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Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Além dos esforços diretamente voltados para o planejamento, é bastante comum que o gerente de projetos enfrente um outro grande desafio: organizar da melhor forma possível as informações gerenciais para a apresentação do relatório gerencial semanal de resultados. Diante disso, como fazer um bom relatório?

Afinal, informar quais foram os avanços físicos e financeiros do projeto, como andam os status das atividades, quais são as projeções de término e demais estimativas costuma se transformar em um enorme sofrimento para alguns profissionais de planejamento. Mas, definitivamente, não precisa ser assim!

Aqui, você vai saber como fazer um bom relatório em muito menos tempo. Apresentar um bom relatório gerencial semanal é plenamente factível. Para isso, basta que algumas premissas sejam observadas. Pronto para aprender a não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal? Então, fique de olho e acompanhe o artigo!

5 benefícios de um bom relatório gerencial semanal

Comece entendendo os principais motivos pelos quais um relatório gerencial semanal pode ser vantajoso para todo negócio.

1. Facilita a tomada de decisões

Os relatórios gerenciais são de extrema utilidade, pois condensam informações importantes, organizam os dados em categorias, e facilitam a análise minuciosa dos principais fatores de cada projeto. Dessa forma, a tarefa de acompanhar históricos de resultados é facilitada, bem como a de identificar se a companhia conquistou avanços ou retrocessos em áreas específicas.

Para tomar as decisões mais adequadas, especialmente, em casos delicados, ter clareza dos dados é um passo fundamental. Os riscos sempre existem, no entanto, eles podem ser consideravelmente menores se as resoluções estiverem baseadas em números que reflitam a realidade da organização.

2. Elimina gargalos de produtividade e finanças

Os gargalos são obstáculos que atrasam o desenvolvimento dos processos da empresa. Na área financeira, eles podem ser refletidos em atrasos ou falta dos pagamentos, lentidão na emissão de boletos, problemas para atualizar o sistema, dificuldades para obter informações atualizadas etc.

Já na área da produtividade, os gargalos podem estar relacionados a uma má infraestrutura e layout da companhia, fraca automação da gestão, lento fluxo de informações internas e externas, falta de treinamento das equipes, pouco ou nenhum controle de estoque em tempo real, entre outros.

Na prática, conquistar ganhos em cada uma dessas áreas que determinam a fluidez do empreendimento só é possível com a aplicação de uma gestão objetiva, enxuta e organizada.

Nesse contexto, os relatórios gerenciais se destacam por trazer à tona informações-chave de diversos setores (fiscal, financeiro, atendimento, compras, entre outros), que podem ser estratégicas e servir de amparo às equipes nas suas principais decisões cotidianas.

3. Traz segurança e crescimento para a empresa

Figurativamente falando, no contexto de um negócio, pode-se comparar a função dos relatórios gerenciais à das bússolas, uma vez que essas modernas ferramentas de gestão empresarial servem para orientar a administração a encontrar um porto seguro e próspero para a organização.

Sendo assim, se o seu objetivo é aperfeiçoar a gestão da empresa como um todo e otimizar os resultados operacionais do empreendimento, não menospreze a importância de um relatório gerencial. Trabalhe até que consiga gerar esses documentos em menos tempo e com mais qualidade.

4. Aumenta o ROI

Produzir mais em menos tempo, sem perder a qualidade e utilizando menos recursos é um dos grandes desafios de toda gerência. Essas práticas, assim como o crescimento do faturamento, estão diretamente relacionadas à elevação do ROI de uma empresa.

O ROI, ou retorno sobre o investimento, é caracterizado por um percentual obtido por uma equação que envolve os investimentos realizados no negócio e os respectivos ganhos financeiros obtidos com as suas operações comerciais.

Para levantar esse tipo de dado e tratar dos resultados com precisão, é necessária uma análise cautelosa dos relatórios gerenciais, visto que são eles que tornam a apuração dessas informações possível, confiável e transparente.

5. Melhora o controle administrativo

Relatórios personalizados (que também podem ser gerados em softwares de gestão) permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas da empresa. Veja abaixo alguns relatórios gerenciais que podem servir ao negócio.

Relatório de fluxo de caixa

Considerado um dos mais importantes, esse relatório revela a real situação financeira da organização, considerando seu histórico de vendas e a previsão de suas despesas, receitas, reservas e investimentos. Vale ainda destacar que erros no relatório de gestão do fluxo de caixa podem impactar diretamente o ROI da empresa.

Relatório de contas a pagar e receber

Esses relatórios simplificam a gestão de dois comportamentos básicos de uma companhia: pagar e receber contas. Sem a visibilidade e detalhamento preciso dessas ações, a administração de outras atividades do empreendimento pode ficar comprometida.

Relatório de satisfação dos clientes

Entender o que os clientes precisam e o que acham da experiência que têm com cada área da companhia é tão importante quanto atendê-los da melhor forma possível. Isso porque os custos de aquisição de novos clientes são muito mais elevados do que os de retenção de consumidores.

Além disso, o prestígio e reputação do negócio tendem a crescer quando o nível de satisfação dos compradores é acompanhado de perto.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

O DRE é uma visão contábil da empresa, que mostra o lucro ou o prejuízo das atividades durante um determinado período. Logo, quanto mais rigorosa for a apuração das informações que alimentam esse relatório (impostos, faturamento, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que demonstram a verdadeira situação financeira do empreendimento.

3 impactos negativos de um relatório gerencial ruim

Apresentar relatórios gerenciais com um tempo comprometido de prazo e se valendo de ferramentas inadequadas interfere de diferentes formas na empresa. Veja 3 exemplos abaixo.

1. Conclusões equivocadas

Quando você tenta fazer um relatório gerencial sem as ferramentas corretas — como um software de gestão de projetos que integre todas as informações —, fica muito difícil conciliar os dados e, consequentemente, realizar boas análises. Nesse caso, acaba ficando fácil tirar conclusões equivocadas.

2. Perda de oportunidades

Com um volume cada vez maior de informações, a carência de uma análise adequada de dados prejudica o aprimoramento dos processos internos da empresa. Assim, a organização pode perder oportunidades de aplicar melhorias que gerariam mais faturamento ou reduções de custos, por exemplo.

3. Prejuízo financeiro

Sem o uso das tecnologias adequadas, a companhia fica com recursos mobilizados para o tratamento dos dados gerenciais. Em outras palavras, um ou mais colaboradores precisam reservar um tempo em sua agenda somente para fazer o trabalho que poderia ser realizado por um software.

Esse desperdício de mão de obra, consequentemente, onera o orçamento, já que o custo com recursos humanos é um dos mais altos dentro de uma empresa.

Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Tenha um software de gestão de projetos

Quando a empresa se vale de muitas ferramentas que não interagem entre si, qualquer tarefa que deveria ser simples acaba se tornando desnecessariamente complicada. E, apesar de parecer um conceito óbvio, infelizmente, não é nada raro que algumas organizações tenham dificuldade para compreender os ganhos que a adoção de uma única solução pode proporcionar.

Implementar um ERP, um software CRM e múltiplas planilhas eletrônicas, por exemplo, irremediavelmente, fará com que haja um desperdício de tempo muito grande para a extração de qualquer tipo de informação. Consequentemente, a agilidade (e até a confiabilidade) na consolidação dos dados fica comprometida.

Na prática, muito esforço é empreendido na geração de um relatório gerencial que traz uma infinidade de números e resultados operacionais que, na maioria das vezes, acabam não demonstrando de forma eficiente o que é efetivamente importante para a gerência.

Para evitar que o relatório gerencial se torne uma saga sem fim, o ideal é utilizar um software de gestão de projetos que integre todos os dados e ferramentas. Assim, torna-se possível automatizar inúmeros processos, prevenir perdas de informações e evitar erros.

Aposte em análises cada vez melhores

Para obter resultados satisfatórios com a geração de relatórios gerenciais, é fundamental trabalhar com soluções integradas, de forma a correlacionar melhor os dados, extrair informações mais completas e, por conseguinte, tornar todo o processo mais dinâmico. Isso ajuda tanto a poupar tempo quanto a tornar as análises muito mais valiosas.

Nesse cenário, não só a ferramenta, mas um método de análise bem definido facilitará bastante a geração dos relatórios gerenciais. Com o suporte de ambos, não será mais necessário partir do zero a cada nova apresentação, uma vez que as informações estarão estruturadas sempre da mesma forma.

É simples: com metodologia e tecnologia trabalhando de maneira sinérgica, poucos esforços serão necessários para que as informações compiladas propiciem uma boa avaliação.

Defina o que é importante planejar e monitorar

É preciso que os relatórios gerenciais exponham as informações mais importantes tanto para a equipe de projetos quanto para a diretoria. Essas métricas devem exibir o impacto do trabalho do time, bem como do planejamento exercido pela gestão, ou seja, o quanto os trabalhos estão sendo produtivos na forma de enxergar novas oportunidades e promover redução de custos e despesas, potencializando o retorno de cada investimento realizado (ROI).

Parta da visão macro para a micro

Em um primeiro momento, é importante observar os dados mais relevantes do negócio e analisar a performance no mês, compreendendo se o planejamento foi atingido e se essa realmente é a tendência. Posteriormente, deve-se fazer uma análise mais minuciosa, buscando entender cada ponto a fim de aprofundar a investigação.

Assim, se os custos do projeto foram superiores ao orçamento dimensionado, é preciso avaliar quais foram as entregas ou atividades que se mantiveram de acordo com a baseline e quais extrapolaram, se os gastos foram maiores porque houve retrabalho, ou porque o custo de produção ficou acima do planejado, e assim por diante. Essas ponderações mais precisas permitirão que os ofensores sejam identificados e, posteriormente, eliminados.

Priorize fatores comprovadamente de sucesso

Nesse quesito, é importante focar aquilo que pode gerar mais resultados com o menor esforço possível. De fato, os fatores que apresentam os piores resultados costumam ter maior potencial para melhoria. Assim, um projeto que apresenta alto índice de retrabalho pode revelar resultados simplesmente excelentes com uma reestruturação dos processos produtivos e a implantação de práticas que estejam sendo bem aplicadas em outras iniciativas.

Já os melhores resultados devem servir de boa prática para inspirar outros projetos. Um canal de comunicação que esteja se mostrando eficiente em determinados casos pode muito bem ser adotado em outros empreendimentos, por exemplo. E não se deve ignorar também a possibilidade de que algo que esteja apresentando bons resultados receba um investimento ainda maior, proporcionando ganhos ainda mais expressivos que os atuais.

Um bom relatório gerencial apresenta não só as principais métricas do negócio, como também a análise desses indicadores, as oportunidades de melhoria e a priorização das demandas. Com um software de gerenciamento de projetos integrado, somado a uma boa estrutura metodológica, torna-se possível expor os reais resultados da organização e determinar quais serão os passos seguintes.

Goza-se, assim, de mais tempo para identificar e intervir nos pontos certos, tornando o planejamento mais efetivo na empresa e conseguindo provar seu valor. Dessa maneira, os relatórios gerenciais deixam de consistir em uma atividade mecânica ou de ser vistos como um mal necessário, passando a ser importantes aliados, concentrados em inteligência e aperfeiçoamento.

Seja objetivo

Um relatório gerencial deve ser conciso e objetivo. Esse tipo de documento objetiva expor dados reais da organização e, por isso, não existem razões para a prolixidade.

Todas as informações e resultados nele contidos precisam ser de fácil entendimento, evitando a má compreensão de dados ou reuniões muito prolongadas. É claro que um relatório apresenta uma grande quantidade de elementos, mas, mesmo assim, é possível compactar dados importantes em tabelas, gráficos e outros recursos que facilitem a compreensão de todos.

Por isso, é fundamental considerar a posição do leitor ao elaborar esses documentos. Um número exagerado de informações técnicas não agrega para a assimilação e ainda pode confundir quem precisa avaliar o seu trabalho.

Conforme mencionado, o aconselhável é que a organização conte com uma solução que possibilite coletar as informações necessárias de forma dinâmica e que seja flexível para customizar a apresentação dos resultados. O ideal é que permita, por exemplo, apresentar informações de maneira macro, com representações gráficas e de fácil assimilação. Bons exemplos são os relatórios providos pelo PMO para o acompanhamento do portfólio da empresa.

Agora que você já sabe como fazer um bom relatório gerencial, pode seguir todas as dicas compartilhadas aqui para elaboração e contar com todos os benefícios dessa facilidade.

E você, quer mais eficiência no dia a dia da sua empresa, incluindo a elaboração do relatório gerencial semanal? Entre em contato conosco, converse com um de nossos consultores e descubra como podemos ajudar!

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