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Como planejar a implantação de um PMO enxuto com Project Model Canvas

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como planejar a implantação de um PMO enxuto com Project Model Canvas

Existem muitos desafios ao planejar a implantação de um PMO, o que acarreta em uma grande taxa de insucesso (já falamos aqui no blog sobre os motivos pelos quais os projetos fracassam). O Business Model Generation resolve o valor e planejamento dos recursos e atividades-chave do PMO. Mas e o projeto de implantação? Para te ajudar na estruturação do PMO criamos este artigo que mostra o passo a passo de como planejar seu escritório de projetos usando a metodologia do Project Model Canvas.

O Project Model Canvas é uma metodologia para planejamento e co-criação de projetos, criado pelo professor José Finocchio, e utiliza conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto. Você pode conhecê-lo melhor no livro Project Model Canvas – Gerenciamento de Projetos Sem Burocracia, do Prof. José Finocchio Júnior.

A dinâmica

A dinâmica de construção do Canvas não tem papéis pré-definidos, mas apenas duas regras básicas:

1ª Deve ser feito em equipe;
2ª Uma das pessoas envolvidas deve ter conhecimento básicos de gestão de projetos.

Criando o PM Canvas

Na metodologia, os participantes preenchem um Canvas colocando post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e Quanto? Essas são as perguntas certas para estruturar o seu planejamento. Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais:

Criando um Canvas com Post-it

a) folha A1 com o Project Model Canvas
b) post-it grande (98,4×149)
c) fita crepe
d) canetas

Criando um Canvas Digital

Ao planejar a implantação de um PMO, utilizando o nosso aplicativo mobile será necessário que cada participante baixe o App na Appsotre, para queM utiliza IOS. Uma televisão ou um projetor, onde será projetado a url do Canvas (nesse vídeo explicamos a dinâmica). O Benefício do Canvas digital é que não necessariamente os participantes necessitam estar na mesma sala, todas as informações ficam salvas digitalmente, e para quem utliza o Project Builder, é possível criar um projeto a partir do seu Canvas.

Preenchendo os 13 Blocos

0 – Pitch:

A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.

Exemplo: Escritório de projetos rodando!

Por quê?

Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a situação atual da empresa, identificando quais são suas principais dores, que problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.

1 – Justificativa

Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais necessidades não estão sendo atendidas no momento.

Exemplo: projetos fora do padrão; insatisfação do patrocinador; gerentes de projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio; perda de faturamento; perda de cliente.

2 – Objetivo Smart

Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso significa:

Specific (específicos)
Measurable (mensuráveis)
Attainable (atingíveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizáveis)

Exemplo: Implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme, responsável por padronizar a gestão de projetos; capacitar os gerentes de projetos na sua metodologia; dar suporte aos projetos estratégicos da empresa até 12 de agosto de 2014, gastando até R$ 80 mil.

3 – Benefícios

Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto.

Exemplo: aumento de faturamento; ampliação da satisfação do cliente; redução de custos; melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

O quê?

Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados quais produtos, serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.

4 – Produto:

O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um serviço ou um resultado único.

Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.

5 – Requisitos:

Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para ter valor para o cliente.

Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos; deve ter a metodologia padrão de gestão de projetos; deve ser aplicado o treinamento padrão da metodologia de gestão de projetos; deve ser implantado um software de gestão de projetos; deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.

Quem?

Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e o gerente do projeto.

6 – Stakeholders

Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao gerente de projeto.
Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gestão de projetos; fornecedor do software de GP; diretorias da Acme; gerentes funcionais da Acme.

7 – Equipe

Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto.

Exemplo: gerente do projeto; analista do PMO; consultor de projeto; analista de processos; instrutor.

Como?

Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o projeto ocorra naturalmente é importante definir quais são as entregas e quem são os responsáveis; suas premissas e restrições.

8 – Premissas

São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto. Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto; o software de gestão de projetos será implantado até 12 de agosto de 2014.

9 – Grupos de entregas:

São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo projeto.

Exemplo:
1 – Estratégia de implantação
4 – Apresentação do Processo
2 – Processo de GP
5 – Aplicação do Treinamento
3 – Implantação do PB
6 – Festa de Encerramento

10 – Restrições

Nesse quadro serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.

Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de suas funções; não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços externos; a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.

Quando e Quanto?

Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do projeto.

11 – Riscos:

Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa etapa identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar e implantar as respostas.

Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP; baixa qualidade do treinamento realizado internamente; atraso na implantação do software.

12 – Linha do tempo:

Nesse momento definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas. A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4 períodos definidos pela equipe do projeto.

13 – Custos

Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos pelos grupos de entregas pré-definidos.

Exemplo:

1 – R$ 800
2 – R$ 2 mil
3 – R$ 5 mil
4 – R$ 1,2 mil
5 – R$15 mil
6 – R$ 4 mil

Conclusões

A aplicação do PM Canvas pode facilitar muito o planejamento do PMO e a estruturação das entregas necessárias através do exercício e estudo de seus treze blocos fundamentais. Ele também possibilita divergir e convergir opiniões, criando assim, um entendimento comum entre os envolvidos e gerando indicadores fortes para a criação de um projeto de sucesso.

Agora você já pode começar a planejar a implantação do seu PMO! O que achou? Compartilhe conosco nos comentários!

Por que gerentes de projetos precisam da certificação PMP

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Por que gerentes de projetos precisam da certificação PMP

Qual a vantagem de se ter uma certificação PMP? Muitas vezes, utilizamos uma ferramenta durante anos e são raras as ocasiões em que paramos para refletir sobre os benefícios de nossas ações.

Em um grande número de casos, adotamos determinadas posturas para buscar um diferencial na carreira. No caso da certificação PMP, o que pode ser visto como um simples pedaço de papel pode servir para o ingresso em uma categoria de profissionais certificados, estabelecendo assim uma maior credibilidade.

Portanto, além de um diferencial de qualidade, a certificação PMP pode trazer outros benefícios, como os cinco que listamos abaixo.

1. Mecanismo de filtragem

Um certificado PMP serve como mecanismo de filtragem para as decisões de contratação. Você tem alguma ideia de quantos currículos os gerentes de contratação recebem quando publicam um emprego para gerente de projetos? Potencialmente, centenas podem ser enviados.

Com uma montanha de currículos, muitos gerentes de contratação começam dividindo a pilha de currículos em duas partes: cadidatos que têm certificação PMP e aqueles que não a têm. Sem dúvida, há bons candidatos na pilha dos não-certificados, mas infelizmente eles costumam ser ignorados.

Portanto, use a certificação PMP a seu favor, colocando no currículo há quanto tempo foi certificado e explicitando se já tem experiência com PDUs (unidades de desenvolvimento profissional, da sigla em inglês). É importante também até incluir o número da sua certificação PMP.

Não pense que potenciais empregadores não irão pesquisar seu registro no Project Manager Institute (PMI). Infelizmente há um bom número de pessoas inescrupulosas que vão tentar enganar, dizendo que são PMPs quando não o são. Empregadores têm o dever de verificar a legitimidade da certificação dos candidatos a um emprego.

2. Aumento de salário

O salário de um gerente de projetos tem sido analisado por diversos estudos. A pesquisa salarial conduzida pelo PMI.org a cada dois anos é uma das mais conceituadas.

O mais recente levantamento, baseado no ano de 2011, mostra que um gerente de projetos certificado, em média, ganha aproximadamente US$ 10.000,00 (dez mil dólares) a mais por ano do que seu colega não certificado. Uma certificação PMP vale a pena o tempo, custo e energia numa base financeira. Nesse ponto, fazemos um aviso importante.

Se você é um gerente de projetos PMP e não ganha o salário médio para as pesquisas na sua região, é preciso agir. Você pode levar essas informações para o seu empregador atual e lhe mostrar os números. Eles podem fazer um ajuste salarial para mantê-lo. Ou então você pode decidir a começar a procurar trabalho em outros lugares.

3. Uma boa primeira impressão

Certificação PMP significa que você tem milhares de horas de experiência na bagagem, passou por um rigoroso exame e mantém a sua certificação atualizada a cada ano com novos e permanentes aprendizados.

Quando você está na posição de trabalhar com uma nova equipe ou em uma empresa diferente e você possui PMP, há uma certa quantidade de credibilidade já preestabelecida. A suposição é de que essa pessoa sabe o que está fazendo em oposição a uma pessoa que não tem a menor idéia.

Depois, claro, caberá ao profissional atuar com qualidade para provar ou refutar essa primeira impressão.

4. Linguagem comum com companheiros de projeto

Outro benefício do certificado PMP é a capacidade de se comunicar instantaneamente com companheiros e colegas.

Por exemplo, digamos que você iniciou um novo trabalho como gerente de projetos em uma empresa. Um dos fatores atraentes foi que a maioria dos gerentes de projetos são certificados com PMP, inclusive o diretor da empresa. Você sabe que isso significa que eles entendem os mesmos processos, fases e vocabulários. Mesmo que a aprendizagem possa ser extensa quando se trata da tecnologia específica da empresa, você já sabe que não precisa se preocupar sobre como os projetos foram executados.

5. Aumento de confiança

Outro benefício em obter sua certificação PMP é que ela constrói confiança.

Você pode ter sido um gerente de projetos por algum tempo antes de obter sua certificação PMP. Você aprendeu “o que funciona” e “o que não funciona” com a chamada “escola da vida”. Contudo, você sempre conviveu com dúvidas persistentes. Você se perguntava se havia uma maneira melhor, conversou com diversas pessoas a respeito, fez muitas tentativas e descobriu um caminho a seguir.

Claro, você falou com muitas pessoas e fez muitas perguntas. Porém, não há como ter 100% de confiança de que isso poderia ser considerado o novo “padrão da indústria”.

Já com uma certificação PMP, você passou a ter como validar se o método empregado em uma área segue um padrão correto, além de ter ferramentas para descobrir melhorias em outras áreas.

Você adquire uma riqueza de novas informações que torna o seu profissionalismo como gerente de projetos muito mais fundamentado, como conceitos de gerenciamento de valor agregado ou maneiras de juntar uma estrutura de divisão do trabalho. Tudo isso permite a você gerenciar suas equipes, projetos e resultados com uma grande dose de confiança.

Após essa reflexão, o tempo, o custo e a energia para conquistar uma certificação PMP vale muito a pena. É preciso ter em mente que é como qualquer outro investimento. Você precisa ter certeza de que está colocando isso em uso. Você precisa maximizar sua certificação, aproveitando-a no seu emprego atual, encontrando novos empregos, bem como dar continuidade às suas unidades de desenvolvimento profissional.

Você está procurando por recursos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo no seu caminho para a certificação PMP? O Project Builder oferece uma riqueza de conhecimento para você!

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6 benefícios da gestão da documentação nos seus projetos

Escrito por Braun em 05/07/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 benefícios da gestão da documentação nos seus projetos

Lidar adequadamente com a gestão da documentação é uma das tarefas fundamentais para o sucesso dos projetos de uma empresa. Isso porque, além de facilitar a realização de tarefas, os registros constituem um mecanismo de controle relevante. Atualmente, a melhor forma para gerir os papéis é por meio de softwares específicos. Assim, facilita-se a condução e acompanhamento de processos.

Ocorre que, apesar de ser tão relevante, em diversos casos, os profissionais não priorizam essa atividade. Consequentemente, o armazenamento, o compartilhamento e o uso dos dados são conduzidos e arquivados sem padrões de comportamento bem definidos e com tecnologias ineficientes.

Neste artigo, listamos seis benefícios de realizar uma boa gestão da documentação. Não deixe de conferir!

1. Melhora o processo de comunicação

Uma boa escolha quanto à forma de armazenar, compartilhar e modificar os documentos pode melhorar a comunicação da equipe. Nessas condições, as informações são transmitidas e preservadas com o auxílio de métodos confiáveis e gerenciáveis.

Além disso, a opção por um software aprimora o compartilhamento. Por exemplo, enquanto planilhas ou documentos de texto precisam ser salvos e enviados por e-mail, a solução de gestão de projetos dá acesso simultâneo a todos os usuários autorizados pela empresa.

Essa facilidade dá fluidez à comunicação. Logo, as informações necessárias para atender as demandas e solucionar problemas estarão sempre à disposição do seu destinatário. Os arquivos não apenas saem do ponto “A” para o ponto “B”, mas ficam acessíveis para o uso imediato de todos os interessados.

2. Automatiza o fluxo de trabalho

A conclusão de um projeto é o fruto de diversas ações coordenadas. Entre o início e fim da execução de uma nova demanda, há um longo fluxo de trabalho que precisa ser ordenado. Para tanto, a gestão da documentação é fundamental. Com ela, todo o processo pode ser arquivado de forma a garantir acesso a todos os autorizados. Ele, então, poderá servir de modelo para futuras ações.

Por exemplo, imagine que você comanda a elaboração de vídeos institucionais. Aqui, a filmagem precisa ser convertida em um documento (arquivo de vídeo) e entregue para edição. Logo após, os revisores conferem a informação já editada, transferindo o conteúdo para sua aprovação final.

Essas etapas devem estar previamente automatizadas, de modo que o colaborador Fulano execute sua parte após Beltrano terminar a dele. Isso organiza, melhora a produção e permite que o projeto caminhe mesmo com um número grande de tarefas ou com o aumento de sua complexidade.

Além disso, a aplicação de um software pode automatizar as ações repetitivas e manuais das diversas etapas. Dessa forma, o fluxo é seguido de forma automática e muito mais eficiente.

3. Aumenta a produtividade da equipe

Com fluxo de trabalho e comunicação mais eficientes, é natural que a produtividade da equipe aumente. Ao chegar a sua vez de atuar no projeto, o colaborador terá um acesso facilitado às informações necessárias para suas tarefas. Isso, em termos de desempenho, se traduz da seguinte forma:

maior agilidade no andamento das etapas do projeto;
redução dos períodos de ociosidade, comuns quando um profissional tem alguma burocracia para obter dados essenciais para suas atividades;
conservação dos serviços já realizados e, portanto, a prevenção do retrabalho;
redução de carga de trabalho, uma vez que diversas ações são transferidas para um software de gestão;
facilitação do controle do fluxo de demanda, afinal, o gestor terá condições de acompanhar o que é realizado com base na documentação compartilhada.

Vale ressaltar que esse aumento de produtividade também representa benefícios indiretos, como mais tempo para investir na qualidade do projeto e a possibilidade de assumir compromissos maiores.

4. Mantém um histórico das mudanças realizadas

Uma gestão da documentação adequada fornece um registro dos eventos ocorridos durante a execução de um projeto, com o histórico das mudanças realizadas. Isso, na prática, tem diversas utilidades:

identificar erros no processo;
prestar contas a superiores, clientes, parceiros e outros interessados;
permitir o aprendizado por meio da análise da relação entre as ações e os efeitos produzidos;
possibilitar que a equipe retome o projeto de um ponto anterior, quando se perder o rumo;
facilitar a avaliação da contribuição de cada colaborador;
servir de case para busca de novas ideias.

Por isso, é possível pensar na documentação adequada como uma forma de produzir um ativo intangível para organização. Pois os arquivos acabam servindo de acervo intelectual para todos os setores.

5. Reduz custos e erros

A partir do momento que os registros são geridos de forma adequada, eles se tornam mais confiáveis, logo, as informações contidas estarão mais aptas a direcionar os profissionais para as decisões certas.

Igualmente, a melhoria do fluxo de trabalho e da comunicação, minimiza outros erros. O tráfego de informações precisa ocorrer sem ruídos, de modo que as demandas sejam entregues no prazo e condições estipuladas.

Ainda é possível reduzir custos. Afinal, uma gestão da documentação adequada é mais barata porque utiliza meios digitais e escaláveis, além de beneficiar as contas com a redução de equívocos e retrabalhos.

Outra redução de custos é a gestão de tempo e estimativas, permitindo mais eficiência, produtividade e assertividade na determinação de prazos de uma execução.

6. É mais competitivo

Normalmente, os projetos existem em um contexto em que outras empresas também buscam soluções para atender às necessidades e desejos de um público. Logo, é preciso ser mais ágil e eficiente do que a concorrência.

Por exemplo, se você tem uma boa ideia e falha na execução, é possível que outra pessoa coloque algo similar no mercado e prejudique o lançamento da sua solução.

Essa disputa também ocorre no ambiente interno das empresas. Ora, como os recursos são limitados, a tendência é que eles sejam destinados prioritariamente para quem demonstra a maior capacidade de entrega.

Sendo assim, a gestão da documentação é um diferencial competitivo, que melhora a criação e entrega de valor dos projetos. Então, é recomendável que você busque mais informações e invista nessa área!

Para conhecer outros elementos de uma gestão de projetos de alta performance, baixe nosso e-book e descubra os sete segredos para atingir esse estágio!

Como montar um modelo de projeto padrão para a sua empresa?

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como montar um modelo de projeto padrão para a sua empresa?

A necessidade de um modelo de projeto surge à medida que a empresa cresce e incorpora novos trabalhos à sua rotina. É natural que ela passe a depender cada vez mais de processos e métodos bem estruturados para que as equipes mantenham sua produtividade.

Gerenciar projetos simultaneamente, sejam múltiplos ou um portfólio, exige o manuseio de grande quantidade de documentos e informações. Isso pode fazer com que as pessoas envolvidas sintam certa dificuldade em desenvolver suas tarefas.

É nessas situações que determinar modelos padronizados faz toda a diferença. Ao adotar e disseminar boas práticas originadas em projetos anteriores, a sua empresa pode melhorar a eficiência na gestão. Com isso, as entregas para os clientes se tornarão bem mais uniformes.

Como montar um modelo de projeto padrão?

Redija um plano

O primeiro passo para criar um modelo é definir um roteiro de plano de projeto. É um documento que lista todas as informações a serem levantadas para as fases de planejamento, monitoramento e execução.

O plano de projeto vai exigir que a equipe discorra sobre escopo, prazo, qualidade, orçamento, riscos, comunicação, documentações etc. Dessa forma, a cada novo projeto, a empresa precisará avaliar diversas dimensões antes de começar as atividades, aumentando as chances de sucesso.

Alinhe os propósitos do projeto com a estratégia de negócios

Antes de correr para a delegação de tarefas ou organização do cronograma, é preciso entender por que o projeto é fundamental para a missão do cliente. Isso significa refletir sobre a maneira como ele se encaixa no plano estratégico global.

Pode parecer clichê, mas a verdade é que o sucesso de um projeto está diretamente ligado às metas e estratégias corporativas. Ele precisa de um propósito ligado a um conjunto de táticas. Sem essas evidências, não adianta prosseguir. Você não saberá quais resultados quer obter e como eles impactarão a empresa/cliente.

Recorra ao Canvas

Atualmente, muitas empresas utilizam o Project Model Canvas para esse fim. Ainda que seu objetivo seja similar ao do plano de projeto, o Canvas é interessante porque permite a inserção de todas as informações essenciais do projeto em uma só folha. Isso facilita a visualização e a análise pela equipe.

Além disso, em vez de criar um plano para cada cenário, é possível comparar vários cenários para um mesmo projeto em uma só visualização.

Delimite papéis e responsabilidades

Para o seu projeto ser concluído como planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas. É exatamente o que você vai fazer!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.

Em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir a sua entrega adequadamente.

Adote templates

Outra boa forma de padronizar o gerenciamento é adotar templates. Significa utilizar documentos padronizados para diferentes momentos do planejamento e execução dos projetos.

Alguns templates úteis são atas de reunião, relatórios de status do projeto, termos de abertura e encerramento, formulários para aceites de entregas e lições aprendidas. Com o uso desses documentos padronizados, os projetos serão registrados e acompanhados de forma similar, facilitando o trabalho da equipe e dos gestores.

Gerencie o plano de trabalho e o orçamento

Obviamente, planejamento não é tudo. Depois dele vêm as ações práticas. Com procedimentos definidos e pré-gerenciados, o seu desafio será executar os planos e processos do modo certo. Aqui, vale lembrar que, no cotidiano de trabalho, os projetos sofrem alterações quanto ao que foi inicialmente estimado e planejado.

Como gestor, é importante que você esteja sempre atento ao plano de trabalho, verificando o quanto a equipe está avançando dentro do cronograma e orçamento.

Na hora de fazer a gestão dos custos, faça questão de monitorar o orçamento de perto. Confira se os gastos reais são maiores que o estimado. Você precisará estabelecer processos formais para relatar essa gestão financeira. Aliás, a performance orçamentária é um dos principais indicadores de sucesso do projeto.

Simule e valide

A fase da simulação também é fundamental para que a lógica utilizada na construção do projeto seja testada de fato. Será que todas as atividades e os pontos elaborados estão funcionando corretamente? Como ter certeza? Simulando com um projeto real.

Se possível, amplie essa etapa de prototipagem promovendo as simulações com diferentes usuários e perfis de acesso. Assim, você terá mais chances de perceber possíveis falhas no projeto, sejam estruturais, sejam sequenciais. Se tudo der certo, é hora de apresentar o projeto padrão e documentar o processo.

Por que vale a pena padronizar o modelo?

Um projeto padrão costuma seguir um modelo padronizado. Para entender por que os padrões são tão utilizados dentro desse segmento, vamos pensar um pouco sobre o significado dessa palavra.

A padronização tem a ver com a submissão de um processo a determinado modelo ou método. Por meio dela, é possível normatizar e organizar procedimentos de trabalho com o objetivo de aumentar a produtividade e efetivar os lucros.

Como consequência, o produto vivencia o aumento de probabilidades de atender às expectativas do mercado. E, como você viu, não mencionamos nenhum mistério do mundo dos negócios, mas uma maneira simples, prática e com menor custo: a padronização de processos.

Criar um padrão para os processos é o mesmo que formalizar a produção sem abandonar a flexibilidade e a criatividade. Veja bem: isso não significa que os trabalhadores precisarão ser submetidos a normas rígidas e rotinas monótonas.

Pelo contrário! Com uma gestão padronizada, o fluxo de trabalho se torna bem resolvido, com informações disponíveis e uma noção do início, meio e término de uma atividade.

Sendo assim, para que esse método dê certo, é preciso não agir de maneira equivocada. Além disso, quanto mais as pessoas estiverem envolvidas no negócio, se esforçando para aprender com a promessa de melhoria, mais fácil será para que os resultados sejam quase imediatos.

Quer saber mais sobre alguns benefícios que a padronização proporciona para o seu modelo de projeto? Então, continue acompanhando o próximo tópico.

Benefícios da padronização do modelo de projeto

1. Aumento da produtividade

Como explicamos, a produtividade é uma das primeiras atingidas quando o projeto descreve padrões. Quando os profissionais recebem bom treino e sabem como trabalhar utilizando os recursos disponíveis, há melhores resultados na produção. Com processos claros, a rotina de trabalho é melhorada e pode ser mais bem monitorada.

2. Otimização do tempo no planejamento

Seguir um padrão na hora de montar um projeto vai fazer com que você ganhe tempo. Informações sobre custos e prazos podem ser definidas melhor quando há um sequenciamento ou experiência anterior.

Além disso, a definição de escopo, cronograma, distribuição de tarefas, prototipagem e todas as outras etapas leva tempo. Quanto mais você puder otimizar os processos, melhor será.

3. Maior segurança

Acompanhar um modelo que funciona adicionará confiança ao cumprimento de prazo e à qualidade do trabalho. Afinal, um modelo de projeto costuma ser montado com base em oportunidades bem-sucedidas. Tudo é refeito e já documentado, registrando os erros para que não se repitam.

4. Redução de custos

A diminuição de despesas será vista porque as tarefas seguirão parâmetros já calculados com base nos recursos utilizados. O modelo geralmente provê indicadores orçamentários.

Como se não bastasse, o monitoramento eficiente ajudará a manter a velocidade do processo, diagnosticando problemas de modo mais prático. Isso reduz os custos operacionais.

5. Uso adequado dos recursos disponíveis

Quando a padronização é utilizada, o caminho de aplicação dos recursos pode ser mais bem compreendido. Assim, você pode garantir que eles sejam aproveitados de maneira eficiente. Haverá mais segurança na hora de tomar decisões para reduzir o consumo e o desperdício.

No mundo de hoje, as empresas criam a expectativa de que os projetos sejam concluídos cada vez mais rapidamente, com menos custos e muito mais qualidade.

A única forma de garantir sucesso e realizar uma entrega desse porte é se cercando de métodos de gestão de projetos, utilizando conceitos, ferramentas e técnicas eficazes.

Esperamos que você tenha entendido como montar um modelo de projeto padronizado e o quanto isso pode ser importante para o seu desenvolvimento profissional. Aproveite para nos encontrar no Facebook e no Linkedin para receber mais dicas relevantes.

Como aumentar a velocidade de execução de projetos da empresa com métodos ágeis?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como aumentar a velocidade de execução de projetos da empresa com métodos ágeis?

Um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de projetos diz respeito à velocidade de execução dos trabalhos, uma vez que atrasos e lentidões interferem diretamente no sucesso do resultado final. Somando a isso o fato de que, muitas vezes, os clientes destinatários não entendem os meandros da profissão, não conhecendo tecnicamente o andamento natural da execução de um projeto, acaba-se tendo um desalinhamento de expectativa e realidade. Mas será que é possível melhorar a velocidade de execução de projetos?

Neste post apresentaremos um pouco do universo dos métodos ágeis, que prometem dar uma mãozinha pra lá de satisfatória na execução de projetos. Curioso? Então acompanhe:

Introduzindo os tais métodos ágeis

Os métodos ágeis oferecem um novo tipo de abordagem, envolvendo a entrega de certas partes do projeto, todas devidamente predeterminadas, para serem testadas e discutidas com o cliente, fazendo do feedback constante uma peça fundamental no sucesso do produto final. Em outras palavras, em vez de entregar o projeto todo lá na frente, são entregues partes previamente programadas, o que torna tudo mais assertivo e rápido.

O gerenciamento de projetos com métodos ágeis permite que os gerentes possam proporcionar aos executivos da empresa um status rápido e preciso do projeto, mesmo quando o produto final é um alvo em movimento. Por ter maior visibilidade e feedback contínuo, PMOs ágeis podem reagir com mais velocidade a mudanças, corrigindo em tempo hábil quaisquer gargalos que surgirem no meio do caminho. Essa estratégia evita com muita eficácia lentidões e atrasos nas entregas.

Neste artigo separamos os principais métodos ágeis do mercado, seus benefícios e características para ajudar você a decidir qual adotar.

Entendendo os benefícios dessa agilidade

Que tal conhecer agora os principais benefícios que a adoção dos métodos ágeis pode oferecer? Então confira como essas estratégias efetivamente contribuem para aumentar a velocidade de execução dos projetos:

Melhor qualidade do produto

Os métodos ágeis têm excelentes salvaguardas para se certificar de que a qualidade será tão alta quanto possível, pois permitem:
• Tomar uma abordagem proativa para evitar problemas de qualidade de produtos;
• Abraçar a excelência tecnológica, o bom design e o desenvolvimento sustentável;
• Definir e elaborar requisitos em tempo hábil para que o conhecimento das características dos produtos seja o mais relevante possível;
• Incorporar integração contínua e testes diários no processo de desenvolvimento, permitindo que a equipe do projeto trate das questões enquanto ainda estão frescas;
• Aproveitar ferramentas de teste automatizado para desenvolver durante o dia, testar durante a noite e corrigir erros na parte da manhã;
• Realizar retrospectivas de sprint, permitindo que a equipe Scrum, por exemplo, possa melhorar continuamente os processos e as atividades;
• Concluir os trabalhos usando a definição de pronto: desenvolvido, testado, integrado e documentado.

Mais satisfação do cliente

Equipes de projetos ágeis satisfazem melhor os clientes por:
• Entregarem um produto com maior valor para o cliente (é papel do Product Owner garantir isso);
• Manterem os clientes envolvidos e engajados com os projetos;
• Manterem o backlog atualizado e priorizado, a fim de responder rapidamente a mudanças;
• Demonstrarem funcionalidades trabalhando em conjunto com os clientes em cada sprint;
• Entregarem produtos ao mercado com mais rapidez e mais frequência.

Mais criatividade da equipe

Ao montar uma equipe autogerenciada, além de o gerente não ter que se preocupar tanto com aspectos operacionais, as pessoas ficam mais livres para soltarem a criatividade e serem inovadoras, podendo, por isso, ser reconhecidas por suas habilidades. Ter um Scrum Master — o profissional que repassa os valores, princípios e as práticas de Scrum —, por exemplo, remove impedimentos e protege a equipe de desenvolvimento de interferências externas.

Aumento da colaboração

A equipe de desenvolvimento, o Product Owner e o Scrum Master trabalham em conjunto em uma base diária, com reuniões que deixam a equipe de desenvolvimento focada em organizar o trabalho já concluído, assim como o trabalho futuro e possíveis bloqueios de percurso. Durante cada sprint de revisão, a equipe de desenvolvimento pode demonstrar e discutir o produto diretamente com as partes interessadas, o que gera mais colaboração e enriquece imensamente o projeto.

Maior relevância das métricas

As métricas de métodos ágeis usadas para estimar tempo, custo, desempenho do projeto e tomar decisões são, muitas vezes, mais relevantes e mais precisas do que as métricas de projetos tradicionais. Em projetos ágeis, as métricas servem para:

• Determinar os prazos e orçamentos com base no desempenho e nas capacidades reais de cada equipe de desenvolvimento;
• Oferecer à equipe de desenvolvimento estimativas de requisitos do projeto;
• Usar estimativas relativas, em vez de horas ou dias, para adequar o esforço estimado para o conhecimento e as capacidades da equipe;
• Refinar o esforço estimado, tempo e custos em uma base regular;
• Atualizar o gráfico burndown sprint todos os dias para fornecer dados precisos sobre como a equipe de desenvolvimento está realizando cada sprint.

Melhor visibilidade do desempenho

Ao aplicar um método ágil, cada membro da equipe tem a oportunidade de conhecer como está o andamento do projeto em um determinado momento. Reuniões diárias, feedbacks, comentários e gráficos de progresso visíveis oferecem meios concretos para a visualização do progresso. Ter esse panorama mais completo como guia dá toda uma nova perspectiva aos colaboradores, que se sentem muito mais motivados e inteirados.
Um gráfico de progresso visível importantíssimo ao se adotar metodologias ágeis é o kanban. Neste artigo falamos como adotar o kanban na gestão de projetos, leia e tire suas conclusões sobre os benefícios dessa técnica.

Aumento do controle

Com os métodos ágeis, as muitas oportunidades para inspecionar e se adaptar ao longo da execução de projetos, permitem que todos os membros da equipe exerçam determinados níveis de controle sobre seu andamento. A evolução do projeto também fica mais clara, principalmente quando se adota o kanban. Vale lembrar ainda que esse aumento de controle ajuda bastante a vida do gerente do projeto.

Melhor previsibilidade do projeto

A execução de projetos com métodos ágeis incorpora práticas, artefatos e instrumentos diversos para garantir assim uma melhor previsibilidade dos trabalhos. Manter tamanhos de sprint e alocação de equipe de desenvolvimento iguais durante todo o projeto permite que a equipe saiba o custo exato de cada sprint, por exemplo. Usar a velocidade da equipe de desenvolvimento individual permite que se preveja prazos e orçamentos para lançamentos, o backlog restante ou qualquer grupo de exigências. Também ao utilizar as informações de reuniões diárias, cartas de sprint burndown e placas de tarefa, é possível que a equipe do projeto preveja o desempenho de sprints individuais.

Viu como os métodos ágeis podem ajudar — e muito! — a aumentar a velocidade da execução de projetos? E você, já usa essa estratégia em seus trabalhos? Aproveite para baixar nosso e-book sobre gerenciamento ágil de projetos!

Gerenciamento de tempo: veja como o método GTD pode ajudá-lo

Escrito por Braun em 14/06/2017. Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de tempo: veja como o método GTD pode ajudá-lo

São cada vez mais comuns as reclamações sobre a dificuldade em conciliar os horários para realizar todas as tarefas do dia a dia. Muitas vezes, a falta de organização é um grande empecilho, já que a quantidade de obrigações vira uma bola de neve e atrapalha a produtividade. A melhor forma de resolver esse problema é apostar em ferramentas de gerenciamento de tempo, como o método GTD.

Essa ferramenta é uma ótima escolha especialmente para quem lida com grandes projetos. A sigla vem do inglês “getting things done”, que, em tradução livre, significa “fazendo as coisas acontecerem”. A metodologia foi criada pelo americano David Allen e descrita no livro que leva o mesmo nome. No Brasil, o título da obra foi traduzido como A arte de fazer acontecer.

Quer saber como aplicar o GTD na sua rotina? Confira a seguir e descubra como se tornar mais produtivo!

Como funciona esse método de gerenciamento de tarefas

A base do GTD é o esvaziamento da mente. A ideia é simples: ao tentar não esquecer as tarefas, a pessoa não se concentra no que está fazendo e ainda corre o risco de deixar passar algo importante.

Por isso, o primeiro passo da metodologia é anotar todas as obrigações em um local, como um bloquinho, sejam elas profissionais ou pessoais. Obviamente, não há a necessidade de usar especificamente um bloquinho. Pode ser uma agenda, um caderno, aplicativos de tarefas no celular ou o que for mais prático para você.

Quando todas as tarefas já tiverem saído de sua mente, analise cada uma delas e divida-as da seguinte forma:

Tarefas rápidas

Essas são as tarefas que podem ser realizadas em dois minutos ou menos. Também chamadas de tarefas ASAP (sigla para “As-Soon-As-Possible”, ou O Mais Cedo Possível, em português), as atividades dessa categoria podem ser executadas a qualquer momento, especialmente nas horas em que o profissional ficar instigado a procrastinar.

Projetos

Aqui você deve inserir todas as obrigações que podem ser divididas em vários passos. Se possível, você pode inserir a descrição, os resultados esperados e um prazo para cada projeto. E não se esqueça de sempre colocar uma etapa do projeto em sua lista de tarefas prioritárias, evitando que a ideia seja deixada de lado.

Espera

As tarefas que são classificadas em esperadas são aquelas em que há a necessidade de aguardar uma ação de terceiro para finalizar a atividade. É importante definir um prazo para essas rotinas, especialmente uma data para entrar em contato com a outra pessoa para buscar uma posição sobre o avanço da tarefa. Assim, você pode garantir que todos os envolvidos cumpram os prazos acordados.

Calendário

Você possui uma reunião ou evento em um dia específico? Ele deve ser marcado no calendário.

Esteja atento à maneira de organizar essa categoria. O calendário deve apresentar apenas as atividades que são sensíveis a atrasos. Tudo aquilo que não possui uma data certa pode ser incluída na categoria de próximas ações.

Algum dia

Aqui vão todas as tarefas e projetos que você quer realizar, mas não tem um prazo definido para isso. Aqui podem ser inseridas as atividades que, por alguma razão, não são adequadas à lista de próximas ações ou à de projetos.

Em outras palavras, nessa categoria são incluídas todas as atividades que podem ser executadas um dia, mas que, por alguma razão, não serão executadas em um futuro próximo.

Porém, esteja atento à necessidade de revisar essa lista regularmente para evitar que projetos que possam ser executados agora jamais sejam colocados em prática.

Próximas ações

Nesse ponto é inserido tudo que não é tão urgente a ponto de ser feito no mesmo momento, mas deve ser resolvido. Esteja atento aos processos que estão nessa categoria, pois ela deve ter uma rotatividade maior do que as outras. Caso contrário, isso pode indicar uma tendência a acumular rotinas e gerar atrasos.

Referências

Links, livros e outros documentos que sirvam como ajuda para outras tarefas estão neste item. Mantenha essa lista organizada e, se possível, utilize tags. Assim, ficará mais fácil identificar para qual atividade uma referência serve.

Uma vez elencadas, comece pelas tarefas rápidas e execute-as no mesmo instante. Faça disso um hábito diário, para começar o dia eliminando vários itens da sua lista de obrigações. As tarefas rápidas não devem ser deixadas justamente por isso: são processos fáceis de serem solucionados e que, diante disso, não precisam ocupar um longo espaço na nossa agenda.

Eliminadas as tarefas rápidas, elas podem ser esquecidas. Isso é algo que alivia a mente e dá mais foco nas atividades seguintes. Depois, chega o momento de partir para as demais obrigações.

Programe-se para que os projetos e as ações sem prazo não acabem interferindo nos processos com data. Reuniões e eventos devem ser executados sem atrapalhar em outras rotinas e nos prazos do seu dia a dia.

As bases do método GTD

O GTD deve ser visto como um sistema para organizar tarefas. Ele não estabelece normas sobre como cada processo deve ser executado, mas sim a maneira que você deve classificar suas rotinas para ter um foco maior naquilo que é importante. Na base de tudo isso, existem cinco pilares, que são:

Captura de ideias

Registre todas as suas ideias, atividades recorrentes e projetos. Seja em um aplicativo mobile ou em um caderno, mantenha o registro em uma ferramenta que melhor se adapta ao seu perfil de trabalho.

O importante, nesse caso, é que a barreira de uso da ferramenta de registro deve ser a menor possível. Ela deve estar moldada de tal forma que, assim que for necessário, você conseguirá criar uma tarefa ou anotação com o máximo de agilidade possível.

Clareza de rotinas

Tenha transparência e saiba fazer bons registros, com objetividade e detalhamento. Em vez de anotar “planejar férias”, divida o planejamento em etapas simples e claras. Isso diminuirá grande parte das barreiras mentais que criamos para executar uma longa tarefa.

Se existir algo que pode ser executado rapidamente e naquela hora, faça. Caso algo tenha que ser delegado para outra pessoa, delegue. Não deixe para depois algo que pode ser feito agora: isso servirá apenas para deixar a sua lista de tarefas mais longa e complexa.

Organização

Tenha uma boa organização. Use a classificação listada no tópico anterior para priorizar tarefas corretamente e não deixe de dividi-las em categorias. Se possível, faça um conjunto de listas de itens relacionados ao seu trabalho, estudo ou tarefas domésticas.

Mesmo que você não vá fazer algo agora, garanta que todos os seus processos estejam organizados da maneira correta e os devidos alertas estejam configurados. Dessa forma, você terá mais capacidade de identificar o momento certo para executar cada rotina.

A importância da contextualização das tarefas

Separe os passos de cada projeto como tarefas diferentes para ter uma visão global de tudo que deve ser feito. Agora, será necessário dividir essas obrigações por contextos. De forma geral, o contexto é onde ou como você precisa realizar a tarefa.

Por exemplo, as tarefas “mandar e-mails” e “pesquisar métodos de gerenciamento de tempo” são feitas no contexto computador. “Comprar pão” está no contexto mercado. “Contratar um estagiário” é do contexto trabalho. A ideia é que você elimine todas as obrigações de uma só vez sempre que estiver no contexto para tal.

Pare sempre para refletir

Sempre reflita sobre o estado atual da sua lista de tarefas. Avalie quais são os próximos passos que devem ser tomados, identifique o que está mal registrado e refaça a sua lista de prioridades sempre que necessário.

Se você encontrar algo que pode ser feito naquele momento, não deixe para depois. Não se esqueça de avaliar em quais pontos o progresso está ocorrendo em uma velocidade menor, de tal forma que seja possível melhorar o fluxo de trabalho, corrigir erros e manter-se com o máximo de produtividade possível sempre.

Mantenha o engajamento

Não se esqueça de manter-se engajado. No momento em que a próxima rotina for escolhida, execute-a. O seu sistema está estruturado, portanto, não há motivos para não colocá-lo em prática o tempo todo.

Esses são os princípios básicos do GTD. Em resumo, ele dará a qualquer pessoa que utilize o método uma forma mais ágil de lembrar o que deve ser feito, quando deve ser feito e os passos necessários para entregar o máximo de resultados todos os dias.

O método GTD é, em outras palavras, um sistema simples para classificar, organizar e priorizar tarefas diárias. Por meio dele, é possível evitar confusões, atingir um número maior de metas e conseguir focar melhor naquilo que é importante.

O método GTD na prática

As dicas anteriores já são ótimas para otimizar o gerenciamento do seu tempo, porém só uma parte da metodologia foi apresentada. Depois de coletar a lista de tarefas, processá-las de acordo com a prioridade e organizá-las por contexto, chegou a hora de cumprir as suas obrigações.

Quando as listas são feitas em papel, é indicado comprar uma bandeja de entrada, vendida em papelarias. Na parte de cima, ficam todas as tarefas em aberto, por ordem de prioridade. Embaixo, as que já foram eliminadas. Assim, conforme for realizando, você se livra das obrigações sabendo exatamente tudo o que ainda tem que fazer, evitando a procrastinação.

Uma vez por semana, é indicado que você tente revisar as tarefas da bandeja de cima. Nesse período de tempo, as prioridades podem ter mudado, novas obrigações entraram no ciclo ou você pode encontrar itens que está postergando por não saber como agir. Nesse caso, tente quebrá-los em mais tarefas para desenhar um modo de ação na sua mente.

Por último, chega a hora de executar o método. Agora que a ordem de importância está estabelecida, você pode ir se movendo de contexto em contexto e realizando uma a uma. Como o GTD é um método cíclico, dificilmente a bandeja ficará vazia. Porém, as tarefas não vão se acumular mais como antes, dando aquela sensação de dever cumprido.

Adaptando o método GTD à sua rotina

Um dos melhores pontos de usar o Getting Things Done como método de gerenciamento de tarefas é que ele é muito simples, facilitando a adaptação para as necessidades de cada um. Quem não quer ficar rodeado de papéis, por exemplo, pode usar aplicativos de celular, como Evernote, Wunderlist ou Todoist.

Cada uma dessas soluções digitais possui características próprias. Portanto, avalie como cada uma pode se alinhar ao seu perfil de trabalho e garantir os melhores resultados.

O Evernote, por exemplo, é um serviço voltado para anotar várias ideias. Nele, a divisão de registros é feita em cadernos (nos quais os blocos de notas são inseridos). Cada nota pode conter listas de tarefas, anotações de textos e conteúdos multimídia.

Já o Wunderlist e o Todoist, por exemplo, possuem um foco maior na execução de atividades. O Wunderlist, por exemplo, permite que uma atividade inclua um anexo com anotações e arquivos, mas não são essas as suas principais funcionalidades.

Outro ponto que ajuda muito a adaptar o GTD às necessidades de cada um é fazer o processamento de tarefas diariamente. Em outras palavras, você escolhe o que dá pra fazer e encaixa as suas obrigações no calendário, junto às tarefas já programadas. Para evitar frustrações, tenha sempre uma hora em aberto para imprevistos.

O método GTD e o gerenciamento de projetos

A metodologia é especialmente útil para quem lida com projetos. Ao dividir o escopo em tarefas menores, a chance de esquecer de executar alguma ação diminui, tirando o peso da preocupação. Também fica mais fácil fazer as coisas caminharem, já que as ações são mais simples de executar.

Nesse sentido, para maximizar as chances dos projetos darem certo nos prazos definidos durante as etapas de planejamento, o gestor pode instigar os profissionais a terem essa metodologia aplicada no seu dia a dia. Portanto, demonstre como o método GTD pode otimizar o tempo e dê dicas para que todo o time tenha ele como principal forma de priorizar o que deve ser feito todos os dias.

Durante o dia a dia, não há mais com o que se preocupar. Em vez de ficar planejando e pensando no que fazer, você só terá que executar suas tarefas na ordem em que elas aparecem. Simples assim. A tentação da procrastinação e preguiça ainda existem, é claro, mas depois de organizar tudo tão bem, as chances de querer colocar as coisas em prática aumentam.

O GTD é uma poderosa metodologia de gerenciamento de tempo que pode ser usada em diversas situações, mas que encontrou nos gestores de projetos seu público mais cativo. Sua simplicidade pode até espantar a um primeiro olhar, mas é eficiente: quem experimenta, não consegue largar.

Gostou das nossas dicas de gerenciamento do tempo com o método GTD? Então compartilhe o texto nas redes sociais e ajude outras pessoas a terem uma rotina mais organizada e eficiente!

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Melhorando suas estimativas de pessoal

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Melhorando suas estimativas de pessoal

Como verificar que você está alcançando o potencial de sua equipe? Verifique atentamente as suas estimativas de pessoal. Esta lista pode ajudar:

Faça a distinção entre esforço/pessoa (a quantidade de tempo que uma pessoa efetivamente trabalha em uma atividade) e duração (o tempo no calendário necessário para completar uma atividade).
Descreva claramente o trabalho a ser feito em cada atividade (as entradas, os resultados, outros tipos de recursos e processos do trabalho).
Descreva as atividades com detalhes suficientes (estimativas do esforço de trabalho não devem ser superiores a duas pessoas-semanas; a duração não deve ser superior a duas semanas do calendário).
Identifique os requisitos de pessoal especificando as habilidades e conhecimentos necessários, e não especificando o nome de uma pessoa ou um cargo.
Envolva as pessoas nas estimativas de esforço para as atividades que elas executarão.
Re-confirme e revise suas estimativas conforme necessário depois que as pessoas forem associadas a cada atividade.

Reflita os seguintes fatores em suas estimativas de esforço:

- Produtividade: Resultados por unidade de tempo
- Eficiência: Proporção de tempo gasto no trabalho com o projeto em oposição às atividades organizacionais (não relacionadas com projetos específicos).
- Disponibilidade: Proporção de tempo em seu trabalho, em oposição a estar de licença.

Fonte: Livro gerenciamento de projetos para leigos

Como aplicar PDCA em gestão de projetos?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como aplicar PDCA em gestão de projetos?

Embora a gestão de projetos seja uma atividade primordial para o sucesso de qualquer empresa no mercado, poucos são os empreendedores que conseguem estruturar esse processo para torná-lo viável, principalmente quando nos referimos às startups e às PMEs – que, evidentemente, precisam trabalhar com uma logística interna extremamente simples. O grande desafio é que, na maioria dos casos, a capacidade de execução dessas pequenas empresas não é suficiente para atender todas as suas demandas. A solução? Um pouco de organização e planejamento.

Plan, Do, Check, Act. Parece simples, certo? Pois é. O PDCA é um método que busca estabelecer uma gestão em quatro passos, normalmente utilizado para o controle e a melhoria qualquer tipo de processo ou produto – no caso, a própria gestão de projetos. Basicamente, esse modelo busca centralizar os esforços do empreendedor, que agora, com uma visão mais clara de como deve coordenar suas atividades, poderá acompanhá-las de maneira mais efetiva, sabendo exatamente onde precisa melhorar. A seguir, pretendemos esclarecer como o PDCA pode ser usado para a gestão de projetos. Confira!

Gestão

Antes de tudo, é fundamental compreender basicamente como funciona uma gestão de projetos. Sabemos que os empreendedores são bombardeados o tempo todo com oportunidades e ameaças externas, e precisam lidar com elas para investir seus recursos. A seguir, ele precisa estabelecer alguns modelos de possíveis projetos, para só então fazer a sua escolha, executar e, finalmente, mensurar resultados.

Plan

Para aprimorar sua gestão de projetos, é preciso saber em qual desses pontos sua empresa está enfrentando problemas, para que, posteriormente, os esforços sejam investidos de maneira pontual. Essa é a etapa do planejamento (Plan), em que se busca uma visão do todo para identificar qual é a parte que precisa ser aprimorada, definindo também qual será o posicionamento da empresa para corrigir quaisquer desvios.

Do

Identificados os pontos fracos da gestão de projetos, é chegado o momento de agir. Nessa fase, precisamos colocar o planejamento na prática, corrigindo todos os pontos falhos que foram identificados. É importante ressaltar que, durante essa fase, é preciso usar métricas específicas para o acompanhamento, de acordo com a sua necessidade. Isso porque não é possível realizar nada sem sabermos exatamente quais são os reflexos das nossas ações.

Check

Finalmente o momento em que podemos saber se todas as ações definidas conseguiram atingir seus objetivos, tendo como base comparativas a situação da gestão antes e depois da reorganização. Ao contrário do que pode parecer, essa não é a etapa final do nosso processo de melhoria da gestão de projetos, pois estamos falando de aprimoramento e, portanto, deve ser realizado de maneira continua.

Act

Essa etapa é complementar à última, pois pretende corrigir a rota caso todos os passos anteriores do PDCA não apresentem resultados. Agir significa ser proativo, mantendo o curso de todo o processo em ação mesmo quando os obstáculos são apresentados. Essa é uma das principais etapas do PDCA, pois é determinante quando o empreendedor encontrou dificuldades no seu próprio planejamento de correção.

Pronto para aplicar esse modelo na sua empresa? Saiba mais sobre ele assistindo ao nosso vídeo!

ferramentas gratuitas para gerentes de projetos

8 Ferramentas gratuitas para gerentes de projeto

Escrito por Braun em 19/05/2015. Postado em Dicas. 1 comentário em 8 Ferramentas gratuitas para gerentes de projeto

Fazer uma gestão de projetos bem feita demanda tempo e dedicação por parte do gerente de projetos. Entretanto, hoje já existem ferramentas gratuitas para gerentes de projetos para tornar a vida dos GPs mais fácil e dinâmica. Algumas ferramentas são mais genéricas, outras especificas para quem trabalha com gestão de projetos ou lidera um PMO (Escritório de projetos), mas todas podem ajudar os gerentes de projetos a ganhar tempo, eficiência no controle de seus projetos e na evolução da maturidade da organização. Pois então, aqui vão 8 ferramentas que usamos e indicamos para todo GP:

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Governança corporativa: entenda mais sobre esse conceito!

Escrito por Braun em 18/12/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Governança corporativa: entenda mais sobre esse conceito!

Em voga no mundo dos negócios, a governança corporativa tem deixado de ser exclusivamente dos grandes grupos. Ela vem ganhando espaço em instituições de todo porte, mas você sabe qual é o seu significado?

Segundo o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa, trata-se de um sistema que facilita a direção, monitoração e incentivo das empresas. O que envolve sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e demais partes interessadas.

Trata-se de um conjunto de regras, calcado em princípios de fairplay, que direciona as escolhas de gestão. Mas qual é seu objetivo? Apoiar todas as etapas do gerenciamento. Ficou interessado? Então leia mais nesse post sobre as vantagens de um gerenciamento ético e equilibrado. Acompanhe!

Seja transparente com a governança corporativa

Instituições que adotam a governança corporativa conseguem ser mais transparentes, porque lisura e honestidade são fortes pilares do organograma. É bem diferente de apenas cumprir as leis e regulamentos. É mais sobre estar aberto ao diálogo, para compreender e tentar atender cada um dos stakeholders.

Assim, a organização procura saber o que pensam todos seus parceiros estratégicos, além de descobrir do que eles precisam. É feita uma investigação significativa de como se pode ajudar a saciar essas necessidades. Seja qual for a resposta, as boas práticas determinam feedbacks claros e objetivos, mesmo que esse retorno seja eventualmente negativo.

Os benefícios para companhias que apostam em posturas transparentes são bem variados. Eles vão desde a valorização da marca a longo prazo até ao aumento do faturamento. É consenso: firmas com boa reputação atraem mais capitais e investidores.

Exerça a prestação de contas de maneira eficiente

O IBGC aponta, também, diretrizes para as prestações de contas (accountability). Elas devem ser feitas de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo. Deve-se assumir integralmente as consequências de quaisquer atos e omissões, sempre atuando-se com diligência, no âmbito de suas incumbências.

Ser transparente tem mais a ver com a pró-atividade de seu negócio ao informar os stakeholders, como vimos antes. A prestação de contas já abrange responsabilidades de maior latência. É um pilar que visa à redução das desconfianças. Assim como de qualquer eventual abuso de autoridade vinda de dirigentes, gestores ou de algum sócio.

Trate qualquer profissional de maneira igualitária

Outro alicerce da gerência ética é a equidade, ou seja, o tratamento isonômico de todas as partes envolvidas. Desde o faxineiro, o porteiro e a comunidade vizinha, chegando-se até clientes, fornecedores, diretoria e acionistas. Seguindo essas práticas consideramos direitos, deveres, motivações e expectativas de todos afetados pelo processo.

Uma das formas de garantir essa equivalência entre os participantes da rotina organizacional é conhecê-los a fundo. Mais do que implementar as regras de cima para baixo, a firma precisa criar uma cultura de governança corporativa.

Esse aprofundamento sobre quem são os partners e o que esperam dos empregadores pode ser levantado pela análise SWOT. Também contribui para a manutenção da equidade o estabelecimento de uma hierarquia nítida. Todos devem saber a quem perguntar e a quem responder.

A criação de conselhos consultivos é outra sugestão indicada pelo guia de condutas. Isso porque esses agrupamentos dão voz a profissionais diferentes e abrem portas para proposições e críticas.

Gere aumentos na responsabilidade corporativa

O código de bom comportamento orienta ainda sobre a prática da responsabilidade empresarial. Ela consiste em um dos preceitos básicos das instruções para procedimentos éticos.

Quem ocupa postos de comando deve cuidar para que a situação econômico-financeira esteja sempre saudável e produtiva. Denominados “agentes de governança”, eles têm de reduzir repercussões negativas e ampliar as positivas. Seu papel é impedir prejuízos e diminuir riscos do mercado, avaliando sazonalidades e outras peculiaridades do segmento.

Faz parte da governança corporativa, portanto, toda a superintendência institucional. Isso engloba orçamentos, pagamentos, estudos para a expansão, a busca de gargalos para produção, entre muitos outros itens.

Assim, os administradores mensuram os perigos de uma eventual transação comercial e seus potenciais retornos. No entanto, nem tudo são flores, não é mesmo? O que fazer, por exemplo, quando gestores ou acionistas não chegam a um denominador comum?

O guia da boa administração mais uma vez vem suprir essas lacunas. Ele ajuda o empresário a conciliar interesses diversos, por meio de métodos internos de resolução de disputas e diferenças.

São muitas as perdas envolvidas em iniciativas cujos administradores não se entendem. Até mesmo excelentes oportunidades de novos investimentos podem escoar pelo ralo, por causa de pequenos ou grandes desentendimentos.

Confira as principais ferramentas e como aplicar

Afinal, com que meios será possível aplicar a governança corporativa em sua empresa? Confira algumas de suas principais ferramentas e como utilizá-las.

1. Garanta uma ótima comunicação entre os sócios

Tópicos relativos aos sócios da empresa devem estar muito bem alinhados, com a governança corporativa. Não deve haver jamais qualquer desequilíbrio quanto aos propósitos do negócio, como ocorre com as “empresas de fachada”. Isso se aplica a questões patrimoniais, relativas aos bens da empresa e aos seus usos.

De tempos em tempos, deve-se agendar uma reunião societária, a fim de que todos interem-se sobre qualquer assunto profissional. O ideal é que os assuntos desses encontros sejam devidamente documentados, registrados e organizados.

2. Crie um conselho administrativo e consultivo

Outro ponto essencial da governança é a elaboração de conselhos consultivos e administrativos. Eles não podem representar empecilhos para os dirigentes, mas sim um time de mediadores-mentores na empresa. Esta equipe ajudará a manter sempre em mente e em dia os planos de estratégia do negócio.

Esse tipo de conselho monitoriza as relações da empresa perante outros stakeholders. Eles são mais ou menos como uma “ponte” unindo sócios ao restante do negócio. O modo como será composto esse conselho varia de acordo com as particularidades de cada empresa. Porém, normalmente reúnem-se cinco indivíduos para compor com equilíbrio essa equipe.

3. Invista em melhores ferramentas de controle

Aliado à criação do conselho administrativo, a governança corporativa tem de dispor de ferramentas de controle adequadas. Por exemplo: qualquer empresa precisa monitorar e acompanhar suas operações internas. Isso favorece uma produção de qualidade e prevê riscos. O setor contábil também tem que apresentar dados precisos e claros à empresa.

Deve haver ainda auditorias constantes, interna e externamente. O propósito disso é que se averigue se as atitudes corretas vêm sendo postas em prática.

4. Defina e estabeleça um bom código de conduta

Também é imprescindível que o empreendimento tenha códigos de conduta, ou melhor, normas de uso interno. Afinal, não só de regulamentos e leis externos vive uma corporação e seus colaboradores. Esses códigos complementam as leis, determinam valores, paradigmas para os comportamentos e a ética seguidos por todos ali.

Tudo isso se relaciona de forma bem profunda e íntima aos valores e culturas das empresas. Precisa ficar claro, também, que meios e canais serão utilizados quando forem necessárias as eventuais denúncias de caráter ético.

Confira o impacto ideal da governança corporativa

Podemos imaginar o que ocorre nos casos em que os gestores ou diretores das empresas aplicam demasiadas regras. Por outro lado, se não há quase restrição ou regra, o resultado também é desastroso.

Quando a governança corporativa é muito extrema, os chefes ficam inaptos a exercerem suas funções, desprovidos de autonomia. Eles permanecem “acorrentados” ao arbítrio de outros profissionais. É comum notarmos esse tipo de falha em grandes corporações ou no setor público.

Ao mesmo tempo, a governança sem força suficiente aumenta os riscos de os dirigentes agirem de maneira abusiva. Como quando atuam prioritariamente em seu próprio benefício ou de modo incompetente. É um modelo de governança frequentemente visto em empresas menores, como as startups.

A grande e desafiadora solução é achar um meio de se equilibrar a governança da melhor forma possível. É necessária muita atenção: as ferramentas de controle não podem gerar mais prejuízo do que os possíveis problemas do dia a dia corporativo. Pode-se adaptar a governança corporativa a outros aspectos administrativos, além dos organizacionais.

Todo indivíduo em uma organização precisa ter bem claro a que pessoas ele deve se reportar. Colaboradores que atuam em demasiadas áreas, de diferentes equipes, estão sujeitos a acúmulos de exigências. Isso compromete fortemente sua aptidão para entregar bons resultados.

Assim, tem de ser evidente quem é que exerce liderança diretamente sobre cada colaborador. Só assim eles poderão organizar suas tarefas e enxergar o que deve ser priorizado. Sem contar que, em casos de grandes impasses, precisa ficar claro quem é que tomará uma decisão definitiva. Pode ser um diretor, sócio, CEO, entre outros exemplos.

Valorize ainda mais a imagem dos seus negócios

Se bem realizados, os processos que explicamos exercerão forte influência positiva sobre a imagem vinculada ao seu negócio. É sem dúvida uma das formas mais eficazes de gerar maior engajamento do público com a sua marca. Com transparência e honestidade, a imagem interna e externa da empresa é elevada de maneira justa e efetiva.

Aproveite para chamar a atenção de investidores

Empreendimentos que são lembrados devido às suas boas práticas administrativas e honestidade têm mais chances de negociar com sucesso. Todos os clientes, parceiros ou mesmo os bancos enxergarão os resultados da boa governança corporativa. Mais e mais pessoas investirão em seu negócio, já que ele transmite confiança, segurança e organização.

Saiba como atrair, conquistar e reter os talentos

Considerando que se devem priorizar sempre as demandas dos stakeholders, você percebe que os colaboradores têm de ser igualmente satisfeitos? Porque, inclusive, trata-se de pessoas fundamentais a qualquer processo da empresa.

Em um sistema aplicado adequadamente, cada colaborador é devidamente valorizado. Dessa forma, você diminuirá rotatividade em sua empresa e obterá sucesso na retenção de talentos! A maneira positiva com que seu empreendimento é visto auxilia na atração dos grandes talentos. O nível de qualificação interno só tende a subir, em consequência.

Pense no sucesso de seu negócio décadas à frente

Fazer planos a respeito do futuro do empreendimento também integra as práticas da boa governança corporativa. Refletir sobre a empresa a curto prazo é ótimo. Mas planejar-se a médio e a longo prazo é igualmente importante.

Esses sistemas que abordamos ao longo do texto, se bem aplicados, tornam sua empresa mais longeva e sustentável. Afinal, enxergar possibilidades e prever eventuais quadros arriscados ficará bem mais fácil.

Conheça a verdadeira origem da nova expressão

Ainda de acordo com o IBGC, o vocábulo nasceu da própria evolução da globalização nos últimos anos do século 20. O comércio internacional se expandiu, ultrapassou fronteiras físicas e aproximou a relação comercial entre continentes. Como resultado, houve uma ruptura entre os conceitos de propriedade de uma indústria e a sua gestão.

O Instituto explica que a gênese da governança corporativa está ligada ao “conflito de agência clássico”. Nesse cenário, os dirigentes designam a outros profissionais a função de gerir seus empreendimentos. Conforme surgem vários novos proprietários, principalmente naqueles de empresas de capital aberto, aparecem choques de interesse.

A fim de superar essas divergências, foi preciso estabelecer um conjunto de regras para nortear as administrações. Dessa forma, nasce o conceito de normas adequadas de gestão.

A expressão começou a ser usada em países como Estados Unidos e Inglaterra, onde propriedades costumam ser mais diluídas. Aqui, embora haja bastante concentração de propriedade empresarial, os sócios das companhias vêm aumentando seu número.

Isso tem ocorrido nas empresas brasileiras por meio de novos acionistas e da multiplicação dos herdeiros. Desse modo, as boas práticas necessárias à coordenação forte e vigorosa estão conquistando cada vez mais espaço em território nacional.

As especificações são mais frequentemente seguidas pelas grandes indústrias. No entanto, elas podem ser aproveitadas por entidades de qualquer porte e pertencentes a todo tipo de segmento.

A competitividade fica mais refinada, assim como a capacidade de reação em situações de crise, que é aperfeiçoada. Além disso, nesse sistema todos os mecanismos acompanham duas linhas principais: a fiscalização e a motivação dos envolvidos.

A governança corporativa, portanto, é capaz de aprimorar a imagem institucional, reduzir as discórdias, apontar chances de crescimento e unir os colaboradores. Além de detectar ameaças e auxiliar no melhor aproveitamento do tempo ao se planejar, produzir e distribuir. É um aglomerado de táticas que garante que as atitudes dos dirigentes sejam compatíveis ao que é adequado à companhia.

Esperamos ter tirado todas as suas dúvidas a respeito do tema. Mas não pare por aí! Entenda agora, também, do que se trata a liderança positiva.