Projetos do Brasil

A baseline de projetos é útil para apontar as referências indispensáveis para que o trabalho seja monitorado. Ela serve como um guia para os gerentes de projetos organizarem e gerenciarem mudanças e alterações aprovadas. Na fase de planejamento das atividades, a linha de base ajuda a acompanhar o andamento das entregas e o tempo dispensado às ações. Esse modelo mostra tudo o que foi aprovado e estabelecido, de modo que é uma amostra visual do projeto.

Neste artigo, vamos explicar o que é a baseline de projetos e como funciona, além de registrar por que é um guia tão importante e como deve-se fazer um cronograma. Além do mais, vamos falar sobre os tipos, a otimização do tempo, a qualidade etc.

Deseja obter mais informações sobre a importância da baseline para as empresas? Acompanhe a leitura!

O que é baseline de projetos?

A baseline de projetos também é conhecida como linha de base. O termo é definido no PMBoK Guide (Project Management Body of knowledge), do PMI, como sendo um plano aprovado para o projeto com mais ou menos mudanças. Dessa forma, trata-se de um planejamento combinado e aceito por todas as pessoas envolvidas nas ações para evolução das atividades.

A linha de base é uma fotografia do planejamento do projeto, ou seja, o ponto de partida que ficou definido ou a referência que engloba o orçamento, o cronograma e o escopo. Ela representa um grupo de informações que faz parte das atividades que servem para comparar entre aquilo que foi aprovado e o que realmente é feito.

Como funciona a baseline de projetos?

A baseline é a cópia dos dados elaborados para fazer os comparativos durante a execução de um projeto. Os itens são acompanhados e relatados separadamente, para oferecer garantia de que tudo é feito de maneira adequada. A linha de base estará presente no planejamento e no início dos projetos, mas alterações podem ser feitas se for necessário.

Os gestores geralmente colocam os dados no sistema e salvam uma cópia da baseline, que registra o tempo de duração do projeto, o volume de horas, o orçamento, a data de começo e fim de um projeto. Além disso, ela mostra as atribuições dos envolvidos, as tarefas, os recursos, os trabalhos, entre outros dados considerados importantes.

Essas informações são usadas para fazer análises de desempenho dos projetos, por meio de um software ou sistema que aponta as variações calculadas entre agendamento e realização de atividades. Uma variação acontece sempre que há uma mudança entre o que foi aprovado e a realidade. Também, há a possibilidade de rastrear a linha de base.

Por que a baseline de projetos é tão importante?

Ela é muito importante já que oferece diversas vantagens para os interessados. O guia permite ao gerente do projeto comparar tudo o que foi preestabelecido até certo ponto e o que realmente foi feito. Depois disso, fica mais fácil prever dificuldades, por exemplo, possibilidade de atrasos, alterações indispensáveis, localização de fornecedores, contratação de funcionários etc.

Ganho de experiência

Em virtude disso, muitas situações são evitadas e solucionadas antes que realmente ocorram. A qualidade melhora e todos ganham tempo durante a execução das atividades. Por outro lado, há um aprendizado para o gestor, que analisa o cronograma da baseline que pode ser aplicado em outras ocasiões.

Essa bagagem é relevante para os próximos desafios, tanto para os colaboradores quanto para os líderes. A comparação entre o planejamento original e o que realmente acontece viabiliza a antecipação de situações, a fim de evitar prejuízos e fatos negativos para a empresa.

Permite fazer comparações

Como já foi dito, na baseline fica definido tudo o que será produzido por meio do projeto que será gerenciado pelo gestor responsável. Essa previsão facilita as comparações entre o que foi previsto e o que é feito na prática. Outros elementos para a avaliação das atividades em andamento também são destacados e o gerente consegue identificar causas e localizar efeitos.

Otimiza o tempo

A otimização do tempo se torna mais fácil porque a baseline apresenta um calendário para a execução do projeto. No guia ficam explícitas as datas e as atividades que são distribuídas, de modo que todos os acontecimentos são dispostos em ordem cronológica. A linha de base aponta o caminho que será seguido pelos colaboradores e gestores.

Traz mais qualidade para o projeto

Algumas métricas são usadas para identificar a qualidade desejada para confecção de produtos ou realização de serviços. A baseline é um ponto de referência para o monitoramento do desenvolvimento das tarefas relacionadas ao projeto. Caso seja necessário fazer mudanças nos planos para aprimorar os resultados, elas serão aprovadas, monitoradas e controladas.

Melhora o controle

A linha de base melhora o controle das operações e dos custos também. Um orçamento é usado como referência para limitar os valores investidos no projeto. As informações obtidas de projetos anteriores ou já concluídos dão uma ideia da quantia que será necessária para que os resultados sejam excelentes. Assim, a baseline possibilita o controle das finanças e dos trabalhos.

Prever e evitar problemas

Use a baseline para fazer a previsão de dificuldades e para evitar a concretização de problemas. Ao definir e fixar uma linha de base, você conseguirá avaliar os números e prever possibilidades. Os projetos trazem muitas incertezas, tendo em vista que as suas características são únicas e passíveis de alterações constantes.

Evita atrasos

Evite atrasos nas entregas acompanhando os seus projetos por meio da linha de base. Além de apontar o caminho a ser seguido, a baseline registra o ciclo de vida de um projeto e fornece elementos para tomar decisões mais acertadas ou corretivas sempre que for necessário. Os reparos podem ser feitos a tempo e ações preventivas são aplicadas para controlar desvios e alterações.

Entendeu o que é baseline de projetos e qual a sua real importância? Um cronograma de linha de base pode ser feito após a aquisição dos conhecimentos indispensáveis, os quais são comprovados inclusive com a realização de um exame de certificação. Portanto, usar esse guia é uma escolha inteligente, já que ele regula o andamento das atividades.

Gostou do conteúdo? Então, leia agora Curva S: saiba o que é e como utilizá-la a favor dos seus projetos!

Talvez você já saiba montar projetos para a sua empresa, no entanto, está em busca de uma maneira eficaz de reduzir o tempo gasto com os planejamentos. Sabia que é possível padronizar as ações e criar modelos que poderão ser utilizados ao longo do tempo pelos colaboradores devido à sua semelhança? O sucesso das entregas depende do preenchimento desses documentos e do cumprimento dos prazos, bem como do esforço conjunto.

Neste post, você vai descobrir o que é um modelo de projeto, como construí-lo e de que forma pode-se incluir novos passos para construir do zero um planejamento eficiente. Aqui, vamos fornecer detalhes sobre a formalização dos meios de comunicação que serão utilizados, a montagem de uma estrutura analítica, a atenção aos indicadores do negócio, o controle das finanças, entre outros.

Gostaria de saber como construir um modelo de projeto para obter resultados mais assertivos e eficientes? Siga em frente!

Saiba o que é um modelo de projeto

Modelo de projeto é um documento no qual é registrada uma quantidade de dados e que já está pré-definido. Nele fica pré-estruturado um planejamento padrão a respeito de tudo o que precisa ser realizado. Ele registra o fluxo de trabalho, as etapas, as características das atividades e permite que os maiores problemas de gerenciamento sejam evitados em todas as fases.

A construção dos modelos impede entregas fora do prazo, resultados insatisfatórios e também que os limites do orçamento inicial sejam ultrapassados. Os dados auxiliam durante o desenvolvimento dos projetos até a sua conclusão. Isso favorece o cumprimento das datas definidas no cronograma, o uso adequado dos valores disponíveis, o atendimento aos padrões de qualidade e o alcance dos objetivos dos envolvidos.

Entenda como construir um modelo de projeto

Construa modelos de projetos seguindo metas simples, como reunir os dados importantes, estabelecer as etapas e detalhar as atividades, desenhar um fluxo de acordo com a realidade, definir os colaboradores e os líderes responsáveis e testar o planejamento para confirmar a sua eficiência. Cada plano tem aspectos próprios conforme o serviço a ser desempenhado, de modo que você poderá contar com uma consultoria ou assessoria.

Descubra como construir do zero um modelo de projeto eficiente

Construir um modelo de projeto é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos processos de planejamento e padronização dos projetos dentro de qualquer companhia, garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida.

Mas a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que têm propostas com características semelhantes. Como uma empresa de consultoria que, a cada novo projeto, precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares e precisam, antes de tudo, definir requisitos.

Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos, esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, pois permite que a empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.

Já explicamos anteriormente como criar e implantar uma metodologia — passos fundamentais para quem pensa em profissionalizar, de uma vez por todas, a sua gestão de projetos. Agora, para ajudá-lo a dar o próximo passo, veja como construir um modelo de projeto eficiente!

Conheça o passo a passo para construir um modelo de projeto do zero

Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa — mas funciona, e se paga em muito pouco tempo. Por isso, vejamos quais são os passos a seguir para construir um modelo de projeto com eficiência:

1. Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho. E boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio.

Agora, vale ressaltar que o detalhamento e a quantidade de informações variam de organização para organização. Na Project Builder, sempre utilizamos:

• nome do projeto;
• tipo de projeto;
• justificativa;
• objetivo;
• organização/cliente;
• programa;
• área executora;
• descrição;
• escopo;
• premissas;
• restrições.

Essas informações permitirão localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que, exatamente, precisa ser feito para sua conclusão. Além disso, com esses dados é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.

E ainda se pode evitar que projetos semelhantes sejam confundidos, como os que têm objetivos semelhantes, mas que são voltados para áreas distintas da empresa. Assim, dá para definir as entregas com maior confiabilidade.

2. Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa, são definidas as fases macro do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Já até demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, mas, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica.

Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. E, como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos, a fim de que o trabalho de edição seja menor que o de criar uma EAP completamente do zero.

Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia. Em todo projeto deve ser realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação, por exemplo.

Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente prática para a otimização dos trabalhos, de modo geral.

Trata-se de uma forma de economizar tempo e garantir que, independentemente da rotatividade da equipe, as etapas certas sempre serão utilizadas. Desse jeito, impede-se a perda de informações com possíveis trocas de profissionais.

3. Verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Afinal, não podemos pintar a parede antes de tê-la construído, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os requisitos, certo?

Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-início, fim-fim e início-fim.

Por mais que se invista tempo na construção do modelo, somente na prática será possível saber se ele funcionará, de fato. Por isso, pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências.

Tenha em mente que certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. E, nesse sentido, uma forma de saber se tudo está correto é definir a data de início do projeto, para verificar se todas as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

4. Delimitando papéis e responsabilidades

Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é exatamente isso o que você fará!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.

Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.

Então, em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir sua entrega adequadamente.

A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.

Por fim, antes de concluir essa etapa, outra atenção que vale um destaque para clientes Project Builder diz respeito ao tipo de envolvimento que será utilizado em cada atividade, assim como à autonomia dada a cada membro da equipe.

5. Criando, efetivamente, o modelo

Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.

Vale lembrar que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção.

Por isso, é importante garantir que ele seja o mais amplo e completo possível, de modo que se encaixe em uma grande gama de possibilidades e necessidades do empreendimento. Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço > Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que seja condizente com o modelo de projeto criado e salvar.

Super simples, não é mesmo? Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em Gerar Projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em Envolvidos, selecionar a opção Substituir e confirme.

Então, na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão, efetivamente, as responsáveis pelas etapas do seu projeto.

6. Simulando e validando

Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto faz sentido, de fato. Como “na prática, a teoria acaba sendo outra”, nada melhor do que simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não concorda?

Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das atividades. Assim, se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto.

Agora, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.

De toda forma, essa etapa é indispensável para evitar erros que, durante a execução real, podem custar caro. Sem dúvida, vale mais a pena usar um pouco mais de tempo para afinar o modelo do que ter que lidar com as consequências da aplicação da lógica incorreta.

7. Criando pacotes opcionais

Essa última etapa pode até não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente em todos os projetos, mas que aparece com certa frequência na organização.

Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível até construir um modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu modelo.

Seja como for, utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo, principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de treinamento, por exemplo. Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias.

Então, se for o caso de criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de um projeto inteiro. E não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?

Agora, conforme sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos já deve ser o suficiente.

8. Formalizando quais são os meios de comunicação que serão utilizados

Estabeleça quais serão os meios de comunicação para que os stakeholders consigam trocar informações durante a execução do projeto. Há inúmeras possibilidades disponíveis, mas elas precisam ser organizadas e definidas com antecipação. Considere isso uma prioridade para impedir que alguns falem por e-mail, outros por telefone e um grupo de WhatsApp seja útil para apenas uma parcela dos interessados.

9. Montando uma estrutura analítica do seu projeto

Crie a estrutura definindo macrofases dos seus projetos com as atividades que serão efetuadas pelos colaboradores. Nessa etapa, reflita sobre formas genéricas para ter uma metodologia flexível. Por exemplo, em um projeto de aplicativo existem etapas para levantar os requisitos, desenvolver a aplicação, testar e implantar. O modelo deverá ser elaborado para servir para a maioria das soluções.

10. Atentando-se aos seus indicadores

Você precisa prestar atenção aos indicadores para ter uma excelente gestão de projetos. Após estourar o orçamento pré-definido, se perder os prazos de entregas ou ocorrer desconformidades na execução do planejamento fica mais difícil resolver questões de confiança e credibilidade. Evite qualquer constrangimento estudando e listando os índices que permitirão o monitoramento de todas as etapas.

11. Controlando as suas finanças

Fazer o acompanhamento das finanças é indispensável. Controle o financeiro enquanto monta os modelos de projetos e eles são executados. Esse também é um indicador que aponta as falhas e mostra se as atividades estão sendo realizadas conforme o planejado. O rastreio dos gastos imprevistos possibilita a identificação de ocorrências que não foram previstas na fase de planejamento.

12. Acompanhando o seu cronograma

Observe o monitore o cumprimento do cronograma, pois esse indicador registra quando as etapas precisam ser finalizadas para que o projeto seja concluído na data agendada. É ele que informa como os investimentos e as despesas estão evoluindo e isso pode afetar os resultados. Portanto, é aconselhável separar um espaço específico no modelo para anotações de tarefas e previsões relacionadas às fases. Se for preciso, faça ajustes.

13. Realizando o fechamento do projeto

O fechamento do projeto é uma parte essencial, já que os trabalhos precisam ser abertos, mas também finalizados. Você pode preparar um formulário especial para encerrar os projetos e identificar os dados relevantes, tais como as verbas utilizadas, os prazos decorridos, os resultados alcançados, as recomendações, as lições e as alterações efetuadas no escopo.

14. Registrando prioridades

Na hora de desenhar cada modelo, seja criterioso e procure opções objetivas para resolver dificuldades. Tenha uma postura profissional e cuide para não exagerar nos detalhes, visto que devem ser determinadas informações padrões para vários projetos. Identifique o que realmente é importante e útil para aplicar nos planejamentos futuros.

Insira dados básicos, tais como título, nome do cliente, código de identificação para a geração de relatórios, área responsável, premissas e escopo. As etapas precisam corresponder à realidade para facilitar a gestão do tempo e apontar os fatores mais críticos de cada tipo de projeto. Assim se torna mais simples otimizar os processos e evitar que funções sejam esquecidas.

15. Montando e testando o modelo

Por fim, você terá que terminar de montar e testar o modelo elaborado depois de reunir todas as informações indispensáveis. As etapas foram definidas, o fluxo desenhado, as funções estabelecidas etc. Monte o planejamento e teste-o para verificar se ele realmente comporta todos os procedimentos da sua organização, se as entregas serão de qualidade e em tempo hábil e se não há muitos processos burocráticos.

Saiba como ter sucesso ao construir um modelo de projeto

Os passos que vimos até aqui são uma condição totalmente necessária para chegar ao sucesso de determinação de um modelo funcional para o empreendimento. Porém, é preciso também executar algumas outras dicas que trarão mais segurança e efetividade para essa atuação.

Em outras palavras, ao colocar em prática essas recomendações, a construção ficará muito mais fácil, e com maiores chances de sucesso. Vejamos, então, quais são elas:

Adote uma visão estratégica

Além de precisar construir a parede antes de pintá-la, é preciso reconhecê-la para saber qual é a necessidade de tinta e como proceder. Essa analogia serve para demonstrar que é exigido ter um conhecimento completo do projeto antes de pensar em criar um modelo para ele.

Tudo deve começar com uma definição robusta dos objetivos principais com a realização dessa etapa. Sendo assim, adote uma visão altamente estratégica, reconhecendo quais são as reais exigências a respeito do projeto.

Também é exigido elaborar um escopo muito bem definido. Todas as informações relevantes devem ser estabelecidas previamente, de modo que haja o máximo de conhecimento sobre o que é, de fato, necessário para um cumprimento de projeto que seja altamente satisfatório.

Ainda, outra questão que vale a pena considerar diz respeito à definição de canais de comunicação e à alocação de recursos humanos. Isso forma a estrutura principal do projeto a ser executado, criando uma espécie de esqueleto de sustentação.

Em geral, essa parte é a que exige os maiores esforços e a dedicação mais intensa — mas é também uma das mais importantes.

Ela servirá de base para que as demais decisões sejam tomadas, então é fundamental dar atenção a ela. Para isso, deve ser executada para todos os projetos, antes de colocar em prática o modelo definido. Isso ajuda a fazer as adaptações necessárias para que ele se encaixe nas necessidades específicas.

Realize um acompanhamento do projeto

Construir um modelo de projeto que seja eficiente tem um objetivo principal: gerar os melhores resultados de eficiência, produtividade, atendimento ao cronograma e ao orçamento estabelecido. Porém, esse efeito só poderá ser alcançado se for feito um bom acompanhamento do projeto. É preciso observá-lo bem de perto, e, para ele é exigido que os indicadores sejam corretamente definidos.

Nesse sentido, questões ligadas ao cumprimento de prazos, horas trabalhadas, uso de recursos financeiros e andamento do projeto normalmente são as mais importantes e que impactam nos resultados obtidos. Uma vez, então, que eles sejam definidos e que estejam estabelecidos os métodos de acompanhamento, mantenha-se por perto para entender qual é a aderência e a efetividade do modelo executado.

Se os resultados não forem completamente adequados às necessidades e expectativas do projeto, é provável que haja alguma dificuldade quanto ao modelo criado. Por isso, inclusive, é tão importante acompanhar os indicadores, já que permite que mudanças sejam feitas no modelo conforme as exigências demonstradas pela prática. Além disso, também é fundamental ficar de olho na periodicidade de acompanhamento.

Não é necessário, ou mesmo estratégico, ter uma visão micro sobre os resultados. Na verdade, um intervalo muito pequeno entre execução e medição, ou entre as próprias medições, distorce a realidade e pode fazer com que o modelo se pareça menos eficiente do que é na realidade.

Ao mesmo tempo, intervalos muito grandes evitam que tendências e pontos de mudança sejam reconhecidos. Com isso, é preciso manter-se por perto dentro de certos parâmetros, de modo a otimizar a execução desse modelo.

Faça o registro de todos os passos

Uma vez que o modelo é criado, ele deve poder ser aplicado em outros projetos, até onde fizer sentido. Do contrário, o negócio desperdiça tempo e dinheiro, diminuindo a própria rentabilidade.

Assim, para que esse modelo possa ser transmitido e executado corretamente, é fundamental que seja registrado adequadamente. Todos os seus passos de elaboração precisam ser devidamente registrados, de modo que, no futuro, se saiba exatamente quais são os pontos de construção do modelo.

Tal registro é relevante também porque ajudará na adaptação para cada escopo. Afinal, reconhecendo os passos, dá para fazer adaptações, como incluir certas etapas ou eliminar outras, em busca da melhor eficiência.

E é necessário esse registro ainda por uma questão de documentação para a transmissão de conhecimento. Assim, o modelo e a sua execução não ficam restritos a apenas uma equipe, permitindo que possam ser repetidos mesmo com a troca de profissionais dentro da empresa.

Tenha planos alternativos

Bom, de fato, nem sempre o modelo de projeto funcionará para todas as possibilidades. Muitas vezes, ele pode parecer eficiente para uma determinada opção e, a partir daí, não ser adequado para as outras do negócio. Nesse caso, é indispensável contar com planos alternativos para a contingência.

Grosso modo, a gestão precisa estar preparada para lidar com as diversas dificuldades que surgem, inclusive na execução do projeto. Isso evita o gasto de uma grande quantidade de dinheiro ou de tempo, o que poderia atrasar e comprometer as entregas.

Quando a gestão se prepara para essas possibilidades, reduz os riscos existentes na criação do modelo do zero. Além disso, trata-se de algo que traz maior segurança para toda a equipe, favorecendo a consolidação de efeitos.

Confira os cuidados que devem ser tomados ao construir um modelo projeto

Inúmeros cuidados terão que ser tomados para que os modelos sejam construídos e tenham eficiência. O gestor precisará alinhar a estratégia dos negócios com os propósitos dos projetos para que o portfólio venha a impactar os resultados dos negócios. Observe as melhores práticas de gerenciamento do mercado e identifique as suas tendências. Cada projeto deve se encaixar no planejamento estratégico global da sua organização.

Prepare modelos que possibilitem o registro prévio do orçamento, bem como o gerenciamento de custos e o seu monitoramento. Estabeleça procedimentos formalizados para o acompanhamento dos recursos em tempo real. Lembre-se de que o desempenho financeiro aponta as chances de sucesso dos projetos, razão pela qual jamais pode ser negligenciado. Faça uso de sistemas de gestão atualizados que facilitem o seu trabalho.

Enfim, como vimos até aqui, é possível construir modelo de projeto eficiente e do zero, desde que você siga as etapas de elaboração e de implantação. Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance.

Ele traz nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está começando a profissionalizar esse setor em sua empresa. E, caso precise de ajuda para descobrir qual é a estrutura de um projeto, não hesite em solicitar uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!

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Os gestores precisam dominar o vocabulário e utilizar uma linguagem adequada e precisa em seus documentos. Dessa forma, todos os envolvidos terão uma compreensão correta dos objetivos e etapas a serem cumpridas. Conhecer o conceito de restrição e respeitar os seus limites é muito importante para quem trabalha com gestão de projetos.

Neste post, vamos abordar sobre o que são as restrições de um projeto e como lidar com elas durante o processo. Além disso, vamos explicar o conceito, as premissas e os requisitos. Aqui, você vai descobrir o que é o triângulo de restrições e entender mais a respeito dos prazos, escopo e custos.

Gostaria de entender melhor o assunto? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O que são as restrições de um projeto?

Restrições é a palavra que se originou do termo em inglês “constraints” e abrange os fatores limitantes para que uma iniciativa seja executada. Trata-se de condições impostas para que os projetos sejam realizados e cumpridos pelo gerente e sua equipe de trabalho. As principais são a qualidade do projeto, o orçamento e o prazo de entrega dos serviços ou produtos.

Caso as restrições não sejam atendidas, pode ocorrer uma falha no projeto, tendo em vista que elas asseguram a satisfação das partes envolvidas e a viabilidade dos empreendimentos. É necessário estabelecer fronteiras e definir regras claras e objetivas, bem como fazer a delimitação do campo de atuação do gestor do projeto.

Quais são as premissas e os requisitos de um projeto?

As premissas de um projeto também são chamadas de “assumptions” e se referem a pressupostos, situações ou hipóteses que são tidas como verdadeiras em um projeto. As estimativas somente serão validadas após a comprovação da veracidade de cada premissa. Antes de serem confirmadas, elas serão consideradas riscos e precisam ser gerenciadas. Confira exemplos de premissas:

• não haverá chuva por mais de 3 dias ininterruptos;
• haverá disponibilidade de um número exato de equipamentos;
• todos os engenheiros estarão sempre acompanhando as atividades;
• as leis não serão modificadas durante a execução do projeto.

Os requisitos de um projeto, ou “requirements”, estão relacionados às condições mensuráveis ou às capacidades indispensáveis para que o projeto atenda aos seus objetivos. Sendo assim, os requisitos atendem a desejos, necessidades e expectativas dos stakeholders, principalmente dos clientes. Veja alguns exemplos de requisitos:

• sistema de segurança;
• monitoramento de áreas externas e internas;
• iluminação adequada;
• climatização de acordo com as normas vigentes.

É importante fazer o levantamento dos requisitos para que os projetos sejam bem-sucedidos. Eles precisam ser formulados de maneira apropriada, para que não ocorram problemas durante a execução das atividades até a entrega final. Cada requisito vai fazer parte do escopo do projeto e embasar o seu planejamento. Por fim, eles vão formar os parâmetros de validação para as entregas.

Como lidar com as restrições de um projeto?

Depois do levantamento das premissas, o gerente monitora para saber o que deverá ser feito para que as oportunidades sejam aproveitadas e as ameaças mitigadas. Já as restrições devem ser usadas nas etapas de planejamento, porque dão respaldo às decisões do gestor. Elas são importantes para conferir garantia de que tudo será executado conforme os limites preestabelecidos.

Os projetos podem ser executados de várias formas com o registro dos processos decisórios, bem como dos motivos que deram origem às escolhas. As restrições servem para fazer com que a documentação relativa ao plano do projeto esteja em dia, tais como a matriz de riscos, o plano de custos e o cronograma.

Na prática, as restrições são impostas por agentes internos ou externos. Elas precisam ser consolidadas por meio de registro em um documento específico, que tenha a finalidade de permitir o seu monitoramento. Elas também são especificadas na Declaração de Escopo do Projeto e no Termo de Abertura do Projeto.

O que é o triângulo de restrições de projetos?

O triângulo de restrições de projetos é composto pelos custos, o escopo e o prazo. O projeto cuja entrega é feita de acordo com os recursos planejados, o escopo atendido e dentro prazo é considerado bem-sucedido. A seguir, veja detalhes sobre as 3 limitações mais destacadas e como elas influenciam no gerenciamento de projetos.

Prazos

Restrições referentes aos prazos dizem respeito ao cronograma de entrega elaborado pelo gestor do projeto. Nele, é descrito o tempo de duração de cada etapa, além de todos os prazos para a conclusão de cada fase e para a finalização com a data de entrega dos projetos. Esse agendamento é indispensável para que as equipes se organizem e cumpram as metas predefinidas.

Escopo

É o conjunto de objetivos descritos com tarefas e entregas especificadas, os quais foram aprovados e listados para serem atingidos até o fim dos projetos. Se houver restrições, o gestor poderá apontar a omissão ou a suspensão das entregas, quando o prazo for ultrapassado ou os recursos excessivos tiverem que ser consumidos.

Custos

São relevantes para todas as partes envolvidas em um projeto. Por esse motivo, são feitos diversos orçamentos e estimativas de custos de aquisição de equipamentos, softwares, contratações e fornecedores. Os valores devem ser definidos com antecedência e os detalhes analisados para, depois, acontecer a aprovação dos projetos.

Os montantes financeiros disponibilizados para a execução de um projeto não poderão ser usados para a aquisição de outros recursos, que nem sempre representam dinheiro. Existem recursos humanos que melhoram a qualidade dos serviços ou produtos e influenciam outros fatores.

Além do mais, a qualidade também é uma restrição que merece destaque, porque é afetada por alterações em um dos 3 pilares mencionados. Mudanças nesse aspecto interferem no custo, nos prazos e no escopo. O aceleramento nos prazos ou a elevação repentina dos custos afeta diretamente a qualidade das entregas.

Entendeu quais são as restrições de um projeto, o que é e como lidar com elas? No gerenciamento de um projeto, elas podem representar riscos que interferem e ocorrem durante as fases de execução. Esses perigos podem ou não ser conhecidos, mas devem ser identificados e gerenciados, por se tratar de possibilidades ou ameaças.

Ainda tem dúvidas sobre o tema ou precisa de mais informações? Entre em contato conosco agora mesmo!

O sucesso dos empreendimentos depende de um gerenciamento eficaz de todas as atividades. Apesar de as ideias inovadoras serem importantes para o futuro das empresas, se os profissionais que fazem a administração não forem capacitados para gerir de modo articulado e minucioso os negócios, é provável que as dificuldades surjam com o decorrer do tempo e atrapalhe as estratégias.

Portanto, uma metodologia de gestão é muito relevante para evitar o fracasso dos empreendedores. Os métodos adotados precisam englobar todos os departamentos empresariais e garantir que os níveis operacionais da organização tenham fluidez e manutenção eficiente. Em virtude disso, os líderes devem entender a relevância de aplicar as melhores práticas e a importância de um gestor de projetos.

É ele quem acompanha o desempenho dos colaboradores e se responsabiliza pela motivação das equipes para obter os melhores resultados. Neste artigo, vamos explicar o que é a gerência de projetos e para que ela serve. Além disso, vamos falar sobre o ciclo de vida, como implementar uma metodologia e as habilidades do gerente de projetos no gerenciamento das atividades.

Achou o tema interessante? Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre gerência de projetos!

O que é e para que serve um projeto?

De acordo com os dicionários de língua portuguesa, projeto é a palavra usada para definir um planejamento; a redação de novas leis; colocar em prática uma intenção; abrir uma empresa ou, ainda, uma documentação de edificação da construção civil. Contudo, isso abre um espaço muito amplo para aplicação do termo que é usado nas mais variadas ocasiões.

Contudo, no ambiente corporativo, a definição de projeto é mais interessante e específica. O Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ajuda a responder esse questionamento, já que foi construído pela Project Management Institute (PMI). O manual registra que o significado do termo está relacionado aos esforços temporários que são empreendidos para a criação de resultados exclusivos.

Além do mais, os projetos são usados para gerar soluções, serviços ou produtos únicos e que atendam às necessidades de pessoas físicas ou jurídicas. Ou seja, um projeto é temporário, tem início, meio e fim, o que o torna diferente das operações que são contínuas. Dessa forma, ele pode servir para construir residências, desenvolver um aplicativo ou criar uma mobília, por exemplo.

Também, serve para escrever livros, fazer viagens, implantar novas linhas de produção em indústrias e muito mais. Os seus principais aspectos são a limitação de recursos, o envolvimento de uma equipe, a elaboração de etapas com evolução planejada, o planejamento, a execução e o controle por profissional especializado e a definição de prazos.

Como é o ciclo de vida de um projeto?

Como você pôde ver, os projetos precisam ser controlados, planejados e executados por pessoas que tenham conhecimento na área. Eles têm ciclos de vida, que correspondem às fases indispensáveis para planejamento, execução e encerramento das atividades.

Abaixo, veja quais são as principais etapas de um projeto!

Fase inicial

Inicialmente, os líderes devem coletar todos os dados indispensáveis. O gestor e a equipe precisam ter acesso às informações sobre custos, tempo, qualidade e restrições que podem interferir na conclusão das demais etapas. Na fase de iniciação, o profissional responsável faz o registro das limitações e das premissas identificadas.

Nesse momento, é necessário obter uma compreensão macro de modo que o gerente conheça todas as possíveis interferências e influências que poderão surgir e impedir que o projeto seja bem-sucedido. Use um termo de abertura para registrar todas as informações pertinentes e obtenha o consentimento dos líderes da empresa a respeito das ações que serão feitas para gerar resultados.

Fase do planejamento

Depois que os diretores ou sócios concordarem com o projeto, inicie o planejamento das atividades. Nessa etapa, será necessário fazer um detalhamento a partir da visão geral que foi elaborada na fase de iniciação. Chegou a hora de pensar nos detalhes para a estruturação do plano, de maneira que ele se torne consistente.

O programa apresentado pelo gerente precisa ter sucesso garantido. Para isso se tornar realidade, o gestor deve usar alguns documentos que estão incluídos na Estrutura Analítica de Projeto (EAP). São eles: o plano de gerenciamento de riscos, o cronograma da proposta, o planejamento das comunicações, as estratégias de qualidade, entre outros.

Fase de execução

O gerente precisa ter a sua atenção e os seus esforços voltados para a realização de tudo o que foi planejado na fase de execução. As atividades deverão ser executadas com agilidade, segurança e efetividade, conforme as estimativas lançadas no cronograma durante a fase de planejamento. Entretanto, poderão ocorrer mudanças e pedidos de alterações feitos pelos clientes ou chefias.

Nessa fase, o foco do gestor será atender aos padrões preestabelecidos e promover melhorias contínuas, além de seguir os procedimentos. É preciso entregar resultados excelentes, com a qualidade almejada e planejada na etapa anterior do ciclo de vida.

Fases de controle

O monitoramento abarca o controle das tarefas e acontece concomitantemente com o processo de execução. Essa é a maneira mais segura de o gestor ter a garantia de que as atividades são executadas conforme o planejamento inicial. Nessa fase, os avanços são validados de acordo com o progresso dos serviços e os desvios podem sofrer intervenções.

O controle parte da premissa de que as metas foram fixadas durante a etapa de planejamento e de que os indicadores foram predefinidos com antecedência. Dessa forma, essa fase se preocupa somente com o progresso das atividades em comparação ao plano e com o monitoramento do desempenho dos colaboradores.

Fase de encerramento

Essa é a fase de finalização do projeto, na qual há etapas que são feitas com a finalidade de tornar oficial a conclusão do projeto, com a agregação de dados importantes para os próximos empreendimentos. Isso significa que essa etapa do ciclo de vida dos projetos ainda requer esforços por parte do gestor.

Na ocasião, são executadas as ações derradeiras, tais como o registro do aprendizado — por meio de documentações que expõem a experiência dos colaboradores e gerentes — bem como a assinatura do termo de aceite — que encerra a proposta e isenta os empresários de futuras responsabilidades.

O que é gestão de projeto?

Essa é a atividade feita pelo gestor que se especializou nesse segmento. Ele vai aplicar o conhecimento, as técnicas aprendidas e as suas habilidades para que os planejamentos sejam um sucesso. As ações do profissional envolvem gerenciamento, administração e coordenação em todas as fases do ciclo de vida de um projeto.

Na atualidade, a maioria das empresas investe nessa área, contratando gestores de projetos, treinando os seus colaboradores e promovendo e participando de eventos. Cursos, palestras e especializações são oferecidos aos interessados ou consultores especialistas são contratados para suprir as necessidades dos administradores de organizações.

O gerenciamento eficiente é um diferencial que torna as atividades empresariais mais dinâmicas e ágeis. As organizações que aplicam as metodologias de gestão de projetos entregam mais valor à sua clientela, tendo em vista que os seus gestores desenvolvem habilidades nos seguintes assuntos:

• gerenciamento estratégico;
• gestão do negócio;
• técnicas de gerenciamento;
• métodos de liderança.

O assunto está em pauta no exterior desde os anos 90. Todavia, as empresas brasileiras somente perceberam a importância da gestão de projetos para os seus negócios nos últimos anos. Se não houver investimentos nessa área, é provável que os negócios não sobrevivam por muito tempo no mercado, que está mais competitivo a cada dia.

Vale a pena investir na obtenção de conhecimentos relacionados a essa área. Os projetos ajudam a alcançar os objetivos dos empreendedores por meio de criação, inovação, invenção e desenvolvimento de novas ideias. Entretanto, os esforços exigem um gerenciamento adequado, para que as empresas obtenham destaque diante da concorrência.

Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?

Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo, para o negócio como um todo. A metodologia influenciará, de maneira benéfica, todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Contudo, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa.

Descubra como!

Conscientize-se e familiarize-se com todos os mecanismos de gerenciamento

Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: cronogramas e softwares que monitoram o andamento (prazos, verba, pessoas, atrasos) de um projeto faz com que o uso de novos mecanismos de gerenciamento se torne muito mais simples para todos.

Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.

Capacite seu time

Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade, para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados. Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ganhando qualidade no desenvolvimento das tarefas.

Tenha objetivos claros e precisos

Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, prevenindo atrasos, falta de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.

Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente a continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.

Descentralize o trabalho

Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou que impedem que outros membros da equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade. Apenas para deixar claro, é importante, sim, que o gestor avalie e monitore todos os processos. Contudo, não é indicado concentrar todos os poderes em suas mãos.

Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e, ainda, alimenta o espírito de equipe, pois acaba funcionando como um reconhecimento da capacidade da equipe de tocar o projeto e decidir temas importantes. Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e tem credibilidade bastante para que decisões importantes o envolva diretamente.

Escolha softwares de gestão de projetos de qualidade

Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes, lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.

É indispensável que as plataformas e os aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho da sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a organização.

Alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:

• indicadores de qualidade e de produtividade;
• gerenciamento de riscos;
• gestão de custos e despesas;
• monitoramento e apontamento de horas;
• alocação de equipes;
• cronogramas operacionais;
• agendas globais e específicas;
• antecipação de problemas e crises;
• avaliação de resultados, como é o caso do ROI.

Além de todos esses recursos, é fundamental que seu software tenha uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo maior e melhor estruturação dos seus projetos. Muitos gestores acabam perdurando com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação de uma nova.

Esse é um erro comum, mas saiba que existem opções altamente promissoras e referenciadas quando o assunto é business intelligence. Você não vai querer ficar para trás, não é verdade? Uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão usadas para o desenvolvimento das atividades.

Principalmente, é necessário fazer uma avaliação, junto a essas tecnologias, de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e uma potencialização dos esforços. Desse modo, a sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.

Quais são as habilidades do gerente no gerenciamento de projetos?

O gerente de projetos deve estar capacitado para a resolução de questões de forma ágil. Sendo assim, ele deve ser organizado e ter agilidade para calcular riscos e tomar decisões acertadas, bem como inspirar a sua equipe. Entre as suas principais habilidades estão a capacidade de planejar cada passo de forma minuciosa e a flexibilidade para fazer mudanças estratégicas.

Além disso, ter facilidade para gerenciar e motivar pessoas, incentivando-as a se tornarem melhores a cada dia. Por esse motivo, precisa se comunicar bem, aprender sempre, ser um bom negociador, aceitar as mudanças como parte dos projetos, gerenciar processos de forma adequada, avaliar perigos e conseguir manter o foco nos resultados.

Habilidades interpessoais

São essenciais para os gerentes fazerem o gerenciamento da sua equipe e das expectativas de todos os envolvidos com o projeto. Elas darão ao profissional a capacidade de enfrentar momentos de dificuldades, solucionar questões, resolver conflitos e manter a equipe focada diante da pressão. Assim, o gerente deverá ter espírito de liderança, conhecimento cultural e político etc.

Por outro lado, o profissional busca o aprimoramento obtendo conhecimento em gestão de projetos. O aprendizado por meio de treinamentos, capacitações e palestras poderá ser aplicado nos projetos e levá-los ao sucesso. Quer saber como? Estude o Guia de Gerenciamento de Projetos, participe de fóruns e faça cursos. Você será responsável por reduzir as resistências e influenciar positivamente.

Habilidades de gerenciamento

Estão relacionadas à capacidade de falar em público e de escrita, conhecimento de técnicas de negociação, facilidade de apresentação e construção de equipes. Um ótimo gerente consegue influenciar as pessoas e motivá-las por meio de recompensas e reconhecimentos. Por outro lado, sabe conduzir com eficiência o processo decisório.

A negociação pode ser facilitada se o gerente mantiver um bom relacionamento com os líderes responsáveis por administrar recursos. O gestor de projetos competente identifica os interesses desses outros gerentes e evita desperdiçar recursos escassos da organização para se manter alinhado a eles. Ele cria relações de confiança com a maioria dos colaboradores.

Habilidades de gestão de projetos

Já as habilidades em gestão de projetos são as características ou as qualidades do profissional que elevam as possibilidades de os projetos serem bem-sucedidos. Elas sofrem a interferência dos fatores ambientais, visto que a competitividade entre funcionários exige maior capacidade de gerenciar conflitos, por exemplo. Essa competência costuma ser relevante quando falta colaboração entre as partes interessadas.

A comunicação eficaz é extremamente importante, já que muitos gerentes passam a maior parte do tempo se comunicando e cobrando uma postura apropriada de sua equipe. O profissional precisa liderar por meio do próprio exemplo, para não desmotivar a equipe e perder a credibilidade. Além do mais, terá que entender as deficiências do time e propor caminhos alternativos.

Líderes eficientes têm iniciativa e dominam as ferramentas de gestão de projetos. Essas habilidades são cruciais para minimizar os impactos negativos ou impedir que eles ocorram. Por isso, invista na obtenção de experiência com as soluções usadas pelos gerentes e procure se adaptar às inovações tecnológicas que integram setores e conectam pessoas.

Quais são as principais ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos?

Existem diversas técnicas para gerenciar projetos, tais como soluções de qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições etc. Usar soluções inapropriadas provoca atrasos e impacta a produtividade dos colaboradores.

A seguir, veja as ferramentas, de acordo com as diversas áreas do Guia PMBOK, que motivam e auxiliam os gerentes e o seu time a cumprir os objetivos de cada etapa!

Ferramentas genéricas

Outra ferramenta interessante é conhecida como 5W2H, sendo bem eficiente para a orientação clara e simples de pessoas, para que elas compreendam problemas e necessidades. Com ela, o gestor documenta, identifica alternativas e gera planos de ação eficazes. Já a técnica Delphi obtém o consenso de especialistas e preserva o anonimato deles. Observe algumas ferramentas genéricas

• grupos de discussão;
• técnicas de criatividade em grupo;
• oficinas facilitadas;
• questionários e pesquisas;
• análise dos documentos;
• diagrama de contexto;
• geração de alternativas;
• análise de produto.

Ferramentas de escopo

Uma ferramenta que merece destaque são as reuniões que precisam ser produtivas. Para isso, é preciso algumas boas práticas, por exemplo, ouvir a opinião de pessoas por meio de pesquisas, discussões em grupo ou consultas individuais de profissionais especializados.

As ferramentas de gerenciamento de escopo são:

• análise de dados;
• coleta de dados;
• tomada de decisão;
• habilidades interpessoais e de equipe;
• representação de dados;
• diagrama de contexto;
• decomposição;
• protótipos.

Ferramentas de tempo

São relacionadas ao cronograma de projeto, por exemplo, a análise de alternativas que consiste em avaliar as diversas possibilidades de execução das etapas. As análises de desempenho, por sua vez, são úteis para fazer a comparação da linha de base com as atividades feitas e o planejamento de cada fase. Confira as opções dessa modalidade:

• análise de rede do cronograma;
• lead time ou tempo de antecipação;
• compressão de cronograma;
• publicação de dados para auxiliar as estimativas;
• determinação de dependências.

Por fim, a estimativa análoga é baseada nos pacotes de atividades e trabalhos similares dos projetos anteriores, para que seja feita uma estimativa de custos e de duração das etapas predeterminadas. As chances de registrar os históricos de execução anteriores e usá-los de modo efetivo são maiores se o nível de maturidade da empresa for alto.

Ferramentas de custos

O financiamento é uma possibilidade de fazer a captação de recursos financeiros para atender às necessidades do projeto, por meio de investidores pessoa física ou jurídica, bancos e financeiras. Por outro lado, a análise das propostas dos fornecedores serve para a validação dos custos estimados. A ferramenta denominada agregação de custos é usada para somar os custos totais dos pacotes.

Há softwares de gerenciamento de projetos que agregam os custos de modo automático. Já a reconciliação de limite dos recursos identifica se os gastos seguiram o planejamento e se não houve variações significativas no fluxo financeiro. Os valores precisam ser investidos de maneira efetiva e a sua destinação registrada.

Entendeu o que é gerência de projetos e para que serve? Então, saiba que a Project Builder é a melhor solução para a sua empresa. Ela fornece excelentes soluções em gestão de projetos, além de ser reconhecida como uma referência no mercado nacional e internacional. Assim, é a provedora de um dos softwares mais bem-sucedidos do mercado para atender às necessidades de gerenciamento.

Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto ou gostaria de compartilhar sua opinião sobre o tema? Entre em contato conosco e solicite as suas respostas!

A estrutura analítica de projetos semelhante a uma árvore que engloba níveis gerais e específicos das atividades a serem executadas, a qual contempla todas as fases do projeto. Inicialmente, o gerente precisa fazer o planejamento e detalhar o escopo para conseguir utilizar a ferramenta como um apoio à gestão e para expor o seu conteúdo.

Neste artigo, vamos falar sobre as vantagens de utilizar uma estrutura analítica no projeto e explicar o seu conceito. Por outro lado, vamos mostrar para que serve o WBS dentro de uma empresa e fornecer detalhes sobre a visualização clara das partes do projeto, a facilidade de discussão para soluções técnicas, a identificação de riscos técnicos etc.

Deseja entender como o WBS pode ser aplicado no dia a dia? Continue a leitura deste post!

O que é uma estrutura analítica de projetos?

Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou é a tradução dos termos ingleses Work Breakdown Structure que deu origem à sigla WBS. Trata-se de uma ferramenta visual que possibilita estruturar os projetos de maneira simplificada e auxilia o gestor a fazer a exposição do trabalho a ser realizado até a conclusão das atividades. A árvore orienta as entregas indispensáveis à conclusão de todas as etapas.

Para que serve o WBS dentro de uma empresa?

WBS serve para desenvolver a agenda e fazer a atribuição das funções e das responsabilidades dos integrantes das equipes. Além disso, é útil para gerenciar riscos, ajuda na delimitação do escopo do projeto, auxilia a identificar as fases, orienta o gestor para identificar e descrever de forma detalhada as entregas e as atividades a serem executadas.

Fora isso, WBS ajuda a obter a estimativa de custo, duração e esforço, bem como a identificar os riscos. Com ela, os gestores organizam os pacotes de trabalho fazendo a descrição das fases seguintes ainda antes de montar o cronograma. A ferramenta pode ser numerada, ajuda a rastrear as atividades e pode ser construída de acordo com o tipo de projeto e o seu propósito.

Quais são as vantagens de usar a estrutura analítica?

A estrutura analítica pode ser montada por equipes, por entregas ou por fases. Existem diversas diretrizes para a geração do WBS, bem como para o seu desenvolvimento e aplicação na empresa. A seguir, confira algumas vantagens advindas do uso dessa ferramenta que é muito relevante para que os gestores tenham sucesso e os seus projetos sejam bem-sucedidos!

Visualização clara das partes do projeto

O WBS proporciona visão cronológica das atividades dos projetos e ajuda as pessoas leigas a compreenderem melhor os planejamentos. Por intermédio da visualização clara das partes do projeto, o gerente faz um gerenciamento de projeto mais assertivo. A ferramenta decompõe as fases do ciclo de vida dos projetos separando os diversos níveis.

A representação gráfica do projeto mostra uma estrutura hierárquica com os agrupamentos claros e lógicos conforme os produtos ou tarefas. É como se fosse um esboço das tarefas ou um mapa com detalhes, dividido em diversas partes e com metas individualizadas. Portanto, independente do tamanho do projeto, ele será facilmente mapeado.

A estrutura analítica pode conter caixas de textos, símbolos e setas para a representação de objetivos secundários e gerais. O gestor adiciona e exclui os elementos conforme as suas necessidades organizando-os da maneira que entender ser a mais apropriada. É possível ainda incluir cores, destacar os textos em negrito, sublinhado ou itálico.

Por exemplo, a cor amarela pode apontar tarefas urgentes que estão pendentes de execução. Já a cor vermelha poderá indicar entregas em atraso ou que têm prioridade sobre as demais. A verde, por sua vez, normalmente é usada para registrar as atividades que já foram concluídas pela equipe de modo satisfatório. Cada gestor define as cores que prefere utilizar.

Facilidade de discussão para soluções técnicas

A execução de projetos requer trabalho em equipe. Desse modo, os integrantes do time precisam ter um consenso sobre as atividades, serviços ou produtos. A estrutura analítica ajuda os participantes durante as discussões para que identifiquem caminhos alternativos e soluções técnicas diferenciadas. Todos podem solicitar a opinião dos colegas e contribuições de outros departamentos.

Consequentemente, as áreas diferentes trabalham de forma integrada compartilhando conhecimentos para o auxílio mútuo. Alguns programas permitem inclusive a visualização e a edição da estrutura analítica em grupo, com o compartilhamento das alterações por meio de envio de um link, por exemplo. Há plataformas online que são acessíveis de dispositivos móveis e computadores.

Identificação de riscos técnicos

Cada projeto tem o seu nível de complexidade de modo que é preciso criar o WBS exclusivo e com planejamento próprio. Mas a estrutura analítica pode ser simples, precisa e descomplicada. A identificação dos riscos é feita após o registro dos subprodutos que são localizados pela análise dos documentos e pela entrevista de usuários e clientes. Analise exemplos de subprodutos: reuniões relatórios análises comemorações e apresentação do projeto concluído.

Entretanto, os elementos contratados de empresas externas não precisam ser decompostos em subprodutos no WBS, pois os riscos decorrentes deles são da responsabilidade dos prestadores de serviços ou fornecedores. Por fim, o gerenciamento dos riscos técnicos cabe ao gestor que os identifica e realiza os procedimentos de iniciar, planejar, controlar, executar e encerrar os projetos.

É o gerente que faz os planejamentos e define se eles serão mais detalhados ou mais enxutos. Quando os elementos são delegados para um membro da equipe, transformados em um subprojeto ou terceirizados, é esse outro profissional que assume a responsabilidade quem faz o detalhamento. Contudo, o gestor poderá, se assim desejar, incorporar esses detalhes ao projeto mestre.

Essa incorporação vai depender das necessidades de rigor no controle das atividades, o qual pode diminuir ou aumentar de acordo com os riscos, os prazos e os custos associados. Ela é relevante para os casos em que o gestor entende ser preciso descrever as responsabilidades de cada membro da equipe e de todas as empresas contratadas para que o projeto seja concluído.

Agora você já sabe o que é WBS e entende que é necessário compreender o funcionamento e o uso de uma estrutura analítica de projeto. A representação gráfica normalmente conta com vários níveis. No primeiro, coloca-se o nome do projeto. No segundo, as fases do ciclo de vida com os elementos essenciais ao gerenciamento das entregas. Depois, são registrados os subprodutos com uma revisão da EAP.

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