Com a dinamicidade dos ambientes organizacionais modernos, um dos maiores desafios das empresas atualmente consiste em identificar quais oportunidades de negócio são mais vantajosas dentro de determinado contexto. E essa avaliação exige cuidado quando se trata de priorizar propostas de projetos. Nesse momento, ao conseguir tomar as decisões mais acertadas, a organização pode não só economizar recursos como também maximizar seus resultados, selecionando as propostas que ofereçam maior valor agregado.

Sua empresa também está enfrentando esse desafio? Quer saber como superá-lo de uma vez por todas? Então confira nosso artigo de hoje e aprenda a priorizar propostas de projetos!

Afinal, o que são propostas de projetos?

Antes de pensarmos na priorização propriamente dita, vamos definir o que são essas tais propostas de projetos. De uma maneira bastante simples, podemos dizer que são documentos que trazem os pontos-chave para o desenvolvimento de um projeto, incluindo aí escopo, prazo, custos e recursos necessários. Elas servem para captar apoiadores (como investidores e patrocinadores, por exemplo) ou ainda obter aprovação interna para que uma iniciativa seja aceita. Por esses motivos, devem trazer informações claras e objetivas sobre o empreendimento, da implementação aos tipos de resultados esperados.

Por que priorizar propostas de projetos?

Digamos que você tenha dez propostas de projetos para serem avaliadas, mas nem todas podem ser colocadas em ação em um primeiro momento. O que resta fazer, então, é determinar uma forma de classificar essas propostas de acordo com suas relações entre custo e benefício (vale ressaltar que custo-benefício não se trata apenas de dinheiro, mas de geração de valor). Assim, deve-se priorizar aquelas propostas que tenham maior potencial para trazer retorno sobre o investimento, isto é, que gerarão mais valor para a empresa no menor espaço de tempo possível.

E como exatamente fazer essa priorização?

Na prática, o processo de priorização pode ser definido de várias formas, tudo dependendo da metodologia que a empresa decide colocar em ação. Aqui vamos dar algumas dicas de como fazer essa escolha mais facilmente. Acompanhe:

Verifique o alinhamento da proposta aos objetivos da empresa

O primeiro passo é analisar se as propostas de projetos estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Digamos que o objetivo da organização para este ano seja aumentar a receita em 15%. Nesse caso, as propostas que tenham potencial para contribuir para que esse objetivo seja alcançado devem, obviamente, ser priorizadas sobre as demais.

Defina critérios objetivos de priorização

Se sete de dez propostas de projetos estão alinhadas com o objetivo estratégico do negócio, passa a ser preciso determinar seu grau de alinhamento, isto é, quanto cada uma pode efetivamente contribuir para atingir o resultado esperado. Para tanto, deve-se definir critérios objetivos que permitam fazer essa avaliação (aí podem entrar o retorno sobre o investimento, o custo total envolvido, a análise de viabilidade e o valor presente líquido, por exemplo).

Atribua uma pontuação relativa a cada critério

Fato é que cada critério estabelecido terá maior ou menor importância no contexto da empresa. Assim, o custo do projeto pode ter um impacto altíssimo, enquanto o prazo para sua conclusão pode não ter tanta influência assim. Para enxergar melhor essas diferenças, atribua uma pontuação para cada critério segundo uma ordem de importância, dando o devido peso a cada variável.

Parta para as comparações finais

Para avaliar o impacto de cada proposta no todo, será preciso fazer comparações entre os critérios selecionados e as respectivas pontuações atribuídas, detectando, no fim das contas, quais são mais vantajosos para a empresa. Digamos que exista uma proposta de projeto que necessite de poucos recursos, mas que, a longo prazo, tenha um ótimo retorno sobre o investimento. Já uma outra exige um maior investimento inicial, mas vai aumentar a competitividade do negócio em 10%. Aí basta concluir: qual delas contribuirá mais para seu objetivo estratégico, por exemplo, de expandir a receita em 15% até o final do ano?

É possível facilitar esse processo?

Ficou aí pensando em qual dos dois projetos seria mais vantajoso para sua empresa? Pois é exatamente essa a dúvida que faz com que muitas organizações acabem apostando na solução errada, consequentemente perdendo tempo e dinheiro com projetos de pouco valor agregado. Mas para não cair nessa, você pode usar uma técnica de priorização de projetos chamada Analytic Hierarchy Process (AHP), que leva em conta diversos atributos para fazer uma análise comparando dois a dois.

Digamos que você tenha os projetos A, B, C e D para avaliar. Então você compara A com B, A com C e A com D, determinando qual deles é mais importante. Seguindo a mesma lógica, você também fará comparações de B com C e B com D e ainda C com D. Ao final, poderá classificar todos os projetos por ordem de relevância. Assim, além de você não ficar preso somente a dados numéricos, a avaliação de cada critério sendo feita por pessoas possibilita que você use o know-how da equipe para destacar aquelas propostas de projetos que tenham um maior valor para o negócio.

Onde entram a gestão de portfólio e o PMO?

É papel do PMO fazer a priorização das propostas de projetos segundo os objetivos estratégicos da empresa, construindo um portfólio que realmente gere valor para o negócio. Os critérios de priorização devem ser determinados em conjunto com a direção da empresa, visando sempre alinhar as iniciativas e os investimentos a quaisquer que sejam os resultados esperados. Uma vez que já estão alinhadas ao planejamento estratégico e devidamente classificadas de acordo com os critérios de priorização, as propostas podem ser colocadas em prática imediatamente, facilitando o trabalho do PMO e do gerente de projetos.

Priorizar propostas de projetos é a melhor maneira de garantir resultados para sua empresa. E o melhor é que, à medida que um projeto prioritário é concluído, você pode dar início ao próximo, sempre com a certeza de que a empresa estará gerando o máximo retorno possível sobre cada investimento.

E o seu PMO, por acaso já trabalha com a priorização de propostas de projetos? Quais são os critérios normalmente empregados por sua equipe? Deixe seu comentário aqui e compartilhe suas experiências conosco!

Quando nos deparamos com a palavra “design”, logo a relacionamos com a criação de objetos elegantes ou ao embelezamento do mundo ao nosso redor. Porém, ao contrário do que parece ser, o design vai além de criar coisas belas.

Em 2009, um novo conceito foi compartilhado com o mundo — o de design thinking. Mas, o que ele tem a ver com a gestão de projetos?

Associar o design thinking à gestão de projetos não é algo que ocorre nas metodologias tradicionais, mas, ao pensar fora da caixa, é possível estabelecer relações entre esses conceitos. Por isso, podemos dizer que essa abordagem surgiu da necessidade de pensar e criar produtos centrados na carência dos stakeholders.

Portanto, se você quer saber mais sobre o assunto e aprender como implementar o design thinking na sua rotina, leia este conteúdo!

O que é e como surgiu o design thinking?

O termo design thinking foi assumido e divulgado a partir de 2003 por uma das empresas mais criativas do mundo: a IDEO. Seu fundador, David Kelley, disse que a metodologia utilizada pelo grupo para a resolução dos problemas complexos dos seus clientes poderia ser chamada dessa forma.

Mais tarde, Tim Brown, CEO da IDEO, ficou famoso por compartilhar as ideias que levaram a marca a ser uma das empresas mais inovadoras do mundo.

Segundo Brown, design thinking é uma técnica que usa a sensibilidade e os métodos disponíveis para suprir as necessidades dos usuários, recorrendo a uma estratégia de negócios viável que resulta em valor para o cliente e oportunidade de mercado.

O design thinking foi se transformando em uma “ciência” de resolução de problemas, beneficiando-se da capacidade que todos temos, mas que é negligenciada por práticas mais convencionais.

Portanto, essa abordagem busca a solução de problemas de forma colaborativa, destacando as necessidades das pessoas interessadas no processo. Assim, o desenvolvimento do produto é focado em toda a cadeia — e não apenas no consumidor final.

Qual é a importância de utilizar inovação?

A gestão de projetos é construída de acordo com algumas regras, que são ancoradas por metodologias e planejamentos fixos. Assim, utilizar o design thinking aplicado à gestão pode ser encarado como uma inovação, que busca facilitar o entendimento e encontrar novas soluções.

Empresas como Airbnb e Nubank são exemplos de negócios inovadores que transformaram padrões existentes e mudaram a forma de consumir produtos e serviços. Logo, é preciso que o gerente de projetos entenda que, na gestão, a inovação deve funcionar do mesmo jeito.

Quando o consumidor demanda praticidade e agilidade na obtenção de resultados, a empresa deve oferecer opções inovadoras que atendam a essas necessidades. É fato que essa mudança requer a superação de desafios, mas é possível inovar sem perder a qualidade.

Como implementar essa metodologia na gestão de projetos?

Em um mundo cada vez mais competitivo, é necessário se destacar. Hoje, o que caracteriza as empresas como bem-sucedidas é a capacidade de inovar.

As organizações que já entenderam isso vêm buscando ferramentas para melhorarem seus processos e suas estratégias, e o design thinking auxilia na valorização da inovação para solucionar possíveis problemas.

Criatividade e inovação devem fazer parte das competências de um gerente de projetos. Contudo, sabemos que existem limitações que travam a inovação nos processos. Esses profissionais trabalham muito com o controle, a razão e o pensamento crítico, e o design thinking ajuda a estimular a capacidade de ser intuitivo e desenvolver ideias que tenham significado além do âmbito analítico.

A seguir, veja como implementar o design thinking às etapas da gestão de projetos.

Entendimento do problema

Na gestão de projetos, a etapa de entendimento dos problemas é primordial para garantir bons resultados finais. Utilizando o design thinking, é possível não só compreender o problema, mas também encontrar uma nova solução — uma inovação — com base nos fatores internos e externos em que a empresa está inserida.

É nessa fase que os pontos fracos do processo são elencados, verificando se eles fazem parte de fraquezas internas ou externas da empresa. Nessa identificação, é possível utilizar pesquisas com os consumidores, benchmarking e reuniões com colaboradores.

Para exemplificar, vamos usar uma situação em que uma empresa tem atraso nas entregas por falta de comunicação e organização entre os setores de produção e distribuição. Aqui, o problema foi identificado.

Colaboração

Depois de entender os problemas, é preciso pensar em alternativas para solucioná-los. É nesse momento que o serviço ou produto é desenvolvido. Dessa forma, ao utilizar a abordagem do design thinking, as análises extremamente frias são deixadas de lado, e as necessidades e percepções dos clientes e da equipe são levadas em conta para a criação de um produto.

Pode-se utilizar o processo heurístico para validar o diagnóstico e o processo criativo — como um brainstorm — para gerar possibilidades inovadoras. É interessante que essa reunião seja feita com pessoas de várias equipes diferentes e que cada uma delas colabore com uma ideia.

Continuando com o nosso exemplo: seria interessante que não apenas os colaboradores das duas áreas problemáticas participassem da reunião, mas também funcionários de atendimento, marketing e recursos humanos. Como resultado, depois de muita conversa, uma sugestão seria a criação de um aplicativo interno para os colaboradores da empresa.

Pesquisa e prototipagem

Depois de uma reunião com a proposição de várias ideias, é hora de definir quais são válidas e quais devem ser descartadas. É preciso que as ideias sejam embasadas por pesquisas e informações concretas, garantindo melhores resultados nos projetos propostos.

Na fase da prototipagem, as ideias precisam ser testadas e validadas até que se encontre uma que se adeque à real necessidade do cliente. Uma ótima dica é fazer um MVP — ou Minimum Viable Project —, uma versão mais simples do produto e que possa ser utilizada para testes, sem demandar muitos gastos de produção.

Assim, quando o produto ou serviço deixar de ser apenas uma sugestão e passar a ser um protótipo, é possível propor novos insights que vão aperfeiçoar ainda mais a ideia original.

Na nossa história, essa seria a fase em que o aplicativo é desenvolvido e utilizado por uma pequena parte da equipe. Se tudo der certo, ele poderá ser implementado; caso contrário, deverá ser modificado ou substituído.

Implementação

A implementação é definida como a fase final. Depois do protótipo testado e aprovado, é hora de implementar o serviço ou produto em nível escalável para os seus clientes.

Na fase de implementação, o aplicativo interno desenvolvido para integrar as áreas de produção e entrega deverá ser disponibilizado para toda a equipe. Além disso, devem ser definidos os responsáveis para o monitoramento da eficácia, assim como a definição de indicadores de avaliação.

Outro fator importante sobre a implementação dessa abordagem é que qualquer empresa pode utilizar essa perspectiva inovadora e colaborativa. Caso as pessoas da sua equipe ainda não tenham familiaridade com essa abordagem, há diversos cursos e treinamentos que focam no desenvolvimento dessas habilidades.

Ao unir os dois conceitos, é possível conseguir um entendimento global e holístico do problema, bem como encontrar uma solução visionária e inovadora que não estava elencada nas metodologias tradicionais. Portanto, se bem implementada, essa junção melhora a entrega dos prazos, recursos e qualidade.

Como um gerente de projetos otimiza essas práticas?

Ao propor essas novas abordagens, não estamos sugerindo que as boas práticas do guia PMBOK sejam negligenciadas a favor da aplicação das técnicas do design thinking, mas sim que haja uma flexibilização em ambas as metodologias.

O design thinking é capaz de organizar informações e levar ações para uma série de etapas rígidas. Por exemplo, o Project Model Canvas, metodologia desenvolvida pelo professor José Finocchio Jr, está aí para provar que é possível combinar conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.

Em comparação com outros modelos, o design thinking se destaca por preencher lacunas deixadas pelas metodologias tradicionais. Quando aspectos humanos, como empatia, colaboração e cocriação entram em cena para descobrir as reais necessidades dos clientes, os projetos criados têm mais valor para quem os criou e para quem vai utilizá-los.

Dessa forma, ao implementar essa abordagem, a sua empresa estará mais competitiva em relação às demais e se diferenciará com produtos inovadores.

Como vimos, é preciso que os gerentes de projetos prezem por métodos, planejamentos estratégicos, processos e abordagens que otimizem a gestão e impactem positivamente nos resultados. É certo que não há um único caminho a ser seguido e nem um único método de gestão, mas a busca por inovação deve ser constante — e o design thinking surge para ajudar nesse campo.

Gostou do nosso conteúdo? Já tinha implementado o design thinking em algum projeto? Se você quer ter acesso a um guia completo sobre as operações desenvolvidas por um gerente de projetos, baixe agora o nosso e-book!

Quem age dentro da zona de conforto produz resultados, no máximo, comuns. Já quem implementa ações diferenciadas como consequência de um planejamento bem-feito, alcança resultados extraordinários. Walt Disney já sabia disso há tempos, dizendo que gostava do impossível “porque lá a concorrência é menor”. Mas para ultrapassar a linha do trivial é preciso ter um plano de ação. Você por acaso sabe como fazer um plano de ação?

Segundo o pesquisador Josué Campanhã, mais de 50% dos planos morrem exatamente porque seus gestores não sabem exercer a função de controle, tampouco o que fazer quando as coisas começam a dar errado. Logo, é importante buscar boas ferramentas de trabalho e ficar atento às principais tendências.

Foi pensando nesses desafios que preparamos este post, trazendo algumas recomendações fundamentais para quem deseja entender como fazer um plano de ação efetivo, que impacte o desempenho e a produtividade da equipe, especialmente no desenvolvimento de projetos. Vamos lá?

O que é um plano de ação e para que ele serve?

Como seu próprio nome explica, um plano de ação é um projeto que serve para consolidar informações acerca de um determinado objetivo, pautado em necessidades urgentes em um cenário atual. Nele, são especificadas todas as atividades para concretizá-lo, o que inclui também recursos físicos, financeiros e humanos necessários.

Essa é uma ferramenta importante para a tomada de decisões de uma empresa ou até mesmo de um indivíduo em relação a sua função no trabalho. Isso porque ela garante mais precisão e ajustes rápidos, caso algum problema aconteça. Quando o plano de ação é bem desenvolvido, ele pode até mesmo servir como base para um planejamento estratégico.

O plano de ação pode ser executado tanto por profissionais que desejam atingir alguma meta em sua carreira ou para empresas que precisam colocar em prática soluções complexas. Ele ainda é recomendado para alcançar essas soluções a curto prazo, o que não impede de ser usado em situações com prazo mais folgados.

Por fim, ele possibilita que os executores sigam uma sequência de tarefas claras e lógicas. Desse modo, é possível concretizar objetivos de maneira mais rápida e prática, e com mais chances de sucesso imediato.

O principal desafio de fazer um plano de ação está em conquistar os envolvidos e mantê-los entusiasmados para que contribuam para o sucesso da operação. Que, por sua vez, pode ter diferentes níveis de complexidade e urgência, que devem ser atendidos conforme planejamentos, cronogramas e demais exigências que sua execução determina.

Por que fazer um plano de ação?

Kotler dizia que “os objetivos são a expressão do caminho que a organização pretende seguir e a estratégia é o projeto final para se chegar lá. A estratégia, portanto, é o plano de batalha”. A verdade é que, sem um plano de batalha, é simplesmente impossível vencer uma guerra.

No universo corporativo, com diversos estreantes no mercado diariamente, altos custos de produção e formação de um novo perfil de consumidor — que é cada vez mais exigente, menos fiel a marcas e com maior conhecimento de suas possibilidades de compra — não ter uma bússola para alcançar a visão da empresa significa assinar sua certidão de óbito.

Sem informações realmente confiáveis e possibilidades de execução, qualquer atividade de planejamento se transforma em mero exercício de futurologia. É justamente por isso que as empresas vencedoras seguem com rigor os seus planos de ação: uma listagem detalhada de todos os atos necessários para se atingir determinado objetivo.

A importância da estratégia está ligada às características dos empreendimentos de hoje. Com o crescimento natural do negócio, da quantidade de colaboradores envolvida em cada iniciativa, bem como da complexidade das funções, passa a ser imprescindível gerenciar adequadamente um plano de ação.

Ora, o inevitável processo de delegação, sem um roteiro a ser transmitido à equipe, deixa a empresa à mercê de iniciativas individuais. Elas, por sua vez, podem se afastar de padrões, preceitos, estratégias e metodologias valorizados pela organização. Resumindo: uma equipe sem um plano de ação nada mais é que um aglomerado de marinheiros sem bússola ou mapa de navegação, inevitavelmente se conduzindo ao naufrágio ou à deriva.

O que esse plano deve conter?

O processo de operacionalização dos objetivos deve mostrar com o máximo de clareza:

Objetivo final a ser alcançado

O primeiro item do plano de ação a ser considerado é o objetivo final a ser alcançado. Procure deixar esse conceito muito bem detalhado, com motivos pelos quais ele foi escolhido, previsão de conclusão e o que ele terá a acrescentar naquele momento.

Assim, na hora de apresentar o plano para a equipe, será possível ter uma visão completa sobre o que deve ser feito. Isso ajuda na motivação, no engajamento, e fornece material para que as ações sejam desenvolvidas de forma consistente e precisa.

Passos a serem trilhados, em sequência, para alcançar esse objetivo

Em seguida, é importante listar em sequência quais passos devem ser trilhados rumo ao objetivo. Mais uma vez, as atividades devem estar registradas de maneira clara, como um guia, não apenas para que cada um saiba o que fazer, mas para que não haja dificuldades desnecessárias nesse trajeto.

Aqui, é possível incluir fontes, dados, parceiros e qualquer outro recurso que possa ajudar na conclusão das tarefas. Assim, ficará mais simples encontrar alternativas variadas para uma execução satisfatória, sem desperdício de tempo.

Lógica na realização dessas atividades

Algumas etapas do plano de ação podem ser mais difíceis de colocar em prática do que outras. Diante disso, é preciso estabelecer uma relação lógica entre elas para que tudo dê certo. Um bom exemplo disso é quebrar tarefas maiores em processos menores, para facilitar a execução e o gerenciamento.

Isso faz com que a equipe consiga se organizar melhor e não se sinta intimidada pelo desafio. Também é importante colocar ordem na execução para que a tarefa não se perca em meio a suas fases e seja realizada do jeito correto, sem falhas ou esquecimentos.

Prazos de início e fim de cada atividade

Diante disso, é também de suma importância colocar prazos de início e fim para as tarefas e seus pormenores. Essa questão não deve ser encarada como uma maneira de colocar pressão nos colaboradores responsáveis. Pelo contrário, é apenas algo que possibilita um monitoramento mais acertado.

Impasses e problemas acontecem e é normal quando algum atraso ocorre. No entanto, quando se tem os prazos bem estabelecidos, fica mais fácil contorná-los, ganhar mais tempo quando outro processo é executado mais rápido e assim por diante.

Responsável pela execução de cada etapa

Outro ponto indispensável no plano de ação é delegar um responsável para cada etapa. Se necessário, esse responsável pode ter outros colaboradores que auxiliem na tarefa, de modo a atuar como um líder. No entanto, isso também deve ficar devidamente detalhado na documentação, para que as tarefas não se percam em meio a quantidade de pessoas envolvidas.

A partir disso, o gestor consegue saber qual etapa está em andamento e pode pedir feedback para o colaborador certo a respeito. Além de ser um ótimo meio de acompanhar a produtividade da equipe e facilitar a visualização dos projetos de modo geral, o que permite até mesmo a execução de mais de um plano de ação ao mesmo tempo, a depender das circunstâncias.

Recursos envolvidos na materialização de cada tarefa

Agora, é hora de desenvolver recursos que podem ajudar a materializar a tarefa. Como, por exemplo, itens de ação, cronogramas e qualquer outro tipo de representação visual do plano. Também é o momento de separar recursos financeiros e encaminhá-los para uso, e separar os recursos físicos necessários.

Tudo isso ajuda a priorizar processos e trazer mais qualidade para o que está sendo executado. Além de servir como uma determinação acerca do que se tem disponível para utilizar. Assim, em caso de necessidade, é mais fácil fazer novas solicitações ou trabalhar para angariar mais recursos.

Metas intermediárias a serem atingidas ao final de cada atividade

Os objetivos finais são importantes, mas é preciso determinar também metas intermediárias assim que cada atividade terminar. Estabeleça metas alcançáveis e mensuráveis, para possibilitar bons resultados e fazer com que a equipe não perca o fôlego pelo caminho.

É interessante compartilhar essas metas e seus resultados com a equipe, para que ela entenda também em que ponto está o plano de ação naquele momento. Descobrir, enfim, ao que deve dar mais atenção para que o objetivo final seja finalmente atingido.

Indicadores que serão usados como base no processo de avaliação de resultados, retroação e correção dos rumos da empresa

Por último, mas não menos importante, lembre-se de pautar seu plano de ação em indicadores. Eles devem ser divididos, durante o processo de avaliação de resultados, em pontos de evolução, retroação e correção dos rumos da empresa, para que você perceba quais foram seus efeitos no cenário atual.

Eles devem ser acompanhados e monitorados com frequência. É bom registrar um histórico completo por etapas e tarefas até chegar ao objetivo final. Dessa forma, ficará mais fácil entender o que é preciso mudar, melhorar ou manter em próximos planos, ainda que as situações de aplicação sejam diferentes.

Por isso mesmo, é importante elaborar um checklist com esses itens para avaliar se as ferramentas utilizadas foram efetivas em auxiliar na criação de um bom plano. A seguir, veremos uma série de práticas que permitem dar conta desses critérios e reduzem a lacuna entre o planejamento estratégico ideal e o realizado na sua empresa.

Quais são os erros mais comuns?

Ao pensar em como fazer um plano de ação, é preciso tomar bastante cuidado para não incorrer em alguns equívocos muito comuns, cometidos até mesmo por gerentes de projeto experientes. Entre outras palavras, as atividades abaixo são figurinhas carimbadas na lista de tropeços mais cometidos:

• concentrar muitas atividades em um curto espaço de tempo, sobrecarregando a equipe;
• superestimar os recursos disponíveis;
• ignorar passos importantes para o alcance dos objetivos finais;
• misturar a sequência de etapas;
• não detalhar suficientemente as atividades.

Então, melhor já ir pensando nas respectivas providências para não entrar para a estatística de insucesso, certo?

Como fazer um plano de ação?

Um plano de ação normalmente é realizado com a aplicação da técnica 5W2H, que consiste, em linhas gerais, na realização de um checklist de determinadas atividades, por meio das seguintes palavras-chave:

• What: o que será feito (etapas);
• Why: por que será feito (justificativa);
• Where: onde será feito (local);
• When: quando será feito (tempo);
• Who: por quem será feito (responsabilidade);
• How: como será feito (método);
• How much: quanto custará fazer (custo).

A partir daí, é possível seguir os seguintes passos para elaborar um plano de ação:

• definir onde se quer chegar (objetivo);
• compreender e saber transmitir aos colaboradores por que esse objetivo deve ser alcançado;
• materializar os caminhos para atingir os objetivos por meio de metas que devem ser definidas em conjunto com a equipe (administração por objetivos);
• elaborar uma lista de ações para cada meta, o que pode ser feito com técnicas de compartilhamento de ideias, como o brainstorming;
• preparar um cronograma com prazos bem delimitados para a conclusão de cada etapa por cada membro da equipe;
• atribuir as responsabilidades, delegando tarefas (quem será responsável por fazer cada atividade e a quem se reportará?);
• alocar recursos, delineando detalhadamente o total e quanto há de verbas para a consecução de cada atividade (lembre-se de que escopo, prazo e recursos são fundamentais para o sucesso de qualquer projeto);
• identificar possíveis problemas, fazendo um diagnóstico completo de tudo o que pode dar errado ao longo do processo (pode ser conseguido, por exemplo, com a matriz SWOT);
• desenvolver estratégias para acompanhar a evolução, monitorando o progresso permanentemente;
• implementar efetivamente o plano.

Como fazer um plano de ação com a PDCA?

Como os cenários vêm mudando de forma cada vez mais rápida, a gestão precisa lidar com as dificuldades e com a possibilidade de o plano perder validade com o passar do tempo. Isto é, se gradativamente a realidade para a qual a estratégia foi pensada muda, aos poucos, o plano de ação perde sua fatualidade e torna-se inadequado para orientar os colaboradores.

Para lidar com esse desafio, os processos de retroalimentação e ajuste são fundamentais. É preciso atuar com rotinas para perceber o que acontece no momento e, com o aprendizado, melhorar a estratégia continuamente, a fim de manter a eficácia no longo prazo.

Nesse modelo de trabalho, o circuito PDCA se mostra uma ferramenta indispensável porque estabelece um conjunto simples de etapas para nutrir a tomada de decisão com feedback. A partir de então, os responsáveis podem realizar adaptações periódicas, sempre com o diagnóstico mais recente da situação, além de padronizar acertos e corrigir erros.

A aplicação consiste em dividir as atividades em quatro etapas. Veja abaixo.

Planejar (to plan)

Analisar cenários e estabelecer objetivos, metas, estratégias, ações, indicadores etc.

Execução (to do)

Colocar o plano em funcionamento, cumprindo as diretrizes propostas.

Checagem (to check)

Acompanhar e controlar a execução, cobrando o cumprimento dos padrões e levantando dados sobre o desempenho do plano de ação.

Ajustar (to adjust)

Adaptar o plano para corrigir erros e padronizar acertos, bem como para lidar com mudanças de cenário.

A ideia é que as quatro etapas sejam repetidas diversas vezes até que o objetivo esteja concluído. A cada ciclo, o plano é melhorado com feedbacks importantes para manter sua validade diante das circunstâncias e torná-lo mais efetivo.

Quais são as melhores práticas para fazer um plano de ação?

Ao lado das ferramentas, existem uma série de ações simples que podem contribuir com os planos da sua empresa. O objetivo deste tópico é apresentar 6 dicas nesse sentido. Confira!

Elabore um plano de ação do princípio

Estabeleça as diretrizes mais gerais do projeto antes de começar, como os itens da 5w2h já mencionados. A partir deles, será possível delimitar o que é importante nos demais planos e alinhar objetivos gerais e específicos. Muitas vezes, as pessoas só pensam no planejamento quando os problemas já foram implementados, e o ideal é se antecipar.

Coloque o plano de ação no papel

Utilize-se de elementos para visualizar o plano fora da sua cabeça. Pode ser um documento de texto, planilha, mapa mental, rascunho ou qualquer recurso que você se sinta à vontade para trabalhar as informações. Com isso, além de liberar sua memória, você facilita o compartilhamento das informações com colegas.

Tome cuidado com estimativas

Seja moderado ao pensar as condições para que o plano de ação concretize os objetivos. O excesso de otimismo é um dos fatores que mais levam a estratégias descoladas da realidade. Logicamente, sempre procure embasar as estimativas em dados.

Trabalhe a gestão da mudança

Considere quais são os incentivos e como engajar os colaboradores. O motivo é que mudanças causadas por novos planos, como reorganização de times, alterações de rotinas e fixação de metas, geram resistência, e você precisará de uma estratégia para enfrentá-la.

Não se torne o gargalo do projeto

Distribua responsabilidades e delegue tarefas. Especialmente na gestão de projetos, se todas as ações precisarem da atuação direta do líder, o andamento estará constantemente bloqueado à espera de uma decisão. O segredo é mesclar a atuação do gerente com a autonomia dos colaboradores para que o fluxo só seja interrompido quando for imprescindível.

Estabeleça objetivos claros

Cuide para que as diretrizes sejam claras. Para isso, é comum a aplicação da metodologia SMART, segundo a qual toda meta deve ser específica (specific), mensurável (measurable), atingível (attainable), relevante (relevant) e temporalmente definida (time-based).

Outra dica é organizar as metas em um diagrama no modelo do balanced scorecard, a fim de tornar compreensível as relações de causa e efeito entre os objetivos relacionados ao aprendizado e crescimento, processos internos, clientes e finanças.

Qual a importância de um software de gerenciamento?

É bastante improvável que um gestor consiga controlar todas as variáveis com a excelência desejada sem o auxílio de um software de gestão de projetos. Afinal, uma solução em gerenciamento de projetos automatiza algumas tarefas do cotidiano, disparando lembretes de prazos, mostrando por meio de um dashboard se há membros da equipe ociosos ou sobrecarregados, qual o atual percentual de dispêndio de recursos, quais são as previsões estatísticas de custo total do projeto e assim por diante.

Receber dados sobre a evolução do time em tempo real e dispor de relatórios com análise de indicadores de desempenho são enormes diferenciais que separam a adivinhação fracassada da execução de excelência. Além disso, ao utilizar o PDCA, as atividades de checagem e ajuste serão facilitadas pelas informações obtidas com a tecnologia.

Outro ponto importante é a disponibilidade. Se houve uma mudança no plano, é importante que todos os profissionais tenham acesso à alteração, ou não seguirão na direção correta. Ter uma comunicação centralizada e compartilhada facilita o trabalho.

Pense, portanto, o software como a ferramenta para realizar a gestão da informação em todas as etapas, do planejamento ao ajuste com base em feedbacks.

Como aplicar o plano de ação no planejamento e gestão da empresa?

Tanto como fazer um plano de ação, é importante entender as suas aplicações em uma empresa. Assim, os profissionais podem ser mais efetivos e evitar o erro de transformar o planejamento em mera formalidade.

Adapte o plano ao nível

Um primeiro ponto é sempre considerar a abrangência. Existe o uso em nível estratégico, tático e operacional. Além disso, mesmo projetos podem ter planos mais gerais, como o do princípio, e mais específicos, como aqueles voltados para cumprir etapas específicas do cronograma.

Alinhe planos gerais e específicos

Outro é buscar a sintonia entre diferentes níveis de planejamento. Não dá para o plano de ação estratégico seguir a direção “A”, o RH treinar para “B” e a gestão de projetos aprovar propostas voltadas para “C”.

Faça ajustes incrementais

Por fim, ao aplicar o plano de ação, é importante realizar ajustes para manter a validade. No entanto, é preciso tomar cuidado com a forma. Se você altera um plano geral, automaticamente, influenciará os específicos. Logo, melhore pouco a pouco para não correr o risco de quebrar o sistema.

Ao utilizar a ferramenta com esses cuidados e com as diversas práticas descritas ao longo do conteúdo, saber como fazer um plano de ação será um importante acréscimo às suas competências de gestor e à sua capacidade de gerar valor para a empresa. Portanto, avalie suas necessidades no momento, defina recursos disponíveis e comece a construir o seu plano quanto antes para melhorar resultados e alcançar objetivos que farão toda a diferença para o desenvolvimento da empresa.

Então, o que você achou deste artigo? Para receber em seu e-mail mais dicas como essas e outras novidades interessantes sobre o assunto, assine nossa newsletter!

O gerenciamento é fundamental em qualquer segmento. É comum que em um primeiro momento a prática seja diretamente ligada às áreas de engenharia, indústria ou desenvolvimento de softwares, mas também é muito presente a gestão de projetos no setor da saúde.

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos e técnicas na elaboração de atividades para atingir objetivos específicos. Ela é essencial a qualquer empresa que lide com processos e etapas complexas. Assim, podemos dizer que é por meio dessa organização que as fases deixam de ser atividades burocráticas e se tornam ações produtivas.

Para entender melhor como aplicar um planejamento estratégico no setor da saúde e qual a importância desse processo, continue lendo este conteúdo.

Como a gestão de projeto pode ser aplicada no setor da saúde?

Os avanços tecnológicos incentivam, cada vez mais, os setores a se atualizarem e se adequarem aos novos procedimentos e ferramentas disponíveis para otimizar o tempo, reduzir custos e melhorar a qualidade dos serviços. Em consonância com outras áreas, o setor da saúde cresceu e se desenvolveu no Brasil, necessitando de metodologias mais adequadas para dinamizar os novos projetos.

Nesse setor, há muitas demandas específicas, como a forma de relacionamento entre cliente e empresa (que se dá por meio da equipe médica e paciente), organização da área financeira, qualidade de serviço (que está diretamente ligada ao tempo de espera), entre outras peculiaridades. Portanto, podemos dizer que o gerenciamento de projetos nessa área vai além da dinâmica de criar um projeto, desenvolvê-lo, implementá-lo e mensurar seus resultados.

A gestão de projetos no setor de saúde se faz importante, pois evita que clínicas, hospitais e consultórios utilizem técnicas obsoletas sem padrões, como usar papéis para o preenchimento de solicitações, pedidos de exames, anamneses e prontuários. Além da prática estar defasada, ela também traz insegurança aos dados do paciente.

Por apresentar fluxos complexos, o gerente da área hospitalar não deve apenas cobrar prazos e controlar cronogramas. Ele precisa envolver os profissionais e aplicar o gerenciamento técnico em conjunto com a vivência da rotina hospitalar, para que os métodos não atrasem ou atrapalhem os procedimentos. Mas, em contrapartida, os atendimentos não podem ser realizados de forma aleatória sem padronização.

Quais os benefícios da gestão de projetos no setor da saúde?

É importante utilizar a gestão de projetos no setor de saúde para que haja padrões de atendimento, andamentos administrativos e organização de feedbacks. Ao implementar esse gerenciamento, o administrador compreende as etapas do planejamento estratégico — iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento — e analisa as ferramentas disponíveis que facilitarão as tomadas de decisão.

O guia PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), por exemplo, traz práticas que podem ser implementadas na área médica, demonstrando habilidades, ferramentas e técnicas que atendem aos requisitos solicitados. Veja quais os benefícios ao utilizar a gestão aplicada no setor da saúde.

Melhora da comunicação entre os stakeholders

Os stakeholders são as peças-chave envolvidas no processo. Se a comunicação já é primordial para o desenvolvimento de um projeto em áreas da engenharia e indústria, imagine no setor da saúde.

No caso do segmento industrial, uma falha de comunicação pode ocasionar o atraso de cronograma e perda de insumos, por exemplo. Contudo, na área da saúde, isso pode significar a entrega de um exame errado, dosagem incorreta de medicação ou um atraso em uma medida emergencial. Por isso, ao gerenciar bem essa área, a comunicação fica integrada e toda a equipe tem acesso às informações, sem intermediações.

Simplificação de tarefas

Sem o uso de um software e ferramentas adequadas, tarefas simples, como a liberação de consultas e ordens de pagamentos, podem sobrecarregar um colaborador que ficará preso a uma tarefa totalmente burocrática e demorada. Assim, o gerenciamento de projetos aplicado ao setor de saúde automatiza e simplifica tarefas, deixando os colaboradores mais livres para tratarem de demandas que precisam de cuidado e avaliação.

Investimento em melhorias

O mercado traz diariamente novidades e melhorias que facilitam os processos internos. Assim, é importante que o gestor hospitalar esteja atento a essas possibilidades e invista em melhorias para seus setores. Gerenciar projetos na área da saúde não se refere apenas à automação de processos, ela melhora ações importantes para que o serviço principal não seja afetado por demandas administrativas.

Foco na qualidade

Com um mercado extremamente competitivo no segmento hospitalar, é preciso investir em melhorias contínuas alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. É importante visar o lucro e também a excelência de atendimento, já que o setor exige eficiência e eficácia. Portanto, com a gestão, é possível otimizar processos e focar na qualidade dos atendimentos e serviços que devem ser uma das metas norteadoras de sucesso.

Implementação dos melhores métodos

Há várias metodologias dentro da área de gestão e de administração. Cada empresa e setor se adapta melhor a um tipo de técnica ou cada projeto pode demandar um método específico. Assim, ao gerir a saúde com métodos aplicáveis, fica mais fácil identificar quais projetos podem se beneficiar com o Scrum, metodologia híbrida ou Kanban, por exemplo.

Como um software de gerenciamento de projetos pode ajudar?

A gestão da saúde envolve processos administrativos complexos e por isso exige uma gestão estratégica para alcançar metas visando o lucro, sem perder a excelência do serviço. Assim, o gestor de projetos deve desenvolver e monitorar planos, analisar recursos, criar políticas e auditar os serviços.

Para facilitar essa organização, é importante empregar um software de gerenciamento de projetos. Com a ajuda de uma ferramenta específica, fica mais simples efetuar a gestão de pessoas, compartilhar tarefas, delegar atribuições e mensurar o número de atendimentos e a qualidade do serviço.

O software da Project Builder, por exemplo, facilita o planejamento, identifica com agilidade os recursos disponíveis, otimiza as tomadas de decisão e aumenta a produtividade.

Portanto, implementar a gestão de projetos no setor da saúde é investir em práticas modernas e guiar equipes simplificando tarefas com ajuda de ferramentas. Com o uso de soluções tecnológicas, hospitais e clínicas alcançam resultados melhores, reduzem custos e padronizam processos.

Se você gostou do nosso conteúdo e não quer perder nenhuma novidade, assine nossa newsletter!

No universo corporativo, seria bastante interessante que todos tivéssemos mentores, isto é, pessoas mais experientes que orientam, direcionam e nos fazem refletir sobre nossas ações. Mas, como nem sempre isso é possível, existem outras práticas que podem contribuir para o nosso aperfeiçoamento: é o caso do benchmarking em gestão de projetos.

Basicamente, o benchmarking é uma estratégia que visa identificar as melhores práticas do mercado e trazê-las para a realidade da empresa, adaptando o aprendizado para que ele se torne um diferencial competitivo.

Na gestão de projetos, ele é fundamental para que você aprimore a performance da sua equipe continuamente, tornando seus projetos mais eficientes e elevando a qualidade das entregas realizadas.

Quer saber mais sobre o tema e como o benchmarking permite ao negócio ter mais eficiência no gerenciamento das etapas de cada projeto corporativo? Leia o post até o fim e saiba mais!

Benchmarking em gestão de projetos: por que fazer?

Ter uma metodologia própria de gestão de projetos não garante que todos os processos, ações e decisões serão sempre os mais acertados. Os projetos corporativos envolvem um grande número de pessoas, o que facilita a criação de um ambiente com trocas ineficazes de avisos, gargalos e atrasos na execução de cada etapa.

Além disso, pode haver outros profissionais, inclusive dentro da sua própria empresa, desenvolvendo maneiras mais eficazees de fazer aquilo que você tem dificuldades. Se não existir um mecanismo para propagar essas boas práticas, a companhia perderá a oportunidade de aproveitar melhor seus recursos e conseguir bons resultados em médio e longo prazo.

Por isso, o gestor deve ter um grande cuidado no modo como planeja seus projetos e executa sua rotina de gestão. A empresa precisa contar com um conjunto de estratégias que auxiliem os profissionais a trabalhar de modo integrado, inovador e eficiente. Junto a isso, é importante garantir que riscos sejam evitados e problemas corrigidos rapidamente.

O processo de benchmarking se insere nesse cenário. Ele dá para os times uma estratégia robusta e bem estruturada a fim de encontrar as melhores práticas para o negócio, a partir do seu perfil e das suas demandas particulares.

Se bem executado, o benchmarking causará uma grande mudança no ambiente corporativo. Os projetos estarão mais alinhados com as tendências do mercado e, com isso, a empresa conseguirá ser mais eficaz e competitiva e ter uma elevada taxa de sucesso em seus projetos.

Quais são os tipos de benchmarking que a empresa pode realizar?

O benchmarking é um processo aplicado em ambientes que vão além da gestão de projetos corporativo. Justamente por isso, hoje existem quatro tipos de benchmarking muito comuns no mercado. Conheça suas principais características abaixo!

Interno

O benchmarking é um processo voltado para o ambiente corporativo. Nele, a companhia deve observar as melhores práticas de cada setor e, conforme for necessário, disseminar essas rotinas em outras áreas.

A execução do benchmarking interno envolve todos os setores e demanda uma profunda comunicação entre as áreas. A organização precisa estar envolvida, de modo unificado, na busca por práticas que possam ser replicadas.

Além disso, há a necessidade de os gestores abrirem espaços para que os profissionais possam inovar e testar novas ideias. Dessa forma, novas práticas de alta qualidade poderão ser executadas mais facilmente.

Competitivo

Esse é um tipo de benchmarking voltado para as empresas que atuam no mesmo setor do negócio. No benchmarking competitivo, a companhia observa os concorrentes e busca compreender as práticas existentes que os tornam, em alguns cenários, mais competitivos.

Se o benchmarking interno demanda uma comunicação interna ampla, o competitivo demanda que a companhia esteja atenta às principais técnicas e tendências do seu setor.

Seja por meio de conferências, seja por busca manual por dados, a empresa precisa garantir que seus profissionais estejam em consonância com as melhores práticas do mercado e, alinhado com técnicas internas, contribuam para colocar a companhia à frente da concorrência.

Processual

Esse método de benchmarking envolve processos específicos da companhia. Eles devem ser comparados entre as práticas de outros setores e empresas, para que seja possível criar um cenário de mais qualidade e eficiência.

O ideal é que esse modelo seja aplicado sempre que a companhia detectar que alguma prática interna não atende às demandas mínimas de qualidade exigidas pelo setor, pelos parceiros comerciais ou pela própria empresa. O gestor deve verificar a possibilidade de realizar mudanças a partir do exemplo de outras companhias e suas estratégias de execução de rotinas semelhantes.

Genérico

Esse é um modelo de benchmarking mais abrangente. Nele, a empresa compara suas práticas com as de outras empresas em vários setores, ainda que eles não estejam ligados diretamente aos processos e às especialidades da organização.

Em outras palavras, o benchmarking genérico busca compreender como empresas, de um modo geral, executam suas rotinas. Para isso, a pesquisa realizada deverá considerar qualquer companhia que tenha abordagens operacionais que possam ser úteis para as demandas internas, ainda que elas não prestem serviços ou produzam mercadorias semelhantes ao negócio.

O objetivo final de qualquer processo de benchmarking é sempre aprender com outras experiências e transformar esse aprendizado em insumo para melhorar a própria performance dos seus projetos, levando em consideração as características da sua empresa e dos clientes finais.

Com esse aprendizado, que deve ser contínuo e sistemático, você será capaz de:

• rever processos e otimizá-los;
• conhecer seu mercado e seus concorrentes;
• aperfeiçoar a atuação da sua equipe;
• elevar a produtividade e reduzir custos.

Ele também contribuirá fortemente para que sua equipe se sinta motivada e capaz de superar desafios, já que outros setores ou empresas já conseguiram.

Quais são os problemas de gestão de projetos que podem ser resolvidos com benchmarking?

Todo projeto apresenta determinadas dificuldades que podem acabar por impactar o trabalho da equipe. É importante que o gestor tome cuidado para evitar esses riscos criando medidas preventivas e realizando uma análise contínua para sempre corrigir problemas, caso eles ocorram.

O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, por exemplo, traz como principais dificuldades das empresas:

• cumprimento de prazos (60,2%);
• mudanças constantes no escopo (43%);
• falhas na comunicação entre os profissionais (40,1%);
• um escopo não definido adequadamente (39,5%);
• problemas que levam ao não cumprimento do orçamento (28,3%).

A lista de dificuldades continua. Contudo, neste post, vamos nos ater aos cinco principais desafios enfrentados pelas organizações em gerenciamento de projetos para que você entenda como o benchmarking pode ser uma prática saudável para sua empresa e, é claro, para seus projetos.

Confira abaixo como essa estratégia permite ao negócio vencer os maiores desafios do processo de gestão de projetos!

Problemas no cumprimento de prazos

O cumprimento de prazos é algo fundamental na rotina do gestor do projeto. Em situações nas quais o time não está aderente ao cronograma, os custos aumentam, seja por baixa performance dos times, seja por elevado número de erros ou falhas na gestão dos times. Quando isso ocorre, a rentabilidade e a satisfação dos stakeholders do projeto caem drasticamente.

Se sua empresa nunca consegue entregar os projetos no prazo ou até entrega, mas a qualidade se vê afetada, é hora de parar para analisar o que está acontecendo. Você pode usar o benchmarking para comparar as ferramentas utilizadas tanto pela sua equipe quanto por outras, a fim de controlar os cronogramas de projetos de um modo mais eficaz e alinhado com as demandas dos clientes.

O benchmarking também pode ser utilizado para reavaliar sua metodologia de gerenciamento de projetos com base nas usadas por seus concorrentes. Assim, haverá uma compreensão de como eles conseguem manter o time aderente ao escopo de cada iniciativa.

Além disso, essa estratégia pode auxiliar o gestor a rever como sua equipe está se organizando para realizar as atividades. Muitas vezes o sucesso está bem próximo, você só precisa mudar seu ponto de vista sobre determinada prática — e isso o benchmarking em gestão de projetos ajuda a fazer com bastante eficácia.

Mudanças constantes no escopo

Alterações constantes no escopo podem ser fruto de um projeto complexo, inserido em um ambiente de mudanças frequentes. Elas exigem um tratamento diferenciado para que você não se veja em situações difíceis de serem tratadas, em que o projeto é mudado excessivamente, elevando custos e prazos.

Para quem costuma desenvolver projetos em cascata e passa por esse problema, uma boa alternativa seria adotar metodologias ágeis de gerenciamento de projetos. Porém, antes de mudar completamente sua atuação, você pode se utilizar do benchmarking para escolher a melhor estratégia para o negócio.

Faça uma análise de mercado para ver como seus concorrentes estão desenvolvendo os mesmos tipos de projetos, quais metodologias e ferramentas utilizam e como se posicionam frente as dificuldades.

Isso dará um referencial para o empreendimento, que conseguirá identificar possíveis caminhos para melhorar sua política de gestão de escopo e, assim, ter mais facilidade para planejar e executar as etapas em um ambiente robusto e flexível na medida certa.

Comunicação

Processos comunicacionais são um problema para a maioria das empresas, ainda mais em grandes projetos. Quando os times não têm boa comunicação, falhas se tornam mais frequentes e equipes buscam objetivos pouco semelhantes e entram mais em conflitos.

Por isso, muitos gestores consideram isso algo complexo. Ainda assim, existem algumas empresas que conseguem se sair esplendidamente em situações do tipo com o apoio de novas tecnologias e estratégias de gestão.

Se você tem problemas em otimizar a comunicação em seus projetos ou fazer com que as pessoas alimentem e retroalimentem os sistemas de comunicação, pode lançar mão do benchmarking genérico. Em outras palavras, o gestor pode buscar as melhores práticas de qualquer empresa do mercado que tenha níveis ótimos de excelência em comunicação.

O benchmarking genérico permite ao gestor aprender sobre melhores canais de comunicação com stakeholders, como transformar a informação de modo que ela seja facilmente compreendida e como monitorar o entendimento das pessoas sobre o que está sendo comunicado.

Se bem executada, essa estratégia dará para o negócio as bases para encontrar um processo de gestão bem estruturado e que evite conflitos e falhas na comunicação. Dessa forma, todos ficarão mais alinhados e capazes de atingir os mesmos objetivos.

Escopo inadequado

Problemas de mudança de escopo também podem ser resultado de um escopo mal definido. E isso quer dizer que você — e sua equipe — não entenderam realmente o que o cliente final precisa. Como consequência, o planejamento será menos eficaz e capaz de buscar os objetivos de modo claro.

Nesse sentido, você pode realizar benchmarking para entender como outras empresas ou setores da sua própria conduzem os processos de elaboração de escopo.

A adoção de uma checklist, de entrevistas com os clientes e de pesquisas mais aprofundadas sobre os problemas do seu público podem fazer toda a diferença na definição de escopo. Certamente, há alguém no mercado que faz isso com muita qualidade.

Não cumprimento do orçamento

Esse problema não impacta somente o projeto, mas também a credibilidade da sua equipe junto aos clientes. Quando você dimensiona os custos de um projeto e passa o orçamento para o cliente, ele espera que esses valores sejam realistas e calculados da forma correta.

Se sua promessa não é cumprida, o cliente deixa de confiar em você. Por isso, é fundamental encontrar melhores formas de fazer a orçamentação dos projetos, utilizando ferramentas mais precisas, estimando os custos com maior precisão e baseando-se em dados confiáveis.

O benchmarking pode servir para que você encontre projetos semelhantes, dentro e fora da sua empresa, e, com base neles, faça estimativas mais coerentes. Além disso, você pode descobrir metodologias de cálculo mais precisas, ferramentas auxiliares e até profissionais ou empresas especializadas que oferecem suporte para essas práticas no mercado.

Há quem pense que benchmarking é uma ferramenta do marketing, exclusiva para identificar melhores práticas para a promoção e a divulgação de produtos e serviços. Mas ele é muito mais do que isso, é um instrumento de melhoria contínua que pode e deve ser utilizado no gerenciamento de projetos para que você encontre um roll de melhores práticas que sejam totalmente adequadas ao negócio.

Portanto, sempre busque o benchmarking como uma forma de otimizar os processos de cada etapa de seus projetos. Além disso, tenha meios de tornar essa estratégia uma das bases para garantir que sua gestão de projetos esteja alinhada com as tendências do mercado. Isso tornará o negócio mais competitivo, inovador e livre de falhas operacionais.

O investimento em sistemas de gestão de projetos também é uma forma de tornar os seus projetos mais eficazes. Se você quer saber como isso ocorre, fale com um de nossos consultores!

O ponto principal do sucesso de um projeto é a elaboração de um planejamento bem estruturado e a organização na hora da execução. Como isso envolve muitos fluxos de trabalho e pessoas responsáveis por eles, o ideal é utilizar recursos que ajudem na sistematização das tarefas. É aí que entra o conceito da matriz de responsabilidades.

No artigo de hoje, vamos falar mais sobre esse assunto, explicando os conceitos, a aplicação e as vantagens que tal recurso pode proporcionar para as empresas. Continue com a leitura e fique por dentro do tema!

Afinal, o que é a matriz de responsabilidades?

A matriz de responsabilidades (ou matriz de designação de responsabilidades), também conhecida como Matriz RACI, é um instrumento muito eficiente. Seu principal objetivo é a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou projeto.

Sendo uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto, as atribuições de responsabilidades e funções devem ser formalizadas e documentadas, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. Tais definições devem estar intimamente ligadas à definição do escopo de um projeto.

Quais tipos existem?

A atribuição de uma função tem a ver com quem faz o quê. Já a atribuição de responsabilidades se refere a quem decide o quê. O registro dessas informações pode estar dentro do seu software de gestão de projetos ou em uma planilha, como no exemplo a seguir.

Independentemente de onde ficam tais informações, é fundamental que estejam disponíveis para toda a equipe e acessíveis ao longo do projeto. Dois exemplos dessas matrizes são:

1 – Para pessoas e Atividades

Neste caso, são listadas, nas linhas, as fases de um projeto ou as atividades de uma organização. Já nas colunas, temos a relação da equipe de trabalho. Como pode ser observado neste exemplo, com a utilização da matriz de responsabilidades, não há como se ter dúvidas das funções e das responsabilidades de cada membro da equipe.

Como pode ser observado neste exemplo, com a utilização da Matriz de Responsabilidades não há como se ter dúvidas das funções e das responsabilidades de cada membro da equipe.

2 – Para funções e Fases do Projeto

No exemplo acima, temos dois grandes grupos de colunas, que são: Atividades e Responsabilidades. A coluna de Atividades é subdividida em Fase e Descrição da Fase, já a de Responsabilidades é subdividida entre as ações necessárias (Consulta, Execução, Apoio e Aprovação). Nas interseções, são mencionados os membros da equipe responsáveis por tais ações.

Como ela pode ser implementada?

Como dito anteriormente, a matriz de responsabilidades é também conhecida como Matriz RACI. Nela, cada letra está ligada a uma atribuição diferente:

• R: responsável por realizar a tarefa (entregável);
• A: indivíduo encarregado da aprovação da atividade, que responderá pela demanda. Também chamado de autoridade;
• C: pessoa que é consultada sobre o processo;
• I: aquele que deve ser informado sobre a tarefa, por meio de avisos sobre a conclusão de um fluxo de trabalho.

Agora que já temos essas informações, podemos dizer que a criação da matriz é rápida e simples. Para isso, é fundamental listar as etapas do projeto nas linhas e colocar os integrantes das equipes (ou as funções) nas colunas.

A partir daí, basta relacionar cada atividade a alguém específico, utilizando as letras para determinar as responsabilidades. Só é preciso observar alguns aspectos básicos, que ajudarão na implementação correta:

• estabelecer um limite de executores (R) para cada tarefa;
• para atividades mais complexas, o ideal é dividi-la em outras menores e mais simples de serem finalizadas — lembrando de atribuir os responsáveis por cada uma delas;
• cada processo deve ter apenas um prestador de contas (A);
• sempre ter um RACI para cada linha criada na matriz.

Vale ressaltar que as atribuições relacionadas na estrutura devem estar diretamente ligadas ao escopo do projeto. As equipes, por sua vez, precisam ser inseridas nos processos de discussão e nomeações das tarefas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e possíveis conflitos.

Quais benefícios podem ser alcançados com a sua utilização?

Ferramentas e metodologias são excelentes aliadas de um gestor de projetos. Elas auxiliam desde a gestão do tempo até questões mais complexas, envolvendo o desempenho das equipes, por exemplo.

Da mesma forma, o papel da matriz de responsabilidades é o de apoiar o gerenciamento dos projetos, mas ela vai além da definição das pessoas encarregadas por cada fluxo de trabalho. Entre as principais vantagens proporcionadas, podemos citar:

Formalização das responsabilidades

Quando não se tem uma formalização das responsabilidades, cria-se uma confusão a respeito de quem é o verdadeiro dono de determinada tarefa. Ou seja: não se sabe qual pessoa responderá pelos resultados alcançados — sejam eles positivos ou negativos.

A consequência disso é ter problemas para realizar avaliações individuais eficazes ou oferecer feedbacks precisos e relevantes para os colaboradores. A matriz de responsabilidades se torna a solução para essas questões, à medida que registra a distribuição das tarefas e responsabilidades de cada profissional dentro do projeto.

Entretanto, o ideal é avaliar quais são as competências de cada um, de forma que a designação ocorra de acordo com os pontos fortes. Assim, evita-se o risco de selecionar um profissional que não possui determinada habilidade para executar uma atividade.

Divisão clara de atividades (sem pessoas multitarefas)

A partir do momento em que se pode visualizar todas as atividades que precisam ser realizadas e atribuí-las a cada membro da equipe de maneira estruturada, não há a sobrecarga de trabalho para algumas pessoas. Evita-se, também, que outras recebam menos responsabilidades — o que cria um desequilíbrio e o risco de haver conflitos, ou mesmo a desmotivação de alguns colaboradores, que podem se sentir prejudicados.

Assim, torna-se possível eliminar o desperdício de tempo na definição das responsabilidades e otimizar o tempo dos funcionários envolvidos. Além disso, há uma definição clara de quais são os limites entre as responsabilidades — o que quer dizer que se sabe exatamente quando termina o papel de um para começar o do outro.

Melhor rastreamento de informações

A gestão das informações é fundamental para o processo de tomada de decisão. Sem uma boa organização, dificilmente se consegue acompanhar todos os aspectos que são relevantes para o projeto. Sendo assim, é recomendado documentar os dados e organizá-los, evitando perdas e facilitando a localização deles.

O papel da matriz de responsabilidade é facilitar o rastreamento. Ela aponta quem são os responsáveis pelas tarefas, que podem ser procurados para repassar as informações que não foram documentadas, ou esclarecer dúvidas sobre determinado fluxo de trabalho.

Ainda assim, existem algumas questões que são mais difíceis de serem formalizadas e monitoradas utilizando somente a matriz. Para elas, o ideal é poder contar com um software de gestão de projetos — que auxilia na organização e pode dar suporte na criação de indicadores de desempenho, por exemplo.

Resolução de pequenos problemas

A falta de comunicação (ou uma comunicação inadequada) entre os colaboradores acarreta problemas que podem afetar o desempenho das equipes. Como resultado, é possível que até mesmo os resultados dos projetos e o alcance dos objetivos sejam prejudicados.

Uma das principais questões relacionadas a esse ponto é a dúvida a respeito de quem procurar quando ocorre uma falha. Essa interrogação surge em decorrência da falta de uma definição formal de quem são os responsáveis pelos processos.

Por meio da matriz de responsabilidade, fica claro quem faz o quê e, como consequência, quem são os profissionais que devem ser consultados em caso de dúvidas, tomadas de decisão ou execução de tarefas. Dessa forma, é reduzido o risco de que pequenos problemas ocorram.

Melhora do controle de prazos

Mesmo os projetos mais simples possuem funções diversificadas e uma quantidade considerável de atividades que precisam ser concluídas. Assim, uma boa gestão de processos se faz necessária para integrar pessoas e atividades, a fim de alcançar objetivos em comum.

Nesse sentido, a matriz de responsabilidade pode ajudar da seguinte forma:

• divisão e priorização das fases, de acordo com a relevância e a urgência que possuem para o projeto;
• otimização do monitoramento da execução das tarefas — já que se sabe, com precisão, que são os responsáveis por elas;
• maior eficácia na implementação de pequenas melhorias;
• melhora do processo de documentação das estratégias e dos desvios que ocorrem durante o projeto;
• aumento do comprometimento dos envolvidos, em decorrência da formalização das responsabilidades e do registro das informações.

No que diz respeito à melhoria do controle de prazos, quando se alinha o cronograma do projeto à matriz de responsabilidades, especifica-se tanto as atribuições das tarefas (determinando seus responsáveis) quanto o prazo que se espera para a entrega de cada fase. Assim, além de ficar claro o andamento das atividades, o gestor pode acompanhar melhor a possibilidade de atrasos, redimensionar recursos e classificar novas urgências.

A utilização da Matriz RACI em um projeto é uma excelente maneira de distribuir responsabilidades entre os colaboradores, formalizar as atribuições e documentar as informações. Tudo isso garante uma comunicação mais clara e fluida ao longo do projeto e evita possíveis conflitos — questões que são essenciais para o sucesso de um projeto.

O que achou deste artigo? Suas dúvidas a respeito da matriz de responsabilidades foram esclarecidas? Aproveite e assine a nossa newsletter agora mesmo para receber, em primeira mão, outros conteúdos relacionados à gestão de projetos!