Escolher as ferramentas certas para o gerenciamento de processos é simplesmente indispensável para a otimização de qualquer projeto. Nesse cenário, planilhas de gerenciamento de projetos são ferramentas conhecidas e ainda muito utilizadas, e a cada dia que passa surgem novas opções para um gerenciamento mais efetivo delas.

Por isso vem a dúvida que não quer calar: vale mesmo a pena usar planilhas de gerenciamento de projetos? Também não tem argumentos bons o suficiente para responder a essa pergunta? Então conheça a seguir os efeitos da aplicação dessa ferramenta e decida, de uma vez por todas, se ela é ou não a melhor opção para suas demandas. Pronto?

Quais os maiores problemas das planilhas?

Ainda muito usadas — hoje em dia, por quase todos os tipos de empresas —, as planilhas de gerenciamento de projetos podem mesmo parecer ser a melhor opção em um primeiro momento. Mas não se deixe enganar por seu baixo custo e sua manipulação facilitada, viu? A verdade é que o uso de planilhas no gerenciamento de projeto traz algumas características associadas que devem ser observadas com o máximo de cuidado. Conheça algumas dessas pegadinhas desde já e aprenda o que é melhor para seu negócio:

Gerenciamento de Projetos Encadeados

Uma das maiores limitações que foi possível perceber no funcionamento das planilhas da nuvem é o fato de não serem disponibilizadas ferramentas próprias para a conexão entre as atividades da equipe.

Esse fato dificulta muito a criação de novos mecanismos de notificação pertinentes e que façam sentido com o projeto em aberto. O gerenciamento de processos encadeados está principalmente conectado ao funcionamento do projeto e as planilhas acabam não suprindo essa necessidade.

Acesso

Algumas empresas sentem uma dificuldade para manusear as planilhas, principalmente por que possuem fórmulas complexas que se assemelham ao formato do Excel mas mesmo assim, em algumas situações, não oferece os mesmos benefícios e nem as funcionalidades que o mesmo proporciona. A democratização do acesso aos dados também é comprometida quando planilhas são empregadas no gerenciamento de projetos.

Análise Comprometida a longo prazo

Para que as planilhas da nuvem sejam analisadas, é necessário uma organização maior em relação ao período de tempo utilizado para que essa junção de dados esteja certa. Esse fato poderia facilmente ser exemplificado se a empresa estivesse gerenciando controles anuais e constantemente alimentando a planilha. Em um certo momento, seriam informações em excesso e o trabalho de análise tomaria muito tempo.

Pesquisa de dados nas Planilhas

Um ponto negativo que também é importante de ser lembrado é o fato da pesquisa de informação dentro das planilhas não ser de um fácil acesso. Durante a utilização dos arquivos na nuvem, existe a necessidade de utilizar atalhos no teclado para concluir a pesquisa de dados, onde qualquer erro de digitação ou falta de atenção pode comprometer as fórmulas.

A mesma coisa ocorre nas planilhas de categoria financeira, que poderiam ficar completamente comprometidas em caso de erro de digitação, uma vez que algum erro na escrita possa alterar cálculos importantes, podendo até mesmo causar prejuízos financeiros e uma falta de organização empresarial.

Limitação

Ao passo que os projetos ficam cada vez mais complexos, as planilhas permanecem quase estáveis, não conseguindo acompanhar essa evolução. Fato é que, embora sejam ferramentas muito úteis para a geração e compilação de dados para determinados relatórios, as planilhas contam com recursos limitados, principalmente no que se refere ao cruzamento de informações mais complexas ou em grande quantidade. Com isso, o uso desse recurso fica cada vez mais restrito a projetos menores e menos complicados, o que definitivamente não é suficiente para a maioria das empresas.

Descentralização

As planilhas também promovem uma descentralização de dados, já que equipes de áreas distintas costumam ter planilhas próprias, de modo que diferentes aspectos do gerenciamento normalmente ficam restritos a documentos individuais. Com isso se cria uma dificuldade muito maior para acessar os dados necessários, uma vez que eles acabam ficando difusos. Essa descentralização de dados também dificulta a análise, pois o cruzamento de dados passa a exigir muito mais trabalho e esforço. Concorda que seria melhor se todos os dados estivessem no mesmo local?

Então não vale a pena adotar planilhas?

Quando gestores decidem usar planilhas para o gerenciamento de projetos, muitas vezes deixam de levar em consideração as adversidades do seu uso. Atraídos por uma teórica simplicidade, as planilhas acabam se tornando a opção em muitos casos. A verdade, entretanto, é que a dúvida sobre o uso desse tipo de recurso é cada vez maior, já que há novas opções no mercado prometendo ser muito mais eficientes. É o caso do leque de softwares integrados de gestão.

Por isso, é seguro dizer que o uso de planilhas para gerenciamento de projetos, na maioria dos casos, não vale a pena, uma vez que existe uma dificuldade maior associada a todo o processo. Isso sem contar os custos embutidos na dinâmica do trabalho com essa ferramenta! Dessa forma, o uso de planilhas é indicado para empresas muito específicas, que de preferencia não tenham um leque de informações muito grande.

Pois qual seria a melhor opção?

Já que usar planilhas para o gerenciamento de projetos não se mostra a melhor opção, não só para o cenário empresarial atual como também para o futuro, o melhor jeito de atuar no setor é contar com ferramentas mais avançadas — como bons softwares de gestão, por exemplo. Com isso, os dados são integrados mais facilmente e também acessados de maneira facilitada. Além disso, esses softwares normalmente são baseados na nuvem, podendo ser acessados remotamente sem maiores problemas. Dessa forma, a gestão se torna mais completa e assertiva.

Agora nos conte aqui nos comentários: ainda tem alguma dúvida sobre o uso de planilhas gerenciais? Você ainda as utiliza? Comente e participe da conversa!