisarão os processos para implantar e operar a tecnologia. Esse suporte permite decidir quais serão os produtos mais adequados para cada caso.

Para a elaboração da PoC, precisamos considerar algumas questões. Veja.

Conceito que será colocado em prova

É preciso decidir qual será o conceito ou método posto à prova a partir de:

• objetivo com a Prova de Conceito;
• ideia desenvolvida;
• escopo;
• recursos exigidos.

Engajamento da equipe

Quando os profissionais estão engajados de forma efetiva, é possível agilizar o processo e obter diferentes ângulos dele. Há frameworks referentes a metodologias de projetos que podem otimizar o desempenho de projetos complexos.

Esse é o caso do scrum. O scrum pode ser dividido em sprints, que são pequenos eventos em que partes de um projeto maior são elaboradas.

Métricas de sucesso

Define-se em que consistirá o sucesso do projeto. Assim, ficará evidente o que é preciso para se atingir o desenvolvimento de cada etapa.

Testes de execução

Os testes oferecerão dados confiáveis a respeito do conceito. Não se trata somente de avaliar os resultados — é necessário aplicar a PoC como uma ferramenta de estratégia.

Como a Prova de Conceito funciona na prática?

Enquanto se realiza a Prova de Conceito, as diferentes soluções são submetidas a testes. É preciso avaliar se elas oferecem o que se espera, se atendem às necessidades do projeto. Também é fundamental analisar se elas geram gastos compatíveis com os valores orçados. Depois dessa etapa, será mais simples selecionar os melhores equipamentos e softwares.

É preciso fazer o alinhamento do desenho do projeto à demanda por mais produtividade e por mais eficiência. As soluções digitais ajudam a simplificar os processos diários, ou seja, quanto menos tempo for consumido pelos profissionais, melhor será.

Assim, sistemas mais complexos, com configurações complicadas, não são viáveis — a não ser que sejam usadas metodologias que realmente os tornem mais simples, como falamos mais acima.

Qual é a importância da PoC para a empresa?

A Prova de Conceito confere valor confiável para a tomada de decisões da empresa. Não é uma questão apenas de funcionamento do projeto após sua execução. Trata-se também de uma avaliação prévia a respeito desse projeto, de modo a se certificar se ele realmente será um elemento de transformação efetiva para o negócio.

Quando a equipe tem uma PoC à sua disposição, ela tem mais autonomia para colocar o projeto em jogo. A partir desse documento conceitual, transmite-se, de forma clara, que a organização está gerando valor.

Enfim, a execução, ainda que seja feita da maneira mais simples e antecipada, tende a despertar boas expectativas em relação à finalidade do projeto por desenvolver — e isso aumenta bastante as chances de que ele realmente atenda satisfatoriamente às necessidades do cliente ou da própria empresa.

Quem deve investir na Prova de Conceito?

Qualquer empresa moderna pode utilizar a Prova de Conceito, não importa o ramo em que atue. O desenvolvimento de projetos inovadores é inerente à competitividade e à sobrevivência da empresa. Desse modo, os testes se tornam uma estratégia e uma prática necessárias durante a implantação do projeto.

Não existe, portanto, uma recomendação específica para quem a PoC é mais viável. O que podemos dizer é que sempre que um estudo detalhado indicar a viabilidade de investir em inovações tecnológicas, como softwares e equipamentos, recomenda-se adotar a Prova de Conceito.

Ela é uma forma simples e efetiva de confirmar se determinada empresa deve adquirir uma solução tecnológica específica. O gestor consegue analisar se o custo-benefício realmente compensa.

Quais são os benefícios da Prova de Conceito?

Já ficou claro que a PoC oferece benefícios para o negócio, pois avalia os potenciais resultados e impactos de um projeto antes que ele seja colocado em prática.

Veja abaixo os principais benefícios que a Prova de Conceito pode oferecer à sua empresa.

Redução de custos

Quando uma empresa compra um software com bugs e outras falhas, ela provavelmente se arrependerá. Além disso, os funcionários sentirão mais dificuldades em trabalhar com essas questões, o que vai interferir na produtividade e na eficiência.

O ideal é que os erros sejam identificados e corrigidos o mais rápido possível, inclusive porque, desse modo, os gastos serão mais baixos.

Detecção de erros

Mudanças podem acontecer enquanto um software é desenvolvido. O planejamento pode passar por alterações radicais. Assim, a análise antecipada sobre a viabilidade do projeto é muito importante.

A Prova de Conceito pode ser aplicada antes que o protótipo seja criado. A depender das preferências do cliente, é comum que um projeto ofereça algum nível de inviabilidade. Com a PoC, fica fácil identificar as limitações do que está sendo proposto, se é viável a execução do projeto, se não é ou se será após algumas alterações.

Satisfação do cliente

Durante as fases de fabricação de um produto, é importante para a equipe manter contato constante com o cliente. Um modo de fazer isso é por meio da programação extrema (abordagem XP). Quanto maior a participação do cliente, quanto mais ele receber feedbacks, as chances de satisfação na entrega dos resultados aumentam.

A Prova de Conceito é uma ferramenta que antecipa problemas e se ajusta com flexibilidade a eventuais mudanças. É uma prática valiosa a quem investe em soluções inovadoras e deseja gerenciar bem os riscos para não comprometer a qualidade de seus produtos e a sua competitividade.

Já aplica a PoC na gestão de seus projetos? Convidamos você para conhecer nossas soluções de gerenciamento de projetos, conhecidas no Brasil e no exterior. Entre em contato conosco e passaremos todas as informações necessárias!

O gerenciamento de projetos corporativos é uma atividade estratégica que permite que a companhia execute as etapas dentro do padrão de qualidade esperado, evite riscos e atinja melhores resultados no médio e longo prazo.

Para tudo isso seja possível, a empresa deve ter o apoio de um conjunto de ferramentas de projeto bem estruturadas e alinhadas com as suas demandas. Será por meio desses recursos que os times serão orientados a serem mais eficientes e capazes de atingir os resultados esperados.

Na gestão de projetos, não poderia ser diferente! Essa necessidade deu origem a alguns modelos que tornaram a gestão mais eficiente, sendo capaz de atender às expectativas dos stakeholders e aumentar ao máximo os lucros que a companhia terá com o investimento.

Neste post, listamos 5 ferramentas de projetos simples, mas que podem ser decisivas para o sucesso de cada etapa. Continue a leitura e confira!

Por que escolher uma ferramenta de projeto?

Os projetos corporativos são um momento crítico para qualquer empresa. Em cada etapa, profissionais de diferentes setores se unem para entregar um resultado em comum e, assim, auxiliar o negócio a atingir os seus objetivos.

Mas isso só é possível se o gestor consegue estruturar um plano de ação com bases sólidas, ou seja, que consiga orientar todos a terem um fluxo operacional inteligente, eficaz e livre de gargalos. Além disso, riscos devem ser evitados e tudo deve ser pensado com foco na melhoria contínua.

Nesse cenário, as ferramentas de gestão de projetos entram em ação. Com elas, o negócio tem uma visão mais abrangente sobre como os seus objetivos podem ser atingidos e, com isso, evitar erros, ter uma ação mais efetiva na resolução de riscos e prevenir situações indesejáveis de modo mais abrangente.

Dessa forma, a empresa deve sempre considerar as ferramentas de projeto como um modo de ter mais mecanismos para atingir os seus objetivos com alto aproveitamento dos recursos disponíveis.

Quais são as 5 principais ferramentas de projeto do mercado?

1. 5W2H

A gestão de projetos tem vários pontos críticos. Um dos mais importantes é o modo como o gestor orienta a execução de demandas, priorizando as que forem mais críticas e evitando o desperdício de recursos. Em um cenário como esse, uma ferramenta de projeto como o 5W2H pode ser ideal.

O 5W2H surgiu no Japão para facilitar o planejamento de qualquer demanda. O 5W corresponde às iniciais em inglês de What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando) e Who (quem). Já o 2H se refere às iniciais de How (como) e de How much (quanto).

Ao responder a essas perguntas, os esforços podem ser concentrados naquilo que realmente importa. Quer dizer, os membros da equipe se tornam cientes de sua participação em todo o contexto, de sua influência diante das necessidades do projeto e do impacto de suas demandas.

Sendo assim, o 5W2H proporciona maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos determinados. Há uma melhoria no cronograma do projeto, o que ajuda na compreensão de dados e na aferição dos resultados. As rotinas críticas são priorizadas, permitindo que a empresa tenha uma melhor distribuição de seus recursos.

No início, o 5W2H era usado em sistemas de gestão da qualidade, visando o aprimoramento de melhorias. Mais tarde, tendo em vista o potencial da aplicação, passou a ser usado em contextos bastante diferentes. Em outras palavras, hoje em dia essa estratégia pode ser utilizada em práticas como o gerenciamento de projetos, o planejamento estratégico e a análise e criação de planos de negócios.

2. PDCA

A otimização das atividades corporativas é um cuidado que deve fazer parte do dia a dia de todo gestor. Quando o negócio está atento a esse fator, ele consegue rastrear melhor os pontos críticos, criar uma melhoria contínua nos fluxos de trabalho e manter a empresa alinhada às demandas do mercado. Além disso, será possível manter o nível de competitividade elevado.

Nesse contexto, o ciclo PDCA, sigla para Plan, Do, Check e Act, pode ser visto como uma ferramenta de gestão voltada para a promoção da melhoria contínua dos processos por meio de 4 ações: planejar, fazer, checar e agir.

Mais do que se ater à solução do problema, a ideia é compreender quais são as causas geradoras do desvio e atacar os fatores geradores da falha. Com a identificação do problema, a intervenção pode ser posta em prática, ter sua eficácia validada e, caso necessário, ser ajustada.

Em outras palavras, o ciclo PDCA é uma filosofia de melhoria contínua. Logo que um ciclo é concluído, outro começa e assim sucessivamente até que se alcance um nível mínimo de qualidade que atenda às expectativas do cliente.

Isso torna a organização dos processos mais eficiente ao longo dos anos. A empresa sempre realizará ações que facilitem a melhoria dos seus fluxos de trabalho e que possam manter o nível de eficiência alto.

3. PMBOK

Ao contrário do que é dito por algumas pessoas, o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Nesse livro, são citadas inúmeras ferramentas, técnicas e habilidades essenciais para a área de gestão.

O uso desse material oferece uma visão bem ampla do universo de projetos, abrange todas as áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas) previstas pelo PMI (Project Management Institute), uma das instituições mais representativas no gerenciamento de projetos em todo o mundo.

O PMBOK estabelece 47 processos de gerenciamento contidos em 5 grupos de processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento) correspondentes às 10 áreas de conhecimento citadas acima.

Sendo uma referência, não oferece uma lista exaustiva de passos a serem seguidos, mas apresenta sugestões de boas práticas que devem ser seguidas, quando aplicáveis. Neste artigo, damos 4 dicas para você combinar Scrum e PMBOK.

4. KPI

Os indicadores de performance, ou Key Performance Indicators (KPIs), são métricas que visam aferir o desempenho da empresa em algum critério relevante. Só é possível gerenciar aquilo que se mede e é exatamente isso que justifica a determinação de indicadores de desempenho.

Ao medir o status de suas demandas, a organização pode avaliar se o resultado é ou não satisfatório. Caso não seja, você tem subsídios para intervir e ajustar a performance ao resultado esperado.

Os KPIs estratégicos são aqueles que se referem ao alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa, permitindo o contraste entre cenários, isto é, projetando panoramas e comparações entre o planejado e o realizado.

Como exemplos de indicadores estratégicos, destacamos o Tempo de Retorno Sobre o Investimento ou Payback, o Deficit, a Receita por Tipo de Produto ou Por Unidade de Negócio, entre outros.

Já os KPIs de produtividade servem para medir o desempenho dos integrantes dos projetos em andamento, colaborando para verificar a viabilidade de admissões ou desligamentos, atribuição de recursos, aquisição de equipamentos e assim por diante. São métricas que fornecem valores de custo por hora, produção mensal etc.

5. PM Canvas

A proposta da metodologia PM Canvas é proporcionar planejamento, execução e gestão de projetos a partir de um modelo colaborativo, isto é, um sistema que promove e incentiva a participação das partes envolvidas.

O Project Model Canvas vem conquistando a aceitação de empresas de todos os portes. Elaborada pelo professor José Finocchio, o PM Canvas é baseado na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, a Business Model Generation (BMG).

É uma ferramenta visual que possibilita o planejamento do projeto inteiro em um só documento, de uma única página. A simplicidade do modelo parte do princípio de que a elaboração de um novo projeto deve estar norteada pelas perguntas: por quê? O quê? Quem? Como? Quando? E quanto? As respostas para essas questões embasam o ponto de partida para a criação do diagrama de Canvas.

Os benefícios mais evidentes são:

• manutenção do foco da equipe em objetivos mensuráveis que levam a metas maiores;
• melhores representações visuais de todo o projeto, otimizando a compreensão de cada uma das etapas.

Esse caráter intuitivo da metodologia beneficia as organizações que têm dificuldade de elaborar um plano de projeto.

Como escolher uma boa ferramenta de projeto?

Agora que você conheceu algumas ferramentas de gestão, cabe analisar qual delas melhor se aplica ao contexto da sua empresa. Enquanto algumas se destacam pelo apoio aos processos de qualidade, outras fazem mais sentido se aplicadas ao gerenciamento do projeto como um todo.

Há ainda aquelas que podem ser aplicadas em conjunto ou apenas como uma forma de evitar riscos. Portanto, confira abaixo alguns passos para escolher a ferramenta de projeto ideal para as suas necessidades!

Conheça os objetivos e requisitos do projeto

De todos os pontos, esse é um dos mais importantes. Conhecendo os requisitos mínimos do projeto e os seus objetivos, o gestor conseguirá escolher uma ferramenta que seja realmente capaz de orientar um trabalho de ponta em todos os momentos do dia a dia da companhia.

Portanto, uma vez que esses pontos estejam definidos, faça uma análise de todas as ferramentas que podem ser adotadas pela empresa. Assim, você conseguirá encontrar alguma que possa ser utilizada como ferramenta estratégica para chegar a esses objetivos.

Saiba mais sobre o perfil dos times e das ferramentas utilizadas

Esse é um ponto crítico. O conhecimento do perfil do time e das ferramentas que estarão disponíveis para a execução do projeto auxilia o negócio a não buscar uma solução que demanda muitos investimentos indiretos em treinamentos e readequação do ambiente de trabalho.

Ou seja, fazendo uma avaliação sobre esses fatores, a empresa pode identificar se a ferramenta de gestão será facilmente integrada ao dia a dia dos gestores. Com isso, a companhia poderá atingir melhores resultados com mais agilidade.

Tenha em mente quais são os limites de escopo de cada etapa

Saber os limites de cada etapa permite que a empresa distribua recursos corretamente e consiga definir a ferramenta de projeto adequada.

A gestão do escopo, em outras palavras, entra como uma forma de implementar uma política de gestão que seja capaz de abranger todos os pontos do projeto e não ir muito além do que for necessário. Consequentemente, os gestores terão um maior foco naquilo que for crítico para os resultados de cada etapa.

Levante dados sobre os riscos existentes

Saber os riscos existentes também é importante. Quando a empresa tem uma noção completa sobre as suas vulnerabilidades e pontos que demandam atenção no seu dia a dia, não só é possível otimizar corretamente a cadeia operacional, mas também realizar escolhas capazes de chegar a um melhor resultado.

Portanto, sempre levante dados sobre os riscos que o negócio terá em relação ao projeto. Saiba exatamente cada fator que pode impedir que os objetivos sejam alcançados.

Isso permitirá que as ferramentas de projeto escolhidas possam ser utilizadas como uma forma de prevenir erros e situações indesejadas. Ou seja, a empresa poderá fazer de sua decisão um mecanismo de criação de confiabilidade para o projeto.

Qual é a importância da gestão de projetos de alta performance?

A execução de projetos corporativos é uma atividade comum a vários negócios. Um projeto pode ser estruturado para criar novos produtos, otimizar (ou modificar) rotinas internas, atender a demandas de clientes ou mesmo integrar novas soluções ao dia a dia da empresa.

Diante do nível de complexidade, muitas empresas falham em atingir os seus objetivos. Hoje, apenas dois terços dos projetos são capazes de atingir os resultados esperados.

Por isso, a empresa deve sempre focar na busca por uma gestão de alta performance, que trabalha para criar um fluxo de qualidade contínuo no ambiente de trabalho. Times precisam ser unificados e a companhia deve ter uma boa comunicação para evitar erros e conflitos.

Nesse sentido, as ferramentas adotadas pela empresa serão fundamentais para que o gestor tenha uma orientação precisa sobre o melhor modo de executar os processos planejados e garantir que cada requisito seja cumprido.

Portanto, sempre busque ferramentas de projeto que estejam alinhadas com as demandas e o perfil de cada etapa. Ela precisa ser escolhida com cuidado, garantindo que os recursos sejam mais bem aproveitados e, assim, mitigando as chances de um objetivo não ser completamente atingido.

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Você provavelmente se pergunta muitas vezes: o que fazer diante de um problema? A sua resposta revela se está preparado ou não para ser um gerente de projetos e lidar com o conceito de que gerenciar é mais que acompanhar. Para exemplificar, vamos pensar uma situação hipotética.

Ao sair do trabalho, uma pessoa dá carona para um amigo que mora no topo de um morro. Ao voltar a seu caminho e seguir para casa, o motorista percebe no começo da ladeira que o freio não está mais funcionando.

Uma opção para esse motorista será insistir em pisar no freio. No entanto, essa atitude, mesmo que tomada por repetidas vezes, não vai resolver o problema. Sem freio, o carro vai chegar até o final da ladeira com uma velocidade considerável e pode causar um grave acidente, seja chocando-se com um outro veículo ou então batendo em algum poste ou muro.

No entanto, o condutor pode tomar outras atitudes em vez de insistir em pisar no freio. Após perceber que não tem como parar o carro pisando no pedal, o motorista pode tentar o freio de mão, pois esse mecanismo funciona de maneira diferente. Não conseguindo parar o carro dessa maneira, é possível ainda outras alternativas enquanto o carro não adquire uma velocidade alta: chocar-se contra um muro ou poste no meio da ladeira ou tentar pular fora do carro.

Essas outras atitudes foram tomadas para evitar um problema maior, que é o papel essencial de quem trabalha com gerenciamento. Não basta a um gerente de projetos insistir em ações que não resultem no sucesso desejado. Saber apenas um único caminho não será o suficiente para quando problemas ocorrerem – e acreditem, eles sempre vão ocorrer, portanto o que vai fazer a diferença será nossa postura diante deles.

Essa história serve para lembrarmos do quão importante é a diferença entre acompanhar e gerenciar. Lembre-se disso quando estiver gerenciando um projeto. É preciso ter criatividade e estar aberto a novas possibilidades para alcançar os objetivos. Suas atitudes vão demonstrar sua competência e os resultados positivos serão a garantia do seu reconhecimento como um ótimo profissional nessa área.

Agora que você já entendeu que gerenciar é mais que acompanhar, compartilhe!

À medida que as empresas começam a reconhecer o efeito favorável que a gestão de projetos exerce sobre a lucratividade, fica evidente a necessidade de agir com profissionalismo nessa área para atingir resultados cada vez mais surpreendentes. E isso automaticamente nos leva a falar sobre o Project Management Office (PMO), ou melhor, escritório de projetos.

Sabia que o escritório de projetos — ou Project Management Office (PMO) — pode ser a mais importante atividade na organização da sua empresa? E essa importância toda se explica facilmente, uma vez que o PMO contribui diretamente não só para o alcance mas para a superação dos objetivos estratégicos planejado, alcançando níveis excelentes de efetividade e retorno sobre o investimento.

E se você está agora se perguntando o que exatamente é um escritório de projetos e por que sua empresa precisa contar com um, deve, antes de mais nada, conferir nosso post de hoje. Pronto? Então acompanhe:

ENTENDENDO O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS

O escritório de gestão de projetos é o setor, departamento ou divisão responsável pela condução dos projetos da empresa de maneira integrada, fornecendo todo o suporte e a estrutura de recursos e serviços necessários para o desenvolvimento de cada iniciativa. Segundo o relatório Pulso, de 2013, existem 5 estruturas possíveis para o Project Management Office dentro de uma empresa:

• PMO de unidade organizacional, PMO de unidade de negócios, PMO de divisão ou PMO de departamento;
• PMO específico de projeto, escritório do projeto ou escritório do programa;
• Escritório de suporte a projeto, serviços, controles ou PMO;
• PMO de empresa, organização, estratégico, corporativo, portfólio ou global;
• Centro de excelência ou centro de competências.

Essa diversidade de aplicações para o PMO se deve às características de cada segmento de mercado e também às necessidades das empresas que acreditam no escritório de projetos como uma forma de centralizar recursos e maximizar resultados.

Colocando disciplina e organização na empresa

Empresas que trabalham com base em projetos frequentemente têm problemas em relação ao triângulo de ferro do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custos. Assim, cada vez que um vértice desse triângulo sofre alguma alteração, a qualidade do projeto é comprometida, influenciando negativamente a satisfação do cliente final.

Nesse sentido, o escritório de projetos funciona como o alicerce que garante a efetividade de cada trabalho, planejando, controlando e monitorando todas as nuances das iniciativas a partir de processos padronizados e compartilhados por todos. Além do mais, o PMO também é responsável pelo treinamento das equipes envolvidas, fornecendo todo o conhecimento necessário para que os projetos sejam desenvolvidos com excelência.

Aumentando a eficiência do negócio

Um dos grandes objetivos do escritório de projetos é otimizar os recursos já disponíveis de modo que eles atendam às necessidades dos trabalhos em andamento, contribuindo assim para que os 3 pilares — escopo, tempo e custos — sejam plenamente satisfeitos e atinjam a qualidade e a satisfação do cliente final.

Isso é possível ao se centralizar a gestão de projetos, programas e portfólios de modo a fazer adequadamente a alocação de recursos, tanto humanos quanto financeiros. À medida que esses recursos se tornam mais eficazes, a produtividade das equipes aumenta, há uma redução nos custos operacionais e os resultados, especialmente em termos de prazo e orçamento, melhoram. E esse pacote de transformações impacta diretamente o time to market e a rentabilidade final do negócio.

Alinhando a estratégia e melhorando o retorno

Conforme a empresa amadurece em relação à gestão por projetos, o PMO assume uma posição estratégica, transformando-se em muito mais do que um simples setor de apoio às iniciativas. Nessa fase, o escritório de projetos se torna uma verdadeira fonte de trabalhos estratégicos e de alto valor agregado para o negócio, dando suporte às decisões.

Com o uso de ferramentas de gestão específicas — como um PPM, por exemplo —, o escritório de projetos passa a selecionar, priorizar e implementar estratégias que fornecerão um maior retorno sobre o investimento, rentabilizando a empresa em menos tempo e com mais qualidade. E isso é possível por meio do estabelecimento de critérios de negócio, como análise de viabilidade econômico-financeira, valor presente líquido, taxa interna de retorno, fluxo de caixa, payback e muitos outros.

Investindo em capacitação rumo ao sucesso

Outra função do PMO é capacitar suas equipes para desenvolverem projetos cada vez mais complexos e estrategicamente alinhados ao negócio. Como o escritório de projetos é formado por profissionais de alta competência tanto técnica quanto comportamental, acaba se tornando uma imensurável fonte de conhecimento para a empresa.

Assim os PMOs se tornam verdadeiros coachs de gerentes, supervisores, coordenadores e funcionários, mostrando as melhores práticas do gerenciamento de projetos e conduzindo a atuação de todos em prol dos objetivos da empresa.

Como mentores, desenvolvem as competências necessárias nas equipes para extraírem o máximo de produtividade e qualidade de cada iniciativa, o que eleva o valor de cada projeto e, consequentemente, o faturamento gerado com a implementação da solução.

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Criando uma ponte para a governança corporativa

A governança corporativa é o conjunto de estratégias e melhores práticas de gestão que garantem a perpetuidade do negócio ao longo do tempo. Ela prevê uma organização focada em planejamento e resultados, colocando o PMO como peça-chave para que essa equação seja efetiva.

Quando o escritório de projetos é encarado como fonte segura de informações para a tomada de decisão, torna-se a ponte entre a empresa e sua longevidade, já que está focado em trazer resultados duradouros para o negócio por meio do desenvolvimento de projetos estratégicos e ligados aos objetivos da empresa, sempre integrando esforços para gerar mais valor.

Uma vez que simplifica e engrandece o gerenciamento de projetos a custos reduzidos, é mais que natural ser crescente o número de organizações que adotam estruturas de PMO hoje em dia. Essa revolução tem sido extremamente útil para os negócios que realizam diversos trabalhos simultaneamente, melhorando o desempenho dos gestores ao compartilharem a realização das tarefas de planejamento e acompanhamento.

Para aproveitar todo o potencial do PMO como canalizador de esforços e investimentos para melhores resultados, não se esqueça de que é fundamental ter as ferramentas adequadas para dar suporte à gestão estratégica de projetos em sua empresa. No mais, é começar devagar e ir melhorando seu PMO conforme as possibilidades.

Agora que tal se aprofundar um pouquinho mais ao conferir um pouco mais sobre PMO!? E aproveite para deixar aqui seu comentário e nos contar suas impressões!