Projetos do Brasil

A Project Buider (PB) iniciou, neste mês de junho, uma nova parceria com o Project Management Institute (PMI) de São Paulo. De acordo com Luiz Braun, CEO da PB, a parceria tem como pilar, em um primeiro momento, a divulgação de conteúdo sobre Gestão de Projetos em seus canais.

“De imediato, vamos selecionar conteúdos que o PMI-SP tenha gerado para enviar para a nossa base e eles vão fazer o mesmo com os nossos.

Mas o objetivo é ampliar progressivamente o escopo da parceria, conforme vão sendo identificadas oportunidades”, revela Braun.

O Project Management Institute de São Paulo também demonstra grande satisfação na renovação da parceria. A diretora de parcerias e patrocínios Adriana Yogo menciona: “Desde 1969, somos a maior associação para gerenciamento de projetos do mundo. Estamos em constante evolução, vivenciamos a transformação, inovação e agilidade. Um dos nossos pilares de cultura “Juntos Podemos” está totalmente alinhado com a parceria Project Builder, um relacionamento de longa data, profundo, de confiança que tem ajudado a impulsionar a mudanças em pessoas, organizações e por fim entregar valor para a sociedade”.

Relacionamento antigo

O relacionamento entre a Project Builder e o Project Management Institute já vem de longa data e é um ponto ressaltado como positivo pelos dois lados. “A PB já tem todo um histórico de iniciativas feitas com o PMI, com realizações importantes”, diz Braun.

E esse crescimento caminhou junto para os dois lados. O software Project Builder, referência para gestão de projetos, portfólios e estratégias, foi desenvolvido em 1999, em sua primeira versão. “Estamos falando de uma época onde a internet começou a ser utilizada não só para fins acadêmicos, mas também de negócios. Ao mesmo tempo em que o PB estava em sua primeira versão, o PMI passou a ter representação no Brasil”, lembra Braun.

O PMI desenvolve carreiras e amadurece acompanhando e liderando a área de gerenciamento de projetos através de normas, padrões, certificações, comunidades, recursos, ferramentas, pesquisas acadêmicas, publicações, cursos de desenvolvimento profissional e oportunidades de networking. Além disso ajuda organizações de todos os setores a melhorar seu desempenho, fortalecendo a sociedade, habilitando organizações e empoderando pessoas para tornar suas ideias realidade.

A dimensão do PMI é corroborada em seus números, presente em mais de 218 países, possui 1,6 milhões de profissionais certificados, 665.000 associados e 300 capítulos, sendo que São Paulo é o maior da América Latina e 5º maior do mundo, motivo pelo qual conta com branches em 10 cidades (Campinas, Guarulhos, Presidente Prudente, São José do Rio Preto, Ribeirão Preto, Sorocaba, Alphavile, Baixada Santista, Vale do Paraíba, ABC).

“Começamos a estudar a parte técnica que existia em cada divulgação deles, para fazermos a evolução de sistema e como canal para chegarmos ao nosso público alvo, passamos a patrocinar o PMI, em Congressos. Fomos montando parcerias com essas regionais, consumindo o que eles ofereciam de eventos, colocando estandes, mais fortemente no Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul e São Paulo”, lembra Braun.

Ao mesmo tempo, a Project Builder investiu em iniciativas, como um estudo de benchmarking e cursos profissionalizantes promovidos pelo PMI no Rio de Janeiro.

Após um período de afastamento, PB e PMI-SP voltam felizmente a se unir para crescerem juntos em uma nova etapa.

Neste case de sucesso compartilhamos como a Furukawa, com a ajuda da Project Builder, alcançou a centralização gerencial de projetos, elevando a sua produtividade em 83%, abandonando plataformas fragmentadas que geravam lack de informações e prejudicavam a rápida tomada de decisões.

Sobre o Grupo Furukawa:

A Furukawa Electric Group teve início no Japão há mais de 130 anos e atualmente conta com seis segmentos distintos: telecomunicações, energia, indústria automotiva, componentes ópticos e eletrônicos, construção e arquitetura e novos negócios e produtos.

No Brasil o grupo se instalou no ano de 1977 e, desde então, vem aprimorando a fabricação de redes de comunicação e energia.

Desafio:

Percebendo que cada setor utilizava uma plataforma diferente para fazer a gerência dos projetos em curso, Antonio Garbelini, responsável pela gestão de sistemas da
Furukawa, verificou que muitas informações passavam desapercebidas.

“Usávamos várias plataformas, como Excel, Microsoft e outras. O que motivou a gente foi essa fragmentação de plataformas.”

Outro fato que minava o crescimento e a capacidade da empresa de gerir mais projetos era a falta de unificação de dados que tornava todo o processo de análise e tomada de decisão mais complicada e demorada.

“A comunicação era bem fragmentada e com isso as informações dos projetos não eram acessíveis. As decisões ágeis eram muito prejudicadas”.

Buscando a otimização, o controle gerencial bem como a visualização de todo o processo de forma personalizada, Antonio entrou em contato com a Project Builder para realizar a implementação necessária e solucionar os problemas que vinham enfrentando.

Unificação do gerenciamento de projetos:

Após entender as dificuldades da Furukawa, a Project Builder apresentou as soluções do software de gestão e explicou como o sistema auxiliaria a empresa a alcançar a
centralização de informações e o acompanhamento de cada projeto em tempo real.

Foram verificadas as demandas internas da Furukawa, assim como as principais expectativas, necessidades, problemas vivenciados pelo time e gaps existentes de modo a chegar no painel ideal, adaptando o software à realidade prática do cliente.

“Antes do PB levava 3 horas uma tarefa e agora leva 30 minutos.” Relata Antonio que arremata: “Você já bate o olho e vê todas as questões de tempo, através de um cronograma. Agora tudo é mais organizado”.

Dentre os quatro modelos de planos da PB, a Furukawa optou pelo “Business” que garante 5 licenças (sendo possível adquirir outras), gestão de planos estratégicos, gestão de portifólios, gestão de propostas de projetos, gestão de questões, gestão de demandas, gestão de riscos, além de App disponibilizado aos usuários.

Implementação, treinamento e engajamento:

Uma vez realizada a implementação do software, logo em seguida os consultores da PB entraram em ação para realizar o treinamento interno com o time da Furukawa.

Exatamente como acontece em toda a mudança, no início houve resistência e dificuldade no engajamento do uso da plataforma por parte do time, conforme relembra Antonio:

“No início tivemos dificuldades em engajar o uso da plataforma. Muitos tinham medo de mudar, outros não confiavam, mas depois fluiu bem e hoje em dia todos se adaptaram.”

O turning point ocorreu quando o time se deu conta que as informações que antes estavam dispersas em mais de 3 plataformas diferentes, agora estavam centralizadas em uma única, de forma fácil, interativa e otimizada.

Uma vez superada a resistência à centralização gerencial de projetos, foi possível perceber que não só as informações estavam mais claras e assertivas, como o próprio clima organizacional da empresa melhorou consideravelmente.

Resultados com a centralização gerencial de projetos:

Os resultados alcançados pela Furukawa garantiram 83% mais produtividade, impactando diretamente na capacidade de gerenciamento de mais projetos e, consequentemente, na receita da empresa.

Além disso, outros benefícios foram atingidos como o controle total das atividades, confiabilidade das informações, agilidade na tomada de decisões e acessibilidade dos colaboradores envolvidos nos projetos.

“Agora tudo flui melhor e temos mais produtividade.” assegura Antonio que prossegue,
“O software permitiu ter visão de todo o processo e de forma personalizada. Os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas.”

Com a implementação realizada pelo time da PB a Furukawa transcendeu no que diz respeito a gestão de projetos.

“O Project Builder ajudou e ajuda muito com a evolução contínua da gestão de projetos aqui da empresa, porque conseguimos fazer tudo pela plataforma de forma bem automatizada.” declara Antonio.

Conforme vão surgindo novas demandas e atividades a serem desempenhadas, o time da Project Builder se reúne com a Furukawa para prestar o suporte e atendimento personalizado de forma a manter a plataforma alinhada as necessidades do cliente.

“Temos um canal direto com eles, somos sempre prontamente atendidos de forma efetiva e fácil para solucionar qualquer questão. Estamos bem satisfeitos com todo suporte e atendimento.”

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Para otimizar suas tarefas diárias, seus projetos e alcançar os seus objetivos, é preciso organizar as informações. Fazer isso de forma individual por  planilhas ou tabelas fica mais fácil, mas e se você fosse uma empresa com uma vasta lista de informações, não acabaria se perdendo? É o que a Faculdade Unimed queria evitar quando buscou por uma ferramenta que a ajudasse nesse processo. 

A empresa utilizava diversas plataformas para registro e controle de informações relacionadas a projetos e a falta de centralização causava retrabalho, alta demanda de tempo para analisar os registros, com risco de perda de dados. Sendo assim, o principal objetivo da Unimed era encontrar uma ferramenta que unificasse as informações e otimizar todo o processo.

Foi quando a história entre nós, Project Builder, e a Faculdade Unimed começou. Glisia Souza, analista de qualidade e projetos da faculdade, conta que após a parceria conosco, muitos gaps foram resolvidos e, mais que isso, ela afirma que os objetivos e as expectativas foram alcançados. 

Como era a organização da Faculdade Unimed?

O setor de Qualidade e Projetos da Faculdade Unimed gerencia dois grupos de projetos: projetos internos, relacionados às estratégias da empresa e projetos de clientes. Para o controle das informações dos projetos, eles utilizavam várias planilhas, e-mails e outros sistemas, mas estas informações acabavam ficando fragmentadas dificultando o gerenciamento.

Como funcionava o controle das informações?

Uma empresa grande como a Faculdade Unimed tem um banco de informações muito grande e fragmentar entre duas ou três plataformas fazia com que o time tivesse retrabalho na hora de analisar os dados e criar relatórios para apresentar à gerência, por exemplo. Glisia complementa: “era uma loucura a busca por informações, com isso tínhamos feedbacks de demora na compilação dos dados e o envio de informações para a gerência”. 

Outro fator que contribui para essa loucura, como disse a analista de qualidade, é a inacessibilidade das informações, isso porque cada parte destas ficavam em uma plataforma e no final a comunicação saía prejudicada já que, muitas vezes, essa descentralização fazia com que alguns dados ficassem prejudicados. 

Sendo assim, a equipe acabava investindo muito tempo e esforço, pois o processo de gestão de projetos não era tão otimizado. 

Como foi o processo de escolha do Project Builder?

Não dava para ficar como estava, a equipe tinha um volume de trabalho muito maior por conta da forma que era feito o controle de informações. O trabalho precisava ser otimizado. Foi quando a equipe buscou uma nova ferramenta que unificasse o registro de dados para acabar com o problema de comunicação que tinham com as plataformas fragmentadas. 

Durante a busca, uma outra rede dentro da Unimed que já utilizava a Project Builder recomendou o nosso serviço. Então a equipe de gestão nos acionou para conversarmos sobre a parceria e demos início à caminhada em direção à otimização. 

Como foi a implementação do Project Builder?

Glisia nos contou que no começo foi um pouco trabalhoso complicado para o time se adaptar à implementação de uma nova ferramenta, afinal, é uma mudança e a equipe estava acostumada com aquela rotina. Mesmo que antes fosse era necessário mais tempo e mais esforço para realizar as rotinas, as pessoas conheciam o processo e tiveram que aprender algo novo. 

Sabendo disso, nós da Project Builder abraçamos a causa e na hora de implementar a ferramenta, demos o suporte adequando o ambiente às necessidades da Faculdade Unimed e instruímos todos a utilizarem a plataforma. Tudo fluiu muito bem, então vale a pena se desafiar por uma mudança boa, como Glisia comenta “os benefícios compensam”. 

Além disso, é uma preocupação nossa a manutenção e melhoria da ferramenta, então periodicamente, marcamos um encontro com a Unimed para trocar ideias e sugestões, além de ajudar com questões pontuais, atualizações e as demais necessidades da nossa parceira. O suporte é constante e a faculdade afirma que esses encontros e o nosso atendimento ajudam bastante.

Como a Faculdade Unimed está após a implementação do Project Builder?

Fluidez é a palavra chave, após implementação do Project Builder, tudo flui muito melhor, conforme Glisia nos afirma. Ela conta que agora as decisões são mais rápidas e assertivas já que, com a plataforma, o time têm as informações acessíveis e unificadas. Além disso, o funcionamento da empresa é mais organizado e isso impactou até na equipe que agora está mais engajada com um clima organizacional fluido. 

Eles estão com 100% dos projetos estratégicos dentro do Project Builder,e com isso estão conseguindo melhorar o processo de Governança já que agora eles têm uma melhor visão das informações de gestão. E em relação aos projetos de clientes, o PB ainda está sendo implementado. As ações da empresa de seguir com o Project Builder e ainda contratar para outros projetos já falam por si só, mas Glisia ainda nos confirma que estão bastante satisfeitos. 

Quais foram as conquistas até o momento? 

A descentralização das informações, infelizmente, impacta negativamente na gestão de projetos da Faculdade Unimed. A analista de qualidade e projetos nos relatou que eles acabavam tendo um volume de projetos maior que a capacidade que tinham de acompanhar. Isso acontecia, devido a visão fragmentada das informações. Com isso, também perdiam protagonismo na Comunicação dos Projetos.

Essas problemáticas já não são mais uma realidade para eles, pois com a nossa parceria, a Faculdade conseguiu ter uma melhor visualização das informações e conseguiram definir uma metodologia de acompanhamento, conseguiram ajustar a volumetria dos projetos de acordo com a capacidade, e atingiram o protagonismo dos projetos. Essas conquistas eram um objetivo da empresa e quando firmamos parceria, se tornaram um objetivo nosso também, sendo assim, estamos satisfeitos com os resultados até o momento, mas já em busca de alcançar ainda mais junto da Faculdade Unimed.

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