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Quais são os grupos de processos segundo o PMBOK?

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O mundo corporativo atual necessita cada vez mais de projetos que atendam a certos requisitos em termos de prazo, custo, qualidade e escopo. Não é difícil encontrarmos projetos com prazos arrojados e custos extremamente controlados.

Para conseguir atender às expectativas dos clientes, muitos gestores de projetos utilizam o guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) em seus empreendimentos. O PMBOK, publicado pelo PMI (Project Management Institute), é um guia baseado em processos que devem ser realizados durante todo o ciclo de vida de um projeto.

O PMBOK reúne as melhores práticas utilizadas na gestão de diversos projetos ao redor do mundo. Além de ideias inovadoras, o guia é uma espécie de enciclopédia da gestão de projetos. É válido ressaltar que o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia que não determina como os projetos devem ser gerenciados, mas sim demonstra um conjunto de conhecimentos e técnicas que funcionaram em projetos semelhantes aos seus.

Mas, você sabe quais são os grupos de processos segundo o PMBOK? Se não, continue a leitura deste artigo e descubra!

Grupos de processos de iniciação

Os processos de iniciação são utilizados para formalizar o início do projeto ou de uma nova fase de um projeto existente. Oficialmente, é aqui que é dado o “start” em um projeto.

Caso se tenha um projeto subdividido em diversas fases, em cada uma delas deve-se abordar os termos dos grupos de processos de iniciação. Nesta fase, é preciso ressaltar que o início de um projeto só deve ser realizado após a obtenção da autorização dos responsáveis, devidamente documentada e arquivada.

Nesse processo, a definição do escopo e a liberação dos recursos financeiros iniciais para se começar o projeto são realizadas. Além disso, nessa fase se tem a possibilidade de avaliar se o projeto deve ser interrompido, continuado ou adiado.

Grupo de processos de planejamento

O grupo de processos de planejamento é um dos processos mais complexos que existem. Ele é responsável pela avaliação de todas as variáveis que comporão o projeto e suas tratativas até o seu encerramento.

Independentemente do tipo de projeto a ser realizado, as principais variáveis que são tratadas no planejamento são o escopo, o cronograma, os custos, os riscos e a qualidade do produto.

O planejamento do projeto é uma etapa que deve ser realizada de forma contínua e progressiva. Durante a execução das atividades, mais informações serão coletadas e, assim, será possível refinar como será a execução das etapas adiante, principalmente nos quesitos prazo, custo e qualidade.

Um planejamento bem realizado é capaz de definir o caminho crítico, economizar recursos, prever os principais riscos e garantir que todo o processo de execução ocorra da melhor maneira possível. O ato de se pensar previamente em como executar um empreendimento também é fundamental para que se criem soluções e métodos executivos inovadores, facilitando a materialização do que foi proposto.

Após a definição de um cronograma detalhado, será possível realizar uma estimativa dos principais custos a serem despendidos. Quando bem realizada, a etapa de planejamento se torna uma excelente fonte de informação para a confecção do orçamento.

Outrossim, o planejamento será crucial para que o gestor possa conhecer o empreendimento em sua totalidade, tendo ciência de todas as etapas e fases, podendo interferir positivamente na delegação de tarefas e na tomada de decisões.

Grupo de processos de execução

É neste processo que ocorre toda a execução e atingimento dos objetivos propostos pelo projeto. Todo o trabalho que foi definido no plano de gerenciamento do projeto é executado nessa fase.

O grupo de processos de execução é o principal responsável por consumir a maior parte do orçamento e tornar real o que foi imaginado e preconizado pelos sponsors.

Pode-se dizer, inclusive, que a execução é uma das fases mais importantes de todo o projeto. Além da materialização de todo o empreendimento, essa fase é fundamental para a avaliação do projeto, atualizar o planejamento, rever os riscos e, se necessário, mudar alguns planos do gerenciamento.

Grupo de processos de monitoramento e controle

No monitoramento e controle, os processos são construídos para garantir a execução do projeto dentro do que foi planejado, medindo e reportando aos principais stakeholders.

O monitoramento e controle é a etapa na qual é realizado o acompanhamento, a revisão e o controle do progresso e desempenho do projeto. Todas as áreas afetadas devem ser identificadas, avaliando a necessidade de mudanças. Caso sejam necessárias, as mudanças devem ser realizadas o mais rápido possível, evitando que todo o projeto seja prejudicado.

Um exemplo clássico onde se deve realizar o monitoramento e controle é na gestão dos riscos. Os riscos de um projeto podem ser alterados mediante algumas mudanças sutis em diversas áreas diferentes. Fatores mercadológicos, ações da natureza, decisões governamentais e o simples andamento das atividades podem alterar a ordem de prioridade dos riscos, podendo prejudicar ou beneficiar a sua gestão.

Portanto, é primordial o monitoramento e controle da matriz de riscos de um empreendimento. Porém, deve-se lembrar que um risco é uma condição incerta, podendo ser positiva ou negativa. Dessa forma, é necessário maximizar as oportunidades e mitigar as ameaças, buscando sempre o melhor cenário possível.

Grupo de processos de encerramento

O grupo de processos de encerramento é responsável por formalizar o final do projeto ou de uma fase, e registrar as lições aprendidas para uso futuro.

A formalização do encerramento de um empreendimento, ou de uma etapa do mesmo, ocorre devido à criação de uma série de documentos. São necessários a aceitação do cliente e do patrocinador, além de uma revisão pós-projeto.

Outro documento que deve ser produzido, e que será de grande valia tanto para você quanto para sua empresa e para os demais stakeholders, são as lições aprendidas. É imprescindível que se documente as principais estas lições, visando utilizá-las em projetos e/ou situações semelhantes no futuro.

O guia PMBOK é um dos materiais mais utilizados para gerenciar projetos ao redor do mundo. Porém, as melhores práticas podem não ser suficientes para garantir uma gestão efetiva e satisfatória em um projeto.

É interessante utilizar softwares voltados para esse setor. A automatização dos principais processos, a constante análise dos indicadores mais importantes e o fato de ter todas as informações na palma de sua mão são vantagens consideráveis.

Além da tecnologia, é necessário que os gestores busquem sempre novos conhecimentos e habilidades, procurando estar sempre atentos às inovações e modernizações disponíveis. Assim, é possível sair na frente dos concorrentes e mostrar o seu valor como profissional, alavancando sua carreira e se tornando um gerente de projetos de sucesso.

O que achou do nosso artigo? Se interessou pelo assunto? Que tal começar os novos conhecimentos agora mesmo? Leia nosso artigo sobre Scrum e PMBOK e descubra se é possível combiná-los.

comunicação interna

Como usar a comunicação interna para gerir melhor sua equipe?

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Empresários e gestores reconhecem a necessidade de buscar diferenciais competitivos em suas gestões, de modo a conquistar maior produtividade e melhores resultados, e assim, manter a competitividade das empresas diante de uma concorrência cada vez mais acirrada. E, neste sentido, a qualidade da comunicação interna é, sem dúvida, um destes diferenciais. Afinal, a comunicação interna serve para informar e, principalmente, engajar os colaboradores, equipes e setores, aos objetivos corporativos.

Um sistema de comunicação interna eficiente e organizado pode influenciar positivamente diversos elementos desta gestão, como nos índices de produtividade, no desempenho individual e coletivo, nos níveis de motivação e comprometimento, na retenção de talentos, nas taxas de rotatividade, no desenvolvimento dos profissionais e na formação de times mais fortes e competentes. Por isso, é fundamental administrar todo o fluxo de informações, de modo a criar condições favoráveis para uma gestão transparente e assertiva.

O papel dos gestores na comunicação interna

É preciso lembrar ainda que os gestores têm papel importante no processo de comunicação interna, sendo responsáveis por implementar uma gestão mais próxima e humanizada — em que a colaboração, a participação e a troca de ideias sejam sempre incentivadas. Neste caso, é necessário frisar que a extroversão, a simplicidade, a humildade e o interesse pelo diálogo são características marcantes dos líderes genuínos.

Na verdade, os gestores devem ser também bons comunicadores. Dessa forma, cabe às empresas a identificação e a preparação de suas lideranças. O coaching e o mentoring são boas alternativas para o desenvolvimento de competências essenciais à comunicação interpessoal, como a empatia, a escuta ativa, a persuasão e a capacidade de argumentação.

Além disso, existem alguns treinamentos específicos, direcionados à oratória, à apresentação e à interpretação de linguagem corporal que podem favorecer as mudanças no desempenho dos líderes, junto às suas equipes.

No entanto, é fundamental que os gestores invistam no aprimoramento contínuo para que o aprendizado passe a ser uma iniciativa pessoal e não apenas uma obrigação corporativa.

As fraquezas de um sistema de comunicação interna

Quando a comunicação interna não é eficiente, vários problemas surgem, ameaçando os negócios. E o primeiro sinal é uma queda significativa no rendimento das equipes. Conheça agora as principais fraquezas de um sistema de comunicação e como evitá-las.

Avaliação da abrangência dos canais internos de comunicação

A qualidade da comunicação interna depende muito da abrangência dos canais utilizados, que devem atingir a todos os colaboradores, transmitindo as informações com clareza e com agilidade.

Assim, é importante avaliar e aperfeiçoar os meios atuais, apostando também nas soluções tecnológicas já disponíveis. Além de newsletters, e-mails oficiais, jornais, intranet e até mesmo o tradicional mural de avisos, é possível adotar uma rede social colaborativa, chats e aplicativos, centralizados em uma única plataforma.

Porém, esse sistema deve considerar o tamanho e a localização das equipes de trabalho para que os aportes sejam proporcionais ao retorno esperado.

Adequação da linguagem e do conteúdo

Outro ponto a ser analisado é a correta adequação da linguagem para cada público-alvo, garantindo que a mensagem seja compreendida claramente e respeitando a sigilosidade e confidencialidade dos dados.

O conteúdo também precisa ser útil e de fácil absorção. Além disso, a frequência, o formato e o objetivo de cada divulgação devem ser observados, evitando o trânsito de informações dispensáveis.

Desvinculação da estratégia corporativa

Algumas empresas ainda falham ao comunicar a sua estratégia corporativa. Assim, há uma ruptura na gestão e um desperdício do capital humano. Por isso, é essencial criar um fluxo de informações eficaz, capaz de transmitir com clareza quais são os objetivos macro e evidenciar o desdobramento destes objetivos em metas.

Dessa forma, gestores e equipes podem entender o que deve ser feito, por meio da definição de prioridades e da condução de novos projetos alinhados às reais demandas da empresa.

Subutilização do sistema de comunicação interna

O sistema de comunicação interna também precisa ser bem explorado — inclusive, para complementar os programas de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores. Por meio da distribuição de notícias, artigos, e-books, cursos e palestras online, é possível incentivar o aprendizado, a criatividade, a inventividade e a busca por novas oportunidades para o negócio.

Virtualização da gestão de pessoas

A comunicação interna é uma ferramenta indispensável para a gestão de pessoas, mas não pode estar baseada exclusivamente em um sistema virtual de transmissão de dados. Neste ponto, o feedback precisa fazer parte do dia a dia das empresas.

Por meio de conversas estruturadas, o gestor pode elogiar o desempenho, reconhecer o talento e também corrigir comportamentos e performances insuficientes. Essa mesma preocupação deve cercar as reuniões gerenciais, já que os encontros com o time são momentos ideais para reforçar os entendimentos, esclarecer dúvidas, ouvir sugestões e direcionar os trabalhos.

Influência no clima organizacional

Outro aspecto a ser tratado é a influência positiva da comunicação no clima organizacional. O compartilhamento de informações sobre a situação da empresa, a concorrência, as novas tecnologias, as oportunidades de mercado e, em especial, os desafios a serem superados fortalece a relação de confiança entre líderes e liderados. Além disso, a comunicação interna é imprescindível para um ambiente mais integrado e produtivo.

A comunicação interna na gestão das equipes

Analisando todos esses efeitos, é fácil perceber a importância de uma comunicação interna dinâmica, planejada para eliminar barreiras, conectar colaboradores, suportar a estratégia corporativa e apoiar a conquista dos principais objetivos.

Além disso, a comunicação interna é fundamental para uma gestão ativa — direcionada à atração, à retenção de talentos e ao aumento da produtividade —, pois, por meio de um sistema eficiente, é possível divulgar metas e acompanhar indicadores, monitorar pendências, garantir a compreensão de todos sobre os objetivos corporativos, capacitar e atualizar as equipes, direcionar o os recursos humanos, minimizar os impactos negativos das crises e ainda construir equipes multidisciplinares e motivadas.

De fato, todos esses fatores são determinantes para a manutenção da competitividade e para a expansão dos negócios. Por isso, é preciso garantir condições adequadas para que a comunicação interna flua sem obstáculos em tempo real e atinja a todos os colaboradores.

Neste ponto, além da presença constante do líder, é importante contar com soluções tecnológicas para agilizar os contatos e facilitar a disseminação das informações. Deste modo, é mais fácil assegurar a interação entre os profissionais, a eficiência dos processos e a agilidade na tomada de decisões.

Esse tipo de gestão é capaz de fomentar uma cultura corporativa com foco em colaboração e resultados por meio de profissionais mais comprometidos e engajados. Assim, descubra como melhorar a comunicação na equipe em 5 dicas!

projeto on-line

Projeto on-line: simplesmente mais rápido, mais fácil e mais eficiente

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Vivemos em uma época de oportunidades ímpares para a inovação, não é verdade? Com o advento da internet, o crescimento da relevância das redes sociais e a verdadeira revolução causada pela computação em nuvem e pelas tecnologias open source, o custo tanto de desenvolvimento como de implementação de soluções se torna cada vez mais baixo.

No entanto, os índices relacionados a projetos bem-sucedidos não melhoraram proporcionalmente: a maioria, infelizmente, ainda fracassa. Segundo dados do Chaos Report 2009, do Standish Group International, houve, na verdade, uma queda no percentual dos êxitos, atingindo apenas 32% dos trabalhos concluídos dentro do prazo, do orçamento e com recursos e funções previamente acordados. De acordo com essa mesma pesquisa, 44% dos projetos se atrasaram e estouraram o orçamento, enquanto os outros 24% foram cancelados antes mesmo de sua conclusão. Alarmante, não concorda?

Pois foi exatamente pensando nesse cenário nada favorável que resolvemos preparar este artigo, a fim de explicar um pouco mais sobre o que de fato é a gestão de projeto on-line e como sua implantação pode atuar de forma relevante no sucesso dos trabalhos da sua organização. Ficou curioso? Então confira agora mesmo:

Começando pela definição de projeto on-line

A gestão de projeto on-line nada mais é que a centralização de todos os dados de um trabalho — ou mais — em um ambiente web, que automatiza as principais rotinas de gestão de projetos por meio de uma plataforma geralmente bastante colaborativa. A virtualização desses projetos normalmente se dá com o apoio de um software já testado, de renome no mercado, ou de um programa próprio, desenvolvido pelo departamento de TI da empresa. A adoção de uma ferramenta on-line já consolidada ou o desenvolvimento interno de um sistema é um importante passo na busca da maturidade empresarial, tornando a gestão de projetos mais profissional e otimizando processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento de projetos.

O Project Builder, por exemplo, foi desenvolvido justamente pela demanda de um cliente que desejava levar as informações de seu MS Project para um ambiente colaborativo, uma vez que trabalhava com profissionais geograficamente distribuídos. Até fizemos um estudo recente com nossa base de clientes e identificamos que, ao se utilizar o Project Builder, tem-se uma economia de cerca de 20 minutos por dia — por cada membro da equipe — e 10 minutos diários diretamente relacionados ao gerenciamento de projetos por gestor. Assim, ao adotar a gestão de projetos on-line, gera-se uma economia de tempo extremamente significativa ao longo de um ano. Caso queira quantificar a economia real que sua área de projetos pode conquistar, utilize nossa calculadora de ROI!

Passando pelos controles arcaicos

Aqui na Project Builder não nos cansamos de ser surpreendidos por empresas de grande porte gerenciando carteiras milionárias com controles extremamente arcaicos — como planilhas eletrônicas manuais, software instalados localmente ou até mesmo única e exclusivamente pelo combo e-mail mais memória dos envolvidos e telefone. Tudo bem que esses métodos até funcionam — apesar de não muito bem —, permitindo o controle dos projetos em muitas empresas. Seu maior problema é, no entanto, a exigência de um esforço muito maior para levar a resultados efetivos, gerando um grande risco de se utilizar informações incorretas na tomada de decisão, além de, nesses moldes, a governança ser limitada, uma vez que não se controla o acesso e a edição das informações.

Considerando que, no quesito departamento de projetos, o maior custo da companhia é o salário dos gestores e dos especialistas, qualquer economia no tempo de gestão e na concreta execução dos projetos já pode representar uma ampliação na capacidade de execução de trabalhos simultâneos e na otimização de recursos humanos, permitindo, assim, um melhor acompanhamento da alocação dos recursos e uma melhor utilização dos especialistas da empresa.

Incluindo a segurança de acessos

Na gestão de projetos on-line, os dados ficam centralizados em uma única ferramenta, sendo que cada usuário acessa as informações por meio de uma identificação pessoal. Assim, o administrador do sistema pode controlar o que cada um dos perfis de usuário pode ou não pode acessar ou fazer, garantindo a plena segurança das informações.
Um maior controle nessa área garante um constante monitoramento de dados sigilosos e estratégicos, assim como o rápido rastreamento e a devida correção de erros típicos de distribuição e armazenamento. Isso sem contar a facilidade gerada pelos backups automáticos, que permitem resgatar e recuperar informações dentro de um determinado período. Lembra-se da última vez em que perdeu sua planilha? Pois em um ambiente on-line isso poderia ser facilmente evitado ou até revertido!

Chegando à agilidade na tomada de decisões

Outro grande benefício da gestão de projetos on-line é relativo a seu caráter imediato. Uma vez que os membros da equipe atualizam as informações sobre a execução dos trabalhos em tempo real, a agilidade na identificação de uma possível crise ou no reconhecimento de uma grande oportunidade torna o processo — e, consequentemente, a empresa — mais dinâmico e ágil, possibilitando uma tomada de decisões cada vez mais assertiva.

Como quem gerencia projetos normalmente concentra seu tempo em duas tarefas centrais — a coleta de informações sobre a execução do trabalho e a distribuição dessas informações para todos os envolvidos —, com tudo acontecendo no mesmo ambiente, já se automatiza pelo menos 50% da empreitada. No Project Builder, por exemplo, à medida que os membros da equipe executam registros, o gerente do projeto é notificado e pode acompanhar, em tempo real, o avanço do plano rumo à sua conclusão.

Fechando com a automatização da comunicação

Por meio de um software on-line de gerenciamento de projetos, a comunicação deixa de ser reativa — sendo necessária uma ação após o corrido —, passando a ser proativa — durante o ocorrido, sem a necessidade de ação corretiva. Essa simples mudança torna a comunicação automática, avisando sobre as atividades devidamente concluídas, as tarefas que, na verdade, deveriam ter sido concluídas, mas não o foram, e relatando paralisações e a ocorrência de eventos importantes — como marcos e reuniões que se aproximam.

Toda essa revolução nos processos torna a colaboração mais dinâmica e permite que o gerente de projetos se concentre no que realmente importa e, normalmente, é negligenciado, como o desenvolvimento dos membros da equipe, a geração de feedbacks construtivos, o registro de lições aprendidas e o monitoramento da evolução dos riscos, por exemplo.

Viu só como levar sua gestão de projetos para o ambiente on-line — e, consequentemente, em tempo real — é um passo fundamental a ser dado por toda e qualquer companhia? Como já falamos no passado, é muito importante começar com o pé direito e preparar bem a empresa para adotar uma boa metodologia de gestão de projetos.

Aqui na Project Builder já ajudamos algumas empresas a mudarem seus modelos de gestão de projetos. É o caso da revista Seleções, que tinha um desafio muito grande pela frente: coordenar os lançamentos das campanhas executadas por diferentes departamentos da companhia. Substituindo, com a adoção do PB, uma grande planilha eletrônica, foi possível liberar os colaboradores previamente encarregados de atualizar esse enorme formulário e de buscar informações para que passassem a focar exclusivamente no sucesso das campanhas — você pode conhecer mais sobre o case nesse vídeo!

Agora comente aqui e nos conte quando pretende investir na gestão de projetos on-line! E se precisar de algum tipo de ajuda, bata um papo com um de nossos consultores! O artigo foi útil? Então o compartilhe com seus contatos! Já imaginou que pode muito bem existir um gerente de projetos perto de você precisando dessas informações?

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gestão de tempo

Veja 8 ferramentas para melhorar a gestão de tempo para projetos internos

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O tempo é um dos principais indicadores de um projeto. Conseguir finalizar um empreendimento dentro do prazo acordado, cumprindo todas as metas e marcos estabelecidos é um desafio e tanto para os gerentes de projetos! É por isso que as boas práticas na gestão de tempo são cruciais para que o gestor possa organizar e planejar suas ações.

Isso se torna ainda mais importante quando tratamos de projetos internos, devido ao fato de sempre estarmos mais preocupados com o cliente externo do que com o cliente interno.

Mas você deve estar se perguntando: afinal, como ter uma gestão de tempo eficiente e duradoura? Continue a leitura desse texto e veja 8 ferramentas para melhorar a gestão do tempo para projetos internos.

1. Utilize agendas e calendários

Por mais antiquado que possa parecer, o uso de agendas ainda é uma excelente maneira para um profissional se organizar e planejar melhor o seu dia a dia. Caso você não se adapte a uma agenda de papel, tente utilizar os recursos que temos nos smartphones e tablets.

Além do uso de agendas, é interessante utilizar os mecanismos de calendários, definindo os horários dos principais compromissos. Dessa forma, o profissional conseguirá coordenar melhor o seu tempo, sabendo exatamente quando marcar reuniões e qual tempo terá para a execução de cada uma das tarefas sob sua responsabilidade.

2. Promova reuniões produtivas

As reuniões são extremamente necessárias no ambiente de projetos, principalmente em projetos internos. Porém, algumas reuniões são demasiadamente longas e completamente improdutivas. Esse tipo de reunião é prejudicial para o cronograma, fazendo com que vários profissionais percam horas de trabalho preciosas.

Sendo assim, sempre que for convocado para uma reunião ou sempre que desejar realizar uma, pense na sua efetividade. Caso o encontro seja realmente necessário, prepare-se e participe das principais discussões. Caso não seja, sugira trocá-lo por relatórios eficazes ou, quem sabe, um e-mail explicando tudo que seria exposto.

3. Busque uma comunicação efetiva

A comunicação empresarial é um dos principais causadores de fracassos nos maiores projetos ao redor do mundo. Ruídos no processo de comunicação podem ser altamente prejudiciais.

Para evitar tais danos é imprescindível que o gerente de projetos certifique que a comunicação empresarial não tenha nenhum gargalo. Numa comunicação por e-mail, por exemplo, é fundamental certificar que a pessoa receptora recebeu o e-mail e, mais importante ainda, se ela compreendeu toda a mensagem descrita.

Após conferir isso, o gestor terá certeza que a comunicação foi bem realizada e não afetará a execução do empreendimento. O uso de softwares pode facilitar o gerenciamento da comunicação, evitando que ocorram grandes falhas nesse processo.

4. Utilize sistemas de videoconferência

Uma maneira de buscar reuniões mais produtivas e uma comunicação efetiva pode estar na utilização de sistemas de videoconferência. Esse tipo de tecnologia permite que reuniões sejam realizadas sem a necessidade da presença física de algumas pessoas.

Grandes empresas que possuem projetos em várias localidades, sejam cidades, estados ou países, devem usar a videoconferência. A implementação de softwares como o skype pode otimizar, e muito, a gestão de tempo. Pense nisso!

5. Tenha foco nas suas atividades

Hoje em dia é praticamente impossível trabalharmos sem a presença do nosso celular. Os smartphones se tornaram um recurso excelente para otimizar nosso tempo e nos ajudar a realizar nossas atividades.

Mas eles também podem representar uma grande fonte de distração. Redes sociais como Facebook, Instagram e Twitter, além do skype, citado anteriormente, podem tirar sua atenção, desviando o seu foco e interferindo na qualidade de seus serviços. Assim, você perderá um tempo incalculável, podendo prejudicar o projeto como um todo.

É importante também que você garanta que seus colaboradores tenham foco na execução das atividades. Restringir (e não proibir) o uso dos smartphones no ambiente de trabalho é uma excelente alternativa.

6. Seja organizado

A organização é fundamental para gerenciar melhor o tempo. Uma ferramenta que pode aumentar a organização de projetos internos são os sistemas que ajudam a catalogar conteúdos.

Sempre que necessário, os profissionais terão fácil acesso aos principais documentos e informações, de uma maneira fácil e intuitiva. Sejam documentos físicos ou digitais, a organização será primordial para o correto andamento das atividades e para a otimização dos processos.

7. Utilize planilhas de time-sheet

As planilhas de time-sheet são excelentes recursos para você implantar em seus projetos. Muitas vezes integradas a plataforma “google drive”, este tipo de planilha tem por objetivo demonstrar o tempo despendido pelos profissionais em cada atividade.

Cada um dos profissionais deve realizar o seu preenchimento no final de um dia de trabalho, listando os projetos em que trabalharam e quais atividades realizaram no dia em questão. A informação mais importante a ser preenchida é o tempo gasto em cada uma das atividades.

Dessa forma, o gestor de projetos terá ciência do andamento das principais atividades e, além disso, conseguirá determinar a produtividade e a efetividade dos profissionais, além de mensurar a qualidade dos produtos que estão sendo gerados por sua equipe.

8. Invista em softwares de gestão de projetos

Uma ferramenta que certamente vai melhorar a gestão de tempo e todos os demais processos do gerenciamento de projetos são os softwares voltados para a gestão de projetos.

É interessante buscar por soluções que sejam fáceis de operar e que proporcionem o aumento da produtividade, fornecendo informações valiosas que possam ser utilizadas no dia a dia. Afinal, não adianta nada visualizar as informações numa plataforma e depois não conseguir utilizá-las em outros locais, não é mesmo?

Outra funcionalidade que deve ser analisada antes de escolher um tipo de software são os principais serviços que ele oferece. Para otimizar o tempo, é vantajoso buscar opções que forneçam o acompanhamento dos indicadores de um projeto por consultores especializados, contando com a experiência e conhecimento de outras pessoas.

Pessoas que estão “de fora” do ambiente de seus projetos podem enxergar problemas e soluções que você não esteja percebendo. Além do tempo, todas as principais áreas de conhecimento da gestão de projetos serão beneficiadas, não é mesmo?

As ferramentas e dicas que fornecemos neste texto serão fundamentais para que um gerente de projetos possa ter equipes mais eficientes e, consequentemente, uma maior produtividade de todos os profissionais.

O uso da tecnologia será importantíssimo neste processo, mas não pense que um bom software será a solução de todos os seus problemas. Para que você seja reconhecido como um gerente de projetos de sucesso é valoroso que você busque também por novos conhecimentos e habilidades, aumentando assim o seu campo de atuação e a sua eficiência.

Gostou das dicas? Acha possível melhorar a gestão de tempo para projetos internos? Compartilhe este texto em suas redes sociais e mostre para seus amigos como você vai se tornar um gerente de projetos de sucesso!

Não complique demais as coisas!

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O mundo está caindo na minha cabeça! Os gerentes de projeto tendem a ser meio dramáticos às vezes. Precisamos ter a certeza de que todas as nossas bases estão cobertas e que há planos de contingência para tudo. Essa mentalidade geralmente resulta em sobrecarga de pensamentos e na reação exagerada sobre as coisas. Vamos ver um exemplo do que acontece quando complicamos demais uma situação e, em seguida, as sugestões de como manter as coisas simples, sem sacrificar o planejamento ou os cronogramas.

Estávamos no meio das negociações de contrato com um de nossos clientes para um novo projeto. Tínhamos feito negócios juntos durante anos, então foi muito bom para o andamento das coisas os acordos de não divulgação, de serviços profissionais, as instruções de trabalho, as alterações de declarações de trabalho e as ordens de serviço que serviram de parâmetros legais para o relacionamento. Cada vez que um novo projeto era proposto, todos esses documentos ressurgiam e eram revistos para que tudo permanecesse satisfatório.

Essa negociação, em particular, transcorreu um pouco diferente. O cliente contratou uma nova advogada, e ela se envolveu no processo. Depois de analisar a declaração de trabalho e a ordem de serviço relacionada, ela enviou o documento a um dos funcionários do cliente, dizendo que não gostou da forma como tais itens foram colocados juntos. Ela queria algo mais ao estilo do acordo original, que havia sido montado anos antes. Uma vez que fizéssemos isso, ela iria se reunir conosco para finalizar os detalhes.

Nós nos apavoramos! Por que ela queria no estilo original? Muita coisa aconteceu desde então. Novos serviços surgiram, definições haviam mudado, e os acordos antigos não eram mais uma representação precisa da relação. O que ela estava tentando fazer?

Fizemos diversas reuniões internas para tentar descobrir o que ela queria. Será que era voltar três anos antes e perder todo o caminho que tínhamos percorrido? Quais eram suas intenções? Todo mundo tinha uma teoria. Até uma contra-teoria. Passamos horas tentando identificar o que ela quis dizer com “voltar ao estilo original”. Consultamos o nosso próprio advogado para ter certeza de que estaríamos protegidos se voltássemos a esses contratos originais.

Marcamos uma reunião com ela para rever os acordos. Estávamos todos preparados para argumentar que não seria uma boa ideia voltar aos contratos originais. Após uma breve conversa, mergulhamos no “xis” da questão. Um dos meus colegas perguntou por que ela sentiu que o acordo original era um estilo melhor para se usar.

Então ela começou. Estávamos todos prontos para dar o bote assim que ela terminasse de falar.

“Ah”, ela disse. “Eu gosto do estilo original porque em vez de ter dois documentos você tem tudo em apenas um. É possível copiar e colar o segundo documento e combiná-lo com o primeiro?”

O quê? Era isso? Ela só queria que combinássemos dois documentos em apenas um? E sobre a intriga, teorias da conspiração e subterfúgios? E quanto a ela tentar nos iludir e nos mandar de volta três anos? O fato era que essa nunca foi sua intenção. Era tudo imaginação nossa. Nós complicamos demais as coisas de um jeito maior do que o necessário. Tudo o que ela queria era simplificar as coisas.

Não complique demais as coisas!

Não complique demais as coisas. Pessoas complicam as situações por inúmeras razões, e a maioria pode ser evitada!

  • Falta de comunicação – uma pessoa da empresa do cliente que nos trouxe o contrato de volta não foi muito clara sobre o que queria dizer. Tentou comunicar suas intenções, em sua linguagem corporal, ao recordar o que tinha lido e o que havia entendido. O equívoco introduziu uma complexidade que estava claramente fora de questão. Assim, ofuscamos ainda mais a situação com base em nossa compreensão limitada e errônea.
  • É fácil – pode não fazer sentido, mas é verdade: é fácil supercomplicar as coisas. Pense nisso. É preciso esforço para pedir esclarecimentos e tentar entender alguém. Provavelmente a pessoa sentada em frente à advogada não quis dar a impressão de que não tinha entendido o que ela quis dizer. Nós todos tomamos o caminho de menor resistência, assumindo ou imaginando coisas, e aceitamos isso. Estávamos preocupados com o prazo. Precisávamos mudar o acordo rapidamente. Gastaríamos tempo e esforço para voltar e pedir esclarecimentos, e teríamos atrasado o processo. Em retrospecto, isso não era uma boa idéia, mas manteve as coisas em progresso.
  • As pessoas gostam de um drama – o drama é, muitas vezes, inevitável. Algumas pessoas acham que é difícil levar as coisas a sério. Nada pode ser fácil para elas. Há sempre uma ‘pegadinha’ ou um outro ângulo que elas precisam observar. Essas pessoas têm a tendência de transformar algo que poderia ser relativamente simples em um emaranhado de confusão. Há espaço para esse tipo de pessoa no local de trabalho, porque você não pode sempre levar tudo a sério. No entanto, se não for devidamente acompanhada, ela pode se tornar incontrolável e prejudicial ao andamento do projeto.

Como evitar o excesso de complicações

Há uma série de coisas que você pode fazer para não complicar as situações. Minhas sugestões são as seguintes:

  • Não faça escândalo – se algo não acontece ou funciona do jeito que você espera, não exagere. Exagero é uma emoção. A emoção é contagiosa e infecta outros. Um grupo de pessoas emocionalmente contaminadas tem uma tendência a não pensar de forma clara e pode até mesmo contagiar uma multidão. Um grande grupo emocionalmente carregado só pode piorar as coisas e torná-las mais complexas. Sempre que você é confrontado com informações que não são o que você espera, dê um passo para trás e processe-as. Faça essa informação ter sentido em sua própria mente antes de ficar irritado. Isso ajudará a manter uma solução simples na vanguarda.
  • Não espere o pior – nós certamente esperamos o pior da advogada. Questionamos os motivos dela e achávamos que ela queria nos fazer mal. Esse não foi o caso. Ela só queria um formato mais fácil de ler. Isso está longe de ser o pior cenário. Há dois extremos em qualquer situação: o pior e o melhor. As chances são pequenas de você encarar um ou outro. Você provavelmente vai ficar em algum ponto entre os extremos. Tenha isso em mente (enquanto você não está exagerando) e isso vai lhe ajudar a não complicar as coisas.
  • Pergunte a eles – aqui está uma maneira infalível para não complicar as coisas: perguntar! Não há nada errado em pedir esclarecimentos para se certificar de que entendeu o pedido. Fiz isso inúmeras vezes, o que ajudou a outra pessoa a simplificar o pedido. Muitas vezes, eles não tinham essa noção, e ficaram felizes pela oportunidade de falar sobre isso e chegar a uma solução mais simples.
  • Mantenha os canais de comunicação abertos – manter os canais de comunicação abertos significa que você pode fazer perguntas a qualquer momento. Manter um relacionamento saudável significa que você não vai reagir imediatamente ao assumir o pior cenário. Isso exige esforço todos os dias, mas a recompensa vale a pena.

Para finalizar a história, nós copiamos e colamos um acordo como a advogada havia solicitado. Fechamos um projeto novo e excitante para trabalhar em conjunto. Acreditem em mim, nós mantivemos as coisas simples a partir desse ponto em diante!

Aprendeu por que é negativo que você complique demais as coisas? Compartilhe!!!

ociosidade de colaboradores

Ociosidade de colaboradores: de que maneira isso interfere na gestão do projeto?

Escrito por Braun em . Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Ociosidade de colaboradores: de que maneira isso interfere na gestão do projeto?

Você já refletiu sobre o que é a relação de trabalho? Sabe o que é a ociosidade de colaboradores? Basicamente, um profissional vende horas de trabalho em troca de um salário. Isso quer dizer que, para o funcionário, a ociosidade é uma coisa boa: ele ganha o mesmo valor, com menos esforço.

Já do ponto de vista da empresa, é um desastre, pois você obtém menos produtividade, com o mesmo custo. E o problema da ociosidade de colaboradores fica ainda maior quando se trata de um projeto, que, por definição, tem prazos para cumprir e data para ser encerrado.

Neste post, vamos explorar quais são os principais efeitos da ociosidade de colaboradores sobre a gestão de projetos e, ainda, apresentar dicas simples para acabar com esse problema.

Os efeitos da ociosidade de colaboradores

Subaproveitamento da capacidade dos membros da equipe

Um funcionário ocioso não é sinônimo de um funcionário ruim. Ele pode ser criativo, cheio de experiência, com uma formação invejável e, mesmo assim, apresentar ociosidade no trabalho. Quando isso acontece, você tem um cenário de subaproveitamento. Em outras palavras, não consegue extrair do profissional todo o seu potencial.

Aproveitando, lembre-se de que a ociosidade nem sempre é causada pelo indivíduo; ela pode ser causada por má organização da equipe, dos processos e do projeto em geral. Nós vamos retomar essa questão mais à frente.

Assimetria na divisão de tarefas

Se alguns colaboradores estão ociosos e, mesmo assim, o projeto continua avançando normalmente, é muito provável que haja assimetria na divisão de tarefas. Isso significa que, enquanto há ociosidade de um lado, há funcionários sobrecarregados do outro.

Nem é preciso dizer que esse tipo de situação é insustentável. Em algum momento, surgirão conflitos entre os membros da equipe, e aqueles prejudicados com a divisão “injusta” vão dar sinais de fadiga que afeta a performance.

Ruídos na comunicação

A ociosidade não afeta apenas a execução do trabalho; ela também pode se refletir na comunicação. Se o ócio está ligado a um problema de atitude do colaborador, ele eventualmente vai negligenciar a troca de informações com seus colegas e com o gestor.

Não podemos esquecer que, em um projeto, o fluxo adequado de informações é crucial para o andamento eficiente das atividades. Portanto, quando a ociosidade dos colaboradores afeta a comunicação entre a equipe, todo o trabalho é prejudicado. O problema sai do âmbito do indivíduo e começa a envolver os demais.

Atraso na entrega

Esse efeito é o mais óbvio, porém, um dos mais graves. A ociosidade pode afetar o cronograma do projeto, causando atraso na entrega. Essa demora, por sua vez, acarreta em custos extras e, em alguns casos mais extremos, a falha em atender o prazo pode até fazer com que todo o projeto se torne inútil.

Como evitar a ociosidade de colaboradores

Adotar um software de gestão de projetos

Os softwares de gestão de projetos são úteis para identificar a ociosidade de colaboradores – que é o primeiro passo para resolver o problema. Como esses softwares permitem acompanhar o progresso de cada etapa, basta um olhar para encontrar aquelas que estão paradas ou avançando muito devagar. Esse são os sinais básicos de ociosidade.

Para completar, é possível identificar o ócio antes que ele atrase definitivamente a entrega do projeto. Portanto, se você entende que prevenir é mais fácil do que remediar, vai querer adotar um software de gestão de projetos.

Entender a origem do ócio

Como já comentamos, existe o ócio que parte do indivíduo e existe aquele que é fruto da maneira como o projeto está estruturado.

Imagine um projeto no qual a Etapa A deve ser completada, antes que a Etapa B possa começar. Além disso, o gestor só permite que cada funcionário se envolva com a etapa que lhe foi delegada. Nesse cenário, é compreensível que o funcionário responsável pela Etapa B tenha que enfrentar um período de baixa produtividade — enquanto aguarda o colega da Etapa A terminar o próprio serviço.

Portanto, uma das maneiras de acabar com a ociosidade causada pelo projeto é criando fluxos de trabalho mais flexíveis e autorizando (ou estimulando) a colaboração entre os funcionários, independentemente das atividades ou etapas pelas quais são responsáveis.

Criar uma lista de atividades prioritárias

As atividades prioritárias são aquelas sem as quais o projeto não pode ser completado. Criar essa lista pode ajudar a manter a ociosidade sob controle porque, se alguma dessas atividades ainda está pendente, nenhum membro da equipe tem o direito de permanecer ocioso.

É uma questão de bom senso: por que o funcionário ficaria parado, quando há uma atividade importante para ser feita?

Dialogar com a equipe

Quando o ócio é resultado de atitudes individuais, o diálogo pode ajudar a resolver. Profissionais mais jovens podem não ter a percepção exata dos prejuízos que causam à empresa quando negligenciam a própria produtividade. Mais do que isso, eles podem não entender como o que é ruim para a empresa acaba, também, sendo ruim para eles mesmos. Se o gestor for transparente em relação aos efeitos da ociosidade, pode obter uma resposta muito positiva.

E se o diálogo não mudar nada? Nesse caso, seus colaboradores têm um problema de atitude realmente grave. Comece a refletir: será que você está realmente contratando profissionais sérios e motivados?

Contratar profissionais especializados

Mesmo que uma empresa tenha um gestor de projetos interno, contar com a ajuda de um profissional externo é uma boa ideia.

Quando a ociosidade de colaboradores se torna um problema, esse profissional — por exemplo, um consultor — garante que as críticas à equipe serão vistas como feedback imparcial. Do contrário, os funcionários que recebem esses feedbacks poderiam interpretar a situação como uma perseguição, como um ataque pessoal.

Partindo de um terceiro, é mais provável que o feedback seja aceito pelo que é: uma provocação para a melhoria.

Neste post, você entendeu quais são os efeitos da ociosidade de colaboradores, e também descobriu algumas dicas para enfrentar e resolver o problema. Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos e, claro, sobre soluções em software para essa finalidade? Então, entre em contato com a Project Builder!

gerenciamento de aquisições do projeto

Saiba por que você deve fazer o gerenciamento de aquisições do projeto

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O gerenciamento de aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK mais empregadas na gestão. Independentemente do porte do planejamento, essa administração está ligada à imagem do fornecedor, personagem de alta relevância para a realização dos projetos, seja fornecendo serviços ou recursos.

Surgindo como uma boa prática capaz de fazer com que o gestor se mantenha dentro dos objetivos do programa, o gerenciamento de aquisições atua na redução de impactos significativos para o cumprimento do planejamento.

Não são poucos os casos em que o fracasso de fornecedores de equipamentos, materiais ou serviços comprometeu a realização do projeto. Portanto, é preciso saber o que fazer para evitar problemas nesse relacionamento que é vital para o sucesso. Continue acompanhando este artigo para descobrir.

O que é o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições em projetos é um tipo de gestão que busca facilitar a construção e a manutenção das relações entre cliente e fornecedor. Nesse ponto, estamos falando de um relacionamento comercial sólido e equilibrado para que o projeto seja bem-sucedido.

Por conta do constante aumento da terceirização de serviços, a gestão das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais relevantes nas empresas. De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto abarca os procedimentos necessários para a compra ou aquisição de serviços, produtos ou resultados externos.

Nesse caso, seus principais envolvidos são:

  • vendedor: fornecedor, subcontratada, contratada, prestador de serviços ou fornecedor;
  • comprador: cliente, empresa compradora, contratante, órgão governamental, solicitante do serviço.

A centralização e descentralização das aquisições

A importância desse gerenciamento está expressa nas práticas de aquisições da organização. Dependendo de como a empresa define sua estratégia e organiza o próprio planejamento, é possível que a gestão seja conduzida de duas formas opostas: centralizada ou descentralizada.

Uma instituição acostumada com a centralização das compras, trabalhando com uma área central desenvolvida apenas para isso, toma a responsabilidade pelo gerenciamento de aquisições para todos os projetos que existem na organização.

Quando essa gestão encontra um caminho descentralizado, isso significa que é o gerente de projeto e a equipe engajada no gerenciamento que cuidam das aquisições referentes ao projeto em que estão trabalhando, sempre sob supervisão gerencial.

Sendo assim, o fluxo de gerenciamento desenvolvido pelo PMBOK é uma garantia extremamente útil na organização das etapas que asseguram o relacionamento forte com os fornecedores. Essa segurança se reflete como uma vantagem crucial nos escritórios de projeto que dão atenção aos processos, que dependem de laços bem amarrados com as partes interessadas.

Como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens obtidas por quem decide administrar as aquisições, usaremos alguns parágrafos para mostrar como a teoria se aplica à prática. Segundo o Guia PMBOK, existem seis processos incluídos na área de conhecimentos dessa gestão específica. Continue lendo para conhecer brevemente como elas funcionam e se relacionam entre si:

Planejamento de compras e aquisições

Essa etapa consiste na definição do que, como, quanto e quando adquirir, de modo que todas as entregas previstas na Estrutura Analítica de Projeto (EAP) sejam cumpridas devidamente.

Planejamento de contratações

Nessa fase, é elaborada uma especificação descrevendo em detalhes o trabalho a ser realizado ou os produtos a serem entregues. Ela precisa ser redigida de maneira que os fornecedores a serem consultados compreendam aquilo que será fornecido, e possam elaborar suas propostas de atendimento.

Solicitação de respostas de fornecedores

Nesse momento a solicitação de proposta e respostas é feita aos potenciais fornecedores. Vale lembrar que, ao coletar as respostas, o gerente já deve se analisá-las prevendo que a escolha da proposta mais vantajosa será feita, com base na aplicação dos critérios de avaliação obrigatórios e classificatórios.

Seleção de fornecedores

Assim que um fornecedor é selecionado, se inicia a fase da negociação. É ainda nesse momento em que são mantidas tratativas junto ao fornecedor em busca de melhorias nas condições técnicas e comerciais apresentadas.

Administração do contrato

Por fim, é gerado o contrato. Ele significa uma das saídas mais importantes do processo. Sua administração é tida como uma etapa crítica no gerenciamento de aquisições do projeto, já que qualquer falha poderá acarretar em impactos financeiros, técnicos ou mesmo legais.

Encerramento do contrato

Quando o contrato acaba, é feito um balanço geral para a confirmar:

  • se todas as obrigações financeiras provenientes do contrato foram liquidadas;
  • se todos os serviços e produtos foram entregues e aceitos segundo o contrato;
  • se os dados relativos ao contrato e à performance do fornecedor foram atualizados e arquivados;
  • se as lições aprendidas foram documentadas.

Os motivos para apostar o gerenciamento de aquisições do projeto

Apesar de você já ter lido sobre vários benefícios ao longo do texto, separamos um tópico para ressaltar quais são essas razões principais. Um dos grandes motivos pelo qual as organizações têm focado nesse processo, está na conclusão de que elas precisam diminuir os custos de insumos utilizados se quiserem garantir o sucesso dos projetos.

Para chegar em um lugar de competitividade no mercado é preciso ter muito mais do que apenas preços competitivos ou demandas intensas. O gerente de projetos que se coloca à frente precisa entender que a otimização dos processos é o acelerador da produtividade. Se estiver unida com a boa gestão de custos, o casamento será perfeito.

Além disso, não podemos nos esquecer de que o acordo estabilizado entre cliente e fornecedor é um dos objetivos mais fortes do gerenciamento de aquisições. Assim, a teoria aplicada à prática determina o que é necessário ser adquirido e de quem. Depois, ela analisa os fornecedores e seleciona quem mais importa, executando negociações, gerindo os contratos, pagamentos, entregas e encerramento.

Por fim, outra causa fundamental é o apoio no controle de mudanças quando necessário. Esse auxílio fica baseado em acordos, buscando sempre atender às necessidades do projeto e cumprir o regulamento entre os membros.

Como vimos no artigo, o processo de planejamento do gerenciamento das aquisições define saídas importantes e tem um papel importantíssimo na comunicação entre o cliente e fornecedor. Uma interlocução que merece cuidados especiais desde o primeiro contato até o encerramento contratual.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora de você tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a essa demonstração do Project Builder e descubra uma solução única capaz de alavancar sua administração.

furos no gerenciamento

Projeto Titanic: Pequenos furos no gerenciamento que podem fazer seu navio afundar

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Normalmente, pequenos erros na gestão empresarial e furos administrativos são os grandes vilões que fazem muitas empresas encontrarem dificuldades em seu caminho. Para evitar que isso aconteça, é preciso prestar atenção a alguns fatores determinantes e, dessa forma, reduzir os riscos. Pensando nisso, preparamos uma lista com 5 pontos importantes para evitar furos no gerenciamento de sua empresa. Vamos conferir?

1. Gerenciamento de projetos

Não elaborar nem controlar uma boa gestão de projetos poderá causar danos irreversíveis à saúde financeira da empresa e do próprio projeto. Tudo isso porque o planejamento ficará comprometido e, como consequência, questões financeiras e administrativas serão afetadas.

2. Utilização da tecnologia

A tecnologia é uma via de mão dupla. Não utilizar nenhum software de gerenciamento de projetos pode causar erros comprometedores para a empresa. No entanto, utilizar programas e aplicativos sem o conhecimento necessário poderá trazer dificuldades ainda maiores e os famosos furos no gerenciamento. O ideal é aprender sobre o programa antes mesmo de começar a utilizar. O erro por incompetência e imperícia é tão ou mais grave do que não usar nenhum programa específico.

3. Desempenho abaixo do programado

O desempenho e o cumprimento de prazos é muito importante. Talvez até mais do que os recursos envolvidos no projeto. Por isso que existe uma gestão de projetos, exatamente para adequar cada etapa do trabalho, tendo os prazos como principio fundamental para o sucesso e, assim, evitando os furos no gerenciamento e o baixo desempenho da equipe.

4. Distribuir tarefas

Querer centralizar todas as tarefas em uma única pessoa, seja em um gerente ou em gestor, é totalmente inviável. Delegar tarefas e distribuir a responsabilidade do projeto pode ser uma boa alternativa para cumprir os prazos e utilizar o recursos adequadamente.

5. Falta de conhecimento

A falta de conhecimento, especialmente sobre o guia PMBOk, por exemplo, pode fazer com que o projeto seja um fracasso. Além de procurar sempre se informar sobre a área em que você atua, contratar uma empresa que elabore um projeto de consultoria individualizada ou que proporcione um software de gerenciamento de projetos é uma ótima alternativa.

Tomando cuidado pra não cometer esses deslizes, você terá mais segurança de que seu projeto não está indo para o caminho errado. Se você conhece outros erros que podem levar sua empresa a afundar, compartilhe-os com a gente nos comentários abaixo!

palestras do ted para gerentes de projetos

7 palestras do TED obrigatórias para todo gerente de projetos

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Mundialmente conhecido por suas palestras fantásticas, os eventos do TED, alem de serem sem fins lucrativos possuem um importante objetivo: disseminar ideias. Desde ciência e tecnologia até as artes, são raros os temas que ainda não foram abordados em suas palestras – todas fornecidas gratuitamente em vídeo no próprio site.

O  universo do gerenciamento de projetos não fica de fora. Personalidades como Malcolm Gladwell, Dan Pink, Seth Godin já passaram pelos palcos do TED para trazer inspirações para pessoas e organizações de todo o mundo.

Veja a seguir 7 vídeos com insights valorosos de administração, liderança e motiva para quem está na linha de frente das empresas, buscando formas de conduzir melhor os seus times e projetos.

1 – As tribos que lideramos – Seth Godin

Seth Godin argumenta que a Internet acabou com o marketing de massa e ressuscitou uma unidade social do passado distante: a tribo. Fundada sob ideias e valores partilhados, as tribos dão poderes às pessoas comuns para liderar e provocar grandes mudanças. Ele nos encoraja a fazer o mesmo.

2 – Lidere como os grandes maestros – Itay Talgam

Um maestro encara um desafio de liderança: criar harmonia perfeita sem dizer uma única palavra. Nesta palestra encantadora, Itay Talgam demonstra o estilo único de seis grandes maestros do Século XX, ilustrando lições cruciais para todos os líderes.

3- Uma vitória improvável – A história desconhecida de Davi e Golias- Malcolm Gladwell

É um conto clássico de um azarão: Davi, um jovem pastor, munido somente de sua funda derrota e Golias, o guerreiro poderoso. A história já transcendeu suas origens bíblicas e se tornou uma metáfora comum para uma vitória improvável. Mas, pergunta Malcolm Gladwell:
– “Será que é disso mesmo que se trata a história de Davi e Golias?”

4 – O que nos motiva a trabalhar? – Dan Ariely

Ao contrário da sabedoria convencional, não é apenas dinheiro. Mas também não é somente a satisfação. Parece que a maioria de nós prospera ao fazer progressos constantes e ao sentir um senso de propósito. O economista comportamental Dan Ariely apresenta duas experiências esclarecedoras que revelam nossas atitudes inesperadas e cheias de nuance em relação ao significado em nosso trabalho. (Filmado em TEDxRiodelaPlata.)

5 – Quebra-cabeça da motivação – Dan Pink

Analista de carreira Dan Pink examina o quebra-cabeça da motivação, começando pelo fato que cientistas sociais sabem, mas a maioria dos gerentes não: recompensas tradicionais não são tão eficientes quanto pensamos. Escute histórias iluminadoras — e talvez, um caminho a trilhar.

6 – Os 8 segredos do sucesso – Richard Saint John

Por que as pessoas obtém sucesso? Por serem espertas? Por sorte? Não. O analista Richard Saint John condensa anos de entrevistas em uma imperdível apresentação de 3 minutos sobre os verdadeiros segredos do sucesso.

7 – Como grandes líderes inspiram ação – Simon Sinek

O círculo dourado de Simon Sinek é um poderoso modelo para uma liderança no mínimo inspiradora.
“Cada pessoa sabe o que faz, algumas sabem como eles fazem isso. Muito poucas pessoas e organizações sabem porque eles fazem isso”, diz.

empresa de pequeno porte

Gerenciamento de projetos em uma pequena empresa

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Num mercado de alta competitividade, em que várias empresas nascem e inovam a cada momento, é necessário buscar vantagens estratégicas. É preciso reduzir os riscos e maximizar as oportunidades em cada empreitada, seja a sua empresa de pequeno porte ou grande porte. Neste contexto, o gerenciamento de projetos é fundamental para realizar isto de maneira objetiva e planejada. Mas será que as rotinas e técnicas da gestão de projetos funcionam numa empresa de menor porte?

Nesse post você terá a resposta não apenas para esta pergunta, mas as principais características e os cuidados necessários para o gerenciamento de projetos em uma empresa de pequeno porte.

Uma pequena empresa tem suas particularidades

A primeira questão que é fundamental de se compreender, quando for implementar a filosofia de gerenciamento de projetos em uma pequena empresa, é que as tratativas não podem e não devem funcionar como numa grande empresa. Um negócio de menor porte tem menos recursos, menos funcionários e, por isso, precisa de um gerenciamento mais específico.

Da mesma maneira, uma grande empresa é mais lenta. Uma decisão deve passar, muitas vezes, por uma série de análises técnicas de diferentes áreas e por diversos gestores, o que torna-se uma vantagem para as pequenas empresas que conseguem tomar decisões e agir de forma mais rápida.

Use o benefício da agilidade

O gerenciamento de projetos numa grande empresa é mais engessado por um motivo: a grande quantidade de processos e funcionários pode fazer com que as coisas fujam do controle. Por isso é necessário planejar minuciosamente cada uma das etapas do projeto, dando pouco espaço para improvisos.

Se, por um lado, o fato de ser menor torna uma empresa mais vulnerável ele também a torna mais ágil. E um gestor de projetos deve saber aproveitar essa característica. Como o processo decisório é bem mais rápido, uma pequena empresa pode se ajustar muito mais rapidamente às condições do mercado. Por isso, os processos dentro de um projeto não podem ser tão engessados.

Uma ideia, numa grande empresa, pode demorar meses para ser implementada, pois precisa passar por avaliação de várias áreas, comitês, gestores, etc. Numa pequena empresa, a mesma ideia pode ser implementada em poucas semanas. O gerenciamento de projetos deve levar em conta esta velocidade e dar espaço para mudanças de rumo e implementação de novos processos mais eficientes.

Não se esqueça de que treinar os funcionários é imprescindível para o sucesso

Os funcionários de grandes empresas tendem a estar mais familiarizados com as técnicas de gerenciamento de projetos. Numa pequena empresa, especialmente se seus colaboradores não têm experiência em companhias maiores, os jargões e processos podem se tornar até mesmo incômodos. Por este motivo, é fundamental o treinamento dos funcionários.

É preciso explicar os benefícios do gerenciamento de projetos e como o próprio trabalho diário pode ganhar em eficiência, precisão e reconhecimento. Também é necessário explicar o aspecto técnico de cada uma das ferramentas e como elas afetam os processos e a empresa como um todo.

Em um post anterior damos algumas dicas para ajudar a preparar a equipe para adotar metodologias de gestão de projetos.

O planejamento é importante

Isto tudo não quer dizer que o planejamento deve ser descartado no gerenciamento de projetos de uma pequena empresa. Ela se beneficiará muito de uma estrutura, de um calendário do projeto, de um plano de avaliação de riscos, de relatórios de progresso e de um software de gerenciamento de projetos – principalmente ao lidar com múltiplos projetos, que exigirá do GP a alocação otimizada dos recursos. Estas ferramentas são fundamentais e aumentam a chance de sucesso dos projetos.

Porém, cada uma das ferramentas e a estruturação de cada um dos projetos deve sempre levar em conta a principal característica de uma pequena empresa: sua agilidade. Se, por um lado, ela é mais frágil a fatores externo, é também muito mais adaptativa e não pode perder sua agilidade por conta do engessamento. O projeto deve dar soluções rápidas tanto internamente (corrigindo processos, implementando novas idéias) quanto externamente (apresentando soluções rápidas aos clientes).

E você, possui alguma experiência com gerenciamento de projetos em pequenas empresas? Quais foram os maiores problemas enfrentados? Compartilhe sua experiência conosco. Vamos trocar ideias em busca da eficiência de gestão.

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