Existem vários tipos de projetos, alguns mais simples e outros tão complexos que definitivamente não podem ir adiante sem um mínimo de ajuda. De fato, não adianta contar com as ferramentas se você não sabe por onde começar um projeto e o planejamento de tudo isso, não é mesmo?

Neste artigo vamos tratar sobre como começar um projeto. Quais devem ser os recursos, os prazos e as pessoas envolvidas? Como organizar, da concepção ao monitoramento, de forma a ter segurança para tomar decisões e flexibilidade para gerenciar o projeto e entregar valor para o cliente? Sem esses dados em mãos pode ser melhor até ficar parado do que caminhar para ter que refazer depois.

É claro que cada gerente de projetos tem sua própria metodologia de trabalho, mas isso não nos impede de dar os passos básicos para que você possa começar um projeto da forma mais tranquila e eficaz possível. Certamente, ao longo do tempo, você refinará essa checklist e encontrará sua própria maneira de fazer as coisas acontecerem. Por enquanto, melhor ter uma noção do essencial. Então anote aí:

Comece por uma boa pesquisa

Quando a ideia de um projeto surge, tem-se uma visão segmentada do valor que ele efetivamente pode gerar, de quais são seus riscos e se ele é realmente viável ou não, certo? Para desenvolver uma compreensão completa de cada caso, o segredo está na pesquisa. Vá em busca de informações sobre o mercado, os concorrentes e as inovações do momento. Identifique quais são as oportunidades de negócio que esse projeto pode trazer, que barreiras que você vai enfrentar e como superá-las, munindo-se com o máximo de informações possível. Não esqueça de registrar corretamente esses dados.
Outra dica importante é pesquisar internamente. Que projetos parecidos já foram executados? E desse cliente, esse será o 1º? Se não, quais foram os outros e o que foi alcançado?

Corra atrás de conhecimento

Tendo pesquisado bastante para começar seu projeto, chegou a hora de trocar conhecimento com outras pessoas. Boas formas de aprofundar essa pesquisa é buscar a opinião de profissionais que já tenham desenvolvido o mesmo tipo de projeto, visitar fóruns e comunidades on-line, acompanhar grandes nomes da área por meio de livros, artigos e cases de sucesso, por exemplo. Crie grupos focais para debater o assunto e se cerque de profissionais que possam oferecer o suporte necessário em momentos de dúvida. Vá em busca de experiências semelhantes e aprenda o máximo possível com elas!

Use a experiência a seu favor

Se você já desenvolveu projetos no mesmo segmento de mercado ou participou de equipes que trabalharam em iniciativas semelhantes, use essa sua experiência para definir por onde começar. Em suas empreitadas anteriores, o que deu certo e o que deu errado? Como você e sua equipe agiram em relação ao planejamento? Você tem algum registro das lições aprendidas? Revisite-as, afinal, você pode não se lembrar de todos os detalhes!

Defina seus objetivos com clareza

No que consiste seu projeto? Por que ele é importante para a empresa? Que tipo de resultados ele deve trazer com sua conclusão? Ter objetivos bem definidos é fundamental para o desenvolvimento de um projeto de sucesso! Quando você sabe onde está e onde pretende chegar, pode traçar o percurso com mais facilidade, avaliando os riscos e as oportunidades, a fim de estruturar o plano do projeto com a segurança e a flexibilidade necessárias.

Para não deixar nenhum fio solto, crie uma declaração de escopo, ou seja, um documento que defina exatamente o que será desenvolvido, detalhando todos os recursos necessários, assim como as premissas e restrições do projeto.

Reúna o time certo

Com a ideia geral bem estruturada e os objetivos traçados, vá em busca do time certo para desenvolver o projeto. Nessa hora, deixe as afinidades pessoais de lado e avalie quem está melhor preparado para levar os trabalhos adiante. Determine quais são as competências necessárias, quem trabalha melhor em equipe e que tipo de tarefa cada pessoa vai desempenhar para colocar a pessoa certa na função adequada.

Lembre-se: mais importante do que ter um time de gênios é ter um time de profissionais alocados onde se sentem confortáveis para colocarem suas competências em prática. Vale ressaltar que o time certo também precisa do líder certo para funcionar em sinergia! Portanto, promova um ambiente de interação contínua e nunca deixe de motivar as pessoas que trabalham com você!

Distribua e comunique papéis

Pessoas certas nos lugares certos também presumem distribuição adequada de papéis e responsabilidades, viu? Afinal de contas, se seu time não sabe o que é esperado dele, é bem possível que algo saia dos trilhos. Sendo assim, antes de efetivamente começar um projeto, defina o que será responsabilidade de cada um, registrando esse compromisso com o estabelecimento de metas individuais e mantendo todos cientes das inter-relações de atividades, para que um não impacte negativamente no trabalho do outro.

Converse com todos os stakeholders

Começar um projeto sem ter uma boa conversa com todos os stakeholders nunca é uma boa ideia. Pense bem: você precisa saber quais são as expectativas de cada público e como cada um impacta, positiva ou negativamente, no projeto. Só assim poderá gerenciá-los com qualidade. Então alinhe os objetivos e os resultados do projeto com cada stakeholder, ouvindo-os com atenção e procure envolvê-los na iniciativa.

Nessa etapa, destaque os benefícios que o projeto trará e como esses públicos serão impactados, além de criar um fluxo de comunicação que os mantenha informados sobre o andamento dos trabalhos. Só não descuide desse relacionamento, pois é ele que garantirá o sucesso para todos!

Estabeleça um fluxo de comunicação

O que informar, quando e para quem? Essas são algumas das perguntas que você deve se fazer ao estabelecer um fluxo comunicacional para o projeto. Além disso, defina os canais a serem utilizados na comunicação, visando controlar com eficiência todo o fluxo de informações com os stakeholders. Compartilhe um protocolo de comunicação com a equipe e deixe todos cientes a respeito de como os dados serão tratados ao longo do projeto. Níveis de acesso às informações também devem ser estabelecidos, a fim de garantir o sigilo de dados estratégicos.

Crie a carta do projeto como guia

Por fim, crie o project charter — ou a carta do projeto —, documento que será a diretriz para todas as suas ações a partir do início dos trabalhos. Nele constarão o escopo, o cronograma, os recursos, o orçamento, as premissas e as restrições. Aproveite o know-how da sua equipe para construir um guia realmente confiável, compartilhando as informações e deixando que os demais deem sugestões. É claro que não se trata de um documento inflexível, mas procure mantê-lo atualizado, sempre registrando o porquê de cada mudança, para não perder de vista seu objetivo final.

Outra forma de desenvolver uma carta do projeto é usando um software de gerenciamento de projeto, que além de oferecer controle sobre os itens já citados deste documento, oferece também gerenciamento de pessoal, relatórios diversos e muito mais!

E você, por acaso já possui uma forma para começar um projeto? Que pontos desse seu método batem com a nossa checklist? Deixe seu comentário e compartilhe suas dicas conosco! Aproveite para conferir este post com 12 passos para planejar um projeto e este outro post sobre qual metodologia adotar: ágil ou tradicional.