No mundo dos negócios, a métrica de retorno de investimento (ROI) mensura, em um determinado período, as taxas de ganho sobre um capital aplicado na empresa. Portanto, esse indicador pode ser utilizado em diversas áreas, como nos treinamentos de funcionários, na especulação com papéis capital aberto e em infraestrutura.

Com isso, ele é o melhor índice para decidir se sua empresa deve ou não realizar um investimento. Além disso, ele também é usado como métrica para comparar diferentes investimentos de projeto dentro de uma carteira de projetos. Desse modo, os projetos com melhores ROIs são sempre priorizados.

A noção de ROI é tão inteligente, que, mesmo entes governamentais estão começando a empregá-la. O conceito também foi aplicado a órgãos de financiamento científico americanos para decidir em quais projetos de pesquisa o governo deveria investir.

Quer saber mais sobre retorno de investimento? Confira o nosso post de hoje!

Como calcular o ROI?

A fórmula do ROI é bem simples e pode ser obtida por meio dos dados do orçamento mensal ou anual da empresa. O primeiro passo é verificar quanto o investimento aumentou a lucratividade do negócio — para isso, você deve estimar o quanto de lucro sua empresa teria com o investimento e, então, calcular o quanto ele agregou.

O custo do investimento é todo aquele capital que foi aplicado — direta ou indiretamente — no projeto. Para saber disso, você deve manter um registro detalhado do que você gastou em cada etapa do investimento. Não se esqueça de incluir as horas de trabalho do pessoal destacado, o gasto com os insumos já presentes na empresa e outros investimentos.

Caso essas estimativas não sejam feitas com muito cuidado, você corre o risco de subestimar ou de superestimar o investimento. Se deixar de considerar um custo importante, você pode ser levado a acreditar que um investimento teve um impacto positivo quando, na verdade, ele levou a um prejuízo.

A fórmula para calcular o ROI é simples:

ROI = (lucro do investimento – custo do investimento) / custo do investimento.

Como melhorar o ROI da sua empresa?

De acordo com a fórmula citada acima, há duas formas principais de aumentar o ROI: diminuir os custos da empresa ou aumentar os ganhos. Na verdade, a medida ideal deve atacar em ambas as frentes.

O primeiro passo para melhorar seu retorno sobre um investimento é definir claramente o seu retorno potencial máximo. Afinal, você precisa desenhar em sua mente como determinado investimento vai impactar sua empresa — tanto em termos operacionais quanto financeiros.

Assim, você deve pensar em resultados, como:

• vendas mais elevadas;
• receitas aumentadas;
• lucros maiores;
• despesas gerais ou custos de produção reduzidos;
• retenção mais elevada de empregados;
• melhor satisfação do cliente;
• preferência aumentada da marca.

Se possível, defina vários benchmarks com seus objetivos de retorno em vez de ações excessivamente específicas, como lançar canais de vendas para um público muito específico em um território muito específico.

Conheça, nos tópicos a seguir, outras estratégias para melhorar o seu ROI:

Calcule seu retorno atual

Para melhorar o retorno de seus investimentos você deve saber o retorno que obtém atualmente com a venda um produto ou de um serviço dadas as suas condições atuais de maquinário, infraestrutura e pessoal.

Só assim você terá uma boa base de comparação para saber se um investimento será lucrativo. Você pode, por exemplo, produzir 1.000 unidades de seu produto por dia usando sua força de trabalho atual, com um custo de mão de obra de R$ 2 por unidade.

Se você está pensando em um programa de treinamento ou na contratação de mais trabalhadores, agora você tem um ponto de referência a partir do qual você poderá perceber a viabilidade do investimento.

Aumente sua receita

Uma maneira de aumentar seu retorno sobre os investimentos é gerar mais vendas e receitas por meio do aumento dos seus preços. Assim, se você aumentar as receitas sem aumentar seus custos na mesma proporção, você melhora seu retorno.

No entanto, atenção: você só pode aumentar seus preços até certo ponto ou isso pode corroer o seu volume de vendas. Por isso, usando o cálculo do seu retorno atual, procure maneiras de melhorar suas vendas e receitas de maneira que isso lhe proporcione um lucro maior do que suas práticas atuais.

Analise os custos e trabalhe para reduzi-los

Criar um mapa financeiro detalhando em que sua empresa gasta o seu dinheiro é essencial para o desenvolvimento de uma estratégia de aumentar o ROI. Afinal, realizar essa tarefa requer os números financeiros para o orçamento operacional anual da sua empresa, bem como a receita total para o mesmo período de tempo.

Outra maneira de melhorar seu retorno é reduzir suas despesas. Dessa forma, você não terá de trabalhar para aumentar suas vendas ou aumentar os seus preços para melhorar o retorno de seu investimento.

Para isso, divida suas despesas em despesas indiretas e em despesas de produção para encontrar melhores oportunidades de redução de gastos. Os custos indiretos são despesas não relacionadas à produção, como aluguel, seguro e telefonia.

Já os custos de produção são as despesas que você ter para fazer uma unidade de seu produto, tais como materiais e mão de obra. O ideal é cortar ao máximo as despesas indiretas e só cortar o que for extremamente necessário nos custos de produção. Afinal, você não pode sacrificar a qualidade de seu produto, certo?

Portanto, o retorno sobre o investimento é uma excelente forma de mensurar a qualidade dos seus investimentos. Afinal, essa é uma métrica simples, obtida com dados disponíveis na sua empresa. Além disso, o ROI fornece um panorama do impacto financeiro que o investimento teve dentro do seu negócio.

Os outros modos de obter essas informações podem ser muito dispendiosos e drenar muito tempo. Muitas vezes, sua empresa precisa de atitudes que deem resultado rápido, o que faz com que a taxa de retorno de investimento seja o dado ideal. Por isso, não deixe a simplicidade da métrica subestimar a sua importância.

Percebeu como o cálculo do ROI pode ser uma ferramenta essencial da sua empresa? Quer ter acesso a mais dicas interessantes para que seu negócio seja elevado a outro patamar? Siga nossas páginas nas redes sociais — Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e Youtube — e fique sempre por dentro!

Diagnóstico

A Secretaria Especial Rio 2007 (SERIO2007) é o órgão da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (PCRJ) , criado em maio de 2005 com a missão de planejar as ações destinadas à realização dos Jogos Pan-americanos Rio 2007, gerenciar e acompanhar o desenvolvimento de todos os projetos e eventos relacionados aos Jogos, promovendo o relacionamento da PCRJ com os Governos Federal e Estadual, o Comitê Olímpico Brasileiro (COB) e o Comitê Organizador dos Jogos Pan-americanos Rio 2007 (CO-RIO).

A SERIO2007 não tem função executiva no processo de organização dos Jogos, sendo responsável pelo planejamento, gerenciamento e acompanhamento dos projetos. A implantação e execução dos projetos ficam distribuídas entre os principais entes envolvidos: a própria PCRJ, através de suas outras Secretarias (Obras, Saúde, Transporte, etc.), o Governo do Estado, o Governo Federal e, principalmente, o CO-RIO, vinculado ao COB.

Diante da magnitude dos Jogos Pan-americanos, do curto espaço de tempo até a realização do evento e da grande quantidade de projetos e variedade de envolvidos, a SERIO2007 sentia dificuldade de efetuar sua missão de acompanhamento dos projetos. Muitos projetos eram desconhecidos e não faziam parte do portfólio. O acompanhamento era realizado através de relatórios periódicos, elaborados com grande dificuldade por meio de intensas trocas de telefonemas e e-mails. Além do grande esforço, quando apresentado, o relatório muitas vezes já estava desatualizado. Era praticamente impossível também manter uma uniformização das informações e do nível de conhecimento dos envolvidos. Não existia padrão de procedimentos para o acompanhamento; o registro de informações e documentos não era centralizado. Os controles de prazos e cronogramas também eram deficientes, o que impedia uma ação mais pró-ativa diante dos problemas. Até mesmo os alertas mais graves nem sempre chegavam a tempo para os principais interessados.

A SERIO2007 precisava de um instrumento que permitisse um acompanhamento mais efetivo e temporal dos projetos; que facilitasse a colaboração e a troca de informações entre os envolvidos e sua divulgação para os principais interessados, através de um acesso rápido e descentralizado aos dados dos projetos; e que criasse uma base para a padronização de procedimentos de gerenciamento e acompanhamento dos projetos.

Solução

A solução encontrada foi a implantação de um Sistema de Gerenciamento de Projetos, utilizando o software Project Builder. Além de incorporar as melhores práticas do PMI, este software é acessado via Web, fornecendo a infra-estrutura e as funcionalidades necessárias para facilitar o acompanhamento dos projetos, a implantação de práticas consistentes de gestão de projetos, a colaboração e comunicação entre os envolvidos, bem como servir de base central de dados e documentos referentes aos projetos e as atividades desenvolvidas pela SERIO2007. A implantação do Project Builder (PB) foi iniciada em janeiro de 2006.

Em paralelo à instalação do software, e com apoio da equipe da Projectlab designada pela empresa Project Builder, foi criado um PMO – Escritório de Projetos, desenvolvida a primeira versão da metodologia de gerenciamento de projetos e realizado um treinamento básico no tema para todos os colaboradores da SERIO2007 envolvidos no acompanhamento dos projetos, ações também fundamentais para o sucesso da iniciativa. Em maio de 2006 os primeiros projetos já estavam sendo acompanhados pelo software. O planejamento prevê que até agosto de 2006 todos os projetos relacionados aos Jogos Pan-americanos estejam inseridos no Project Builder e sendo acompanhados pelos recursos oferecidos pela ferramenta.

Avaliação

O Project Builder está sendo fundamental no apoio à realização da missão da SERIO2007. Além de trazer para a organização um framework de trabalho e de conhecimentos em práticas de gerenciamento de projetos, o software está tornando muito mais fácil e ágil o acompanhamento dos projetos e, em especial, do gerenciamento do portfólio de projetos do PAN. Em breve não será mais necessário o esforço de coleta de informações para elaboração de relatórios e controle do andamento dos projetos e atividades do PAN. Todas as informações estarão disponíveis a qualquer momento para monitoramento pelos principais gestores em seus próprios computadores, permitindo decisões mais seguras, ações pró-ativas e respostas mais rápidas às mudanças e priorização de seus investimentos e do portfólio com base em informações exatas e atualizadas.

O registro centralizado de informações e documentos também tem demonstrado sua grande importância para a SERIO2007. Como um ente público, a Prefeitura precisa deixar suas ações claras para a população. A base documental que o PB está possibilitando fazer será um dos grandes legados para a Prefeitura. Mas após os Jogos, esta base de conhecimento não servirá apenas como fonte de informações para auditorias, mas também, e principalmente, como fonte de referência para uma provável candidatura da cidade do Rio a outros megaeventos esportivos internacionais, como a Copa do Mundo e os Jogos Olímpicos.

Gustavo Miranda Rodrigues
Assessor de Planejamento e Gerenciamento de Projetos

Você certamente já ouviu falar em indicadores de performance ou Key Performance Indicators (KPIs), que servem para mensurar o desempenho da empresa nas mais diversas frentes, desde a estratégica, passando pela financeira até chegar à operacional. Conforme a gestão estratégica se fortalece na empresa, objetivos são traçados com o intuito de gerar benefícios a curto, médio e longo prazos. Esses objetivos, por sua vez, são desdobrados em metas, tornando os indicadores imprescindíveis no direcionamento das ações para efetivamente atingir essas metas, contribuindo assim para a competitividade do negócio.

Neste post você vai descobrir por que os KPIs são tão importantes e quais deles sua empresa deve acompanhar realmente de perto. Pronto? Então confira:

ESTRATÉGIA E PRODUTIVIDADE

Os medidores estratégicos revelam a aderência dos projetos aos objetivos da empresa, fornecendo comparativos entre cenários — ou seja, esclarecendo o antes e o depois ou ainda o planejado versus o realizado. São exemplos de indicadores estratégicos o retorno sobre o investimento, a lucratividade, a rentabilidade, a receita por produto ou unidade de negócio e muito mais.

Já os KPIs de produtividade servem para acompanhar o desempenho da equipe nos projetos desenvolvidos, contribuindo para avaliar a necessidade de contratações ou dispensas, alocação de recursos, compra de equipamentos e assim por diante. Essas métricas podem trazer informações relativas a custo por hora, nível de serviço, absenteísmo, entre outros.

Disponibilidade de serviço

Esse índice mede o tempo de preparo do PMO para dar o pontapé inicial de um projeto, o que significa capacidade de mobilizar recursos para começar com a operação toda, desde infraestrutura física e tecnológica até o âmbito de recursos humanos. Lembre-se de que quanto menor for o índice de disponibilidade de serviço mais eficiente será seu PMO.

Utilização de serviço

A utilização de serviço equivale à razão entre as horas contratadas e as horas efetivamente trabalhadas em um projeto, estando intrinsecamente ligada ao indicador de produtividade para trazer à tona a capacidade do PMO de coordenar os esforços e otimizar tarefas, posicionando sempre a pessoa certa no lugar certo.

Índice de qualidade

Na verdade, a qualidade é afetada por diversos outros KPIs, como produtividade, disponibilidade e utilização de serviço. Esse indicador reflete a aderência do produto final às especificações do escopo, o que, por sua vez, impacta diretamente na satisfação do cliente.

Ticket médio

O ticket médio é a razão entre o total de vendas e o número de clientes, que permite conhecer direitinho a performance do time de vendas, bem como identificar os clientes que mais compram da empresa e os períodos em que há aumento ou queda das vendas. Com esses dados em mãos, a organização pode passar a planejar melhor seus investimentos, fazer provisões e criar ações de marketing para fomentar as vendas, dentre outras estratégias.

Satisfação do cliente

O nível de satisfação do cliente final sempre é uma das maiores preocupações das empresas, sendo, por isso, um indicador de performance a ser acompanhado com muito cuidado. Mesmo que o cliente seja interno, é preciso mensurar o feedback para avaliar a performance da empresa em atender a suas próprias necessidades. Esse indicador é impactado por praticamente todos os demais sobre os quais falamos anteriormente, ou seja, a satisfação do cliente é resultado da união de esforços e de uma gestão estratégica realmente centrada no consumidor.

Taxa de turnover

Saber exatamente qual é a taxa de rotatividade de pessoal na empresa é uma fonte importantíssima de informações para promover ações de retenção de talentos, redução de absenteísmo e promoção do clima organizacional. Mas como esse indicador, por si só, não pode fazer muita coisa, é preciso aliá-lo a pesquisas de clima organizacional para verificar os motivos do turnover, agindo sobre as causas e não os efeitos.

Indicador de projetos

Esse KPI avalia a performance geral de cada projeto, considerando escopo, tempo, custos e qualidade. Com esse indicador é possível identificar desvios, melhorias e riscos, o que contribui para que o gerente de projetos aja rapidamente, evitando desperdícios e preservando os resultados inicialmente almejados. Com o indicador de projetos você pode conferir a relação entre tempo por atividade, custo por atividade, custo por homem ou por hora, entre outros.

Parâmetro de programas

Esse indicador de performance mostra a efetividade dos projetos que compõem um programa, quais são suas respectivas parcelas de contribuição para a rentabilidade da empresa, a aderência aos objetivos de negócio e a consequente geração de valor.

Métrica de portfólio

Por último, mas definitivamente não menos importante, temos o KPI de portfólio, que permite avaliar a performance do portfólio de projetos da empresa, identificando eventuais desvios, o cumprimento de cronogramas, o uso de recursos e o orçamento empregado.

Vale ressaltar que a gestão focada em resultados é cada vez mais utilizada nas empresas por permitir que se avance com maior agilidade nos negócios, pautando as decisões em fatos e dados pra lá de comprovados, sem deixar margem para feelings que podem comprometer toda uma estratégia pela simples e pura falta de embasamento.

Quando se tem em mãos dados que podem nortear solidamente as ações da empresa, consequentemente passa a ser possível ter uma maior assertividade nas decisões, acompanhando a agilidade do mercado, bem como se torna mais seguro validar ações e estratégias que estejam trazendo resultados efetivos para o negócio. Isso sem contar que, ao mesmo tempo, é possível perceber, com a análise dos indicadores da empresa, onde é necessário melhorar, investir, inovar e vencer obstáculos.

Se pararmos por alguns minutinhos para avaliar, perceberemos que, como o PMO é um braço da gestão estratégica, deve também focar seus esforços em resultados que gerem valor para empresa, garantindo a maximização do retorno sobre o investimento feito em todos os projetos. Nesse sentido, nada mais lógico que ficar atento a alguns indicadores-chave!

Cada vez que você olha para um dashboard de controle e sabe quais são as metas e os indicadores, fica muito mais fácil compartilhar percepções, unir forças e buscar os resultados almejados pela empresa. E é por esse motivo que contar com uma boa ferramenta de gestão de projetos, que dê o devido suporte ao controle desses indicadores, é indispensável. Não se esqueça que o PMO precisa de agilidade no momento de detectar desvios e colocar os projetos novamente na rota do sucesso!
E a sua empresa, por acaso tem uma gestão estratégica voltada para os resultados? Que indicadores você não perde de vista de maneira alguma? Deixe seu comentário, divida suas experiências conosco e aproveite para assinar nossa newsletter e continuar acompanhando nosso blog!

Distribuindo informações dos projetos e se comunicando é onde o gerente de projeto gasta mais de 80% do seu tempo. Quando você encontra com um patrocinador do projeto ou cliente a primeira pergunta é: “como ele está indo?”. A grande questão é que essa resposta nunca é curta. São indicadores, produtividade da equipe, marcos críticos, status de fornecedores, ou seja, dados que não te mais fim para a construção de um dashboard.

Aí entram os painéis de controle e as ferramentas de Business Intelligence. Como já falamos nos artigos; Por que usar dashboards em projetos e 8 coisas que você precisa saber sobre dashboard. Elas podem otimizar o trabalho do Gerente de Projetos e ajudá-lo a tornar as informações mais fluidas dentro de toda a organização, assim como, motivar o time a manter seus projetos sempre atualizados (afinal o CEO está vendo!).

Por isso, preparamos esse passo a passo, mais um modelo de planilha para te ajudar a gerenciar um projeto de construção de um dashboard:

 Passo 1: Defina a direção

O primeiro passo para quem está começando um projeto de BI é responder às seguintes perguntas;

• Quem é o público deste dashboard?

Alta gestão, patrocinadores do projeto, membros da equipe ou outros departamentos?

• O que eles estão interessados em saber?

O dia a dia dos projetos ou coisas de alto nível como planejamento estratégico e evolução dos portifólios?

• Qual é a freqüência de atualização do painel?

Semanal, bisemanal, mensal ou uma vez a cada nova visita do cometa haley?

As respostas para estas perguntas irão determinar o que vai para o painel de instrumentos e como ele deve ser construído, ou seja, ele te ajudará a delimitar o escopo do projeto e a definição das atividades que vamos precisar gerenciar.

Por exemplo, assuma o seguinte cenário (você pode facilmente mudar os componentes do painel com base na sua situação):

• Audiência do relatório: patrocinadores do projeto e membros da equipe;
• Interessado em saber: plano do projeto, status report para acompanhamento do progresso, questões pendentes, cronograma geral e progresso para entrega
• Freqüência: semanal

Passo 2: Faça um MVP (protótipo) do painel de instrumentos

Com base nas respostas acima temos uma noção sobre qual direção nosso dashboard irá tomar. Com essa referência vamos fazer um protótipo do nosso painel, isso irá te ajudar a estruturar sua ideias e necessidade de dashboards e ainda servirá como um guia para seu time de desenvolvimento de sua aplicação de BI (ou em uma planilha do Excel).

Por exemplo, fiz o nosso MVP usando o software open surce pencil, (Você pode baixar nesse link) que é bem fácil de usar e bom para desenhar wireframes.

Passo 3: Obter os dados para ser colocado no painel de instrumentos

Desenvolver um dashboard seja em um farrametna de BI como QlickView ou no excel é um projeto complexo e complicado que exige o envolvimento de profissionais que combinem competências técnicas e de negócios. O layout do painel é de apenas 10% do trabalho, coletar os dados para calcular as métricas de painel (ou KPIs) é a parte mais importante de qualquer dashboard.

Para facilitar isso, em primeiro lugar, vamos criar uma planilha chamada “dados”, onde podemos capturar entradas do usuário. Estas entradas podem ser manipuladas para fazer o painel. Para ele, precisamos dos seguintes insumos:

• Status do projeto geral e do progresso
• Lista das atividades em curso e questões

Vamos derivar outros insumos a partir da seguinte:

Passo 4: Coloque tudo junto e fazer um dashboard

Depois que juntar todas as partes necessárias dos dados, e colocá-los em um único painel, você pode usar um modelo em excel que criamos para criar sua primeira base.

Para quem já avançou na gestão de projetos e está utilizando o Project Builder (ou teste gratuitamente por 15 dias) é possível usar o QlickView para construir seu dashbord, um resutaldo possivel é como esse:

Agora você está pronto para construir seu novo projeto de construção de um dashboard.

O uso de dashboards para atingir mais resultados nos projetos é uma prática cuja adoção vem crescendo entre os tomadores de decisão, sobretudo nas empresas que reconhecem a importância dos dados para o êxito em diversos tipos de tarefas.

Considerando o princípio da administração de que não podemos gerenciar o que não mensuramos, os dashboards abrem um adendo: segundo o CEO Shadan Malik, você não gerencia com eficiência o que não se pode monitorar.

Hoje, as informações seguem um fluxo muito mais amplo, em uma velocidade que transformou a dinâmica entre as companhias e seus colaboradores, bem como os seus clientes e parceiros.

Consequentemente, surgiram ferramentas direcionadas aos processos de coleta, análise e monitoramento de dados, como Big Data, Business Intelligence e Analytics, e, junto a isso, a necessidade de tornar esses dados bem organizados, acessíveis e, acima de tudo, inteligíveis.

Nesse contexto, o dashboard se consolidou como uma ferramenta essencial, graças aos seus recursos, que permitem a visualização dos dados em gráficos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, de maneira segura e em tempo real.

Quer saber mais a respeito? Acompanhe o conteúdo a seguir e saiba tudo o que precisa sobre os dashboards e seus benefícios para os negócios!