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Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Além dos esforços diretamente voltados para o planejamento, é bastante comum que o gerente de projetos enfrente um outro grande desafio: organizar, da melhor forma possível, as informações gerenciais para a apresentação do relatório gerencial semanal de resultados. Informar quais foram os avanços físicos e financeiros do projeto, como andam os status das atividades, quais são as projeções de término e demais estimativas costuma se transformar em um enorme sofrimento para alguns profissionais de planejamento. Mas definitivamente não precisa ser assim!

Apresentar um bom relatório gerencial semanal é plenamente factível. Para isso, basta que algumas premissas sejam observadas. Pronto para aprender a não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal? Então fique de olho:

Usando softwares de gerenciamento integrados

Quando a empresa se vale de muitas ferramentas que não interagem entre si, qualquer tarefa que era para ser simples acaba se tornando desnecessariamente complicada. E apesar de parecer um conceito óbvio, infelizmente não é nada raro que algumas organizações tenham dificuldade para compreender os ganhos que a adoção de uma única solução pode proporcionar.

Implementar um ERP, um software CRM e múltiplas planilhas eletrônicas, por exemplo, irremediavelmente fará com que haja um desperdício de tempo muito grande para a extração de qualquer tipo de informação. Consequentemente, a agilidade (e até a confiabilidade) na consolidação dos dados fica comprometida. Na prática, muito esforço é empreendido na geração de um relatório gerencial que traz uma infinidade de números e resultados operacionais que, na maioria da vezes, acabam não demonstrando de forma eficiente o que é efetivamente importante para a gerência.

Impactos desse tipo de relatório

Apresentar relatórios gerenciais com tamanho comprometimento de prazo e se valendo de ferramentas inadequadas interfere de diferentes formas na empresa, como por exemplo:

• Induz a conclusões equivocadas: se os softwares não conversam, fica muito complicado integrar os dados, e, consequentemente, realizar boas análises. Nesse caso, acaba ficando fácil tirar conclusões equivocadas.
• Gera perda de oportunidades: com um volume cada vez maior de informações, a carência de uma análise adequada de dados prejudica o aprimoramento dos processos internos da empresa.
• Causa prejuízo financeiro: como recursos estarão mobilizados para o tratamento desses dados, esse desperdício de mão de obra consequentemente onera o orçamento.

Apostando em análises cada vez melhores

Para obter resultados satisfatórios com a geração de relatórios gerenciais, é fundamental trabalhar com soluções integradas, de forma a correlacionar melhor os dados, extrair informações mais completas e, por conseguinte, tornar todo o processo mais dinâmico. Isso ajuda tanto a poupar tempo como a tornar as análises muito mais valiosas. Nesse cenário, não só a ferramenta, mas um método de análise bem definido, facilitará bastante a geração dos relatórios gerenciais. Com o suporte de ambos, não será mais necessário partir do zero a cada nova apresentação, uma vez que as informações estarão estruturadas sempre da mesma forma.

É simples: com metodologia e tecnologia trabalhando de maneira sinérgica, poucos esforços serão necessários para que as informações compiladas propiciem uma boa avaliação.

Definindo o que é importante planejar e monitorar

É preciso que os relatórios gerenciais exponham as informações mais importantes tanto para a equipe de projetos quanto para a diretoria. Essas métricas devem exibir o impacto do trabalho do time, bem como do planejamento exercido pela gestão, ou seja, o quanto os trabalhos estão sendo produtivos na forma de enxergar novas oportunidades e promover redução de custos e despesas, potencializando o retorno de cada investimento realizado (ROI).

Partindo da visão macro para a micro

Em um primeiro momento, é importante observar os dados mais relevantes do negócio e analisar a performance no mês, compreendendo se o planejamento foi atingido e se essa realmente é a tendência. Posteriormente, deve-se fazer uma análise mais minuciosa, buscando entender cada ponto a fim de aprofundar a investigação.

Assim, se os custos do projeto foram superiores ao orçamento dimensionado, é preciso avaliar quais foram as entregas ou atividades que se mantiveram de acordo com a baseline e quais extrapolaram, se os gastos foram maiores porque houve retrabalho ou porque o custo de produção ficou acima do planejado e assim por diante. Essas ponderações mais precisas permitirão que os ofensores sejam identificados e, posteriormente, eliminados.

Priorizando fatores comprovadamente de sucesso

Nesse quesito, é importante focar naquilo que pode gerar mais resultados com o menor esforço possível. De fato, os fatores que apresentam os piores resultados costumam ter maior potencial para melhoria. Assim, um projeto que apresenta alto índice de retrabalho pode revelar resultados simplesmente excelentes com uma reestruturação dos processos produtivos e a implantação de práticas que estejam sendo bem aplicadas em outras iniciativas.

Já os melhores resultados devem servir de boa prática para inspirar outros projetos. Um canal de comunicação que esteja se mostrando eficiente em determinados casos pode muito bem ser adotado em outros empreendimentos, por exemplo. E não se deve ignorar também a possibilidade de que algo que esteja apresentando bons resultados receba um investimento ainda maior, proporcionando ganhos ainda mais expressivos que os atuais.

Um bom relatório gerencial apresenta não só as principais métricas do negócio, como também a análise desses indicadores, as oportunidades de melhoria e a priorização das demandas. Com um software de gerenciamento de projetos integrado, somado a uma boa estrutura metodológica, torna-se possível expor os reais resultados da organização e determinar quais serão os passos seguintes.

Goza-se, assim, de mais tempo para identificar e intervir nos pontos certos, tornando o planejamento mais efetivo na empresa e conseguindo provar seu valor. Dessa maneira, os relatórios gerenciais deixam de consistir em uma atividade mecânica ou serem vistos como um mal necessário, passando a ser importantes aliados, concentrados em inteligência e aperfeiçoamento.

O aconselhável é que a organização conte com uma solução que possibilite coletar as informações necessárias de forma dinâmica e que seja flexível para customizar a apresentação dos resultados. O ideal é que permita, por exemplo, apresentar informações de maneira macro, com representações gráficas e de fácil assimilação. Bons exemplos são os relatórios providos pelo PMO para o acompanhamento do portfólio da empresa.

E se ainda ficou com alguma dúvida ou quer compartilhar suas impressões e experiências, deixe seu comentário!

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