O gerenciamento de aquisições em projetos envolve a compra de produtos, serviços e outros recursos externos necessários para a realização do trabalho, incluindo aí processos de planejamento, condução, administração e encerramento de todas as aquisições realizadas ao longo do percurso. Embutida nesses processos está a busca por fornecedores de qualidade, que tenham todos os requisitos básicos para oferecer a solução ideal para a empresa. Essa busca pode se dar de diversas maneiras, sendo uma delas por meio de concorrências e licitações, processo em que vários fornecedores recebem um Request for Proposal (RFP), documento responsável pelo pontapé inicial de uma jornada super promissora.

Nosso objetivo hoje é trazer para você as melhores práticas de Request for Proposal (RFP) para contratar um Project Portfolio Management (PPM), uma solução que incrementa o trabalho do PMO e torna o gerenciamento de projetos muito mais ágil e eficaz na empresa. Então sigamos em frente:

DETALHANDO A SOLICITAÇÃO

A solicitação de propostas é uma ferramenta de gerenciamento de fornecedores que permite extrair um maior valor nos processos de negociação em projetos de alta complexidade, que exijam vários requisitos e o envolvimento de muitos players para sua execução. Essa ferramenta tem como objetivo estabelecer as condições para uma concorrência, sendo usada para fazer cotações mais precisas sobre a aquisição de produtos e serviços, aumentando assim o poder de negociação das partes e melhorando o orçamento do projeto. Além disso, a RFP permite que tanto os riscos como os benefícios da contratação de determinado fornecedor sejam vistos com maior clareza pela equipe do projeto, o que contribui para elevar seu desempenho ao longo da execução.

Por tudo isso e muito mais, para ser eficaz em seu propósito, a Request for Proposal (RFP) deve seguir algumas melhores práticas, visando trazer clareza ao procedimento de concorrência e maior segurança para os fornecedores que participarão desses trâmites. Portanto vamos ao que interessa?

Alinhando condições

Como a RFP surge como reflexo de uma necessidade do projeto, que já deve estar alinhado aos objetivos estratégicos do negócio, é preciso verificar entre os fornecedores de PPM disponíveis quais deles estão afinados com as melhores práticas do mercado em termos de ferramentas e funcionalidades para que você obtenha o maior êxito possível em suas ações com a contratação.

As capacidades técnica e financeira dos fornecedores que serão consultados também devem ser verificadas em uma seleção prévia, como forma de evitar que apareçam muitos pretendentes sem os devidos recursos para atender à proposta da empresa. Após essa verificação já é viável fazer o convite oficial para a participação na concorrência.

Incluindo transparência

Se você deseja uma ferramenta de PPM única, que realmente contribua para otimizar o trabalho da sua equipe e tornar o PMO da empresa um verdadeiro braço estratégico para os negócios, precisa desenvolver sua RFP do modo mais transparente possível, indicando todos os requisitos necessários para a contratação da solução, assim como os critérios que serão avaliados no momento da análise das propostas. Deixe todo o processo claro!

Também é de vital importância que você logo dê todas as informações relevantes para o andamento do procedimento, como quem contatar para esclarecer dúvidas, como entrar em contato com a empresa, para onde enviar as propostas, quando será divulgado o resultado e o prazo para possíveis recursos.

Esclarecendo expectativas

Outro fator que precisa ser levado em conta no momento de desenvolver sua Request for Proposal para contratar um PPM é o conjunto de expectativas que se forma em torno de uma concorrência ou licitação. Nesse cenário, diversos fornecedores se sentem realmente capazes de suprir as necessidades da sua empresa, mas nem todos efetivamente atendem aos requisitos exigidos. É essencial, portanto, nunca deixar de mostrar o motivo pelo qual cada exigência é feita.

Além disso, deixe claro qual será o retorno que o fornecedor escolhido terá, como o pagamento será feito, que tipo de contrato se espera e como se dará o relacionamento entre a empresa contratante e a empresa fornecedora da solução. Lembre-se de nunca prometer mais do que está disposto a conceder, caso contrário poderá ter problemas no futuro.

Formatando adequadamente

Disponibilizar as informações da RFP de modo a facilitar a leitura e o encontro de itens específicos é a melhor forma de garantir que os fornecedores de PPM terão certeza do que você precisa e do que eles têm a oferecer. Sendo assim, preze por inserir uma capa e um sumário na sua RFP, além de procurar descrever o escopo com atenção, levando em consideração até as exclusões.

Ter um número de controle interno para sua RFP pode ajudar no momento de resgatar qualquer informação, além de passar mais credibilidade para aqueles que estão interessados na sua chamada para propostas.

Abrindo a comunicação

Por mais que sua RFP esteja bastante completa, dúvidas sempre surgirão, com questionamentos sendo levantados pelos concorrentes. Nesse contexto, você pode acabar comprometendo a seriedade do processo de seleção se não estiver pronto para responder agilmente a qualquer dessas dúvidas.

Para não incorrer nesse erro, abra um canal de comunicação direta com sua empresa para que os interessados com dúvidas a esclarecer sejam prontamente atendidos. Pode ser um e-mail, um número de telefone, um chat, um blog ou até mesmo uma rede social — como o Twitter, que funciona bem como SAC 2.0. O importante é sempre ter alguém disponível para responder no menor tempo possível e com todas as informações pertinentes.

Criando um comitê avaliador

Por mais que se busque a transparência em todo o processo, ainda não é nada impossível se deparar com decisões tendenciosas, mesmo que inconscientes, por parte de determinadas pessoas. Assim, aquele fornecedor com o qual você tem um melhor relacionamento ou aquele que lembrou da sua equipe no final do ano passado, enviando um brinde de Natal, podem ser favorecidos, comprometendo sua credibilidade.

Mas evitar essa situação é fácil: basta que você crie um comitê de avaliação para as propostas, composto não só pela própria equipe do projeto, mas também por outros colaboradores que não estejam diretamente envolvidos, conseguindo avaliar os critérios de seleção com total isonomia. Dessa forma, além de garantir a idoneidade de todo o processo, você coloca sua RFP à prova, avaliando se está realmente condizente com o necessário para contratar seu novo PPM.

Com uma RFP bem elaborada, você só tem a ganhar durante o processo de seleção de fornecedores para seu PPM. Além do mais, esse documento não serve apenas para comprar seu novo PPM, mas para todos os demais processos de aquisição de alta complexidade. Por isso, exercite essas melhores práticas desenvolvendo suas próximas RFPs e não se esqueça de voltar aqui para nos contar sobre sua experiência!

Um dos principais desafios dos gestores é saber como otimizar a tomada de decisão: esse processo é fundamental para alcançar e manter a excelência das atividades organizacionais. Para tanto, é imprescindível contar com a tecnologia na obtenção de dados relevantes e definição do melhor caminho a ser seguido.

Esse é o papel do software da Project Builder (PB). Voltado ao gerenciamento de projetos, o sistema permite planejar ações e identificar a disponibilidade de recursos ou a capacidade de entrega. Ao mesmo tempo, fornece informações sobre a evolução das atividades e da produtividade em tempo real.

Porém, como esse processo funciona na prática? Quais são as vantagens do software para uma empresa? De que maneira as tomadas de decisão são efetivamente otimizadas? Responderemos a todas essas perguntas a seguir. Acompanhe!

Como funciona o software da Project Builder?

O software da Project Builder trabalha com o gerenciamento de projetos, programas e portfólios. As ferramentas estão disponibilizadas em um só lugar. A solução integrada facilita a consolidação no painel de informações provenientes de diversos locais, como outros sistemas (a exemplo dos ERPs) ou planilhas.

Essa é justamente uma das principais dificuldades atuais dos gestores. Boa parte das organizações ainda utiliza o Excel ou outras ferramentas similares não colaborativas. Mesmo com o Google Sheets, que tem essa finalidade, é impossível criar dashboards e coletar dados de diferentes fontes.

Como resultado, surgem problemas em relação ao acompanhamento das atividades. Ao enfrentar tal obstáculo, o gestor deixa de fazer cobranças precisas aos stakeholders envolvidos. Isso causa uma baixa maturidade na gestão de projetos, que só pode ser solucionada com um software colaborativo (como o Project Builder).

Nesse contexto, separamos as quatro funcionalidades da solução. Confira!

Gerenciamento de projetos

O recurso oferece a possibilidade de realizar um planejamento eficiente e fácil. Os recursos e a capacidade de entrega passam por avaliações, sendo que as informações são disponibilizadas em tempo real. Além disso, a gestão é flexível e se ajusta ao método adotado no negócio. Entre as possibilidades, estão: metodologia ágil, PMBOK, Prince2 e PM Canvas.

Gestão de portfólio e programas

Nesse módulo, os investimentos são priorizados a partir de critérios e indicadores que contribuem para a seleção de projetos que agregam valor à empresa. O processo ocorre por meio de fluxos automáticos de aprovação de propostas. Para saber qual caminho vem sendo adotado, você ainda pode elaborar uma carteira que reflita a estratégia do negócio.

Gestão de equipe

As atividades mais relevantes são prioritárias aqui. Os recursos são gerenciados de acordo com os membros do projeto — da mesma forma, a produtividade e a alocação são passíveis de mensuração. O sistema ainda configura alertas proativos para as atividades, que sinalizam o que precisa ser feito e quando.

Gestão estratégica

O foco é contribuir efetivamente com a tomada de decisão, alinhando o caminho seguido ao planejamento estratégico organizacional. A partir desse módulo, você cria objetivos e metas, assim como acompanha a evolução da estratégia.

Em suma, tais características asseguram um maior controle dos Recursos Humanos, dos riscos e de outras variáveis. O gestor precisa acessar apenas um sistema para tomar sua decisão e tem acesso a dados em tempo real. Só esse aspecto já garante a otimização do processo, mas a adoção do software da PB traz outros benefícios.

Quais são as vantagens de usá-lo na gestão de projetos?

O PB é um software completo, que trabalha diferentes vieses. Devido a todos os recursos que oferece, há alguns pontos de diferenciação.

O primeiro deles é a centralização dos dados, que permite ao gestor encontrar informações atualizadas e precisas para definir a melhor decisão para o momento. Simultaneamente, o painel oferece a visualização macro do portfólio de projetos, que facilita o acompanhamento e a comparação de resultados.

Em outro âmbito, a empresa consegue garantir mais qualidade nos entregáveis e, assim, aumentar a satisfação dos clientes. Tudo isso leva à redução de custos, pois os recursos são alocados da maneira mais adequada e há a possibilidade de fazer a previsão de gastos.

A equipe ainda trabalha de forma integrada, especialmente porque todas as etapas do projeto são registradas. Os dados também são repassados a outros setores, o que facilita o fluxo de comunicação. O resultado de todos esses benefícios é o aumento do Retorno sobre Investimento (ROI).

Como esse recurso pode otimizar a tomada de decisões em um projeto?

O software da PB tem como principal finalidade otimizar as tomadas de decisão. Isso acontece a partir de diferentes aspectos, que variam conforme a ótica que rege a definição do gestor sobre o melhor caminho a ser seguido.

Alocação de recursos

O gestor precisa verificar continuamente a alocação de recursos ou o histograma de pessoas — funcionalidades que servem para identificar como cada colaborador participa, além de quais são suas responsabilidades e sua disponibilidade no projeto. A partir disso, pode ser feita uma readequação da atividade de modo integrado, dentro da própria plataforma.

Financeiro

Quanto ao aspecto financeiro, o software da Project Builder gera relatórios de orçamento que permitem ao gestor conferir os custos previstos do projeto ou portfólio. Com isso, é possível identificar se o budget está no limite, o que já foi realizado ou se há a necessidade de ajuste de acordo com o consumo mensurado pelo Cost Performance Index (CPI).

O CPI, por exemplo, mostra o gasto de dinheiro ao longo do tempo de acordo com o previsto e o escopo realizado. Os dados indicam, em tempo real, como o projeto chegará ao final se as despesas continuarem as mesmas. Desse modo, o gestor pode tomar a decisão de fazer o levantamento da estratégia para garantir que o orçamento não seja ultrapassado.

Planejamento

As informações em tempo real otimizam as tomadas de decisão referentes ao planejamento. Caso a empresa elabore um projeto para 2019, mas já existam alguns similares em 2018, basta consultá-los rapidamente para ter uma ideia de quanto precisa ser disponibilizado no ano seguinte.

Risco, escopo e tempo

Essas três variáveis são interligadas. O gestor precisa saber continuamente se um projeto está atrasado ou não, ao passo que o sistema da PB verifica a duração prevista e a realizada. Para o escopo, o programa trabalha com a curva S, que possibilita compreender o andamento das atividades.

Ao analisar esses critérios, você pode perceber que o projeto está dentro do prazo, mas o escopo apresenta atrasos. Ao mesmo tempo, é preciso fazer a gestão de riscos. Para tanto, deve-se cadastrar sua carteira de vigência, isto é, quando a ameaça inicia e termina.

Assim, o gestor pode mobilizar o time e colocar alguém mais focado em um projeto específico durante determinado período, já que existe o risco pendente que é capaz de gerar impacto no projeto.

O Project Builder ainda trabalha com o Business Intelligence (BI), que facilita a obtenção de insights. O BI atua tanto em relação aos recursos financeiros quanto ao escopo. Por meio desse módulo, há uma visão completa da carteira de projetos, com filtros para fazer a busca de forma dinâmica e obter as visões que o gestor quer do projeto.

Em suma, o software da Project Builder traz contribuições significativas para otimizar a tomada de decisão do gestor. Isso porque ele assegura dados reais e precisos, além de centralizar as informações. Assim, fica mais fácil prever tendências e identificar as oportunidades que se transformarão em benefícios para o negócio.

Achou interessante tudo o que o PB pode fazer por uma empresa? O que acha de ter esses recursos à sua disposição? Entre em contato conosco e veja como nossas soluções podem alavancar seus resultados!

Obviamente um PMO iniciante não tem as mesmas características de um PMO com mais experiência, uma vez que existe um processo de amadurecimento por meio do qual se desenvolvem outros níveis de importância para sua atuação dentro da organização. No início, o desafio é dar treinamento, formar profissionais mais qualificados e prover suporte às iniciativas ainda em fase de implantação na empresa. Com o passar do tempo, o papel do PMO se torna mais estratégico, transformando-se em um verdadeiro braço da alta gestão na busca por melhores oportunidades de mercado pautadas em decisões bem definidas e estruturadas.

Esse processo, também chamado de ciclo de vida de gestão de projetos ou ciclo de vida do PMO, é mais que natural e deve ser visto como uma evolução da empresa na condução dos negócios, com um aumento da consciência sobre o que realmente deve ser priorizado para gerar cada vez mais valor à marca. E no post de hoje vamos desvendar tudo o que você precisa saber sobre o ciclo de vida de gestão de projetos e indicar para o caminho certo rumo à construção do seu! Pronto para garantir uma atuação cada vez mais efetiva do seu PMO e alavancar de vez seus resultados? Então confira:

Começando pelo conceito de ciclo de vida

O ciclo de vida do PMO nada mais é que a representação do seu amadurecimento, que passa de atividades meramente operacionais e técnicas para uma função mais estratégica junto aos negócios. Identificar em qual estágio do ciclo de vida de projetos o PMO está facilita o entendimento da maturidade da empresa com relação ao gerenciamento de projetos.

Em um primeiro momento, o PMO serve como simples ferramenta de suporte, estabelecendo padrões, métodos e ferramentas de gestão. É o começo da profissionalização da empresa, mas ainda é uma tarefa operacional, que demanda muito mais conhecimento técnico do que propriamente de gestão. No segundo estágio, o PMO funciona como um coach, orientando as ações da empresa e dos profissionais envolvidos com projetos para que se possa extrair o máximo das ferramentas e dos métodos, de forma a alcançar o sucesso nos trabalhos iniciados.

Uma vez no estágio mais avançado, o PMO se torna totalmente estratégico, coordenando as iniciativas e os projetos ligados a programas e portfólios que se complementam e estão intrinsecamente ligados aos principais objetivos do negócio. Dessa forma cada projeto passa a ter seu valor muito bem definido para a empresa, assim como deixa claro qual é o retorno financeiro esperado ao final da empreitada.

Construindo seu próprio ciclo

Para construir e fazer seu ciclo de vida de projetos evoluir é preciso repensar a postura do seu PMO — se é que ele já existe. Nesse sentido, avalie os projetos que estão em andamento e como exatamente eles impactam nos resultados do seu negócio. Se há razão de ser nesses projetos, ótimo. Se não, é hora de mudar os planos e atuar de uma maneira ainda mais estratégica.

Para ter certeza do caminho a ser seguido, faça 3 perguntas básicas a si mesmo:

Estamos investindo nos projetos certos?

Esses projetos estão gerando valor para as partes interessadas?

Estamos desenvolvendo os projetos da maneira mais adequada?

Caso haja dúvidas sobre as respostas, avalie o valor gerado por cada um dos projetos, se todos os trabalhos inseridos no portfólio da empresa se complementam e são capazes de trazer o retorno esperado sobre o investimento. Verifique ainda se cada projeto traz, de alguma forma, valor interno — ou seja, aumento da produtividade, eficiência ou eficácia da empresa —, valor para o cliente — melhoria da satisfação ou da qualidade dos produtos e serviços ofertados pela empresa —, valor financeiro e valor futuro — contribuindo para a sustentabilidade do negócio ao longo do tempo. Lembre-se de que quanto maior for o valor agregado de cada projeto, melhor será para a empresa, que ganha em competitividade, rentabilidade e sustentabilidade.

Simplificando ao usar modelos de projetos

Para simplificar na hora de fazer tantas análises, use modelos e templates de projeto que auxiliem na montagem desse panorama e possam ser facilmente compreendidos por todos os membros da equipe, assim como também pelo corpo diretivo da empresa — afinal, você precisa mostrar esse valor agregado para uma série de stakeholders, convencendo-os de que os projetos em andamento são realmente relevantes para a empresa.

Monitorando seu portfólio identificado

Monitorar definitivamente é a forma mais eficaz de ter certeza de que seus projetos estão sendo executados da maneira planejada, sabendo se serão finalizados com o máximo valor agregado possível para a empresa. Boas ferramentas de gestão de projetos têm dashboards de controle que permitem esse monitoramento off e on-line, no desktop e até mesmo no smartphone, otimizando o tempo de quem precisa gerenciar um portfólio inteiro.

Além disso, fique atento aos indicadores de performance, que são o ponto de partida para avaliar como sua equipe está se saindo em relação a cada projeto. A verdade é que de nada adianta colocar vários projetos estratégicos em andamento sem fazer o devido acompanhamento para que eles transcorram com o mínimo de imprevistos possível.

Nesse cenário, identificar a etapa em que cada projeto está é simplesmente fundamental! Para acompanhar a evolução de seus projetos, você pode contar com uma ferramenta que facilite essa visualização, colocando o gestor em total sintonia com o desenvolvimento de cada trabalho de maneira bastante intuitiva. Assim seu processo de tomada de decisões é facilitado!

Delimitando as etapas do ciclo com marcos

Os marcos podem ser entregas específicas para o cliente, reuniões de fechamento ou ainda qualquer outro momento importante do desenvolvimento do projeto que sirva para identificar a finalização de um ciclo. Se você está construindo uma casa, por exemplo, um marco pode ser o término da fundação, outro a finalização das paredes e um último a colocação do telhado.

Você pode usar esses marcos para motivar a equipe, envolver os patrocinadores do projeto, gerar maior sinergia e compartilhar os resultados com todos, criando um clima amigável para a continuidade do trabalho. Dependendo da complexidade do projeto, vale até uma pequena comemoração a cada marco conquistado!

Agora que você já conhece direitinho o ciclo de vida dos projetos, pode se aprofundar ainda mais conhecendo também os modelos de maturidade em gestão de projetos e como eles podem ajudar a elevar a performance do seu PMO. Clique aqui e confira esse conteúdo na íntegra! E não se esqueça de comentar para nos contar suas impressões! Participe!

Você sabe o que faz um gerente de projetos? Essa é uma carreira que ganhou força nos últimos anos e que atualmente atrai muitas pessoas. Os projetos corporativos passaram a ocupar um papel de destaque no ambiente de trabalho, consequentemente, os profissionais dessa área começaram a ter um papel-chave para o sucesso das corporações.

Mas para se tornar um bom gestor, é crucial compreender o que faz um gerente de projetos e quais as habilidades necessárias para ter sucesso nessa carreira. Confira quais são abaixo!

O que faz um gerente de projetos?

Esse profissional é responsável por todas as rotinas de um projeto. Ele executa o planejamento de cada etapa e define as metas e os objetivos a serem alcançados. Também cabe a esse profissional avaliar qual a melhor metodologia para o perfil do projeto, melhorando as rotinas da companhia.

A gerência de um projeto também passa pela gestão de prazos e pela análise contínua da performance dos times. O gerente de projetos deve regularmente avaliar quais são as métricas que não são atingidas, os gargalos operacionais existentes e os demais fatores que influenciam na performance da equipe. Assim, eles serão corrigidos da melhor forma possível.

Para resumir, as atividades de um gerente de projetos podem ser exemplificadas em quatro tópicos.

1. Planejamento de cada etapa com todos os envolvidos.
2. Gerenciamento das atividades de todos os times.
3. Verificação dos resultados de cada etapa.
4. Execução de mudanças quando erros são encontrados.

Qual a formação esperada de um gerente de projetos?

A formação de um gerente de projetos é conhecida pelo seu caráter multidisciplinar. Quem atua nessa área tem conhecimentos em múltiplos setores, como em gestão de pessoas e em metodologias de trabalho.

Esse é um cargo que muitas vezes é assumido por profissionais de várias áreas. Mas em alguns casos, o gerente pode adotar uma formação acadêmica específica, atingindo assim cargos como o de gerente de portfólio e o de gerente de escritório de projetos (também conhecido como PMO).

A importância das certificações para o gerente de projetos

Uma das formas de saber o que faz um gerente de projetos a fundo é conhecer as diferentes estratégias de atuação desse profissional. E parte dessa tarefa pode ser executada com o apoio de cursos, ainda que online, ou com a leitura de documentações sobre a área que são divulgadas por órgãos do mercado.

Mas para transformar esse conhecimento em um fator realmente capaz de atrair novas vagas, o gerente de projetos deve investir nas certificações. Emitidas por órgãos reguladores, elas atestam a capacidade que uma pessoa tem de atuar conforme as regras de uma determinada metodologia ou de um padrão de gestão.

Em outras palavras, a certificação serve de instrumento de validação para as habilidades de um profissional. Elas devem ser obtidas mesmo nos casos de profissionais com graduação ou pós-graduação na área, uma vez que reforçam os conhecimentos de um profissional de gestão durante as contratações.

Quais as habilidades de um gerente de projetos?

Agora que você sabe o que faz um gerente de projetos, vamos focar nas habilidades de um bom profissional da área. Elas são cruciais para que as pessoas que atuam no meio tenham uma carreira de sucesso e possam enfrentar menos problemas no seu dia a dia. Veja as principais abaixo!

Soft skills

As soft skills são fundamentais para o gerente. Elas envolvem um conjunto de habilidades de comunicação que auxiliam o profissional a manter um bom diálogo com todos aqueles que estão diretamente ou indiretamente envolvidos com o seu trabalho. Dessa forma, negociações se tornam mais simples e passam a ter sempre o objetivo esperado por todos.

É importante, portanto, que o gerente trabalhe sempre as suas soft skills.
Sendo um profissional que atua ao lado de pessoas de várias áreas diretamente, ele deve estar preparado para lidar com os desafios diários de um grande projeto corporativo. Assim, do planejamento ao alinhamento de metas, todas as etapas trarão melhores resultados.

Liderança

Poucos profissionais de gestão são realmente líderes. E trabalhar esse aspecto da formação de uma pessoa é um ponto-chave, pois a liderança é fundamental para que os times fiquem motivados e consigam atingir os seus objetivos.

O líder é aquele profissional que consegue motivar, de maneira natural, a sua equipe a atingir os resultados esperados. Ele conhece as pessoas que trabalham ao seu lado, sabe como organizá-las no ambiente corporativo e distribui as rotinas da melhor forma possível.

Também é um ótimo líder o gerente que sabe aplicar bons feedbacks e manter o time em alta. Assim, o ambiente de trabalho sempre terá o clima necessário para que todos possam atingir as suas metas.

Organização

O sucesso de muitos projetos depende da sua organização. Quando os profissionais responsáveis pela gestão cometem erros nessa área, atrasos e quedas de performance podem ser frequentes. E em alguns casos, eles podem prejudicar o projeto por completo.

Portanto, sempre tenha uma boa organização. Mantenha um controle rígido sobre os principais fatores que afetam o sucesso do projeto, como:

• a evolução do escopo;
• os custos;
• os prazos;
• os níveis de produtividade;
• as datas de reuniões;
• as metas e objetivos de cada etapa.

Com atenção a tais fatores, a empresa pode evitar problemas e garantir um maior desempenho no dia a dia. Além disso, o trabalho do gerente de projetos terá um nível de qualidade muito maior.

Em muitos casos, o gestor utiliza um software de gestão de projetos para executar um trabalho de forma ágil e segura. Com ele, o time terá um ambiente centralizado para monitorar as suas atividades e, com isso, vai reduzir erros ou as chances de algo não sair como o esperado. Dessa forma, os resultados atingidos pela equipe ao término de cada etapa sempre serão os melhores possíveis.

Sabendo o que faz um gerente de projetos e as suas habilidades, é mais fácil moldar as suas aptidões conforme aquilo que é exigido pelo mercado. Dessa forma, o profissional sempre terá acesso às melhores oportunidades da sua área.

Gostou do nosso artigo? Agora que você já sabe o que faz um gerente de projetos e as suas habilidades básicas, que tal compartilhar este post com os seus contatos nas redes sociais?

A Econtech, empresa dedicada à consultoria organizacional e à auditoria de processos, precisava melhorar o fluxo e a velocidade de suas operações. Para isso, a decisão foi certeira e bastante oportuna: implantar um software de gestão de projetos. Foi quando a Project Builder (PB), referência no Brasil nesse tipo de tecnologia, entrou em cena e otimizou os processos da Econtech.

Neste texto, você vai conhecer um pouco mais a respeito dessa parceria de sucesso. É, sem dúvida, uma valiosa oportunidade para visualizar os resultados práticos de uma operação alinhada e altamente sinérgica, em que os parceiros certos podem alavancar o crescimento mútuo.

Acompanhe, a seguir, a história da Econtech. Saiba como e por que a empresa foi capaz de potencializar seus processos ao implantar as funcionalidades que a Project Builder oferece.

Qual é o mercado de atuação da Econtech?

A Econtech, que tem sede em Recife, utiliza ferramentas e tecnologias de ponta para maximizar os resultados de seus clientes. Oferecendo serviços de consultoria organizacional e de auditoria de processos, a empresa provê soluções integradas e inovadoras para promover o desenvolvimento de seus parceiros.

A competência na execução dos projetos não tardou a incrementar a demanda de empresas interessadas nos serviços. O crescimento operacional, por sua vez, levou à necessidade de melhorar o controle de dados e alavancar a transparência dos processos, diminuindo retrabalhos e otimizando performances.

Como a Econtech identificou a necessidade de um software de gestão de projetos?

A identificação da necessidade de implantar um software de gestão de projetos foi bastante natural. As particularidades da Econtech — bem como seu compromisso de oferecer sempre o melhor serviço a seus clientes — exigiam um produto robusto e confiável. Era o momento de buscar um fornecedor que atendesse às demandas do negócio.

Lucineia Pedrosa, diretora de projetos da Econtech, conta que, uma vez levantada a necessidade de implantar um sistema para controlar os processos internos, foi iniciada minuciosa etapa de avaliação de possibilidades

Após buscas on-line, que culminaram na seleção de alguns bons candidatos, um período de testes foi monitorado na Econtech. Dentre os critérios de comparação, constavam:

• eficácia e  velocidade no suporte técnico;
• aderência tecnológica;
• robustez de funcionalidades;
• fácil usabilidade.

Uma vez analisadas, as soluções foram elencadas e contrapostas, a fim de efetivar a decisão final. “A Project Builder foi a melhor opção”, afirma Lucineia. Começava, então, a parceria de sucesso entre Econtech e Project Builder.

Quais eram os desafios antes da implantação da Project Builder?

Antes da implantação da Project Builder, a Econtech enfrentava problemas na administração cotidiana de suas rotinas e de seus projetos. Era preciso otimizar os fluxos de rotina e eliminar o retrabalho, tornando as atividades mais ágeis e produtivas.

“Havia dificuldade no acompanhamento diário. Era complicado dar um posicionamento sobre o projeto ao cliente, por exemplo, já que perdíamos muito tempo para compilar as informações necessárias e, muitas vezes, elas ainda estavam incompletas”, pondera Lucineia.

A ausência de um software que centralizasse os dados e os tornasse acessíveis sobrecarregava a equipe da Econtech e, em alguns casos, podia até mesmo incomodar o cliente — que desejava ter acesso ao status de seu projeto em andamento. O monitoramento em tempo real era totalmente inviável.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com a escolha do sistema da Project Builder, muita coisa mudou. Os principais aspectos otimizados no dia a dia da Econtech dizem respeito ao planejamento geral do projeto, ao registro de todas as atividades realizadas e, claro, à capacidade de fornecer ao cliente as informações atualizadas sobre os avanços e as eventuais pendências de seu projeto.

Agora é possível construir e verificar o cronograma detalhado de atividades, fornecendo updates automáticos ao cliente. Na prática, a Project Builder contribuiu para agregar valor aos serviços prestados, alavancar o desempenho da equipe e conferir mais transparência às rotinas de trabalho.

Dessa forma, a Econtech elimina o retrabalho e potencializa a satisfação de sua carteira, reforçando seus valores de excelência. A empresa amplia sua capacidade de crescimento sustentável e tem mais segurança para alçar voos ainda mais altos!

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

Para Lucineia, a Project Builder “é a ferramenta que atende ao que propõe”, refletindo a satisfação de uma relação próspera. Ela sinaliza, ainda, que o sistema da PB é utilizado, na Econtech, em duas frentes bastante importantes e estratégicas para a empresa: como ferramenta de controle de tarefas internas e como recurso de interação com a base de clientes.

Diante disso, não seria equivocado dizer que a Project Builder desponta como a solução ideal para maximizar o desempenho de empresas e de seus respectivos clientes. Trata-se, enfim, de um ciclo altamente virtuoso, responsável por elevar ao máximo os resultados de um grupo comprometido de negócios e gestores.

O software de gestão de projetos da Project Builder oferece tecnologia de ponta capaz de atender às demandas e de superar as expectativas. Para além das funcionalidades do sistema, a qualidade do serviço — da pós-venda ao suporte técnico — também deve ser considerada e priorizada. Afinal, quanto mais confiável a parceria, mais efetivos serão os retornos por ela gerados.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Lucineia é categórica ao afirmar que a decisão foi absolutamente a melhor possível e que os resultados positivos, ainda que imediatos, são duradouros e continuam a motivar o crescimento da Econtech.

De acordo com a diretora, há uma imensa satisfação em contar com a Project Builder. “A empresa está sempre buscando se atualizar, tem um suporte preciso e, independentemente do investimento do cliente, está sempre pronta a atender às demandas que levantamos.”

A confiança, bem como o relacionamento saudável entre fornecedor e cliente, é essencial para garantir uma parceria duradoura e lucrativa, capaz de fortalecer o crescimento de ambas.

Do mesmo modo, a constante busca da inovação, que fica evidente na adequação tecnológica e na disponibilização de novas funcionalidades no sistema, deve ser um atributo valorizado no momento de optar por uma empresa de software. Assegure-se de contar com uma organização antenada, capaz de acompanhar (e de endossar) o desenvolvimento do seu negócio.

A sua empresa quer crescer com responsabilidade e escala? Ótimo, então você precisa de um sistema que possa oferecer transparência, segurança e eficácia na administração de atividades e projetos. Fale com um dos nossos consultores e entenda por que a PB é a tecnologia perfeita para o seu negócio!

Escolher qual camisa usar, o que comer no café da manhã e qual caminho para ir ao trabalho são pequenos exemplos de tomada de decisões que fazemos logo no início do nosso dia. Essas decisões, normalmente, são intuitivas e nem as percebemos. Porém, existem inúmeras situações onde devemos fazer uma escolha que impactará nas nossas atividades e no desenrolar do nosso dia a dia.

As decisões mais importantes que encontramos no âmbito empresarial exigem preparo e experiência, para que o profissional possa fazer a melhor escolha possível. Os gerentes de projetos são reconhecidos por serem grandes tomadores de decisão e devem sempre buscar potencializar as oportunidades e reduzir as ameaças.

Tomar decisões corretamente é um dos fatores primordiais para o êxito de um projeto. Portanto, aprenda neste artigo cinco dicas para obter sucesso na gestão de projetos com a tomada de decisões.

1. CONHEÇA SEU PROJETO

Para tomar a melhor decisão frente à gama de opções que se tem, é extremamente necessário conhecer seu projeto a fundo. O gerente de projetos deve compreender por completo o escopo do projeto, bem como seus custos, prazos e parâmetros de qualidade necessários.

Estar 100% inteirado do que deve ser feito e do que está acontecendo no exato momento da tomada de decisão é essencial para que o profissional obtenha um resultado positivo em suas escolhas, podendo assim fazer uma análise de causa e efeito, baseando sua decisão em dados importantes.

2. COMUNIQUE-SE BEM

De acordo com o Project Management Institute (PMI), a comunicação é um dos maiores causadores do fracasso dos projetos ao redor do mundo. O grande número de stakeholders faz com que ocorram inúmeros ruídos no processo de comunicação, distorcendo informações e atrapalhando todo o desenvolvimento das atividades.

Além da distorção da informação, muitas vezes elas chegam com pouca qualidade e baixa utilidade, deixando o gerente de projeto na mão. Dessa maneira, ele aposta na sua experiência e no seu feeling para tomar as decisões, o que pode ser demasiadamente arriscado.

Devido a isso, afirma-se que a comunicação é uma grande habilidade dos gestores de projetos de sucesso e ela deve ser considerada prioridade zero, pois é um dos principais fatores de sucesso de um projeto.

3. BASEIE-SE TANTO NAS INFORMAÇÕES QUANTO NO FEELING

Muitos profissionais experientes e com grandes vivências em projetos já detém um feeling apropriado para a tomada de decisões. Mas, apostar somente no feeling é muito arriscado e não é uma garantia de uma tomada de decisão assertiva.

Como falado, é extremamente importante que o gestor esteja bem municiado de dados sobre todos os processos que envolvam a execução das atividades do seu projeto. As informações de um projeto estão sempre disponíveis para o gestor e, com certeza, o ajudarão na tomada de decisões.

O feeling não deve ser deixado de lado. Ele é extremamente importante, uma vez que ele é a soma de todo o conhecimento e experiência do gerente de projeto e, ao ser utilizado em conjunto com uma boa análise de dados, os resultados são os melhores possíveis.

Por isso, pode-se afirmar que é extremamente importante basear a tomada de decisões tanto nas informações disponíveis, quanto no feeling do profissional.

4. CONHEÇA AS PRINCIPAIS FORMAS DE SE TOMAR UMA DECISÃO

Existem três formas de tomada de decisão que são mais usuais: decisões consensuais, por maioria e por autoridade. Um gestor de projetos eficiente sabe exatamente a hora de escolher cada uma dessas opções, buscando sempre obter o sucesso desejado.

Mas, você sabe quais as características de cada uma delas? Veja a seguir:

Decisões consensuais

As decisões consensuais são aquelas feitas quando todos os integrantes se envolvem na busca de um mesmo objetivo. Algumas vezes, essa decisão não é a favorita de todos, mas todos concordam que ela cumpre com as necessidades da situação em jogo.

Essa decisão ocorre através de uma discussão saudável (por meio de diálogos) entre os componentes de uma equipe, cada um com suas opiniões e ideias, buscando sempre a melhor escolha possível para a empresa.

Decisões por maioria

As decisões por maioria são aquelas feitas quando a maioria (50% + 1) dos integrantes é a favor de um resultado. Como ocorre no sistema eleitoral brasileiro, a decisão por maioria é conhecida por ser democrática, mas pode ocasionar alguns problemas (como fraudes e compra de votos, por exemplo).

É válido afirmar ainda que nem sempre a opção escolhida pela maioria será a melhor opção. Com o andamento das atividades, pode-se descobrir que essa não foi a melhor alternativa escolhida.

Decisões pela autoridade

Como se sabe, o gerente de projeto é o grande responsável por todo o desenvolvimento das atividades de um projeto, bem como do cumprimento dos marcos e metas estabelecidos. Sendo assim, afirma-se que ele detém grande influência e poder na tomada de decisões.

As decisões pela autoridade são conhecidas por serem feitas com base no poder de um indivíduo. As consequências dessas decisões dependem da inteligência, experiência e habilidade do gestor de projeto.

O grande problema dessa forma de tomada de decisão é que, em algumas situações, o poder pode subir à cabeça do decisor, o transformando em uma pessoa egocêntrica, impaciente e nervosa, o que impactará diretamente nas escolhas a serem realizadas.

5. BUSQUE POR MELHORIAS NA TOMADA DE DECISÕES

Você deve estar pensando: O que devo fazer para tomar decisões melhores? Existem algumas pequenas dicas que podem ser extremamente válidas na hora de se escolher uma ação, entre várias opções disponíveis.

Pode-se listar as vantagens/desvantagens de cada alternativa, analisar dados e características específicas de cada opção, buscar por situações parecidas em outros projetos (utilizando as metodologias de gestão), buscar apoio de PMOs, entre outras opções.

É válido também investir em softwares de gestão de projetos, obtendo assim melhores resultados. Existem softwares no mercado capazes de prover informações, em tempo real, da evolução das atividades e da produtividade de sua equipe, o que te auxiliará no processo de tomada de decisões.

Em momentos de crise, por exemplo, um software pode ajudar na otimização do tempo e em todo o gerenciamento de projetos. A grande vantagem do uso de tecnologia é ter todas as informações num só lugar, facilitando o acesso à informação.

A última dica para melhorar o processo de tomada de decisões é apostar na gestão de projetos. Invista no conhecimento dessa área, estudando, por exemplo, SCRUM e PMBOK. Além de agregar valor para os seus projetos, você será reconhecido pelo esforço e pelo conhecimento que terá.

Tomar decisões corretas em um projeto é crucial para o seu sucesso. Utilize as dicas desse artigo para tomar as melhores decisões possíveis e, assim, colher os frutos de uma boa gestão de projetos.

O que achou de nossas dicas? Tem alguma dúvida? Deixe sua opinião nos comentários!