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Por que você deve parar de usar o e-mail como ferramenta de gestão?

Você ainda usa o e-mail como ferramenta de gestão dos seus projetos? Equipe, demandas, andamento de tarefas misturado com mensagens de lojas, notificações de redes sociais e em muitas vezes Spam.

Pare e pense, está usando a ferramenta de gestão certa? Você certamente já ouviu falar em gestão de projetos e em escritórios de gestão de projetos (os PMO), certo? Pois então está mais que apto a seguir em frente e dar um up em seus processos! 

 Eficiência

Sabia que enviar um e-mail nem sempre é a maneira mais eficiente de lidar com um problema? A verdade é que esse tipo de serviço serve simplesmente para comunicar algo. Nesse caso, como muitas pessoas tendem a usar o e-mail como uma espécie de lista de tarefas, acabam entendendo que subpastas, marcadores e lembretes são ótimas ferramentas para organizar um projeto, do início ao fim. E isso está longe de ser eficiente ou seguro.

Tempo

Já parou para pensar no tempo que se perde apenas organizando sua caixa de e-mails? E se nós contássemos que, em uma pesquisa feita em 2012 pela McKinsey Global Institute, descobriu-se que pessoas que trabalham em escritórios gastam, em média, 27 dias por ano só para organizar seus e-mails? Um tanto quanto assustador quando pensamos a quantidade de tarefas e projetos que poderiam ser concluídos nesse mesmo período, não é verdade?

Confusão

E quando tarefas são delegadas para outros membros da equipe sem necessidade alguma? Acha difícil até imaginar como esse tipo de confusão pode acontecer? Então observe: João envia um e-mail para Maria solicitando que lhe envie tudo o que já foi feito em relação à elaboração de um determinado contrato. Maria responde a João, que copia Cristina e pede para a nova integrante repassar a informação solicitada. Analisando a situação de fora, podemos nos perguntar: se foi Maria quem fez o contrato, por que inserir mais uma pessoa no diálogo? Percebe a perda de foco e o retrabalho causado?

Perda

E se João enviasse outro e-mail para Maria pedindo um feedback do tal do e-mail sobre o contrato e, juntamente com esse pedido, perguntasse onde ela gostaria de almoçar? A chance de a conversa sobre o almoço render e o pobre do contrato ser esquecido aumenta a cada réplica. Nisso, o documento corre sérios riscos de se perder em meio ao desejo de comer um rodízio de japonês ou uma feijoada! E se João mantivesse Cristina na cópia? Ela estaria ou não convidada para o almoço? Viu como cada coisa tem que ter seu lugar?

Atualização

Arquivos anexados para lá e para cá, em meio aos mais diversos assuntos, com apenas um ou vários remetentes, há 2 dias ou 2 anos: como saber, dentro de uma troca infindável de e-mails, qual o anexo mais atualizado? Como você, gerente, consegue mensurar quem já fez sua tarefa e quem ainda está com pendências?

Pesquisa

Fato é que sua caixa de e-mail funciona o tempo inteiro, sem direito a fim de expediente ou feriado, mas nem sempre as informações recebidas são necessárias para que um projeto específico ande. Percebe que quando usamos o e-mail como troca de conteúdo sobre um projeto acabamos nos perdendo diante de tantas informações?

É claro que existe a função de localização de palavras-chave, mas e se as palavras-chave não forem exatamente as que você supunha lembrar? Acredite: você vai demorar um tempo considerável tentando achar informações que nem sabe se ainda são válidas. E se por acaso você acabou sendo acidentalmente excluído da resposta no e-mail seguinte? Sentiu o gargalo?

Urgência

Se qualquer remetente deixa de entender a importância do contexto e de um bom título, toda a comunicação pode desandar. Quantas vezes não conseguimos identificar a urgência de uma determinada tarefa simplesmente porque o e-mail foi mal explicado ou o título não chamou a atenção merecida? Melhor não correr esse risco!

Evolua a sua gestão de projetos

Acabamos nos esquecemos que, muito além do e-mail, há métodos muito mais eficientes para se gerenciar um projeto. É aí que entram os softwares produzidos exatamente de acordo com as métricas necessárias, com uma interface específica, comunicação clara, sistema de avisos e diversas outras funcionalidades que só têm a acrescentar ao trabalho como um todo. O que ainda está esperando para ver isso na prática?

Mas atenção: não estamos afirmando que você deve abolir o uso do e-mail! Afinal, quem nunca se perguntou como conseguia trabalhar antes da invenção desse incrível meio de comunicação? O importante é focar exatamente nisso: ele é um meio de comunicação e ponto, já que mesmo com todos os seus lembretes, suas bandeiras coloridas, seus calendários e encaminhamentos automáticos para pastas, um e-mail continua sendo apenas um e-mail.

Hoje em dia existem diversos softwares que facilitam infinitamente a vida do gerente de projetos, digitalizando com facilidade um Diagrama de Gantt, por exemplo. Não dá para controlar isso por e-mail, não concorda? Assim, o que um gerente de projetos precisa ter é uma ferramenta de gerenciamento em que todos os participantes consigam visualizar e editar os arquivos, acompanhar as tarefas e as informações que circulam em tempo real, de forma otimizada. Já pensou em como suas tarefas ficariam mais organizadas em um ambiente único e exclusivo para seu projeto?

Com esse novo cenário o gerente de projetos conseguiria aumentar a produtividade do time, analisar a eficiência de cada um dos envolvidos, melhorar a eficiência da própria empresa, tendo espaço para novos projetos, além de delegar de maneira otimizada e entender os atrasos e avanços das tarefas. Nesse cenário, o crescimento é praticamente certo!
Viu só como o foco correto pode levá-lo muito além? Ficou ainda com alguma dúvida ou tem sugestões a dar? Comente aqui e nos conte! Participe!

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