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Qual a importância da consultoria em gestão de projetos?

Escrito por Braun em 25/05/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Qual a importância da consultoria em gestão de projetos?

A consultoria em gestão de projetos é essencial para o negócio que deseja ter uma atuação melhor nesse sentido. Com o apoio de uma equipe de consultores, é possível reconhecer os principais problemas e onde estão as oportunidades de mudança e otimização. A partir disso, a consultoria orienta a equipe sobre como agir para conquistar resultados diferenciados.

A escolha de um plano de consultoria de qualidade faz a diferença para ampliar a qualidade da performance consolidada. Também é ideal para obter mais competitividade e driblar os principais desafios.

A seguir, veja qual é a importância de uma consultoria em gestão de projetos e saiba o que ela tem a oferecer.

Como a consultoria pode ajudar?

Como dissemos, a contratação de um time especializado traz uma visão completa (e externa) sobre a gestão de projetos. Graças a esses conhecimentos, é possível estabelecer as medidas essenciais para alcançar novos patamares de desempenho.

Também serve para resolver as principais dificuldades do time e até para melhorar a qualidade das entregas para os clientes. A seguir, veja em quais pontos a consultoria em gestão de projeto pode ser útil.

Avaliação de maturidade da gestão de projetos

Dependendo da maneira de trabalho e até dos conhecimentos do time, cada gerenciamento tem um nível de maturidade. Isso faz com que cada equipe se dê bem com uma metodologia, dependendo do grau de autonomia e de outras características.

Um time de alta maturidade, normalmente, consegue se adaptar melhor à metodologia ágil, que envolve maior nível de liberdade em troca de comunicação reforçada. Por meio dessa avaliação, é possível determinar como cada projeto deve ser conduzido e quais são as qualidades interessantes.

Gestão de mudanças em projetos complexos

Os projetos complexos são, conforme o esperado, desafiadores. Por si só, já é um bom motivo para ter o apoio de uma consultoria em gestão de projetos. No entanto, isso se torna ainda mais urgente quando falamos na gestão de mudanças.

Adaptar o escopo ou mesmo fazer alterações para atender aos pedidos dos clientes já é naturalmente complicado. Em um projeto complexo, isso demanda atenção, estrutura e estratégia. Com o aproveitamento de um bom nível de conhecimento, é possível garantir que toda a etapa aconteça da melhor maneira.

Visão analítica dos projetos

Compreender cada projeto de forma ampla é fundamental, por exemplo, para identificar quais são os recursos necessários. Também é um modo de entender como montar as equipes certas e mesmo como avaliar os resultados. Inclusive, isso tem a ver com a definição de métricas e indicadores, o que exige a escolha correta para obter as informações desejadas.

Uma consultoria em gestão de projetos se torna essencial por oferecer uma visão analítica do gerenciamento e de cada realização. Dessa maneira, é possível entender completamente quais são os pontos fortes e os pontos fracos e o que deve ser considerado prioridade.

Implementação e parametrização de ferramentas

O gerenciamento de projetos também inclui uma atuação voltada para “equipar” o time com os recursos certos. Especialmente ao falar em tecnologia, é normal que a empresa tenha dúvidas sobre como implantar uma ferramenta de sucesso.

A consultoria pode ajudar por oferecer um suporte completo nesse processo. O time contratado vai parametrizar a adoção da ferramenta e auxiliar etapas como as configurações iniciais e os treinamentos. Mais que garantir o funcionamento do software, essa é uma maneira de ter a certeza de que o recurso está totalmente adaptado à realidade do seu negócio.

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Como escolher uma consultoria em gestão de projetos?

Já que a contratação desse time tem tantos aspectos positivos, é preciso entender como selecionar corretamente os consultores. Escolher a consultoria ideal é parte essencial da obtenção de resultados e, inclusive, do retorno sobre o investimento.

Pensando nisso, alguns fatores devem ter um peso maior em sua decisão. A seguir, confira quais são!

Verifique o nível de capacitação

É indispensável que a consultoria em gestão de projetos tenha amplos conhecimentos sobre o assunto. Na hora de contratar, a avaliação desse aspecto inclui explorar quais são as certificações que os consultores apresentam.

Ainda é importante entender se as práticas apresentadas estão relacionadas às novidades e tendências atuais. Afinal, o conhecimento atualizado também é essencial para o sucesso de atuação.

Não menos importante, o time de consultoria deve ser capaz de “repassar” esses conhecimentos de maneira precisa. A intenção é que a sua empresa possa “caminhar com as próprias pernas”, tornando-se responsável pela própria evolução.

Confira se a metodologia é validada

Na hora de contratar uma consultoria em gestão de projetos, não há como abrir mão da experiência. É necessário que o time já tenha cuidado de outros gerenciamentos para que haja mais segurança da sua parte, no momento da escolha.

Ao mesmo tempo, é preciso ir além. Mais que ter experiência, a metodologia de consultoria já deve estar validada por outros clientes. Portanto, conheça o portfólio da equipe, peça cases de sucesso e analise o atendimento desde o começo. Assim, é possível ter certeza quanto à decisão.

Peça opiniões para outros clientes

Por falar em outras empresas que contrataram o serviço, é interessante buscar a opinião de quem já utilizou o serviço de consultoria. Essa é a melhor forma de ter uma “visão interna” do procedimento e, assim, de conseguir um nível maior de segurança.

Peça referências para o time a ser contratado e busque, também, opiniões nas redes sociais e entre os seus contatos. Com isso, é possível realizar uma escolha realmente eficiente.

Por que escolher a Project Builder?

A adoção de tecnologia facilita o gerenciamento de projetos, diminui os riscos de erros e melhora a capacidade de entrega. Pensando nisso, vale a pena contratar a solução oferecida pela Project Builder. Com a ajuda desse software de gestão de projetos, é possível centralizar informações, organizar os fluxos e ampliar os resultados.

Além de tudo, há a chance de contratar a consultoria em gestão de projetos da empresa. Você terá o apoio de um time altamente preparado e cuja metodologia já foi validada por mais de 600 clientes. Também contará com planos que atendem a necessidades diferentes.

O melhor de tudo é que se trata do time mais qualificado para implementar o software da empresa, já que os consultores têm pleno conhecimento sobre a ferramenta. Assim, é fácil alcançar bons resultados.

A consultoria em gestão de projetos é essencial para elevar o aproveitamento de recursos e para atingir objetivos estratégicos. Com o apoio certo, seu negócio terá o suporte necessário para chegar mais longe.

Quer entender o que a Project Builder tem a oferecer? Fale com um consultor e explore a nossa solução!

Bombeiro, não. Gerente de projetos, sim!

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Bombeiro, não. Gerente de projetos, sim!

A principal função do gerente de projetos é planejar e garantir a execução de tarefas e atividades de forma a serem realizadas dentro de prazo, custo e escopo definidos. Na prática, muitos gerentes acabam correndo atrás do prejuízo o tempo todo, minimizando problemas e entregando o “melhor resultado possível” no lugar do que seria o ideal.

Dá aquela sensação de estar sempre apagando incêndios. Mas você é bombeiro ou gerente de projetos? Afinal, porque as coisas saem do controle, e como reduzir ao máximo essa possibilidade?

Vamos por partes.

Até agora, não falamos dos chamados recursos. São as pessoas que vão tirar do papel – ou do computador – o projeto em questão. E lidar com pessoas é um tanto quanto delicado. Pessoas têm sentimentos, famílias, habilidades e dificuldades.

Mesmo que você tenha a equipe mais competente ao seu lado, pode ser que um dia algum membro tenha uma dor de cabeça que o afaste do trabalho, mesmo que de forma inconsciente. Ou então dois profissionais brigam por terem pontos de vista muito diferentes. Pessoas não são exatas como nossas planilhas nos tentam fazer crer.

Como lidar?

Pessoas têm origens e histórias diferentes, o que faz com que cada um tenha seus próprios valores e referências. O que facilita a boa integração de uma equipe é o diálogo. Se existe falha nessa comunicação, o conflito é inevitável.

Conflito é o combustível do incêndio que o gerente de projetos terá de apagar. Ele dificulta a tomada de decisões e prejudica o trabalho de todos os envolvidos. O cliente e os stakeholders não têm nada a ver com a briga entre dois profissionais da equipe e não podem ser prejudicados por isso.

Veja as principais causas de conflitos observadas pelos gerentes de projetos:

Referências muito diversas entre os integrantes da equipe;
Falta de compreensão dos objetivos do projeto;
Falta de comunicação e comprometimento com responsabilidades e funções;
Cronogramas e metas não muito claros;
Grupos que atuam de forma independente e distante;
Clientes difíceis;
Falta de qualidade nas entregas;
Recursos não disponíveis;
Indefinição das prioridades.

O conflito, por si só, não é negativo por definição. Ao contrário: é na crise que enxergamos as oportunidades! Isso vale também para a gestão de projetos. A forma de lidar com os problemas vai dizer se a experiência foi boa ou ruim.

Um conflito pode ter sido positivo se:

Gerou um debate produtivo entre a equipe para encontrar a solução;
Promoveu a união entre os profissionais, reforçando os laços de confiança e respeito;
Estimulou a criatividade e fez surgir ideias inovadoras;
Motivou as pessoas a pensar criticamente os detalhes do projeto.

Nem sempre as coisas dão certo. Avalie o conflito como negativo se:

Gerou estresse e desentendimentos entre a equipe;
Tornou difícil o ambiente de trabalho;
Atrapalhou o processo de comunicação;
Interferiu no trabalho da equipe;
Estimulou lideranças autoritárias.

Não dá para prever quando o conflito irá ocorrer. Mas dá para se preparar e evitar que o mesmo aconteça. Veja esses cenários e dicas e identifique se aplica ao seu caso.

1) Análise de riscos

No planejamento do projeto, tenha um olhar crítico sobre as possibilidades de conflitos. Estude o histórico da empresa, do cliente e da equipe. Veja as lições aprendidas.

2) Desenvolvimento de lideranças

Ter pessoas na equipe que possam tomar decisões é bastante recomendável. Treine futuros líderes, desenvolva habilidades que faltam e colha os frutos! Existem testes de personalidade que identificam características e preferências pessoais. Um deles é a ferramenta MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) reconhecida mundialmente. Esta ferramenta foi baseada na teoria de Tipos Psicológicos do psiquiatra suíço Carl Jung.

Com essas informações, as empresas conseguem encaminhar profissionais para atividades que tenham mais a ver com seus talentos, com maior motivação e produtividade. A partir dos resultados, é possível desenvolver habilidades e competências.

3) GP Administrador

Líderes também são pessoas. Como todo mundo, são resistentes a mudanças. Uma sugestão é ter a figura do gerente de projetos administrador, que auxilia o gerente de projetos técnico. O administrador se responsabiliza pelas questões comportamentais e a comunicação, responde aos stakeholders internos, faz o levantamento de impactos e prepara treinamentos. Uma alternativa é reunir esses dois perfis numa pessoa só. A equipe, nesse caso, teria lideranças técnicas para cada área do projeto.

4) Autogestão de equipes

É uma opção ousada que conta com a maturidade profissional de toda a equipe. Tem seus prós e contras e deve ser avaliada com bastante critério. Estude não só as pessoas, mas também o cenário como um todo.

Em resumo, é importante celebrar e tolerar as diferenças! Habilidades complementares são benéficas para seus projetos.

O que achou? Gostou? Então compartilhe!

Os benefícios de aplicar o Project Model Canvas no planejamento de projetos

Escrito por Braun em 10/03/2023. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Os benefícios de aplicar o Project Model Canvas no planejamento de projetos

O Project Model Canvas é um método detalhado, porém simples, de planejamento de projetos, que utiliza conceitos visuais para tornar o processo mais eficiente. A metodologia é conhecida pela velocidade e versatilidade, que permite que as pessoas envolvidas em um projeto tenham a mesma visão a respeito dele.

Neste artigo vamos explicar o funcionamento do Project Model Canvas e os benefícios de aplicar essa ferramenta visual inovadora no gerenciamento dos projetos da sua empresa.

O que é o Project Model Canvas?

O Project Model Canvas – ou “Tela do Modelo do Projeto” – pode ser entendido como uma ferramenta baseada em processos lógicos aplicados de maneira muito simples, que não precisam de muito tempo, investimento ou infraestrutura para trazer resultados.

Esses componentes lógicos estão organizados em blocos de perguntas fundamentais que permitem visualizar todos os componentes em uma única página.

Leia também sobre o método Kanban em: “O que é o Kanban?“

Como funciona cada área do Project Model Canvas?

Dentro da ferramenta, existem 13 pequenos blocos que devem ser preenchidos em uma ordem lógica, para que o time compreenda o planejamento geral do projeto. Esses pequenos blocos são agrupados em cinco áreas, simbolizadas por perguntas que vão facilitar o entendimento. Confira abaixo cada uma dessas áreas.

Por quê?

Esse é o primeiro grande bloco a ser preenchido, porque é o que vai nortear todo o resto. Nesse espaço devem ser detalhados os problemas que justificam esse projeto como uma solução.

O quê?

Neste bloco deve ser respondido qual é o produto ou serviço proposto, o que deve surgir no final do projeto. É importante que sejam apontadas as características fundamentais para se chegar ao resultado esperado.

Quem?

Aqui o objetivo é detalhar quem serão os envolvidos na realização do projeto, especificando os responsáveis por cada atividade.

Como?

Aqui devem ser definidos os caminhos a serem percorridos para alcançar as metas do projeto, além das atividades que devem ser realizadas. É fundamental que seja descrito tudo o que for necessário para viabilização do projeto.

Quando e Quanto?

Esse é considerado por muitos uma das partes mais desafiadoras do plano, pois envolve estabelecer um prazo para o desenvolvimento de todas as fases do projeto. É preciso construir um cronograma, com datas de entrega organizadas ao longo do tempo.

Além disso, é necessário calcular o investimento para viabilizar o planejamento.

Quem constrói o Project Model Canvas?

Embora todo projeto precise de um gestor que tome as decisões de maneira ágil e administre a execução das etapas, a ideia da metodologia é promover a participação de toda a equipe. Assim, o projeto pode se tornar mais rico, ainda que alguém mais experiente gerencie o planejamento.

A recomendação é que o Project Model Canvas seja construído sobre uma única folha de formato A1 e notas autoadesivas, com textos resumidos em cada uma. Assim, o modelo pode ser rapidamente modificado quantas vezes for necessário.

Quais os benefícios de adotar o Project Model Canvas?

Engajamento da equipe

Quando a equipe não se envolve no planejamento de um projeto, fica difícil fazer com que os membros acreditem na ideia. Ao transformar os participantes em colaboradores da construção do plano, eles se tornam mais propícios a se comprometerem.

Além disso, quando se aproveita a opinião de várias pessoas, especialmente aquelas que são especialistas em suas áreas de atuação, os resultados tendem a ser melhores.

Facilita a compreensão

Uma das maiores vantagens do Project Model Canvas é a possibilidade da visualização de todas as etapas de um projeto, o que facilita a compreensão de todos os envolvidos. Um planejamento costuma ser um documento extenso e com linguagem técnica até demais, o que faz com que as pessoas evitem ter de lê-lo por completo.

Com o Project Model Canvas, o plano é simplificado e o entendimento fica acessível a todos.

Direcionamento em todas as etapas

Quando se aplica o método do Project Model Canvas, já se sai com um bom planejamento do que precisa ser feito e por quem será feito, além de quando, como e quanto vai custar. Além disso, como ele foi construído em equipe, com discussões e sugestões de ideias, tende a se tornar um verdadeiro mapa de assertividade.

Quando utilizar o Project Model Canvas?

O Project Model Canvas pode ser usado por qualquer tipo de negócio, pois a sua metodologia generalista se concentra na elaboração de um plano. O ideal é que a ferramenta seja aplicada antes do início do projeto, para servir como um norte em todas as etapas.

Como pudemos observar ao longo deste artigo, o Project Model Canvas é uma excelente ferramenta para agilizar o planejamento, permitindo a colaboração entre os membros do time e o engajamento durante todo o desenvolvimento.

Por esse motivo, o software de gestão de projetos desenvolvido pela Project Builder oferece uma interface visual com soluções inspiradas no modelo Project Model Canvas.

Quer saber mais sobre isso? Contate um de nossos especialistas e conheça na prática como o Project Builder pode aumentar a taxa de sucesso dos seus projetos.

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Mindset! Como fazer com que colaboradores pensem como o dono da empresa?

Escrito por Braun em 06/12/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Mindset! Como fazer com que colaboradores pensem como o dono da empresa?

Obrigação ou desafio — o que realmente move os seus colaboradores? Enquanto a maioria dos funcionários realiza suas tarefas diárias com o objetivo de pagar as contas no final do mês, um grupo se destaca por ter um mindset distinto. Essa mentalidade, que os faz pensar como os donos do negócio, é um diferencial importante para o sucesso.

Para a empresa, isso representa uma grande vantagem. Os profissionais com esse mindset são proativos, automotivados, entusiasmados e veem os obstáculos como uma oportunidade para derrubar limites e alcançar resultados extraordinários.

Eles não têm medo de chamar a responsabilidade na hora de tomar decisões que evitam problemas, demonstram jogo de cintura e capacidade de entender e proporcionar a experiência que o cliente deseja.

Como você pode imaginar, todas essas características geram inúmeros benefícios para a empresa: motivação, produtividade, qualidade do trabalho e satisfação do cliente estão entre eles.

Quer saber o que a empresa pode fazer para ter colaboradores assim? Então acompanhe o nosso post!

Selecione seus funcionários a partir do perfil comportamental

Formação é importante e experiência profissional também. Porém, são requisitos que um candidato pode adquirir com algum esforço. Já o perfil comportamental é completamente diferente. Ele é resultado do que a pessoa é, e não simplesmente do que faz.

Portanto, o perfil comportamental deve ser levado em consideração no momento da contratação. Dentre os candidatos mais capacitados, escolha o mais engajado, comprometido e visionário, movido pelos desafios e não só por suas necessidades essenciais.

Para que a seleção tenha condições de avaliar esse mindset, a empresa precisa disponibilizar ferramentas apropriadas para o diagnóstico comportamental. Dessa forma, a escolha pode ser mais acertada.

Crie um senso de propósito

Talvez as pessoas não sejam tão engajadas quando elas acreditam que seu único papel é contribuir para o enriquecimento dos sócios. Porém, quando você mostra a elas que a empresa tem uma missão, é provável que elas queiram fazer parte dessa visão.

Deixar a missão, a visão e os valores da empresa bem claros contribui imensamente para isso. Eles dão não só um senso de propósito, mas mostram às pessoas o que a companhia realmente espera delas.

Assim, elas têm a oportunidade de alinhar o seu comportamento a essas expectativas de forma transparente.

Trabalhe para desenvolver as pessoas

Assim como uma empresa emprega esforços para obter lucro, o colaborador também precisa saber que seu empenho trará resultados para a própria carreira. Por isso, deve haver um trabalho no sentido de desenvolver os recursos humanos da organização.

É importante oferecer um plano de carreira atrativo, que fomente o desejo de crescimento profissional. Outra estratégia útil é a elaboração de um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) com cada colaborador.

Essa é uma maneira de criar um ponto de convergência entre os interesses da empresa e do colaborador, atrelando o aprimoramento pessoal às oportunidades de carreira que a companhia pode oferecer.

Faça do trabalho uma experiência de mentoring

Além do PDI, que mostra ao colaborador o que ele precisa aperfeiçoar para estar apto a disputar outros cargos e posições, cada projeto pode ser uma experiência de mentoring.

Ao receber suas tarefas, o colaborador precisa ter a certeza de que, mais que atividades profissionais, elas são verdadeiras oportunidades de aprendizado. Nesse aspecto, o papel dos gestores é fundamental.

Para realmente proporcionar essa experiência, é preciso que eles se envolvam no projeto. Devem orientar a equipe, atribuir tarefas de acordo com as competências em que cada um se destaca e, mais que isso, mostrar que habilidades eles podem desenvolver com essa atividade.

Ao longo do processo, é importante orientar, dar suporte e oferecer feedback constante. Como consequência, o colaborador entenderá qual é a adequação e o resultado de cada uma de suas iniciativas, que habilidades ele utilizou de forma madura e que outras ainda precisa desenvolver.

Capacite a equipe

Ao acompanhar os projetos, o gestor terá um conhecimento aprofundado dos pontos fortes e fracos de sua equipe. A partir daí, ele tem a possibilidade de prover a capacitação que os membros necessitam para preencher essas lacunas.

Além disso, a capacitação é uma maneira de desenvolver a proatividade dos funcionários. Talvez muitos deles não tenham coragem para tomar iniciativa porque não se sentem bem treinados para enfrentar determinadas situações.

A capacitação é uma estratégia extremamente eficiente para proporcionar aos funcionários as ferramentas que eles precisam para atuar nessas situações. Eles saberão identificar as oportunidades para agir e estarão preparados para lidar com elas.

Permita a experimentação

A gestão da inovação é fundamental nas organizações, já que é um requisito para a sobrevivência no mercado. Porém, para que surjam iniciativas nessa direção, os funcionários precisam ter a segurança de que a empresa os apoia.

Os gestores precisam permitir que os funcionários testem as ideias que eles elaboraram. Eles devem ser orientados sobre como estabelecer uma margem de segurança para suas ações e, então, incentivados a criar hipóteses e testá-las na prática.

Desse modo, além de encontrar novas soluções, as empresas conquistam os colaboradores altamente capazes. Eles participam do processo de criação, desenvolvem um sentimento de pertencimento e fazem parte do processo decisório. Essa valorização contribui para a retenção de talentos.

Reconheça a contribuição

Há muitas formas de reconhecer a importância do trabalhador e suas ideias, e todas elas são importantes. Normalmente, o primeiro aspecto em que as pessoas pensam nesse momento é a remuneração e premiação, e realmente elas têm um papel de destaque.

Porém, para fomentar o intraempreendedorismo — que é quando os funcionários compram uma ideia e se empenham em concretizá-la como se fossem os donos do negócio — é preciso ir além.

Ouça as ideias dos funcionários, mesmo que se trate de algo pequeno. Se possível, implante e avalie as melhorias. Quando elas obtiverem sucesso, atribua os resultados a essa contribuição.

Esse tipo de reconhecimento faz com que eles sintam que seu esforço e valor foram notados e, mais que isso, desperta nos outros colaboradores o desejo de participar.

Assim, logo a empresa terá não apenas um, mas uma equipe de funcionários com esse mindset. O resultado será a alta performance do time, com o consequente sucesso da organização.

E aí, gostou do post? Entendeu como uma empresa pode desenvolver esse mindset em seus colaboradores? Achou interessante? Que tal compartilhar em suas redes sociais e perguntar aos seus amigos se eles têm outras sugestões para produzir esse resultado?

Turbine sua equipe de gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Turbine sua equipe de gerenciamento de projetos

A falta de profissionais qualificados no mercado de trabalho atinge profundamente as empresas de tecnologia. O chamado “apagão da mão de obra” exige que as organizações estabeleçam práticas aprimoradas para atrair, treinar e manter talentos na equipe de gerenciamento de projetos

O IBGE estima que estão sobrando 115 mil vagas no setor de tecnologia da informação (TI) no Brasil, e uma das razões é a formação de profissionais em número insuficiente. Se o talento pode facilmente escolher onde trabalhar, como fazê-lo escolher a sua empresa entre as melhores e como obter a melhor equipe de gerenciamento de projetos?

1º) Fique atento ao mercado
Você provavelmente não vai encontrar do dia para a noite alguém altamente capacitado e com o perfil que sua empresa requer no momento. Sua organização deve se apresentar ao mercado como uma boa oportunidade. Não espere abrir uma vaga ou fechar um contrato para encontrar o candidato ideal. Chame os mais promissores para uma entrevista e, se encontrar alguém realmente especial, não hesite em contratar.

2º) Planeje contratações
Estime as necessidades de sua empresa para os próximos 12 meses. Recomenda-se sempre ficar de olho em especialistas em Java, desenvolvedores móveis, gerentes de projetos e engenheiro de rede, que sempre são necessários. Faça um planejamento com a área de recursos humanos e reúna um banco de candidatos com esses perfis.

3º) Dê desafios
Uma vez contratado o talento, faça-o participar do projeto mais apropriado ao seu perfil, em que ele possa aplicar seus conhecimentos e desenvolver potenciais. Dê a ele desafios para que se sinta motivado a permanecer na empresa. Profissionais de alto desempenho raramente trocam de emprego.

4º) Confie em novatos
As empresas geralmente contratam pessoas com experiência anterior na função. Não subestime o potencial de universitários ou recém-formados. Os engenheiros mais jovens, por exemplo, podem contribuir com ideias inovadoras e surpreender gestores mais tarimbados.

5º) Ofereça treinamento interno
Ter programas bem estabelecidos de treinamento e educação dá excelentes resultados. Funciona bastante promover oficinas entre os novatos e os mais experientes. O entusiasmo dos iniciantes contagia os membros mais antigos, que por sua vez compartilham o conhecimento sobre a cultura da organização.

6º) Invista em capacitação
Cursos, workshops, MBAs, especializações, qualquer contribuição que a empresa puder oferecer aos colaboradores quanto a capacitação é bem-vinda. O retorno é imediato na produtividade, no engajamento e na retenção.

Afinal, o que é PDU e por que não posso ignorá-lo?

Escrito por Braun em 17/07/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Afinal, o que é PDU e por que não posso ignorá-lo?

O que é PDU? Embora muitos possam pensar que a sigla tenha relação com ações voltadas para o desenvolvimento urbano, ela se refere na verdade a uma unidade de medida, responsável por verificar como um profissional de gerenciamento de projetos está adquirindo conhecimento relacionado à certificação obtida.

Criada pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), a PDU tem como meta fazer com que os profissionais certificados tenham como foco a atualização constante. Assim, a medida faz com que que novas ideias sejam desenvolvidas para que os projetos sejam mais bem administrados, o que é positivo para as empresas, o setor público e a sociedade.

Neste post, você vai entender como essa unidade de medida é fundamental para os profissionais que possuem certificações no setor gerenciamento de projetos. Confira!

Entenda como é importante saber o que é PDU

Não é fácil passar numa prova de certificação. É necessário muito estudo, planejamento e dedicação. Porém, isso é apenas o início do caminho para o profissional de gerenciamento de projetos ser reconhecido no mercado.

Ou seja, ao obter algum certificado (PMP, PMI-SP, PMI-RMP etc.), o trabalho para adquirir conhecimento não pode parar. Afinal, as certificações só são mantidas caso haja muito esforço e foco. Isso porque o processo de renovação somente é validado quando é obtido um determinado número de PDUs durante um período de três anos.

No caso de um gerente de projetos, é preciso acumular no mínimo 60 PDUs. Tendo isso em mente, o profissional deve estar atento à forma de conquistar os pontos necessários. Do contrário, terá sérias dificuldades de renovar a certificação.

Conheça as principais categorias para acumular pontos

Para aqueles que desejam continuar com o status de profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos, a dica é ficar atento às 6 categorias que oferecem boas oportunidades de obter a pontuação estipulada em cada tipo de certificado.

Categoria A: capítulos, comunidades do PMI e cursos

Quando um profissional participa de um curso, workshop, palestra ou seminário sobre gestão de projetos, é possível conquistar PDUs, desde que a instituição responsável pela atividade seja reconhecida pelo PMI.

Em geral, cada uma hora de curso equivale a 1 PDU. No caso das palestras, é permitido o fracionamento dos pontos. Nesse sentido:

15 minutos correspondem a 0,25 PDU;
30 minutos vale 0,5 PDU; e
45 minutos são iguais a 0,75 PDU.

Ademais, há capacitações pagas e também gratuitas que podem ser exploradas. Nessa categoria, é possível chegar a 60 PDUs para completar o ciclo, não havendo limitação de pontos.

Categoria B: educação de caráter contínuo

Matérias voltadas para gerenciamento de projetos no curso superior, eventos (seminários, palestras, webinars etc.) promovidos sobre esse tema são exemplos de atividades que podem gerar PDUs.

Se houver alguma atividade no local de trabalho relacionada com gerenciamento de risco, maturidade ao planejar projetos, lições aprendidas ou qualquer outro tópico relacionado com a gestão de projetos, é possível também converter as horas em pontos.

Um aspecto bastante positivo dessa categoria é que não há limite de PDUs, o que estimula a troca de ideias entre os profissionais do setor.

Categoria C: estudar por conta própria

Buscar o autodesenvolvimento é uma excelente iniciativa para alcançar os pontos necessários para renovar a certificação. Por isso, faça atividades voltadas para obter mais conhecimento em gerenciamento de projetos, como:

ler artigos, papers e livros;
assistir a um vídeo ou DVD; e
ouvir um podcast.

O profissional deve converter o tempo gasto com essas ações para marcar os pontos. Nessa categoria, é possível atingir no máximo 30 PDUs num ciclo de três anos.

Categoria D: gerar conhecimento sobre gerenciamento de projetos

Produzir textos, redigir artigos, escrever livros e elaborar periódicos sobre gestão de projetos também são possibilidades de alcançar uma boa pontuação. O mesmo acontece quando você é o responsável por apresentar o conteúdo de ações como:

cursos;
palestras;
webinars; e
podcats.

O esforço em divulgar o conhecimento é recompensado com a chance de acumular 45 PDUs, em três anos. Contudo, essa pontuação abrange a soma dos pontos nas categorias D, E e F.

Categoria E: Trabalho Voluntário

O serviço voluntário pode contribuir bastante para renovar as certificações. A atividade deve estar relacionada com o gerenciamento de projetos e pode ser exercida das seguintes maneiras:

participação no capítulo do PMI na cidade onde reside;
colaboração nos trabalhos de tradução de periódicos;
organização de palestras;
contribuição nas ações para a realização de congressos; e
prestação de serviços para grupos comunitários.

Categoria F: experiência como gerente de projetos

Profissionais que assumem a responsabilidade pela gerência de projetos têm a oportunidade de aproveitar o período no cargo para acumular pontos importantes, que podem ser usados para renovar a certificação.

Nessa categoria, no entanto, é possível totalizar no máximo 15 PDUs durante um ciclo de três anos. Dessa forma, o profissional tem que trabalhar no mínimo seis meses durante um ano na função para conquistar 5 PDUs.

Fique atento à forma de informar as atividades

O ciclo de três anos começa quando o candidato é aprovado no exame de certificação. Caso o número de 60 PDUs não seja obtido e/ou se a taxa de renovação não for paga, ao chegar no final do período, a credencial fica inválida temporariamente.

O prazo para regularizar a situação é de um ano. Se os requisitos continuarem não sendo atendidos, a credencial não terá mais valor. Além disso, será necessário fazer a prova novamente para ser um profissional certificado.

À medida que os PDUs são conquistados, é preciso inseri-los no Continuing Certification Requirements System. Nele, devem ser informados o nome do usuário e a senha para visualizar um histórico da pontuação.

Para incentivar a busca pelo conhecimento, os profissionais de gerenciamento de projetos podem aproveitar até 20 PDUs para o próximo ciclo. Isso contempla somente as pessoas que conseguem um número superior de pontos aos necessários para a renovação.

Conheça opções de cursos de TI que garantem PDUs

Os profissionais de tecnologia da informação obtêm pontos para renovar a certificação quando participam de treinamentos com foco em ITIL, COBIT e Scrum. As horas das capacitações são contabilizadas como PDUs, porque permitem mais conhecimentos relacionados a atividades como:

gerenciar projetos de gestão em TI
estruturar treinamentos para gestores de tecnologia da informação; e
governança de TI.

Gostou do artigo? Se quiser entender melhor o que é PDU e aproveitar as oportunidades de ganhar pontos importantes para manter os certificados na área de gerenciamento de projetos, uma boa dica é nos seguir nas redes sociais. Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e YouTube.

A importância do controle de prazos em projetos

Escrito por Braun em 24/04/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A importância do controle de prazos em projetos

Em um projeto, conseguir gerenciar o tempo é um dos principais desafios de um gestor. Não raramente, o grande número de tarefas a serem executadas faz com que o controle de prazos seja deixado em segundo plano.

No entanto, por causa de atraso no cumprimento de marcos contratuais, uma série de prejuízos pode ser ocasionada, como maior consumo de recursos, desgaste da equipe e, em casos mais severos, o cancelamento do projeto.

É válido ressaltar que toda atividade tem seu tempo determinado dentro do fluxo de um projeto. Sendo assim, é preciso criar um planejamento eficaz, que seja capaz de antecipar os riscos e permitir que a execução do empreendimento ocorra sem maiores problemas.

Interessou-se pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e saiba mais sobre a importância do controle de prazos em projetos. Não deixe para depois, hein?

Controle de prazos e o lado financeiro

O controle dos prazos é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. O atraso gerado na entrega de um projeto pode ocasionar multas e outras sanções por parte de seus clientes, além de manchar a imagem da empresa perante o mercado.

Além disso, o controle financeiro é responsável pelo pagamento de todas as contas em dia, evitando que a empresa se torne inadimplente e corra o risco de sofrer algumas penalizações, como restrição de compra, CNPJ negativado, entre outros.

O controle financeiro também fica encarregado de garantir a correta utilização dos recursos monetários, certificando-se do pagamento de débitos, viabilizando verba para capital de giro e propiciando investimentos e crescimento sustentável para o negócio.

Por fim, é válido lembrar que o controle de prazos de um projeto está diretamente ligado a um controle financeiro eficiente, o qual é crucial para que a empresa esteja em dia com toda a documentação para o seu pleno funcionamento (alvarás, licenças etc.).

Equipe mais engajada

Definir um cronograma para a execução das atividades é importantíssimo para promover um maior engajamento da equipe. A melhor maneira para estabelecer um controle de prazos é contar com a opinião dos profissionais envolvidos no projeto.

Assim, todos podem apresentar seu ponto de vista e pontuar as principais dificuldades encontradas nas tarefas. A experiência dos colaboradores é de grande valia para a elaboração de um cronograma mais próximo da realidade.

A inclusão de todos os membros da equipe também torna-se indispensável para facilitar o processo de atribuição de responsabilidades. Logo, toda a empresa sente-se responsável pelo resultado final do projeto, ajudando nas ações de controle de prazos na execução das atividades e garantindo o sucesso do empreendimento.

Resolução rápida de problemas

Outra vantagem do controle de prazos em projetos é a possibilidade de se resolver os problemas rapidamente. Como já destacado, um bom controle de prazos exige um planejamento detalhado.

Para se detalhar um planejamento, é preciso estimar corretamente o uso dos recursos para as atividades e suas respectivas durações. Durante o processo de atribuição dos recursos, é possível conhecer todos os materiais, equipamentos e pessoas que serão necessários para a materialização do projeto.

A partir disto, é possível passar para o planejamento da execução do projeto, definindo os turnos de trabalho, identificando a possibilidade de atividades serem realizadas simultaneamente, entre outras ações.

Portanto, o gestor conhecerá detalhadamente todo o projeto, bem como seus recursos, seus aspectos contratuais e suas características específicas. Dessa forma, torna-se possível resolver os problemas rapidamente, evitando que o prejuízo causado por eles seja muito grande.

Compromissos factíveis

O controle de prazos em projetos também é de fundamental relevância para que a empresa possa assumir compromissos factíveis. Saber a exata duração de cada uma das etapas evita que o gestor assuma prazos inexequíveis, prejudicando o negócio.

Dessa forma, a empresa poderá contar com disponibilidade suficiente para executar suas atividades, tendo tempo hábil para a prestação de um serviço de qualidade, que atenda às expectativas dos clientes.

Com isso, sua imagem é diretamente beneficiada, uma vez que não são repassados prazos desafiadores. A equipe de projetos também sente-se valorizada, já que pode contar com tempo adequado para a realização de suas atribuições, a fim de oferecer a prestação do melhor serviço possível.

Atenção aos riscos

Um processo de controle de prazos eficiente só pode ser realizado se houver uma gestão de riscos poderosa. Em uma obra, por exemplo, determinar a interferência das chuvas é fundamental para o sucesso de um empreendimento.

Independentemente do tipo de projeto, conseguir controlar todos os aspectos e garantir que a realização das atividades ocorra sem nenhum contratempo ou dificuldades é quase impossível. Contudo, todas essas situações podem ser extremamente prejudiciais para o controle de prazos.

Existem ainda outras questões que podem prejudicar o andamento das atividades. Situações mercadológicas e decisões governamentais, por exemplo, são elementos que fogem do campo de atuação do gestor, mas podem ter um impacto significativo.

Pode-se dizer, inclusive, que não é possível ter um controle de prazos eficiente sem gerenciar os riscos. Porém, é válido lembrar que os riscos podem ser situações negativas, que devem ser mitigadas, ou positivas, que necessitam ser potencializadas.

Uso da tecnologia

A tecnologia deve ser vista como uma grande aliada do gestor de projeto. A cada dia, as inovações tecnológicas estão se tornando mais presentes no nosso cotidiano.

Nesse contexto, existem softwares voltados para a gestão que facilitam a administração de um projeto e seu respectivo controle de prazos. O uso desse tipo de programa permite a organização das informações (atividades, prazos, expectativas dos clientes, particularidades do projeto) e a integração dos principais stakeholders, por exemplo.

Além disso, é possível aumentar a produtividade das equipes, prover uma melhor estruturação do processo de gestão de projetos, facilitar o processo de tomada de decisão, otimizar recursos e fornecer dados suficientes para que o gestor tome as ações necessárias visando evitar uma crise ou ações de um risco.

Utilizar esses recursos em um projeto pode ser de grande valia para a empresa, garantindo o correto controle dos prazos e melhorando, consideravelmente, os resultados do negócio. Vale a pena testar!

Então, gostou do nosso artigo? Esperamos que as informações apresentadas sobre controle de prazos tenham sido válidas para você. Caso tenha ficado com alguma dúvida ou está interessado em saber mais detalhadamente sobre as soluções em gestão de projetos que temos para oferecer, entre em contato conosco! Estamos prontos para atendê-lo!

O que esperar de 2013?

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em O que esperar de 2013?

Fim de ano é sempre um momento de reflexão sobre o que foi feito durante os últimos 12 meses. E como o mundo não acaba, também é hora de olhar para frente e se preparar para saber quais serão as novidades que devem estar presentes na nossa área e começar a refletir sobre o que esperar de 2013, ou seja, no gerenciamento de projetos.

O Project Management Institute (PMI) listou algumas tendências referentes ao gerenciamento de projetos. Vamos acompanhar abaixo o que a maior associação de gerenciamento de projetos espera do próximo ano.

1. Gerenciamento do portfólio

Em tempo de crise mundial, não há espaço para erros. Por isso, há tendência em investir apenas em projetos que tragam resultado. Isso significa que investidores estarão cada vez mais exigentes para buscar projetos com bom retorno.

2. Mais interatividade

Quanto mais completo for um software, melhor aceitação ele terá. As companhias exigem uma rede de comunicação avançada, que garanta agilidade no desenvolvimento dos projetos.

3. Agilidade nas mudanças

Quando uma mudança de escopo for necessária, os processos precisam ser feitos de maneira rápida e eficaz. É um ponto bem delicado, pois processos demorados podem travar mudanças e mudanças mal elaboradas podem deixar o projeto sem controle.

4. Prevenção dos riscos

A melhor maneira de reduzir problemas em um projeto é prevenir. Assim, é preciso que as equipes estejam cientes de atuar na gestão de riscos. Há muitas técnicas sendo desenvolvidas, por isso é preciso avaliar cuidadosamente qual procedimento adotar.

5. Novos talentos

A renovação de uma equipe é essencial. Isso não quer dizer apenas contratar jovens talentos, mas também desenvolver talentos entre os próprios colaboradores. Eles precisam estar sempre motivados para desenvolverem também projetos pessoais.

6. Entrega de benefícios

Mensurar e gerenciar quais são os benefícios entregues a um cliente são um dos principais desafios para o futuro no gerenciamento de projetos. Essa tarefa, cada vez mais exigente, deve contar com um bom estudo em Retorno do Investimento.

7. Centro de Excelência

Com o aumento de mais agências de gerenciamento de projetos, adotar as tendências acima será um diferencial para ter o reconhecimento de um centro de excelência, garantindo projetos de forma adequada e com uma boa gestão das carreiras dos gerentes.

E para você, já sabe o que esperar de 2013?

Você conhece os indicadores de acompanhamento em um projeto?

Escrito por Braun em 02/06/2021. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Você conhece os indicadores de acompanhamento em um projeto?

A gestão de projetos é um assunto que ganha cada vez mais espaço no mercado. Isso acontece porque ela permite o crescimento organizado e eficiente de uma gestão, aumentando a satisfação dos clientes.

Por isso, é muito importante conhecer conceitos, padrões e indicadores de acompanhamento antes de fazer o seu planejamento estratégico. Essas questões são fundamentais para ajudá-lo a superar obstáculos.

Um gerente de projetos de sucesso é aquele que faz o mapeamento da estrutura de processos e acompanha tudo o que acontece na empresa. Quem não baseia as suas decisões em informações concretas tem grandes chances de fracassar, pois não conhece a realidade do próprio negócio.

Por esses motivos, este post vai ajudá-lo a entender um pouco mais sobre os indicadores de acompanhamento da gestão de projetos responsáveis pelos melhores resultados.

Gostaria de saber mais sobre os indicadores de acompanhamento? Tenha atenção em sua leitura e aproveite!

Principais indicadores de acompanhamento

Para começar, é necessário entender os principais valores em um projeto. Eles são os mais importantes e posteriormente serão utilizados nos cálculos para a formação de outros indicadores. Confira quais são:

Valor Agregado (VA) — esse indicador de desempenho mostra o quanto deveria ser investido no trabalho realizado até um determinado momento, de acordo com o escopo já concluído;
Valor Planejado (VP) — como o nome diz, o VP evidencia o quanto deveria ter sido gasto no momento da análise, conforme o planejado. Ele considera todas as despesas existentes na atividade, como equipamentos, materiais, recursos humanos etc;
Custo Real (CR) — tal indicador de acompanhamento determina a quantia financeira utilizada até o momento do estudo.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

A famosa frase de Benjamin Franklin “tempo é dinheiro” resume muito bem as exigências que um gerente deve atender. Como o mercado é competitivo e acirrado, você não pode hesitar ao tomar decisões e garantir o cumprimento dos prazos estipulados em seus projetos. Por isso, é essencial acompanhar o desenvolvimento das atividades, a fim de encontrar possíveis falhas ou oportunidades para avançar.

O IDP aponta como está o andamento do projeto em relação ao cronograma previamente determinado. Em muitos casos, os projetos têm prazos curtos, que podem pressionar um profissional despreparado. Por isso, a análise desse indicador não pode ser deixada de lado.

Ele pode ser calculado a partir da divisão entre os valores de VA e VP, ou seja, VA/VP. Após isso, você deve analisá-lo da seguinte maneira:

IDP > 1 — casos em que as atividades estão adiantadas;
IDP < 1 — circunstâncias em que a execução do trabalho está atrasada;
IDP = 1 — situações em que o projeto está seguindo o planejamento ao longo do tempo.

Índice de Desempenho de Custos (IDC)

Outra questão muito importante está relacionada às despesas geradas pelo projeto. De nada adianta, por exemplo, terminar as atividades se o orçamento é extrapolado e as contas não estão sendo pagas, certo?

Pois bem, o IDC mostra qual é a situação financeira do projeto, comparando o orçamento disponível com os gastos reais dos serviços. O seu cálculo é dado pela divisão do VA pelo CR. Além do mais, é preciso avaliá-lo da seguinte forma:

IDC > 1 — casos em que há economia financeira, ou seja, gastou-se menos do que o esperado;
IDC < 1 — situação que mostra o desperdício de recursos financeiros;
IDC = 1 — acontece quando os gastos estão de acordo com o que foi planejado.

Veja o exemplo abaixo e entenda como os indicadores de desempenho anteriores se relacionam.

Uma equipe deve reformar 8 paredes de uma casa. A reforma de cada uma delas tem um custo previsto de R$ 2.500,00, sendo realizada em uma semana. Desse modo, é possível concluir:

período de duração dos trabalhos — 8 semanas;
previsão de gastos — R$ 2.500,00 * 8 = R$ 20.000,00.

Contudo, ao final da 4ª semana, o time percebe que 5 paredes foram reformadas e R$ 12.000,00 foram gastos. Ao verificar a situação e o que foi planejado, conclui-se que:

VA = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 5 paredes = R$ 12.500,00
VP = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 4 semanas = R$ 10.000,00
CR = R$ 12.000
IDC = VA / CR = R$ 12.500,00 / R$ 12.000,00 = 1,04
IDP = VA / VP = R$ 12.500,00 / R$ 10.000,00 = 1,25

A partir desses dados, chega-se à conclusão de que o projeto gastou menos do que o esperado, pois o IDC é maior que 1. Além disso, caso nenhum imprevisto aconteça, os trabalhos serão finalizados antes do prazo, já que o IDP é superior a 1.

Essa é uma situação fictícia, mas que evidencia como os indicadores de acompanhamento facilitam a sua análise, mostrando gargalos e outras questões que atrapalham ou não a boa performance.

Desvio de esforços

A gestão de projetos ajuda no planejamento das atividades a serem realizadas. Por mais bem preparado e experiente que você seja, imprevistos podem acontecer. Por essa razão, você não pode deixar de verificar as diferenças entre o que foi planejado e o que está sendo executado.

Imagine um projeto que deve ter 100 horas de trabalho. Se já foram gastas 75, e apenas 35% foi realizado nesse período, é possível concluir que há algo de errado na execução, não é mesmo?

Desvios muito grandes podem indicar que o planejamento foi equivocado, que as técnicas e ferramentas utilizadas são impróprias ou que os colaboradores não foram preparados corretamente. De qualquer forma, o desvio de esforços analisa essas situações e é aplicado em diversas comparações.

Desvio de prazo

Esse indicador ajuda a fazer um balanço entre o prazo real e o estimado do projeto e mostra o resultado por meio de um percentual, apontando se já está atrasado ou adiantado em comparação aos cronogramas ou o tempo estimado pelos gestores. Ele informa quando as atividades estão sendo efetuadas conforme os limites estabelecidos inicialmente.

Para calcular o desvio de prazo dos projetos já finalizados, deve-se utilizar o cálculo:

Desvio de prazo = (Término real – Término planejado) / Duração planejada.

Já para os projetos ainda em andamento, aplica-se a seguinte fórmula:

Desvio de prazo = (Previsão de término – Término planejado até o momento) / Duração planejada.

Caso o resultado seja positivo, quer dizer que o projeto está com atraso no cumprimento das tarefas. Se o número encontrado for negativo, significa que as atividades estão adiantadas e não há razão para se preocupar. Porém, se você calcular e encontrar a resposta zero, o seu cronograma está sendo cumprido exatamente conforme o planejado.

Desvio de custo

O indicador de desvio é utilizado pelos gestores para realizar um balanço para averiguar se há diferença entre o custo real e o estimado de um projeto. Ele aponta a porcentagem que se encontra abaixo ou acima do orçamento previsto no planejamento, ou se os custos estão de acordo com o que foi estimado.

O cálculo do desvio de custo para os projetos concluídos é realizado com a aplicação da fórmula:

Desvio de custo = (Custo real – Custo planejado) / Custo planejado.

Já o percentual dos custos de projetos em execução é calculado por meio da conta:

Desvio de custo = (Custo previsto – Custo planejado) / Custo planejado.

Consequentemente, se o resultado desse cálculo for positivo, quer dizer que o valor ultrapassou o orçamento previsto. Por outro lado, se a resposta for negativa, significa que as despesas do projeto ficaram abaixo dos valores planejados. Contudo, se o número encontrado for zero, o seu cronograma está sendo concretizado dentro do orçamento programado.

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Retorno sobre Investimento (ROI)

O ROI trata-se de um indicador que revela o retorno dos investimentos feitos para a realização e a eliminação das restrições do projeto. A fórmula utilizada para obter o resultado desse indicador é a seguinte:

ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento.

Depois de fazer o cálculo, se você encontrar um número maior do que zero, isso aponta para um retorno positivo.

Mas caso você descubra um valor menor do que zero, infelizmente os resultados não saíram conforme o esperado. Por fim, quando o total encontrado for zero, significa que os valores investidos foram pagos pelo projeto, e você não teve perdas. Aplique a fórmula e descubra se os seus projetos estão oferecendo os retornos desejados após a sua conclusão.

Indicadores de efetividade

Um indicador de efetividade é aquele que mostra se as metas de um projeto foram ou não alcançadas. Ele revela quais são as consequências que os clientes do projeto sentirão a médio prazo. Sendo assim, caso a ideia seja a redução do tempo de espera dos consumidores de um restaurante em 50%, tais indicadores revelarão se o objetivo foi atingido em meses ou semanas.

Indicadores de impacto

Indicadores de impactos auxiliam a fazer a medição dos resultados alcançados desde o início do projeto e a longo prazo. São eles que apontam se o objetivo final da iniciativa foi alcançado com sucesso. Desse modo, se o planejamento era a diminuição dos custos da empresa, o gestor poderá conferir se deu tudo certo depois de determinado período.

Esse tipo de indicador pode ser quantitativo ou qualitativo. O quantitativo faz a avaliação de quantos novos clientes foram captados, por exemplo. Já os qualitativos verificam a satisfação dos consumidores. Por isso, um indicador de impacto é muito importante para a alavancagem dos negócios e indispensável para o gerenciamento do projeto.

Valor agregado

O indicador valor agregado (VA) serve para apontar até que ponto e período o escopo do projeto foi entregue aos interessados. Ele é relevante porque o prazo e o custo dessas entregas podem ser maiores ou menores que o planejado. O IDC e o IDP estão diretamente relacionados ao VA, e o cálculo consiste na divisão da porcentagem do escopo executado pelo percentual planejado.

Índice de pontualidade do cronograma

O índice de pontualidade do cronograma é aplicado para monitorar a execução das atividades conforme as datas registradas no documento. Ele é clássico e muito utilizado para acompanhar o tempo do cumprimento das etapas concretizadas no decorrer dos dias. Um cronograma precisa ser criado para que sejam seguidos todos os passos necessários para a conclusão do projeto.

Esse indicador aponta quais etapas de um projeto não foram concluídas dentro do tempo estimado e quando o time atrasou o cronograma. Ele revela ainda a quantidade de dias de adiantamento ou de atraso referentes a um cronograma com um número de etapas bem-definido, a fim de evitar a demora e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Total de custos

O indicador total de custos é muito importante para que o gestor entenda as despesas de um modelo de projeto. Normalmente os projetos custam valores diferenciados e têm orçamentos totais distintos. Tais indicadores apontam a quantia total que poderá ser utilizada para executar o projeto. Sem eles, o gestor terá dificuldades para prever o orçamento.

Desvio de orçamento

Esse indicador mostra se o projeto vai ultrapassar o orçamento estimado e gerar resultados negativos para a empresa. Ele é útil para que o gestor consiga entender de que maneira, em qual momento e por quais razões os valores do projeto se desviaram do que foi planejado. Assim, os desperdícios poderão ser rastreados.

Também facilita o planejamento do projeto para evitar imprevistos. O cálculo desse indicador é muito fácil, você precisa verificar o custo que foi orçado e subtrair o gasto total com a melhoria contínua do projeto. O resultado calculado apontará um percentual que vai revelar o volume do desvio.

Satisfação do cliente

Os indicadores para medir a satisfação do cliente são essenciais para que a empresa tenha crescimento. Embora os projetos possam ser modificados durante a execução do cronograma, o gestor pode averiguar o que os clientes pensam a respeito dessas mudanças. Tal indicador pode ser empregado por meio de pesquisas realizadas com os consumidores.

Unificando esses conceitos em um projeto

Ao ler este post, você descobriu os indicadores mais importantes em um projeto. Eles ampliam o seu campo de visão, informando várias questões. Nessas horas, você não pode deixar de considerar todas as características do planejamento, como as quantias financeiras disponíveis, o número de funcionários e as ferramentas utilizadas.

Cada um dos indicadores de acompanhamento tem seu objetivo, seja mostrar o desempenho financeiro, seja evidenciar o cumprimento dos prazos. Por isso, saiba utilizá-los corretamente, a fim de alocar recursos com eficiência e controlar custos com qualidade. Lembre-se de não hesitar ao se deparar com um problema e tome decisões precisas, já que o sucesso do projeto não pode ser colocado em risco.

Agora você conhece os indicadores de acompanhamento em um projeto? A Project Builder pode ajudar as empresas com a gestão de projetos, pois oferece o melhor software de gerenciamento para essa área, sem falar que utiliza a metodologia tradicional PMBOK, Prince2. A empresa é brasileira, reconhecida no exterior, e trabalha com soluções específicas que auxiliam os gestores e empreendedores.

E então, gostou do nosso artigo? Compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais e divida tal conhecimento com outras pessoas para elas também ficarem antenadas com essas novidades do mercado!

Como estruturar um fluxo de trabalho eficiente?

Escrito por Braun em 11/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Como estruturar um fluxo de trabalho eficiente?

Quem trabalha como gestor sabe das dificuldades em administrar toda uma equipe. Só a quantidade de tarefas a ser realizada diariamente pode ser suficiente para ocupar todo o seu tempo. E isso só se agrava em um projeto de médio ou longo prazo. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é ter um fluxo de trabalho bem estruturado e eficiente.

Também chamado de workflow, esse é um conceito muito presente em qualquer organização. Trata-se de um tipo de mapa onde são listados todos os processos de trabalho em ordem de ocorrência e prioridade. Além disso, ele também busca sintonizar as diferentes áreas que atuam na empresa, reduzindo o tempo ocioso entre uma tarefa e outra. Se você conseguir planejar adequadamente esse fluxo, pode aumentar bastante o rendimento de todas as suas tarefas.

Quais são os benefícios de um fluxo de trabalho eficiente?

1. Menor taxa de erros

O seu primeiro objetivo ao desenvolver um workflow para sua empresa ou para sua equipe é garantir que todos cometam o menor número possível de erros. Talvez você não tenha notado ainda, mas boa parte dos problemas de um projeto ocorre quando parte da equipe não atua em sintonia. Enquanto um trabalha para alcançar o objetivo A, o outro busca o objetivo B, mas nenhum dos dois se complementam.

Mesmo que o fluxo que você planejou não seja lá muito bem feito, ele ainda é melhor do que não ter guia nenhum. Não é necessário planejar cada pausa para o café. Basta que todos tenham uma noção do que deveriam fazer a cada dia.

2. Aumento da qualidade do produto final

Um bom fluxo de trabalho também tem impacto no serviço prestado para o cliente final. Com menor taxa de erros e redução do índice de retrabalho, é possível entregar serviços e produtos mais rapidamente e sem atrasos. Se você possui um bom controle de qualidade atrelado ao seu workflow, não deve ser difícil entregar bons resultados. Com clientes mais satisfeitos e fiéis, você poderá obter mais lucro ao longo do tempo.

3. Máximo aproveitamento dos recursos

Um problema recorrente em muitas empresas é o desperdício de recursos em algumas tarefas. É normal que ocorram pequenas perdas, mas estas devem sempre ser controladas e minimizadas. Dinheiro não deve ser jogado fora, afinal.

Um bom workflow também contribui para isso. Com todos os processos e tarefas em vista, você pode planejar adequadamente cada projeto para que ele consuma apenas os recursos necessários, desde mão de obra até capital. Sem mencionar que seus gastos também serão menores com o índice de retrabalho reduzido e entregas mais rápidas.

Como desenvolver seu fluxo de trabalho?

1. Faça um inventário dos recursos disponíveis

A primeira tarefa antes de planejar absolutamente qualquer coisa na sua empresa é ver quais recursos estão disponíveis para uso e quantos deles serão necessários. Você não vai querer começar um investimento sem capital suficiente, por exemplo.

Alguns dos recursos que você deve considerar são:

Tempo: qual é o prazo da tarefa? Quais outras tarefas estão em curso no momento? Há uma janela de tempo específica para a entrega?
Recursos humanos: quantos profissionais estão disponíveis? Quais especialidades se encontram na equipe? Eles já estão ocupados com outros projetos? Vão estar ocupados no futuro?
Material: quais equipamentos estão disponíveis? Quais softwares estão disponíveis? É necessário algum material bruto? É preciso garantir um influxo de novos materiais durante o período do projeto?
Capital: quanto dinheiro pode ser investido? Há um caixa reserva para emergências? Qual é o retorno esperado para o investimento inicial?

2. Documente todos os processos e suas interdependências

Com os recursos já anotados, é hora de documentar todos os estágios do seu fluxo de trabalho. Pense na sua empresa como um tipo de “linha de montagem”, liste todos os passos da sua produção e coloque-os em ordem cronológica. Também é muito importante verificar quanto de cada recurso aquele projeto consome ao longo do tempo. Foi para isso que você seguiu o passo 1.

Lembre-se de verificar tudo mais de uma vez para evitar erros. Você não vai querer chegar ao final de um grande projeto e descobrir que não teve lucro nenhum! Por fim, você deve listar quais tarefas dependem de outras. Por exemplo, para poder encher uma bola de futebol, é preciso que a fabricação da bola tenha sido bem-sucedida.

3. Crie um mapa para guiar estes processos

Você tem os recursos e tem as tarefas, mas ainda não tem o fluxo de trabalho propriamente dito. Ao menos, não um que possa ser facilmente visto e compreendido. Agora é o momento de organizar tudo em um mapa, algo que sua equipe pode seguir quando precisar de orientação.

Comece com o passo mais básico, como o pedido de materiais. Coloque as tarefas em ordem de execução e quais recursos estão alocados em cada uma. Se você fez as documentações que mencionamos acima, não deve ser difícil.

4. Use ferramentas adequadas para facilitar o trabalho

Falando desse jeito, pode parecer que tudo é muito “fácil”. Não é isso que queremos dizer. Na verdade, o ideal é que você tenha ferramentas e tecnologias para te auxiliar na criação do seu fluxo de trabalho. Um bom exemplo são os softwares de gestão de projetos. Eles servem para estruturar o workflow da empresa mais rapidamente, gerar agendas e ainda assumem certas tarefas monótonas que seriam muito demoradas nas mãos de um ser humano.

5. Avalie os resultados e se adapte sempre que necessário

O mundo não vai deixar de evoluir só por que você encontrou um workflow perfeito para o seu momento. Nenhum método funciona de forma adequada para sempre. Por isso você deve ter processos flexíveis e versáteis para aplicar no seu negócio.

Verifique seu desempenho regularmente e veja se ele está melhorando ou diminuindo. Se você constatar alguma queda de performance, é hora de olhar a situação mais de perto e buscar novas formas de atuar.

Agora que você já entende um pouco mais sobre como criar um fluxo de trabalho eficiente, é hora de promover essas mudanças na sua empresa. Acha que essas dicas podem ajudar mais pessoas? Então compartilhe este artigo em suas redes sociais e mostre como é possível criar um workflow mais produtivo.