O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.
A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis. Tudo começa pela construção de um escopo bem-traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.
Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que essa ferramenta é mais simples do que parece e verá um exemplo de cronograma. Veja o que é cronograma de projeto e sua importância. Confira!
O que é cronograma de projeto?
Apesar de ser um nome muito comum no ambiente corporativo, é importante definir o que é cronograma. Trata-se de um documento que apresenta todas as atividades relacionadas a um projeto específico, marcando as datas de começo e finalização, a relação de dependência entre as atividades e especificando todos os recursos que deverão ser usados para alcançar os objetivos.
Quando dividimos um projeto em uma linha de tempo, isso contribui para dar uma visão geral de tudo que será preciso para concretizá-lo em relação aos recursos (gastos e profissionais) e assim definir em qual período cada entregável será concluído. Um gestor de projetos precisa saber como montar um cronograma eficiente.
Qual é seu papel no gerenciamento de projetos?
Sabendo o que é cronograma, é importante falar sobre suas funções. A principal função de um cronograma de projeto é garantir que todas as tarefas sejam executadas dentro de um prazo de interesse. O objetivo macro é fazer com que a finalização do projeto aconteça antes ou, no máximo, até a data acordada com o cliente — seja ele interno ou externo.
Portanto, seu principal interesse é garantir o cumprimento de questões relacionadas à entrega, sem se esquecer das demandas quanto à execução ou da qualidade mínima esperada, por exemplo.
Ele também serve para evitar atrasos ou demoras desnecessárias, o que causaria o desperdício de recursos humanos, financeiros e técnicos. Portanto, ele serve como uma orientação do que deve ser feito, quando deve ser realizado e até quando pode ser executado.
Ele costuma ser definido pelo próprio gestor, em parceria com stakeholders ou com os responsáveis pelas diversas tarefas. Além disso, pode ou não passar pela aprovação do cliente — que, normalmente, fica responsável apenas por estipular a data máxima de entrega.
Quais são os tipos de cronograma?
Para elaborar corretamente esse planejamento quanto aos prazos, é essencial entender que não existe apenas um tipo de cronograma. Um dos mais famosos é o Diagrama de Gantt, que ajuda a ver a interdependência de tarefas, ao mesmo tempo em que mostra a ordem na qual devem ser executadas.
O cronograma físico-financeiro ajuda a comparar a entrega de tarefas aos custos já realizados. Com isso, é possível saber se o orçamento está adequado e até se potenciais atrasos têm causado algum tipo de custos extras, por exemplo.
O cronograma na forma de linha do tempo pode ser útil quando diversas tarefas devem ser executadas em momentos diferentes, sem tanta integração ou interdependência. Já o cronograma de milestones ajuda a dividir objetivos maiores em entregas menores, o que aumenta o controle.
Há muitas versões e um exemplo de cronograma para cada tipo. Portanto, o ideal é avaliar bem as principais possibilidades para encontrar o modelo que faz mais sentido para as suas demandas.
Por que elaborar um cronograma?
O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto. Com isso, possibilita que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.
Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não prejudicar os prazos e para manter as entregas conforme os planos iniciais.
Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.
A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para seu projeto.
Estima o tempo de cada atividade
O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.
Acompanha o desempenho do time
A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.
Aloca melhor quaisquer recursos
Com um bom exemplo de cronograma de atividades e uma boa estrutura, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.
Aumenta a eficiência geral
Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.
Acompanha o progresso do projeto
O que é cronograma de projeto senão uma forma de acompanhar a execução do projeto em todos os detalhes?
O cronograma permite ao gestor uma visualização geral de todo o conjunto de atividades e de suas relações de interdependência, bem como de quais são os recursos que estão sendo aplicados ou quando serão utilizados, o que contribui para otimizar o uso dos recursos da empresa.
Uma boa estruturação do cronograma facilita a identificação de falhas, se há algo que não esteja compatível com a linha de base. Essas incongruências devem ser corrigidas logo para evitar que os gastos aumentem e, consequentemente, o projeto se torne mais caro — o que não é bom nem para a empresa, nem para o cliente.
Evita atrasos nas entregas
As entregas marcam o encerramento de cada etapa do ciclo de vida do projeto. O cronograma contribui no monitoramento do projeto e antecipa possíveis desvios.
Também permite que ações de correção sejam adotadas e assegurem que as entregas serão efetivamente realizadas no prazo acordado, o que deixa o cliente bem satisfeito.
Atualiza os stakeholders do projeto
O cronograma permite a visualização simples de todos os envolvidos (stakeholders) a respeito do andamento do projeto.
O cronograma garante que todas as pessoas acessarão as informações com rapidez e de forma sintetizada, o que deixa a comunicação mais eficiente.
Como montar seu cronograma de projeto?
Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.
Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, com um exemplo de cronograma. Veja!
Defina o escopo do projeto
Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.
Um escopo bem-definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.
Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades
O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como na identificação de cada marco intermediário.
Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.
Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.
Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.
Construa sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Comece a desenvolver seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.
A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.
Cuide do sequenciamento de atividades
A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas.
Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.
A definição de prioridades e o sequenciamento das tarefas contribuem para diminuir os erros e os retrabalhos, grandes obstáculos ao cumprimento do cronograma.
Com o devido cuidado de analisar o cronograma, é possível evitar falhas e a perda de tempo em corrigi-las.
Separe os milestones do cronograma de atividades
Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.
Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.
Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.
Estime a duração das atividades
Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.
Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.
Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.
Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa dos esforços empregados e produtos gerados.
Otimize o tempo de duração das atividades
Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.
A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.
Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.
Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e, na segunda, sobre o final da etapa.
Conheça algumas técnicas para estimar a duração das atividades. Para escolher uma ou mais técnicas de estimativa de duração, é preciso analisar o tipo de projeto, a metodologia especificada no plano de gestão do cronograma e o tempo disponível para fazer a estimativa da duração das tarefas.
Estimativa análoga
Nesse caso, são usados dados históricos de outro projeto, parecido com o que será executado. Esses dados funcionam como parâmetros para estimar qual será a duração de cada tarefa. Apesar de ser mais rápida que as demais técnicas, ela também é mais imprecisa.
Estimativa paramétrica
O que é um cronograma com estimativa paramétrica? São criadas regras para calcular o tempo das tarefas, tendo como base alguns dados históricos.
Como exemplo, considere que você deve fazer o cálculo do tempo requerido para a pintura de um imóvel com 150 metros quadrados de paredes. Ao analisar os dados, descobre-se que um pintor leva 12 minutos para pintar 1 metro quadrado (0,2 h).
Então, para terminar a pintura desse imóvel, serão necessárias 30 horas no mínimo, ou 3 dias e 6 horas (arredondando 4 dias), considerando uma jornada diária de trabalho de 8 horas.
Embora seja uma técnica mais demorada, vale a pena porque oferece mais precisão nos resultados.
Estimativa de três pontos
Essa técnica estima a duração das tarefas, levando em conta três cenários:
- otimista;
- realista;
- pessimista.
Ainda considerando o exemplo anterior, em um cenário realista, o pintor consumiria 30 horas para efetivar a pintura do imóvel. Em um cenário otimista, ele levaria 26 horas. E, em um cenário pessimista, consumiria 37 horas.
Para o cálculo da estimativa, somam-se os valores relativos aos três cenários e divide-se por três:
- estimativa de três pontos = cenário realista + cenário pessimista + cenário otimista;
- estimativa de três pontos = 30 + 37 + 26 / 3;
- estimativa de três pontos = 31 horas, ou 3 dias e 7 horas (4 dias na prática).
Essa técnica é considerada um refinamento das outras técnicas de estimativa.
Estimativa bottom-up (detalhada)
Trata-se de dividir uma atividade em atividades menores. A soma de duração das tarefas divididas corresponde ao período total daquela atividade.
Construa seu cronograma
Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.
O gráfico tem o papel de trazer uma representação visual de todas as tarefas, divididas em slots que podem ser simultâneos ou não. Assim, fica mais fácil saber em qual estágio o processo está e o que ainda deve ser realizado.
Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para o monitoramento da evolução do seu projeto.
Como identificar os recursos necessários?
Para entender tudo o que é essencial para cumprir o planejamento, o ideal é fazer uma descrição completa de tarefas e resultados que devem ser obtidos.
A intenção é saber quais são os itens que devem ser usados e quais são os impactos principais dos recursos nos resultados desejados.
Isso interfere diretamente no exemplo de cronograma porque, em alguns casos, pode ser necessário contar com a disponibilidade de algum recurso. Se for preciso ter matérias-primas, por exemplo, devem-se considerar os prazos de entrega. Se for um recurso limitado, usado parcialmente de cada vez, a atuação simultânea não é possível.
Além disso, é preciso que se defina previamente os recursos, oriente melhor os colaboradores e ajude na criação de um fluxo de trabalho. Como consequência, a atuação ganha qualidade e fica mais fácil atender a todas as demandas, dentro do tempo desejado.
Como prever a duração das atividades?
Só é possível elaborar um cronograma consistente se houver o tempo necessário para executar todas as tarefas. Então, um dos pontos mais importantes consiste em determinar a duração das atividades.
Primeiramente, é preciso considerar a complexidade de cada tarefa. Quanto menor for cada passo, mais rápido ele tende a ser concluído. No entanto, algumas questões-chave levam mais tempo.
Considere o desenvolvimento de um software. Atividades de construção de código e testes de implementação demorarão mais tempo que etapas de finalização, por exemplo. Então, é preciso conhecer o escopo do projeto para entender os pontos com maiores concentrações de tempo.
Além disso, é interessante utilizar projetos anteriores ou semelhantes como base. Considere se os recursos foram semelhantes para definir, de fato, qual deve ser o tempo necessário.
Com um exemplo de cronograma em mãos, também é importante questionar diretamente o time envolvido. Afinal, não há ninguém melhor para prever o tempo de conclusão que os responsáveis pelas tarefas em questão.
No final, é possível incorporar as estimativas dos colaboradores, os resultados consolidados previamente e os interesses em termos de prazo para ter uma ideia do tempo.
Só não se esqueça de ter um fator de segurança para compreender pequenos atrasos e de avaliar o tempo entre tarefas. Assim, nenhum período fica de fora.
Quais são as ferramentas mais indicadas?
Na hora de elaborar o plano de execução e prazos para seu projeto, é interessante usar um exemplo de cronograma como base — e, inclusive, essa é uma das ferramentas para considerar.
Com esse elemento já pronto, é possível saber o que se repete para o projeto e, principalmente, o que deve ser adaptado. Acima de tudo, é uma maneira de entender quais são as demandas de resultados e de tempo, sem se esquecer de nenhum ponto relevante.
Para a elaboração em si, o mais indicado é utilizar um software de gestão de projetos que conte com essa funcionalidade. Um dos motivos tem a ver com a centralização de informações. Também podemos citar a automação de tarefas e o ganho geral de qualidade e eficiência nessa elaboração.
Acima de tudo, é indispensável contar com esse software para diminuir os riscos de erros e garantir uma adaptação fácil de prazos e outros planos. Assim, seu uso se torna muito mais conveniente.
Por que a atualização é fundamental?
Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).
Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.
Então, tão importante quanto usar um exemplo de cronograma e montar seu é garantir que ele reflita, adequadamente, o andamento do projeto.
Quando atualizar seu exemplo de cronograma?
Já que é tão relevante manter o cronograma atualizado, também é essencial saber quando fazer as mudanças. Para evitar o microgerenciamento, saiba que atrasos pequenos podem ser compensados em outras etapas.
No entanto, o atraso em uma atividade-chave, da qual dependem outros resultados, pode exigir uma atualização no cronograma. Novas demandas, mudanças de planos e imprevistos também exigem a atualização.
No mais, basta acompanhar o cronograma e os resultados, comparando o planejado com o realizado. Com base nessa avaliação, será possível saber se é necessário interferir e mudar.
Quais os principais erros em um cronograma de projeto?
Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto e isso custa caro, inclusive em relação ao tempo de entrega. Conhecê-los, portanto, é essencial para saber como desviar dessas falhas e alcançar resultados melhores.
Portanto, descubra quais são as falhas mais recorrentes e com maior impacto e saiba o que elas podem causar.
Ignorar a sequência das atividades
O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.
Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.
Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.
Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.
Comunicar-se de forma ineficaz
Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para a entrega dos resultados com base no exemplo de cronograma.
É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber dar atenção à equipe, às suas sugestões e às suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, maiores são as probabilidades de que ele seja bem-sucedido.
Alterar o escopo original do projeto
O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.
Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto.
Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.
Definir prazos muito curtos
Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas.
Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.
O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros.
Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos ou uma imagem ruim.
Não especificar os recursos usados
Em muitos projetos, o exemplo de cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem-discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.
Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir.
Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por cada atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.
Definir prazos muito longos
Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos.
Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.
De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.
Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega.
Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem-definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.
Ignorar os riscos
Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um exemplo de cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.
Esses dados devem ser registrados como plano adicional: plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.
Desconsiderar a agenda dos profissionais
Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa.
É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos. Considere que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto, por exemplo.
O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.
Como usar o cronograma de forma simples?
Para finalizar, vamos dar algumas dicas de como usar o cronograma de tarefas de forma simples durante a execução do projeto:
- não deixe de atualizar o andamento do cronograma, pois se ele estiver desatualizado, não será útil;
- com o cronograma atualizado, dedique tempo para analisar a tendência do progresso e determine ações para contornar os eventuais desvios e falhas;
- configure o calendário, colocando folgas, férias e feriados;
- fique atento ao definir a sequência de tarefas, pois dependências erradas podem criar uma lacuna no projeto e até atrasar a entrega dos resultados;
- evite manter atividades que ultrapassem as 40 horas, pois as atividades executadas entre 8 e 40 horas tornam mais fácil a gestão e a tomada de decisão;
- faça uso de um software para a indicação das horas e para o controle do tempo dispendido nas tarefas do cronograma.
Em relação ao planejamento de tempo, mesmo com um exemplo de cronograma, se não houver um controle, também não será possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.
Agora você já sabe o que é cronograma de projeto e como montá-lo, seus benefícios para a empresa, a necessidade de sua atualização, quais são os tipos de cronograma e os principais erros cometidos em sua gestão. É importante considerar tudo o que foi falado no texto para fazer um cronograma o mais próximo possível do ideal. Todos ficarão satisfeitos com o trabalho e os resultados, inclusive o cliente.
O que achou de nosso conteúdo? Extenso, mas bem explicativo, concorda? Talvez muitos gestores estejam precisando de algumas dicas e orientações para gerenciar com mais eficiência os cronogramas de seus projetos. Aproveite e compartilhe este post nas suas redes sociais, com seus amigos e colegas que atuam na mesma área!
