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Stakeholders: o que são e como gerenciá-los?

Escrito por Redator em 24/03/2023. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Stakeholders: o que são e como gerenciá-los?

Toda vez que um projeto é idealizado, os profissionais envolvidos no seu planejamento precisam identificar quem são os stakeholders. Afinal, eles são um fator determinante no sucesso de qualquer projeto em desenvolvimento. Mas o que são stakeholders? Como gerenciá-los?

Continue a leitura deste artigo.

O que são stakeholders?

Stakeholders são indivíduos ou grupos com interesses, envolvimento ou influência em um projeto. Isso inclui clientes, fornecedores, funcionários, acionistas, comunidades locais, entre outros.

Os stakeholders têm uma variedade de interesses e preocupações, que podem incluir questões financeiras, sociais e legais, relacionadas à organização ou ao projeto em questão. Por isso, é fundamental garantir que eles estejam satisfeitos com o trabalho realizado.

Mostraremos a seguir alguns passos importantes para realizar uma gestão de stakeholders eficiente.

Identifique as partes interessadas

O primeiro passo para gerenciar os stakeholders é identificá-los. É importante reconhecer cada um deles e entender qual o grau de envolvimento no projeto. Isso pode ser feito através de entrevistas, pesquisas ou consultas com especialistas da indústria.

A identificação das partes interessadas é crucial para garantir que todas as suas preocupações e necessidades sejam consideradas durante a execução do projeto.

Defina as prioridades

Cada stakeholder tem diferentes necessidades e interesses, e alguns podem ter mais importância do que outros. A priorização pode ser feita avaliando a influência, interesse, envolvimento e impacto no projeto.

Aqueles com alta influência e alto interesse devem receber uma atenção maior, enquanto aqueles com baixa influência e interesse podem ser mantidos informados, mas não precisam de tanta atenção.

Comunique-se com os stakeholders

A comunicação é uma parte importante da gestão de stakeholders. É necessário ter um plano para garantir que todos estejam informados sobre o progresso do projeto e quaisquer mudanças que ocorram. As informações podem ser compartilhadas regularmente por uma variedade de canais, incluindo reuniões, relatórios, e-mails ou até softwares de gestão de projetos.

Gerencie as expectativas dos stakeholders

É importante entender suas expectativas para garantir que sejam realistas e viáveis. Se as expectativas não forem atendidas, eles podem se tornar descontentes e prejudicar o projeto. Por isso, é importante manter a comunicação aberta e transparente para garantir que todos os stakeholders estejam cientes do que é possível e do que não é.

Resolva conflitos

Em alguns casos, os stakeholders podem ter interesses conflitantes que podem prejudicar o projeto. É importante identificá-los rapidamente e trabalhar para resolvê-los de forma eficaz. Isso pode ser feito por negociação, compromisso ou mediação.

É válido lembrar que resolver conflitos é uma parte normal do processo de gestão de stakeholders e deve ser tratado com cuidado e atenção.

Monitore e avalie os stakeholders

É importante monitorar e avaliar continuamente o envolvimento dos stakeholders no projeto. Isso pode ser feito por um feedback regular, avaliações formais e pesquisas de satisfação.

Ao monitorar e avaliar continuamente o envolvimento dos stakeholders, você pode garantir que as suas necessidades e preocupações sejam atendidas e que o projeto seja um sucesso.

Adote um software de gestão de projetos

Com um software de gestão de projetos, é possível criar um registro de todas as partes interessadas, incluindo suas informações de contato, papel no projeto e expectativas. Isso permite que a equipe tenha uma visão clara de quem são eles e como podem contribuir para o sucesso do projeto.

Além disso, o software pode ser usado para manter um registro de todas as interações com os stakeholders e criar relatórios personalizados para cada um deles. Esses registros podem incluir informações sobre o progresso das atividades e as ações que cada um precisa tomar para contribuir para o sucesso do projeto.

Leia também: “6 mitos sobre softwares de gestão de projetos“

O software da Project Builder é uma tremenda mão na roda em todas as etapas do planejamento e execução de um projeto, já que permite centralizar a administração dos stakeholders. Entre em contato com um dos nossos consultores e experimente gratuitamente por 30 dias.

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Homem organizando as etapas de um projeto em um quadro branco.

6 mitos sobre softwares de gestão de projetos

Escrito por Redator em 17/03/2023. Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em 6 mitos sobre softwares de gestão de projetos

Com a crescente demanda por soluções envolvendo a gestão de projetos, muitas ideias equivocadas surgiram em torno do assunto.

Neste blogpost, vamos explorar alguns dos mitos mais comuns sobre softwares de gestão de projetos e explicar por que você deve adotar um na sua empresa o mais rápido possível. Continue a leitura.

Mito 1: “Softwares de gestão de projetos são caros”

Muitas pessoas acreditam que softwares de gestão de projetos são caros e, portanto, não estão disponíveis para as empresas de pequeno porte. No entanto, existem muitas opções acessíveis e até mesmo testes gratuitos disponíveis no mercado.

Muitos softwares de gestão de projetos oferecem planos com preços flexíveis, que permitem que você escolha aquele que melhor se adapta ao orçamento do seu negócio.

Mito 2: “Softwares de gestão de projetos são complexos demais”

Algumas pessoas acreditam que os softwares de gestão de projetos são difíceis de aprender e de usar. Embora alguns programas possam ter recursos avançados e opções de personalização, muitos softwares são projetados para serem simples.

A maioria deles oferece tutoriais e treinamentos para ajudar os usuários a se familiarizarem com a plataforma.

Mito 3: “Softwares de gestão de projetos são apenas para grandes empresas”

Os softwares de gestão de projetos podem ser úteis para empresas de qualquer tamanho ou até mesmo qualquer indivíduo que precisa gerenciar um projeto. Eles ajudam a organizar tarefas e acompanhar o progresso do projeto, além de administrar recursos e equipes.

Mito 4: “Softwares de gestão de projetos são substitutos para gerentes de projetos”

Embora os softwares de gestão de projetos possam ser úteis para gerenciar tarefas, eles não substituem a necessidade de um gerente de projeto experiente e qualificado.

Um gerente de projeto pode ajudar a definir objetivos, controlar recursos, garantir que o projeto esteja dentro do orçamento e prazo estabelecidos, bem como lidar com questões complexas que surgem ao longo do caminho.

Mito 5: “Softwares de gestão de projetos são uma solução única para todos os projetos”

Embora softwares de gestão de projetos possam ser úteis para muitos projetos, eles não são uma solução única para todos. Cada projeto é único e apresenta seus próprios desafios e oportunidades. Um bom software deve ser flexível e adaptável para se adequar às necessidades específicas do projeto.

Mito 6: “Softwares de gestão de projetos garantem o sucesso do projeto”

Um software não garante automaticamente o sucesso do projeto. Um bom programa deve ser usado em conjunto com uma abordagem estruturada e metódica de gestão de projetos, bem como uma equipe qualificada e eficiente.

Conheça a solução da Project Builder para a gestão de projetos da sua empresa

A Project Builder tem por objetivo ajudar as empresas a entenderem e aproveitarem os benefícios da gestão de projetos, a medida que conseguem resultados reais e permanentes para os seus negócios.

Para isso, temos um software completo e integrado para facilitar o gerenciamento de projetos, programas e portfólios da sua organização, não importa qual seja porte ou o setor de atuação. Ele permite gerenciar em uma única ferramenta todas as ações da sua empresa, do nível estratégico até o operacional.

Para conhecer mais sobre o nosso software e realizar um teste gratuito de 30 dias clique aqui.

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Os benefícios de aplicar o Project Model Canvas no planejamento de projetos

Escrito por Redator em 10/03/2023. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Os benefícios de aplicar o Project Model Canvas no planejamento de projetos

O Project Model Canvas é um método detalhado, porém simples, de planejamento de projetos, que utiliza conceitos visuais para tornar o processo mais eficiente. A metodologia é conhecida pela velocidade e versatilidade, que permite que as pessoas envolvidas em um projeto tenham a mesma visão a respeito dele.

Neste artigo vamos explicar o funcionamento do Project Model Canvas e os benefícios de aplicar essa ferramenta visual inovadora no gerenciamento dos projetos da sua empresa.

O que é o Project Model Canvas?

O Project Model Canvas – ou “Tela do Modelo do Projeto” – pode ser entendido como uma ferramenta baseada em processos lógicos aplicados de maneira muito simples, que não precisam de muito tempo, investimento ou infraestrutura para trazer resultados.

Esses componentes lógicos estão organizados em blocos de perguntas fundamentais que permitem visualizar todos os componentes em uma única página.

Leia também sobre o método Kanban em: “O que é o Kanban?“

Como funciona cada área do Project Model Canvas?

Dentro da ferramenta, existem 13 pequenos blocos que devem ser preenchidos em uma ordem lógica, para que o time compreenda o planejamento geral do projeto. Esses pequenos blocos são agrupados em cinco áreas, simbolizadas por perguntas que vão facilitar o entendimento. Confira abaixo cada uma dessas áreas.

Por quê?

Esse é o primeiro grande bloco a ser preenchido, porque é o que vai nortear todo o resto. Nesse espaço devem ser detalhados os problemas que justificam esse projeto como uma solução.

O quê?

Neste bloco deve ser respondido qual é o produto ou serviço proposto, o que deve surgir no final do projeto. É importante que sejam apontadas as características fundamentais para se chegar ao resultado esperado.

Quem?

Aqui o objetivo é detalhar quem serão os envolvidos na realização do projeto, especificando os responsáveis por cada atividade.

Como?

Aqui devem ser definidos os caminhos a serem percorridos para alcançar as metas do projeto, além das atividades que devem ser realizadas. É fundamental que seja descrito tudo o que for necessário para viabilização do projeto.

Quando e Quanto?

Esse é considerado por muitos uma das partes mais desafiadoras do plano, pois envolve estabelecer um prazo para o desenvolvimento de todas as fases do projeto. É preciso construir um cronograma, com datas de entrega organizadas ao longo do tempo.

Além disso, é necessário calcular o investimento para viabilizar o planejamento.

Quem constrói o Project Model Canvas?

Embora todo projeto precise de um gestor que tome as decisões de maneira ágil e administre a execução das etapas, a ideia da metodologia é promover a participação de toda a equipe. Assim, o projeto pode se tornar mais rico, ainda que alguém mais experiente gerencie o planejamento.

A recomendação é que o Project Model Canvas seja construído sobre uma única folha de formato A1 e notas autoadesivas, com textos resumidos em cada uma. Assim, o modelo pode ser rapidamente modificado quantas vezes for necessário.

Quais os benefícios de adotar o Project Model Canvas?

Engajamento da equipe

Quando a equipe não se envolve no planejamento de um projeto, fica difícil fazer com que os membros acreditem na ideia. Ao transformar os participantes em colaboradores da construção do plano, eles se tornam mais propícios a se comprometerem.

Além disso, quando se aproveita a opinião de várias pessoas, especialmente aquelas que são especialistas em suas áreas de atuação, os resultados tendem a ser melhores.

Facilita a compreensão

Uma das maiores vantagens do Project Model Canvas é a possibilidade da visualização de todas as etapas de um projeto, o que facilita a compreensão de todos os envolvidos. Um planejamento costuma ser um documento extenso e com linguagem técnica até demais, o que faz com que as pessoas evitem ter de lê-lo por completo.

Com o Project Model Canvas, o plano é simplificado e o entendimento fica acessível a todos.

Direcionamento em todas as etapas

Quando se aplica o método do Project Model Canvas, já se sai com um bom planejamento do que precisa ser feito e por quem será feito, além de quando, como e quanto vai custar. Além disso, como ele foi construído em equipe, com discussões e sugestões de ideias, tende a se tornar um verdadeiro mapa de assertividade.

Quando utilizar o Project Model Canvas?

O Project Model Canvas pode ser usado por qualquer tipo de negócio, pois a sua metodologia generalista se concentra na elaboração de um plano. O ideal é que a ferramenta seja aplicada antes do início do projeto, para servir como um norte em todas as etapas.

Como pudemos observar ao longo deste artigo, o Project Model Canvas é uma excelente ferramenta para agilizar o planejamento, permitindo a colaboração entre os membros do time e o engajamento durante todo o desenvolvimento.

Por esse motivo, o software de gestão de projetos desenvolvido pela Project Builder oferece uma interface visual com soluções inspiradas no modelo Project Model Canvas.

Quer saber mais sobre isso? Contate um de nossos especialistas e conheça na prática como o Project Builder pode aumentar a taxa de sucesso dos seus projetos.

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Mulher sorridente utilizando o Kanban na gestão de tarefas.

Por que o Kanban é considerado o método mais ágil de gestão de tarefas?

Escrito por Redator em 03/03/2023. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que o Kanban é considerado o método mais ágil de gestão de tarefas?

O Kanban é um método japonês que tem por objetivo revolucionar a forma como uma equipe desempenha as tarefas. Nele buscamos eliminar os desperdícios e melhorar a entrega dos resultados através de um sistema focado em aumentar a eficiência da produção.

Considerado pelas grandes empresas um dos modelos de administração mais famosos do mundo, o Kanban é versátil e pode ser usado em diversas atividades. Para aproveitá-lo ao máximo, o ideal é saber como ele funciona e os motivos que o levam a ser considerado o melhor método de gestão do fluxo de produção.

Como funciona o Kanban?

O Kanban funciona como uma linha de produção que é administrada através de um sistema visual, no qual as pessoas evitam comprometer os seus afazeres com atitudes que possam prejudicar o fluxo.

Essa gestão visual organiza as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, seguindo um padrão de trabalho.

A palavra “Kanban” tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Essa referência se adequa perfeitamente ao que o método propõe: usar um quadro grande estrategicamente posicionado para que as tarefas possam ser visualizadas por todos de forma clara e rápida.

Esse quadro é dividido em colunas, sendo que cada uma representa uma etapa do processo. No modelo mais tradicional, o quadro Kanban leva em conta três fases: a fazer, fazendo e feito. As tarefas são escritas em cartões ou post-its coloridos e, à medida que são desenvolvidas, vão se movimentando nas colunas. Assim, quando um cartão chega ao item feito, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar a próxima.

Essa organização visual permite estabelecer prioridades, avaliar a carga de trabalho de todos os colaboradores e garantir que a comunicação seja mais rápida e efetiva.

Por que o método Kanban é considerado o método mais ágil de gestão do fluxo de produção?

Em todo o mundo, inúmeras empresas já conseguiram garantir maior produtividade e eficiência aplicando o sistema nas rotinas de trabalho das equipes. Se você ainda não se convenceu de que o método pode ser um divisor de águas nos projetos da sua empresa, então continue a leitura e veja alguns motivos para adotá-lo.

Esse método ágil evita a ociosidade da equipe

Além de causar prejuízos financeiros, uma equipe de trabalho ociosa pode afetar a motivação no desempenho do trabalho.

Com o método Kanban, esse problema tende a ser eliminado. Isso porque, como os funcionários estão sempre diante de um quadro de tarefas com ações a serem desenvolvidas, acabam se engajando para que as responsabilidades sejam cumpridas e registradas no mural.

Além disso, a fluidez do sistema também permite avaliar a produtividade individual e coletiva ao mesmo tempo.

Reduz o tempo para finalizar uma tarefa

Ao disponibilizar para todos as suas tarefas e os prazos para executá-las, as pessoas tendem a se dedicar à finalização antes mesmo da data de entrega, o que gera satisfação ao colaborador.

Além disso, como o quadro Kanban é dividido em três fases de produção, as ações seguem um fluxo produtivo, evitando falhas no processo ou a queda na qualidade final dos resultados. Em outras palavras, temos um processo que consegue ser ágil, mas sem perder a qualidade.

É simples e exige um baixo investimento

Conforme demonstrado, a metodologia aplicada nessa técnica é bastante simples e praticamente não exige nenhum tipo de investimento. Com apenas alguns post-its, uma caneta e um planejamento, é possível usufruir de todos os benefícios citados aqui.

Como as referências visuais são claras e as demandas podem ser identificadas, toda a burocracia que envolve analisar pilhas e mais pilhas de relatórios são eliminadas. Com o quadro Kanban, basta o profissional fazer uma breve consulta por alguns segundos para saber qual é o próximo passo a seguir.

Elimina os gargalos

Quando os passos para alcançar um determinado resultado são devidamente traçados, a equipe se ocupa com aquilo que precisa ser feito. Com isso, são eliminadas as tarefas que em nada contribuem para o andamento do fluxo de trabalho e representavam uma perda de tempo, esforço e produtividade.

Além disso, a gestão visual também evita que as tarefas comecem a se acumular, já que o quadro possibilita ver em quais etapas possuem mais cartões.

O Kanban como aliado no gerenciamento de projetos

A implementação de metodologias ágeis na gestão de projetos tem como principal objetivo oferecer o melhor produto final para o cliente no menor tempo possível. Devido a forma como organiza e identifica as tarefas, o Kanban tem funcionalidades que garantem o acompanhamento constante do fluxo produtivo e o feedback em tempo real.

Podemos dizer, então, que se trata de um método que pode melhorar a performance de um projeto, ao alinhar a tomada de decisão aos resultados esperados.

Por isso, a Project Builder desenvolveu uma solução para a gestão de projetos cujo método é baseado nas funcionalidades do sistema Kanban. Entre as inúmeras funções, o nosso software mapeia as etapas de trabalho, define as tarefas prioritárias e mensura o processo constantemente, permitindo acompanhar o projeto em tempo real.

Tudo isso em uma interface visual interativa, que facilita a identificação dos pontos críticos que merecem atenção e garante uma comunicação ágil.

Solicite uma avaliação para sua empresa e comprove na prática a eficácia da solução desenvolvida pela Project Builder para o gerenciamento de projetos!

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Por que adotar um software de gestão de projetos na sua cooperativa de crédito?

Escrito por Redator em 24/02/2023. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que adotar um software de gestão de projetos na sua cooperativa de crédito?

O mercado financeiro no Brasil tem crescido de forma acelerada nos últimos anos. Um dos grandes responsáveis por essa expansão são as cooperativas de crédito – um tipo de associação de pessoas cujo objetivo é fornecer crédito aos seus participantes.

No entanto, para assegurar que uma cooperativa de crédito cresça de maneira sustentável, é necessário desenvolver uma gestão financeira que garanta que todo o dinheiro investido possa render mais. Uma das maneiras de fazer isso é adotando uma solução é adotando um software de gestão de projetos que garanta a assertividade na tomada de decisões. Continue a leitura.

A importância da gestão financeira em uma cooperativa de crédito

Já chegou ao final de um mês e percebeu que as contas simplesmente não fechavam? Se a resposta for sim, saiba que o estouro do orçamento é apontado como uma das principais causadoras de prejuízos financeiros nas cooperativas de crédito.

Nesse sentido, a gestão financeira é uma prática essencial para garantir que os custos não ultrapassem o orçamento estipulado, mesmo em caso de imprevistos. Por isso, listamos os três principais benefícios que um software de gestão de projetos pode oferecer para a saúde financeira da sua cooperativa de crédito.

Redução dos custos operacionais

O controle de custos operacionais é fundamental para garantir a rentabilidade financeira de um negócio. Diversos custos que integram o orçamento de uma cooperativa podem ser reduzidos ou até mesmo eliminados quando se detecta gastos necessários.

Otimização do controle financeiro

Com a gestão financeira, é possível organizar minuciosamente as contas a pagar e as contas a receber da cooperativa. Com isso, a probabilidade da sua organização perder prazos de pagamento será mínima.

Além disso, processos que eram realizados em planilhas ou de forma manual podem ser centralizados em uma única ferramenta, tornando toda a operação mais segura e eficiente.

Mais detalhamento no acesso às informações

Um software que oferece um sistema de planejamento financeiro permite que você tenha acesso a informações detalhadas sobre a real situação da cooperativa de crédito. Também é possível acessar relatórios que mostram o desempenho financeiro mensal, semestral ou anual do negócio, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.

A solução da Project Builder

O software de gestão de projetos desenvolvido pela Project Builder apresenta todas as funcionalidades necessárias para acompanhar a saúde financeira da sua cooperativa de crédito. Com uma interface simples e interativa, o programa pode te ajudar a gerenciar recursos financeiros com eficácia e acompanhar em tempo real a evolução dos objetivos a curto, médio e longo prazo.

Quer saber mais sobre isso? Contate um de nossos especialistas e conheça na prática como o Project Builder pode aumentar a taxa de sucesso dos seus projetos.

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Case de sucesso: Project Builder e iMaps

Escrito por Redator em 16/09/2022. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Case de sucesso: Project Builder e iMaps

A iMaps é uma empresa gaúcha de consultoria na área de projetos de BI para grandes organizações. Neste texto você conhecerá um pouco mais da parceria entre a Project Builder e a iMaps!

Por que a iMaps sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

Para executar os serviços, a empresa trabalha com consultores alocados em clientes de diferentes mercados. Por isso, era muito complicado a empresa ter uma documentação de registro de tarefas e horários dos funcionários, o que era necessário para poder cobrar de seus clientes, entregar relatórios de tarefas a eles e também para gerenciar o time interno.

Por isso, a empresa precisava de uma ferramenta para solucionar esse problema de falta de controle no gerenciamento dos projetos. Além disso, as informações dos clientes não eram muito organizadas, o que dificultava a gestão interna e principalmente a comunicação entre os times.

Para tentar melhorar a situação, a Imaps tinha uma série de sistemas, mas pelo fato de que eles estavam trabalhando separadamente, não conseguiam de fato resolver. Foi aí que conheceram a PB. E felizmente, o problema foi resolvido antes que impactasse em alguma perda de credibilidade perante ao cliente ou alguma eventual perda para o negócio. Porém, isso só aconteceu porque foram muito rápidos em buscar uma solução antes de o problema acontecer, o que normalmente não acontece na maioria das empresas.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

A tomada de decisão pela contratação da PB foi há 10 anos, quando a Imaps ainda era pequena. E por isso, a PB suportou o crescimento da empresa, tanto em faturamento, quanto em número de funcionários.

O início da parceria se deu com um diagnóstico da situação atual da Imaps. Após isso, o time de implementação da PB adequou o sistema de forma completamente personalizada de acordo com as necessidades encontradas. Durante esse processo, o time da PB se dedicou em disponibilizar todo o apoio e treinamento para a Imaps.

Hoje os projetos são muito mais organizados, já que conseguem gerar dados gerenciais, têm controle de todos os responsáveis, de todas as atividades e conseguem acompanhar os volumes de cada projeto. “Com o PB conseguimos organizar melhor as tarefas e assim melhorou a comunicação”, cita Cláudio.

Além disso, a PB também gerou outros benefícios como melhoria no clima organizacional e principalmente permitiu com que a tomada de decisões fosse mais rápida e assertiva porque agora é possível ver as alocações dos consultores, números de horas trabalhadas por cliente e o gerenciamento de contratos, o que faz as decisões serem tomadas mais rapidamente e sem achismos.

Cláudio finaliza: “Agora tudo flui melhor e temos mais produtividade. Penso que dentro daquilo que nos foi proposto tudo foi atingido. Sempre fomos prontamente atendidos, tivemos apoio de qualidade e um canal direto bastante ágil para solucionar eventuais problemas.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Mesmo depois da implementação, o time da PB sempre se fez presente, porque entende que os projetos e necessidades da empresa mudam. E segundo Cláudio Feijó, Business Intelligence da Imaps, “o atendimento é ótimo. Eles sempre sugerem melhorias, e temos encontros periódicos para resolver as questões”!

Gostou de conhecer os benefícios que a Project Builder entrega aos seus clientes? Quer esses mesmos resultados na sua empresa? Entre em contato conosco e converse diretamente com um de nossos consultores!

Como a Furukawa ficou 83% mais produtiva com a centralização gerencial de projetos

Escrito por Redator em 15/09/2022. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como a Furukawa ficou 83% mais produtiva com a centralização gerencial de projetos

Neste case de sucesso compartilhamos como a Furukawa, com a ajuda da Project Builder, alcançou a centralização gerencial de projetos, elevando a sua produtividade em 83%, abandonando plataformas fragmentadas que geravam lack de informações e prejudicavam a rápida tomada de decisões.

Sobre o Grupo Furukawa:

A Furukawa Electric Group teve início no Japão há mais de 130 anos e atualmente conta com seis segmentos distintos: telecomunicações, energia, indústria automotiva, componentes ópticos e eletrônicos, construção e arquitetura e novos negócios e produtos.

No Brasil o grupo se instalou no ano de 1977 e, desde então, vem aprimorando a fabricação de redes de comunicação e energia.

Desafio:

Percebendo que cada setor utilizava uma plataforma diferente para fazer a gerência dos projetos em curso, Antonio Garbelini, responsável pela gestão de sistemas da
Furukawa, verificou que muitas informações passavam desapercebidas.

“Usávamos várias plataformas, como Excel, Microsoft e outras. O que motivou a gente foi essa fragmentação de plataformas.”

Outro fato que minava o crescimento e a capacidade da empresa de gerir mais projetos era a falta de unificação de dados que tornava todo o processo de análise e tomada de decisão mais complicada e demorada.

“A comunicação era bem fragmentada e com isso as informações dos projetos não eram acessíveis. As decisões ágeis eram muito prejudicadas”.

Buscando a otimização, o controle gerencial bem como a visualização de todo o processo de forma personalizada, Antonio entrou em contato com a Project Builder para realizar a implementação necessária e solucionar os problemas que vinham enfrentando.

Unificação do gerenciamento de projetos:

Após entender as dificuldades da Furukawa, a Project Builder apresentou as soluções do software de gestão e explicou como o sistema auxiliaria a empresa a alcançar a
centralização de informações e o acompanhamento de cada projeto em tempo real.

Foram verificadas as demandas internas da Furukawa, assim como as principais expectativas, necessidades, problemas vivenciados pelo time e gaps existentes de modo a chegar no painel ideal, adaptando o software à realidade prática do cliente.

“Antes do PB levava 3 horas uma tarefa e agora leva 30 minutos.” Relata Antonio que arremata: “Você já bate o olho e vê todas as questões de tempo, através de um cronograma. Agora tudo é mais organizado”.

Dentre os quatro modelos de planos da PB, a Furukawa optou pelo “Business” que garante 5 licenças (sendo possível adquirir outras), gestão de planos estratégicos, gestão de portifólios, gestão de propostas de projetos, gestão de questões, gestão de demandas, gestão de riscos, além de App disponibilizado aos usuários.

Implementação, treinamento e engajamento:

Uma vez realizada a implementação do software, logo em seguida os consultores da PB entraram em ação para realizar o treinamento interno com o time da Furukawa.

Exatamente como acontece em toda a mudança, no início houve resistência e dificuldade no engajamento do uso da plataforma por parte do time, conforme relembra Antonio:

“No início tivemos dificuldades em engajar o uso da plataforma. Muitos tinham medo de mudar, outros não confiavam, mas depois fluiu bem e hoje em dia todos se adaptaram.”

O turning point ocorreu quando o time se deu conta que as informações que antes estavam dispersas em mais de 3 plataformas diferentes, agora estavam centralizadas em uma única, de forma fácil, interativa e otimizada.

Uma vez superada a resistência à centralização gerencial de projetos, foi possível perceber que não só as informações estavam mais claras e assertivas, como o próprio clima organizacional da empresa melhorou consideravelmente.

Resultados com a centralização gerencial de projetos:

Os resultados alcançados pela Furukawa garantiram 83% mais produtividade, impactando diretamente na capacidade de gerenciamento de mais projetos e, consequentemente, na receita da empresa.

Além disso, outros benefícios foram atingidos como o controle total das atividades, confiabilidade das informações, agilidade na tomada de decisões e acessibilidade dos colaboradores envolvidos nos projetos.

“Agora tudo flui melhor e temos mais produtividade.” assegura Antonio que prossegue,
“O software permitiu ter visão de todo o processo e de forma personalizada. Os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas.”

Com a implementação realizada pelo time da PB a Furukawa transcendeu no que diz respeito a gestão de projetos.

“O Project Builder ajudou e ajuda muito com a evolução contínua da gestão de projetos aqui da empresa, porque conseguimos fazer tudo pela plataforma de forma bem automatizada.” declara Antonio.

Conforme vão surgindo novas demandas e atividades a serem desempenhadas, o time da Project Builder se reúne com a Furukawa para prestar o suporte e atendimento personalizado de forma a manter a plataforma alinhada as necessidades do cliente.

“Temos um canal direto com eles, somos sempre prontamente atendidos de forma efetiva e fácil para solucionar qualquer questão. Estamos bem satisfeitos com todo suporte e atendimento.”

Você também se identifica com estes problemas da Furukawa? Entre em contato conosco para reestruturar a sua gestão de projetos, aumentar significativamente a sua produtividade e alavancar o sucesso da sua empresa!

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Caso de sucesso: Project Builder e Faculdade Unimed

Escrito por Redator em 28/07/2022. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Caso de sucesso: Project Builder e Faculdade Unimed

Para otimizar suas tarefas diárias, seus projetos e alcançar os seus objetivos, é preciso organizar as informações. Fazer isso de forma individual por planilhas ou tabelas fica mais fácil, mas e se você fosse uma empresa com uma vasta lista de informações, não acabaria se perdendo? É o que a Faculdade Unimed queria evitar quando buscou por uma ferramenta que a ajudasse nesse processo.

A empresa utilizava diversas plataformas para registro e controle de informações relacionadas a projetos e a falta de centralização causava retrabalho, alta demanda de tempo para analisar os registros, com risco de perda de dados. Sendo assim, o principal objetivo da Unimed era encontrar uma ferramenta que unificasse as informações e otimizar todo o processo.

Foi quando a história entre nós, Project Builder, e a Faculdade Unimed começou. Glisia Souza, analista de qualidade e projetos da faculdade, conta que após a parceria conosco, muitos gaps foram resolvidos e, mais que isso, ela afirma que os objetivos e as expectativas foram alcançados.

Como era a organização da Faculdade Unimed?

O setor de Qualidade e Projetos da Faculdade Unimed gerencia dois grupos de projetos: projetos internos, relacionados às estratégias da empresa e projetos de clientes. Para o controle das informações dos projetos, eles utilizavam várias planilhas, e-mails e outros sistemas, mas estas informações acabavam ficando fragmentadas dificultando o gerenciamento.

Como funcionava o controle das informações?

Uma empresa grande como a Faculdade Unimed tem um banco de informações muito grande e fragmentar entre duas ou três plataformas fazia com que o time tivesse retrabalho na hora de analisar os dados e criar relatórios para apresentar à gerência, por exemplo. Glisia complementa: “era uma loucura a busca por informações, com isso tínhamos feedbacks de demora na compilação dos dados e o envio de informações para a gerência”.

Outro fator que contribui para essa loucura, como disse a analista de qualidade, é a inacessibilidade das informações, isso porque cada parte destas ficavam em uma plataforma e no final a comunicação saía prejudicada já que, muitas vezes, essa descentralização fazia com que alguns dados ficassem prejudicados.

Sendo assim, a equipe acabava investindo muito tempo e esforço, pois o processo de gestão de projetos não era tão otimizado.

Como foi o processo de escolha do Project Builder?

Não dava para ficar como estava, a equipe tinha um volume de trabalho muito maior por conta da forma que era feito o controle de informações. O trabalho precisava ser otimizado. Foi quando a equipe buscou uma nova ferramenta que unificasse o registro de dados para acabar com o problema de comunicação que tinham com as plataformas fragmentadas.

Durante a busca, uma outra rede dentro da Unimed que já utilizava a Project Builder recomendou o nosso serviço. Então a equipe de gestão nos acionou para conversarmos sobre a parceria e demos início à caminhada em direção à otimização.

Como foi a implementação do Project Builder?

Glisia nos contou que no começo foi um pouco trabalhoso complicado para o time se adaptar à implementação de uma nova ferramenta, afinal, é uma mudança e a equipe estava acostumada com aquela rotina. Mesmo que antes fosse era necessário mais tempo e mais esforço para realizar as rotinas, as pessoas conheciam o processo e tiveram que aprender algo novo.

Sabendo disso, nós da Project Builder abraçamos a causa e na hora de implementar a ferramenta, demos o suporte adequando o ambiente às necessidades da Faculdade Unimed e instruímos todos a utilizarem a plataforma. Tudo fluiu muito bem, então vale a pena se desafiar por uma mudança boa, como Glisia comenta “os benefícios compensam”.

Além disso, é uma preocupação nossa a manutenção e melhoria da ferramenta, então periodicamente, marcamos um encontro com a Unimed para trocar ideias e sugestões, além de ajudar com questões pontuais, atualizações e as demais necessidades da nossa parceira. O suporte é constante e a faculdade afirma que esses encontros e o nosso atendimento ajudam bastante.

Como a Faculdade Unimed está após a implementação do Project Builder?

Fluidez é a palavra chave, após implementação do Project Builder, tudo flui muito melhor, conforme Glisia nos afirma. Ela conta que agora as decisões são mais rápidas e assertivas já que, com a plataforma, o time têm as informações acessíveis e unificadas. Além disso, o funcionamento da empresa é mais organizado e isso impactou até na equipe que agora está mais engajada com um clima organizacional fluido.

Eles estão com 100% dos projetos estratégicos dentro do Project Builder,e com isso estão conseguindo melhorar o processo de Governança já que agora eles têm uma melhor visão das informações de gestão. E em relação aos projetos de clientes, o PB ainda está sendo implementado. As ações da empresa de seguir com o Project Builder e ainda contratar para outros projetos já falam por si só, mas Glisia ainda nos confirma que estão bastante satisfeitos.

Quais foram as conquistas até o momento?

A descentralização das informações, infelizmente, impacta negativamente na gestão de projetos da Faculdade Unimed. A analista de qualidade e projetos nos relatou que eles acabavam tendo um volume de projetos maior que a capacidade que tinham de acompanhar. Isso acontecia, devido a visão fragmentada das informações. Com isso, também perdiam protagonismo na Comunicação dos Projetos.

Essas problemáticas já não são mais uma realidade para eles, pois com a nossa parceria, a Faculdade conseguiu ter uma melhor visualização das informações e conseguiram definir uma metodologia de acompanhamento, conseguiram ajustar a volumetria dos projetos de acordo com a capacidade, e atingiram o protagonismo dos projetos. Essas conquistas eram um objetivo da empresa e quando firmamos parceria, se tornaram um objetivo nosso também, sendo assim, estamos satisfeitos com os resultados até o momento, mas já em busca de alcançar ainda mais junto da Faculdade Unimed.

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Por que é tão importante ter visibilidade em tempo real nos seus projetos? Listamos as 7 principais razões

Escrito por Redator em 13/07/2022. Postado em Dicas, Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Por que é tão importante ter visibilidade em tempo real nos seus projetos? Listamos as 7 principais razões

Conseguir visibilidade em tempo real dos seus projetos é um dos principais objetivos dos softwares de gestão de projetos. Essa tecnologia permite que os trabalhos em equipe funcionem muito melhor, e a facilidade no seu manuseio é essencial para a rapidez e a praticidade das atividades diárias.

A visibilidade em tempo real permite à equipe ter acesso aos dados necessários à execução do projeto a qualquer momento. Ela também permite a todos uma visão completa da evolução das etapas do projeto sem perder pontos importantes.

A visibilidade em tempo real disponibiliza uma série de funcionalidades que levam o time a uma melhoria na gestão da rotina diária. Alguns exemplos são: organização de custos, visualização de indicadores e métricas operacionais a cada alteração realizada no projeto, e recursos para o compartilhamento de dados entre os usuários em tempo real.

O papel da tecnologia

A tecnologia está cada vez mais integrada a todos os processos corporativos modernos. Com o apoio da inovação digital, os negócios conseguem reduzir riscos e alcançar melhores resultados a médio e longo prazo, e os softwares de gerenciamento de projetos não poderiam ser a exceção.

Os softwares de gerenciamento de projetos são ferramentas que auxiliam os gestores a identificarem problemas, distribuição de tarefas e manutenção das rotinas de modo a conduzir uma boa performance. É através deles que a equipe de profissionais pode acompanhar a evolução de cada etapa do projeto, de forma centralizada, o que promove o engajamento do grupo e minimiza os riscos.

A visibilidade em tempo real dos seus projetos centraliza os dados de gestão do negócio e permite ao time acompanhar o fluxo de trabalho de forma qualificada e integrada em tempo real. Ela pode ser incorporada a outras soluções e oferece os recursos mais avançados de compartilhamento de dados. A partir dela, os profissionais podem desenvolver projetos unificados e bem alinhados, com um excelente nível de automação.

As principais razões para ter visibilidade em tempo real nos seus projetos

Vejamos a seguir as 7 principais razões para a importância da visibilidade em tempo real nos seus projetos.

Coordenação da equipe

A visibilidade dos seus projetos em tempo real promove a coordenação da equipe ao permitir a otimização no gerenciamento de relatórios; arquivamentos simplificado de documentos importantes; comunicação com fornecedores e clientes em tempo hábil; trabalho colaborativo com maior transparência na comunicação; entre outras facilidades que agilizam a produtividade e comunicação entre projetos.

Facilidade e adaptação

O software de gestão escolhido para os projetos da sua empresa precisa ter uma interface simplificada e fácil de usar, num nível que a sua equipe possa operar e se adaptar sem muitas dúvidas ou entraves no dia a dia. O sistema precisa ser intuitivo e adequado às necessidades dos seus projetos, afinal, este ambiente existe para maximizar o engajamento do time em tempo real.

Para o responsável da equipe, torna-se possível acompanhar o status dos profissionais e qualquer problema inesperado em tempo real. Assim, evita-se procrastinações, soluções ineficientes e reincidência dos entraves mais comuns ao desenvolvimento do projeto.

A usabilidade de um sistema é o que possibilita a melhor interação dos profissionais com o software utilizado e entre si. Essa praticidade é o que conduz os usuários ao êxito na visibilidade em tempo real diariamente.

Para isso, cada profissional que compõe a equipe precisa estudar bem os recursos apresentados, os fluxos de trabalho internos e a linguagem do sistema. Isso pode ser feito por meio de um treinamento em equipe e posterior exploração de novas funcionalidades no dia a dia

Simplificação de rotinas

O acesso remoto proporcionado pela visibilidade em tempo real garante economia de tempo e gastos para a empresa e seus profissionais com deslocamentos físicos. Além disso, também garante atualizações frequentes nas versões do software utilizado, de acordo com as crescentes inovações tecnológicas inerentes à gestão de projetos.

Benefícios a longo prazo

A visibilidade em tempo real dos seus projetos e a economia de tempo e recursos que vem com essa tecnologia permite estudo e pesquisa por projetos mais avançados e a obtenção de soluções cada vez mais escaláveis e lucrativas a médio e longo prazo.

Suporte e Business Intelligence

O acesso a um bom suporte técnico na busca por mais experiência, solução de dúvidas e exploração do software amplia em muito a potencialidade da visibilidade em tempo real dos seus projetos.

O sistema de BI (Business Intelligence) torna a gestão de projetos cada vez mais eficiente, ao permitir ao gestor e sua equipe uma análise de resultados obtidos com a estratégia que está sendo utilizada para o alcance das metas da empresa. Como consequência, a tomada de decisão também se torna cada vez mais fácil.

Atende ao perfil do seu negócio

Cada sistema de gestão de projetos foi desenhado para um negócio específico, compatível com os objetivos, práticas internas e demandas a médio e longo prazo da empresa. O importante é que o time consiga interagir no dia a dia com o máximo de praticidade e segurança.

Esse direcionamento torna as rotinas diárias mais eficazes e inteligentes. O apoio da equipe de TI facilita o engajamento e o apoio entre os membros da equipe e entre as equipes. Com isso, a produtividade dos projetos tem uma evolução crescente sem aumento significativo de gastos.

A visibilidade em tempo real ajuda o time a escolher os melhores caminhos e metodologias para cada etapa do projeto. Isso permite um retorno sempre elevado sobre os investimentos realizados para o desenvolvimento do projeto.

Benefícios da Política de Privacidade

A segurança nos dados é algo fundamental para o uso de tecnologias no ambiente corporativo. Ou seja, para além da funcionalidade das ferramentas, o sistema que garante à sua equipe visibilidade em tempo real, normalmente é seguro. Os dados da sua empresa precisam estar resguardados e livres de vazamentos. Essa é uma das maiores preocupações dos desenvolvedores de softwares de gestão de projetos.

As aplicações da Política de Privacidade conferem um alto controle sobre a utilização e compartilhamento dos dados do seu negócio com terceiros. Isso é o que permite ao negócio alinhar soluções com políticas de uso de dados locais e o ajuda a evitar problemas futuros de compliance.

Considerando as 7 principais razões, e a operação das equipes da sua empresa envolvidas nos projetos, faz sentido otimizar sua operação através de um software de gestão de projetos?

Se sim, é só clicar aqui e falar com um dos nossos consultores!

Software de gestão de projetos: 9 motivos cruciais para usar

Escrito por Redator em 25/06/2022. Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Software de gestão de projetos: 9 motivos cruciais para usar

A gestão de projetos é um processo que envolve planejamento e uma série de informações coordenadas, por vezes complexas. Num mundo globalizado que demanda cada vez mais rapidez e praticidade, o uso de um bom software de gestão de projetos é fundamental na otimização de todo o trabalho de um projeto.

Além de permitir a integração de dados, o software facilita a comunicação entre os profissionais da equipe. Isso favorece a supervisão e acompanhamento de atividades em tempo real e favorece decisões mais rápidas e eficientes, como quais tarefas devem ser priorizadas ao longo de cada etapa do projeto. O resultado é maior qualidade, riqueza de informações e menor incidência de erros.

representação integração de dados em um software de gestão de projetos

O desafio do gestor de projetos

Especialmente quando os processos da sua empresa estão passando por inovações constantes, ser gestor de projetos é aprender a resolver problemas que surgem na rotina de qualquer empreendimento. Os softwares de Gestão de Projetos foram desenvolvidos sobretudo para ajudar a equipe a resolver os desafios do dia a dia. Atualmente, eles constituem a ferramenta que os líderes e funcionários qualificados precisam para tornar mais eficiente todas as fases de um projeto.

Mesmo com todos os benefícios que oferecem, ainda existe uma resistência quanto ao uso de softwares para gestão de projetos justificada pela necessidade de instalação de programas. Contudo, essa ferramenta pode ser hospedada na nuvem, o que dispensa inteiramente a necessidade de programas e licenças de uso pela empresa.

8 motivos cruciais para o uso de um software de gestão de projetos

Vejamos a seguir os 8 motivos fundamentais para o uso do software de gestão de projetos como solução tecnológica para o crescimento da sua empresa.

Padronização dos projetos da empresa

A primeira função de um software de gestão de projetos é a definição de formatos, nomenclaturas e informações.

Isso é o que permite a padronização de projetos de acordo com formatações pré-estabelecidas e diminui consideravelmente erros e perda de tempo com correções, uma vez que os profissionais terão sempre acesso a versão mais recente do projeto.

Facilidade no acesso a documentos

Ao organizar todos os projetos em uma única plataforma, este software promove a integração em tempo real das informações entre os colaboradores e maior controle sobre suas tarefas.

Interações, fluxos e prazos para entrega de trabalhos, alterações e revisões feitas no projeto podem ser acompanhadas a qualquer momento, com a ressalva de que é possível também restringir o acesso às informações do projeto ou permissões para a alteração de dados.

Compartilhamento de projetos

O desenvolvimento colaborativo entre projetos é mais uma funcionalidade do software de gestão. Isso permite aos colaboradores criar e compartilhar projetos a distância com praticidade e rapidez, o que otimiza a comunicação entre profissionais.

O resultado é uma maior produtividade, melhor detalhamento do andamento dos processos, maior controle e assertividade na tomada de decisão e redução significativa dos problemas gerados pelo desencontro de informações.

Motivação da equipe

Nem sempre manter uma equipe engajada é tão simples quanto parece, e um software de gestão também pode ajudar o gestor nesse ponto. É possível planejar e documentar as atividades relacionadas ao projeto, gerando assim uma melhor comunicação entre os profissionais. Dessa forma, os integrantes da equipe se sentem mais seguros para desempenhar suas funções, garantindo melhores resultados no alcance das metas e objetivos do projeto.

Auxílio na priorização de projetos

Em todo o projeto as tarefas costumam estar relacionadas e muitas vezes é difícil priorizar diversas atividades em uma equipe que também é extensa. Nesse momento, o software de gestão de projetos pode ajudar o gestor a avaliar quais atividades devem ser priorizadas para otimizar a performance da sua equipe.

Essa ferramenta permite a união de todos os registros importantes para o andamento do projeto em um só lugar. Isso dissipa conflitos entre setores, especialmente quando o trabalho é feito remotamente, na medida que traz transparência ao gerenciamento de todo o projeto.

Relatórios personalizados

Esses softwares permitem a seus usuários editar métricas e indicadores, obtendo assim uma análise importante do andamento dos projetos. Por isso, é possível encontrar erros e soluções com maior facilidade e optar por melhores tomadas de decisão.

Automação no cálculo das horas trabalhadas

O controle do ticket e do cronômetro permite aos gestores conferir o total de horas trabalhadas por cada colaborador no período de interesse e quanto tempo ele está utilizando para realizar suas atividades. Essa informação é fundamental para definir o orçamento de um projeto.

Além disso, as antigas e contraproducentes planilhas ficaram para trás, pois há o uso de um painel de controle centralizado.

Eficiência na gestão

Com todas as vantagens enumeradas até aqui, o gerenciamento de projetos com o uso de softwares adquire muito mais valor. É mais fácil escolher quais caminhos seguir e melhorar a qualidade dos resultados, pois o acesso à informação e controle é maior.

O aumento da comunicação e automação permite à equipe respeitar e até mesmo reduzir prazos.

Satisfação do cliente

O software de gestão de projetos não facilita apenas a vida dos profissionais e das equipes, mas também do cliente. Nem sempre é fácil entregar um projeto dentro do prazo, com o melhor preço e qualidade que o contratante espera.

Com a otimização do tempo de produção e maior integração da equipe, há maiores condições de superar as expectativas dos clientes e gerar fidelidade, pois os profissionais podem atender suas demandas com maior rapidez.

Ter seus projetos documentados em um banco de dados permite um controle muito maior para qualquer tipo de projeto. Isso acontece porque um maior compartilhamento de dados e possibilidade de acesso remoto a informações por todos os funcionários autorizados a qualquer hora, de casa ou da empresa, garante o fluxo do projeto com maior facilidade e tempo reduzido.

Como resultado desse processo, o recurso a manuais e relatórios físicos tornou-se quase 100% dispensável para a gestão das atividades e crescimento da sua empresa.

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