Um dos principais trabalhos de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto. Ele não deve fazer estas escolhas através de sua intuição, mas embasado em informações. O melhor caminho para obter estes dados que serão cruciais para o processo decisório é através de um sistema de gerenciamento de projetos. Veja no post a seguir a importância de um software e como pode ajudá-lo a definir o que priorizar:

Acompanhamento em tempo real

Um software permite algo fundamental para um gerente de projetos: o acompanhamento das atividades em tempo real. Esta função permite visualizar com precisão os recursos financeiros, recursos humanos, prazos, desempenho, entre outros. A partir da visualização da situação de cada uma das atividades do projeto é possível saber quais estão atrasadas, quais dependerão de maior tempo e quais já estão concluídas. A partir daí é possível definir como realocar os recursos, priorizando as atividades que necessitam de mais atenção para serem concluídas ou estão mais próximas da conclusão do prazo.

Relatórios do projeto

Outra ferramenta muito importante que o gerente deve ter acesso para saber o que priorizar em um projeto são os relatórios. Um bom software fornece ao gerente relatórios facilmente customizáveis, com as informações que ele precisa saber para definir quais são as atividades e projetos que necessitam de mais atenção.

Identificação de gargalos

Outra grande vantagem de um bom software de gestão de projetos é a identificação de gargalos, que podem ser tanto de tempo, como de recursos físicos ou financeiros. Quando o gerente de projetos percebe, através do acompanhamento por tempo real ou dos relatórios customizáveis, que determinado processo está consumindo mais recursos do que deveria, ele deve imediatamente priorizar a eliminação do problema.

Gerenciamento de riscos

Da mesma maneira que os gargalos, um gerente deve priorizar os processos que estão consumindo mais recursos do que deveriam, ele deve identificar quais são as atividades que apresentam riscos para o projeto. O sistema pode identificar, categorizar e reportar os riscos para que eles possam ser discutidos pelo gerente e a equipe, antes que eles evoluam para problemas que tenham o potencial de prejudicar o projeto.

Priorização em projetos simultâneos

As dicas acima mostram como um software é útil para priorizar processos dentro de um mesmo projeto. Mas um bom sistema é ainda mais necessário quando o gerente e sua equipe estão lidando com vários projetos simultaneamente. É muito comum, em diversas empresas, a mesma equipe lidar com até uma dezena de projetos, o que pode se tornar um verdadeiro caos se não houver organização por parte do gerente.

Com um software é possível fazer com facilidade a alocação de horas todos os funcionários, entender como está o desempenho de cada um dos projetos e avaliar qual necessita de prioridade no momento. Ele ajuda também na fase inicial de um projeto, em seu planejamento, quando já existem outros em curso. Se o gerente já possuir uma visão precisa sobre como seus recursos estão alocados nos outros projetos, ele poderá saber quais atividades deverá priorizar no novo projeto.

Para Finalizar

Vimos como um software de gerenciamento de projetos ajuda, através das informações que fornece ao gerente, identificar o que deve ser priorizado. O acompanhamento em tempo real e os relatórios apontam a situação global do projeto e permitem enxergar quais são os processos que necessitam de mais atenção e recursos.

Da mesma maneira, a identificação de gargalos e o gerenciamento de risco podem ligar o alerta do gerente sobre onde ele deve dedicar mais tempo, para evitar perda de recursos ou problemas que possam atrapalhar o andamento do projeto. Por fim, um software de gerenciamento de projetos é ainda mais importante quando o gerente está lidando com vários projetos simultaneamente, pois ele o auxilia a saber quais atividades priorizar desde o planejamento até a execução.

E você, já escolheu um software para o gerenciamento de projetos? Escrevemos um post que fala justamente sobre como escolher um software de gerenciamentto de projetos. Não deixe de conferir!

A parceria entre MJV e Project Builder começou em julho de 2018. Na ocasião, a consultoria em tecnologia e inovação buscava uma solução que pudesse se adequar às suas dores específicas, especialmente centralizar as informações essenciais, portfólio, pendências, riscos, lições aprendidas e recursos.

Quem conta mais sobre a história deste case de sucesso é Luciana Palmieri, head do PMO da MJV. Continue a leitura e entenda como a tecnologia da Project Builder foi importante para a empresa!

Qual é o mercado de atuação da MJV?

Quem bate à porta da MJV encontra soluções do início ao fim. A empresa de consultoria em tecnologia e inovação atua em todas as fases do ciclo de vida de projetos, da concepção a implementação dos produtos, serviços e oportunidades.

Em seus mais de 21 anos de mercado, a empresa tem a inovação como parte integrante da sua cultura organizacional e busca soluções por meio da diversidade e colaboração.

Por que a MJV sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

A consultoria enfrentava os desafios de estruturar o escritório de projetos (PMO). Além de buscar uma ferramenta que reunisse todos os requisitos técnicos, havia o desafio de validar o software junto aos líderes e gestores. Sem provar sua necessidade e importância, a parceria não tinha como prosperar.

Na época, a head do PMO, Luciana Palmieri, que já havia ouvido falar da Project Builder, mas, até então, nunca tinha buscado as soluções, tomou a frente. Por meio de uma pesquisa no Google, a gestora deu início à caminhada que culminaria em mudanças significativas para MJV.

A empresa enfrentava dificuldades para gerir as informações relacionadas aos projetos. Havia necessidades de melhorar os cadastros de pendências, de riscos, o andamento, marcos, lições aprendidas e alocação de cada colaborador, bem como de emitir relatórios baseados em indicadores de desempenho para promover melhorias.

Após as primeiras tratativas, em julho de 2018, iniciaram os trabalhos com uma apresentação de prova de conceito (Proof of Concept — POC), demonstrando racionalmente que as funcionalidades do software da Project Builder poderiam ser valiosas para a MJV.

Posteriormente, foi feito um teste de um mês na ferramenta. Nesse período, ao reconhecerem as funcionalidades: gestão de pendências, riscos, impactos, cronograma e registro do esforço, as pessoas diretamente envolvidas no dia a dia foram convencidas sobre a aquisição da ferramenta.

Em agosto, ocorreu uma segunda POC com o objetivo de apresentar as utilidades do software para diretoria e para os sócios. Eles, então, entenderam o retorno do investimento na tecnologia e compraram as licenças de uso definitivas.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Em pouquíssimo tempo com a ferramenta, a MJV conseguiu identificar problemas e promover melhorias na gestão. As dificuldades de organização e visualização de projetos, pessoas, estratégia e portfólio deram lugar a diversos ganhos de eficiência:

• centralização das informações em um único local;
• eliminação de apresentações em PowerPoint, documentos em Word e planilhas em Excel;
• melhoria na exibição e disposição de informações, especialmente de portfólio;
• padronização e controle efetivo dos projetos;
• melhoria na comunicação;
• incorporação de sistemas de relatórios e indicadores de desempenho;
• maior agilidade para a tomada de decisões.

Quais foram os desafios ao implementar as mudanças?

Talvez o principal desafio tenha sido fazer com que todos da MJV entendessem a real necessidade de mudança e, especialmente, validar a ferramenta na prática.

Além disso, o retorno para o investimento exige adaptação às necessidades da empresa. Não basta ter uma ferramenta com uma série de funcionalidades se os recursos não serão utilizados pelo contratante, tampouco se forem vistos como mera burocracia.

Por isso, a estratégia de possibilitar o contato com o software durante o período de testes e de realizar apresentações de prova de conceito foi fundamental. Assim, os profissionais envolvidos no dia a dia do escritório de projetos obtiveram o patrocínio de diretores e sócios.

Qual é o próximo passo na gestão de projetos da MJV?

Com a centralização das informações, as equipes ganharam visibilidade do portfólio em tempo real e de forma segmentada por cliente e área.

Isso gerou um controle mais efetivo, melhorias de comunicação e maior agilidade na tomada de decisão, refletindo não só na questão financeira, mas também em relação à satisfação do contratante. Ter a gestão à vista foi fundamental para evitar ruídos com os clientes.

Por isso, como a MJV trabalha com o desenvolvimento de software, o crescimento da satisfação tornou-se peça-chave para gerar novas oportunidades de negócio. Há, portanto, retornos para a empresa como um todo, e não só para os setores modernizados pela tecnologia de gestão.

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

A maior visibilidade também auxilia a definição de estratégias. Com relatórios e indicadores personalizados, a MJV consegue compreender o cenário e, assim, tomar decisões mais efetivas sobre os rumos da consultoria.

O embasamento em dados é fundamental para acertar as escolhas e ajudar as estratégias às variáveis do ecossistema. Afinal, em um mundo que se transforma rapidamente, dependemos de ferramentas sólidas para evitar erros, porque, geralmente, partimos de uma compreensão incompleta dos fenômenos.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

A parceria vem sendo muito proveitosa para ambas as partes. Como feedback, a proximidade física entre empresas e a facilidade de suporte, tanto por telefone como por e-mail, foram apontados como pilares da boa convivência entre as organizações.

Além disso, a ampla e diversificada expertise da Project Builder ajuda a MJV em seus processos internos, graças às experiências vividas em outras empresas. Trata-se de um contato importante em termos de compartilhamento e troca de conhecimento.

A força do relacionamento é demonstrada, ainda, pela forma como foram superados os desafios. Após um mês utilizando a ferramenta internamente, foi possível realizar a apresentação para a diretoria e para os sócios, que rapidamente compraram a ideia e adquiram as licenças para implementar a solução.

Sendo assim, o case de sucesso da parceria entre a Project Builder e a MJV é uma fonte de inspiração para que você perceba a importância da tecnologia e veja como é possível vender esse conceito para a alta administração de uma empresa.

Para saber mais sobre nossos serviços e conhecer nossas soluções, entre em contato com um de nossos consultores!

Gerenciar um portfólio de projetos não é apenas executar vários projetos simultaneamente. Cada carteira (ou portfólio) de projetos deve ser analisada individualmente, buscando identificar sua capacidade de gerar valor para o negócio e sua aderência aos objetivos definidos no planejamento estratégico. No portfólio, deve constar um ou mais objetivos de negócio bem definidos e benefícios tangibilizados em metas.

No que diz respeito ao gerente de projeto, seu trabalho é garantir que os seus projetos sejam desenvolvidos de forma correta e concluídos com sucesso. Enquanto isso, o gestor do portfólio trabalha para que os projetos certos sejam executados de forma a alcançar os objetivos da carteira.

A gestão de portfólio de projetos (PPM, do inglês, Project Portfolio Management) trabalha diversos projetos em um único portfólio, com objetivos comuns de resultado. Ela visa a maximização dos benefícios e a otimização na alocação integrada dos recursos da empresa.

No artigo de hoje, explicaremos, detalhadamente, o que é gestão de projetos e como ela é determinante para a inteligência estratégica da sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

Afinal, o que é a gestão de portfólio de projetos?

Embora o termo seja amplamente difundido no meio empresarial, muitos profissionais não entendem o real significado dessa expressão. A gestão de portfólios de projetos vai muito além da execução simultânea de uma pluralidade de projetos. Ela é a associação de estratégias, conhecimentos e técnicas de gestão de vários projetos que constituem um portfólio.

O principal objetivo do gerenciamento de portfólios é a otimização do retorno sobre o investimento (ROI) aplicado no decorrer dos projetos e em completa sintonia com as metas e articulações estratégicas do empreendimento.

É possível achar ferramentas (softwares) que incluem a maioria das ferramentas que um gestor de portfólio necessita para um gerenciamento eficiente. Entre as principais funções que vão facilitar a gestão de portfólio estão:

Criação de áreas organizacionais

A gestão de portfólio de projetos distribui os objetivos estratégicos da empresa pelas diferentes áreas da organização. Cada qual fica responsável por um objetivo e pela condução dos diferentes projetos que consolidam uma carteira — como, por exemplo, carteira de projetos de TI.

Essa funcionalidade permite organizar melhor os projetos, ajudando a definir qual área da organização ficará responsável por cada um deles.

Associação de Projetos a Objetivos Estratégicos

Permite vincular um ou mais projetos a um objetivo estratégico, de forma que fique claro o resultado que a organização espera conquistar com a conclusão dele.

Propostas de Projetos

Cria propostas de projetos para classificar se determinada iniciativa está nos estágios iniciais ou se ainda não foi avaliada e aprovada pela companhia.

As propostas de projetos são avaliadas para garantir que estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. A partir daí, então, são classificadas.

Seleção e priorização de projetos

Toda organização sempre possui mais demandas, oportunidades e iniciativas do que sua capacidade de executá-las. O que caracteriza uma gestão de portfólio eficiente é ter um processo claro de seleção de propostas dos projetos mais relevantes para a estratégia da empresa.

Nesse momento, o mais importante é comparar as diferentes oportunidades e saber focar nas que estão mais alinhadas aos objetivos estratégicos da companhia. Uma ferramenta visual muito eficiente para essa tarefa é o chamado gráfico de bolhas, como os gerados pelo Project Builder.

Consolidação de carteira e filtros

Permite analisar diferentes carteiras de projetos, podendo filtrá-las e segmentar cada uma por:

• área executora;
• organização envolvida;
• importância estratégica;
• gerente de projeto.

Nesse ponto, o comitê de projetos precisa ter uma visão global de execução do portfólio da empresa. Ou, se necessário, deve segmentá-lo de acordo com um critério específico, com o objetivo de analisar a performance individual de um segmento de projetos ou de uma área.

Quais são os fatores estratégicos da gestão de portfólios?

As funcionalidades necessárias listadas acima podem levar a pensar que o gerenciamento de portfólio é simplesmente um exercício analítico e metódico de gestão, um pouco mais sofisticado que aquele utilizado pela grande maioria das empresas.

Embora essas funcionalidades sejam bastantes úteis, elas são também de extrema importância para a tomada de decisão, pois estão diretamente relacionadas às atividades que envolvem fatores estratégicos.

No contexto da gestão de portfólio, o vínculo dos projetos com o plano estratégico da organização pode ser realizado de duas formas:

Careca

Utilizando a visão, as metas e os planos estratégicos da empresa para definir um plano de ação que estabeleça prioridades de alocação de recursos para programas e projetos.

Debaixo para cima

Sendo aplicado de forma indutiva e distribuído na empresa por meio de propostas separadas de indicadores de alinhamento na avaliação individual dos projetos.

É importante ressaltar que as duas abordagens se complementam, uma compensando as limitações da outra, e que um bom gerenciamento de portfólio precisa ser capaz de contemplar ambas as situações.

Qual é o papel de um gestor de portfólios?

Como mencionamos anteriormente, um bom gerenciamento de portfólios de projetos pressupõe a sinergia de conhecimentos, estratégias e técnicas que permitem a fluidez e os bons resultados de todos os projetos envolvidos no portfólio.

Por esse motivo, a principal função de um gestor, ou gerente de portfólios, é supervisionar os projetos existentes, buscando sempre uma visão global do negócio e fazendo a avaliação dos fatores e agentes que afetam — interna e externamente — os processos da empresa.

Um aspecto que requer destaque é a distinção entre o papel do gerente de projetos e do gerente de portfólios de projetos. Se o primeiro objetiva, essencialmente, apenas o próprio trabalho, o segundo tem a incumbência de supervisionar e gerir o trabalho dos gerentes de todos os projetos do portfólio, para que eles trabalhem sempre em consonância com os planejamentos da organização.

O gerente de portfólios é uma espécie de especialista no controle de riscos e de fatores críticos. Ele atua adequando recursos, despesas, custos e de tempo. Tudo isso para que, com seu trabalho, a concretização prática dos projetos idealizados seja condizente com as expectativas de todos os envolvidos.

Além disso, é função dele analisar o valor de negócio relativo ao portfólio de projetos, para que, dessa maneira, possa criar estratégias alinhadas às articulações dos outros setores da empresa.

Pode-se dizer, então, que a função central do gestor de portfólios é definir e avaliar a influência de cada projeto para o alcance dos objetivos estratégicos do empreendimento, além, é claro, do controle de:

• prazos;
• recursos;
• custos.

No que consiste um bom gerenciamento de portfólio?

O primeiro passo para um gerenciamento de portfólio satisfatório é ressaltar, mais uma vez, o que mencionamos no tópico anterior: há uma enorme diferença entre o gerenciamento de projeto e a gestão de portfólio — especialmente em relação ao foco de cada uma das atividades. O caráter do gerenciamento, por exemplo, é muito mais voltado para fatores operacionais, no caso da gestão de projetos.

Por outro lado, na gestão de portfólio de projetos, o monitoramento e administração, por parte do profissional incumbido de tais responsabilidades, têm como foco principal o cumprimento de metas e alcance de objetivos.

Nessa avaliação de caráter constante, o gestor de portfólio de projetos (ou Chief Portfolio Management Office) trabalha no cruzamento de:

• métricas;
• informações financeiras;
• dados de vendas;
• informações de campanhas de publicidade;
• levantamentos do marketing;
• dados econômicos externos.

Desse modo, a equipe, junto ao gestor, pode determinar quais projetos são rentáveis e merecem ser mantidos e quais não são proveitosos.

Outro aspecto fundamental para um gerenciamento de portfólio eficaz é a antecipação de tendências. Ela faz fundamental para uma boa tomada de decisões e, consequentemente, para a otimização de resultados.

Mas calma! Essa capacidade de previsão de tendências não é nada sobrenatural ou profético. Algumas avaliações e observações atentas, articuladas de maneira inteligente, são o bastante para aflorar a veia visionária na sua gestão de portfólio de projetos.

Confira alguns exemplos de indagações que podem auxiliar no seu planejamento estratégico para antecipação de tendências:

• O projeto avaliado contribui diretamente para cumprir os objetivos do portfólio como um todo?
• Em relação à produtividade, quais projetos estão sendo desenvolvidos com a fluidez esperada ou, pelo menos, a mínima necessária para que não haja prejuízos?
• Os projetos estão sendo avaliados com frequência? Se sim, permanecem todos de acordo com as pretensões da empresa?
• O projeto precisa mesmo continuar no portfólio ou a substituição dele seria mais proveitosa?
• Como é a interdependência dos projetos presentes no portfólio? Eles se comunicam e se auxiliam?
• Quais projetos estão condicionados à conclusão ou prosperidade de outros para serem efetivados?
• Algum projeto retarda, prejudica ou compromete os demais?
• As pretensões do portfólio, quando constituídas, apresentam indicativos positivos? Poderão mesmo se concretizar?
• A produtividade apresentada basta para o alcance dos objetivos da empresa?

Quais são 4 erros cometidos durante a Gestão de Portfólios de Projetos?

Confira abaixo os 4 principais erros cometidos por uma gestão ineficiente de portfólios de projetos:

1. Os projetos não possuem os recursos humanos adequados

Possuir o pessoal apropriado no projeto é um ponto crítico: a alocação incorreta de recursos está no topo da lista de erros de gerenciamento de projetos mais comuns. Não ter as pessoas certas para desenvolver um projeto pode matá-lo logo nos estados iniciais.

A chave para concluir um projeto com êxito é obter pessoas com as habilidades corretas para aquele determinado projeto. Afinal, nem todo o planejamento no mundo pode superar a insuficiência de talentos.

Os gerentes de projetos precisam ter uma visão completa sobre as habilidades e as respectivas cargas de trabalho de todos os seus recursos humanos, incluindo:

• consultores;
• contratados;
• terceirizados.

Eles, muitas vezes, ficam excluídos das avaliações de habilidades, sendo que podem ser responsáveis por uma proporção “enorme” de trabalho.

2. Os projetos não seguem um processo de gerenciamento padrão e repetitivo

Esse é o segundo erro mais comum de gerenciamento de projetos. A falta de metodologia aumenta o risco de as tarefas relacionadas ao projeto apresentarem erros frequentes. Como não há um projeto padrão, torna-se impossível para o gestor localizar em quais pontos as falhas estão ocorrendo, para, assim, corrigi-las. Desse modo, os projetos terão que ser sempre retrabalhados e, em última análise, muitos deles não serão concluídos dentro do prazo ou do orçamento.

A melhor solução é encontrar uma metodologia de gerenciamento de projetos que ajude você a atuar de maneira eficiente e que o faça conhecer todas as atividades envolvidas na execução de um projeto. Ter uma linha-base de padrões e de metodologias remove muito do risco associado a projetos da sua empresa.

3. Todos os projetos da empresa estão engessados por protocolos rígidos

Pode parecer um paradoxo: afinal, no item anterior, afirmamos a necessidade de ter processos. Agora, estamos falando que os processos atrapalham. Bem, não são os processos que atrapalham, e sim o excesso de processos que deixa tudo mais lento por causa da burocracia.

Além disso, os processos não precisam ser protocolos rígidos; eles podem ser elaborados com muita flexibilidade, para se adaptar tanto aos problemas que surgem quanto às novas necessidades do cliente. Portanto, muito processo torna a equipe do projeto inflexível, e sua inflexibilidade frustra as partes interessadas.

4. O escopo do projeto deve ser elaborado com bastante tempo e atenção

Se o escopo de um projeto não estiver bem definido pela sua empresa, os atores envolvidos no trabalho ficarão totalmente perdidos: eles podem executar suas tarefas, mas não vão obter a excelência, uma vez que não sabem o real objetivo por trás de suas atividades.

Fora isso, faltam a clareza e a direção necessárias para concluir o projeto no prazo e no orçamento, atendendo às expectativas do negócio. Por isso, toda a energia da equipe deve se voltar, inicialmente, para a elaboração de um bom escopo, que contenha a missão e os objetivos de cada projeto e que diga claramente o que precisa ser entregue ao cliente.

Como ter sucesso na sua gestão de portfólios de projeto?

Sem processos de PPM fortes, gerenciar qualquer portfólio de projetos — mesmo em um sentido básico — será difícil e frustrante; ou até impossível. Uma quantidade considerável de esforço deve ser colocada na formulação de processos, para que eles se adequem à sua empresa e à cultura da sua marca.

Aqui, estão algumas etapas para definição e fortalecimento de processos necessários à implementação do PPM:

Ter uma visão clara

Um bom lugar para começar é com a visão — qual é a visão do PPM dentro da organização?

Se você não sabe onde quer ir, quais são as chances de realmente chegar lá? Também não confunda missão com visão: a primeira se refere ao processo de aprendizado durante a execução do projeto — pois todos eles também devem ser desenhados para aumentar o nível de conhecimento geral da empresa. Já a segunda diz respeito à visualização de como você deseja que sua empresa esteja ao final do projeto.

Estabelecer objetivos realizáveis

Quais são os objetivos mensuráveis que sua organização tem para considerar que a estratégia de PPM foi um sucesso? Para isso, você precisa saber quais são os principais ganhos que a gestão deseja obter. As áreas de foco podem girar em torno de:

• velocidade de produção;
• geração de valor dos produtos;
• governança etc.

Nesses casos, como estabelecer bons objetivos?

Considere usar o método S.M.A.R.T! A criação de benefícios mensuráveis permite determinar a eficácia da implementação de PPM numa base metrificável, bem como determinar quais áreas precisam ser melhoradas.

Definir o escopo do processo

Falamos anteriormente sobre o erro de não estabelecer um escopo, mas não demos muita ênfase em como trabalhá-lo. As perguntas a serem feitas incluem:

• Qual o escopo em relação aos tipos de projetos?
• Quais parceiros ou potenciais parceiros serão incluídos no escopo?
• Quais pessoas estarão envolvidas — quem possuirá/usará o processo?
• Que informação é necessária e quem a entregará?
• Qual é o resultado esperado ao final do processo?

Definir o processo

Confira abaixo alguns pontos a serem observados na definição de processos:

• converse com todas as partes interessadas em cada processo para colher sugestões e necessidades — elas serão valiosas na hora de desenhar o projeto;
• divida o projeto em etapas mínimas: quanto mais simples de entender for cada uma, melhor será a sua implementação e automatização por parte dos interessados;
• crie os diagramas de processo e qualquer documentação relevante para facilitar a visualização do todo;
• após ter definido o processo, busque conversar com todos os envolvidos para garantir que eles realmente abraçarão o projeto.

Testar os processos

Nenhum processo sairá perfeito do papel funcionando 100%. Haverá sempre necessidade de adequações. Por essa razão, é preciso realinhar testes para verificar se o processo se coaduna com as métricas estabelecidas anteriormente.

Implantar

Quando o teste estiver completo, você estará pronto para implantar o processo.

Monitorar e melhorar

Monitore o andamento do processo e acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para determinar quão bem ele está cumprindo os objetivos definidos.

A melhor estratégia para essa etapa é adquirir um software de gestão de portfólios. Ele fornece ferramentas para que você mapeie todas as etapas do projeto, definindo KPIs e atribuindo responsabilidades a cada etapa e tarefa. Além disso, nele é possível controlar, passo a passo, o cronograma e o orçamento do projeto, garantindo que as expectativas do seu cliente serão satisfeitas.

É importante salientar que o gerenciamento de portfólio exige um sistema de avaliação de projetos que os monitore durante todos os seus ciclos de vida. Essa exigência é necessária em decorrência da constante necessidade de (re)afirmação da validade e pertinência de cada projeto para o portfólio e, claro, para a organização.

Gostou de aprender sobre a gestão de portfólio de projetos? Deseja receber outros conteúdos como este diretamente no seu e-mail? Então não deixe de assinar a nossa newsletter!

O desempenho de um projeto está ligado primariamente ao seu planejamento. No entanto, mesmo quando há um bom plano a seguir, é comum encontrar obstáculos que fazem com que todas as tarefas sejam repensadas pelo gerente de projetos (GP), obrigando-o a replanejar projetos.

Você provavelmente já passou por essa situação e sabe quão frustrante é revisar cada etapa feita, além de ter que recomeçar algumas atividades do zero. Não só isso, mas o esforço e investimento, até financeiro, gasto por você e sua equipe podem ser expressivos cada vez que o trabalho sofre pausas e é replanejado.

Muitas vezes, essa reflexão é necessária para que você tenha uma boa performance e possa estar mais próximo aos resultados que você deseja. Mesmo assim, evitar o esforço excessivo é sempre uma precaução a se tomar antes de começar qualquer projeto. Por isso, tomar certos cuidados pode te ajudar a prevenir erros que possam prejudicar o seu trabalho.

1. Saiba o que te impede de prosseguir

Antes de começar a agir, você precisa refletir sobre a trajetória do seu projeto. Identifique os sintomas que o seu trabalho está sofrendo. Existe algum investimento de alto custo que está trazendo baixo retorno? Há algum vício no trabalho da sua equipe que pode estar sendo prejudicial como um todo?

Se você quer evitar o tempo gasto com replanejamentos, saiba quais são os principais obstáculos que impedem você de atingir a sua meta. Ao conhecer e dar um nome ao problema, você estará instintivamente mais preparado para enfrentá-lo no futuro.

Busque conhecer as suas limitações. Antes de ultrapassar uma barreira, é preciso saber exatamente qual é o tamanho dela, em que lugar ela está localizada e como os outros fizeram para vencê-la. Quanto mais conhecimento você tiver aliado ao seu projeto, menos tempo você gastará em refações.

2. Monitore constantemente as variáveis

Após entender os principais problemas que você enfrenta durante o planejamento do seu projeto, identifique quais são os setores que estão mais vulneráveis e podem ser afetados drasticamente durante o seu replanejamento.

Portanto, para proteger essas atividades vitais, você precisa registrar cada atividade ou mudança que os acontece. Seu projeto, por exemplo, pode estar sofrendo uma grande variação negativa no orçamento, então, é essencial que você tenha controle de tudo o que acontece na sua gestão financeira.

Ou, talvez, você percebeu uma baixa resposta do seu público, e acabou tendo uma redução do número de clientes. Assim, o melhor a se fazer é traçar todas as interações feitas com esse grupo por você ou por seus funcionários. Entenda o problema, procure o setor afetado e o estude.

3. Use bem a sua equipe e seus recursos

Jamais trabalhe sozinho. Quando nos focamos em uma só coisa, nos acostumamos a ter uma só perspectiva: a nossa. Procure a opinião dos seus funcionários e das pessoas que trabalham diretamente com seu projeto. Elas entendem de uma maneira diferente da sua o trabalho que está sendo feito e podem ser grandes aliadas na hora de encontrar uma solução para os desafios do seu projeto.

Se você já está trabalhando diretamente com um público, peça uma resposta para eles sobre a eficácia do seu projeto. Não tenha medo da avaliação do seu cliente: mesmo que ele não conheça a fundo as tarefas que você e sua equipe estão fazendo, ele pode trazer uma boa perspectiva sobre o seu projeto, pela visão de quem está de fora.

4. Melhore seu planejamento e economize esforço

Um dos problemas mais comuns durante a administração de um projeto é o excesso de informações envolvidas nele. Quando não se consegue visualizar os dados certos na hora certa, as decisões, sejam suas ou dos seus funcionários, não são feitas com a maior clareza.

Sendo assim, é importante que você encontre a melhor forma de planejar o seu projeto, para evitar quaisquer dúvidas e sempre ter as informações priorizadas antes de fazer qualquer escolha vital no seu trabalho. Uma boa opção é investir em um sistema para o gerenciamento de projetos, onde você possa acompanhar o andamento das atividades por sua equipe e, assim, se antecipar quanto aos possíveis gargalos no planejamento atual. Essa pode ser uma ótima forma de economizar tempo e esforço gastos no replanejamento!

E você, costuma ter que replanejar com frequência os projetos que gerencia? Como lida com estas questões? Compartilhe suas experiências e dificuldades através dos comentários! Elas podem se tornar assunto para um próximo encontro aqui no blog.

O trabalho à distância vem apresentando um grande aumento nos últimos anos. Com a tecnologia de comunicação cada vez mais avançada, o gerenciamento de projetos online é algo cada vez mais popular.

Estudos recentes nos EUA mostram que aproximadamente 25% dos norte-americanos gastam parte da sua jornada de trabalho cumprindo tarefas longe do escritório. Essa tendência está se espalhando por todo o mundo. Por isso, cada vez mais empresas e gerentes se preocupam em como conseguir ótimos resultados na gestão de um projeto de gestão à distância.

Em cidades grandes, trabalhadores que vivem longe do local de trabalho precisam utilizar uma enorme parte de tempo para seus deslocamentos. Essa é uma das principais razões por que empregados e empregadores estão adotando o trabalho em casa com mais frequência. Supondo que um trabalhador precise de 2 horas e 25 minutos para ir e voltar ao trabalho diariamente, isso resulta em 11 horas por semana.

Com o mundo mais conectado pela internet, o gerenciamento de projetos online é um desafio crescente. Para estar preparado para o gerenciamento à distância, deixamos algumas dicas importantes.

1)    Diferentes horários

Tendo colaboradores vivendo em outros países, com fusos horários diferentes, agendar reuniões é um grande desafio. Quando as equipes não estão acostumadas a trabalhar dessa maneira, muito tempo pode ser gasto para todos se conhecerem. É preciso evitar informações confusas e deixar claro qual será o horário da reunião e em que fuso horário, para evitar que uma parte esteja conectada e outra, não.

2)    Multitarefa

Pode ser o grande problema de qualquer exercício de gerenciamento on-line. Enquanto participa de uma reunião, um colaborador pode também navegar na internet, ouvir música, checar e-mail, ou seja, utilizar alguma multitarefa no computador. Uma solução para fazer com que todos estejam atentos à reunião é fazer com que todos executem uma parte da reunião. Isto fará, no mínimo, eles se manterem engajados na tarefa e terem a sensação de como se sentem quando os outros podem não estar prestando atenção.

3)    Conexões ruins

Essa é uma desculpa que não deve ser dada por ninguém. É essencial que todos tenham uma boa conexão com a internet. As ligações telefônicas precisam ser impecáveis. Ou seja, não pode haver obstáculos tecnológicos para se realizar o trabalho. Seu escritório doméstico precisa ser um lugar calmo, privado e, acima de tudo, profissional.

Gostou do artigo? então compartilhe!