“Hoje a companhia usa o Project Builder para estratégia e para projetos. Com o Project Builder, conseguimos desdobrar a estratégia e ter os projetos conectados a cada um dos seus objetivos. Os mapas estratégicos estão dentro do sistema. Fizemos algumas evoluções, hoje temos alguns dashboards, estamos muito mais organizados – e ainda não utilizamos 100% da ferramenta”.

A fala acima é de Kelly Alonso, que trabalha na Seguros Unimed há 15 anos e está na área de projetos desde 2018. A Analista de projetos é a colaboradora mais antiga do escritório de gerenciamento de projetos da empresa. Passou por várias áreas e sempre teve a rotina de organização da vida dos executivos. Com a ferramenta, sua vida foi facilitada.

E qual o valor de ter uma ferramenta que possa centralizar todos os seus projetos, ajudando na elaboração automatizada de relatórios e reunindo desde a parte estratégica, até cronogramas e integrando os diversos setores? Quantas horas de trabalho deixam de ser perdidas no dia a dia de uma empresa utilizando esse tipo de ferramenta e como isso afeta a qualidade dos processos?

Buscando estas respostas, procuramos a Seguros Unimed, uma das empresas mais conceituadas do mercado no segmento, que passou a utilizar o Project Builder há quatro anos. E os resultados são bem nítidos, segundo Kelly.

 O ínício

“Quando eu vim para esta área, não era muito estruturada. Busquei a criação do escritório de projetos. Tínhamos uma planilha, onde fazíamos toda a organização dos projetos. Queríamos trazer as metodologias praticadas no mercado, na gestão dos projetos e auxílio à outras áreas”, lembra.

O ex-superintendente da companhia trouxe o Project Builder para o dia a dia da Seguros Unimed. Ele indicou a ferramenta, que era muito mais fácil, muito mais participativa, onde a diretoria consegue ver o andamento do portfólio.

“Participei de parte da construção. Antes do Builder, tínhamos o acompanhamento em outro aplicativo. Os analistas de projetos usavam essa ferramenta para acompanhamento de cronogramas e tínhamos os nossos reports, templates e formulários. Não tínhamos uma ferramenta de projetos”, detalha Kelly, explicando o quanto era difícil trabalhar nesta época:

“Tínhamos uma governança em cima deste material, um modo de fazer. Era um sistema que a área de processos usa, mas era um sistema muito difícil. A gente só registrava os projetos lá, para que pudéssemos ter numa linha de devolutiva para a estratégia. A gente olhava, mas o acompanhamento era muito superficial, não inseríamos cronograma. Basicamente, usávamos do nosso material para dar qualidade para a companhia. Não tínhamos um sistema próprio e não havia interação entre as pessoas”.

A mudança com o Project Builder

Tudo mudou a partir da implantação da ferramenta na Seguros Unimed. “Depois que a gente implantou como ferramenta de gestão de projetos, a gente criou na instância do Project Builder o sistema para a estratégia. Hoje, a companhia usa a ferramenta para estratégia e para projetos. Ali, conseguimos desdobrar a estratégia e ter os projetos conectados a cada um dos seus objetivos” explica a analista de projetos da empresa, que ainda lista outras particularidades da ferramenta.

“Os mapas estratégicos estão dentro do Builder. Fizemos algumas evoluções, hoje temos alguns dashboards. E ainda não utilizamos 100% da ferramenta, existem outras opções e funcionalidades que ainda não conseguimos casar com nossos projetos, por conta de algumas particularidades. Mas hoje, todo o acompanhamento de projetos e estratégia é feito por lá”.

Kelly vai além. Segundo ela, a ferramenta foi muito importante na gestão: “Temos muito mais organização com ela. Conseguimos ver quem está com cada projeto, conseguimos distribuir melhor a carteira. Em todo esse arcabouço de gestão, o Project Builder nos ajuda”.

Antes, a empresa precisava gerar apresentações, templates e relatórios de forma manual. O Project Builder já traz esta automatização. E isso é um ponto positivo ressaltado pela profissional. “Eu consigo ter, dentro da ferramenta, um repositório, consigo centralizar todas as minhas coisas de projeto. Além de ter essa diminuição do trabalho manual, a ferramenta nos fornece os relatórios semanais de forma automática”.

Segundo a analista, a Seguros Unimed é uma empresa que passa por auditorias, onde é necessário ter todas as informações dos projetos. Com o Project Builder, tudo é facilitado também neste sentido.

Por fim, ela explica o quanto a organização passou a ser maior com a ferramenta:

“Deixamos de ter itens na máquina de cada colaborador e reunimos tudo no Project Builder. Foi um grande ganho como organização. Por feedback de todas as pessoas que trabalham com a ferramenta, essa automatização trouxe muito ganho. A pessoa tinha que perder horas preciosas para fazer isso. Ganhamos em celeridade. As coisas eram todas descentralizadas e me trouxe um único repositório. Temos um cronograma padrão”.

Gestão do dia a dia: o Programa Salesforce

O Programa Salesforce era um desafio dentro da Seguros Unimed. Pois se tratava de um programa que envolvia várias áreas da companhia. Entre maio de 2019 e março de 2022, este desafio foi facilitado com o Project Builder. Caio Costa, coordenador de projetos da Seguros Unimed há quatro anos, explica o quanto isso foi facilitado:

“Tínhamos a gestão de nove projetos dentro deste programa, que visava a digitalização de todo o processo de vendas da empresa. E a ferramenta que suportou toda a gestão foi o Project Builder. Desde o vínculo com o planejamento estratégico da empresa, a gente tinha o desdobramento dos objetivos e os projetos, que eram as forças motrizes para a execução destes objetivos. Tudo já era acompanhado a partir deste olhar”, explica, detalhando posteriormente como foi o desenvolvimento:

“Toda a gestão desde o início, a elaboração de termo de abertura de projetos, atualização do cronograma, gestão de reports, tudo é feito na ferramenta. A gente utiliza muito a ferramenta como uma biblioteca para todo o acervo e histórico de projetos. Percebo que foi uma ferramenta importante, pois permitia a atuação conjunta de várias áreas e possibilitava uma amplitude maior do que outras ferramentas comuns de gestão de projetos”.

O mundo sem o Project Builder? Jamais!

Mas, imaginemos se a ferramenta não existisse? Caio Costa projeta esta situação:

“Se a gente não tivesse o Project Builder, possivelmente estaríamos com outra ferramenta mais simples e todo o acervo e documentação dos projetos estaria fragmentada em pastas, em drives da empresa, não consolidadas em um único local. Ter essa unificação e repositório em único lugar facilitou muito pra gente. Não perdemos tempo transitando de um drive para outro, perdendo referências de documentos. O Project Builder é uma ferramenta de gestão ampla de projetos. Talvez, sem ele, perderíamos algumas horas durante o dia para fragmentar, tratar todas as necessidades. A rotina operacional se tornaria mais complexa”.

Por fim, ele explica, como gestor, o quanto essa ferramenta pode ser útil no dia a dia de qualquer empresa:

“Quando você pega por metodologia, o conceito de projeto decorre de um planejamento estratégico. E tendo tudo na mesma ferramenta, você consegue olhar o todo, onde a empresa quer chegar, quais ações ela está fazendo. Comparativamente, passamos a ter uma visão unificada do quanto ela quer crescer e quais ações está fazendo. Olhando como gestor, esse é um dos maiores ganhos”.