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Pare de fazer reuniões em três passos

Reuniões são um dos maiores gargalos de produtividade e tempo do ambiente profissional, independente do seu setor de atuação. São tantos problemas relacionados como atrasos, falta de preparo, excesso de pessoas convocadas, assuntos paralelos e discussões acaloradas que saem do âmbito profissional.

Neste artigo vamos falar sobre 3 passos para deixar de fazer reuniões e assim ganhar em organização e produtividade. Leia essas dicas:

Existem reuniões produtivas? Sim existem, mas são raras. Reuniões são verdadeiros ralos de produtividade, porque quase sempre:

• Giram em torno de ideias e suposições, e não de coisas práticas e reais.
• Passam um volume incrivelmente minúsculo de informações por minuto.
• Dão oportunidade para que assuntos que não estavam na pauta tomem muitas horas.
• Trabalham com pautas vagas que quase sempre ninguém sabe ao certo qual é o objetivo da reunião.
• Exigem uma preparação prévia, para a qual a maioria das pessoas não tem tempo.
• Se reproduzem como coelhos, ao ponto de termos reuniões para marcar reuniões.

Na conclusão de uma reunião sempre agendamos a próxima, que leva a outra e em pouco tempo tudo que fazemos são reuniões. Por mais produtiva que uma reunião possa ser, na grande maioria das vezes ela poderia ter sido substituída por um e-mail, um telefone, ou algum outro comunicado.

Outro ponto que me estimula a fugir de todas as reuniões possíveis é o seu custo. Digamos que você marque um evento com uma hora de duração e convoque 8 participantes. Isso corresponde a uma reunião de 8 horas, não de uma hora, ou seja um dia de trabalho. Você está trocando uma hora de reunião por um dia de produtividade. Aliás, provavelmente por umas 24 horas, pois há um custo mental associado a interromper o trabalho, se dirigir a outro lugar e depois retomar o que se estava fazendo antes.

O objetivo desse artigo é te ajudar a extinguir definitivamente as reuniões de sua agenda, e até mesmo a palavra reunião do seu vocabulário. Imagino que você tenha uma sua lista de atividades que você quer concluir hoje, e ainda, depois de uma série de reuniões que você teve que participar ao longo do dia, nenhuma das coisas em sua lista foi concluída.

Pense sobre as últimas reuniões que você participou – você passou cada minuto dela desejando estar em outro lugar, ou em sua conclusão você se pergunta qual foi o resultado da reunião, ou pior ainda, se sentir que a mesma coisa poderia ter sido resolvida através de um simples e-mail.

Chega de gastar horas de sua vida em reuniões, vamos falar do passo 1 para deixar de fazer reuniões. Veja como:

Passo 1 – Não tenha reuniões

Se você é o gerente de projeto, ou está no comando de agendamento de reuniões, então tem a autoridade para cancelá-las. Tente ficar um dia sem reuniões. E no lugar disso, trabalhe solucionando os mesmo problemas que seriam resolvidos na reunião através de e-mail.

Por exemplo: uma das suas reuniões frequentes é a de Status Report, onde as pessoas lhe apresentam relatórios de progresso? Peça-lhes para o mesmo seja enviado por e-mail um relatório de progresso diário, em um determinado momento do dia, alguém do seu time consolidando tudo em um único relatório diário global para você. (O Project BI pode tornar essa rotina mais fácil http://www.projectbuilder.com.br/project-bi/ )

Passo 2 – Faça seu e-mail o modo de comunicação padrão

Se alguém quiser marcar uma reunião, peça para enviar um e-mail com os problemas e dúvidas que serão tratados na reunião, assim como o exemplo do Status Report. Se você percebe que não conseguirá explicar ou resolver por e-mail, veja se será possível sanar em um telefone. Como último recurso, combine uma conversa de 5 minutos, obrigatoriamente em pé, isso impede que o encontro se prolongue.

Uma tática muito útil quando se trata de um assunto mais pessoal é substituir a reunião por um café ou almoço. Existem duas vantagem em fazer isso:

1 – Você precisa parar para almoçar, levar a reunião para esse tempo pode tornar seu almoço mais produtivo.
2 – Por mais que se estenda, não vai poder passar de uma hora.

Uma coisa que pode complicar um pouco em fugir de uma reunião é se você não é o chefe, pois assim você não pode controlar se as reuniões são realizadas ou não. Porém mesmo assim, você pode pedir para ignorá-las. Digamos que você está trabalhando em projeto prioritário próximo de seu prazo final e mesmo assim é convocado para uma reunião não será capaz de participar dela. Se o seu chefe tentar insistir que você participe, pergunte se ele ou ela gostaria de conceder um pouco mais de tempo para a conclusão do seu projeto. Foque em suas prioridades, e acredite, um reunião quase nunca entra nessa lista.

 

Passo 3 – Eliminar a necessidade de você estar na reunião

Uma alternativa proposta por Tim Ferriss, autor de The Workweek 4 horas, sugere que você use a técnica de vendas Puppydog para sair de reuniões. Basicamente, esta técnica foi originalmente usada por lojas de animais para fazer uma venda – se o cliente está em dúvida, ofereça a eles levar o animal para casa e fazer uma tentativa, e caso não dê certo, eles podem trazer o cachorro de volta. Muitas pessoas vão concordar com esta oferta – e eles raramente trazer o cachorro de volta. Pergunte ao seu chefe se você pode ignorar a reunião, só por hoje, para focar em algo com maior prioridade na sua lista de tarefas. Só desta vez é difícil de recusar. Eventualmente, seu chefe vai perceber que você não precisa participar de tantas reuniões e que é mais produtivo assim.

Mostre a prova! Quando o chefe sair da reunião você pulou, mostre um relatório do andamento do projeto. Comprove que você foi super produtivo sem o encontro. Faça isso várias vezes, além de impressionar seu chefe, as reuniões improdutivas serão uma memória distante.

Não tem jeito, essa reunião eu vou ter que fazer…

Eu preferiria que você não acreditasse nisso. Mas como tocou no assunto, se não tiver outra forma procure seguir estas dicas:

• Programe um despertador. Quando ele tocar, a reunião acabou. E ponto final.
• Chame o menor número possível de pessoas.
• Tenha sempre uma pauta clara.
• Inicie com um problema específico.
• Marque o encontro no local do problema ao invés de em uma sala de reuniões. Assim, vocês apontam para coisas reais e formulam mudanças reais.
• Conclua com uma solução e determine quem ficará responsável por implementá-la.

Crie regras claras para que a reunião seja realizada, como por exemplo, a reunião só será confirmada se todos aprovarem a pauta. Essas condições precisam gerar dois comportamentos nos participantes da reunião: fazer com que eles se preparem para o encontro e que seja trabalhoso realizar um próximo.

Espero que essas dicas te ajudem a para definitivamente de realizar reuniões. Com isso você verá como seu dia pode ser muito mais produtivo e como sua empresa pode economizar mudando sua maneira de trabalhar. Conte-nos o quanto você conseguiu colocar em prática do que falamos nesse artigo. Comente!

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