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software de gerenciamento de projetos

Software de gerenciamento de projetos: 5 dicas de como avaliá-lo

Escrito por Bruno Ambrosio em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Software de gerenciamento de projetos: 5 dicas de como avaliá-lo

A tecnologia já está integrada a todos os processos corporativos modernos. Apoiados na transformação digital, os negócios podem reduzir riscos e atingir melhores resultados a médio e longo prazo. Isso vale, inclusive, para quem investe em um software de gerenciamento de projetos.

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que auxilia gestores a identificarem problemas, distribuir tarefas e manter todas as rotinas com boa performance. A partir dele, os times podem acompanhar a evolução de cada etapa de maneira centralizada, o que auxilia na integração de pessoas e minimiza riscos. Ou seja, o retorno obtido com os investimentos é ampliado ao máximo.

Quer saber mais sobre esse tipo de sistema e como avaliar um software de gerenciamento de projetos? Então continue a leitura deste post!

O que é um sistema de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que centraliza os dados de gestão do negócio e permite aos times acompanhar o fluxo de trabalho de forma qualificada e integrada. Ele pode ser incorporado a outras soluções e oferece recursos de compartilhamento de dados. Assim, os times conseguem montar um fluxo de trabalho unificado e bem-alinhado, com um bom nível de automação.

Por que investir no software de gerenciamento de projetos?

A tecnologia tem sido de grande apoio para os negócios interessados em mais performance e inovação no dia a dia. Com esse apoio, empresas podem encontrar novos insights para otimizar as suas rotinas, conhecer melhor seus fluxos de trabalho e replicar boas práticas com facilidade. Além disso, conseguem evitar atrasos com mais frequência e ficam menos expostas a riscos.

No caso da gestão de projetos, os sistemas de TI podem auxiliar em grandes ganhos de performance. Uma ferramenta como o software de gerenciamento de projetos, se bem-integrada, minimiza o impacto dos riscos existentes e dá mais flexibilidade ao trabalho prestado. Ao mesmo tempo, ajuda a aproveitar benefícios como:

  • mais facilidade no compartilhamento de dados entre equipes;
  • redução de prazos na entrega de resultados;
  • criação de um bando de dados unificado sobre os projetos;
  • mais automação no fluxo de trabalho;
  • distribuição simplificada de tarefas;
  • facilidade na busca por pontos a serem otimizados ou práticas que devam ser replicadas.

Como escolher o seu software de gerenciamento de projetos?

A escolha de um software de gerenciamento de projetos deve considerar alguns fatores que impactarão diretamente a usabilidade da ferramenta e os ganhos do negócio com o seu investimento. Confira a seguir alguns dos pontos críticos a serem analisados na hora de investir nesse tipo de sistema!

1. Verifique a política de privacidade

A segurança de dados é algo crucial quando falamos no uso de tecnologias no ambiente corporativo. Ter ferramentas funcionais não é mais o único requisito de um sistema. Também é importante que ele consiga salvar dados de maneira confiável e livre de vazamentos.

Além disso, as aplicações precisam dar um alto controle para o negócio sobre como os seus dados serão utilizados e compartilhados com terceiros. Isso permite ao negócio alinhar as soluções com as políticas de uso de dados locais e evitar problemas de compliance. Por isso, não deixe de verificar a política de privacidade de seu software de gerenciamento de projetos.

2. Avalie a usabilidade

Entre os fatores que afetam o emprego de um sistema, um dos mais importantes é a usabilidade. Ela indica a capacidade de os profissionais integrarem o software à rotina, por exemplo. Além disso, esse é um fator que impacta diretamente o tempo de adesão à aplicação.

Por isso é indispensável estar atento ao nível de usabilidade de um sistema. Identificar como os recursos são apresentados, os fluxos de trabalho internos e até a linguagem do software é algo fundamental. Afinal de contas, tais pontos vão interferir no tempo de treinamento da equipe e na sua habilidade de utilizar o software no dia a dia.

3. Identifique se ele se adapta ao perfil do negócio

Além da usabilidade, o perfil da ferramenta também deve ser considerado. Sistemas de gestão de projetos muitas vezes são moldados para públicos específicos. Por isso é crucial estar atento se ele é compatível com o perfil de trabalho da sua empresa.

Em outras palavras, o gestor precisa se concentrar e investir apenas em uma ferramenta alinhada com as práticas internas da corporação. Isso passa, por exemplo, pelas metodologias aplicadas, o tipo de indicador adotado para avaliar o sistema e as demandas a médio e longo prazo da empresa. Desse modo, o time pode integrar ao seu dia a dia uma ferramenta muito mais usável.

4. Avalie o perfil do suporte

Todo software pode enfrentar problemas na execução de tarefas diárias. Nessas horas, o suporte ao usuário entra em cena para ajudar a reduzir problemas e conquistar o sucesso esperado. Ele auxiliará usuários a encontrarem a melhor solução possível em um prazo baixo.

Ou seja, o suporte ao usuário é fundamental para mitigar problemas de forma correta e rápida. Portanto, não deixe de considerar o perfil do suporte do desenvolvedor do software de gerenciamento escolhido. Assegurar que a empresa tem bons canais de comunicação e alta disponibilidade é a peça-chave para não ter problemas no futuro.

5. Rastreie possíveis problemas de compatibilidade com a sua infraestrutura

Todo software de TI corporativo apresenta requisitos próprios para garantir que o seu uso seja bem feito. Verificar quais são eles ajuda o negócio a filtrar a ferramenta conforme sua infraestrutura de TI. Assim, problemas de compatibilidade serão menos frequentes.

Projetos corporativos são ótimas oportunidades para as empresas criarem produtos ou atenderem as demandas dos principais parceiros comerciais. Por isso, quando são bem feitos, os projetos se tornam uma excelente fonte de recursos e mecanismos para valorizar a marca. Mas isso só é possível se o negócio conta com os mecanismos de gestão adequados.

Investir em um software de gerenciamento de projetos é um passo básico para manter os times bem-orientados, com o foco na qualidade. Essa ferramenta integra pessoas, reduz riscos e garante que todos atingirão os resultados esperados em sua tarefa, graças ao apoio na tecnologia. Por isso não deixe de contar com essa solução para o seu dia a dia!

Para reduzir riscos em projetos, não basta investir em soluções adequadas ao seu perfil. Também é importante saber como lidar com as incertezas.

gestão de custos

Descubra como a gestão de custos pode otimizar a lucratividade

Escrito por Bruno Ambrosio em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Descubra como a gestão de custos pode otimizar a lucratividade

Um dos processos que marcam o dia a dia de qualquer negócio de sucesso é a gestão de custos. Esse tipo de estratégia permite ao empreendimento minimizar erros e desperdícios. Além disso, facilita o aproveitamento de recursos operacionais ao máximo.

Onde é empregada, portanto, a gestão de custos traz mais lucros para a empresa. Os times passarão a trabalhar lado a lado em um ambiente de alta produtividade e performance. Com isso, o negócio sempre terá os recursos necessários para atingir as suas metas e manter-se lucrativo.

Se você quer saber mais sobre o tema e como utilizar a gestão de custos a seu favor, continue a leitura do texto a seguir!

O que é a gestão de custos?

A gestão de custos é uma estratégia utilizada por empresas para entender como os seus gastos são estruturados e quais passos podem ser tomados para que eles se tornem mais precisos. Ela trabalha a partir de medidas de otimização do ambiente de trabalho, redução de desperdícios e treinamento de equipes. Assim, o negócio conseguirá aproveitar melhor os recursos existentes e mitigar as chances de prejuízos acontecerem.

Uma boa rotina de gestão de custos consegue melhorar a performance do negócio, ampliar a sua lucratividade e abrir mais espaço para novos investimentos. A marca sempre terá receitas disponíveis para conseguir adotar novas tecnologias. Ao mesmo tempo, será capaz de não ter prejuízo em momentos de crise econômica.

Por que gerir custos é importante?

A gestão de custos é fundamental para um negócio dar certo. Ela abre espaços no orçamento e, ao mesmo tempo, minimiza o número de erros no ambiente de trabalho. Além disso, consegue trazer mais competitividade para a marca.

Em geral, os benefícios desse tipo de prática podem ser resumidos nos seguintes pontos:

  • mais produtividade para os times;
  • menos erros no ambiente de trabalho;
  • queda dos índices de desperdícios em toda a cadeia operacional;
  • aumento das taxas de entregas de resultados;
  • maior competitividade da marca a partir da valorização dos serviços corporativos.

Como gerir custos?

A gestão de custos pode ser implementada considerando vários pontos do dia a dia da empresa. Veja os principais a seguir e adote essa prática no seu negócio!

Avalie os gastos

A avaliação dos gastos é o primeiro passo para ter uma rotina de gestão de gastos. Ter uma estrutura orçamentária bem-feita permite ao time de líderes entender onde estão os problemas. Desse modo, as mudanças podem ser feitas nos pontos certos, sem comprometer a marca.

Identifique problemas

A identificação de problemas é outro passo muito relevante para gerir gastos. O negócio precisa saber de maneira abrangente onde estão os pontos de excesso de gastos e quais são os mais relevantes. Isso facilita a correção das áreas em que há desperdícios priorizando as que causarem mais impacto nos lucros da empresa.

Uma vez que os problemas estiverem identificados, a busca por melhorias deve ser feita priorizando aqueles que causam mais impacto nos gastos. Isso tornará o trabalho das equipes mais funcional e ágil. Além disso, permitirá que todos aproveitem os benefícios da gestão de custos mais facilmente.

Otimize processos

Uma vez que o diagnóstico de problemas for feito, é importante otimizar os processos. Essa é uma atividade contínua, que pode ser executada sempre que o ambiente de trabalho passa por mudanças. Afinal, um negócio competitivo é aquele que sempre busca a excelência em seus serviços e produtos.

As rotinas de otimização de processos devem, portanto, optar pela melhoria contínua. Isso significa avaliar continuamente a qualidade das atividades em busca de possíveis otimizações. Dessa maneira, o investimento necessário para manter o negócio funcional cairá continuamente.

Treine os seus times

O treinamento de equipes deve ser adotado para otimizar rotinas de trabalho e garantir conformidade na cadeia operacional. Ele também ajuda o negócio a incorporar novas metodologias de gestão e tecnologias no ambiente de trabalho. Desse modo, os indicadores de desperdícios serão mínimos.

Um bom treinamento consegue alinhar os times para que eles sempre trabalhem conforme o que há de mais moderno e eficiente no mercado. A empresa poderá mitigar gastos e tornar toda a cadeia operacional mais funcional. Ou seja, o trabalho de quem for responsável por gerir custos será focado em outros pontos que não o fluxo de atividades executadas por colaboradores.

Adote métricas

A adoção de métricas é um ponto básico para que negócios consigam otimizar os seus gastos. Indicadores de performance e gastos dão uma visão completa sobre o estado da empresa. Isso permite a gestores identificar problemas e atuar na sua correção com rapidez e qualidade.

Métricas de gastos devem ser revisadas continuamente. Isso garante ao negócio a habilidade de sempre ter indicadores de qualidade que são úteis para a tomada de decisão. Ou seja, maximizam a habilidade da empresa em encontrar pontos que podem ser otimizados para reduzir gastos.

Automatize rotinas

A automação de rotinas é algo crítico para quem pretende gastar menos. Processos automatizados aproveitam melhor os recursos e conseguem entregar mais resultados, gastando menos. Afinal de contas, o fator humano sairá da equação de lucros, o que levará a menos erros e mais qualidade.

Para automatizar rotinas o negócio deve apostar em tecnologias como as de análise de dados, gestão de processos e a Internet das Coisas. Essas soluções permitem a automação de práticas como a troca de dados e o acionamento de ferramentas corporativas. Desse modo, a equipe pode manter o seu foco nas rotinas estratégicas com tranquilidade.

Todo negócio procura meios para aumentar a sua lucratividade. Isso pode ser feito com a melhoria das rotinas, o aumento de produtividade ou o reposicionamento da marca. Entre as medidas mais funcionais que podem ser adotadas nesse sentido, há a gestão de custos.

A gestão de custos garante que o time conseguirá aproveitar ao máximo os recursos disponíveis e, com isso, ampliar as suas receitas. Além disso, diminui as chances de erros e desperdícios acontecerem, maximizando a competitividade da marca. Por isso, não deixe de apostar nessa estratégia para melhorar o lucro da sua empresa!

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gestão de projetos

Entenda os impactos da automação na gestão de projetos!

Escrito por Bruno Ambrosio em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Entenda os impactos da automação na gestão de projetos!

A gestão de projetos é composta pela união de metodologias e práticas que podem ser implementadas para reduzir custos e melhorar os retornos sobre investimentos. Entender como elas funcionam ajuda o negócio a tomar decisões mais inteligentes e capazes de atrair os resultados que ele deseja. Por isso, se você procura entender quais são os impactos da automação nessa área, este texto foi feito para você.

Continue a leitura e veja como a automação de processos pode ajudar na gestão e na execução de projetos corporativos!

O que é a automação de processos?

A automação de processos é uma prática em que rotinas corporativas são executadas com o apoio de tecnologias como robôs e softwares. Eles permitem a substituição da interação humana (parcialmente ou integralmente) em alguma atividade. Assim, ela pode ser executada sempre que alguma condicionante for necessária.

Rotinas de automatização podem ser empregadas para mitigar erros, reduzir gastos ou melhorar a produtividade do negócio. Como as tarefas serão executadas automaticamente e, caso o negócio precise, em tempo integral, haverá menos chances de interrupções afetarem o dia a dia da empresa. Assim, a competitividade será elevada a partir da melhoria da qualidade dos serviços prestados.

Como a automação ajuda a empresa durante a gestão de projetos?

Os impactos da automação de processos na gestão de projetos ajudam empresas a terem sempre um alto retorno sobre o seu investimento. Confira a seguir como esse tipo de investimento afeta as suas iniciativas!

Redução de prazos

A redução de prazos é um dos principais benefícios para quem aposta na automação. Negócios que utilizam uma estrutura de trabalho automatizada conseguem executar mais tarefas em menos tempo — e com maior nível de disponibilidade operacional. Isso permite ao time manter um foco nas rotinas críticas e, com isso, garantir o sucesso esperado para todos.

Maior continuidade de processos

A continuidade de processos é um fator crítico para o sucesso de projetos corporativos. Ela impede que atrasos ocorram e, com isso, o negócio tenha dificuldades para atingir as suas metas. Assim, os resultados esperados podem ser alcançados com muito mais facilidade.

Ao automatizar rotinas, as chances de problemas de continuidade acontecerem caem drasticamente. O negócio terá tarefas executadas com chances mínimas de erros. Isso dará a previsibilidade para o time saber quando os resultados serão entregues, além de minimizar possíveis interrupções.

Troca de dados em maior continuidade

A troca de dados também é um ponto que ajuda o negócio a ter projetos de sucesso. Times integrados conseguem executar rotinas em maior nível de alinhamento. Além disso, o nível de conflitos internos cai, uma vez que todos saberão o que deve ser feito.

Um processo de gestão de projetos automatizado consegue manter o ambiente integrado e com alto nível de troca de informações. A empresa poderá programar e enviar registros relevantes sempre que uma etapa for completada. Assim, os times poderão alinhar-se de maneira contínua em busca das mesmas metas.

Eliminação de desperdícios

A eliminação de desperdícios é algo que toda empresa busca. Negócios que conseguem minimizar os seus gastos têm mais chances de atingirem as suas metas. Além disso, lucram mais, uma vez que os seus gastos serão menores.

Com a gestão de projetos automatizadas, o tempo desperdiçado com rotinas não estratégicas e o gasto de materiais será menor.

Como aproveitar os impactos da automação na gestão de projetos?

Para aproveitar os impactos da automação na gestão de projetos, o negócio precisa estruturar uma série de medidas. Elas ajudam os times a terem a infraestrutura e as tecnologias necessárias para contar com um ambiente robusto e capaz de utilizar essa estratégia sempre que ela for útil. Confira!

Analise o perfil da empresa

A análise do perfil da empresa ajuda gestores a entender onde a automação de projetos pode ser aplicada. Além disso, ajuda gestores a avaliar os melhores caminhos para utilizar a automação e como os times precisam ser treinados. Desse modo, a cultura será modificada por completo.

Invista em novas tecnologias

O investimento em tecnologias é fundamental para automatizar negócios. A Internet das Coisas, os sistemas de gestão de projetos e as ferramentas de análise de dados fazem parte das tecnologias que podem ser empregadas para automatizar rotinas. Elas garantem ao negócio a habilidade de atingir as suas metas sem riscos ou grandes rotinas não automatizadas.

Busque o apoio de um especialista

O apoio de um especialista pode ajudar negócios a entenderem o que deve ser feito para automatizarem as suas rotinas. Além disso, permite que a empresa avalie melhor as suas escolhas antes de implementar rotinas automatizadas. Desse modo, o negócio conseguirá maximizar o retorno em seu investimento e, ao mesmo tempo, reduzir as chances de riscos atingirem as suas metas.

Avalie os resultados

Uma vez que a automação estiver implementada, é fundamental que o negócio avalie os resultados da sua escolha. Com o uso de indicadores e métricas de performance, os impactos da automação serão mensurados de modo preciso. Dessa forma, ajustes poderão ser aplicados e o negócio conseguirá manter a sua qualidade.

Treine os times

A automação só consegue atingir resultados quando os times mudam a sua cultura de trabalho. Em outras palavras, é preciso que a empresa faça modificações nas suas rotinas de modo profundo, garantindo que todos saibam como as novidades podem ser incorporadas no seu dia a dia. Isso é feito a partir de um bom treinamento, que alinha alterações nos fluxos de trabalho e traz engajamento para os investimentos do negócio.

Os projetos corporativos são fundamentais para que o negócio consiga desenvolver produtos e atingir metas. Eles também permitem a negócios executar grandes investimentos e, assim, mudar o seu fluxo de trabalho. Mas, para que eles consigam dar certo, a empresa deve sempre apostar em estratégias de qualidade.

Automatizar rotinas é um dos caminhos que podem ser adotados com esse fim. Um ambiente de trabalho com mais automação tem menos erros, mais agilidade e segurança. Por isso, não deixe de investir e aproveitar os impactos da automação nos projetos corporativos!

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PMO estratégico ou tático

PMO estratégico ou tático: como definir o ideal para seu negócio

Escrito por Bruno Ambrosio em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em PMO estratégico ou tático: como definir o ideal para seu negócio

Para otimizar os seus projetos muitas empresas utilizam os serviços de um Project Management Office (Escritório de Gestão de Projetos, ou apenas PMO). Ele pode ser um PMO estratégico ou tático, e saber as diferenças entre ambos é o primeiro passo para ter sucesso nesse tipo de investimento. Isso garante que a sua companhia conseguirá integrar boas práticas em seus projetos com segurança e foco.

Se você quer saber mais sobre o tema e como escolher entre PMO estratégico ou tático, continue a leitura deste texto!

O que é um PMO?

O Project Management Office é uma empresa que pode ser contratada para ajudar negócios a gerir os seus projetos. Ele também pode funcionar como um departamento interno dentro do ambiente corporativo, centralizando e controlando os projetos. Além disso, auxilia na distribuição dos recursos necessários para que tais iniciativas sejam viabilizadas.

O principal objetivo do PMO é garantir que os times tenham todos os recursos necessários para atingir as metas dos projetos. Por isso ele fará um acompanhamento contínuo das iniciativas, verificando se as metodologias e rotinas estão sendo seguidas adequadamente. Assim, é possível atingir metas e prazos sem comprometer o orçamento do negócio.

Existem dois tipos de Project Management Office, o PMO estratégico ou tático. Veja como eles se diferenciam a seguir!

PMO estratégico

O PMO estratégico geralmente está ligado aos principais objetivos do negócio durante um projeto. Cabe a ele gerenciar riscos, otimizar processos e garantir que os times consigam alcançar as metas mais relevantes para a empresa. Tudo isso sem comprometer os gastos.

PMO tático

O PMO tático é responsável por ajudar no dia a dia do projeto. Ao lado do gerente de projetos, ele fará a implementação de ferramentas, consolidará dados e avaliará indicadores. Assim, toda a estrutura do projeto poderá passar por melhorias contínuas ao longo de cada etapa.

Como estruturar um PMO adequado com as demandas da sua empresa?

Para planejar um PMO de qualidade, seja ele um PMO tático ou estratégico, o negócio deve ficar atento ao seu perfil e avaliar o melhor caminho a ser tomado. Além disso, deve se orientar por aquilo que há de mais inteligente na sua área. Desse modo, ele conseguirá montar um time preparado para maximizar a qualidade de todos os projetos.

Confira a seguir os passos necessários para estruturar um PMO de qualidade dentro do ambiente corporativo!

Defina as suas metas e objetivos estratégicos

Sempre que um novo setor é estruturado a empresa deve saber exatamente quais serão as metas e objetivos estratégicos da área. Entender como o time deve impactar no dia a dia da empresa ajuda os profissionais a avaliarem a melhor forma de dar suporte às atividades executadas. Além disso, facilita na definição de rotinas e o alinhamento entre profissionais.

A definição das metas pode ser feita de acordo com o que a empresa precisa e quais as dificuldades que ela normalmente enfrenta ao longo do projeto. Isso ajuda o gestor a identificar o tipo de PMO que deve ser montado, assim como os padrões de funcionamento. Desse modo, ele conseguirá atuar ativamente pelo sucesso dos projetos internos.

Observe a maturidade da organização

Todo negócio conta com um nível de experiência na realização de projetos e na sua atuação dentro do seu mercado. Saber exatamente o nível de maturidade permite que o PMO seja estruturado com mais agilidade e sem deixar pontos críticos de lado. Ao mesmo tempo, auxilia os times a montar um escritório que seja robusto e com foco nos pontos que são realmente relevantes para a marca.

Treine os times e dê as ferramentas corretas

Esse é um ponto crítico para o sucesso do time que trabalhará no PMO. A empresa deve prover para as equipes as ferramentas e os conhecimentos necessários para que consigam bater as suas metas sem dificuldades. Além disso, deve trabalhar para que todos tenham conhecimentos corretamente alinhados.

Um bom treinamento, portanto, será aquele que instrui os profissionais sobre as suas atividades no PMO, as suas metas e requisitos de qualidade mínimos para as suas operações. Já as ferramentas adequadas são aquelas que dão o suporte para os times sempre entregarem o que a empresa espera deles. Assim, independentemente da escolha entre PMO estratégico ou tático, a empresa conseguirá atingir alta performance em todos os seus projetos.

Por que investir em um PMO?

Projetos corporativos são fundamentais para o sucesso de negócios. Eles ajudam empresas a criarem produtos, implementarem novas tecnologias e a reformularem o seu ambiente de trabalho. Além disso, abrem espaço para mudanças estratégicas no fluxo de trabalho da marca.

O investimento em um Project Management Office pode ser uma ótima escolha para quem tem dificuldades de atingir as suas metas durante projetos. Seja um PMO estratégico ou tático, o negócio que busca essa alternativa consegue:

  • reduzir custos;
  • melhorar a sua gestão de riscos;
  • evitar problemas nos prazos;
  • manter todos os times alinhados a respeito de metas e objetivos estratégicos;
  • mitigar falhas com mais agilidade;
  • adotar metodologias alinhadas com os melhores padrões do mercado;
  • realizar um melhor aproveitamento das ferramentas existentes.

Em outras palavras, o investimento em um PMO é o primeiro passo para uma marca conseguir atingir as suas metas e ter sucesso na sua área a médio e longo prazo. Negócios que conseguem manter esse tipo de estrutura terão mais facilidade para executar projetos e entregar resultados esperados. Afinal de contas, cada etapa será executada seguindo o que há de mais moderno e dinâmico no seu setor.

A gestão de projetos não é algo simples. O negócio deve estar atento para garantir que todos fiquem alinhados e dentro dos seus prazos. Além disso, deve buscar meios de otimizar o dia a dia das equipes e sempre evitar que riscos se tornem algo que impacta negativamente nos resultados da marca.

Nesse sentido, buscar um PMO é fundamental. Ele garante que o negócio terá condições de focar na execução do projeto com a certeza de que segue os melhores padrões do mercado. Por isso, independentemente de o investimento ser em um PMO estratégico ou tático, não deixe de utilizar essa abordagem para os seus projetos.

Gostou dessa dica e quer saber mais sobre como otimizar projetos corporativos? Então, fale conosco!

o que é um projeto

Você sabe o que é um projeto e todos os conceitos que o envolvem?

Escrito por Bruno Ambrosio em . Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Você sabe o que é um projeto e todos os conceitos que o envolvem?

Ter uma ideia e ver a sua concretização é extremamente gratificante. Contudo, para isso, é necessário esquematizar suas ações em um projeto. Afinal, ele vai funcionar como um guia de implementação da proposta apresentada.

Assim, para entender o que é um projeto, basta pensar em qualquer coisa que você deseja fazer, desde implantar uma nova cultura até melhorar os processos de colheita ou a logística de escoamento, por exemplo.

Embora o conceito possa ser aplicado em qualquer área, o nosso foco hoje será o agronegócio. Portanto, para entender mais sobre o assunto e dar o primeiro passo para tirar as ideias do papel, continue acompanhando este conteúdo e saiba o que abrange criar um bom projeto.

Confira a seguir!

Saiba o que é um projeto

Em poucas palavras, um projeto é a intenção de fazer algo no futuro ou a descrição detalhada de um determinado empreendimento a ser feito. É o plano, o esquema a ser usado para alcançar um objetivo.

Nesse sentido, abrange ações e um esforço direcionado durante um período, usando recursos predeterminados. Assim, pode ser a construção de um novo galpão, começar uma plantação do zero ou inovar em alguma área que você já explora.

Entretanto, definir suas ações e gerenciar bem os projetos é uma condição essencial para a obtenção de bons resultados. Nesse sentido, é importante seguir o planejamento e manter o foco no escopo. Caso contrário, a implementação pode não ser tão bem-sucedida quanto você espera.

Conheça os principais tipos de projetos

Agora que você já tem uma noção do que é um projeto, consegue perceber que o conceito pode ser aplicado em muitas áreas diferentes. A seguir, listamos alguns dos tipos mais conhecidos.

Agrícola

Um projeto agrícola envolve a implantação de uma nova cultura ou a exploração de um novo negócio. Ele abrange pesquisa de mercado, organização e planejamento das operações, compra de equipamentos e tratamento do solo, por exemplo. Esse tipo de projeto é muito importante para o desenvolvimento do país, já que busca encontrar meios de aproveitar melhor a terra e produzir mais com menos recursos.

Pesquisa

Esse é um modelo muito usado nas universidades e ambientes acadêmicos. Ele tem como foco encontrar respostas para um determinado problema, por meio da pesquisa de informações e a realização de testes. Estudar formas de eliminar pragas ou cultivar frutos fora de época são algumas das possibilidades.

Social

Aqui, o objetivo costuma ser fazer o bem ao próximo, melhorando a vida das pessoas e combatendo as desigualdades. Normalmente, eles são feitos por ONGs ou são ações de empresas que buscam reduzir o impacto de suas atividades, contribuindo positivamente para a sociedade.

Empresarial

A aplicação empresarial dos projetos é bastante abrangente. Eles podem ser usados tanto para iniciar um empreendimento quanto para lançar um novo produto, modernizar um setor ou otimizar um processo. No meio empresarial, eles possibilitam encontrar a melhor forma de implantar uma ideia nos limites preestabelecidos.

Descubra as características de um projeto

De acordo com o PMI — Project Manegement Institute, organização internacional referência em gestão de projetos, o conceito está relacionado a um esforço temporário com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado específico.

No entanto, para entender melhor o que é um projeto, é interessante observar suas principais características:

  • temporário;
  • prazo para início e finalização;
  • altera processos;
  • gera um resultado, como a criação de um produto ou a otimização de processos;
  • é progressivo;
  • tem recursos preestabelecidos;
  • tem um alvo bem definido e um espaço para realização.

Contudo, um projeto bem-feito e eficiente demanda planejamento e investimento de recursos, ainda que sejam imateriais.

No caso de um plano agrícola, é necessário pensar em todas as ações necessárias, como análise e tratamento do solo, irrigação e escoamento. Uma gestão ruim pode comprometer a execução e gerar prejuízos.

Afinal, a ideia na implantação de um projeto é possibilitar que os executores sejam bem-sucedidos e alcancem o seu objetivo sem desperdiçar recursos, ainda que seja seu tempo e energia.

Observe as etapas de um projeto

Como o projeto é um plano único e temporário, ele é composto por etapas bem delimitadas. Para facilitar a visualização dos conceitos, vamos pegar como exemplo um projeto agrícola. Portanto, confira a seguir todas as etapas que envolveriam a sua implementação.

Concepção

Esse é o momento no qual os envolvidos tomam conhecimento da proposta para a realização de algum objetivo, como a estruturação de uma nova cultura. Todos são informados sobre o início do projeto e começam a modelar a sua efetivação.

Planejamento

Após a aprovação da proposta, está na hora de planejar as ações necessárias para que o projeto funcione. Metodologias, custos, prazos e disponibilidade de recursos são alguns pontos a serem discutidos.

Execução

Quando todos chegarem a um consenso sobre as ações a serem feitas dentro da gestão do plano de agronegócio, é o momento de agir. Isso é muito importante, pois é na execução que o seu projeto começará a tomar forma.

Igualmente, é o maior desafio dos gestores, pois problemas acontecem o tempo todo e a forma de lidar com eles pode afetar o resultado da implementação. Além disso, é necessário documentar suas ações. Assim, será possível prestar contas e analisar os resultados.

Monitoramento e controle

Esse é um passo que deve acontecer em paralelo à execução. Cada etapa da efetuação deve ser acompanhada e registrada, para detectar eventuais entraves e corrigir falhas antes que comprometam o resultado do projeto. Para isso, você deve manter o foco no escopo e nos objetivos e monitorar seu andamento de acordo com as expectativas.

Finalização

Na finalização do projeto, está na hora de entregar os dados captados e analisar os resultados. Afinal, não basta entregar a nova cultura em funcionamento. Avaliar o tempo de implantação, os gastos envolvidos e os eventuais prejuízos são determinantes para finalmente declarar que o projeto foi bem-sucedido.

Agora que você sabe o que é um projeto, já pode começar a colocar seus planos em prática. Não importa se você quer criar um grande negócio agrário, melhorar seus processos ou modernizar a sua empresa, o esforço e a dedicação no planejamento e na execução devem ser os mesmos. Se estiver com dificuldade, contratar uma empresa especializada pode ajudar bastante.

Você já criou algum projeto? Conte para nós nos comentários, vamos adorar trocar experiências e contribuir para o seu crescimento profissional.

reduzir custos

Elencamos 6 dicas certeiras para reduzir custos nos projetos

Escrito por Project Builder em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Elencamos 6 dicas certeiras para reduzir custos nos projetos

É importante reduzir custos em projetos, mas sem afetar sua qualidade. É um desafio que o setor de TI precisa encarar com sobriedade. Para a manutenção da competitividade, a empresa precisa de um setor de Tecnologia da Informação eficiente e ágil.

Não é tão simples diminuir gastos na elaboração e execução de projetos, mas é possível a partir de um planejamento eficaz. Vamos enumerar 6 dicas que podem ajudar a reduzir custos nos projetos!

A redução de custos depende do aumento da eficiência?

A ideia geral das empresas é a de que reduzir custos é consequência da melhor eficiência no trabalho. Isso é verdade em muitos casos, mas perceptível somente em longo prazo, depois que o projeto é finalizado e os processos passam por uma estabilização.

Mas é possível conseguir redução de custos já no começo do projeto, na etapa de planejamento. Algumas ações permitem controlar os gastos, administrar os recursos com mais efetividade e obter um ROI (Retorno sobre o Investimento) mais atrativo.

Como reduzir custos nos projetos?

Agora, vamos falar sobre as dicas que prometemos na introdução. Confira a importância delas!

1. Defina prioridades na gestão de tarefas

Fazer tudo simultaneamente não é viável e, nem sempre, é possível. Ainda que seja uma prática comum, isso não significa que ela ajude na redução de custos. Por isso, é fundamental estabelecer e focar as prioridades. Sempre que for preciso fazer alguma mudança, deve-se analisar se ela oferecerá bons resultados.

Para que o ciclo do projeto se desenvolva com eficiência, é preciso que se faça um bom planejamento. Ele deixa cada etapa mais organizada e evita, assim, custos desnecessários.

Atividades longas e interligadas tendem a exigir um custo maior agregado. Quando as definimos como prioritárias, o caminho crítico do projeto fica reduzido e, desse modo, é possível reduzir gastos de forma significativa.

2. Defina uma equipe para cuidar do projeto

É importante definir profissionais que apresentem conhecimentos e perfis compatíveis com o trabalho. Essa aptidão ajuda a aumentar a produtividade, fazendo com que os profissionais ofereçam o máximo de si, o que certamente contribui para a redução de custos.

Considere, por exemplo, que um funcionário júnior custe menos que um profissional sênior. Mas o sênior pode agregar mais valor ao trabalho.

Também é importante se esforçar para manter a eficiência operacional e a qualidade do contato, porque cumprir prazos e assegurar benefícios e qualidades para fidelizar o cliente e melhorar a imagem da empresa é algo essencial.

Em cada projeto, há atividades e funções para todas as especialidades. O gestor, durante o planejamento da equipe, deve considerar o momento certo de encaixar determinado profissional.

3. Automatize processos

A automação de processos é uma estratégia relevante para reduzir gastos em projetos de TI com boa qualidade. Investir em recursos de automação ajuda a:

  • diminuir o período de realização dos processos;
  • reunir em uma única plataforma todas as tarefas;
  • reduzir erros no trabalho;
  • reduzir gastos com infraestrutura e equipe.

Além disso, as ferramentas tecnológicas podem ser aplicadas em rotinas como avaliação de prazos, monitoramento de indicadores, compartilhamento de dados, análise dos recursos disponíveis, distribuição de atividades e responsabilidades.

4. Melhore a comunicação interna

A comunicação interna é fundamental na motivação e no engajamento dos profissionais e, por isso, ela não pode ser colocada em segundo plano. Em geral, eles desejam conhecer tudo que está em andamento, os planos da organização. Os funcionários passam a confiar mais na empresa e o ambiente de trabalho ganha em harmonia — sem falar que uma boa comunicação com os clientes ajuda a reter talentos.

Além da transmissão da mensagem, precisamos ter certeza que todos a compreenderam. O tom da mensagem também deve ser adequado para evitar interpretações erradas e conflitos. A linguagem usada, escrita ou oral, deve ser apropriada para que o receptor compreenda o que deverá fazer.

Enfim, uma comunicação eficiente evita conflitos repentinos e imediatos e, consequentemente, também ajuda a promover a redução de custos.

5. Adote a prática do BYOD

BYOD é a sigla para “Bring Your Our Device”, cuja tradução é algo como “Traga Seu Próprio Dispositivo”. Os funcionários são estimulados a levar seus próprios equipamentos para o ambiente de trabalho, como smartphones, tablets e notebooks. É uma maneira de diminuir custos e ainda aumentar a satisfação dos profissionais.

Essa prática contribui para aumentar a produtividade e o engajamento, já que cada profissional trabalhará com uma ferramenta que é sua e com a qual tem muita familiaridade e domínio dos recursos, ou seja, está mais ajustada às suas próprias necessidades.

Essa técnica contribui para a redução de custos com tecnologia e diminui a necessidade de a empresa aplicar dinheiro na compra de novos equipamentos de TI. A infraestrutura de TI tende a ser mais atualizada e poderosa porque os colaboradores têm o costume de trocar seus aparelhos com mais frequência do que as empresas.

6. Gerencie o orçamento

O controle financeiro permite identificar até que ponto convém reduzir gastos. Comece analisando os recursos disponibilizados para o projeto.

Determine um orçamento antes de começar o trabalho, baseando-se em valores que podem ser usados sem interferir nos outros setores. O valor mínimo aplicado não deve comprometer a qualidade do projeto.

Monitore os gastos durante o andamento do projeto e faça comparações com o orçamento original. Uma boa análise permite que você identifique onde é possível investir mais recursos e onde é necessário economizá-los. A gestão de orçamento é uma ferramenta antiga e eficaz para manter os gastos sob controle.

É importante considerar pontos como:

  • os requisitos necessários para os objetivos do projeto;
  • os cronogramas em curto e longo prazo para decidir se é necessário investir;
  • os pontos fundamentais e os supérfluos;
  • o custo-benefício de cada item necessário.

Outra dica importante para conseguir reduzir custos nos projetos é fazendo parceria com uma empresa bem reputada no mercado, que oferece soluções eficazes em gestão de projetos. A Project Builder oferece um dos melhores softwares para gerenciamento de projetos, com reconhecimento no Brasil e no exterior.

Deseja conhecer melhor nossas soluções? Então entre em contato agora mesmo com a Project Builder. Teremos o maior prazer em tirar todas as suas dúvidas!

prova de conceito

Entenda a importância da Prova de Conceito (PoC) para um projeto

Escrito por Bruno Ambrosio em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Entenda a importância da Prova de Conceito (PoC) para um projeto

É inegável que a tecnologia aumenta o potencial competitivo de qualquer empresa. Mas todo investimento em tecnologia deve ser ponderado, não se deve aplicar recursos sem planejar. É importante que a plataforma esteja nos limites do orçamento e ofereça os resultados almejados.

Nesse sentido, existe a PoC (Prova de Conceito), um termo relevante do qual falaremos mais ao longo do artigo. Confira o que é PoC, como ela funciona, a sua importância e os seus benefícios!

O que é Prova de Conceito?

PoC é a sigla para “Proof of Concept” — que, em português, significa Prova de Conceito. Resumidamente, podemos falar que se trata de um documento que registra o funcionamento da infraestrutura da TI. Através dele, os profissionais podem identificar e corrigir erros, o que ajuda a tecnologia a oferecer os melhores resultados.

O documento também permite que softwares e hardwares sejam testados antes do uso. Assim, é possível oferecer feedbacks antes mesmo que a plataforma seja implementada.

A PoC analisa até que ponto a plataforma está apta a satisfazer às necessidades do público. A principal finalidade é evitar problemas na arquitetura digital para otimizar os ganhos da empresa.

Como elaborar a Prova de Conceito?

É interessante dispor de uma parceria especializada, pois os consultores analisarão os processos para implantar e operar a tecnologia. Esse suporte permite decidir quais serão os produtos mais adequados para cada caso.

Para a elaboração da PoC, precisamos considerar algumas questões. Veja.

Conceito que será colocado em prova

É preciso decidir qual será o conceito ou método posto à prova a partir de:

  • objetivo com a Prova de Conceito;
  • ideia desenvolvida;
  • escopo;
  • recursos exigidos.

Engajamento da equipe

Quando os profissionais estão engajados de forma efetiva, é possível agilizar o processo e obter diferentes ângulos dele. Há frameworks referentes a metodologias de projetos que podem otimizar o desempenho de projetos complexos.

Esse é o caso do scrum. O scrum pode ser dividido em sprints, que são pequenos eventos em que partes de um projeto maior são elaboradas.

Métricas de sucesso

Define-se em que consistirá o sucesso do projeto. Assim, ficará evidente o que é preciso para se atingir o desenvolvimento de cada etapa.

Testes de execução

Os testes oferecerão dados confiáveis a respeito do conceito. Não se trata somente de avaliar os resultados — é necessário aplicar a PoC como uma ferramenta de estratégia.

Como a Prova de Conceito funciona na prática?

Enquanto se realiza a Prova de Conceito, as diferentes soluções são submetidas a testes. É preciso avaliar se elas oferecem o que se espera, se atendem às necessidades do projeto. Também é fundamental analisar se elas geram gastos compatíveis com os valores orçados. Depois dessa etapa, será mais simples selecionar os melhores equipamentos e softwares.

É preciso fazer o alinhamento do desenho do projeto à demanda por mais produtividade e por mais eficiência. As soluções digitais ajudam a simplificar os processos diários, ou seja, quanto menos tempo for consumido pelos profissionais, melhor será.

Assim, sistemas mais complexos, com configurações complicadas, não são viáveis — a não ser que sejam usadas metodologias que realmente os tornem mais simples, como falamos mais acima.

Qual é a importância da PoC para a empresa?

A Prova de Conceito confere valor confiável para a tomada de decisões da empresa. Não é uma questão apenas de funcionamento do projeto após sua execução. Trata-se também de uma avaliação prévia a respeito desse projeto, de modo a se certificar se ele realmente será um elemento de transformação efetiva para o negócio.

Quando a equipe tem uma PoC à sua disposição, ela tem mais autonomia para colocar o projeto em jogo. A partir desse documento conceitual, transmite-se, de forma clara, que a organização está gerando valor.

Enfim, a execução, ainda que seja feita da maneira mais simples e antecipada, tende a despertar boas expectativas em relação à finalidade do projeto por desenvolver — e isso aumenta bastante as chances de que ele realmente atenda satisfatoriamente às necessidades do cliente ou da própria empresa.

Quem deve investir na Prova de Conceito?

Qualquer empresa moderna pode utilizar a Prova de Conceito, não importa o ramo em que atue. O desenvolvimento de projetos inovadores é inerente à competitividade e à sobrevivência da empresa. Desse modo, os testes se tornam uma estratégia e uma prática necessárias durante a implantação do projeto.

Não existe, portanto, uma recomendação específica para quem a PoC é mais viável. O que podemos dizer é que sempre que um estudo detalhado indicar a viabilidade de investir em inovações tecnológicas, como softwares e equipamentos, recomenda-se adotar a Prova de Conceito.

Ela é uma forma simples e efetiva de confirmar se determinada empresa deve adquirir uma solução tecnológica específica. O gestor consegue analisar se o custo-benefício realmente compensa.

Quais são os benefícios da Prova de Conceito?

Já ficou claro que a PoC oferece benefícios para o negócio, pois avalia os potenciais resultados e impactos de um projeto antes que ele seja colocado em prática.

Veja abaixo os principais benefícios que a Prova de Conceito pode oferecer à sua empresa.

Redução de custos

Quando uma empresa compra um software com bugs e outras falhas, ela provavelmente se arrependerá. Além disso, os funcionários sentirão mais dificuldades em trabalhar com essas questões, o que vai interferir na produtividade e na eficiência.

O ideal é que os erros sejam identificados e corrigidos o mais rápido possível, inclusive porque, desse modo, os gastos serão mais baixos.

Detecção de erros

Mudanças podem acontecer enquanto um software é desenvolvido. O planejamento pode passar por alterações radicais. Assim, a análise antecipada sobre a viabilidade do projeto é muito importante.

A Prova de Conceito pode ser aplicada antes que o protótipo seja criado. A depender das preferências do cliente, é comum que um projeto ofereça algum nível de inviabilidade. Com a PoC, fica fácil identificar as limitações do que está sendo proposto, se é viável a execução do projeto, se não é ou se será após algumas alterações.

Satisfação do cliente

Durante as fases de fabricação de um produto, é importante para a equipe manter contato constante com o cliente. Um modo de fazer isso é por meio da programação extrema (abordagem XP). Quanto maior a participação do cliente, quanto mais ele receber feedbacks, as chances de satisfação na entrega dos resultados aumentam.

A Prova de Conceito é uma ferramenta que antecipa problemas e se ajusta com flexibilidade a eventuais mudanças. É uma prática valiosa a quem investe em soluções inovadoras e deseja gerenciar bem os riscos para não comprometer a qualidade de seus produtos e a sua competitividade.

Já aplica a PoC na gestão de seus projetos? Convidamos você para conhecer nossas soluções de gerenciamento de projetos, conhecidas no Brasil e no exterior. Entre em contato conosco e passaremos todas as informações necessárias!

software de acompanhamento de projetos

Saiba como ter uma estratégia eficiente com software de acompanhamento de projetos

Escrito por Project Builder em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba como ter uma estratégia eficiente com software de acompanhamento de projetos

Muitas empresas já adotaram softwares para o monitoramento de seus projetos com o objetivo de ganhar competitividade, dinamismo e eficiência. A tecnologia ajuda no atendimento às demandas dos clientes com mais eficácia e sem o comprometimento dos fluxos das atividades. Ela pode fazer parte da estratégia do negócio e auxiliar os gestores para que atinjam suas metas.

Inovações tecnológicas possibilitam o alcance dos resultados almejados, como melhoria na produtividade, fornecimento de produtos ou serviços de qualidade, preços mais atrativos etc. Neste artigo, vamos explicar como funciona o software de acompanhamento de projetos e apontar os benefícios de contar com esse tipo de tecnologia. Além do mais, forneceremos detalhes sobre como ela melhora a tomada de decisão.

Deseja entender qual é a importância de um software de acompanhamento de projetos para uma estratégia eficiente? Continue a leitura!

Veja como funciona o acompanhamento de projetos

O acompanhamento de projetos pode ser realizado por meio de um software específico para o gerenciamento das atividades. Ele é realizado pelo gestor que faz o planejamento estratégico e fornece previsões de entregas, estabelece prazos para a realização dos trabalhos, determina cursos e registra os recursos que serão necessários para a execução de cada fase do projeto.

Fases de planejamento

Um software de acompanhamento de projetos viabiliza a fase de planejamento, a programação das atividades e a alocação de recursos. Além disso, ele permite ao gestor monitorar todas as tarefas que já foram realizadas, estão em andamento ou serão executadas no futuro. Com o auxílio da tecnologia, os líderes poderão controlar o orçamento, gerenciar os trabalhos e cuidar da documentação.

Cooperação entre os envolvidos

Essa ferramenta será ideal apenas se facilitar a cooperação entre os envolvidos com os projetos de uma empresa. Ela ajudará o gestor a organizar, planejar e administrar as atividades dos colaboradores desde a primeira até a última etapa de cada projeto. O software serve para a colaboração e a coordenação dos trabalhos feitos em equipe.

Compartilhamento de informações

A tecnologia permite ainda que os gestores compartilhem arquivos, feedbacks e atualizem os status das tarefas. Ela oferece uma visão completa do cenário que envolve as atividades diárias e impede que a gestão dependa de diversas ferramentas para atingir os seus objetivos. Todos os detalhes são acompanhados, a comunicação é simplificada e facilita o cumprimento dos prazos.

Solução das dificuldades

O software atualiza o status das atividades em tempo real, gera relatórios, mostra os indicadores de acompanhamento e muito mais. Dessa maneira o líder consegue solucionar pequenas dificuldades com mais agilidade e não permitem que elas se transformem em empecilhos ou atrasem as entregas. Tudo o que o gerente de projetos precisar é colocado ao seu alcance pela tecnologia.

Coordenação eficiente

Ele poderá ter uma coordenação efetiva, fazer planos, ajustar detalhes, oferecer informações e feedbacks importantes. Por outro lado, conseguirá evitar confusões, mapear os objetivos e priorizar as metas que precisam ser atingidas com mais rapidez para o atendimento dos prazos. A sua equipe, os fornecedores e os clientes poderão trocar ideias e participar ativamente dos projetos.

Descubra como ter uma estratégia eficiente nos projetos

Os gestores são profissionais que precisam ser estratégicos para ter sucesso em seus projetos. Seja flexível e observe as demandas da sua empresa para identificar os procedimentos que devem ser realizados. Estabeleça uma rotina para a realização das atividades e defina seus objetivos. Utilize um checklist que servirá para todos os envolvidos que acessarão o software.

Faça um monitoramento preciso que facilite a identificação de ocorrências imprevisíveis e garanta que o projeto seja cumprido de acordo com o combinado. Corrija as falhas enquanto ainda estiverem no estágio inicial para evitar transtornos. Diminua os riscos que possam afetar a qualidade dos serviços criando medidas preventivas para eliminar possibilidades de gargalos.

Mantenha a sua equipe focada no projeto e não permita que os colaboradores se desviem das diretrizes estabelecidas. Comunique-se de modo eficiente com os envolvidos nas atividades, já que o software oferece a integração das informações em um único ambiente. Se ocorrerem falhas, os integrantes do time terão mais confiança para relatar a ocorrência e a correção será facilitada.

Entenda a importância do software de acompanhamento

O software de monitoramento é muito importante para o desenvolvimento de uma estratégia eficiente. Afinal, as estratégias serão mais eficazes se o gestor utilizar uma ferramenta apropriada para a sua área de atuação. Ela é um instrumento essencial para o sucesso dos projetos. Veja a seguir quais são os benefícios de contar com esse tipo de tecnologia!

Maior produtividade

A tecnologia criada especificamente para o acompanhamento de projetos possibilita que os colaboradores tenham mais agilidade. Os projetos são concluídos com mais consistência e velocidade. Com ela, o gestor ganha tempo e tem mais disponibilidade para focar nas estratégias que aumentarão a produtividade e melhorarão a gestão de equipes externas.

A equipe conseguirá fazer mais e com qualidade superior sem exigir investimentos em novos equipamentos. A melhoria na produção é o quesito que mais justifica a aquisição de um software de acompanhamento de projetos, pois ele reduz os retrabalhos, diminui os índices de inconsistências e elimina as chances de atrasos nas entregas.

Redução de custos

A redução de custos é a principal vantagem do uso de um software de gerenciamento de projetos. Essa ferramenta possibilita a administração de vários planejamentos por meio de uma única plataforma. Com isso, os gestores conseguem padronizar os indicadores e consultar os dados de forma rápida para tomar decisões mais acertadas.

Melhoria para tomada de decisão

Os gestores nem sempre conseguem tomar decisões para manter os times engajados. Porém, os colaboradores se sentirão mais motivados se perceberem os progressos decorrentes de seus esforços e souberem que as metas serão atingidas de acordo com os planos. O software de acompanhamento de projetos oferece a visualização instantânea do progresso, dos feedbacks e do nível de produtividade.

A tecnologia de gerenciamento de projetos ajudará para que todos compreendam a importância do trabalho colaborativo. Os membros da equipe e os gestores terão acesso imediato ao andamento das atividades e dos procedimentos por meio de uma interface. Consequentemente, será mais fácil trocar ideias, compreender as funções e interações e melhorar a tomada de decisão.

Enfim, saiba que a Project Builder pode ajudar fornecendo um software de acompanhamento de projetos que utiliza a metodologia de gestão tradicional conhecida como PMBOK, Prince2. Ela é uma empresa brasileira que oferece soluções em gestão de projetos reconhecida no Brasil e no exterior. A sua solução é a mais bem-sucedida do mercado.

Gostaria de obter mais informações a respeito do software que foi criado especificamente para a gestão de projetos? Fale conosco agora mesmo!

 

vendas complexas

Entenda como vendas complexas podem ser facilitadas

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Entenda como vendas complexas podem ser facilitadas

Exigindo um acompanhamento próximo e um gerenciamento contínuo, as vendas complexas são caracterizadas por um ciclo mais longo de negociações.

Durante esse processo, não é raro que o gestor precise realizar um trabalho dividido em várias etapas, conduzindo minuciosamente o cliente pelo funil de vendas até o fechamento do negócio.

Pode parecer burocrático e trabalhoso, mas nesse texto vamos desmistificar as vendas complexas. Nosso objetivo será mostrar que nem sempre o que é complexo precisa ser complicado. Acompanhe esse conteúdo e veja como facilitar esse processo.

Quais tipos de negociações podem ser considerados vendas complexas?

As vendas complexas costumam envolver mercadorias e cenários com características como:

  • negociações de altos valores;
  • elevado volume de produtos;
  • prospects com dores mais complexas e acentuadas;
  • necessidade de experimentação alongada do produto;
  • contratos de extensa duração e com pagamentos recorrentes;
  • aprovação de várias esferas hierárquicas;
  • vendas de produções futuras, comuns no mercado agro e no automobilístico;
  • produtos que envolvam um período de instalação em empresas, comuns no mercado de softwares.

Apesar de, geralmente, estarem associadas ao mercado B2B, também podemos encontrar exemplos de vendas complexas B2C. Um exemplo que podemos considerar são as negociações de imóveis. Além de circular e várias etapas de aprovação, os altos valores são importantes fatores de decisão.

No cenário B2B, qual o primeiro passo para facilitar uma venda complexa?

A natureza diferenciada de uma venda complexa pode ser intimidante. Por isso, trabalhá-la de outra forma pode tornar seu desenvolvimento mais fluido e simples.

O primeiro passo para alcançar essa simplificação é transformar esse tipo de venda em um projeto. Existem diversas metodologias que podem te ajudar a fazer essa transição e alcançar ótimos resultados.

A venda de produtos ou serviços de alta complexidade muitas vezes foge de um padrão de trabalho, fazendo com que cada processo tenha exigências específicas. Ao considerar o grande número de ações envolvidas e as características distintas das vendas, encarar cada uma delas como um projeto diferente pode ser a chave para o seu sucesso.

Como transformar uma venda complexa em um projeto?

Ao lidar com uma venda como um projeto, você adquire mais controle sobre ela, podendo tomar ações distintas de acordo com a realidade de cada negociação. Trabalhando em formato de projeto, você conseguirá fazer uma entrega mais personalizada e única.

Para te ajudar, preparamos uma lista com alguns dos mais eficazes métodos de facilitação das vendas complexas. Acompanhe.

SPIN Selling

É a mais famosa metodologia de vendas complexas da atualidade. Seu funcionamento consiste em auxiliar o vendedor a apresentar as qualidades da sua solução por meio de 4 perguntas. Cada uma delas está associada a uma das letras SPIN:

  • situação: essa etapa envolve um diagnóstico do cliente. O foco principal é coletar dados e compreender a realidade do cliente;
  • problema: aqui você deve identificar as dores do cliente. Ouça-o e tente fazer com que ele mesmo identifique os problemas que enfrenta;
  • implicação: nessa etapa você deve identificar quais as consequências das dores do cliente para o negócio, acentuando a necessidade de buscar uma solução;
  • necessidade: finalmente é o momento de focar a solução que você tem a oferecer. O objetivo é fazer com que o próprio cliente aponte as soluções que precisa e reconheça seu produto como a resolução.

Sempre releve que uma compra complexa abrange fortes componentes racionais. Por isso, é muito importante conduzir a negociação de modo que o próprio cliente enxergue na sua solução a resolução para as dores dele.

Challenger

Também conhecida como Challenger Sale, essa metodologia surge a partir de uma identificação de 5 perfis básicos de vendedores:

  • construtor de relações: marcado por ter uma ampla rede de contatos e por não contestar seus clientes, busca ressaltar a máxima de “o cliente tem sempre a razão”;
  • trabalhador árduo: também caracterizado como um workaholic por trabalhar além dos horários, produz com base na quantidade;
  • solucionador de problemas: é atento aos detalhes e focado em todo o processo para garantir o sucesso de vendas;
  • lobo solitário: costuma ser muito confiante e prefere trabalhar sozinho, de maneira mais individualista;
  • desafiador: aquele que sempre toma a iniciativa das negociações apontando soluções com convicção, mesmo que contrariem a opinião do cliente.

Percebendo que o perfil “desafiador” apresenta um desempenho muito superior nos resultados de vendas, essa metodologia emula atitudes naturais do perfil como etapas de um processo. Dentre elas, destacamos:

  • ensinar o valor do seu produto ao cliente;
  • personalizar discursos para atender às dores do cliente;
  • assumir o controle de vendas em andamento.

Ao traçar todo esse processo, você terá informações mais precisas sobre seu cliente. Assim, sua equipe fará um discurso unificado, consultivo e didático, promovendo um cenário melhor para o fechamento de contratos.

Sistema Sandler de vendas

Tal metodologia tem como principal característica o fato de evitar conflitos com o cliente e, ao mesmo tempo, não colocar de lado suas considerações de negociação.

Muitas vezes, o cliente busca redução de preços ou aumento de benefícios na contratação de um serviço. No método Sandler, o foco é mostrar para o cliente que tudo o que o vendedor busca é o melhor para o negócio dele.

Dessa forma, ele assume o controle da negociação e toma uma postura de que a solução para o negócio do cliente é a sua. Ele demonstra que a preocupação com a empresa do cliente está acima de quaisquer outros fatores, como preços e comissões pessoais.

Como seria a criação de um projeto próprio para facilitar as vendas?

Considerando cada processo de vendas como um projeto individual, é necessário criar um escopo, construir um cronograma de atividades e fazer o levantamento de custos.

Concretizada essa etapa e elaborados os conteúdos dos três itens citados, você já tem a possibilidade de desenvolver um projeto de qualidade, desde que tenha as ferramentas corretas para a gestão do projeto.

É aí que entra o Project Builder, um sistema de gestão de projetos, portfólios e estratégias. Ele permite agilidade e assertividade nas tomadas de decisão e apresenta recursos de dashboards, indicadores e relatórios. Tudo para otimizar seu processo de vendas complexas.

Entre em contato com a Project Builder e conheça todos os detalhes da ferramenta que tem tudo para impulsionar suas vendas!

gestão de processos

Gestão de processos: 5 dicas de como estruturá-los

Escrito por Bruno Ambrosio em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Gestão de processos: 5 dicas de como estruturá-los

Os processos são as etapas essenciais na conquista de resultados do negócio. Cada avanço depende deles e é por isso que o gerenciamento precisa ser efetivo e de qualidade. Para alcançar essa performance, o ideal é contar com uma boa gestão de processos. Graças a ela, há uma completa organização dessas etapas e o melhor aproveitamento de seus impactos. Para que seja eficiente, é preciso que ela seja implementada de maneira consistente.

Na sequência, confira 5 dicas para estruturar a gestão de processos e acerte em sua elaboração!

Como fazer a estruturação adequada?

Os processos de um negócio não podem acontecer de maneira aleatória ou improvisada. É indispensável consolidar uma atuação que considere as principais necessidades e as potencialidades. Por isso, o ideal é estruturar essas etapas segundo algumas práticas.

Para que não restem dúvidas, separamos 5 medidas para colocar em prática e acertar na estruturação. Confira!

1. Realize um diagnóstico e um mapeamento

Reconhecer a situação atual é o primeiro passo para ter sucesso nesse procedimento. Por isso, comece com um diagnóstico para entender quais são os processos atuais, onde estão os principais gargalos e o que se encaixa melhor na situação do negócio. É interessante elaborar um mapeamento para entender onde estão todos os processos e como as etapas se relacionam. Quanto maior for a visibilidade, melhores serão os resultados obtidos com a gestão.

2. Elabore um planejamento estratégico

Depois dessa identificação inicial, é o momento de montar um plano que gere resultados efetivos. O planejamento estratégico tem a ver com quais processos entram, quais ficam, quais saem e quais serão modificados. Para nortear as decisões, basta considerar os objetivos estratégicos do negócio.

Se a intenção for obter maior dinamismo, é preciso reduzir a burocracia e tornar as etapas mais ágeis. Já se a intenção for ampliar a qualidade, pode fazer sentido incluir etapas voltadas para esse assunto. É nesse momento que devem ser definidos aspectos como o desempenho a ser alcançado, as métricas que serão utilizadas e o cronograma de implementação.

3. Monte um planejamento operacional

Ao falar nas ações que serão executadas, é o momento de se preocupar com o planejamento operacional. A ideia é definir como tudo deve ser feito, dentro dos limites e dos recursos disponíveis. É nessa hora que são especificadas as mudanças e como elas serão colocadas em prática. Também, é nessa fase que devem ser definidos os novos fluxos de processos e a nova organização. Esse planejamento operacional traz diretrizes importantes sobre como consolidar as alterações e como fazer esse projeto dar certo.

4. Ajude a equipe no processo

Mesmo que a gestão de processos pareça simples e não envolva muitas mudanças, é importante considerar os recursos humanos. É indispensável que os colaboradores estejam engajados e, principalmente, preparados. Se for necessário, treine o time para se adaptar às mudanças e executar os novos padrões. Dessa maneira, é possível garantir que as pessoas estejam prontas para entregar os resultados esperados.

5. Acompanhe e melhore continuamente

A gestão de processos não envolve apenas o planejamento e a execução das mudanças. Ela também inclui tudo o que acontece depois e como isso se relaciona aos objetivos estratégicos. Por isso, é indispensável ficar sempre de olho na performance. Confira os resultados e, com base nas métricas e indicadores, planeje outras mudanças. Ao investir na melhoria contínua, é possível aproveitar tudo o que esse procedimento tem a oferecer.

Quais os benefícios de uma boa gestão de processos?

Adotar as medidas desse gerenciamento é essencial para consolidar resultados positivos no negócio. Inclusive, essas medidas são indispensáveis para fortalecer o crescimento e o sucesso da empresa. Na sequência, descubra quais são as principais vantagens de uma boa gestão de processos e tire todas as suas dúvidas!

Maior visibilidade

Com uma gestão organizada e bem fundamentada, é possível ter muita visibilidade sobre o negócio e as etapas que o compõem. Isso ajuda a tomar decisões melhores, bem como permite que a atuação seja mais efetiva, já que considera os possíveis impactos nos vários pontos de atuação. Para conquistar um bom gerenciamento, isso faz toda a diferença e garante que os resultados a longo e médio prazo sejam otimizados.

Aumento da produtividade

Outro ponto interessante da gestão de processos é que ela permite obter uma elevação no nível de produtividade. Afinal, é possível garantir uma atuação dinâmica, eficiente e que atende, especificamente, aos interesses do negócio. Também, ocorre uma redução no nível de retrabalho, o que eleva ainda mais a eficiência. Isso leva a um aproveitamento melhor das pessoas, dos suprimentos e até das oportunidades disponíveis.

Redução dos custos

Já que a produtividade se eleva, é natural que ocorra uma diminuição nos custos gerais. Dessa maneira, é possível cumprir orçamentos de projetos com mais facilidade, por exemplo. Também, é uma forma de melhorar o retorno sobre investimento e o nível geral de lucratividade.

Aumento da competitividade

Não menos importante, essa é uma maneira de garantir um nível reforçado de competitividade. Afinal, com menos custos, mais lucro e mais eficiência, seu negócio sai à frente dos demais. Isso é indispensável para gerar novos resultados e até consolidar outros projetos. Dessa forma, é possível fazer com que os objetivos sejam alcançados de modo sistemático.

Como a tecnologia pode ajudar?

A verdade é que a gestão de processos pode ser favorecida pelo uso da tecnologia. Ela agiliza as etapas, reduz os riscos de erros e melhora a centralização de informações. Dessa forma, é possível reforçar vários aspectos e atingir os objetivos.

Nesse sentido, é preciso buscar ferramentas que incluam esse uso. Vale a pena recorrer a softwares diversos, como um sistema de gestão de projetos. Como eles são importantes para consolidar resultados variados, incluem processos que devem ser executados da melhor maneira. É por isso que vale a pena adotar as alternativas adequadas. Assim, todo o gerenciamento sai favorecido.

A gestão de processos tem que ser colocada em prática de maneira estruturada, seguindo alguns passos. Com essas dicas, você terá a chance de obter os melhores resultados para a empresa.

Já que falamos em estrutura, entenda tudo sobre a padronização de processos e descubra como colocar tudo em prática.