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Comparação entre 6 ferramentas de gestão de processos em projetos

Ao longo dos anos, muitas ferramentas de gestão de processos, técnicas baseadas em estratégias e metodologias têm emergido com o intuito de facilitar os trabalhos de gestão. A necessidade de garantir a qualidade e, ao mesmo tempo, poupar investimentos tem incentivado ainda mais o nascimento de novas formas de gerir os recursos. Fazer mais com menos tornou-se uma máxima cada vez mais presente no mundo empresarial, e isso só se tornou possível graças aos esforços no desenvolvimento de novos modelos de trabalho.

O que antes parecia um contrassenso – reduzir os gastos e aumentar a produção – tornou-se uma verdade onipresente. Não à toa, a gestão de projetos, atualmente, conta com uma gama de ferramentas para auxiliar nas rotinas de gerenciamento. Deseja saber mais a respeito dessas ferramentas de gestão de processos? Confira os tópicos seguintes!

Control Charts (Gráficos de controle)

Considerados as primeiras ferramentas de controle de qualidade, os primeiros gráficos de controle foram desenvolvidos por Walter Shewhart em 1920. A ideia do primeiro gráfico era incluir pequenas amostras de produção aferidas periodicamente para detectar quando um processo estava se desviando. Graças ao gráfico de Shewhart, foi possível identificar se a causa de uma variação era aleatória ou poderia ser atribuída a algum fator específico.

Esse modelo de controle contribuiu para que os que prejudicavam o processo fossem identificados e, posteriormente, removidos. Com isso, as variações eram estabilizadas, trazendo normalidade ao ciclo de produção.

Resumindo, o gráfico de controle, ou controle estatístico de processo, é utilizado quando se deseja estudar como um processo varia com o tempo, logo, os dados são incluídos em ordem cronológica.

Basicamente, um gráfico de controle sempre tem uma linha central para a média, uma linha superior para o limite superior de controle e uma linha inferior para o limite inferior de controle. Estas linhas horizontais são determinadas a partir de dados históricos. Ao realizar a comparação dos dados atuais com esses limites, é possível extrair conclusões do tipo: se o processo é consistente (sob controle) ou é imprevisível (fora de controle, afetado por causas especiais de variação).
É possível afirmar que os gráficos de controle constituem a base que alicerçou as demais iniciativas na melhoria da qualidade.

PDCA

A demanda pela alta qualidade e por materiais de baixo custo durante a Segunda Guerra Mundial exigiu foco na melhoria da qualidade dos métodos e processos. Nessa época, Edward Deming, um professor de estatística da Universidade Estadual de New York, listou 14 pontos para nortear os esforços em qualidade por parte das empresas.

Não obstante, Deming ressaltou o papel da gestão de topo, e foi fundamental para a popularização do ciclo PDCA, de Walter Shewhart. As letras de PDCA e se referem a Plan, Do, Check e Act, quer dizer, Planejar, Fazer, Checar e Agir. Corresponde a um processo cíclico que envolve:

• Definir a natureza do problema, identificando as possíveis interferência e o modo para intervir;
• Implementação da solução;
• Avaliação dos impactos da mudança por meio do estabelecimento de relações funcionais ou causais entre as alterações nos processos, especialmente os comportamentos e os resultados, e
• Realizar novas intervenções, caso necessárias, antes de iniciar o ciclo novamente.

Juran’s Trilogy

O modelo de melhoria da qualidade proposto por Joseph Juran tem como base três processos universais, popularmente chamados de Juran’s Trilogy (Trilogia de Juran): Planejamento da qualidade, controle de qualidade e melhoria da qualidade.

Planejamento da qualidade: Corresponde a todas as partes relacionados aos produtos e serviços, tanto um como o outro podem fornecer indicadores precoces durante os processos de planejamento. As etapas do planejamento da qualidade envolvem:

• Definição do projeto;
• Identificação dos clientes;
• Descoberta das demandas do cliente;
• Elaboração do produto e processos;
• Determinação dos objetivos de qualidade e;
• Elaboração dos planos para atingir esses objetivos

Controle de Qualidade: Esse processo envolve a elaboração e manutenção de métodos operacionais, com o intuito de garantir que os processos de trabalho estejam sendo seguidos, conforme foram dimensionadas e que estão atendendo aos níveis de desempenho esperado. O controle de qualidade não se refere à melhoria de um processo, mas sim à validação da execução dos planos. Serve, principalmente, para monitorar um eventual pico de erro no processo.
• Assim sendo, o controle de qualidade implica em:
• Definições claras sobre a qualidade;
• A ciência plena do desempenho ou alvos esperados;
• Averiguação do desempenho operacional real;
• Contraste do desempenho real com as metas e;
• Intervenção no desvio.

Melhoria da Qualidade: Finalmente, a melhoria da qualidade é um método que tem como foco melhorar o nível de realização do processo. Ou seja, uma melhoria no desempenho graças a uma inovação ou uma nova ideia. Isso assegura que novos níveis de desempenho sejam sempre alcançados, e, em seguida, novos instrumentos de controle de qualidade entram em ação para sustentar essa nova meta.

Six Sigma

Talvez seja a ferramenta de gestão de processos de qualidade mais popular. Foi lançada pela Motorola, mas conquistou fama por intermédio da GE (General Electric). O objetivo é reduzir os defeitos, ou as variações nos processos através da aplicação de um modelo para a solução de problemas com base estatística. Funciona identificando os desvios da média padrão e eliminando essas oscilações. Para os projetos focados em criar novos desenhos de produtos, serviços e processos é usado o modelo DMADV:
• Definir metas: Delimitação de objetivos consistentes com as necessidades dos clientes e com a estratégia da organização;
• Medir e identificar: Mensurar e identificar os detalhes que são críticos para a qualidade, capacidades do produto, ou do processo de produção e riscos envolvidos;
• Analisar: Estudar alternativas elaborando um desenho macro e selecionar o melhor projeto;
• Desenhar detalhes: Projetar detalhes, melhorar o projeto e planejar a verificação do desenho.
• Verificar o desenho: Verificar o projeto, colocar em prática pilotos do processo, implantar o processo de produção e entregar ao dono do processo.

Já para projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios já existentes, é utilizado o modelo DMAIC:
• Definir o problema: Definição do problema por meio da opinião de clientes;
• Medir aspectos chave: Mensurar as principais características do processo atual e coletar dados relevantes;
• Analisar os dados: Estudar as informações para compreender as relações de causa e efeito garantindo que todos os fatores foram considerados.
• Melhorar os processos: Proporcionar a melhoria e a otimização do processo com base na análise dos dados, tendo como princípio técnicas como: desenho de experimentos, poka-yoke (à prova de erros). E promover a padronização do trabalho para gerar um novo processo.
• Controlar: Monitorar o novo processo com o intuito de garantir que quaisquer desvios do objetivo tenham sido corrigidos antes de se transformarem em defeitos. Implementar sistemas como um controle estatístico e continuamente monitorar os processos.

Lean

Lean é considerada uma filosofia minimalista. O intuito é trazer eficiência usando o mínimo possível. Para tanto, a abordagem exige a identificação das demandas dos clientes e otimização dos processos, extinguindo tarefas que não trazem valor.
Ou seja, funciona com base na eliminação de resíduos de processos de negócio, pequenas melhorias que, quando implementadas, tem impactos macro no sistema. Esta ideia foi introduzida pela Toyota na década de 50, desde então, tem crescido muito.

Gestão de Qualidade Total

Total Quality Management (TQM) é um esforço organizacional integrado em todos os níveis da empresa para melhorar a qualidade. Essa filosofia organiza equipes multifuncionais para a identificação, análise e solução de problemas, com atenção especial à determinação da qualidade com base no entendimento do cliente.
A gestão da qualidade total é muito mais uma cultura de qualidade do que um determinado método, e agrega diversas ferramentas de melhoria. Por exemplo, as equipes de qualidade, podem se valer de:
• Histogramas;
• Gráficos de dispersão;
• Análise de Pareto;
• Outros métodos, tais como os citados acima: Gráficos de controle, PDCA e Trilogia de Juran também estão contidos em TQM.

É possível perceber que são várias as ferramentas de gestão de processos capazes de auxiliar na gestão de processos. A escolha de cada uma varia conforme a aplicação, por exemplo, o setor aeronáutico exige redundância, a prevenção de erros ou defeitos em um nível de detalhe extremo, pois um único desvio pode causar um acidente.

Em contrapartida, um projeto de pintura não denota grandes riscos, a ocorrência de um desvio, dificilmente, irá gerar consequências desastrosas. Portanto, nesse caso os modelos de qualidade podem ter maior margem de erro.

Ou seja, cabe ao gerente de projetos escolher a melhor, ou as melhores ferramentas, a depender da necessidade do empreendimento.
Já conhecia essas ferramentas? Tem mais alguma que gostaria de agregar à lista? Deixe seu comentário e contribua com esse post.

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