Projetos do Brasil

O planejamento estratégico de metas e objetivos é uma rotina que é intrinsecamente ligada às rotinas de gestão de projetos. A partir dessa atividade, o negócio consegue otimizar as suas rotinas e ter mais foco no que deve ser otimizado. Afinal de contas, todo o time terá dados precisos sobre o que pode ser feito para que a empresa possa atingir melhores resultados.

Diante disso, empresas que investem no gerenciamento de projetos atingem melhores resultados, especialmente se isso está acompanhado de uma boa gestão de métricas e objetivos. Assim, a empresa consegue valorizar a sua marca e se manter à frente da concorrência.

Se você quer saber mais sobre o papel do gerenciamento de projetos no planejamento estratégico metas e objetivos, confira o post a seguir!

O que é gerenciamento de proje tos?

O gerenciamento de projetos é a estratégia de gestão utilizada para que empresas possam definir as suas rotinas, otimizar os seus prazos e garantir que todos os envolvidos em um projeto consigam alcançar os seus resultados. Ele é feito utilizando métricas, boas ferramentas de comunicação e soluções de TI que facilitem o compartilhamento e a gestão de dados. Desse modo, a empresa pode trabalhar dentro do que é combinado com os stakeholders e atingir as suas metas sem dificuldades.

Como o gerenciamento de projetos que foca no planejamento estratégico de metas e objetivos melhora resultados?

O gerenciamento de projetos ajuda a empresa em várias rotinas. Quando ele é combinado com o planejamento estratégico de metas e objetivos, ele passa a ter um foco mais inteligente e maiores chances de garantir bons retornos sobre os investimentos. Confira a seguir os benefícios dessa prática!

Melhor visão do futuro

A visão do futuro é um dos pontos mais importantes para orientar ações no ambiente corporativo. No caso de projetos, ela permite a todos os times entenderem o que deve ser entregue ao fim do projeto e a se planejarem de acordo. Desse modo, a empresa pode atuar com alto nível de alinhamento e baixo índice de erro.

Criação de objetivos estratégicos

Bons gestores de projetos são capazes de definir prioridades e entender o que é mais importante para os times sempre. A priorização a partir de objetivos estratégicos evita falhas e garante um uso mais inteligente dos recursos. Deste modo, a empresa consegue reduzir desperdícios e mantém o time mais focado no que for importante.

Verificação de desvios e falhas

Este é um dos principais motivos para empresas investirem em métricas e indicadores no seu dia a dia. Validar erros e desvios permite ao time de gerenciamento de projetos estruturar fluxos de trabalho mais eficientes e competitivos. Afinal de contas, o conhecimento do negócio será colocado a favor da sua própria melhoria a médio e longo prazo.

Implementação de estratégias organizacionais mais robustas

A implementação de boas políticas de gestão é algo que todo negócio busca. No cenário dos projetos corporativos, elas têm um papel fundamental para o sucesso da empresa. Afinal de contas, utilizar metodologias certas evita erros e melhora a qualidade do trabalho executado ao longo de todo o projeto.

Queda de custos

Os indicadores também ajudam a empresa a reduzir custos. A partir do maior conhecimento do impacto que cada decisão tem nos gastos do projeto, o gestor pode fazer melhorias muito mais precisas. Cada escolha será avaliada pelo seu retorno a médio e longo prazo, mitigando potenciais problemas.

Mais aderência a prazos

A aderência a prazos é um dos maiores desafios de qualquer projeto. Como muitas pessoas estão envolvidas, as chances de algo dar errado sempre são altas. Mas se o planejamento estratégico de metas e objetivos é bem feito, os times podem se orientar de modo eficaz e evitar que isso ocorra.

Maior engajamento de equipes

O engajamento das equipes é um passo fundamental para mitigar problemas e maximizar resultados. Ele deve ser feito a partir de rotinas como a boa comunicação de objetivos e metas. Desse modo, os times podem se preparar adequadamente para entregarem os resultados esperados.

Ganho na satisfação de cliente

Um dos modos mais simples de uma empresa conseguir melhorar os seus resultados é a partir do foco na satisfação de clientes. No caso de projetos, isso é feito tendo em mente as demandas de todos os envolvidos e a correta organização de necessidades. Assim, os times saberão o que deve ser entregue com alto nível de qualidade e evitar problemas no fim do projeto.

Por que ter uma solução de TI pode tornar o dia a dia do gestor de projetos mais simples?

A tecnologia é fundamental para o funcionamento de empresas modernas. A transformação digital fez negócios serem mais robustos, dinâmicos e alinhados com as demandas do mercado. Além disso, levou a análise de dados para mais cenários, o que gera ganhos para vários setores.

No caso do gerenciamento de projetos, as definições e análise das métricas se tornam muito mais robustas. A empresa conseguirá identificar problemas, validar as suas origens e o melhor caminho para solucioná-los com mais rapidez e eficiência. Tudo isso considerando dados precisos e atualizados.

Isso é possível com o investimento em bons sistemas de gestão de projetos, como os que são fornecidos pela Project Builder. Eles conseguem unificar rotinas, ajudar times a terem melhores entregas e um gerenciamento de dados mais preparado para os desafios do mundo atual. Assim, a sua empresa jamais perderá resultados por problemas que seriam evitados com o apoio da TI.

A gestão de projetos é uma atividade crítica para o sucesso de qualquer projeto. Ela combina muitas estratégias para alinhar pessoas e garantir que o melhor resultado possível sempre seja atingido. Por isso é fundamental que os profissionais da área estejam atento ao que pode ser feito para otimizar a sua atividade.

O planejamento estratégico de metas e objetivos é um dos passos mais importantes para que o gerenciamento de projetos dê certo. Por isso as suas estratégias devem ser vistas como algo único. Assim, a empresa pode melhorar o retorno sobre o seu investimento nos projetos e se manter a frente da concorrência sempre.

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Criar um produto não significa inovar — um exemplo de desenvolvimento de produto poderia ser novas variações de sabor de uma gama de artigos existentes. Esse processo requer um pensamento inovador mínimo, uma vez que nenhum novo ingrediente ou método é necessário. Sendo assim, será que você realmente sabe o que é inovação?

A inovação do processo não é o desenvolvimento de produtos, pois não entrega um novo item ao mercado. Ela pode ajudar a fornecer uma solução melhor para atender aos requisitos existentes ou novos, como, por exemplo, um tipo diferente de processo térmico que prolonga a vida útil sem afetar negativamente os parâmetros de qualidade do produto.

Essa inovação de processo oferece uma vantagem competitiva para o negócio, que é difícil ou dispendioso para outros serem replicados — especialmente se houver propriedade intelectual associada ao desenvolvimento da técnica —, mas não entrega novos produtos nas prateleiras.

Tanto a inovação quanto o desenvolvimento de um novo produto são aspectos muito importantes dentro de uma empresa. Para ajudar você a entender o que é cada um deles e saber diferenciá-los, escrevemos este post! Despertamos seu interesse em inovação e novo produto? Então, continue a leitura!

O que é inovação?

Para entender como funciona inovação e novo produto devemos investigar cada definição com exemplos. A inovação é um processo definido por meio da implementação de novas ideias capazes de agregar valor a uma organização. Isso está relacionado com a criação de um serviço, sistema ou processo, ou com o aprimoramento dos existentes.

Ela também pode assumir a forma de dar continuidade a um serviço, sistema ou processo ineficiente, ou desatualizado. A inovação também pode ser um empreendimento de grande escala em que um novo produto ou serviço, como o Google, mudou fundamentalmente como fazemos negócios.

Além disso, ela pode ser uma iniciativa interna de baixo custo, como melhorar um processo em seu negócio que vai levar a economias nos esforços.

A inovação abrange várias possibilidades. Confira alguns exemplos nos tópicos a seguir!

Inovação de produtos

Os produtos inovadores são aqueles que substituem ou desenvolvem ofertas atuais. Eles transformam alguns hábitos dos usuários, fornecendo novos recursos ou outras vantagens que permitem executar tarefas de um jeito mais eficiente e simplificado.

Os exemplos clássicos incluem a lâmpada elétrica, o iPod e os sistemas de navegação por GPS. Além de introduzirem opções com mais novidades para os clientes — que rapidamente se tornaram amplamente exigentes no mercado —, eles geraram lucros significativos para seus fabricantes.

As grandes marcas de produtos inteligentes como eletrodomésticos e eletroeletrônicos sabem a necessidade de investir em produtos novos. No entanto, elas não deixam de apostar em atualizações dos produtos antigos para atender às necessidades dos clientes.

Inovação do processo

Antigamente, produtos como o leite eram entregues porta a porta. Entretanto, isso era em uma época em que as pessoas costumavam estar em casa para recebê-los e armazená-los da forma correta.

Atualmente, existem empecilhos que impedem que um entregador chegue de porta em porta para efetuar esse tipo de entrega. Esse não é o único problema, também existe a possibilidade de não haver ninguém em casa para receber o produto. Os clientes se sentem desconfortáveis com essas situações e estão em busca de soluções viáveis.

Pensando nisso, foram desenvolvidos novos processos, como disponibilizar o leite em lojas físicas — padarias e supermercados —, para deixar que os clientes comprem o que necessitam na hora em que preferirem. Esse exemplo serve para demonstrar como contratempos simples podem ser resolvidos, mesmo que a princípio pareçam algo difícil.

Inovação do modelo de negócios

É comum que os novos produtos e serviços inovadores sejam utilizados com frequência para otimizar o desempenho das organizações. Entretanto, muitas vezes o modelo de negócios já existente se torna antiquado e acaba demandando uma mudança bastante significativa. Um bom exemplo é o aumento do uso de cuidados domiciliares em vez de cuidados hospitalizados.

Inovar o modelo de negócios é uma necessidade crescente, estimulada pela grande demanda por estruturas de negócio ágeis. Isso, por sua vez, é conduzido pela progressiva velocidade de mudança no mercado. As alterações são constantes no mundo em que vivemos e não podemos deixar de acompanhá-las com precisão.

O que é um novo produto?

O desenvolvimento de produtos, também chamado de gerenciamento de novos produtos, é uma série de etapas. Essas fases incluem a conceituação, o design, o desenvolvimento em si e a comercialização de artigos ou serviços recém-criados ou recém-mudados.

O objetivo do desenvolvimento do produto é cultivar, manter e aumentar a participação de mercado de uma empresa, satisfazendo a demanda do consumidor.

Nem todos os produtos apelarão para cada cliente ou base de clientes. Portanto, definir o mercado-alvo para um item é uma ação crítica que deve ocorrer logo no início do processo de desenvolvimento do produto.

Outra parte importante é a pesquisa de mercado quantitativa. Essa análise de grande importância deve ser realizada em todas as fases do processo do projeto. É recomendado que elas sejam realizadas antes de o produto ou serviço ser concebido. Ou seja, enquanto ele está sendo projetado e após o seu lançamento.

Quando essas etapas importantes são realizadas fora do período recomendado, todo o planejamento do produto é afetado, assim como o resultado final. Por essa razão, ressaltamos a importância de estar consciente sobre o momento em que as fases da elaboração do novo produto são colocadas em prática.

A criação de um produto é um processo que envolve quase todos os departamentos da organização. Muitas empresas formulam uma equipe de desenvolvimento de produtos. A equipe inclui representantes do departamento de compras, pesquisa e desenvolvimento, área de produção, contabilidade e marketing.

Qual a diferença entre a inovação e um novo produto?

Inovar não depende da criação de produtos, muitas empresas são consideradas inovadoras sem que tenham lançado qualquer produto no mercado! Elas simplesmente otimizaram seus processos e criaram uma forma de fazer a mesma coisa.

Tome como exemplo a gigante Coca-Cola: seu carro-chefe se manteve ao longo das décadas. Mas o destaque dessa empresa vem se inovando em diversos pontos, como no marketing, na embalagem e principalmente nos processos internos.

A inovação, portanto, é uma forma de pensar, uma filosofia empresarial na qual as empresas estão sempre buscando formas mais eficientes de enxergar os problemas antigos.

Trata-se de uma atitude de não conformismo em fazer mais do mesmo. Já o desenvolvimento de um novo produto é totalmente independente, mas que pode ser resultado da implantação de uma cultura inovadora na sua empresa.

Criar um produto é muito simples. Afinal, você pode lançar no mercado praticamente qualquer coisa, porém, o sucesso dependerá simplesmente se ele faz mais do mesmo ou se oferece novas soluções para o seu público-alvo.

No fim das contas, consideramos crucial entender o que é inovação e diferenciá-la de um produto novo. Infelizmente, há muitas empresas que não entenderam o potencial desse conceito. Ainda devemos mencionar que elas acreditam, equivocadamente, que ter um novo produto no mercado vai gerar milagres e resultados incríveis de uma hora para outra.

Os maiores empresários, que servem como exemplo para os novatos, reconhecem que esse procedimento é demorado. Devemos fazer um acompanhamento minucioso para conferir como está o andamento do produto novo.

Como criar e inovar na criação de produtos e serviços?

Agora que você sabe o que é inovação e novo produto, devemos conferir como planejar criações de produtos e serviços surpreendentes. Sabemos que as empresas renomadas que desenvolvem produtos novos e inexistentes no mercado, tem maior destaque entre os concorrentes.

Esses empresários não precisam se preocupar tanto sobre como a concorrência está atuando em determinado segmento ou região. Isso pode ser justificado pelo fato deles estarem dominando o mercado com a própria criação. Mas qual o segredo para elaborar algo novo e que garanta a atenção dos clientes?

Há diversas causas que possam impedir essa realização, talvez a falta de uma análise profunda no público-alvo ou nos últimos produtos lançados. É importante ter em mente qual o segmento da sua empresa e qual o perfil dos seus consumidores. No período do lançamento do novo produto, será que os clientes estarão interessados?

São questões que resultam em momentos de incertezas e podem atrapalhar o tão desejado sucesso. Por esta razão, é necessário seguir algumas etapas que ajudam no processo de criar algo e evitam possíveis problemas. Separamos algumas dicas imprescindíveis nos tópicos a seguir. Boa leitura!

Identificar um problema

Quais problemas o seu público-alvo está enfrentando? Será que o momento é propício para lançar um produto que seja a solução para o problema deles? Ambas as questões devem ter uma resposta certa, pois elas são determinantes para desenvolver um produto novo.

Os empreendedores precisam estar atentos ao comportamento dos clientes em potencial e identificar qual mercadoria pode ser útil. Além de ser inovador, é essencial criar algo que não esteja no planejamento da concorrência. Sabemos que os concorrentes não criam produtos, mas apenas reproduzem versões de produtos que já estão presentes no mercado.

Veja quais empecilhos podem ser facilmente solucionados com produtos inovadores e exclusivos. Os consumidores se sentem bem quando adquirem algo de uma empresa renomada e especializada em um segmento.

Dessa forma, devemos investir em um produto que chame a atenção do público e que eles tenham interesse em comprar imediatamente. Claro que existem alguns indivíduos que preferem investigar sobre todos os detalhes da mercadoria lançada para certificar-se de que ela é funcional.

E não há maneira melhor de desenvolver um projeto totalmente novo reconhecendo os problemas enfrentados pelo público-alvo. Às vezes as situações mais contraditórias e que precisem de soluções de baixo custo podem ser a base do seu projeto.

Marcar presença nas redes sociais

Estar presente nas redes sociais significa ter seu espaço no concorrido mundo digital. Seja qual for o setor do seu negócio, ter um perfil nas principais mídias sociais pode auxiliar no reconhecimento do público-alvo. Não somente isso, mas também a conquistar novos clientes. A opção de compartilhar publicações nesses aplicativos facilita a comunicação entre os usuários.

Quando temos um produto ou serviço exclusivo, podemos divulgar imagens ou vídeos curtos apresentando seus benefícios. Assim que os clientes em potencial visualizarem essas publicidades interessantes, logo vão comentar com seus amigos ou colegas que tenham os mesmos gostos.

De forma geral, essas plataformas cresceram significativamente ao passar dos anos e ter um perfil profissional faz toda a diferença. A principal vantagem desses canais digitais está na possibilidade da conquista de um público-alvo específico, considerando idade, gênero e preferências.

Por isso, os empreendedores devem estar atentos sobre o que está acontecendo e o que está sendo comentado nas redes. Um conteúdo sobre um determinado assunto pode ser valioso em um momento, mas em outro nem tanto. Então, se você pretende começar o projeto de um novo produto, considere ter um perfil ativo e engajado com clientes para sua marca.

Providenciar um banco de ideias

Para ter um banco de ideias é preciso captá-las e organizá-las em categorias semelhantes. Talvez a ideia de um projeto novo seja muito interessante para as comemorações de final de ano, mas o que fazer quando estamos no primeiro semestre? A resposta é simples, engavetar e reformular essas sugestões ao longo dos meses.

É comum que as equipes comuniquem em reuniões algumas ideias simples e surpreendentes que podem ser desenvolvidas e aprofundadas. Não é recomendado lançar um projeto às pressas, por isso, crie um armazenamento de ideias.

Grave as reuniões e crie um arquivo compartilhado com os colaboradores para que eles compartilhem suas ideias. Após alguns meses, vamos ter várias sugestões interessantes para lançar no mercado. E quem sabe um desses projetos ajude sua empresa a alcançar o sucesso?

Como a tecnologia influencia a estratégia de inovação e criação de um produto?

Nos últimos anos, a presença da tecnologia em nossas vidas repaginou a maneira de viver. É surpreendente como ferramentas tecnológicas facilitaram o cotidiano das pessoas e agora é difícil pensar em como viver sem elas. O uso da tecnologia tem um efeito transformador para os empreendedores que buscam criar um projeto novinho em folha.

Mas por qual motivo devemos incluir esses serviços em inovação e novo produto? As soluções inteligentes oferecidas pela Project Builder são essenciais para tornar seu empreendimento mais moderno. Então, se você pretende ficar à frente da concorrência com estratégias geniais e perspicazes, precisa contar com serviços tecnológicos.

Essa é uma das maiores empresas desenvolvedoras de soluções eficazes em gestão de projeto. Estamos nos referindo a uma marca reconhecida tanto no Brasil quanto no exterior, com êxito na criação de softwares de gerenciamento de projetos do mercado.

Se a sua equipe de inovação está pensando em elaborar um projeto novo, que tal aprimorá-lo com tecnologias de ponta? O resultado será encantador e essa ajuda pode ser a razão para fidelizar clientes em pouco tempo.

E aí? Você também acha importante diferenciar esses dois conceitos? Como podemos ver, é de grande importância produzir em termos de inovação dentro da sua empresa. Aproveite que está em nosso blog e compartilhe a postagem nas redes sociais. Os seus amigos e colegas empreendedores podem gostar das informações nesse artigo!

O gerenciamento efetivo de projetos começa pela compreensão de suas partes e etapas fundamentais. Por isso, saber o que significa escopo do projeto é especialmente importante.

Pode-se dizer que essa é a parte do planejamento que determina e documenta uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

No entanto, será que você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este conteúdo para entender.

Por que a definição do que é escopo do projeto é tão importante?

Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Controle de etapas

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo, ainda, os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Prevenção de custos e perdas

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo, e até o desgaste da motivação da equipe.

Aumento da qualidade de entrega

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

O que é o plano de gerenciamento do escopo?

Contudo, não basta fazer uma definição ou elaboração acertada do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto.

• Qual problema se quer solucionar?
• Quais são os resultados que se espera obter?
• Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto define-se todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi estabelecido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja ações além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Quais são as técnicas possíveis para obter resultados?

Para identificar todas as etapas, demandas e responsabilidades, é possível utilizar algumas técnicas para definição de escopo. Afinal, antes de começar o planejamento, é necessário ter uma visão geral.

A realização de entrevistas com o cliente, por exemplo, permite entender as expectativas. Depois, uma análise de produto e mesmo um brainstorming ajudam a decompor o projeto em tarefas menores, com objetivos específicos em cada ponto.

Também é possível realizar coletas e análises de dados, utilizar a documentação anterior como base, adotar diagramas e assim por diante.

O mais importante é que várias dessas técnicas podem ser usadas juntas, o que favorece a conquista de resultados nesse sentido.

Quais são as consequências de ignorar a elaboração de escopo?

Ignorar a elaboração do escopo pode causar diversos problemas para o projeto e para o negócio, em geral. A falta de planejamento diminui as chances de o projeto ser bem-sucedido e há grandes riscos de o cliente ficar insatisfeito.

Além disso, é preciso considerar que os custos e desperdícios aumentam, bem como o prazo de execução.

O time também tem menos orientação sobre como proceder e a colaboração pode ser suprimida ou comprometida por causa disso. Além disso, a inexistência de escopo faz com que mais solicitações apareçam durante a execução, o que prejudica o fluxo de trabalho.

Então, obter sucesso no projeto, de forma consistente e escalável, é impossível quando esse elemento é ignorado.

Depois de saber o que é escopo, vale entender que a definição envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos.

Vejamos, então, quais são os processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

• planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
• coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
• definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
• criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
• validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
• controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

O termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia e provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

• a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
• os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
• as necessidades de negócios;
• os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
• os objetivos e justificativas do projeto;
• um cronograma sumarizado;
• a influência de todas partes;
• as organizações funcionais;
• as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
• caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
• um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhanda conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Os ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles que estão relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

• planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
• requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
• procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
• arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa tem, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição e que não pode ser controlado pela equipe, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

• cultura e estrutura organizacional;
• condições econômicas e do mercado de trabalho;
• atitudes e tolerância em relação a riscos;
• normas governamentais;
• disponibilidade de recursos e skills;
• políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
• banco de dados comerciais;
• regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
• fornecedores, termos e condições;
• recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. É importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Quais são os desafios na definição do escopo do projeto?

Mesmo sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, pode acontecer de essa parte do projeto ser elaborada incorretamente. Isso acontece quando alguns erros não são observados ou boas práticas não são totalmente aplicadas.

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira.

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertados e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro para as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas. Também devem estar sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma acertada.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. Os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

6. Desconsideração sobre os riscos do projeto

Por melhor que seja um escopo, é natural que ocorram imprevistos ou dificuldades durante a execução. O cliente pode solicitar alguma alteração ou algum tipo de atraso pode ocorrer. Quando isso não está previsto no escopo, todo o planejamento é prejudicado. O cenário se concretiza, normalmente, por uma falta de consideração a respeito dos riscos associados ao projeto.

Por isso, o ideal é pensar em quais são os riscos oferecidos pelo projeto e pelos resultados que são esperados. Somente dessa maneira é possível ter uma ideia realista sobre prazos, custos, tarefas e demais recursos utilizados.

7. Falta de comunicação

Sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, fica claro que não é interessante elaborá-lo de maneira isolada ou individual. Afinal, há muitas pessoas responsáveis que estão envolvidas no projeto. Quando isso acontece, toda a execução é prejudicada.

O melhor jeito de evitar a falha de comunicação é por meio da identificação das partes interessadas e do contato com essas pessoas. Assim, pode-se garantir uma atuação alinhada com as características de todos.

Além disso, é importante atuar com clareza, evitando a ambiguidade — que, como visto, é uma falha que deve ser prevenida a todo custo. Com menos ruídos e mais integração, o planejamento se torna muito mais eficiente e com maior qualidade.

8. Ignorar o estabelecimento de premissas

As premissas ajudam a definir o que é essencial para executar o projeto, em suas diferentes fases. Quando elas são desconsideradas, não há um entendimento claro do que deve estar disponível e como deve ser usado.

Além disso, é preciso compreender que a falta desse entendimento faz com que os stakeholders não entendam, completamente, as necessidades desse ponto. Por isso, é muito importante estabelecer premissas, inclusive com recursos e etapas óbvias da execução.

9. Desalinhamento de expectativas

Ao elaborar um escopo, é indispensável que as expectativas estejam completamente alinhadas com os stakeholders. Do contrário, isso pode gerar insatisfação e mesmo motivar as mudanças no escopo quando ele já estiver em execução.

Basta pensar em um escopo que define um prazo ou um orçamento que não são condizentes com as expectativas do cliente e do patrocinador. Se o projeto for executado assim, poderá até se tornar inviável.

Portanto, é preciso garantir que o planejamento esteja de acordo com as necessidades e as preferências das partes interessadas. Na prática, isso melhora o nível de satisfação.

10. Indefinição sobre responsabilidades

Não é suficiente estabelecer tudo o que tem que ser feito se não houver uma definição clara das responsabilidades. Quando isso acontece, o escopo se torna incompleto e menos funcional, já que não cumpre completamente o seu papel de auxiliar na execução do projeto.

Para evitar que isso aconteça, cada tarefa e cada resultado esperado deve estar associado a um ou vários responsáveis. Assim, é possível garantir que os integrantes assumam suas atividades. O ideal é delegar de acordo com habilidades, interesses e disponibilidade, de modo a favorecer a produtividade.

11. Falta de conhecimento técnico

Conhecer os princípios e as boas práticas do gerenciamento de projetos é indispensável para criar um bom escopo. No entanto, isso não é suficiente — especialmente quando se trata de algo complexo ou com características bem específicas. A falta de aplicação de conhecimento técnico, portanto, pode comprometer a definição.

Além de sabendo o que é escopo e para o que ele serve, você tem que entender que é preciso se antecipar aos desafios e às necessidades de execução.

Um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, só pode ser plenamente avaliado e definido se houver um entendimento das etapas, das ferramentas e das dificuldades, certo?

Então, é preciso aplicar as características técnicas sobre a execução para acertar no planejamento. Se você não for um especialista da área, basta contar com o apoio de stakeholders ou mesmo com integrantes do time para ter uma definição orientada sobre o que deve ser realizado.

Quando fazer mudanças no escopo e como lidar com elas?

Ao elaborar um planejamento desse tipo para o projeto, a intenção é que ele abranja todas as questões relevantes e até se antecipe ao problema. Então, o interesse é que não seja necessário fazer alterações.

No entanto, mudanças podem ser necessárias em algumas situações. Diante de imprevistos não contemplados ou que não possam ser absorvidos, por exemplo, é essencial realizar a alteração. Além disso, é algo que pode partir dos próprios stakeholders, em busca do produto esperado.

No geral, o ideal é propor as mudanças e fazer com que elas passem pela aprovação das partes interessadas — inclusive, do time. Com o sinal verde, é possível atuar para que as transformações sejam implementadas, corrigindo o curso de execução.

Saber o que é escopo do projeto cria as bases necessárias para elaborar esse planejamento. No entanto, também é preciso conhecer quais técnicas usar, as etapas necessárias e, é claro, os erros a evitar. Assim, a elaboração será muito mais eficiente e ajudará na conquista do desempenho desejado.

Como definir o escopo dos seus projetos?

A definição do escopo de projetos, como apontamos, é algo muito importante para o sucesso das suas estratégias diárias. Portanto, a melhor forma de definir o escopo das suas iniciativas é conhecendo as principais práticas utilizadas pelo mercado com esse fim. Confira a seguir os passos básicos para ter um escopo bem delimitado em seus projetos.

Faça a coleta das necessidades das partes envolvidas

Esse primeiro passo é crucial para o planejamento de qualquer projeto e traz benefícios que vão além dos que afetam exclusivamente a parte da definição de escopo. Conhecer as demandas de todas as partes envolvidas no projeto facilita a orientação de ações, a criação dos objetivos gerais e a priorização de atividades. Ao mesmo tempo, deixa os prazos mais robustos e alinhados com o perfil do time disponível.

No caso do escopo, saber as necessidades das partes envolvidas amplia a habilidade da empresa negociar e delimitar o escopo sem deixar de fora o que for prioritário. Assim, tudo o que for executado representará a realidade das demandas dos times e, com isso, o nível de satisfação será sempre o maior possível.

Crie uma descrição detalhada do projeto e do produto ou solução

Uma vez que o escopo tenha sido delimitado considerando as demandas de cada stakeholder, é a hora de montar o projeto e o produto que deverá ser entregue ao final de todas as etapas.

Nesse caso, é importante que a empresa busque o máximo de detalhes e clareza ao delimitar todos os requisitos do projeto. Isso evitará surpresas negativas, como erros na entrega de prazos ou atrasos causados por falhas na delimitação de tarefas.

A descrição do projeto deve considerar tudo o que está dentro do escopo. É importante que o time saiba o que é prioritário e o que é secundário, assim como as responsabilidades de todos os envolvidos. Isso facilitará o dia a dia de todos, que poderão definir as suas atividades com qualidade e segurança de que o que é prioridade sempre será entregue.

Realize a subdivisão dos produtos e do trabalho em componentes mais gerenciáveis

A gestão de um projeto nunca é algo simples. Times com habilidades e perfis diferentes precisam ser alinhados continuamente para evitar atrasos e erros. Além disso, cada um deve ter uma visão clara sobre as suas tarefas, mitigando riscos de conflitos.

Se o conflito é bem definido, estes riscos se tornam menores. No entanto, para garantir que ninguém saia do seu escopo, ter uma subdivisão de produtos e tarefas bem-feitas é crucial. Ela auxilia os times a entenderem melhor o que deve ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito.

Em outras palavras, organizar a estrutura do projeto adequadamente ajuda os profissionais a entenderem a melhor maneira de executar o seu trabalho. Desse modo, os times terão mais agilidade nas entregas e dificilmente desperdiçarão recursos. Afinal de contas, eles sempre estarão focados no que é prioritário para cada etapa dar certo.

Formalize a aceitação dos produtos ou soluções do projeto

Garantir que todos estão devidamente alinhados é um processo simples, mas que sempre tem um bom impacto no sucesso de um projeto.

Quando esse cenário ocorre, a empresa tem menos erros, atrasos e conflitos em cada etapa. Além disso, consegue manter todos com um direcionamento adequado e com uma visão completa sobre os objetivos das etapas e as suas responsabilidades.

Para garantir que as equipes estão alinhadas adequadamente, um caminho simples é formalizar a aceitação de produtos e metas de todo o projeto. Cada detalhe deve ser conferido com os líderes para que o Project Manager consiga validar os pontos do projeto adequadamente.

Assim, conforme o projeto evoluir, o gestor poderá focar em rotinas críticas com a certeza de que o resto está funcionando adequadamente.

Monitore o escopo

O monitoramento das equipes é um processo constante e que deve ser executado para vários objetivos. Quando falamos de riscos, por exemplo, essa atividade evita que eles se tornem realidade e que a empresa reaja com atraso.

Já no caso do escopo, monitorar times tem um papel estratégico para a empresa: a partir dessa rotina, eventuais atividades que fogem do escopo serão detectadas e corrigidas rapidamente.

Em outras palavras, o gestor precisa se manter atento aos processos de todas as equipes para reduzir as chances de o escopo ser quebrado a qualquer momento. Esse trabalho precisa ser proativo e contínuo. Se bem-feito, os profissionais envolvidos com o projeto manterão um bom foco até o seu fim e, assim, deixarão de gastar os seus recursos com atividades não estratégicas.

Mantenha uma rotina de gerenciamento das alterações na sua linha de base

Um projeto pode sempre mudar ao longo da sua execução. Em geral, aliás, é isso o que acontece: a empresa encontra imprevistos ao longo das etapas e, diante disso, precisa fazer ajustes nas suas metas e prioridades.

Manter uma rotina de gestão dessas modificações é um passo importante quando falamos de gerenciamento de escopo de projetos. Isso garante que todos estarão alinhados sobre qual é o escopo do projeto e quais limitações devem ser feitas independentemente das mudanças que forem aplicadas. Assim, as chances do resultado ficar dentro do esperado serão muito maiores.

Como a Project Builder pode ajudar nesse processo?

Para que projetos consigam dar certo, ter um time de especialistas ao seu lado é sempre muito importante. O time precisa estar preparado para trabalhar com base nas melhores práticas do mercado. Nesse contexto, uma empresa capaz de orientar e entregar as melhores ferramentas do mercado é algo estratégico.

A Project Builder pode ser essa parceira. Nossa equipe está preparada para orientar times na implementação de melhores práticas de trabalho, sempre pautadas por boas metodologias e a integração da tecnologia de ponta no seu dia a dia. Assim, com o apoio de bons sistemas de gestão de projetos, o negócio poderá direcionar as suas atividades para que elas consigam se manter dentro do escopo sem grandes dificuldades.

O escopo do projeto é algo fundamental para o sucesso de todas das etapas. Quando ele é bem definido, erros e desperdícios deixam de ser uma realidade. Ao mesmo tempo, o time entregará um resultado de muito mais qualidade.

Portanto, não deixe de trabalhar para implementar sempre boas práticas de gerenciamento de escopo. Elas garantirão que o seu projeto terá o sucesso esperado com baixo esforço e a maior satisfação possível dos stakeholders.

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A sua equipe conhece a relação entre gerenciamento de projetos e Big Data? No ambiente corporativo atual, entender como os projetos podem ser otimizados com o apoio da análise de dados é algo capaz de mudar radicalmente o fluxo de trabalho da companhia. Afinal, essa é uma estratégia que pode reduzir custos, melhorar a agilidade diária e manter os riscos dentro de uma margem segura.

Por isso, o time deve estar sempre preparado para trabalhar o gerenciamento de projetos e o Big Data lado a lado. Isso atrairá melhores resultados, além de manter todos os times mais eficientes e com boa performance em todas as etapas do projeto.

Se você tem dúvidas sobre como isso pode ser feito, veja o texto a seguir!

O que é o gerenciamento de projetos?

É um conjunto de práticas usadas por empresas para reduzir custos, alinhar expectativas e garantir que os objetivos de cada projeto sejam atingidos com o menor custo possível.

Para isso, são usadas ferramentas que permitem limitar as chances de problemas acontecerem, eliminar gastos desnecessários e, a longo prazo, maximizar os lucros obtidos. Em outras palavras, o gerenciamento de projetos atua para reduzir riscos e maximizar as chances de um projeto dar certo, sempre com o menor número de problemas.

Quais ferramentas são usadas pelos gestores para atingir bons resultados?

No processo de gerenciamento de projetos, as empresas usam vários instrumentos para maximizar o custo-benefício da iniciativa. Entre as ferramentas tecnológicas e operacionais, podemos apontar:

• sistemas de gestão de projetos, para manter as equipes integradas;
• ferramentas tecnológicas de distribuição e acompanhamento de tarefas, para reduzir atrasos;
• soluções de comunicação focadas em manter equipes unificadas, mesmo em ambientes de trabalho remoto;
• metodologias de gestão, que auxiliam a equipe a buscar o resultado esperado;
• análises de prevenção e mitigação de riscos;
• indicadores de performance;
• feedbacks nas equipes.

Todas essas soluções contribuem para criar um ambiente mais flexível, integrado e eficiente. Os times trabalharão lado a lado com menos riscos e problemas de comunicação. Ao mesmo tempo, conseguirão atingir os resultados esperados rapidamente, com expectativas e metas corretamente alinhadas.

Como o Big Data ajuda na gestão de projetos?

O Big Data tem auxiliado empresas de todo o planeta a terem grandes ganhos, quando falamos do uso da tecnologia para tornar os negócios mais eficientes e dinâmicos. A partir da análise de dados, os negócios conseguem mitigar riscos, melhorar investimentos e maximizar a sua habilidade de se colocar como uma marca inovadora.

A seguir, veja alguns processos nos quais o gerenciamento de projetos e Big Data pode gerar bons resultados!

Priorização de atividades

Projetos devem ser rápidos e sempre focados na entrega inteligente de etapas. Para isso, por exemplo, muitos negócios usam as metodologias. Afinal, elas contribuem para dar uma base operacional para entender o que é mais importante para a empresa e se preparar adequadamente.

Uma estratégia que combina metodologias de gerenciamento de projetos e Big Data torna-se muito mais eficiente na hora de definir o que será priorizado, a partir da análise inteligente de dados. Portanto, as equipes conseguirão estruturar uma rotina de trabalho que foca no que é crítico e que precisa ser entregue mais rapidamente. Com isso, os resultados atingidos a médio e a longo prazo serão muito melhores.

Análise de vulnerabilidades

Esse é um grande problema para qualquer projeto. Elas contribuem para o time perder performance e o custo ser ampliado. Além disso, podem atrair prejuízos indiretos, como a insatisfação do cliente.

Quando a análise de dados é usada para prevenir esse tipo de problema, o gestor rastreia riscos muito mais facilmente. O gerenciamento de projetos ao lado do Big Data permite ao negócio entender, a partir do uso inteligente de informações de projetos anteriores, o que pode contribuir positiva e negativamente para a performance da equipe. Com isso, os gestores são capazes de identificar rapidamente possíveis problemas e se posicionar do modo correto.

Otimização da gestão de qualidade

A qualidade do produto final de um projeto pode afetar diretamente a satisfação do negócio. Por isso, muitos negócios buscam atingir o maior nível de qualidade possível. Isso pode ser feito com o apoio de um processo de aprendizado contínuo, capaz de identificar problemas do passado e, assim, estruturar melhores práticas no futuro.

Na gestão de qualidade, o Big Data auxilia os gestores a cruzar indicadores e a ter uma visão mais abrangente sobre todos os pontos que podem afetar a qualidade do produto final. Isso dará um conhecimento amplo sobre como as suas escolhas afetaram os resultados, assim como informações úteis para o planejamento futuro. Desse modo, a gestão de médio e longo prazo será otimizada continuamente.

Por que contar com a Project Builder na hora de montar os seus projetos?

O emprego de tecnologias como o Big Data na gestão de projetos não é um processo simples. Ele demanda preparo especializado, assim como as ferramentas de TI adequadas. Por isso, se a sua empresa tem dúvidas sobre como integrar a gestão de projetos e o Big Data, o apoio de uma equipe de especialistas pode ser a melhor escolha.

A Project Builder tem o time ideal de consultores para guiar o seu negócio na hora de integrar a política de gerenciamento de projetos e Big Data. Eles farão a análise completa das demandas do negócio e, assim, ajudarão na escolha de boas ferramentas tecnológicas e na integração delas no dia a dia do negócio. Então, o negócio poderá usar a análise de dados sem comprometer os seus resultados.

Por isso, não deixe de buscar a equipe da Project Builder quando o seu negócio desejar integrar gerenciamento de projetos e Big Data. Fazer isso com o apoio adequado será crucial para mitigar problemas e maximizar a sua performance. Desse modo, todos os projetos se tornarão mais lucrativos e alinhados com as demandas do mercado corporativo moderno.

Quer saber mais sobre os nossos serviços e como podemos colaborar para o seu negócio ter alta performance no dia a dia de seus projetos? Então, fale já com a gente!

Com o aumento da concorrência e o nível de satisfação dos clientes cada vez mais elevado, o alinhamento dos projetos tornou-se fundamental para o bom andamento dos negócios. Produtividade e eficiência são essenciais para realizar um trabalho de qualidade, e é por isso que fazer uma Kick-off Meeting é tão importante.

Qualquer empresa que deseja realizar projetos e executar estratégias bem elaboradas, para entregar produtos finais considerados melhores do que os da concorrência, precisa estar com toda a equipe engajada em um mesmo objetivo. A comunicação desempenha papel fundamental no sucesso de um negócio, e a reunião Kick-off é o melhor momento para que todos possam trocar informações relevantes.

Deseja saber mais sobre a Kick-off Meeting? Continue sua leitura!

O que é Kick-off Meeting?

Kick-off, traduzido para o português, significa dar início. Esse é um termo que antigamente era muito utilizado no ambiente esportivo, mas que agora vem sendo muito aplicado no mundo corporativo. As reuniões são realizadas para iniciar um projeto específico que ainda precisa ser elaborado. Nesse encontro são pontuados vários tópicos, tais como:

• validar os objetivos;
• esclarecer dúvidas;
• estipular prazos;
• ouvir as ideias pertinentes ao projeto.

Portanto, o objetivo principal da reunião é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisam efetuar em cada etapa do projeto, evitando falhas de comunicação e fazendo com que o trabalho em equipe seja realizado com tranquilidade. O gestor deve assegurar que todos realizem um bom trabalho e que tenham um relacionamento harmonioso durante todo o processo.

Quais são os principais pontos tratados nessa reunião inicial?

Ao invés de apenas os gestores planejarem uma estratégia para a realização de um projeto, todos os incluídos na conversa participam do plano desde o início até sua finalização. Nesse encontro entre toda a equipe, os principais pontos a serem tratados são:

• apresentar uma ideia;
• mostrar o que é desejado de um determinado projeto;
• especificar as funções de cada profissional que vai participar.

Essa é uma prática muito importante para os gestores que desejam ter a dedicação de sua equipe, afinal, todos os envolvidos podem dar sugestões e debater questões pertinentes. Sem contar que realizar a reunião Kick-off é uma atitude de liderança que serve para reduzir erros e visualizar com mais clareza os resultados alcançados.

Quais são as maiores vantagens da Kick-off Meeting no início do projeto?

Muitos projetos que parecem ser bons fracassam por falta de informações. Enquanto a equipe pensa em fazer de uma forma, os clientes pensam de outra maneira. Mesmo que os pontos primordiais já tenham sido abordados em algum momento, algo pode passar despercebido. Por essa razão, é importante rever os aspectos mais importantes e tirar as dúvidas que ainda possam existir. Veja abaixo quais são as vantagens de fazer a reunião!

Alinhamento de expectativas

A reunião de Kick-off, que é um encontro de alinhamento de todas as partes interessadas em um projeto, ocorre para que as expectativas sejam alinhadas. Essa é a ocasião na qual o cliente expõe os seus pensamentos e conhece os marcos do projeto. Sem contar que é nela que são apresentados entre si os gerentes de projetos e os líderes de equipe que darão andamento à proposta.

Redução de erros e falhas

A reunião de Kick-off deve ser um marco importante para que um projeto possa ser iniciado e para que seu sucesso seja garantido. Tal atitude evitará conflitos futuros e diminuirá a chances de ocorrerem erros durante o processo de execução, pois os trabalhos serão mais ágeis e todos saberão antecipadamente o que devem fazer.

Motivação

Participar de uma reunião Kick-off, além de empolgar a equipe de trabalho, ainda motiva o cliente que terá uma boa base de como o seu projeto será realizado. Para que todos os objetivos sejam alcançados, é importante que os participantes estejam com vontade de fazer dar certo. Por isso, o gestor que estiver apresentando o planejamento deve ser um profissional positivo e que passe confiança a todos.

Engajamento dos profissionais

Um desafio que preocupa muitos é manter os profissionais engajados. Colocar o time de trabalho por dentro de todos os assuntos faz com que todos mantenham o foco e se entendam no decorrer do processo. Em decorrência disso, a equipe terá um alto nível de produtividade.

Aumento das chances de bons resultados

Se a reunião for bem realizada e atingir os resultados desejados, ela tornará as tarefas mais fáceis. Durante a execução do projeto, muitos problemas podem ser evitados pela troca de dados entre os interessados. Por outro lado, muitas soluções interessantes são encontradas em grupo.

Esclarecimento de dúvidas

Praticamente todas as dúvidas referentes ao projeto são esclarecidas logo no início da execução. Basta todos comparecerem no dia e horário estipulados e as principais questões serão abordadas, podendo haver debates entre as partes, líderes, colaboradores, clientes, entre outros.

Qual deve ser o primeiro passo para a realização de uma Kick-off Meeting?

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens de fazer a reunião Kick-off, não deixe de averiguar quais são os passos para realizar um encontro bem-sucedido. Veja abaixo as principais dicas para que a troca de opiniões seja um sucesso!

Definir o momento certo

O primeiro passo a ser dado pela gestão é analisar o melhor dia e horário para se reunir com todos. O ideal é verificar com o cliente qual é a ocasião perfeita para ele participar do evento. Não se esqueça de ver como está o tempo dos funcionários que não podem ter as suas metas de trabalho prejudicadas.

Escolha os responsáveis pela execução dos trabalhos e os convide

É de extrema importância que o gestor tenha em mente quais são as pessoas que participarão da conversa. Certifique-se de que todos que precisam opinar foram chamados para que ninguém seja esquecido e o andamento do projeto venha a ser prejudicado por um descuido.

Organize o espaço e conduza os assuntos

Garanta que todo o local e os equipamentos ou ferramentas estejam prontos com antecedência para que não haja perda de tempo. Não deixe de preparar os assuntos que serão abordados na reunião e assegure que todos os temas sejam tratados com a devida atenção.

Realize o fechamento

No final do encontro é preciso realizar o seu fechamento, verificando se ficou claro o que cada um tem que fazer para que o projeto possa ser iniciado imediatamente. O gestor precisa questionar se existe alguma dúvida com relação à função que cada um deve exercer e ouvir com atenção as respostas. Caso não exista mais nada a ser esclarecido, os colaboradores podem iniciar as suas atividades.

Então, fazer Kick-off Meeting é uma maneira de se aproximar tanto do cliente como dos funcionários. Sendo assim, é importante implementar essa ferramenta de gestão em sua empresa. Se você ainda tem questionamentos sobre como fazer, utilize um software de gestão de projetos da Project Builder, que pode ajudar bastante em todas as etapas.

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