Se existe uma tarefa que dificulta o trabalho de qualquer gestor de projetos, é o constante desafio de apresentar ao departamento financeiro a viabilidade das estratégias que estão sendo implementadas no negócio.

Além disso, a responsabilidade de estar à frente da tomada de decisões em uma empresa é muito grande, já que o menor equívoco pode gerar resultados catastróficos. Por isso, é imprescindível que o profissional da área de gestão tenha parâmetros confiáveis em que possa basear as suas ações.

Neste contexto, indicadores secundários, como KPIs comportamentais, têm um papel fundamental dentro do gerenciamento de um projeto. Eles permitem que os gestores obtenham informações sólidas e precisas em todas as etapas.

Continue a leitura do artigo para entender a relevância dessas ferramentas e como elas ajudam a otimizar a tomada de decisões!

O que são KPIs comportamentais?

Key Performance Indicator (ou, como é mais conhecida, KPI) é uma ferramenta de mensuração de desempenho muito utilizada por departamentos responsáveis por decisões estratégicas para o negócio, como vendas e marketing.

Essas ferramentas servem para medir a performance dos processos de uma empresa e, com base nessas informações, oferecer auxílio para que ela atinja todas as suas metas com efetividade.

Profissionais responsáveis pela gestão do empreendimento, como líderes de equipes de vendas, executivos e gestores de marketing também utilizam KPIs para se comunicar com os demais colaboradores da empresa durante todas as etapas do desenvolvimento de um projeto.

Já os KPIs comportamentais, ou indicadores secundários, são recursos essenciais para que a empresa mensure o desempenho dos colabores e a eficiência de suas tarefas dentro do ambiente corporativo. Essas métricas também atuam na prospecção de clientes e em ações de marketing, com o intuito de gerar leads. Basicamente, eles ajudam a alinhar os esforços às estratégias para alavancar os resultados.

Resumindo, os KPIs comportamentais apontam resultados, quantificam o desempenho dos profissionais de forma precisa e permitem que os funcionários entendam o valor de suas atividades e como elas têm influência direta no sucesso da empresa.

O que são indicadores secundários?

Para os profissionais que acompanham o desenvolvimento de projetos, sendo responsáveis pela tomada de decisões estratégicas, os indicadores secundários têm um importante papel como métricas de perfomance, considerando que esses profissionais precisam trabalhar de forma constante e precisa com a análise de dados.

Como foi dito no tópico anterior, os indicadores secundários dão suporte às informações obtidas pelos KPIs primários, otimizando a sua eficiência. Eles aumentam a perspectiva das estratégias dos gestores, de forma que seja possível saber o que está e o que não está funcionando nas etapas de um projeto.

Qual é a relevância dos indicadores secundários em um projeto?

É por meio dos indicadores secundários que os líderes de um projeto obtêm as suas bases para realizar uma análise de dados minuciosa. É também a partir deles que são tomadas decisões sobre importantes mudanças de atuação, caso os resultados indiquem um cenário inferior ao esperado. Dessa forma, é evidente que essas ferramentas têm grande relevância para os departamentos de marketing e vendas.

A capacidade de mensurar os resultados e o desempenho das ações estratégicas é fundamental para a empresa, pois a utilização dessas ferramentas de inovação em um projeto suprem as necessidades de visualização de metas para cada ação.

Além disso, quando relacionados aos objetivos da empresa, os indicadores secundários podem apontar as possíveis falhas de execução, gargalos e pontos que precisam ser melhorados para otimizar a produtividade do negócio como um todo.

Como os indicadores secundários podem auxiliar a tomada de decisões?

Apontamento de relevância do projeto

Como ferramentas de métricas de resultados, é importante que os KPIs secundários mostrem a viabilidade do caminho que o projeto está seguindo e se as medidas necessárias para que ele atinja seus objetivos estão sendo tomadas.

Auxílio para melhores decisões

Para provar a sua eficiência na logística da empresa, os indicadores secundários devem oferecer auxílio para que os gestores tomem as melhores decisões estratégicas.

Como mensurador de desempenho, esta ferramenta deve não somente apontar números e dados como também indicar soluções práticas e aplicáveis ao cotidiano operacional.

Periodicidade

Independentemente de qual seja o segmento em que a empresa atua, tempo sempre estará associado a produtividade e, consequentemente, a lucratividade. Isso significa que um indicador de performance, ainda que secundário, deve proporcionar informações aos gestores que permitam o entendimento sobre a periodicidade dos processos.

Em outras palavras, a ferramenta deve apresentar informações que permitam que a equipe calcule o tempo de conclusão necessário para cada tarefa, além de ampliar a visão sobre o período total de duração do projeto.

Quais são os indicadores secundários em uma estratégia de marketing?

Na posição de gestor ou supervisor de projetos, o profissional deve acompanhar de perto o desenvolvimento de cada estratégia e, é claro, os resultados obtidos por cada ação.

Portanto, os indicadores secundários devem informar e apresentar a efetividade dos testes de gerenciamento, ou seja, se as ações estão no caminho certo para que a empresa alcance seus objetivos comerciais.

Dentre os principais recursos que podem servir como indicadores secundários de performance, podemos citar:

• assinantes da newsletter;
• visitantes recorrentes do blog, site ou e-commerce;
• custo por lead em cada estágio do funil;
• custo por visitante;
• assinantes do blog;
• índice de tráfego orgânico;
• origem do tráfego — pago, direto, redes sociais, orgânico, e-mail, entre outros;
• preço médio por transação.

Vale lembrar, ainda, que os indicadores secundários devem justificar os KPIs primários, mostrando como os resultados almejados podem ser atingidos, fornecendo informações relevantes para os gestores e facilitando todos processos cotidianos.

Como mensurar indicadores secundários na prática?

O objetivo de qualquer negócio, independentemente de qual seja o seu setor de atuação, é gerar leads, correto? Para isso existem eficientes estratégias de marketing de conteúdo, que têm se propagado entre empreendimentos de todos os portes.

Primeiramente é preciso definir os KPIs — neste contexto, podemos citar os leads como um KPI primário, e o seu gerenciamento como um KPI secundário. Para mensurá-lo, é necessário decidir quais serão os recursos utilizados para basear suas métricas.

Por exemplo, se você pretende gerar leads utilizando o blog, é necessário que exista tráfego, certo? Então é correto afirmar que o tráfego total será o seu indicador secundário.

Para finalizar, lembre-se de que uma estratégia de marketing de conteúdo eficiente será capaz de aumentar os índices de acesso orgânico do site e do blog, por meio de suas postagens destinadas ao público-alvo do negócio.

Agora que você já sabe como os indicadores secundários podem ajudar a mensurar KPIs comportamentais, compartilhe este conteúdo com os seus amigos e familiares nas redes sociais!

Você sabe do que se trata um portfólio de gerenciamento de projetos? Esse tipo de coletânea reúne os projetos de uma empresa (ou de um profissional em especial), e tem por intuito mais destacado gerenciar o que foi investido neles e avaliar o resultado obtido.

Todo projeto é específico e tem um objetivo em particular, por isso o escopo e os recursos que são direcionados a cada um são variáveis. Um portfólio de gerenciamento de projetos auxiliará na criação de projetos mais eficazes. Além disso, vai associar mais apropriadamente os resultados com as metas esperadas e trazer amplo diferencial no mercado.

Então, como criar um portfólio com todos os projetos nos quais você já esteve envolvido, e que seja prático e atraente? Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos!

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Não confunda projeto com processo

A confusão entre os dois termos pode ser bem comum, mas é fácil compreender as diferenças para não se atrapalhar na hora de elaborar o seu portfólio. Um projeto tem caráter temporário, normalmente com início e fim pré-definidos, além de ter um objetivo único e gerar resultados específicos.

Quando falamos de processo, entra em cena a ideia de um trabalho contínuo e bem definido. Seus resultados, por sua vez, são padronizados e não específicos. Os objetivos costumam ser atualizados periodicamente. É como se o processo precisasse estar contido no seu projeto.

Por exemplo: a elaboração e o lançamento de um novo produto. Todo o modelo de design, as etapas de criação, custos e a campanha de marketing devem estar em um projeto, com datas de início e encerramento. Por sua vez, as futuras produções daqueles produtos passam a ser processos, que se repetem.

Escolha a forma de apresentação

Você deseja que o portfólio seja digital ou impresso? A escolha será sua, mas as duas formas precisam ser bem apresentadas. Se você prefere usar o meio digital, é interessante levar um tablet com o arquivo em PDF com você para apresentá-lo.

Você pode, ainda, disponibilizá-lo online por meio de algumas plataformas. Existem sites, alguns gratuitos, onde você pode fazer upload dos seus projetos. Um bom exemplo é o Behance.

Se você prefere que seja impresso (físico), tenha cuidado com a organização. Nada de páginas soltas, o que pode complicar na hora de apresentar os seus trabalhos. Prefira agrupá-las em um álbum ou livro de couro, o que exprime seriedade e mais elegância. São os seus melhores trabalhos que estão ali.

Em um portfólio físico, dedique-se a fazer uma capa simples, com o seu nome e o título, por exemplo, “portfólio de projetos”. Evite incluir datas na capa. É adequado levar em conta que o conteúdo do seu portfólio seja atemporal.

Seja honesto na inclusão dos projetos

Pode parecer óbvio, mas para a elaboração de um bom portfólio você precisa ter material; de preferência um material real. Portfólios que incluem trabalhos não desenvolvidos por você ou sua empresa podem ser um grande “tiro no pé”. A não ser que você tenha alguma participação (mesmo que pequena), aí tudo bem. Especifique essa informação, caso contrário, não inclua esses projetos. Coloque apenas conteúdo original.

Projetos chamados “fantasma” podem até ser incluídos, mas com muita cautela. Um projeto fantasma seria aquele criado para um cliente fictício ou como proposta (não contratada) para uma grande marca. Servem para encorpar o portfólio, porém, se a sua empresa tem projetos suficientes, você não precisará deles para mostrar serviço.

Liste o conteúdo na página inicial

Uma espécie de índice pode deixar o seu portfólio mais prático. Quem tem acesso a ele pode saber os projetos que estão contidos sem precisar atravessar todo o material. Ainda que para você seja interessante mostrar tudo, quem for avaliar o material pode não dispor de tempo no momento.

Exibir um índice é uma excelente tática, que economiza tempo e consegue resumir o que você já fez. Certifique-se de que aquela referência seja informativa. Inclua o tipo do projeto e para quem foi feito.

Pense em como organizar os projetos

Os projetos trazidos no portfólio podem ser categorizados em diferentes formas. Por exemplo, por ordem cronológica, do mais antigo ao mais recente, ou vice-versa. Deve-se pensar no formato que não deixe o material confuso, especialmente no que se refere às especificidades dos projetos incluídos.

Pensando assim, talvez seja interessante organizar os projetos conforme a área de atuação. Os interesses de quem visualiza o seu portfólio são mais bem direcionados. Você pode escolher os projetos mais relevantes para você ou sua empresa, como a abertura dessas áreas de atuação. Assim, a boa impressão é captada logo nos primeiros instantes.

Não encha o portfólio com coisas irrelevantes

Nem sempre um portfólio muito grande ou cheio de informações será o melhor. Quem analisa esse tipo de material sabe muito bem identificar o que é relevante e o que pode parecer pura enrolação. Um portfólio longo pode ser cansativo.

Não existe uma regra para seu número de páginas, mas é interessante balancear. É melhor ter dois projetos excelentes do que dez projetos de mediana qualidade.

Entenda que, se for sintético e completo, com uma apresentação bonita e feito com cuidado, ele será muito mais atraente. Lembre-se que é por meio de um portfólio que sua competência para a realização dos trabalhos está sendo avaliada. Toda informação deve ser legível e precisa para não gerar dúvidas.

Tenha uma página de currículo atraente e recheada

O portfólio está bastante relacionado a você e à sua empresa, e qualquer dado relevante nesse sentido deve estar contido no material. Sua formação, as competências, localização geográfica e alguns certificados de alto gabarito não devem ser esquecidos.

Essas informações podem vir agrupadas em um infográfico, pois é algo instigante para quem lê. Mas tudo precisa ser bastante claro. Esse não é o espaço para inventar competências. Não exagere e não invente dados. Se o que for contido puder ainda ser comprovado, é melhor. Lembre-se de que a verdade sempre vem à tona.

O portfólio deve ter a sua cara

Não existe um formato específico de portfólio, honestamente cada escolha é bastante pessoal. Vale a pena que ele reflita os seus valores ou os da empresa, pois é o que fará dele único. Todas as suas habilidades e realizações trazem uma história, e ninguém melhor do que você para contá-la.

O portfólio de projetos é o seu espaço. Qual era o problema? Como você solucionou? Quais os resultados obtidos? As suas escolhas estão em jogo.

Seguindo essas dicas, certamente seu portfólio de gerenciamento de projetos será atraente e eficiente no mercado.

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A estrutura analítica de projetos semelhante a uma árvore que engloba níveis gerais e específicos das atividades a serem executadas, a qual contempla todas as fases do projeto. Inicialmente, o gerente precisa fazer o planejamento e detalhar o escopo para conseguir utilizar a ferramenta como um apoio à gestão e para expor o seu conteúdo.

Neste artigo, vamos falar sobre as vantagens de utilizar uma estrutura analítica no projeto e explicar o seu conceito. Por outro lado, vamos mostrar para que serve o WBS dentro de uma empresa e fornecer detalhes sobre a visualização clara das partes do projeto, a facilidade de discussão para soluções técnicas, a identificação de riscos técnicos etc.

Deseja entender como o WBS pode ser aplicado no dia a dia? Continue a leitura deste post!

O que é uma estrutura analítica de projetos?

Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou é a tradução dos termos ingleses Work Breakdown Structure que deu origem à sigla WBS. Trata-se de uma ferramenta visual que possibilita estruturar os projetos de maneira simplificada e auxilia o gestor a fazer a exposição do trabalho a ser realizado até a conclusão das atividades. A árvore orienta as entregas indispensáveis à conclusão de todas as etapas.

Para que serve o WBS dentro de uma empresa?

WBS serve para desenvolver a agenda e fazer a atribuição das funções e das responsabilidades dos integrantes das equipes. Além disso, é útil para gerenciar riscos, ajuda na delimitação do escopo do projeto, auxilia a identificar as fases, orienta o gestor para identificar e descrever de forma detalhada as entregas e as atividades a serem executadas.

Fora isso, WBS ajuda a obter a estimativa de custo, duração e esforço, bem como a identificar os riscos. Com ela, os gestores organizam os pacotes de trabalho fazendo a descrição das fases seguintes ainda antes de montar o cronograma. A ferramenta pode ser numerada, ajuda a rastrear as atividades e pode ser construída de acordo com o tipo de projeto e o seu propósito.

Quais são as vantagens de usar a estrutura analítica?

A estrutura analítica pode ser montada por equipes, por entregas ou por fases. Existem diversas diretrizes para a geração do WBS, bem como para o seu desenvolvimento e aplicação na empresa. A seguir, confira algumas vantagens advindas do uso dessa ferramenta que é muito relevante para que os gestores tenham sucesso e os seus projetos sejam bem-sucedidos!

Visualização clara das partes do projeto

O WBS proporciona visão cronológica das atividades dos projetos e ajuda as pessoas leigas a compreenderem melhor os planejamentos. Por intermédio da visualização clara das partes do projeto, o gerente faz um gerenciamento de projeto mais assertivo. A ferramenta decompõe as fases do ciclo de vida dos projetos separando os diversos níveis.

A representação gráfica do projeto mostra uma estrutura hierárquica com os agrupamentos claros e lógicos conforme os produtos ou tarefas. É como se fosse um esboço das tarefas ou um mapa com detalhes, dividido em diversas partes e com metas individualizadas. Portanto, independente do tamanho do projeto, ele será facilmente mapeado.

A estrutura analítica pode conter caixas de textos, símbolos e setas para a representação de objetivos secundários e gerais. O gestor adiciona e exclui os elementos conforme as suas necessidades organizando-os da maneira que entender ser a mais apropriada. É possível ainda incluir cores, destacar os textos em negrito, sublinhado ou itálico.

Por exemplo, a cor amarela pode apontar tarefas urgentes que estão pendentes de execução. Já a cor vermelha poderá indicar entregas em atraso ou que têm prioridade sobre as demais. A verde, por sua vez, normalmente é usada para registrar as atividades que já foram concluídas pela equipe de modo satisfatório. Cada gestor define as cores que prefere utilizar.

Facilidade de discussão para soluções técnicas

A execução de projetos requer trabalho em equipe. Desse modo, os integrantes do time precisam ter um consenso sobre as atividades, serviços ou produtos. A estrutura analítica ajuda os participantes durante as discussões para que identifiquem caminhos alternativos e soluções técnicas diferenciadas. Todos podem solicitar a opinião dos colegas e contribuições de outros departamentos.

Consequentemente, as áreas diferentes trabalham de forma integrada compartilhando conhecimentos para o auxílio mútuo. Alguns programas permitem inclusive a visualização e a edição da estrutura analítica em grupo, com o compartilhamento das alterações por meio de envio de um link, por exemplo. Há plataformas online que são acessíveis de dispositivos móveis e computadores.

Identificação de riscos técnicos

Cada projeto tem o seu nível de complexidade de modo que é preciso criar o WBS exclusivo e com planejamento próprio. Mas a estrutura analítica pode ser simples, precisa e descomplicada. A identificação dos riscos é feita após o registro dos subprodutos que são localizados pela análise dos documentos e pela entrevista de usuários e clientes. Analise exemplos de subprodutos: reuniões relatórios análises comemorações e apresentação do projeto concluído.

Entretanto, os elementos contratados de empresas externas não precisam ser decompostos em subprodutos no WBS, pois os riscos decorrentes deles são da responsabilidade dos prestadores de serviços ou fornecedores. Por fim, o gerenciamento dos riscos técnicos cabe ao gestor que os identifica e realiza os procedimentos de iniciar, planejar, controlar, executar e encerrar os projetos.

É o gerente que faz os planejamentos e define se eles serão mais detalhados ou mais enxutos. Quando os elementos são delegados para um membro da equipe, transformados em um subprojeto ou terceirizados, é esse outro profissional que assume a responsabilidade quem faz o detalhamento. Contudo, o gestor poderá, se assim desejar, incorporar esses detalhes ao projeto mestre.

Essa incorporação vai depender das necessidades de rigor no controle das atividades, o qual pode diminuir ou aumentar de acordo com os riscos, os prazos e os custos associados. Ela é relevante para os casos em que o gestor entende ser preciso descrever as responsabilidades de cada membro da equipe e de todas as empresas contratadas para que o projeto seja concluído.

Agora você já sabe o que é WBS e entende que é necessário compreender o funcionamento e o uso de uma estrutura analítica de projeto. A representação gráfica normalmente conta com vários níveis. No primeiro, coloca-se o nome do projeto. No segundo, as fases do ciclo de vida com os elementos essenciais ao gerenciamento das entregas. Depois, são registrados os subprodutos com uma revisão da EAP.

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Quando o negócio cresce e apresenta bons resultados, surgem novos projetos, não é mesmo? A partir disso, cada vez mais contratos são fechados, exigindo muito preparo e a experiência de um gerente de projetos. Contudo, alguns profissionais têm dificuldades para organizar os trabalhos e manter tudo sob controle — principalmente quando se trata do gerenciamento de portfólio de projetos.

Nessas situações, é muito importante utilizar uma ferramenta adequada às suas necessidades, já que uma simples decisão equivocada pode colocar em risco a alocação de recursos e o tratamento do volume de informações.

Este post mostra como o software da Project Builder é a escolha ideal para quem deseja solucionar essas e outras questões. Continue a leitura e fique de olho!

O que é o gerenciamento de portfólio de projetos?

É um conceito que associa técnicas, estratégias, recursos e conhecimentos na gestão de vários projetos em uma mesma empresa.

Isso quer dizer que o gerenciamento de portfólio de projetos almeja maximizar os retornos financeiros, diminuir as dores dos clientes e garantir qualidade na tomada decisão.

Imagine que você está gerenciando 10 projetos ao mesmo tempo. Cada um tem demandas e metas diferentes, correto? Se você tentar analisar informações, produzir relatórios e acompanhar tudo o que acontece manualmente, provavelmente terá grandes dores de cabeça.

Nessas horas, é preciso ir além do básico e pensar fora da caixa. O gerenciamento de portfólio de projetos faz com que você segmente o planejamento estratégico em etapas de acordo com o porte da empresa ou a área do mercado.

A partir disso, é possível ter visões rápidas de cada projeto e associá-los a objetivos estratégicos, focados no aumento do Retorno sobre o Investimento (ROI).

Qual é o momento ideal para ter um software de gestão de projetos?

Todo profissional deseja ter vários projetos no negócio, não é mesmo? Isso indica que o mercado reconhece e confia em seu serviço e em sua equipe.

Em um primeiro momento, você pode até realizar as atividades e o acompanhamento dos processos manualmente. Porém, mesmo assim não é possível fazer entregas eficientes.

Com a demanda muito grande de projetos, as informações ficam cada vez mais soltas e difíceis de serem encontradas. Como consequência disso, você perde muito tempo organizando as suas ideias e analisando relatórios.

Além do mais, podem existir problemas para fazer a gestão do tempo. Uma rotina de organização de processos precisa ser muito bem planejada e estruturada.

Quando os envolvidos não trabalham sob os mesmos conceitos, as entregas não respeitam os prazos estipulados em contrato e os clientes ficam insatisfeitos com o serviço.

E não pense que empecilhos provocados pelo uso de técnicas indevidas acabam por aí! Alguns negócios utilizam planilhas na esperança de economizarem recursos e informatizarem o fluxo produtivo.

Na verdade, as planilhas mais atrapalham do que ajudam, porque:

• não estão integradas ao time;
• não transmitem confiança;
• não são Big Data.

Essas situações parecem banais, mas deixam bem claro que o seu negócio precisa de um software de gestão de projetos. Afinal, a ferramenta melhora todas as etapas de seu trabalho, da definição do escopo até a entrega final do produto.

Lembre-se de que o software da Project Builder também otimiza o fluxo de documentação e facilita a comunicação entre os funcionários e os clientes.

Como software da Project Builder ajuda as empresas?

O software da Project Builder é uma solução completa para a gestão de projetos. Ao oferecer praticidade e qualidade aos seus usuários, a ferramenta pode ser utilizada por pequenos, médios e grandes empreendedores.

As suas principais características são:

• consolidação das visões de carteiras de projetos;
• relatórios simplificados;
• fluxos automáticos de aprovação de propostas;
• acompanhamento da produtividade da equipe;
• alertas proativos das atividades;
• integração de funcionários e clientes;
• gestão de pessoas e equipes;
• orientação fundamentada no PMBOK, Ágil, PM Canvas, Prince 2 e outros.

Todos esses fatores convergem para um único ponto: a criação de uma estrutura consolidada em relação à maturidade do negócio sobre a gestão de projetos.

É válido lembrar que o Project Builder é o único que faz agrupamentos e consolida informações dos projetos. Isso quer dizer existem campos customizáveis na segmentação dos setores das empresas.

Entenda melhor com este exemplo: o seu negócio tem um budget de R$ 100 mil e precisa escolher, entre dezenas de projetos, quais são os mais rentáveis e mais se encaixam nos objetivos da companhia. O Project Builder permite a criação de indicadores, tornando a sua análise mais precisa e aprofundada.

Se você deseja trabalhar apenas com projetos com orçamentos financeiros menores, basta determinar critérios e valores para cada opção. Ou seja, cada projeto pode receber uma nota de acordo as suas prioridades, como:

• projetos que custam até R$ 1 mil = 10
• projetos que custam entre R$ 1 mil e R$ 5 mil = 5
• projetos que custam mais de R$ 5 mil = 1

No final das contas, você tem um relatório otimizado e mais simples de ser examinado. Da mesma forma, o Project Builder pode ser relacionado ao aumento de marketshare, que representa a participação do negócio no mercado em que ele está inserido.

Viu só? As possibilidades são variadas e você tem toda a liberdade para traçar o seu gerenciamento de portfólio de projetos.

O que fazer agora?

Ao ler o nosso post, você entendeu mais sobre o gerenciamento de portfólio de projetos. Essa disciplina é essencial para quem quer organizar melhor o tempo, ter informações mais precisas e diminuir os riscos nos processos.

O uso de uma ferramenta, como a da Project Builder, é um diferencial que você não pode deixar de lado. Essa solução reúne todas as informações em um só lugar, não importando a quantidade de projetos que você gerencia.

Em todos os casos, o software da Project Builder torna a sua rotina mais tranquila, pois tem um módulo estratégico para a segmentação e o acompanhamento das atividades.

Lembre-se: quem define metas, indicadores e planos consegue monitorar o desempenho de cada projeto e tomar decisões mais eficientes, que priorizam as necessidades do negócio e do cliente. O gerenciamento de portfólio de projetos vai ajudar você e sua empresa a irem cada vez mais longe!

Agora, entre em contato com a Project Builder e prepare-se para integrar todas as etapas de seus projetos com facilidade!

A gestão de projetos pode ser melhor organizada se a empresa tiver como prática da gestão de portfólio e programas de projetos, que englobarão todos os projetos da empresa de forma ordenada e segmentada.

Parar criar essa gestão de portfólio e programas de projetos você pode utilizar o Project Builder, que foi desenvolvido exatamente para que a sua empresa tenha maior tranquilidade ao gerir seus projetos e possa trabalhá-los de maneira estratégica, contribuindo para o pleno desenvolvimento das inovações da empresa e de seus clientes.

Com o Project Builder você terá acesso a quatro pontos chave para criar seus programas e portfólio de projetos: propostas de projetos, projetos, portfólio e programa. Confira agora essas funcionalidades e como elas podem contribuir para o gerenciamento de projetos da sua empresa!

Propostas de projetos

As propostas de projetos são oportunidades de negócio visualizadas pela equipe e que podem vir a se tornar projetos em um futuro próximo. Esta ferramenta auxilia na seleção dos projetos mais relevantes para a empresa em determinado momento, dando à equipe uma visão bastante analítica de quais os impactos de cada projeto para o negócio, bem como sua facilidade de implementação.

Você pode criar critérios de pontuação para os seus projetos, visando estabelecer sua relevância com cálculos matemáticos, que são processados pelo PB em segundos. Basta elencar os critérios desejados, inseri-los em indicadores e então gerar o relatório analítico, que demonstrará os projetos que devem receber maior atenção da equipe.
Selecionados os que serão colocados em execução, você os insere de acordo com os requisitos estabelecidos pela organização tanto no portfólio quanto no programa de projetos e pode começar a trabalhá-los através destas duas ferramentas.

Portfólio

No portfólio de projetos você tem a visualização de quais são os projetos que estão em andamento e também como está o seu desenvolvmiento, se dentro do esperado ou não.
Selecionando filtros por área, cliente, início e término do projeto ou ainda por tipo de projeto, você cria um dashboard com as principais informações que você necessita para uma reunião ou ainda para discutir a evolução dos projetos com sua equipe.

Você tem ainda a possibilidade de visualizar a distribuição de projetos por situação (ativos, em andamento, encerrados, etc), por tipo, área demandante e cliente, tendo em suas mãos um documento completo acerca do seu portfólio.

Programa

Na aba de programas você tem acesso a informações como número de projetos desenvolvidos por área, custos por projeto ou custo total, performance do projeto e ainda pode atrelar projetos a objetivos estratégicos da organização, acompanhando se estes objetivos estão sendo conquistados ou não.

Com o Project Builder você tem uma ferramenta completa de gestão de projetos que facilita seu dia a dia e permite um acompanhamento rápido e eficaz do desempenho e produtividade da sua equipe em relação aos projetos em andamento. É possível ainda registrar toda a evolução dos projetos da sua empresa, gerando um repositório eficaz de lições aprendidas e sucessos conquistados através dos seus esforços.

Faça uma demonstração das ferramentas de portfólio e programas do Project Builder e comprove sua eficácia! Comece agora!

Parte de todo ser humano, a comunicação ainda é um dos grandes problemas no mundo corporativo, afinal, somos reflexo daquilo que vivenciamos ao longo de nossas vidas, e cada pessoa tem suas próprias experiências e seu modo de ver o mundo. Quando uma comunicação é feita, cada envolvido a recebe de acordo com o seu histórico de vida, e isso fatalmente dificulta o relacionamento interpessoal.

Na execução de um projeto isso não é diferente. Temos equipes multidisciplinares, com cultura e valores diversos, o que faz com que o papel do gerenciamento da comunicação em projetos seja uma das maiores preocupações do gerente. A sintonia entre a equipe deve estar afinada, a fim de que todos compreendam seus papéis para o resultado final e possam trabalhar em sinergia, com o mínimo de conflitos e discussões.

O que a comunicação em projetos faz

A comunicação em projetos trata principalmente da comunicação feita entre e para a equipe, visando facilitar o trabalho de todos e manter o grupo unido em torno de seus afazeres.

Para superar os desafios das barreiras comunicacionais, o gerente deve acompanhar de perto essas interações e manter-se constantemente em contato com a equipe, visando apaziguar qualquer situação que possa gerar um conflito.

Além disso, a comunicação em projetos visa manter os patrocinadores, os usuários e demais envolvidos informados a respeito do andamento do mesmo, reportando periodicamente os avanços realizados. Isso torna a comunicação em projetos um tanto quanto mais complexa, pois os públicos são variados e é preciso segmentar essa comunicação.

Os desafios do gerenciamento da comunicação em projetos

Manter as pessoas unidas e dispostas para o trabalho árduo que, muitas vezes, se faz necessário no desenvolvimento de um trabalho é um grande desafio do gerenciamento de comunicação. Para tanto, o gerente de projetos deve ter competências tanto de comunicação oral quanto de comunicação escrita, como também uma boa dose de negociação.

Neste sentido, o feedback contínuo também é essencial, já que as pessoas precisam saber como está o seu desempenho para poderem melhorar ou otimizar qualquer falha que esteja ocorrendo. É papel do gerente de projetos conversar com cada membro da equipe e manter o ambiente em harmonia.

O repasse de informações referentes ao projeto de maneira clara, sucinta e compreensível para todos os envolvidos com ele também se constitui em um grande desafio. A comunicação escrita pode ser mal interpretada, assim como a oral pode ser conflitante com a não verbal do transmissor. Sendo assim, valer-se de vários recursos para comunicar de forma mais eficaz a todos os envolvidos com o projeto é a melhor saída.

Infográficos, mapas mentais, vídeos, gráficos, imagens, diagramas, dashboards e tantas outras ferramentas de comunicação podem facilitar o repasse das informações e manter a equipe informada e pronta para maximizar os resultados do projeto. Basta que o gerente e o responsável pela comunicação conheçam bem os envolvidos, segmentem as mensagens e saibam como repassar as informações de maneira estratégica e bem trabalhada.

A comunicação é a essência do relacionamento interpessoal, por isso deve andar de mãos dadas com o gerenciamento de recursos humanos em projetos, auxiliando na mediação de conflitos e na promoção de ações de engajamento e comprometimento para a equipe. Sem a comunicação clara, fluida, o projeto tem grandes chances de não dar certo, portanto, na hora de escolher um líder para tratar do assunto, certifique-se de indicar a pessoa certa.

E então, como é feita a comunicação na gestão de projetos da sua empresa? Quais ferramentas você utiliza? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas experiências!