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Método GTD

Gerenciamento de tempo: veja como o método GTD pode ajudá-lo

Escrito por Braun em . Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de tempo: veja como o método GTD pode ajudá-lo

São cada vez mais comuns as reclamações sobre a dificuldade em conciliar os horários para realizar todas as tarefas do dia a dia. Muitas vezes, a falta de organização é um grande empecilho, já que a quantidade de obrigações vira uma bola de neve e atrapalha a produtividade. A melhor forma de resolver esse problema é apostar em ferramentas de gerenciamento de tempo, como o método GTD.

Essa ferramenta é uma ótima escolha especialmente para quem lida com grandes projetos. A sigla vem do inglês “getting things done”, que, em tradução livre, significa “fazendo as coisas acontecerem”. A metodologia foi criada pelo americano David Allen e descrita no livro que leva o mesmo nome. No Brasil, o título da obra foi traduzido como A arte de fazer acontecer.

Quer saber como aplicar o GTD na sua rotina? Confira a seguir e descubra como se tornar mais produtivo!

Como funciona esse método de gerenciamento de tarefas

A base do GTD é o esvaziamento da mente. A ideia é simples: ao tentar não esquecer as tarefas, a pessoa não se concentra no que está fazendo e ainda corre o risco de deixar passar algo importante.

Por isso, o primeiro passo da metodologia é anotar todas as obrigações em um local, como um bloquinho, sejam elas profissionais ou pessoais. Obviamente, não há a necessidade de usar especificamente um bloquinho. Pode ser uma agenda, um caderno, aplicativos de tarefas no celular ou o que for mais prático para você.

Quando todas as tarefas já tiverem saído de sua mente, analise cada uma delas e divida-as da seguinte forma:

Tarefas rápidas

Essas são as tarefas que podem ser realizadas em dois minutos ou menos. Também chamadas de tarefas ASAP (sigla para “As-Soon-As-Possible”, ou O Mais Cedo Possível, em português), as atividades dessa categoria podem ser executadas a qualquer momento, especialmente nas horas em que o profissional ficar instigado a procrastinar.

Projetos

Aqui você deve inserir todas as obrigações que podem ser divididas em vários passos. Se possível, você pode inserir a descrição, os resultados esperados e um prazo para cada projeto. E não se esqueça de sempre colocar uma etapa do projeto em sua lista de tarefas prioritárias, evitando que a ideia seja deixada de lado.

Espera

As tarefas que são classificadas em esperadas são aquelas em que há a necessidade de aguardar uma ação de terceiro para finalizar a atividade. É importante definir um prazo para essas rotinas, especialmente uma data para entrar em contato com a outra pessoa para buscar uma posição sobre o avanço da tarefa. Assim, você pode garantir que todos os envolvidos cumpram os prazos acordados.

Calendário

Você possui uma reunião ou evento em um dia específico? Ele deve ser marcado no calendário.

Esteja atento à maneira de organizar essa categoria. O calendário deve apresentar apenas as atividades que são sensíveis a atrasos. Tudo aquilo que não possui uma data certa pode ser incluída na categoria de próximas ações.

Algum dia

Aqui vão todas as tarefas e projetos que você quer realizar, mas não tem um prazo definido para isso. Aqui podem ser inseridas as atividades que, por alguma razão, não são adequadas à lista de próximas ações ou à de projetos.

Em outras palavras, nessa categoria são incluídas todas as atividades que podem ser executadas um dia, mas que, por alguma razão, não serão executadas em um futuro próximo.

Porém, esteja atento à necessidade de revisar essa lista regularmente para evitar que projetos que possam ser executados agora jamais sejam colocados em prática.

Próximas ações

Nesse ponto é inserido tudo que não é tão urgente a ponto de ser feito no mesmo momento, mas deve ser resolvido. Esteja atento aos processos que estão nessa categoria, pois ela deve ter uma rotatividade maior do que as outras. Caso contrário, isso pode indicar uma tendência a acumular rotinas e gerar atrasos.

Referências

Links, livros e outros documentos que sirvam como ajuda para outras tarefas estão neste item. Mantenha essa lista organizada e, se possível, utilize tags. Assim, ficará mais fácil identificar para qual atividade uma referência serve.

Uma vez elencadas, comece pelas tarefas rápidas e execute-as no mesmo instante. Faça disso um hábito diário, para começar o dia eliminando vários itens da sua lista de obrigações. As tarefas rápidas não devem ser deixadas justamente por isso: são processos fáceis de serem solucionados e que, diante disso, não precisam ocupar um longo espaço na nossa agenda.

Eliminadas as tarefas rápidas, elas podem ser esquecidas. Isso é algo que alivia a mente e dá mais foco nas atividades seguintes. Depois, chega o momento de partir para as demais obrigações.

Programe-se para que os projetos e as ações sem prazo não acabem interferindo nos processos com data. Reuniões e eventos devem ser executados sem atrapalhar em outras rotinas e nos prazos do seu dia a dia.

As bases do método GTD

O GTD deve ser visto como um sistema para organizar tarefas. Ele não estabelece normas sobre como cada processo deve ser executado, mas sim a maneira que você deve classificar suas rotinas para ter um foco maior naquilo que é importante. Na base de tudo isso, existem cinco pilares, que são:

Captura de ideias

Registre todas as suas ideias, atividades recorrentes e projetos. Seja em um aplicativo mobile ou em um caderno, mantenha o registro em uma ferramenta que melhor se adapta ao seu perfil de trabalho.

O importante, nesse caso, é que a barreira de uso da ferramenta de registro deve ser a menor possível. Ela deve estar moldada de tal forma que, assim que for necessário, você conseguirá criar uma tarefa ou anotação com o máximo de agilidade possível.

Clareza de rotinas

Tenha transparência e saiba fazer bons registros, com objetividade e detalhamento. Em vez de anotar “planejar férias”, divida o planejamento em etapas simples e claras. Isso diminuirá grande parte das barreiras mentais que criamos para executar uma longa tarefa.

Se existir algo que pode ser executado rapidamente e naquela hora, faça. Caso algo tenha que ser delegado para outra pessoa, delegue. Não deixe para depois algo que pode ser feito agora: isso servirá apenas para deixar a sua lista de tarefas mais longa e complexa.

Organização

Tenha uma boa organização. Use a classificação listada no tópico anterior para priorizar tarefas corretamente e não deixe de dividi-las em categorias. Se possível, faça um conjunto de listas de itens relacionados ao seu trabalho, estudo ou tarefas domésticas.

Mesmo que você não vá fazer algo agora, garanta que todos os seus processos estejam organizados da maneira correta e os devidos alertas estejam configurados. Dessa forma, você terá mais capacidade de identificar o momento certo para executar cada rotina.

A importância da contextualização das tarefas

Separe os passos de cada projeto como tarefas diferentes para ter uma visão global de tudo que deve ser feito. Agora, será necessário dividir essas obrigações por contextos. De forma geral, o contexto é onde ou como você precisa realizar a tarefa.

Por exemplo, as tarefas “mandar e-mails” e “pesquisar métodos de gerenciamento de tempo” são feitas no contexto computador. “Comprar pão” está no contexto mercado. “Contratar um estagiário” é do contexto trabalho. A ideia é que você elimine todas as obrigações de uma só vez sempre que estiver no contexto para tal.

Pare sempre para refletir

Sempre reflita sobre o estado atual da sua lista de tarefas. Avalie quais são os próximos passos que devem ser tomados, identifique o que está mal registrado e refaça a sua lista de prioridades sempre que necessário.

Se você encontrar algo que pode ser feito naquele momento, não deixe para depois. Não se esqueça de avaliar em quais pontos o progresso está ocorrendo em uma velocidade menor, de tal forma que seja possível melhorar o fluxo de trabalho, corrigir erros e manter-se com o máximo de produtividade possível sempre.

Mantenha o engajamento

Não se esqueça de manter-se engajado. No momento em que a próxima rotina for escolhida, execute-a. O seu sistema está estruturado, portanto, não há motivos para não colocá-lo em prática o tempo todo.

Esses são os princípios básicos do GTD. Em resumo, ele dará a qualquer pessoa que utilize o método uma forma mais ágil de lembrar o que deve ser feito, quando deve ser feito e os passos necessários para entregar o máximo de resultados todos os dias.

O método GTD é, em outras palavras, um sistema simples para classificar, organizar e priorizar tarefas diárias. Por meio dele, é possível evitar confusões, atingir um número maior de metas e conseguir focar melhor naquilo que é importante.

O método GTD na prática

As dicas anteriores já são ótimas para otimizar o gerenciamento do seu tempo, porém só uma parte da metodologia foi apresentada. Depois de coletar a lista de tarefas, processá-las de acordo com a prioridade e organizá-las por contexto, chegou a hora de cumprir as suas obrigações.

Quando as listas são feitas em papel, é indicado comprar uma bandeja de entrada, vendida em papelarias. Na parte de cima, ficam todas as tarefas em aberto, por ordem de prioridade. Embaixo, as que já foram eliminadas. Assim, conforme for realizando, você se livra das obrigações sabendo exatamente tudo o que ainda tem que fazer, evitando a procrastinação.

Uma vez por semana, é indicado que você tente revisar as tarefas da bandeja de cima. Nesse período de tempo, as prioridades podem ter mudado, novas obrigações entraram no ciclo ou você pode encontrar itens que está postergando por não saber como agir. Nesse caso, tente quebrá-los em mais tarefas para desenhar um modo de ação na sua mente.

Por último, chega a hora de executar o método. Agora que a ordem de importância está estabelecida, você pode ir se movendo de contexto em contexto e realizando uma a uma. Como o GTD é um método cíclico, dificilmente a bandeja ficará vazia. Porém, as tarefas não vão se acumular mais como antes, dando aquela sensação de dever cumprido.

Adaptando o método GTD à sua rotina

Um dos melhores pontos de usar o Getting Things Done como método de gerenciamento de tarefas é que ele é muito simples, facilitando a adaptação para as necessidades de cada um. Quem não quer ficar rodeado de papéis, por exemplo, pode usar aplicativos de celular, como Evernote, Wunderlist ou Todoist.

Cada uma dessas soluções digitais possui características próprias. Portanto, avalie como cada uma pode se alinhar ao seu perfil de trabalho e garantir os melhores resultados.

O Evernote, por exemplo, é um serviço voltado para anotar várias ideias. Nele, a divisão de registros é feita em cadernos (nos quais os blocos de notas são inseridos). Cada nota pode conter listas de tarefas, anotações de textos e conteúdos multimídia.

Já o Wunderlist e o Todoist, por exemplo, possuem um foco maior na execução de atividades. O Wunderlist, por exemplo, permite que uma atividade inclua um anexo com anotações e arquivos, mas não são essas as suas principais funcionalidades.

Outro ponto que ajuda muito a adaptar o GTD às necessidades de cada um é fazer o processamento de tarefas diariamente. Em outras palavras, você escolhe o que dá pra fazer e encaixa as suas obrigações no calendário, junto às tarefas já programadas. Para evitar frustrações, tenha sempre uma hora em aberto para imprevistos.

O método GTD e o gerenciamento de projetos

A metodologia é especialmente útil para quem lida com projetos. Ao dividir o escopo em tarefas menores, a chance de esquecer de executar alguma ação diminui, tirando o peso da preocupação. Também fica mais fácil fazer as coisas caminharem, já que as ações são mais simples de executar.

Nesse sentido, para maximizar as chances dos projetos darem certo nos prazos definidos durante as etapas de planejamento, o gestor pode instigar os profissionais a terem essa metodologia aplicada no seu dia a dia. Portanto, demonstre como o método GTD pode otimizar o tempo e dê dicas para que todo o time tenha ele como principal forma de priorizar o que deve ser feito todos os dias.

Durante o dia a dia, não há mais com o que se preocupar. Em vez de ficar planejando e pensando no que fazer, você só terá que executar suas tarefas na ordem em que elas aparecem. Simples assim. A tentação da procrastinação e preguiça ainda existem, é claro, mas depois de organizar tudo tão bem, as chances de querer colocar as coisas em prática aumentam.

O GTD é uma poderosa metodologia de gerenciamento de tempo que pode ser usada em diversas situações, mas que encontrou nos gestores de projetos seu público mais cativo. Sua simplicidade pode até espantar a um primeiro olhar, mas é eficiente: quem experimenta, não consegue largar.

Gostou das nossas dicas de gerenciamento do tempo com o método GTD? Então compartilhe o texto nas redes sociais e ajude outras pessoas a terem uma rotina mais organizada e eficiente!

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plano de projeto

PM CANVAS: O plano de projeto morreu?

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Muitos especialistas afirmam que o Plano de Projeto morreu com a chegada do PM Canvas. Será mesmo? A seguir, vamos conhecer mais sobre o PM Canvas para saber se ele realmente irá substituir definitivamente o Plano de Projeto.

O que é o PM Canvas?

O Project Model Canvas é uma adaptação do Business Model Canvas para a área de gerenciamento de projetos. O grande diferencial destas ferramentas é que elas reúnem em apenas uma página todas as informações necessárias e relevantes de um negócio, projeto ou ideia. O PM Canvas, o BMCanvas e outros semelhantes, como o Lean Canvas, são um diagrama visual sobre as principais áreas de seu negócio que podem ser elaborados de forma colaborativa, entre todos os envolvidos no projeto, desde o gerente aos stakeholders externos.

O que é Plano de Projeto?

O Plano de Projeto é um documento textual, geralmente extenso, que descreve como o projeto será executado, monitorado, avaliado e encerrado. Ele contém detalhes sobre o contexto do projeto, a organização, além de informações técnicas como apresentação, objetivos, justificativa, metodologia, recursos, requisitos, tecnologias, infraestrutura, riscos, stakeholders e outros dados que variam conforme a necessidade de cada empresa. Nota-se que ele é contrário ao PM Canvas: enquanto o Plano é denso e detalhado, o outro é simplificado.

O problema é que, além de ser longo, o Plano de Projeto ainda não conseguiu incorporar de forma eficiente as mudanças com relação à tecnologia em gestão de projetos. Ele opera com base em suposições e um planejamento a longo prazo, que na realidade acaba modificando-se diante de um contexto dinâmico do negócio, que envolve múltiplos interesses e stakholders.

PM Canvas aplicado ao projeto

Desenvolvido pelo consultor e professor da FGV José Finocchio Jr., o Project Model Canvas possui 13 principais itens que quando preenchidos respondem as principais perguntas: o quê, como, quando, por quê, quem, quando e quanto. Ele foi construído de forma maleável com o objetivo de facilitar a visualização de relações, eventuais problemas e riscos dos projetos. Assim, ele é um retrato visual e conciso do projeto, ideia ou negócio que comunica de forma rápida e clara as informações e destaca seus principais elementos.

Os 13 itens que compõe o pitch do PM Canvas são:

  • Justificativas (passado);
  • Produto;
  • Objetivos S.M.A.R.T. (específico, mensurável, atingível, realista e em tempo);
  • Benefícios (futuro);
  • Requisitos;
  • Stakeholders e fatores externos;
  • Equipe;
  • Premissas;
  • Riscos;
  • Linha do tempo;
  • Grupo de entregas;
  • Custos;
  • Restrições.

Como se pode observar, apesar de estar em apenas uma página, o PM Canvas consegue de forma concisa englobar praticamente todos os aspectos do Plano de Projeto.

Além disso, o PM Canvas é um ponto de partida para outras plataformas como cronogramas, apresentações e planilhas. Cada um de seus itens pode ser trabalhado separadamente de forma a subsidiar os gestores do projeto com mais informações de determinada área. Entretanto, é sempre importante lembrar que a relevância de ferramentas como o Canvas é de justamente permitir que o projeto seja percebido de forma global.

Plano de Projeto ou PM Canvas?

Se você ou sua empresa sente a necessidade de explorar uma das áreas mais a fundo, talvez seja o caso de recorrer ao Plano de Projeto tradicional. De fato, não se pode afirmar que o ele morreu. Ele ainda pode ser muito útil em alguns casos! Porém, o próprio Canvas pode ajudar muito no desenvolvimento e visualização de um Plano de Projeto completo!

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consultor empresarial

Como se tornar um consultor empresarial de primeira

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A carreira no ramo de consultoria empresarial começou a se expandir com mais força na década de 90, durante as privatizações da época. Nesse período, a urgência por mais experiência no que diz respeito à gestão privada para empresas que saíam do modelo estatal foi o gatilho da demanda do mercado por cada vez mais e melhores consultores. A implementação do sistema de certificação ISO 9000 e a necessidade de adoção de sistemas ERP foram outros fatores que, com o passar do tempo, contribuíram — e muito! — para consolidar esse profissional de tal forma que, atualmente, a carreira é uma das mais cobiçadas e prestigiadas do mercado. Quer saber então como se tornar um consultor empresarial top de linha? Pois leia já as dicas do nosso post de hoje:

Formação

A verdade é que, por mais que no nível da pós-graduação já seja possível encontrar cursos especializados em capacitar esses profissionais, ainda não existe uma graduação específica para se tornar um consultor empresarial. O profissional da consultoria só precisa basicamente ter bastante experiência na área, de modo a ser capaz de aplicar toda sua bagagem para resolver as necessidade de seus clientes. Assim, mesmo que o estudo seja uma constante na vida do consultor, a experiência prática acaba realmente sendo o fator que mais conta na hora de captar a clientela.

Perfil

Algumas características são de grande relevância para o consultor empresarial obter sucesso em sua carreira. Não basta apenas o estudo teórico, é preciso ter um perfil direcionado para exercer essa profissão, que inclui:

Boa postura

A forma de se vestir e se apresentar é o cartão de visitas de um consultor. Assim, ter cuidado com a aparência é essencial para causar uma boa impressão nos clientes e deixá-los certos de que estão falando com um profissional capaz de ajudar na expansão dos negócios da empresa.

Comunicação clara

Como um consultor é um profissional requisitado por empreendimentos localizados nas mais diversas localizações, é importante que sua habilidade de comunicação seja o mais clara possível, de forma a garantir o entendimento das informações independentemente de entraves linguísticos regionais.

Capacidade de persuasão

Quem requisita os conhecimentos de um consultor é o próprio empresário ou algum dos demais membros da alta administração, não é mesmo? Especialmente por isso, o nível de persuasão do profissional deve estar em dia, sendo bem praticado para convencer seus contratantes de que sua solução é viável e trará sucesso efetivo para a empresa.

Dificuldades

Apesar da alta rentabilidade na carreira de consultor empresarial, alguns percalços inevitavelmente cruzarão o caminho do profissional, que deve saber lidar com esses obstáculos para continuar colhendo sucesso em sua trajetória. Pronto para ter uma prévia?

Dinamismo da rotina

Ser consultor é encarar a rotina de chamados de empresários nas mais diferentes localidades e do trabalho diário com personalidades variadas. Como é um dia a dia muito dinâmico, não é nada adequado para quem não está acostumado ou disposto a lidar com novidades.

Captação de clientes

Paralelamente às atividades rotineiras, um consultor empresarial ainda deve dar conta de se dedicar à prospecção de novos clientes. Claro que o processo se simplifica com o decorrer do tempo e a consolidação de sua carreira, pela fama que o profissional cria no mercado, abrindo portas para indicações entre clientes. Porém, no início, dedicar-se à captação de novos trabalhos é simplesmente fundamental.

Falta de identidade

Alguns profissionais contratados frequentemente por uma determinada empresa podem desenvolver uma espécie de crise por não se sentirem parte do quadro de colaboradores. O mesmo problema é capaz de surgir pela ausência de um plano de carreira quando o consultor empresarial integra uma empresa de consultoria, por exemplo. Mas aí entra o entendimento adequado da carreira, que deve falar mais alto que todo o resto.

Agora que você já sabe o que é preciso para se tornar um consultor empresarial de primeira, que tal aproveitar o embalo para conferir as vantagens de se contratar esse serviço? Depois comente para nos contar o que achou!

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A Gestão de projetos em empreendimentos de energia renovável

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Nos últimos anos, o setor de energias renováveis tem experimentado um crescimento exponencial em todo o mundo. Com a crescente preocupação com as mudanças climáticas e a busca por fontes de energia mais limpas e sustentáveis, as energias renováveis têm se destacado como uma solução promissora. No entanto, para que essas energias se tornem uma realidade viável, é essencial uma Gestão de Projetos eficaz.
A Gestão de Projetos desempenha um papel fundamental na implementação bem-sucedida de empreendimentos no setor de energias renováveis. Neste artigo, exploraremos a importância da Gestão de Projetos nesse setor em crescimento e destacaremos as melhores práticas para garantir o sucesso de projetos de energia renovável.
A implementação de um novo empreendimento de energia renovável é um processo complexo que envolve diversas etapas e considerações.

Estrutura geral de um projeto de energia renovável:

Definição do Conceito e Objetivos:

  • Identificação da fonte de energia renovável a ser explorada (solar, eólica, hidrelétrica, biomassa, etc.).
  • Estabelecimento dos objetivos do projeto, como capacidade de geração, área de atuação e metas de sustentabilidade.

Estudos de Viabilidade:

  • Avaliação da viabilidade técnica, econômica e ambiental do projeto.
  • Análise de mercado e demanda.
  • Estudo de impacto ambiental e social.
  • Análise de concorrência e regulamentação.

Planejamento e Engenharia:

  • Seleção do local para implantação do empreendimento.
  • Projeto detalhado da infraestrutura, incluindo a escolha de equipamentos e tecnologias.
  • Elaboração de um plano de construção e operação.

Obtenção de Autorizações e Licenças:

  • Solicitação de todas as licenças necessárias, incluindo ambientais, regulatórias e de construção.
  • Cumprimento dos requisitos legais e regulamentações locais.

Financiamento e Orçamento:

  • Definição da estrutura de financiamento (investidores, empréstimos, subsídios, etc.).
  • Elaboração de um orçamento detalhado do projeto.

Construção e Implantação:

  • Construção da infraestrutura, instalação dos equipamentos e sistemas.
  • Garantia de que todas as normas de segurança sejam seguidas.
  • Testes e comissionamento.

Operação e Manutenção:

  • Operação diária do empreendimento de energia renovável.
  • Monitoramento do desempenho e manutenção regular dos equipamentos.
  • Treinamento da equipe de operação.

Gestão Ambiental e Social:

  • Implementação de medidas para mitigar impactos ambientais e sociais.
  • Monitoramento contínuo dos impactos e ajustes, conforme necessário.

Comercialização e Distribuição:

  • Negociação de contratos de venda de energia com clientes ou concessionárias.
  • Desenvolvimento de estratégias de marketing e distribuição.

Monitoramento e Relatórios:

  • Coleta de dados de desempenho, eficiência e produção.
  • Preparação de relatórios periódicos para investidores, reguladores e partes interessadas.

Encerramento e Descomissionamento (se aplicável):

  • Planejamento e execução do encerramento do empreendimento ao final de sua vida útil.
  • Adequação do local de acordo com as regulamentações ambientais.

Avaliação de Desempenho e Aprendizado:

  • Análise pós-implantação para avaliar se os objetivos foram alcançados.
  • Identificação de lições aprendidas e oportunidades de melhoria.

Expansão e Replicação (se aplicável):

  • Consideração de oportunidades para expandir o empreendimento ou replicá-lo em outros locais.

Comunicação e Envolvimento da Comunidade:

  • Manutenção de um diálogo contínuo com a comunidade local e outras partes interessadas.

Sustentabilidade e Responsabilidade Social Corporativa:

  • Compromisso com a sustentabilidade a longo prazo e responsabilidade social corporativa.

A estrutura de um projeto de implementação de um novo empreendimento de energia renovável pode variar dependendo do tamanho, escopo e natureza específica do projeto. É essencial envolver especialistas em energia renovável, engenheiros, advogados, consultores ambientais e outros profissionais relevantes para garantir o sucesso do empreendimento e sua contribuição positiva para o meio ambiente e a sociedade. Além disso, a colaboração com as comunidades locais e a conformidade com as regulamentações são fundamentais para o êxito do projeto.

Desafios atuais do setor de energias renováveis e o papel das metodologias de Gerenciamento de Projetos na superação destes
Um dos principais desafios que o setor de energias renováveis enfrenta atualmente é a necessidade de aumentar significativamente a capacidade de geração para atender à crescente demanda por energia limpa. Isso exige a implantação de projetos de grande porte, muitos dos quais envolvem a construção de parques eólicos, usinas solares e instalações de biomassa em larga escala. Esses projetos complexos enfrentam desafios relacionados à aquisição de terras, financiamento, aprovações regulatórias e logística, que podem atrasar sua implementação e aumentar os custos.
Outro desafio crítico é a intermitência das fontes de energia renovável, como o vento e o sol. A produção de energia a partir dessas fontes varia com as condições meteorológicas, o que pode resultar em picos e vales na geração de energia. Isso cria a necessidade de armazenamento de energia em larga escala e a construção de redes inteligentes que possam equilibrar a oferta e a demanda de energia de forma eficiente.
Além disso, a incerteza política e regulatória em relação aos incentivos e subsídios às energias renováveis também representa um desafio significativo. Mudanças nas políticas governamentais podem afetar a viabilidade financeira dos projetos e criar incertezas para os investidores.
É aqui que as metodologias de Gerenciamento de Projetos desempenham um papel crucial na superação desses desafios. O uso de abordagens comprovadas, como o Project Management Institute (PMI) ou o Agile, pode ajudar a garantir que os projetos sejam executados de maneira eficiente, dentro do prazo e do orçamento. Essas metodologias fornecem estruturas sólidas para o planejamento, execução e monitoramento de projetos complexos de energias renováveis.

Por que a Gestão de Projetos é Crucial no Setor de Energias Renováveis?

  1. Complexidade Técnica: projetos de energias renováveis frequentemente envolvem tecnologias avançadas, como painéis solares, turbinas eólicas e sistemas de armazenamento de energia. A Gestão de Projetos eficiente é essencial para coordenar a aquisição, instalação e manutenção dessas tecnologias de forma precisa.
  2. Regulamentação e Licenciamento: o setor de energias renováveis é altamente regulamentado devido aos impactos ambientais e à segurança. Uma Gestão de Projetos competente ajuda a navegar pelo processo de licenciamento, cumprindo todas as exigências legais e regulatórias.
  3. Prazos e Orçamento: projetos de energia renovável muitas vezes envolvem investimentos substanciais. A Gestão de Projetos eficaz garante que os prazos sejam cumpridos e que os custos permaneçam dentro do orçamento, maximizando o retorno sobre o investimento.

Melhores práticas de Gestão de Projetos no setor de Energias Renováveis:

  1. Equipe Qualificada: montar uma equipe experiente e qualificada é o primeiro passo para o sucesso. Engenheiros, especialistas em energia renovável, Gerentes de Projeto e consultores jurídicos são essenciais para lidar com as diversas facetas do projeto.
  2. Análise de Viabilidade: antes de iniciar um projeto, é crucial realizar uma análise de viabilidade detalhada. Isso inclui avaliar a disponibilidade de recursos naturais, como vento ou sol, bem como estimar os custos e os benefícios a longo prazo do projeto.
  3. Planejamento Estratégico: desenvolver um plano de projeto sólido é essencial. Isso envolve a definição de metas claras, a alocação de recursos, a identificação de riscos e a criação de um cronograma realista.
  4. Monitoramento e Controle: durante a execução do projeto, é fundamental monitorar o progresso e controlar os custos. Isso permite que as equipes tomem medidas corretivas rapidamente, caso surjam desafios inesperados.
  5. Sustentabilidade Ambiental: garantir que os projetos de energias renováveis sejam ambientalmente sustentáveis é fundamental. Isso inclui a gestão adequada dos resíduos e a minimização dos impactos negativos sobre a fauna e a flora locais.
  6. Comunicação Eficiente: manter uma comunicação clara e eficaz com todas as partes interessadas, incluindo a comunidade local, os reguladores e os investidores, é essencial para o sucesso do projeto.

Concluindo

Em conclusão, o setor de energias renováveis enfrenta desafios complexos e multifacetados na busca por uma transição energética sustentável. O uso de metodologias de Gerenciamento de Projetos pode desempenhar um papel fundamental na superação desses desafios, ajudando a garantir a eficiência, a viabilidade financeira e o sucesso de projetos de energias renováveis.

Através da utilização de software de Gerenciamento de Projetos, equipes multidisciplinares podem colaborar de forma eficaz, monitorar o progresso e ajustar estratégias conforme necessário, garantindo que os objetivos de sustentabilidade e geração de energia limpa sejam alcançados de maneira efetiva. As soluções de Gerenciamento de Projetos oferecem uma estrutura organizada, que ajuda a maximizar a eficiência, minimizar os custos, mitigar os riscos e garantir o cumprimento dos prazos, fatores críticos para o sucesso desses empreendimentos.

Com o compromisso contínuo com a inovação e a colaboração, o setor de energias renováveis pode continuar a crescer e desempenhar um papel crucial na redução das emissões de carbono e na preservação do nosso planeta para as futuras gerações.

Superando os desafios de gerenciamento de projetos online

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Superando os desafios de gerenciamento de projetos online

O trabalho à distância vem apresentando um grande aumento nos últimos anos. Com a tecnologia de comunicação cada vez mais avançada, o gerenciamento de projetos online é algo cada vez mais popular.

Estudos recentes nos EUA mostram que aproximadamente 25% dos norte-americanos gastam parte da sua jornada de trabalho cumprindo tarefas longe do escritório. Essa tendência está se espalhando por todo o mundo. Por isso, cada vez mais empresas e gerentes se preocupam em como conseguir ótimos resultados na gestão de um projeto de gestão à distância.

Em cidades grandes, trabalhadores que vivem longe do local de trabalho precisam utilizar uma enorme parte de tempo para seus deslocamentos. Essa é uma das principais razões por que empregados e empregadores estão adotando o trabalho em casa com mais frequência. Supondo que um trabalhador precise de 2 horas e 25 minutos para ir e voltar ao trabalho diariamente, isso resulta em 11 horas por semana.

Com o mundo mais conectado pela internet, o gerenciamento de projetos online é um desafio crescente. Para estar preparado para o gerenciamento à distância, deixamos algumas dicas importantes.

1)    Diferentes horários

Tendo colaboradores vivendo em outros países, com fusos horários diferentes, agendar reuniões é um grande desafio. Quando as equipes não estão acostumadas a trabalhar dessa maneira, muito tempo pode ser gasto para todos se conhecerem. É preciso evitar informações confusas e deixar claro qual será o horário da reunião e em que fuso horário, para evitar que uma parte esteja conectada e outra, não.

2)    Multitarefa

Pode ser o grande problema de qualquer exercício de gerenciamento on-line. Enquanto participa de uma reunião, um colaborador pode também navegar na internet, ouvir música, checar e-mail, ou seja, utilizar alguma multitarefa no computador. Uma solução para fazer com que todos estejam atentos à reunião é fazer com que todos executem uma parte da reunião. Isto fará, no mínimo, eles se manterem engajados na tarefa e terem a sensação de como se sentem quando os outros podem não estar prestando atenção.

3)    Conexões ruins

Essa é uma desculpa que não deve ser dada por ninguém. É essencial que todos tenham uma boa conexão com a internet. As ligações telefônicas precisam ser impecáveis. Ou seja, não pode haver obstáculos tecnológicos para se realizar o trabalho. Seu escritório doméstico precisa ser um lugar calmo, privado e, acima de tudo, profissional.

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ferramenta de gestão

Por que você deve parar de usar o e-mail como ferramenta de gestão?

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Você ainda usa o e-mail como ferramenta de gestão dos seus projetos? Equipe, demandas, andamento de tarefas misturado com mensagens de lojas, notificações de redes sociais e em muitas vezes Spam.

Pare e pense, está usando a ferramenta de gestão certa? Você certamente já ouviu falar em gestão de projetos e em escritórios de gestão de projetos (os PMO), certo? Pois então está mais que apto a seguir em frente e dar um up em seus processos! 

 Eficiência

Sabia que enviar um e-mail nem sempre é a maneira mais eficiente de lidar com um problema? A verdade é que esse tipo de serviço serve simplesmente para comunicar algo. Nesse caso, como muitas pessoas tendem a usar o e-mail como uma espécie de lista de tarefas, acabam entendendo que subpastas, marcadores e lembretes são ótimas ferramentas para organizar um projeto, do início ao fim. E isso está longe de ser eficiente ou seguro.

Tempo

Já parou para pensar no tempo que se perde apenas organizando sua caixa de e-mails? E se nós contássemos que, em uma pesquisa feita em 2012 pela McKinsey Global Institute, descobriu-se que pessoas que trabalham em escritórios gastam, em média, 27 dias por ano só para organizar seus e-mails? Um tanto quanto assustador quando pensamos a quantidade de tarefas e projetos que poderiam ser concluídos nesse mesmo período, não é verdade?

Confusão

E quando tarefas são delegadas para outros membros da equipe sem necessidade alguma? Acha difícil até imaginar como esse tipo de confusão pode acontecer? Então observe: João envia um e-mail para Maria solicitando que lhe envie tudo o que já foi feito em relação à elaboração de um determinado contrato. Maria responde a João, que copia Cristina e pede para a nova integrante repassar a informação solicitada. Analisando a situação de fora, podemos nos perguntar: se foi Maria quem fez o contrato, por que inserir mais uma pessoa no diálogo? Percebe a perda de foco e o retrabalho causado?

Perda

E se João enviasse outro e-mail para Maria pedindo um feedback do tal do e-mail sobre o contrato e, juntamente com esse pedido, perguntasse onde ela gostaria de almoçar? A chance de a conversa sobre o almoço render e o pobre do contrato ser esquecido aumenta a cada réplica. Nisso, o documento corre sérios riscos de se perder em meio ao desejo de comer um rodízio de japonês ou uma feijoada! E se João mantivesse Cristina na cópia? Ela estaria ou não convidada para o almoço? Viu como cada coisa tem que ter seu lugar?

Atualização

Arquivos anexados para lá e para cá, em meio aos mais diversos assuntos, com apenas um ou vários remetentes, há 2 dias ou 2 anos: como saber, dentro de uma troca infindável de e-mails, qual o anexo mais atualizado? Como você, gerente, consegue mensurar quem já fez sua tarefa e quem ainda está com pendências?

Pesquisa

Fato é que sua caixa de e-mail funciona o tempo inteiro, sem direito a fim de expediente ou feriado, mas nem sempre as informações recebidas são necessárias para que um projeto específico ande. Percebe que quando usamos o e-mail como troca de conteúdo sobre um projeto acabamos nos perdendo diante de tantas informações?

É claro que existe a função de localização de palavras-chave, mas e se as palavras-chave não forem exatamente as que você supunha lembrar? Acredite: você vai demorar um tempo considerável tentando achar informações que nem sabe se ainda são válidas. E se por acaso você acabou sendo acidentalmente excluído da resposta no e-mail seguinte? Sentiu o gargalo?

Urgência

Se qualquer remetente deixa de entender a importância do contexto e de um bom título, toda a comunicação pode desandar. Quantas vezes não conseguimos identificar a urgência de uma determinada tarefa simplesmente porque o e-mail foi mal explicado ou o título não chamou a atenção merecida? Melhor não correr esse risco!

Evolua a sua gestão de projetos

Acabamos nos esquecemos que, muito além do e-mail, há métodos muito mais eficientes para se gerenciar um projeto. É aí que entram os softwares produzidos exatamente de acordo com as métricas necessárias, com uma interface específica, comunicação clara, sistema de avisos e diversas outras funcionalidades que só têm a acrescentar ao trabalho como um todo. O que ainda está esperando para ver isso na prática?

Mas atenção: não estamos afirmando que você deve abolir o uso do e-mail! Afinal, quem nunca se perguntou como conseguia trabalhar antes da invenção desse incrível meio de comunicação? O importante é focar exatamente nisso: ele é um meio de comunicação e ponto, já que mesmo com todos os seus lembretes, suas bandeiras coloridas, seus calendários e encaminhamentos automáticos para pastas, um e-mail continua sendo apenas um e-mail.

Hoje em dia existem diversos softwares que facilitam infinitamente a vida do gerente de projetos, digitalizando com facilidade um Diagrama de Gantt, por exemplo. Não dá para controlar isso por e-mail, não concorda? Assim, o que um gerente de projetos precisa ter é uma ferramenta de gerenciamento em que todos os participantes consigam visualizar e editar os arquivos, acompanhar as tarefas e as informações que circulam em tempo real, de forma otimizada. Já pensou em como suas tarefas ficariam mais organizadas em um ambiente único e exclusivo para seu projeto?

Com esse novo cenário o gerente de projetos conseguiria aumentar a produtividade do time, analisar a eficiência de cada um dos envolvidos, melhorar a eficiência da própria empresa, tendo espaço para novos projetos, além de delegar de maneira otimizada e entender os atrasos e avanços das tarefas. Nesse cenário, o crescimento é praticamente certo!
Viu só como o foco correto pode levá-lo muito além? Ficou ainda com alguma dúvida ou tem sugestões a dar? Comente aqui e nos conte! Participe!

PSA

Como implementar um PSA em sua empresa?

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A implementação de um Sistema de Automação de Serviços Profissionais é uma realidade cada dia mais presente na indústria de serviços, tendo surgido para atender à demanda crescente de integração entre as mais diferentes áreas. Essa necessidade, que é urgente em qualquer em qualquer segmento e ainda mais agravante quando a atuação da empresa envolve rotinas de gerenciamento de projetos, acabou revolucionando o mercado. E é aí que entra o PSA!

Imagine com seria poder contar com um único sistema capaz de interagir com os setores de vendas, contratos, gerenciamento de oportunidades, faturamento, recursos humanos e até gerenciamento de projetos! É o que é melhor: tudo de forma integrada! Pois assim a gestão certamente ficaria muito mais simples do que quando se tem que exercer a administração individual sobre cada setor ou departamento. Dessa forma se poupa tanto tempo como custos. Ficou interessado? Quer saber como implementar um PSA em sua empresa? Então confira os tópicos a seguir:

O sistema

O PSA é uma ferramenta integrada de sistemas cujo objetivo é promover a automação dos processos-chave de organizações predominantemente centradas em serviços. Simplificando: é um software cuja função é ajudar a empresa com a gestão de seus projetos e com a administração dos recursos para atender às demandas do cliente. A proposta dessa categoria de sistemas é agregar valor não só com a automação, mas também com o aprendizado e o crescimento das empresas

É interessante observar que uma das principais características de uma empresa que se enquadra no setor terciário é a curva de aprendizado — muito maior que se comparada às empresas de manufatura, por exemplo. Sabendo que as ferramentas de TI contribuem — e muito! — para o aprendizado dos colaboradores, investir em uma ferramenta como o PSA além de promover melhorias e a interação dos processos, alavanca os níveis de aprendizagem. É, assim, um investimento valioso, principalmente considerando o contexto global em que os colaboradores são os principais ativos de uma organização.

As soluções

Dentre as soluções que geralmente englobam o PSA, podemos destacar:

Gestão de projetos

Normalmente é um módulo integrador dos demais, por meio do qual os cronogramas são elaborados, com toda a programação do projeto e suas atividades mais importantes detalhadas. Mas ainda não é só isso! A gestão de projetos também possibilita o monitoramento e o controle da execução e da alocação de recursos, podendo conter também a área de contratos do projeto, muito importante por ter cadastrados em seus documentos os itens do escopo, as entregas e os resultados do projeto, tudo devidamente alinhado junto ao cliente.

Gestão de recursos

Não importa se são recursos físicos — como equipamentos de informática, insumos demandados por um projeto, ferramentas e materiais — ou recursos humanos: a gestão de recursos está muito presente na gestão do projeto, uma vez que é ela que determina quais recursos são necessários para a execução de uma atividade específica.

Gestão de competências

Tendo em vista que as empresas de serviços são orientadas ao pessoal — ou seja, aos recursos humanos —, é fundamental investir no preparo da força de trabalho. Isso implica em uma atualização constante por meio de cursos, treinamentos ou qualquer outro tipo de formação que possibilite a obtenção de novos conhecimentos e habilidades.

Gestão financeira

Essa solução diz respeito a várias funcionalidades dos já conhecidos Enterprise Resource Plannings (ERPs), como, por exemplo, contas a pagar, contas a receber e faturamento.

Controle de horas e despesas

Nesse módulo é gerenciado o registro de horas dos colaboradores, tornando possível a extração de relatórios de jornadas trabalhadas. Também é por meio dessa plataforma que despesas como táxis, almoços de trabalho e hotéis são controladas, a fim de que sejam reembolsadas posteriormente.

Sua implementação

Mas a verdade é que a aquisição do PSA, por si só, não resolve os problemas da organização. É necessário estruturar um plano de implementação, ou seja, planejar a transição do modelo antigo de trabalho para o novo. Esse planejamento consiste em um verdadeiro desafio, mas que é essencial para garantir o sucesso na implementação do sistema.

Desafio

As maiores dificuldades estão em reconhecer que realizar a reestruturação dos processos e sistemas estabelecidos no negócio pode ser trabalhoso, principalmente quando se trata de empresas mais amadurecidas. Pense bem: quanto mais antiga, mais consolidados estão os processos, o que implica em mais esforço para vencer as barreiras da mudança.

Tempo

Por tudo isso e muito mais, é fundamental encontrar a época adequada para tal implementação, não levando apenas em consideração que quanto mais rápido o processo for adotado melhor será para atenuar a resistência à mudança, mas, sobretudo, para se conseguir priorizar uma fase em que a organização disponha de tempo e dos recursos necessários para investir na implementação do PSA. Isso sem contar que, mesmo que haja comprometimento inicial, depois de devidamente consolidado o plano e realizada a implementação, bastará realizar o monitoramento dos resultados e evidenciar as melhorias em produtividade e redução de retrabalho proporcionados pela maior integração entre as áreas.

Especialista

Em meio a tudo isso, pode ser que a contratação de um especialista para realizar a implementação do sistema seja a melhor opção. Nesse caso, é claro que o fator tempo será atenuado, porém a terceirização implicará em aumento de custos. Em relação ao dilema de terceirizar ou não, a empresa deve ponderar sobre a unicidade do negócio, isso é, se possuir características únicas, que fujam ao padrão convencional, implica em configurações adicionais ou mesmo customizações complexas, que somente uma empresa especializada poderia realizar. Assim, essa questão deve ser muito bem pensada, porque poupar custos no curto prazo pode significar grande desembolso no longo prazo.

O principal segredo para o sucesso de uma boa implementação desse tipo de sistema está no compromisso assumido pela organização. Infelizmente, algumas empresas compram a solução acreditando que o principal já foi feito, quando na verdade ainda há um grande caminho pela frente.

Agora nos diga se a sua empresa por acaso já faz uso de um PSA? Como foi o processo de implementação dessa solução? Deixe seu comentário e compartilhe conosco suas experiências!

bem-estar dos seus funcionários

4 empresas que alcançaram o sucesso focando no bem-estar dos seus funcionários

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Funcionários feliz, cliente satisfeito. Você sabe por quem a sua empresa existe? A resposta está na primeira frase deste artigo – o cliente. E como proporcionar uma experiência incrivelmente satisfatória ao seu cliente? Ou melhor, vou reformular a minha pergunta. Quem irá proporcionar uma experiência incrivelmente satisfatória ao seu cliente? Os seus funcionários. Dito isto, não é difícil entender que para ter um negócio de sucesso, seus funcionários precisam estar felizes. Algumas das empresas maiores empresas no mundo – claro – já sabem disso. Então que tal saber como isso funciona de verdade? Confira agora 4 empresas que alcançaram o sucesso focando no bem-estar dos seus funcionários:

Google

A empresa é conhecida por proporcionar as melhores condições de trabalho para seus funcionários e seus escritórios ao redor do mundo são referência de inovação. A sede do Google na Califórnia, conhecida como Googleplex ficou conhecida no filme “Os Estagiários” e quem assistiu deve se lembrar bem daquele escorregador que fica dentro da sede. O Google também oferece outros benefícios aos seus funcionários, como bicicletas, quadras de esporte, piscina aquecida, aulas de ginástica e musculação, serviços de oficina e lava rápido para carros, alimentos orgânicos, etc.

Outra filial da empresa que chama a atenção é a Tel Aviv, em Israel. A empresa ocupa 8 andares de um prédio com ambientes temáticos e ainda conta com 3 restaurantes e sala de jogos. E claro, o escorregador no meio da empresa! Isso é um forte exemplo de adquirir o bem-estar dos seus funcionários!

Twitter

Em sua sede na cidade americana de São Francisco, disponibiliza aos funcionários mesa de totó, aulas de yoga e pilates ou o dinheiro para que façam academia e alimentação gratuita. Como se não bastasse, a sede ainda banca serviços como aluguel de carros e lavanderia.

Facebook

Como as citadas acima, a empresa de Mark Zuckerberg também é conhecida por oferecer um ambiente propício a criatividade e com foco no bem-estar dos funcionários. Para saber o cardápio das refeições – que aliás é grátis – os funcionários acessam a fan page da cozinha do Facebook para ver o prato do dia, além de fazer sugestões. Mas os benefícios não se restringem as dependências da empresa, o Facebook também dá aos funcionários 4 meses de licença maternidade com dinheiro para babá e deposita na conta do bebê 4 mil dólares.

Zappos

Proporcionar um ambiente de trabalho descontraído é uma das estratégias da Zappos. Para a maior loja de venda de calçados do mundo, um funcionário mais satisfeito trabalha melhor e, por consequência, atende melhor os clientes. As políticas internas da empresa podem ser conhecidas no livro Delivering Happiness (no Brasil, Satisfação Garantida), escrito pelo co-fundador e CEO, Tony Hsieh. Além de assistência médica completa, almoço/lanches/bebidas de graça, serviços dentro da empresa, a Zappos oferece sala de descanso após o almoço. Conhecida por ter uma cultura valiosa, ela desbanca aqueles que criticam “missão, visão e valores”. Você até poderia achar que isso era blá, blá, blá do marketing, mas se procurar saber um pouco mais sobre a Zappos certamente mudará sua opinião. De nada adianta colocar escorregas e salas de jogos na se isso não estiver embutido na cultura da organização. Veja os 10 mandamentos da Zappos:

1. Entregue um “UAU” através dos serviços
2. Abrace e conduza mudanças
3. Crie diversão e um pouco de maluquice
4. Seja aventureiro, criativo e cabeça aberta
5. Procure sempre por crescimento e aprendizagem
6. Crie relacionamentos abertos e honestos através da comunicação
7. Crie um time positivo e um espírito de família
8. Faça mais, usando menos
9. Seja apaixonado e determinado
10. Seja humilde

E aí, você está proporcionando um ambiente feliz aos seus funcionários? Você leva em consideração o bem-estar dos seus funcionários? Se a resposta for não, comece a repensar a sua estratégia agora mesmo.

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diminuição da produtividade

Quais os principais motivos da diminuição da produtividade?

Escrito por Braun em . Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Quais os principais motivos da diminuição da produtividade?

Fazer a gestão de pessoas é uma responsabilidade muito grande e tem de ser encarada com muita seriedade e atenção pelos líderes de equipes.

Tendo o potencial de proporcionar uma diminuição da produtividade ou conseguir elevá-la a patamares bem mais positivos, o gerenciamento dos recursos humanos faz muita diferença nos resultados da empresa.

Para conseguir manter uma boa resposta da sua equipe de trabalho, separamos algumas das principais causas de baixa produtividade que você deve evitar e dicas de como pode resolver cada um destes problemas. Confira!

1. Barulho

Cada tipo de negócio tem uma rotina e forma de funcionamento, mas há que se ficar atento quanto ao ambiente.

Se estivéssemos falando de uma casa noturna, provavelmente não haveria como querer diminuir a agitação da música ambiente, mas no caso de escritórios é possível e necessário manter as coisas mais calmas.

Em um escritório PMO, por exemplo, onde cada pessoa tem várias atividades diferentes, responsabilidades e prazos a serem cumpridos, isso exige muita concentração.

Embora algumas pessoas gostem de trabalhar escutando música, o fato de estarem usando fones de ouvido não faz com que o barulho de outras pessoas, como conversas muito altas e telefonemas fora do aceitável, fique menor. Na verdade, tudo se acumula.

Avalie como é o seu escritório. Caso seja necessário, converse com quem anda criando muitas distrações. Veja se é possível criar um espaço para que funcionários atendam suas ligações pessoais.

Quanto a colocar música ambiente, tenha cuidado. É muito difícil agradar a todos os gostos musicais e você pode acabar criando mais ruídos no local.

Se a fonte do problema for externa, confira a possibilidade de instalar um bom sistema de refrigeração e feche janelas e portas.

Acima de tudo, como um bom líder, você precisa dar o exemplo.

2. Reuniões muito longas

Normalmente a realização de reuniões é algo necessário para resolver alguns assuntos, alinhar a equipe, tomar decisões em conjunto ou fazer comunicados que necessitem de mais abertura para o diálogo.

Acontece que tem gente que abusa e marca reuniões para coisas que não precisam e acabam tomando o tempo de muitos funcionários de uma só vez, o que diminui o tempo para a realização de outras tarefas.

Quando for agendar uma reunião, certifique-se de ter uma pauta bem objetiva, horários de início e fim e que as pessoas convocadas sejam somente as necessárias de acordo com o assunto.

Uma preparação prévia também é importante. Assim, você não gasta tempo procurando aquele arquivo enquanto todo mundo espera e evita que outros temas surjam e se perda o foco.

3. Muitos e-mails

A troca de e-mails existe há anos e, mesmo com várias outras formas de comunicação tendo aparecido depois, ainda é bastante utilizada.

Eles acabam dando um tom mais formal e podem ser organizados de uma maneira a favorecer mais confiabilidade de que se poderá recuperar uma conversa mais antiga quando necessário.

Contudo, se não utilizados da maneira correta, vão acabar tomando muito tempo e atrapalhando o rendimento das pessoas.

E-mails precisam ser objetivos e direcionados somente a quem precisa ser envolvido no assunto. Responder a todos nem sempre é necessário e pode só aumentar o volume de mensagens.

Mais uma coisa: conteúdos que não são de trabalho devem ser evitados. Isso não é muito profissional.

4. Redes sociais

Antigamente poucas pessoas conseguiam ter acesso à internet por conta própria. Assim, a empresa definia se liberaria ou não o acesso a determinados sites e ainda podia escolher os horários para isso.

Hoje, com todo mundo conseguindo acessar qualquer coisa do seu smartphone e ainda considerando que algumas pessoas até trabalham utilizando redes sociais como ferramentas (como o pessoal do marketing digital), o desafio ficou maior.

O melhor dos mundos seria conseguir manter WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter, Google+ e outros sob controle por meio da conscientização de cada funcionário, mas nem sempre é possível.

Sendo assim, existem algumas políticas a serem estudadas. Você pode, por exemplo, monitorar computadores e celulares oferecidos pela empresa (o melhor é avisar antes), travar por tempo integral ou parcial o Wi-Fi da empresa, estabelecer normas internas que proíbam este tipo de atividade em horário de expediente.

Se quiser pode até mesmo instituir que funcionários não utilizem seus celulares durante o horário de trabalho. Isso é permitido por lei, desde que a empresa ofereça uma linha de contato de maneira que os funcionários possam se comunicar com familiares.

Logicamente ninguém quer chegar neste ponto, mas se o problema estiver ficando muito sério e afetando de verdade o rendimento da empresa, é preciso tomar uma providência.

O ideal é sempre manter uma comunicação aberta com todos e discutir a situação. Talvez seja o caso de utilizar números para mostrar as perdas e atrasos de cronograma ocasionados pela falta de concentração das pessoas nas atividades profissionais.

Tudo vai depender da maturidade do seu pessoal e da sua disposição para tratar do assunto.

5. Competição em excesso

Algumas empresas acreditam que incentivar a competição pode ser uma boa ideia para melhorar os níveis de resultados e criar equipes de alta performance, mas é preciso ter cuidado.

Muita disputa pode acabar na diminuição da produtividade. Isso porque pessoas e times que competem entre si têm a tendência natural de não compartilharem informações, demonstram pouco espírito de equipe e ainda podem agir de maneira a prejudicar colegas de trabalho. Afinal, se eu não estou me saindo tão bem, posso me destacar fazendo com que o outro se saia pior.

Algum nível de competição pode até ser saudável, mas o ideal é que todos lutem em favor da empresa. Por isso, se você tem metas individuais, mas não desenvolveu nenhuma que seja voltada para o grupo de trabalho, repense.

Se todos ganharem quando conseguirem produzir um melhor trabalho em conjunto, a tendência é de que o clima se torne mais cooperativo.

Estas bonificações não precisam ser necessariamente valores em dinheiro no final do mês. Horários mais flexíveis, folgas, eventos de confraternização e outros mimos podem fazer parte da premiação.

Agora que você já viu alguns dos principais causadores da diminuição da produtividade na sua empresa e formas de reverter estes problemas, aproveite e assine nossa newsletter. Temos sempre conteúdos úteis e de fácil aplicação na sua empresa que vão tornar você um gestor mais profissional e atualizado.

múltiplos projetos

5 dicas incríveis para quem precisa gerenciar múltiplos projetos

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 dicas incríveis para quem precisa gerenciar múltiplos projetos

É bastante comum que um gerente de projetos acabe se embolando ao coordenar múltiplos projetos simultaneamente, não é verdade? Afinal de contas, gerenciar muitos trabalhos, recursos, escopos e cronogramas de uma só vez exige muita habilidade!

Um gerente de múltiplos projetos deve, por exemplo, ter a capacidade de se adaptar às diversas equipes sob seu comando, que variam de um projeto para outro, além de ser capaz de se comunicar bem, conseguir absorver e assimilar as informações relacionadas aos detalhes dos projetos e saber delegar tarefas aos respectivos responsáveis por cada equipe.

E foi pensando nas possíveis dificuldades e dúvidas que um gerente de projetos pode vir a ter nesse malabarismo de controle de vários projetos simultaneamente que resolvemos elaborar este post. Então confira agora mesmo nossas valiosas dicas:

Delegue tarefas

Quando um gerente precisa controlar vários projetos ao mesmo tempo, dificilmente terá condições para lidar com todas as mínimas questões sob sua responsabilidade, certo? E é por isso que delegar algumas tarefas — aquelas que não possuem um nível tão estratégico, por exemplo — para um membro mais qualificado da equipe pode dar o conforto e a segurança necessários para permitir que o gerente direcione seu foco para assuntos mais relevantes, uma vez que terá a certeza de que a atividade será bem executada.

Aloque recursos com antecedência

Muitas empresas têm como exigência manter as equipes com estruturas enxutas, sempre com o propósito de reduzir os custos e manter a competitividade perante o mercado. E isso se aplica, também, às equipes de projetos. É necessário, portanto, que o gerente de projeto consiga efetuar um planejamento a respeito dos recursos necessários com a devida antecedência. Assim, tanto a equipe como os gestores terão ciência da previsão dos gastos e do tempo em que estarão alocados no projeto.

Priorize os projetos

Elabore uma lista de prioridades para cada projeto. Assim, projetos com atividades mais críticas e com prazos menores devem ter uma atenção especial. Se possível, nomeie um líder qualificado para ser o responsável — pelo menos temporariamente — por um projeto que está caminhando bem em termos de cronograma e riscos. Dessa forma é possível focar no mais grave até a poeira baixar. Aproveite e veja neste texto algumas opções para criar seus relatórios de desempenho. Uma boa dica é ler o post que escrevemos sobre como definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos, ele certamente pode te ajudar.

Utilize um software de apoio

Outra boa opção para manter a organização dos projetos em pleno andamento é investir em um software de apoio à gestão. Dê preferência a uma ferramenta que ofereça funcionalidades de atualização automática sobre o andamento das atividades, que seja flexível e adequada a seu método de gestão. Se a tecnologia está aí para facilitar e otimizar os serviços, por que não usá-la a seu favor? Se você tem dúvidas sobre qual software escolher, leia esse post.

Controle sua agenda

Uma gestão de tempo eficaz é simplesmente imprescindível para que o gerente consiga dar a atenção que cada projeto requer. Nesse caso, manter a agenda sempre atualizada ajuda a monitorar o trabalho das equipes envolvidas e evita a perda de tempo com tarefas desnecessárias ou que não agreguem muito valor.

Essas dicas definitivamente não são a solução para todos os problemas que o gerente de projetos enfrenta, mas podem ajudar — e muito! — a coordenar as atividades para aliviar a correria do dia a dia, evitando sofrer com atrasos nos projetos. Mas cabe a você, gestor, a responsabilidade de sinalizar a seus superiores quando se sentir sobrecarregado com a quantidade de projetos que está gerenciando ao mesmo tempo, viu? Melhor garantir a qualidade do que equilibrar perigosamente riscos.

Agora comente aqui e nos conte o que achou das nossas dicas! Tem alguma outra sugestão que também possa auxiliar o gerente de projetos a lidar com a gestão de múltiplos trabalhos? Compartilhe suas dicas e experiências conosco!

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