Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito usada nas empresas, pois apresenta elevada eficiência e é relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data na qual cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que ele deve ter.
Um bom plano de ação auxilia o negócio a ter um foco maior nos resultados e a garantir que os times possam sempre se planejar da melhor forma possível. Ou seja, ele é fundamental para manter a companhia competitiva e com objetivos bem alinhados. Por isso, é crucial ter um plano de ação robusto, mas muitos gestores têm dúvidas sobre como defini-lo.
Afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje.
Continue lendo e confira!
Qual é a importância de definir um plano de ação?
Ao fazer um plano de ação e realizar tudo que foi posto no cronograma, os gestores conseguem ter mais praticidade no processo de tomada de decisões e, consequentemente, alcançam melhora na produtividade de suas equipes de trabalho. Sem contar que eles conseguem coletar e analisar os dados com maior eficiência, o que é de extrema importância para o bom andamento dos negócios.
Outro ponto importante de se fazer um plano de ação para a empresa é que ele serve para planejar e analisar as ações estratégias, as quais devem ser adotadas no empreendimento. Ainda, existe a possibilidade de incluir indicadores de desempenho (KPIs) no histórico.
O que é um plano de ação?
O plano de ação é um documento que orienta a empresa em busca de cada um de seus objetivos. Ele facilita a orientação de ações, a definição de projetos e as correções conforme os objetivos globais e compartilhados por todas as equipes externas e internas. Desse modo, a empresa pode ter maior foco em resultados e conseguir bater as metas sem dificuldades.
Portanto, um plano de ação contém todos os dados necessários para se chegar a determinados objetivos. Responsabilidades, metas, evolução esperada de indicadores e ferramentas usadas são apenas alguns pontos. Desse modo, os times podem se planejar com mais facilidade e garantir que a empresa chegue a um estágio de competitividade superior ao atual.
Nos projetos corporativos, o plano de ação é usado para facilitar o planejamento de cada etapa. Quando aplicado corretamente, os times podem trabalhar com alta performance e baixo índice de erros. Afinal, todos saberão como orientar as suas ações para atender às expectativas dos envolvidos no projeto.
O que colocar no plano de ação?
O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data na qual esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status no qual se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Esse é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.
Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso, é usado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.
Qual é a importância de cada ação?
Diante do seu papel estratégico, o plano de ação deve ser pensado com cuidado. Afinal, ele orienta todas as ações dos times durante projetos internos. Portanto, evitar erros e falhas nas definições de objetivos é algo crítico. Em outras palavras, as ações devem ser bem pensadas antes de serem encaixadas no plano. Além disso, cada uma delas deve ter uma boa relevância para que se alcance o objetivo.
Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como essas devem sempre ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe. Ou seja, o gestor precisa ter uma visão completa sobre o papel do plano de ação nos projetos corporativos.
A reunião de apresentação do plano de ação também é um momento importante. Nela, será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, as datas de entrega e outros detalhes. Por isso, sempre se prepare e faça uma comunicação clara sobre tudo o que levou à formulação do plano de ação e as suas características.
Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!
Como elaborar um plano de ação?
Uma das vantagens de usar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.
Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando microações a macroações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.
Em todo caso, a elaboração de um plano de ação robusto deve considerar uma série de fatores. Confira os principais, a seguir, e saiba como estruturar um que seja inteligente, alinhado com as demandas internas e capaz de guiar os times em busca de ótimos resultados.
Torne as metas mensuráveis.
Como apontamos, o plano de ação tem um conjunto de metas para orientar as equipes a tomar decisões. Contudo, elas devem ser definidas com cuidado. Afinal, as métricas auxiliam o gestor a avaliar a performance dos times e, assim, identificar se os objetivos foram alcançados. Por isso, sempre crie métricas mensuráveis. Elas também precisam considerar o perfil da equipe. Desse modo, os profissionais poderão otimizar o seu desempenho sem grandes dificuldades.
Defina prazos inteligentes
Os prazos também precisam ser criados com cuidado. Se forem muito curtos, não serão alcançados e podem colocar o time em um fluxo de trabalho mais propenso a erros. Caso sejam muito longos, podem impedir que a equipe alcance os seus objetivos.
Portanto, sempre faça uma avaliação do perfil da equipe e defina prazos de modo inteligente. Identifique as expectativas dos envolvidos e o posicionamento do negócio. Desse modo, o prazo poderá ser definido com facilidade e sem riscos de gerar problemas de qualidade para o negócio.
Elabore planos de mitigação de riscos
Todo projeto eficiente tem riscos e eles contribuem de maneira negativa para que objetivos não sejam alcançados e prejuízos afetem os resultados da companhia. Não é à toa que existem processos de gestão totalmente dedicados a mitigar esse tipo de problema. Na criação do plano de ação, os riscos não devem ser ignorados. Pelo contrário: o gestor precisa estruturar um plano de ação para mitigar cada problema que possa afetar o sucesso do projeto e, assim, maximizar a confiabilidade das suas decisões.
Tenha processos estruturados para caso algo dê errado
Ainda que a prevenção de riscos seja aplicada, problemas podem acontecer. Nesse caso, também é fundamental que a empresa esteja preparada. Quanto mais rápido as correções a problemas forem aplicadas, menos impacto a falha causará no dia a dia do projeto. Portanto, faça um levantamento não só para identificar e prevenir riscos, mas também para eliminar possíveis erros caso eles ocorram. Dessa maneira, será possível manter um fluxo de trabalho contínuo ao longo de todo o projeto corporativo.
Quais erros não cometer ao formular o plano de ação?
O plano de ação é um documento abrangente. Por isso, a empresa deve ter cuidado para que ele não seja feito com problemas. Pois, como apontamos, ele tem um papel de destaque em cada etapa do projeto e, se mal feito, levará os times a trabalharem com baixa qualidade.
Por isso, é importante evitar erros que tradicionalmente ocorrem nesse tipo de processo. A seguir, veja alguns e prepare-se de modo inteligente!
Mudar os objetivos frequentemente
Como apontamos, o plano de ação foi feito para orientar a empresa a atingir certos objetivos. Por isso, é fundamental ter uma uniformidade na definição das metas da empresa. Afinal, se elas mudam regularmente, os times terão dificuldade para executar um trabalho de qualidade.
Quando as metas mudam em uma frequência elevada, o plano de ação também deve ser adaptado regularmente. Isso exige um retrabalho contínuo da equipe de gerenciamento de projeto: novas metas, ferramentas e indicadores de acompanhamento terão que ser aplicados no dia a dia do negócio.
Portanto, sempre evite mudar as metas com alta frequência. Faça uma análise ampla do mercado, identifique o melhor modo de posicionar a empresa e prepare-se antecipadamente. Assim, os times terão mais tempo e cuidado para se orientar em busca dos planos traçados pela empresa.
Não avaliar resultados
A avaliação dos resultados é algo fundamental quando a empresa tem um conjunto de metas para orientar suas ações. Não identificar se os objetivos foram alcançados, nesse contexto, pode levar à perpetuação de más práticas. Além disso, torna mais difícil a otimização das rotinas internas. Portanto, sempre avalie resultados e, se possível, invista em tecnologias de gestão e análise de dados. Dessa maneira, o processo será mais abrangente e eficaz.
Ignorar o perfil da empresa
A definição do plano de ação sempre deve considerar o perfil do negócio. Afinal, o modo como a empresa está estruturada influenciará diretamente as medidas que são tomadas para atingir os objetivos traçados.
Portanto, sempre avalie o posicionamento da empresa ao definir metas e traçar rotinas. Também, tenha em mente as regras do mercado e as falhas existentes. Assim, você poderá tomar decisões mais fáceis de serem executadas e que contarão com alto engajamento da equipe.
Como cobrar as tarefas de cada um?
Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Entretanto, muitas vezes, as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: nesse caso, é preciso cobrar.
Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data a qual esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo saia como planejado. Vale lembrar de que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar aonde se almeja no tempo determinado.
Quais são as principais aplicações dos planos de ação no planejamento e na gestão?
Por se tratar de uma ferramenta de gestão que tem uso simples e que traz objetividade na execução das atividades, o plano de ação é usado em diversas áreas da empresa.
Veja, abaixo, quais são as aplicações no planejamento e na gestão!
Gestão de projetos
Os planos de ação também são muito usados pelos gerentes de projetos para acompanhar as atividades de planos empresariais. Nesses casos, geralmente, é preciso concluir uma etapa para poder iniciar outra. O ideal é seguir um cronograma montado no plano de ação para que o projeto seja bem-sucedido.
Análise de cenários orçamentários
O planejamento orçamentário nada mais é que uma maneira de planejar entradas e saídas futuras da empresa. Com ele, é possível ter uma estimativa de investimentos e custos empresariais. Os planos de ação de análise dos cenários orçamentários são úteis para a empresa evitar riscos e visualizar novas oportunidades.
É preciso fazer planejamentos para cada um dos cenários e simulações que incluam diversos fatores, entre eles estão as seguintes projeções:
- realistas;
- pessimistas;
- otimistas.
Diante das probabilidades de ocorrência desses cenários, é preciso deixar planos de ação engatilhados. Caso um deles se concretize, todos os envolvidos vão saber quais as atitudes tomar.
Planejamento estratégico
O plano de ação serve para tirar o planejamento estratégico do papel. Sendo assim, a ferramenta é usada para fazer os planejamentos e acompanhar as implementações das ações estratégicas, nas quais podem ser incrementados indicadores do histórico e do progresso de todas as ações tomadas.
Planejamento tático
Um dos próximos passos é o planejamento tático. Os planos elaborados por meio desse documento têm foco no médio prazo e contêm muitos detalhes. Nele, as ações são voltadas para orientar as áreas e os departamentos da empresa, sendo que o detalhamento é um meio para atingir os objetivos e as metas do empreendimento.
O período das ações varia de 1 a 3 anos e é nessa fase que são criadas estratégias relacionadas às áreas de marketing, produção e recursos humanos. Todos os objetivos do plano tático devem ser elaborados de maneira que o planejamento estratégico possa ser alcançado. Se você ainda se pergunta quais são esses objetivos, saiba que entre eles estão:
- certificar-se de que os pedidos dos clientes serão atendidos o mais breve possível;
- assegurar que não sejam vendidos produtos defeituosos;
- garantir que a equipe esteja bem treinada.
O planejamento tático deve ser visto como uma conexão entre o estratégico e o operacional, e é um excelente plano de ação.
Planejamento operacional
No planejamento operacional, os planos elaborados são de curto prazo. As definições de métodos e processos geralmente são para 3 a 6 meses. Os planos são mais detalhados e as pessoas envolvidas são selecionadas, sendo que todos recebem suas responsabilidades e tudo o que precisarem, inclusive os materiais para conseguir colocar o planejamento em prática.
O 5W2H é um checklist administrativo que guia os gestores por meio de perguntas, para que sejam tomadas as melhores decisões e para que tudo seja organizado de maneira correta. Entre os principais questionamentos estão:
- what — que significa o que (o que será feito?);
- why — por que (por que tal coisa será feita?);
- where — onde (onde será feito?);
- when — quando (quando será feito?);
- who — por quem (quem vai fazer?);
- how — como (como será feito?);
- how much — quanto (quanto vai custar para fazer?).
O modelo pode ser usado por empresas de todas as áreas, que desejam gerenciar melhor as questões administrativas de seu negócio, e ele não fica restrito a um departamento específico. Por meio do uso dessa ferramenta, fica mais difícil se esquecer de algum detalhe. Entre os objetivos operacionais alcançados com o 5W2H está a implantação de programas de qualidade e de um sistema de separação de pedidos.
Uma dica muito importante e que auxilia gestores, empreendedores, líderes e até mesmo os funcionários é pedir sempre para que outra pessoa revise o processo, pois o que um não vê o outro percebe. Também, não deixe de fazer a construção das respostas aos questionamentos do 5W2H de maneira coletiva. Dessa maneira, as informações estarão mais completas e os objetivos mais alinhados.
Quais são as etapas para se chegar ao sucesso?
Enfim, para seguir um plano, é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez e, assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas. As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. No início, um gestor eficiente deve ser capaz de fazer uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e os custos para cada tarefa.
Já o planejamento é uma fase de suma importância, na qual serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa na qual tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e as energias dos executores são gastos nessa etapa e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.
O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas e devem constar no cronograma as datas quando isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução. Por fim, o encerramento é a fase na qual tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.
Como contar com a tecnologia para realizar e definir o plano de ação para sua empresa?
Há tempos, a tecnologia nas empresas era vista apenas como um custo a mais. Entretanto, nos dias atuais, é possível perceber que ela se tornou uma aliada dos gestores nos processos empresariais, assim como na elaboração dos planos de ação. As empresas que conseguem ter uma visão clara sobre os avanços tecnológicos adotam as soluções apropriadas para muitos problemas. Com isso, é possível obter:
- redução de custos operacionais;
- agilidade nos processos internos;
- segurança nas tomadas de decisões.
Por meio do uso da tecnologia, é possível encontrar novas soluções todos os dias, o que é muito importante, além de ser uma necessidade na atualidade, visto que o mercado é volátil. Na definição do plano de ação, a tecnologia se torna peça-chave para o sucesso dos planos traçados.
Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores, para que seja mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai usar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo.
O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso. Se você ainda tem dúvidas sobre como definir plano de ação, conte com o auxílio de uma empresa especializada nesse tipo de serviço para auxiliar. Assim, com certeza, o seu planejamento será um sucesso.
E aí, gostou do post? Então, continue o seu aprendizado e confira nosso post “Veja como elaborar um plano de ação para uma equipe desmotivada”, e fique por dentro de mais esse assunto!
