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Caso de sucesso: Project Builder e Faculdade Unimed

Para otimizar suas tarefas diárias, seus projetos e alcançar os seus objetivos, é preciso organizar as informações. Fazer isso de forma individual por  planilhas ou tabelas fica mais fácil, mas e se você fosse uma empresa com uma vasta lista de informações, não acabaria se perdendo? É o que a Faculdade Unimed queria evitar quando buscou por uma ferramenta que a ajudasse nesse processo. 

A empresa utilizava diversas plataformas para registro e controle de informações relacionadas a projetos e a falta de centralização causava retrabalho, alta demanda de tempo para analisar os registros, com risco de perda de dados. Sendo assim, o principal objetivo da Unimed era encontrar uma ferramenta que unificasse as informações e otimizar todo o processo.

Foi quando a história entre nós, Project Builder, e a Faculdade Unimed começou. Glisia Souza, analista de qualidade e projetos da faculdade, conta que após a parceria conosco, muitos gaps foram resolvidos e, mais que isso, ela afirma que os objetivos e as expectativas foram alcançados. 

Como era a organização da Faculdade Unimed?

O setor de Qualidade e Projetos da Faculdade Unimed gerencia dois grupos de projetos: projetos internos, relacionados às estratégias da empresa e projetos de clientes. Para o controle das informações dos projetos, eles utilizavam várias planilhas, e-mails e outros sistemas, mas estas informações acabavam ficando fragmentadas dificultando o gerenciamento.

Como funcionava o controle das informações?

Uma empresa grande como a Faculdade Unimed tem um banco de informações muito grande e fragmentar entre duas ou três plataformas fazia com que o time tivesse retrabalho na hora de analisar os dados e criar relatórios para apresentar à gerência, por exemplo. Glisia complementa: “era uma loucura a busca por informações, com isso tínhamos feedbacks de demora na compilação dos dados e o envio de informações para a gerência”. 

Outro fator que contribui para essa loucura, como disse a analista de qualidade, é a inacessibilidade das informações, isso porque cada parte destas ficavam em uma plataforma e no final a comunicação saía prejudicada já que, muitas vezes, essa descentralização fazia com que alguns dados ficassem prejudicados. 

Sendo assim, a equipe acabava investindo muito tempo e esforço, pois o processo de gestão de projetos não era tão otimizado. 

 

Como foi o processo de escolha do Project Builder?

Não dava para ficar como estava, a equipe tinha um volume de trabalho muito maior por conta da forma que era feito o controle de informações. O trabalho precisava ser otimizado. Foi quando a equipe buscou uma nova ferramenta que unificasse o registro de dados para acabar com o problema de comunicação que tinham com as plataformas fragmentadas. 

Durante a busca, uma outra rede dentro da Unimed que já utilizava a Project Builder recomendou o nosso serviço. Então a equipe de gestão nos acionou para conversarmos sobre a parceria e demos início à caminhada em direção à otimização. 

 

Como foi a implementação do Project Builder?

Glisia nos contou que no começo foi um pouco trabalhoso complicado para o time se adaptar à implementação de uma nova ferramenta, afinal, é uma mudança e a equipe estava acostumada com aquela rotina. Mesmo que antes fosse era necessário mais tempo e mais esforço para realizar as rotinas, as pessoas conheciam o processo e tiveram que aprender algo novo. 

Sabendo disso, nós da Project Builder abraçamos a causa e na hora de implementar a ferramenta, demos o suporte adequando o ambiente às necessidades da Faculdade Unimed e instruímos todos a utilizarem a plataforma. Tudo fluiu muito bem, então vale a pena se desafiar por uma mudança boa, como Glisia comenta “os benefícios compensam”. 

Além disso, é uma preocupação nossa a manutenção e melhoria da ferramenta, então periodicamente, marcamos um encontro com a Unimed para trocar ideias e sugestões, além de ajudar com questões pontuais, atualizações e as demais necessidades da nossa parceira. O suporte é constante e a faculdade afirma que esses encontros e o nosso atendimento ajudam bastante.

Como a Faculdade Unimed está após a implementação do Project Builder?

Fluidez é a palavra chave, após implementação do Project Builder, tudo flui muito melhor, conforme Glisia nos afirma. Ela conta que agora as decisões são mais rápidas e assertivas já que, com a plataforma, o time têm as informações acessíveis e unificadas. Além disso, o funcionamento da empresa é mais organizado e isso impactou até na equipe que agora está mais engajada com um clima organizacional fluido. 

Eles estão com 100% dos projetos estratégicos dentro do Project Builder,e com isso estão conseguindo melhorar o processo de Governança já que agora eles têm uma melhor visão das informações de gestão. E em relação aos projetos de clientes, o PB ainda está sendo implementado. As ações da empresa de seguir com o Project Builder e ainda contratar para outros projetos já falam por si só, mas Glisia ainda nos confirma que estão bastante satisfeitos. 

Quais foram as conquistas até o momento? 

A descentralização das informações, infelizmente, impacta negativamente na gestão de projetos da Faculdade Unimed. A analista de qualidade e projetos nos relatou que eles acabavam tendo um volume de projetos maior que a capacidade que tinham de acompanhar. Isso acontecia, devido a visão fragmentada das informações. Com isso, também perdiam protagonismo na Comunicação dos Projetos.

Essas problemáticas já não são mais uma realidade para eles, pois com a nossa parceria, a Faculdade conseguiu ter uma melhor visualização das informações e conseguiram definir uma metodologia de acompanhamento, conseguiram ajustar a volumetria dos projetos de acordo com a capacidade, e atingiram o protagonismo dos projetos. Essas conquistas eram um objetivo da empresa e quando firmamos parceria, se tornaram um objetivo nosso também, sendo assim, estamos satisfeitos com os resultados até o momento, mas já em busca de alcançar ainda mais junto da Faculdade Unimed.

 

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