O planejamento e a execução de projetos são tarefas cada vez mais desafiadoras em mercados com crescentes níveis de incertezas e competitividade.

Para aumentar a produtividade da equipe e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis.

Uma das ferramentas que mais contribui para isso é o software de gerenciamento de projetos, que funciona como uma verdadeira central de informações para a tomada de decisão, indispensável para os GPs (gerentes de projetos).

Saiba como um software de gerenciamento de projetos ajuda sua empresa a manter os processos mais claros:

Visualização do andamento das atividades do projeto

Todos os projetos passam, obrigatoriamente, pelas fases de iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento, além das entregas, que é a conclusão.

Com um software de gerenciamento, o gerente pode acompanhar o andamento de cada uma dessas fases, de forma mais abrangente ou detalhada, e garantir que elas só aconteçam quando as antecessoras forem devidamente concluídas.

Durante a execução, o sistema também facilita a visualização das etapas que só acontecem sequencialmente e as que podem ocorrer paralelamente, evitando desperdícios de recursos e garantindo que todos compreendam a importância de cumprir suas tarefas dentro do prazo e qualidade esperados.

Aumento da transparência para o bom gerenciamento

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta altamente colaborativa que pode ser acessada por mais de um membro da equipe, cliente e até mesmo por seus patrocinadores de forma simultânea, conforme as permissões definidas nas configurações, contemplando documentos e informações que vão desde o escopo inicial até os requisitos para a conclusão.

Dessa forma, o andamento das etapas pode ser consultado pela equipe a todo o momento, permitindo que todos saibam como estão as entregas e evitando que o projeto fique obscuro e confuso para alguns membros.

Clareza sobre os impactos no orçamento

Grandes eventos, como a Copa do Mundo e as Olimpíadas, por exemplo, servem para nos mostrar que alguns projetos que tinham tudo para atrasar conseguem ser concluídos no prazo devido ao aumento substancial no orçamento inicial.

O uso de um software de gestão de projetos também deixa os gastos mais evidentes, permitindo que todos da equipe, ou quem possui permissão para acessar estas informações, vejam como está a utilização dos recursos, aumentando a responsabilidade de cada um sobre as despesas.

Acompanhamento de métricas através de relatórios altamente eficiente

Uma das grandes vantagens do software de gerenciamento de projetos é a possibilidade de acompanhar a execução por meio de relatórios resumidos que reúnem as principais informações referentes a prazos, metas e orçamentos.
Dessa forma, a qualquer momento, o gestor ou outros membros da equipe podem ver se suas atividades estão trazendo os resultados esperados para que o projeto seja entregue dentro dos requisitos.

Essa característica é vantajosa não somente para a equipe do projeto, mas para deixar seus processos mais claros também para seus clientes, patrocinadores e outros possíveis stakeholders.

A utilização de softwares de gerenciamento de projetos é indispensável para que qualquer gestor consiga transformar a alta complexidade da execução de um projeto em algo mais controlado e acessível para todos.

E você, já utiliza um software de gerenciamento de projetos para manter os processos claros e um maior controle do portfólio? Compartilhe sua experiência conosco!

O gerenciamento de qualidade é uma das áreas de conhecimento contempladas pelo PMBOK, guia que é referência em projetos no mundo todo. Entregas são importantes, mas não se restringem ao cumprimento de prazo, pois a excelência do trabalho também é essencial.

Os contratantes têm projeções e expectativas, cabendo a você a tarefa de manter toda a equipe dentro do escopo para saná-las. Lidar com tantos fatores exige planejamento, organização, execução e controle, missão mais fácil de ser concluída com os devidos direcionamentos.

Quer saber quais? Siga na leitura e confira como o guia internacionalmente reconhecido pode orientar sua jornada e garantir a excelência do seu trabalho.

O que é o PMBOK e o que ele diz sobre gerenciamento de qualidade?

É um livro organizado e periodicamente publicado pelo PMI (Project Management Institute) com práticas, métodos e processos indicados para o início, planejamento, execução, controle e encerramento de projetos.

Suas informações são baseadas em situações reais, foram colhidas em todo o mundo e orientam a entrega de produto, serviço ou resultado. O PMBOK contempla 10 áreas de conhecimento, gerenciamento de: integração, escopo, tempo, custos, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições, stakeholders e qualidade.

Esta etapa é imprescindível no desenvolvimento e melhoria contínua dos processos, responsáveis em parte pela excelência do trabalho entregue. O guia também orienta o líder quanto às compras de produtos, escolha dos fornecedores e colaboradores.

O cuidado com as negociações e as atividades reflete positivamente na imagem da empresa no mercado e traz benefício pessoal, pois o profissional ganha reconhecimento. O gerenciamento de qualidade bem feito denota esmero, preocupação com cada aspecto do projeto e entendimento total dos anseios do contratante.

As demais fases do PMBOK

Na integração ocorre a unificação dos processos, enquanto no escopo é definido o que tem de ser feito para a entrega acontecer nos termos acordados, momento de estruturar as tarefas em outras menores.

Os gerenciamentos de tempo, custos e recursos humanos são essenciais se você quiser evitar atrasos, fazer um controle financeiro inteligente e formar uma equipe com alta capacidade técnica, capaz de unir esforços na busca do objetivo comum.

Ainda, riscos devem ser previstos a fim de remediar dificuldades no desempenho das tarefas. Os stakeholders são todos os impactados pelas etapas, resultado final ou decisão do gerente, pessoas com as quais é necessário negociar.

Como funciona o gerenciamento de qualidade segundo o PMBOK?

Não importa se o seu projeto é no ramo da construção civil ou em tecnologia da informação: o PMBOK traz orientações gerais para os mais variados ramos. Quanto à área em questão, o guia a divide em 3 processos, respectivamente: de planejamento, execução e monitoramento/controle. Acompanhe!

Planejar o gerenciamento de qualidade

Quais são os requisitos e padrões dos produtos e do projeto? Como eles podem ser satisfeitos? As respostas devem considerar as expectativas, anseios e necessidades dos envolvidos, pontos importantes na definição do escopo e retomados nesta fase. Os parâmetros são normas internacionalmente reconhecidas, como a ISO 9001.

Planejar o gerenciamento de qualidade requer o atendimento às leis ambientais, estabelecimento dos critérios de aceitação do material comprado e do trabalho realizado, além do cuidado com a elaboração dos documentos passíveis de provar a excelência das aquisições, procedimentos e metodologias laborais.

Realizar a garantia da qualidade

Diferentemente da fase de controle, aqui não focamos na checagem, mas sim nos processos, responsáveis diretos pelo resultado final do projeto. Eles estão sendo devidamente realizados? Confira alguns exemplos práticos.

Certifique-se de que a limpeza do terreno e a terraplanagem foram feitas antes de iniciar uma obra. Etapas de montagem e preparo da comida em redes de fast-food precisam ser sequencial e rigorosamente seguidas, garantia de que o McLanche Feliz terá o mesmo sabor em qualquer unidade.

Controlar a qualidade

Essa fase é normalmente realizada por equipe especialmente designada, envolve testes, métricas e medições. As avaliações são feitas tanto em entregas finais quanto nas intermediárias e podem exigir reparos quando os resultados forem insatisfatórios — solicitações de mudanças, ações preventivas e/ou corretivas.

O controle de qualidade tem aplicação prática quando um designer faz impressões para ver se a tonalidade da cor no papel de parede corresponde aos requisitos do cliente. O desempenho de airbags para automóveis também precisa atender a critérios mínimos de segurança, assim como as rodas no teste de tração em veículos 4×4.

Quais são os fundamentos e ferramentas dessa área do PMBOK?

Qualidade é “o grau até o qual um conjunto de características inerentes satisfaz as necessidades”. Um projeto tem qualidade quando atende todos os requisitos definidos pela empresa com base nas expectativas do contratante, justificando sua finalização.

Uma televisão pode ter qualidade alta (imagem HD e som de cinema) e grau baixo (não disponibiliza acesso direto ao Youtube e Netflix) ou qualidade baixa (imagem e som ruins) e grau alto (ser smart TV).

Um dos fundamentos trazidos pelo PMBOK é: a qualidade, diferentemente do grau, não pode ser baixa. Caso contrário, geraria a frustração do cliente e significaria o não atendimento aos requisitos estabelecidos.

Ainda, podemos falar do objetivo SMART: específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e limitado pelo tempo (time based). O planejamento do gerenciamento de qualidade é melhor desenvolvido quando as metas são baseadas nesses 5 requisitos.

Ferramentas sugeridas

A melhoria contínua dos processos influencia profundamente na excelência do projeto e pode ser realizada pelo ciclo PDCA: planejar (plan), fazer (do), controlar (control) e agir (act). Assim, você identifica pontos de melhoria, monta e executa o plano de ação, avalia o desempenho, padroniza e normatiza procedimentos constantemente.

A análise SWOT é outra ferramenta capaz de garantir a qualidade do trabalho desenvolvido, pois analisa as forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da empreitada. De tal forma, o gerente pode mitigar riscos, orientar melhor os objetivos, atividades e a tomada de decisão.

O diagrama de Pareto também contribui na excelência do projeto: segundo a teoria, 80% dos resultados são atingidos com 20% dos esforços. Suas prioridades são melhor estabelecidas a partir da avaliação das ocorrências.

O fluxograma é outra ferramenta útil porque contribui para a assimilação dos processos com símbolos, figuras geométricas e setas. Assim, a padronização é ratificada para os colaboradores, fica mais fácil visualizar gargalos e pontos de melhoria.

O gerenciamento de qualidade ressalta que a excelência da entrega é relevante para caracterizar o sucesso do projeto. Etapas, fundamentos e ferramentas administrativas aumentam suas chances de atender as expectativas do contratante e se destacar profissionalmente.

Gostou do assunto? Se quiser saber mais ou entender melhor sobre o PMBOK, fale com um dos nossos consultores. O que acha?

Com o aumento da concorrência e o nível de satisfação dos clientes cada vez mais elevado, o alinhamento dos projetos tornou-se fundamental para o bom andamento dos negócios. Produtividade e eficiência são essenciais para realizar um trabalho de qualidade, e é por isso que fazer uma Kick-off Meeting é tão importante.

Qualquer empresa que deseja realizar projetos e executar estratégias bem elaboradas, para entregar produtos finais considerados melhores do que os da concorrência, precisa estar com toda a equipe engajada em um mesmo objetivo. A comunicação desempenha papel fundamental no sucesso de um negócio, e a reunião Kick-off é o melhor momento para que todos possam trocar informações relevantes.

Deseja saber mais sobre a Kick-off Meeting? Continue sua leitura!

O que é Kick-off Meeting?

Kick-off, traduzido para o português, significa dar início. Esse é um termo que antigamente era muito utilizado no ambiente esportivo, mas que agora vem sendo muito aplicado no mundo corporativo. As reuniões são realizadas para iniciar um projeto específico que ainda precisa ser elaborado. Nesse encontro são pontuados vários tópicos, tais como:

• validar os objetivos;
• esclarecer dúvidas;
• estipular prazos;
• ouvir as ideias pertinentes ao projeto.

Portanto, o objetivo principal da reunião é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisam efetuar em cada etapa do projeto, evitando falhas de comunicação e fazendo com que o trabalho em equipe seja realizado com tranquilidade. O gestor deve assegurar que todos realizem um bom trabalho e que tenham um relacionamento harmonioso durante todo o processo.

Quais são os principais pontos tratados nessa reunião inicial?

Ao invés de apenas os gestores planejarem uma estratégia para a realização de um projeto, todos os incluídos na conversa participam do plano desde o início até sua finalização. Nesse encontro entre toda a equipe, os principais pontos a serem tratados são:

• apresentar uma ideia;
• mostrar o que é desejado de um determinado projeto;
• especificar as funções de cada profissional que vai participar.

Essa é uma prática muito importante para os gestores que desejam ter a dedicação de sua equipe, afinal, todos os envolvidos podem dar sugestões e debater questões pertinentes. Sem contar que realizar a reunião Kick-off é uma atitude de liderança que serve para reduzir erros e visualizar com mais clareza os resultados alcançados.

Quais são as maiores vantagens da Kick-off Meeting no início do projeto?

Muitos projetos que parecem ser bons fracassam por falta de informações. Enquanto a equipe pensa em fazer de uma forma, os clientes pensam de outra maneira. Mesmo que os pontos primordiais já tenham sido abordados em algum momento, algo pode passar despercebido. Por essa razão, é importante rever os aspectos mais importantes e tirar as dúvidas que ainda possam existir. Veja abaixo quais são as vantagens de fazer a reunião!

Alinhamento de expectativas

A reunião de Kick-off, que é um encontro de alinhamento de todas as partes interessadas em um projeto, ocorre para que as expectativas sejam alinhadas. Essa é a ocasião na qual o cliente expõe os seus pensamentos e conhece os marcos do projeto. Sem contar que é nela que são apresentados entre si os gerentes de projetos e os líderes de equipe que darão andamento à proposta.

Redução de erros e falhas

A reunião de Kick-off deve ser um marco importante para que um projeto possa ser iniciado e para que seu sucesso seja garantido. Tal atitude evitará conflitos futuros e diminuirá a chances de ocorrerem erros durante o processo de execução, pois os trabalhos serão mais ágeis e todos saberão antecipadamente o que devem fazer.

Motivação

Participar de uma reunião Kick-off, além de empolgar a equipe de trabalho, ainda motiva o cliente que terá uma boa base de como o seu projeto será realizado. Para que todos os objetivos sejam alcançados, é importante que os participantes estejam com vontade de fazer dar certo. Por isso, o gestor que estiver apresentando o planejamento deve ser um profissional positivo e que passe confiança a todos.

Engajamento dos profissionais

Um desafio que preocupa muitos é manter os profissionais engajados. Colocar o time de trabalho por dentro de todos os assuntos faz com que todos mantenham o foco e se entendam no decorrer do processo. Em decorrência disso, a equipe terá um alto nível de produtividade.

Aumento das chances de bons resultados

Se a reunião for bem realizada e atingir os resultados desejados, ela tornará as tarefas mais fáceis. Durante a execução do projeto, muitos problemas podem ser evitados pela troca de dados entre os interessados. Por outro lado, muitas soluções interessantes são encontradas em grupo.

Esclarecimento de dúvidas

Praticamente todas as dúvidas referentes ao projeto são esclarecidas logo no início da execução. Basta todos comparecerem no dia e horário estipulados e as principais questões serão abordadas, podendo haver debates entre as partes, líderes, colaboradores, clientes, entre outros.

Qual deve ser o primeiro passo para a realização de uma Kick-off Meeting?

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens de fazer a reunião Kick-off, não deixe de averiguar quais são os passos para realizar um encontro bem-sucedido. Veja abaixo as principais dicas para que a troca de opiniões seja um sucesso!

Definir o momento certo

O primeiro passo a ser dado pela gestão é analisar o melhor dia e horário para se reunir com todos. O ideal é verificar com o cliente qual é a ocasião perfeita para ele participar do evento. Não se esqueça de ver como está o tempo dos funcionários que não podem ter as suas metas de trabalho prejudicadas.

Escolha os responsáveis pela execução dos trabalhos e os convide

É de extrema importância que o gestor tenha em mente quais são as pessoas que participarão da conversa. Certifique-se de que todos que precisam opinar foram chamados para que ninguém seja esquecido e o andamento do projeto venha a ser prejudicado por um descuido.

Organize o espaço e conduza os assuntos

Garanta que todo o local e os equipamentos ou ferramentas estejam prontos com antecedência para que não haja perda de tempo. Não deixe de preparar os assuntos que serão abordados na reunião e assegure que todos os temas sejam tratados com a devida atenção.

Realize o fechamento

No final do encontro é preciso realizar o seu fechamento, verificando se ficou claro o que cada um tem que fazer para que o projeto possa ser iniciado imediatamente. O gestor precisa questionar se existe alguma dúvida com relação à função que cada um deve exercer e ouvir com atenção as respostas. Caso não exista mais nada a ser esclarecido, os colaboradores podem iniciar as suas atividades.

Então, fazer Kick-off Meeting é uma maneira de se aproximar tanto do cliente como dos funcionários. Sendo assim, é importante implementar essa ferramenta de gestão em sua empresa. Se você ainda tem questionamentos sobre como fazer, utilize um software de gestão de projetos da Project Builder, que pode ajudar bastante em todas as etapas.

Gostou do nosso post sobre Kick-off Meeting? Entre em contato conosco e receba nossas dicas sobre o assunto!

Os projetos complexos podem receber esse nome por diversas questões. Os muito caros, com prazos muito estreitos ou que exijam conhecimento técnico aprofundado entram nesse conjunto. E justamente por causa dessas características especiais é que a execução deles precisa ser feita corretamente. Um erro normalmente custa caro, seja de forma financeira, produtiva ou qualitativa.

O ideal é planejar o máximo possível, o que inclui criar um ótimo workflow a fim de melhorar a produtividade e seu acompanhamento. Para saber como estabelecer o seu, veja as dicas a seguir!

Comece alinhando as expectativas

Em parte, muitas das falhas dos projetos complexos acontecem devido à falta de alinhamento entre os envolvidos na tarefa.

Por isso, antes mesmo de pensar em estabelecer o workflow propriamente dito, é necessário alinhar as expectativas das pessoas. Garanta que todos entendam os objetivos do projeto, a sua importância e quais são as etapas e resultados que devem ser atingidos.

Para tanto, vale apostar em ferramentas de comunicação e colaboração, de modo a garantir mais integração. Com uma participação coesa, é mais fácil identificar e prevenir erros.

Acerte no planejamento do projeto

O constante acréscimo de elementos ao escopo do projeto ou as mudanças repentinas e mal estruturadas precisam ser evitados a todo custo. Portanto, o melhor é criar um planejamento muito bem estruturado.

Se for necessário, conte com a participação de diversas equipes e de funcionários variados, de modo a identificar, com clareza, os riscos, as oportunidades e as tarefas que serão colocadas em prática.

A ideia é evitar mudanças quando tudo já estiver acontecendo ou se deparar com imprevistos. Assim, o workflow tende a funcionar de uma forma melhor.

Escolha uma metodologia de execução

Partindo para a etapa prática da criação desse fluxo de trabalho, escolha uma metodologia adequada para executar o escopo. Se ela já é importante para os projetos tradicionais, ela se torna indispensável para os complexos.

Dependendo dos objetivos e das características dos elementos, uma metodologia pode ser mais indicada do que a outra. Entre as principais, estão:

Scrum

Trata-se de uma metodologia ágil, que divide o projeto em ciclos menores, chamados de sprints, e que tem entregas incrementais. Ou seja, em vez de entregar todo o produto somente ao final, há sucessivas avaliações do progresso do trabalho. Por usar, principalmente, o feedback do cliente, ajuda a garantir a qualidade.

Para fazer as adaptações necessárias e manter o acompanhamento, é indispensável realizar reuniões breves e diárias. Nela, os participantes dizem o que foi feito no dia anterior e o que será realizado nas próximas horas.

Balanced Scorecard (BSC)

O BSC é uma das metodologias mais indicadas para projetos complexos, porque leva em consideração a interação de diversos elementos para a construção do resultado.

Ele começa com o mapeamento estratégico baseando-se nas perspectivas mais relevantes: processos internos, finanças, clientes e aprendizado.

A partir daí, é realizado um planejamento, com a definição de metas, indicadores e estratégias que devem ser colocados em prática. É muito relevante porque ajuda a identificar o relacionamento entre áreas diferentes, favorecendo a integração.

Kanban

Outro método ágil, o Kanban consiste em dividir o projeto em tarefas menores, de modo que cada uma ocupe um cartão.

Em seguida, elas são divididas entre várias colunas, como “Para fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Essa disposição pode ser alterada, dependendo da configuração do projeto, como “Esperando aprovação do cliente” ou “Em ajustes”.

É uma metodologia visual, já que o quadro e os cartões são físicos, dispostos no ambiente de trabalho. Com isso, ajuda muito na comunicação, de modo que todo o time entenda o status de cada atividade.

Além de tudo, é especialmente útil para o workflow, já que favorece a conclusão adequada de cada tarefa.

Documente todas as informações importantes

Projetos complexos, na maior parte das vezes, têm características específicas para sua realização. São processos que requerem maior atenção, etapas pouco usadas em outras execuções ou detalhes individuais.

Para evitar que o workflow fique comprometido e até “travado”, o ideal é documentar todas as informações importantes.

Garanta que o modo de execução de cada obrigação esteja explícito e crie uma base de dados para que os colaboradores possam consultar durante o cumprimento das etapas. Desse modo, é possível diminuir erros e retrabalhos.

Delegue tarefas e defina responsabilidades

Criar um fluxo de trabalho significa determinar quais passos devem ser executados, como eles precisam ser feitos e qual é a sua ordem. Porém, também é preciso estabelecer quem será responsável por cada etapa.

Com a ajuda do escopo, defina quais são as ações necessárias para a conclusão do projeto complexo e delegue as tarefas, segundo capacidade técnica e envolvimento.

Distribua as responsabilidades de forma balanceada, dê orientações sobre a execução das etapas e garanta que todos saibam quais são suas funções.

Estabeleça períodos de mensuração

A definição de workflow não se encerra com a distribuição de tarefas. Ainda é preciso fazer um acompanhamento dos resultados, de modo a realizar modificações que contribuam para o bom andamento do projeto.

Sendo assim, vale a pena definir indicadores de sucesso das etapas e os respectivos períodos de acompanhamento. Na metodologia Scrum, por exemplo, essa questão já é previamente definida, pois as reuniões são diárias.

Em outros casos, entretanto, é necessário pensar em um período equilibrado, de modo a haver a avaliação de resultados concretos. Como resultado, as pessoas ganham autonomia para executar o workflow, sem que haja perda de controle.

Conte com a tecnologia

Os projetos complexos necessitam de especial atenção na hora de estabelecer um workflow e para o gerenciamento, em geral. Por isso, fazer tudo manualmente não é a forma mais produtiva ou a maneira de conseguir máxima integração.

Em vez disso, apoie-se na tecnologia para obter resultados diferenciados. Com a ajuda de um sistema adequado, por exemplo, é mais fácil delegar tarefas, criar hierarquias e garantir a colaboração.

Ferramentas centralizadoras de dados e que automatizam processos, inclusive, mostram-se como grandes aliadas para a conclusão adequada das etapas.

Com essas dicas, a criação de um workflow para projetos complexos fica descomplicada e muito mais eficiente.

Para ter uma ajuda extra e relevante, aproveite e veja uma demonstração do Project Builder. Assim, você poderá entender como essa ferramenta funciona e se ela é a mais indicada para você!