O que caracteriza os projetos, como surgiu essa abordagem nas empresas e quais as oportunidades para profissionais da área. O que é gestão de projetos?

O mercado de trabalho para o gerente de projetos não para de crescer. Basta ver os anúncios de emprego na área de administração. As empresas estão se dando conta da importância desse profissional em suas equipes para obter melhores resultados. O ambiente competitivo dos negócios, acelerado pela constante busca pela inovação, faz com que cada detalhe faça a diferença.

Mas, afinal, o que é gestão de projetos, como surgiu, quem é o profissional que deve assumir essa responsabilidade e quais as oportunidades no mercado? Vamos responder a essas questões, passo a passo. A começar do começo:

1) Definição de Projetos

“Projeto” é uma palavra amplamente usada em diversas áreas do conhecimento. Existem projetos de lei, projetos gráficos, projetos paisagísticos, projetos de vida, entre outros. Quando falamos em projetos nas empresas, nos referimos a uma ideia para se executar ou realizar algo, no futuro, dentro de um plano definido.

Projeto é uma atividade organizada para resolver um problema específico. É formado por uma sequência de eventos, tem começo e tem fim, o que o diferencia de operações contínuas. O objetivo do projeto é alcançar uma meta predefinida. Gera um único produto ou serviço final, e os resultados podem ser tangíveis ou intangíveis.

2) Origens da Gestão de Projetos

É possível afirmar que a gestão de projetos acompanha a humanidade desde as primeiras civilizações da Antiguidade. Tome como exemplos a construção dos templos gregos,as pirâmides do Egito, a Muralha da China e o Coliseu em Roma, são todas obras que provavelmente exigiram coordenação de recursos, prazos, escopo e qualidade para agradar clientes poderosos.

No entanto, a gestão de projetos como a conhecemos hoje, enquanto uma disciplina específica, surgiu no século 20. Os programas de defesa criados após a Segunda Guerra Mundial foram os primeiros a usar esse termo, a partir dos anos 1950. Com o tempo, a gestão de projetos extrapolou a área militar. A prática é usada em áreas diversas como engenharia, indústrias em geral, tecnologia da informação, comunicação, saúde, educação, administração pública, entre outras.

A instituição referência em gerenciamento de projetos foi criada em 1969. O Project Management Institute (PMI) é uma associação de profissionais da área que desenvolve pesquisas, capacita pessoas, documenta conceitos e promove acesso a informações e recursos. Com sede em Atlanta (EUA), o PMI está presente em mais de 160 países e tem acima de 240 mil associados.

3) O que é Gestão de Projetos

Gerir é administrar. O que difere a gestão de projetos de outros tipos de gestão é o tempo definido de início e fim. Exige ações específicas e envolve administração, manutenção, integração, prazo, custo, qualidade, recursos, comunicação, riscos e aquisições.

Criado pelo PMI, o Guia PMBOK – Projetc Management Body of Knowledge – assim define a gestão de projetos: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas com o objetivo de atingir ou superar as expectativas dos clientes e stakeholders (as partes interessadas) sobre metas pré-definidas.

Perceba que a gestão de projetos envolve diversas disciplinas da administração. Cada projeto tem seus próprios desafios, como falta de recursos, prazo apertado, escopo indefinido. Quanto mais organização e documentação de cada entrega e cada marco do projeto, melhor aproveitamento o gerente de projetos terá.

4) O papel das empresas

Como já dissemos no início, as empresas estão acordando para a importância de um gerente de projetos em suas equipes. As oportunidades não param de crescer.

O que motiva essa situação é a alta velocidade da evolução da tecnologia. Quem não correr atrás de ideias inovadoras, ficará para trás no mercado. O consumidor está mais exigente por qualidade e atualidade, e produtos tornam-se rapidamente obsoletos. Para suportar esse ambiente de mudanças rápidas, as empresas precisam se organizar e se antecipar às tendências. O ambiente de trabalho está se voltando para projetos para acompanhar essa evolução.

5) Mercado de trabalho

Quem está no mercado como gerente de projetos tem grandes chances de evoluir na carreira, seja na sua própria empresa ou não. A disputa pelo know-how desses profissionais está acirrada. Mas o que é preciso para ser um bom gerente? Em primeiro lugar, deve ter competência técnica e conhecer a fundo o negócio em que atua, os produtos e serviços que sua empresa entrega. Além disso, deve entender de gestão de pessoas para envolver e motivar sua equipe na execução de suas tarefas, conquistando a confiança de todos. Entender de conceitos de administração, negócios, marketing e finanças também são características desejáveis. Saber se comunicar e ser organizado são fundamentais.

A formação desses profissionais é a mais diversa. Existem cursos que seguem os princípios do Guia PMBOK espalhados por todo o país. Os melhores estão concentrados em São Paulo e no Rio de Janeiro. Recomenda-se buscar os Chapters do PMI para ter referências de bons cursos.

6) Ferramentas de trabalho

Existem normas que norteiam a gestão de projetos, como o Guia PMBOK. O conceito é uma importante ferramenta de trabalho. Claro que podem e devem ser feitas adaptações conforme o projeto.

Algumas empresas criam seus próprios programas de gestão de projetos. Mas é possível encontrar softwares pagos e gratuitos disponíveis na internet. A complexidade do software varia conforme a necessidade dos projetos da empresa.

7) Oportunidades futuras

O horizonte para o gerente de projetos é bastante promissor. Projetos podem ser considerados como mudanças nas organizações. O gerente de projetos é um agente dessas mudanças e, portanto, tornou-se indispensável. É ele quem vai planejar os passos das empresas em direção às ações de curto, médio e longo prazos, com metas definidas de sucesso.

Como partes interessadas nesse processo, as organizações têm promovido cursos de capacitação para seus profissionais. Aproveite essas oportunidades para se desenvolver e retornar à empresa o investimento feito em você. A recompensa virá.

Mantenha suas certificações atualizadas, estude sempre e tenha contato com outros gerentes de projetos para trocar ideias, referências e experiências. Filiar-se a uma instituição é recomendável nesse sentido.

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Por maiores que sejam os esforços empregados no gerenciamento de projetos, se não houver um modelo de projeto a ser seguido, a empresa acaba tendo que lidar com vários problemas. Os imprevistos incluem inconsistências, retrabalhos e, o pior, atrasos.

É por isso que adotar um modelo de projetos é algo fundamental. Esse investimento proporciona maior agilidade e organização ao planejamento de todas as etapas.

Em outras palavras, os modelos de projeto são ativos essenciais para que a empresa passe a contar com uma cultura de gerenciamento. Mesmo que exista um grande esforço na fase inicial de concepção, os formulários, registros e templates produzidos acabam se transformando em uma biblioteca valiosa para o uso da empresa por toda a sua existência.

Em oportunidades anteriores, já explicamos como montar um modelo e os passos que devem ser seguidos. Veja os tópicos seguintes e saiba mais sobre as cinco fases de um modelo de projeto!

O planejamento prévio é realmente importante?

Ter um projeto bem planejado é algo fundamental. Conhecendo profundamente os aspectos de cada etapa, o gerente evita que erros sejam cometidos, melhora a distribuição de seus recursos e pode mitigar riscos com maior precisão.

Além disso, os times poderão se preparar melhor para atingir os seus objetivos. Será mais fácil para a equipe avaliar quais são os resultados esperados e, assim, definir um plano de ação que esteja alinhado com as demandas externas. Isso criará um ambiente de trabalho integrado, de alta performance e com baixa tolerância a erros.

Qual é a importância de seguir todas as etapas?

O modelo de projeto traz uma base comum para todos os projetos do negócio. Ele é feito a partir de um conjunto de etapas básicas, que permeiam as iniciativas em várias companhias, independentemente dos objetivos finais.

Em função disso, é crucial que o modelo de projeto seja seguido à risca. As etapas funcionam de modo complementar, ou seja, o resultado de cada momento contribui para a qualidade dos processos futuros. Em função disso, executar as rotinas da forma correta é essencial para garantir uma qualidade contínua nas atividades internas.

Quais são as cinco etapas do projeto?

Como apontamos acima, conhecer e executar as etapas do projeto corretamente é algo fundamental. Além disso, o planejamento auxilia profissionais a terem mais agilidade e a conseguirem distribuir melhor os seus recursos.

Veja, a seguir, as cinco etapas que devem fazer parte dos seus modelos de projeto!

1. Iniciação

Esta é a primeira etapa de qualquer projeto. Nela, o gerente de projetos deve buscar compreender quais são as primeiras informações que devem ser conhecidas, os dados importantes e as restrições de escopo, de tempo e de custo.

Também é nesse momento que são registradas as premissas e o propósito do projeto. Esse é um momento crítico, pois os dados levantados e registrados aqui serão cruciais para definir todas as etapas posteriores do projeto, assim como a distribuição de recursos, as metas, as responsabilidades e o tamanho dos times.

Como consequência, durante a elaboração dos modelos de projeto correspondentes à fase de iniciação, a preocupação deve recair no entendimento macro do projeto. Ou seja, o gestor deve estar preocupado em conhecer as influências que interferem no sucesso de cada etapa, como os riscos existentes e os requisitos iniciais.

Os modelos de projeto dessa fase envolvem, por exemplo, o termo de abertura, a lista de partes interessadas, entre outros. Portanto, esteja atento ao modo como tais documentos são estruturados. Sempre busque uma linguagem clara, objetiva e alinhada com o perfil do projeto.

É durante a fase inicial de um projeto que se busca ter uma visão geral das tarefas e dos trabalhos que nela estão envolvidos. Tendo o conhecimento do propósito do projeto e de seus objetivos, o gerente de projetos deve submeter essas informações à aprovação, seja de um patrocinador, de um acionista, de outras partes interessadas ou, até mesmo, dos órgãos competentes.

Afinal, antes que o projeto comece, informações como as estimativas preliminares sobre o orçamento, o cronograma e a necessidade de recursos devem ser conhecidas e discutidas previamente. Isso evitará conflitos no futuro, além de alinhar expectativas e garantir que todos possam se preparar antecipadamente.

2. Planejamento

Já na fase de planejamento, as informações requerem um nível de detalhe maior. Chegar a esta etapa significa que o projeto foi aprovado e que a empresa acredita que os esforços vão gerar resultados.

Portanto, os modelos de planejamento devem ser consistentes para estruturar um bom plano que leve o projeto ao sucesso. Além disso, é crucial investir no melhor detalhamento possível de cada documento, evitando erros futuros, imprevistos e riscos desnecessários.

Os modelos de projeto devem prever a mensuração dos objetivos e do que será necessário para atender a esses pontos. Ou seja, é necessário listar todos os pontos, que vão desde valores monetários até a quantidade de força de trabalho envolvida. As ferramentas que serão utilizadas e o modo como as tarefas serão distribuídas também podem ser inseridos aqui.

Entre os documentos que são utilizados nesta fase podemos destacar a Estrutura Analítica de Projeto. Ela é utilizada para dividir entregas em partes menores e melhor gerenciáveis. Além disso, há o cronograma do projeto, que orienta os profissionais sobre as datas de suas entregas.

A fase de planejamento requer modelos de projeto que prevejam a profundidade na apresentação de informações. Ou seja, é fundamental ter bons dados (e em grande quantidade) sobre fatores como o volume de material utilizado, o número de equipamentos e o perfil da mão de obra que será envolvida.

A estruturação desses ativos organizacionais, sempre que possível, deve ocorrer em conjunto com a equipe. Em muitos casos, o projeto terá algumas particularidades, demandas ou novas ideias para uma determinada etapa. Sem uma boa comunicação, esses detalhes podem passar despercebidos pelo gestor.

Também é fundamental eliminar atividades irrelevantes. Ou seja, direcione o planejamento para que o escopo seja bem limitado e os times façam apenas aquilo que for necessário. Dessa forma, os recursos serão mais bem aproveitados e o orçamento não contará com custos de baixa relevância.

3. Execução

Durante a fase de execução, o foco é o exercício do que foi planejado. Ou seja, é nesse momento que todos os processos definidos no planejamento são executados.

Portanto, o gestor deve ter um conjunto de documentos que assegure o acompanhamento das atividades e o registro das entregas. Assim, ficará mais fácil mensurar a evolução do projeto e das atividades dos times.

Nesse sentido, é essencial que haja registro dos avanços de cada time e que sejam documentadas as conclusões parciais do escopo, tendo a prova do aceite de cada uma delas. Isso será útil, no futuro, para avaliar os resultados do projeto e o seu impacto.

Na execução, muitas vezes ocorrem mudanças no escopo e também nos requisitos de qualidade. Os modelos de projeto devem contemplar meios de realizar essas interações.

Em outras palavras, o projeto pode ser visto como um organismo vivo. Por mais eficiente que seja o planejamento, sempre existirão imprevistos e mudanças de rumo. Portanto, é fundamental que o time esteja pronto para lidar com alterações, incorporando as novas metas com fluidez e evitando que isso cause um grande impacto nos prazos e resultados finais.

Deve estar claro que, na execução, o gerente de projetos exerce o acompanhamento das atividades em comparação com os trabalhos realizados durante o planejamento. O GP é responsável pela supervisão da força de trabalho, por fornecer aos funcionários os recursos necessários e por manter a equipe informada sobre o andamento do projeto.

Enquanto o projeto está acontecendo, caso seja necessária uma intervenção com base no contraste entre o plano e a realização, o gerente realiza os ajustes no planejamento inicial para que problemas referentes ao orçamento, aos recursos insuficientes ou riscos não interfiram no resultado final do projeto.

Se esse tipo de mudança ocorrer no seu projeto, não deixe de comunicá-lo a todos os times. A comunicação é algo crucial durante todas as etapas do projeto, mas principalmente na sua execução.

Ela garante que os times se mantenham alinhados e prontos para enfrentar os novos desafios de forma integrada. Além disso, uma estrutura que mantém os times unidos permite que soluções inovadoras surjam, dando mais qualidade ao projeto como um todo.

4. Monitoramento e controle

Durante todo o projeto, é importante que o gestor acompanhe os resultados. Avaliar continuamente a evolução de cada etapa permite que erros sejam rapidamente mitigados e que o time possa definir uma rotina de qualidade, com foco em resultados.

Portanto, não deixe de inserir em seu modelo de projeto os mecanismos de controle alinhados com as demandas e o perfil da companhia. Assim, será mais fácil garantir uma boa qualidade em todas as etapas.

O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, pois essa é a forma de assegurar que ela está em consonância com o planejamento. Por isso, os documentos concebidos para essa fase devem primar por medir o desempenho, pois são essenciais para a tomada de decisão do gerente de projetos.

Esses documentos envolvem gráficos de controle, acompanhamentos de indicadores de desempenho, ações corretivas e preventivas, entre outras métricas do seu negócio. Durante sua maior parte, esta fase lida com a aferição do desempenho do projeto e o progresso em relação ao plano de gerenciamento de projetos. Ou seja, ela corresponde à verificação do escopo e ao controle para verificar e monitorar os avanços.

O cálculo de indicadores-chave de desempenho, também chamados de KPIs (sigla para Key Performance Indicators), pode revelar a necessidade de ações corretivas ou preventivas. Portanto, os KPIs são aplicados para mensurar problemas referentes a fatores como o custo de uma etapa, o tempo gasto com os processos, os gargalos operacionais e o número de erros existentes nas rotinas corporativas.

As medidas preventivas são criadas a partir de uma análise dos riscos do projeto. O gestor deve avaliar quais são os problemas que podem afetar cada etapa, assim como os erros que já existiram em projetos anteriores. Dessa forma, é possível criar uma série de ações que evitam a recorrência de tais falhas.

Já os processos de mitigação de problemas são traçados, também, com a análise dos riscos do projeto. Eles devem ser conhecidos por todo o time. Dessa forma, sempre que algum problema ocorrer, será mais fácil aplicar medidas corretivas.

5. Finalização

Não é porque o projeto é concluído que as preocupações ou esforços terminam. Os modelos de projeto devem se concentrar em duas vertentes: no termo de aceite por parte do cliente e no registro das lições aprendidas.

Deve existir um documento que valide o encerramento do projeto e a entrega de todas as partes do escopo. Isso isenta a organização de responsabilidades futuras, salvo garantias, ou responsabilidades congêneres, por garantir que tudo o que estava acordado no começo do projeto foi cumprido.

Ao mesmo tempo, é a época em que devem ser documentadas as lições proporcionadas pelo projeto. Caberá ao gestor levantar quais foram as experiências relevantes que tendem a contribuir futuramente na elaboração de outros modelos de projeto.

O gerente de projetos pode convocar uma reunião final para a apresentação de um relatório e a exposição de informações gerais sobre a conclusão do projeto. Nesse momento, os profissionais poderão indicar quais foram os fatores que mais influenciaram nos seus resultados, quais riscos podem ser considerados para o futuro e a visão geral da equipe sobre o projeto.

Não se esqueça de que o feedback, nessa hora, é um processo de duas vias. Ele pode ser aplicado por todos e ser considerado, inclusive, para elogiar boas práticas. Assim, os acertos serão reconhecidos e todos terão a chance de otimizar as suas estratégias.

A elaboração de projetos é algo complexo. Com muitas etapas, definir cada passo inclui comunicação com todos os envolvidos, uma definição longa de objetivos e métricas de avaliação de qualidade.

Em função disso, utilizar modelos de projetos pode ser uma ótima escolha para a companhia. A partir de uma base comum, será possível definir as características de todas as etapas facilmente, evitando riscos, agilizando o planejamento e garantindo um bom nível de qualidade para cada rotina. Assim, os times poderão ter a confiança de que as suas atividades foram definidas com um bom processo de gestão.

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A execução de todo e qualquer projeto requer uma visão detalhada sobre como o escopo deve ser desenvolvido para que se chegue à solução final desejada pelo cliente. Quando o projeto é curto, envolvendo poucos recursos e menos tempo, fica bem mais fácil gerenciá-lo, certo? Mas para dividir um grande projeto, todo cuidado passa a ser pouco para que nada deixe a desejar e a equipe possa trabalhar adequadamente, realizando as entregas conforme o planejado.

Para não perder nenhum detalhe de vista, o gerente de projetos estipula o uso da Work Breakdown Structure (WBS) ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP), um documento que tem como missão dar suporte à divisão do projeto em pequenas etapas, facilitando, assim, seu gerenciamento. Mas como uma simples decomposição do projeto em partes menores pode ajudar seu gerenciamento? Pois é exatamente o que você vai entender agora, acompanhando nosso post de hoje. Então confira:

Maior agilidade nas entregas

A primeira e óbvia percepção de melhoria no gerenciamento de um grande projeto que utiliza a WBS é relativa a seu controle sobre o cronograma, uma vez que passa a ser possível mensurar com muito maior precisão o tempo de realização de cada atividade, contribuindo, consequentemente, para a organização do tempo da equipe como um todo. Com etapas menores a serem cumpridas, a equipe do projeto mantém entregas mais rápidas e consistentes, deixando o cliente e demais envolvidos a par do desenvolvimento do projeto e cientes de quanto falta para sua completa conclusão.

Mais qualidade no planejamento

Quando já se tem a estrutura do projeto decomposta na EAP, não é mais preciso planejar todo o projeto de uma única vez. Nesse caso, o planejamento também pode ser segmentado de acordo com cada etapa, o que aumenta a precisão da equipe quanto à determinação de recursos e prazos efetivamente necessários.

Menor impacto na gestão da mudança

Grandes mudanças no escopo de um projeto impactam significativamente sua respectiva execução, podendo, inclusive, inviabilizar sua continuidade. Contudo, quando se tem um controle maior sobre cada etapa do projeto, as mudanças se tornam menores e menos prejudiciais, permitindo um controle de riscos muitos mais eficaz.

Mais dinamismo na gestão da equipe

Quando um grande projeto é dividido em etapas menores, o aproveitamento da equipe pode ser devidamente otimizado e direcionado segundo os esforços necessários a cada fase, facilitando a gestão e também a alocação dos profissionais em mais de um projeto por vez.

Maior precisão das métricas

Gerenciar dezenas de métricas de uma única vez pode não ser produtivo para uma equipe que precisa lidar com um grande projeto. Contudo, ao decompor a estrutura do projeto por meio da WBS, é possível determinar métricas específicas para cada etapa, facilitando o acompanhamento das ações.

Mais eficácia na mensuração de resultados

Com métricas mais próximas e certeiras a cada etapa do projeto, a mensuração dos resultados se torna bem mais fácil, otimizando o acompanhamento do desempenho da equipe por parte do gerente de projetos, que poderá tomar decisões corretivas em tempo real, contribuindo para a maximização dos esforços de todos.

Ainda não sabe como dividir um grande projeto em etapas menores? Pois clique aqui e confira nossas 5 dicas para facilitar a criação de uma EAP! E não deixe de comentar aqui para compartilhar conosco suas impressões e experiências! Participe!

O sucesso da gestão de um projeto não é causado por sorte. Na verdade, isso é a soma de vários fatores, que convergem juntos para esse objetivo.

O planejamento, a organização, a dedicação do time, o acompanhamento de métricas e um cronograma bem definido são alguns dos pontos que podem ser apontados como fatores que influenciam diretamente nos resultados de um projeto. Cada um impacta no sucesso da estratégia da sua forma, o que exige uma grande atenção do gestor para garantir que eles sejam capazes de gerar bons resultados.

Por outro lado, muitos empresários não percebem que o cerne da gestão de um projeto é o gerenciamento do seu escopo. É ele que define todo o trabalho que precisará ser desenvolvido, possibilitando uma ampla visão do que deverá ser feito. E mal estruturado, o escopo pode causar um grande impacto nos resultados de cada etapa.

Em outras palavras, o escopo é crucial para a definição de todas as rotinas do planejamento. Isso permite ao gestor entender se ele está alinhado aos objetivos da empresa e avaliar os benefícios em potencial da iniciativa. Além disso, ele torna o planejamento mais eficaz e evita que rotinas sejam executadas mais de uma vez.

Você quer saber mais sobre o tema e como definir o escopo para os seus projetos? É só continuar a leitura deste post e esclarecer suas dúvidas!

Mas, afinal, o que é o escopo do projeto?

O escopo pode ser visto como todo o trabalho que será executado para atingir as metas e objetivos de um projeto em cada uma das etapas. Basicamente, ele é o conjunto dos requisitos necessários para que o produto, serviço ou resultado esperado com o projeto seja entregue para o cliente. Sem ele, a empresa pode ter dificuldades para avaliar até que ponto vão as obrigações de um time.

A definição desse escopo é feita nas etapas iniciais do planejamento, uma vez que por meio dele que serão definidos os recursos, os times, os investimentos e outros detalhes operacionais de cada etapa. Esse é um dos momentos mais importantes da iniciativa, uma vez que um escopo mal projetado pode gerar grandes riscos para o negócio.

Como o gerenciamento de escopo afeta a rentabilidade de um projeto?

O gerenciamento de escopo é crucial para o sucesso do projeto. Para alguns especialistas, ele é visto como um dos pontos mais importantes de um projeto corporativo, uma vez que a sua definição implica diretamente na distribuição de recursos, na estrutura interna de times e nas metas de performance. Além disso, ele também impacta nos prazos e gastos que serão realizados para viabilizar cada etapa.

Se o escopo não for bem definido, atrasos serão mais frequentes e o planejamento terá dificuldades para garantir a qualidade do projeto. Isso será fruto de modificações não programadas ocorrendo com mais frequência e da dificuldade de identificar as melhores estratégias para atingir os objetivos propostos.

Conforme os atrasos se tornam mais recorrentes, a rentabilidade do projeto cai. Multas pela não entrega de resultados em dia poderão ser aplicadas, além dos riscos da iniciativa ser cancelada e a empresa perder todos os recursos investidos.

Já a presença de erros em grande quantidade afeta a capacidade da companhia de evitar desperdícios. As taxas de trabalho serão maiores, o que cria um fluxo de gastos não programados. Já o investimento em novas matérias-primas será necessário, uma vez que a companhia deverá refazer parte dos seus produtos.

É fundamental, portanto, que a empresa trabalhe lado a lado com todos os envolvidos para documentar cada requisito, métrica ou objetivo da maneira mais clara e direta possível. O gestor também deve atuar para que o controle sobre o escopo seja mantido com precisão, ainda que mudanças aconteçam.

Essas ações minimizam desvios no planejamento e favorecem a gestão diária dos fluxos de trabalho. Cada time terá uma noção exata do que deve ser feito, reduzindo drasticamente as chances de um resultado estar fora do esperado. Ou seja, a companhia terá um fluxo de trabalho muito mais inteligente e dinâmico.

Como efetuar o gerenciamento de escopo com qualidade?

O gerenciamento de escopo deve ser feito a partir de uma série de estratégias, que reduzem riscos e melhoram a capacidade do gestor de compreender todos os pontos que impactarão no sucesso do projeto. Portanto, nas etapas iniciais do planejamento, a companhia precisa estar atenta a cada um dos itens de risco. Assim, as chances de alcançar os resultados esperados serão muito maiores.

A seguir, saiba quais são os quatro pontos mais importantes da definição e avaliação do escopo de um projeto e saiba como atingir os seus resultados mais facilmente!

1. Planejamento

A fase de planejamento do escopo é crucial para o sucesso do projeto como um todo. É nessa fase que são definidos os objetivos, as métricas, as validações, os controles, os parceiros e os agentes envolvidos.

É também nesse momento que o gerente do projeto precisa ser escolhido de acordo com as aptidões necessárias para o desenvolvimento da tarefa. Além disso, é aqui o momento em que os times são estruturados: os profissionais devem ser divididos em equipes multidisciplinares, com qualidades interdisciplinares e que possam atuar juntos para solucionar problemas de forma inovadora.

Um planejamento mal feito impactará em todo o resto do plano, dessa forma, não se preocupe com o tempo gasto na fase de construção ou em reuniões. O fundamental aqui é chegar em um resultado que deixe todo o time bem orientado e integrado ao início do projeto.

Sendo bem estruturado, o planejamento inicial conseguirá orientar todos os times ao longo de cada etapa. Os profissionais terão uma visão ampla sobre o que é necessário fazer para atingir os resultados esperados e quais as melhores ferramentas que podem ser empregadas. Além disso, prazos e papéis estarão bem definidos, reduzindo riscos.

2. Definição de objetivos

Aumentar o faturamento, controlar os gastos, incrementar o lucro são três objetivos corporativos comuns, mas eles pouco acrescentam ao escopo de um novo projeto. É complicado mensurar o sucesso desse empreendimento apenas por um objetivo final, pior ainda quando ele pode ser influenciado por todos os outros setores da empresa.

Assim, crie objetivos específicos para cada fase do escopo. Divida esses objetivos em metas menores ou tarefas, dando mais agilidade para os times.

Alinhe as metas com o restante do time e veja se todos estão de acordo. Isso será importante para manter um bom controle sobre expectativas.

Criar objetivos inalcançáveis na esperança de obter um resultado mágico, apenas servirá para desmotivar seu time. Portanto, as expectativas devem estar alinhadas com o perfil do time e a sua capacidade técnica.

3. Definição de verificações e métricas de performance

Tão importante quanto planejar e definir os objetivos do escopo, é escolher as verificações e métricas do processo. Muitos projetos não têm uma clara visão do seu andamento ou do seu sucesso: uns por serem complexos demais, outros porque apenas gerarão resultado em longo prazo.

Dessa forma, estabeleça métricas de acordo com o perfil do projeto e do escopo. Faça verificações periódicas e permita que os profissionais envolvidos tenham acesso aos resultados.

Se forem elevadas, os erros serão frequentes, uma vez que a carga de trabalho e o estresse serão altos. Porém, se os objetivos forem muito baixos, os profissionais não terão incentivos para melhorar as suas rotinas e habilidades. Em outras palavras, métricas mal estruturadas causam um grande impacto nos resultados do projeto.

Para que o gestor possa cobrar maior dedicação ou envolvimento, é fundamental que ele mesmo seja parte atuante desses resultados. As métricas devem ser vistas como um investimento estratégico, que ampliam a visão do gestor sobre todos os resultados do projeto: elas orientam os profissionais a avaliar, em tempo real, quais pontos necessitam de melhorias e o que poderá ser feito para impulsionar resultados a médio e longo prazo.

4. Controle e melhorias de resultados

Por fim, una métricas e verificações a um modelo de controle de qualidade e melhorias do escopo. Incrementar o projeto com esse tipo de controle facilitará a entrega de resultados mais satisfatórios, seja na forma do projeto em si ou de outros objetivos estabelecidos no escopo.

Portanto, documente tudo o que ocorre durante o projeto. Marque os resultados de cada etapa, os erros encontrados e as soluções adotadas. Não se esqueça de replicar boas práticas.

As otimizações servirão como pequenas correções ao escopo original, para que o resultado final esteja de acordo com os objetivos da empresa. A identificação a análise dos erros reduz os riscos nas etapas seguintes, uma vez que a companhia poderá preparar-se com mais precisão para evitá-los. Assim, os resultados serão impulsionados com muito mais facilidade.

Como dar mais segurança para projetos corporativos?

O gerenciamento de escopo tem um papel fundamental para o sucesso do seu projeto. Ele auxilia profissionais a terem uma visão abrangente sobre todas as etapas, melhora a definição de prazos e a distribuição de recursos em toda a iniciativa.

Por isso, não negligencie nenhuma das etapas do gerenciamento de escopo em um projeto corporativo. Trabalhe para ter um escopo bem claro e conhecido por todos.

Lembre-se que entender todos os fatores que contribuem para o sucesso da iniciativa é papel do gestor, mas isso será possível apenas se todo o trabalho estiver embasado em um bom escopo. Portanto, o gerenciamento de escopo deve ser adotado como uma ferramenta básica para garantir bons resultados.

Quer saber como um software de gestão de projetos pode contribuir para o sucesso das suas políticas de gerenciamento de escopo? Então, veja uma demonstração!

É muito comum empresas se questionarem ao final, qual foi o retorno do projeto em relação a tudo que foi investido. Por mais elementar que seja essa pergunta, sua resposta não é fácil. Métricas, indicadores e benefícios gerados, por mais quantitativos que sejam, não são fáceis de serem medidos quando o projeto é concluído.

Mesmo métricas financeiras, como ROI (Retornos sobre o investimento), TIR (Taxa interna de retorno e VPL (Valor presente líquido) não são indicadores que conseguimos comparar assim que o projeto chega ao fim e entender o retorno do projeto, sendo necessário um tempo até a sua efetiva realização.

Pensado em ajudar o gerente de projetos a apresentar melhor o retorno conquistado por seus projetos, separamos algumas práticas que nós, e também alguns de nossos clientes, utilizamos em nossos projetos.

Benefícios Diretos

Todo investimento empresarial busca melhorar algum ponto da empresa e, por mais intangível que seja a meta do projeto, ele sempre irá gerar algum benefício direto. Pode ser redução de custo, otimização da rotina com foco em ganhar produtividade ou até mesmo a ampliação da capacidade comercial da empresa. É muito importante definir quais benefícios o projeto irá gerar. Uma vez identificado os benefícios, o próximo passo será definir as métricas e a periodicidade da medição.

Com os benefícios e as métricas, que serão medidas e definidas, o próximo passo será definir o intervalo de medição que o gerente irá monitorar.

No Project Builder utilizamos a funcionalidade ‘Qualidade’ para definir quando será o intervalo de medição e as metas definidas.

Benefícios de Curto Prazo

Os benefícios de curto prazo são as conquistas alcançadas quase que imediatamente ao termino do projeto. Uma descontinuidade de uma unidade de negócio deficitária elimina imediatamente uma despesa desnecessária. A mudança de uma tecnologia, como um CRM ou um ERP, gera ganhos que podem ser percebidos logo após sua implementação.

É muito importante criar marcos de medição – acompanhando-os no período determinado – para saber quanto foi o valor gerado neste período. Mesmo que a redução de custo seja muito mais perceptível, a geração de receita é um benefício com um potencial de geração de valor muito grande para qualquer negócio.

Benefícios de Médio / longo prazo

Infelizmente, a grande maioria das organizações focam muito mais nos objetivos imediatos do que na geração de resultado a médio e longo prazo. No entanto, ao longo da trajetória da Project Builder percebemos que clientes que desenvolvem estratégias mais perenes conquistam resultados 4 vezes mais relevantes do que os que criam estratégias imediatas.

Benefícios de médio prazo podem ser, por exemplo, a ampliação geográfica de atuação, a geração de receita com novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, entre outros.

É muito comum empresas de sucesso combinarem benefícios de curto e de médio prazo de forma a decompor um grande benefício fracionado em marcos intermediários onde parte dos objetivos já foram conquistados.

Tão importante quanto analisar o retorno de um projeto é identificar o retorno de um portfólio. Pense que um projeto te conduz até um objetivo. O portfólio te conduz até a realização de uma estratégia. Empresas de sucesso focam seus esforços em fazer com que o planejamento estratégico aconteça conectado a estratégia e a operação por intermédio de projetos.

Os custos com a execução do projeto devem ser superados pelos valores gerados pelo projeto, seja a curto, médio ou longo prazo, o importante sempre será fazer a ‘conta fechar’.

E o papel do gerente de projeto não é apenas garantir que o escopo do projeto seja entregue, ele precisa garantir que o valor do projeto seja realizado. Adotar uma ferramenta que apoie essa medição ajuda a empresa tanto a focar mais na geração de valor e automatizar etapas mais manuais e burocráticas que tomam tempo do gerente e não ajuda no atingimento de seus objetivos.

A Drive Consultoria – que hoje está entre as PMEs que mais crescem no Brasil –, um de nossos clientes, é um exemplo disso. Eles são uma empresa de consultoria de TI, e tinham dificuldade de acompanhar a rentabilidade dos projetos, o que impactava diretamente no crescimento ordenado da empresa. Hoje, com o planejamento apoiado pelo software, eles conseguem mensurar o orçamento planejado X realizado, dentre outros.

Em livro lançado recentemente, Peter Pfeiffer aborda o tema de Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento e mostra como a a utilização do Project Builder, através do eGAU, o ajudou em seus projetos na GTZ – Agência Alemã de Cooperação Técnica

Sinopse do Livro

Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento são dois termos muito usados. Projeto, porque é uma forma de organizar e realizar trabalhos dos mais diversos tipos, formas e tamanhos cada vez mais utilizada. Já faz tempo que o conceito saiu da esfera tradicional da construção civil e passou para todos os ramos de atividades, inclusive para as áreas governamental e social. O seu grande potencial está na possibilidade de racionalizar os escassos recursos e de gerenciar os processos com maior flexibilidade.

O termo desenvolvimento é geralmente associado ao progresso econômico e social de um país ou uma sociedade. Ele diz respeito a transformações e mudanças que vão além do crescimento econômico ou da simples construção de infra-estrutura, passando necessariamente pela cultura, hábitos, costumes e comportamento das pessoas. Entretanto, à diferença do projeto, que tem por definição um fim estabelecido, desenvolvimento é um processo permanente e infinito.

Assim, falar em Projeto de Desenvolvimento pode parecer uma contradição. Mas o livro visa mostrar que projetos, mesmo com as suas limitações de recursos e tempo, podem contribuir para o desenvolvimento. Para que isso seja possível, é necessário levar em consideração uma série de condições e características que se distinguem dos ambientes empresariais para os quais a maioria das publicações sobre gerenciamento de projetos está voltada.

Este livro apresenta as duas principais fontes teórico-conceituais que embasam o método GPD, através de uma série de conceitos, definições e instrumentos que levam a um marco referencial para um sistema de gerenciamento. Ele pretende ser uma contribuição prática e aplicável para que organizações públicas e privadas que lidam com projetos de cunho social consigam aprimorar a sua eficiência e assim aumentem a eficácia nas suas intervenções em prol do desenvolvimento.

Ficha Técnica

Editora: BRASPORT
ISBN: 8574522104
Número de páginas: 184
Lançamento: 15/3/2005
Mais informações: http://www.brasport.com.br/livro.asp?Cod=85-7452-210-4