A necessidade de um modelo de projeto surge à medida que a empresa cresce e incorpora novos trabalhos à sua rotina. É natural que ela passe a depender cada vez mais de processos e métodos bem estruturados para que as equipes mantenham sua produtividade.

Gerenciar projetos simultaneamente, sejam múltiplos ou um portfólio, exige o manuseio de grande quantidade de documentos e informações. Isso pode fazer com que as pessoas envolvidas sintam certa dificuldade em desenvolver suas tarefas.

É nessas situações que determinar modelos padronizados faz toda a diferença. Ao adotar e disseminar boas práticas originadas em projetos anteriores, a sua empresa pode melhorar a eficiência na gestão. Com isso, as entregas para os clientes se tornarão bem mais uniformes.

Como montar um modelo de projeto padrão?

Redija um plano

O primeiro passo para criar um modelo é definir um roteiro de plano de projeto. É um documento que lista todas as informações a serem levantadas para as fases de planejamento, monitoramento e execução.

O plano de projeto vai exigir que a equipe discorra sobre escopo, prazo, qualidade, orçamento, riscos, comunicação, documentações etc. Dessa forma, a cada novo projeto, a empresa precisará avaliar diversas dimensões antes de começar as atividades, aumentando as chances de sucesso.

Alinhe os propósitos do projeto com a estratégia de negócios

Antes de correr para a delegação de tarefas ou organização do cronograma, é preciso entender por que o projeto é fundamental para a missão do cliente. Isso significa refletir sobre a maneira como ele se encaixa no plano estratégico global.

Pode parecer clichê, mas a verdade é que o sucesso de um projeto está diretamente ligado às metas e estratégias corporativas. Ele precisa de um propósito ligado a um conjunto de táticas. Sem essas evidências, não adianta prosseguir. Você não saberá quais resultados quer obter e como eles impactarão a empresa/cliente.

Recorra ao Canvas

Atualmente, muitas empresas utilizam o Project Model Canvas para esse fim. Ainda que seu objetivo seja similar ao do plano de projeto, o Canvas é interessante porque permite a inserção de todas as informações essenciais do projeto em uma só folha. Isso facilita a visualização e a análise pela equipe.

Além disso, em vez de criar um plano para cada cenário, é possível comparar vários cenários para um mesmo projeto em uma só visualização.

Delimite papéis e responsabilidades

Para o seu projeto ser concluído como planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas. É exatamente o que você vai fazer!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.

Em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir a sua entrega adequadamente.

Adote templates

Outra boa forma de padronizar o gerenciamento é adotar templates. Significa utilizar documentos padronizados para diferentes momentos do planejamento e execução dos projetos.

Alguns templates úteis são atas de reunião, relatórios de status do projeto, termos de abertura e encerramento, formulários para aceites de entregas e lições aprendidas. Com o uso desses documentos padronizados, os projetos serão registrados e acompanhados de forma similar, facilitando o trabalho da equipe e dos gestores.

Gerencie o plano de trabalho e o orçamento

Obviamente, planejamento não é tudo. Depois dele vêm as ações práticas. Com procedimentos definidos e pré-gerenciados, o seu desafio será executar os planos e processos do modo certo. Aqui, vale lembrar que, no cotidiano de trabalho, os projetos sofrem alterações quanto ao que foi inicialmente estimado e planejado.

Como gestor, é importante que você esteja sempre atento ao plano de trabalho, verificando o quanto a equipe está avançando dentro do cronograma e orçamento.

Na hora de fazer a gestão dos custos, faça questão de monitorar o orçamento de perto. Confira se os gastos reais são maiores que o estimado. Você precisará estabelecer processos formais para relatar essa gestão financeira. Aliás, a performance orçamentária é um dos principais indicadores de sucesso do projeto.

Simule e valide

A fase da simulação também é fundamental para que a lógica utilizada na construção do projeto seja testada de fato. Será que todas as atividades e os pontos elaborados estão funcionando corretamente? Como ter certeza? Simulando com um projeto real.

Se possível, amplie essa etapa de prototipagem promovendo as simulações com diferentes usuários e perfis de acesso. Assim, você terá mais chances de perceber possíveis falhas no projeto, sejam estruturais, sejam sequenciais. Se tudo der certo, é hora de apresentar o projeto padrão e documentar o processo.

Por que vale a pena padronizar o modelo?

Um projeto padrão costuma seguir um modelo padronizado. Para entender por que os padrões são tão utilizados dentro desse segmento, vamos pensar um pouco sobre o significado dessa palavra.

A padronização tem a ver com a submissão de um processo a determinado modelo ou método. Por meio dela, é possível normatizar e organizar procedimentos de trabalho com o objetivo de aumentar a produtividade e efetivar os lucros.

Como consequência, o produto vivencia o aumento de probabilidades de atender às expectativas do mercado. E, como você viu, não mencionamos nenhum mistério do mundo dos negócios, mas uma maneira simples, prática e com menor custo: a padronização de processos.

Criar um padrão para os processos é o mesmo que formalizar a produção sem abandonar a flexibilidade e a criatividade. Veja bem: isso não significa que os trabalhadores precisarão ser submetidos a normas rígidas e rotinas monótonas.

Pelo contrário! Com uma gestão padronizada, o fluxo de trabalho se torna bem resolvido, com informações disponíveis e uma noção do início, meio e término de uma atividade.

Sendo assim, para que esse método dê certo, é preciso não agir de maneira equivocada. Além disso, quanto mais as pessoas estiverem envolvidas no negócio, se esforçando para aprender com a promessa de melhoria, mais fácil será para que os resultados sejam quase imediatos.

Quer saber mais sobre alguns benefícios que a padronização proporciona para o seu modelo de projeto? Então, continue acompanhando o próximo tópico.

Benefícios da padronização do modelo de projeto

1. Aumento da produtividade

Como explicamos, a produtividade é uma das primeiras atingidas quando o projeto descreve padrões. Quando os profissionais recebem bom treino e sabem como trabalhar utilizando os recursos disponíveis, há melhores resultados na produção. Com processos claros, a rotina de trabalho é melhorada e pode ser mais bem monitorada.

2. Otimização do tempo no planejamento

Seguir um padrão na hora de montar um projeto vai fazer com que você ganhe tempo. Informações sobre custos e prazos podem ser definidas melhor quando há um sequenciamento ou experiência anterior.

Além disso, a definição de escopo, cronograma, distribuição de tarefas, prototipagem e todas as outras etapas leva tempo. Quanto mais você puder otimizar os processos, melhor será.

3. Maior segurança

Acompanhar um modelo que funciona adicionará confiança ao cumprimento de prazo e à qualidade do trabalho. Afinal, um modelo de projeto costuma ser montado com base em oportunidades bem-sucedidas. Tudo é refeito e já documentado, registrando os erros para que não se repitam.

4. Redução de custos

A diminuição de despesas será vista porque as tarefas seguirão parâmetros já calculados com base nos recursos utilizados. O modelo geralmente provê indicadores orçamentários.

Como se não bastasse, o monitoramento eficiente ajudará a manter a velocidade do processo, diagnosticando problemas de modo mais prático. Isso reduz os custos operacionais.

5. Uso adequado dos recursos disponíveis

Quando a padronização é utilizada, o caminho de aplicação dos recursos pode ser mais bem compreendido. Assim, você pode garantir que eles sejam aproveitados de maneira eficiente. Haverá mais segurança na hora de tomar decisões para reduzir o consumo e o desperdício.

No mundo de hoje, as empresas criam a expectativa de que os projetos sejam concluídos cada vez mais rapidamente, com menos custos e muito mais qualidade.

A única forma de garantir sucesso e realizar uma entrega desse porte é se cercando de métodos de gestão de projetos, utilizando conceitos, ferramentas e técnicas eficazes.

Esperamos que você tenha entendido como montar um modelo de projeto padronizado e o quanto isso pode ser importante para o seu desenvolvimento profissional. Aproveite para nos encontrar no Facebook e no Linkedin para receber mais dicas relevantes.