Com a intensidade do fluxo de informações na realidade das empresas de diversos setores, a fluidez na comunicação em projetos é uma necessidade cada vez mais latente.

Uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) aponta que as empresas com eficácia comunicativa terminam 80% dos projetos conforme os objetivos traçados no planejamento.

Mas como conseguir que, de fato, o poder da boa interlocução seja vivenciado na prática, alavancando os resultados?

Neste artigo, listamos seis dicas que podem ajudar você a garantir mais fluidez na comunicação durante o desenvolvimento de cada delineamento. Então vamos lá!

1. Crie estratégias de acordo com os stakeholders

Quem quer dar início a uma cultura de produtividade pessoal visando o aprimoramento dos resultados de cada projeto precisa priorizar a comunicação interna já na etapa de planejamento.

A identificação dos stakeholders é um dos primeiros passos na elaboração do seu plano. Listar todas as partes envolvidas com o projeto é importante, sobretudo, para que você estabeleça estratégias comunicativas de acordo com o público específico.

As partes interessadas podem ter perfis completamente diferentes entre si. Cliente, engenheiro, parceiro, arquiteto… Seu papel como gestor do projeto é fomentar o máximo de fluidez na troca de informações.

Uma voz emitida deve ser entendida por todos os destinatários independentemente de qual departamento ou direção venha. Isso significa que o perfil de quem vai receber a informação deve ser muito bem conhecido pelo emissor, facilitando o processo.

Em qualquer posição hierárquica que se esteja, deixar que a diferença de instrução prevaleça na mensagem é um grande erro e pode comprometer o procedimento interno.

Para isso, refletir sobre os tópicos que serão comunicados com cada grupo é o primeiro passo para planejar as melhores formas de ser compreendido.

2. Classifique os itens de comunicação

Uma vez que os temas mais relevantes de interlocução estão decididos junto com os requisitos de cada stakeholder, é hora de trabalhar o detalhamento prático.

Liste e classifique todos os itens de comunicação que interferem no sucesso do projeto. Dentro de um programa, as mensagens costumam se dividir em dois grandes grupos separando as comunicações regulares das eventuais.

Acima disso, é preciso pensar na finalidade da comunicação corporativa. Ela costuma ser divida entre:

1. coleta de informações: acontece quando a pessoa se comunica para extrair informações;
2. decisão e ação: acontece quando a pessoa se comunica em busca de uma reação decisiva do receptor;
3. diálogo: quando as partes interessadas devem interagir para solucionar problemas ou riscos, entre outros casos.

Com metas definidas, você deverá escolher o melhor caminho para alcançar os resultados desejados na interlocução eficiente. Sendo assim, além de definir entre forma verbal, não verbal e mediada, é preciso relevar sobre a atmosfera de comunicação específica.

Vale a pena lembrar que um gestor de projetos preocupado com a transmissão dos dados deve sempre levar em consideração a simplicidade dos diálogos. Esse requisito importantíssimo para a comunicação interna é a base para a boa gestão das referências no cotidiano empresarial.

Por isso, opte sempre por se expressar em uma abordagem clara e acessível, evitando erros das tarefas demandadas.

3. Considere a comunicação ao sinalizar as responsabilidades

Um bom planejamento é aquele que já demonstra quem são os responsáveis pela comunicação em cada passo, conforme o desenrolar de cada situação. A escolha dos profissionais está ligada à frequência das mensagens e ao canal que será utilizado.

Sendo assim, você precisa ter o cuidado de não delegar, por exemplo, tarefas que dependerão de interlocuções diárias para um integrante que só se comunica semanalmente. Da mesma forma, o cuidado se expande para o uso dos meios de comunicação.

Ao alocar as pessoas e responsabilidades por item comunicativo, você terá melhores oportunidades de refletir sobre a forma, o momento, para que e por quem as mensagens serão emitidas.

Já que uma porta leva a outra, aproveite para considerar os recursos disponíveis e o ambiente entre as diferentes situações, priorizando sempre a fluidez da comunicação em projetos.

4. Saiba reconhecer o empenho dos colaboradores

Reconhecer o esforço de cada funcionário é um passo importante para a fluidez na comunicação em projetos. Afinal de contas, dentro de um cronograma, um colaborador depende do outro tanto em prazo quanto em qualidade de execução da tarefa.

Nesse processo, o ato de perceber e elogiar a eficiência alheia pode ser uma verdadeira ferramenta de integração para o time. Como líder, é crucial que você note a importância que existe ao se reconhecer publicamente um colega ou equipe e recompensá-lo pelo seu esforço e resultado positivo.

Experimente criar o hábito de divulgar as pessoas que têm mais destaque, mostrando para o restante da organização o que você espera que seja um comportamento exemplar.

Eventos internos são boas oportunidades para colocar isso em prática, assim como posts na fanpage e nos outros canais comunicativos onde a empresa se relaciona, tanto internamente quanto externamente.

5. Defina as ferramentas comunicativas

Com quais ferramentas você pode contar para que a comunicação seja completa e otimizada? Reflita sobre as opções de mercado levando em consideração as operações do empreendimento.

Se o estilo do seu negócio depende de uma troca de mensagens em longa distância, você poderá pensar a respeito dos dispositivos móveis, valorizando boas práticas por meio de aplicativos úteis.

Em muitos casos, a boa gestão de e-mails já resolve grande parte dos problemas. No entanto, é necessário ter cuidado com alguns detalhes. Priorizar a abertura dos e-mails de acordo com a média de frequência pela qual eles chegam é um fato a se atentar. Além disso, é interessante que a instituição invista em um programa de e-mails com comunicação simples.

Caso a Internet seja um problema em sua empresa, o uso de um sistema de comunicação Intranet pode ser uma alternativa interessante. Nesse caso, vale lembrar que essa solução possui um valor bem mais alto, necessitando de atualizações constantes. Tudo vai depender da estratégia do empreendimento.

Ainda dentro desse tópico, vale dizer que o trabalho do gestor não para por aí. Ele deverá pensar em como as trocas de informação serão registradas para posteridade e avaliação. A ata de reunião é um exemplo de como registrar a comunicação em momentos decisivos para o gerenciamento do projeto.

6. Cuide bem da sua equipe

A comunicação fluída requer que ambos os lados falem e sejam ouvidos. Se você deseja que os stakeholders estejam engajados com o projeto, invista em escutá-los.

Opiniões devem ser recebidas, reconhecidas e consideradas. Lembre-se que o feedback de quem vivencia a operacionalização dos processos é vital para a percepção apurada de falhas e oportunidades para melhoria.

Da mesma forma que escolher o funcionário ideal para a tarefa certa é crucial para o bom desempenho das operações, esconder as novidades ruins e boas dos funcionários pode fazer com que o público interno perca a confiança no gestor.

A transparência no relacionamento com a equipe é um ponto que precisa ser ressaltado do início ao fim. É extremamente importante que os colaboradores não fiquem sabendo de momentos importantes da empresa por fontes externas.

Qualquer tipo de parede que impeça o contato entre as diferentes áreas de uma companhia só instiga a criação de pedaços isolados e a retenção de dados relevantes. Por isso, desburocratize as relações internas trabalhando sempre para gerar integração.

Quer melhorar a fluidez na comunicação em projetos? Nossa especialidade é atuar nesse tipo de gestão, ofertando aos clientes soluções personalizadas que transformarão problemas em oportunidades. Por que deixar para depois se você pode entrar em contato agora?

Criar um produto não significa inovar — um exemplo de desenvolvimento de produto poderia ser novas variações de sabor de uma gama de artigos existentes. Esse processo requer um pensamento inovador mínimo, uma vez que nenhum novo ingrediente ou método é necessário. Sendo assim, será que você realmente sabe o que é inovação?

A inovação do processo não é o desenvolvimento de produtos, pois não entrega um novo item ao mercado. Ela pode ajudar a fornecer uma solução melhor para atender aos requisitos existentes ou novos, como, por exemplo, um tipo diferente de processo térmico que prolonga a vida útil sem afetar negativamente os parâmetros de qualidade do produto.

Essa inovação de processo oferece uma vantagem competitiva para o negócio, que é difícil ou dispendioso para outros serem replicados — especialmente se houver propriedade intelectual associada ao desenvolvimento da técnica —, mas não entrega novos produtos nas prateleiras.

Tanto a inovação quanto o desenvolvimento de um novo produto são aspectos muito importantes dentro de uma empresa. Para ajudar você a entender o que é cada um deles e saber diferenciá-los, escrevemos este post! Despertamos seu interesse em inovação e novo produto? Então, continue a leitura!

O que é inovação?

Para entender como funciona inovação e novo produto devemos investigar cada definição com exemplos. A inovação é um processo definido por meio da implementação de novas ideias capazes de agregar valor a uma organização. Isso está relacionado com a criação de um serviço, sistema ou processo, ou com o aprimoramento dos existentes.

Ela também pode assumir a forma de dar continuidade a um serviço, sistema ou processo ineficiente, ou desatualizado. A inovação também pode ser um empreendimento de grande escala em que um novo produto ou serviço, como o Google, mudou fundamentalmente como fazemos negócios.

Além disso, ela pode ser uma iniciativa interna de baixo custo, como melhorar um processo em seu negócio que vai levar a economias nos esforços.

A inovação abrange várias possibilidades. Confira alguns exemplos nos tópicos a seguir!

Inovação de produtos

Os produtos inovadores são aqueles que substituem ou desenvolvem ofertas atuais. Eles transformam alguns hábitos dos usuários, fornecendo novos recursos ou outras vantagens que permitem executar tarefas de um jeito mais eficiente e simplificado.

Os exemplos clássicos incluem a lâmpada elétrica, o iPod e os sistemas de navegação por GPS. Além de introduzirem opções com mais novidades para os clientes — que rapidamente se tornaram amplamente exigentes no mercado —, eles geraram lucros significativos para seus fabricantes.

As grandes marcas de produtos inteligentes como eletrodomésticos e eletroeletrônicos sabem a necessidade de investir em produtos novos. No entanto, elas não deixam de apostar em atualizações dos produtos antigos para atender às necessidades dos clientes.

Inovação do processo

Antigamente, produtos como o leite eram entregues porta a porta. Entretanto, isso era em uma época em que as pessoas costumavam estar em casa para recebê-los e armazená-los da forma correta.

Atualmente, existem empecilhos que impedem que um entregador chegue de porta em porta para efetuar esse tipo de entrega. Esse não é o único problema, também existe a possibilidade de não haver ninguém em casa para receber o produto. Os clientes se sentem desconfortáveis com essas situações e estão em busca de soluções viáveis.

Pensando nisso, foram desenvolvidos novos processos, como disponibilizar o leite em lojas físicas — padarias e supermercados —, para deixar que os clientes comprem o que necessitam na hora em que preferirem. Esse exemplo serve para demonstrar como contratempos simples podem ser resolvidos, mesmo que a princípio pareçam algo difícil.

Inovação do modelo de negócios

É comum que os novos produtos e serviços inovadores sejam utilizados com frequência para otimizar o desempenho das organizações. Entretanto, muitas vezes o modelo de negócios já existente se torna antiquado e acaba demandando uma mudança bastante significativa. Um bom exemplo é o aumento do uso de cuidados domiciliares em vez de cuidados hospitalizados.

Inovar o modelo de negócios é uma necessidade crescente, estimulada pela grande demanda por estruturas de negócio ágeis. Isso, por sua vez, é conduzido pela progressiva velocidade de mudança no mercado. As alterações são constantes no mundo em que vivemos e não podemos deixar de acompanhá-las com precisão.

O que é um novo produto?

O desenvolvimento de produtos, também chamado de gerenciamento de novos produtos, é uma série de etapas. Essas fases incluem a conceituação, o design, o desenvolvimento em si e a comercialização de artigos ou serviços recém-criados ou recém-mudados.

O objetivo do desenvolvimento do produto é cultivar, manter e aumentar a participação de mercado de uma empresa, satisfazendo a demanda do consumidor.

Nem todos os produtos apelarão para cada cliente ou base de clientes. Portanto, definir o mercado-alvo para um item é uma ação crítica que deve ocorrer logo no início do processo de desenvolvimento do produto.

Outra parte importante é a pesquisa de mercado quantitativa. Essa análise de grande importância deve ser realizada em todas as fases do processo do projeto. É recomendado que elas sejam realizadas antes de o produto ou serviço ser concebido. Ou seja, enquanto ele está sendo projetado e após o seu lançamento.

Quando essas etapas importantes são realizadas fora do período recomendado, todo o planejamento do produto é afetado, assim como o resultado final. Por essa razão, ressaltamos a importância de estar consciente sobre o momento em que as fases da elaboração do novo produto são colocadas em prática.

A criação de um produto é um processo que envolve quase todos os departamentos da organização. Muitas empresas formulam uma equipe de desenvolvimento de produtos. A equipe inclui representantes do departamento de compras, pesquisa e desenvolvimento, área de produção, contabilidade e marketing.

Qual a diferença entre a inovação e um novo produto?

Inovar não depende da criação de produtos, muitas empresas são consideradas inovadoras sem que tenham lançado qualquer produto no mercado! Elas simplesmente otimizaram seus processos e criaram uma forma de fazer a mesma coisa.

Tome como exemplo a gigante Coca-Cola: seu carro-chefe se manteve ao longo das décadas. Mas o destaque dessa empresa vem se inovando em diversos pontos, como no marketing, na embalagem e principalmente nos processos internos.

A inovação, portanto, é uma forma de pensar, uma filosofia empresarial na qual as empresas estão sempre buscando formas mais eficientes de enxergar os problemas antigos.

Trata-se de uma atitude de não conformismo em fazer mais do mesmo. Já o desenvolvimento de um novo produto é totalmente independente, mas que pode ser resultado da implantação de uma cultura inovadora na sua empresa.

Criar um produto é muito simples. Afinal, você pode lançar no mercado praticamente qualquer coisa, porém, o sucesso dependerá simplesmente se ele faz mais do mesmo ou se oferece novas soluções para o seu público-alvo.

No fim das contas, consideramos crucial entender o que é inovação e diferenciá-la de um produto novo. Infelizmente, há muitas empresas que não entenderam o potencial desse conceito. Ainda devemos mencionar que elas acreditam, equivocadamente, que ter um novo produto no mercado vai gerar milagres e resultados incríveis de uma hora para outra.

Os maiores empresários, que servem como exemplo para os novatos, reconhecem que esse procedimento é demorado. Devemos fazer um acompanhamento minucioso para conferir como está o andamento do produto novo.

Como criar e inovar na criação de produtos e serviços?

Agora que você sabe o que é inovação e novo produto, devemos conferir como planejar criações de produtos e serviços surpreendentes. Sabemos que as empresas renomadas que desenvolvem produtos novos e inexistentes no mercado, tem maior destaque entre os concorrentes.

Esses empresários não precisam se preocupar tanto sobre como a concorrência está atuando em determinado segmento ou região. Isso pode ser justificado pelo fato deles estarem dominando o mercado com a própria criação. Mas qual o segredo para elaborar algo novo e que garanta a atenção dos clientes?

Há diversas causas que possam impedir essa realização, talvez a falta de uma análise profunda no público-alvo ou nos últimos produtos lançados. É importante ter em mente qual o segmento da sua empresa e qual o perfil dos seus consumidores. No período do lançamento do novo produto, será que os clientes estarão interessados?

São questões que resultam em momentos de incertezas e podem atrapalhar o tão desejado sucesso. Por esta razão, é necessário seguir algumas etapas que ajudam no processo de criar algo e evitam possíveis problemas. Separamos algumas dicas imprescindíveis nos tópicos a seguir. Boa leitura!

Identificar um problema

Quais problemas o seu público-alvo está enfrentando? Será que o momento é propício para lançar um produto que seja a solução para o problema deles? Ambas as questões devem ter uma resposta certa, pois elas são determinantes para desenvolver um produto novo.

Os empreendedores precisam estar atentos ao comportamento dos clientes em potencial e identificar qual mercadoria pode ser útil. Além de ser inovador, é essencial criar algo que não esteja no planejamento da concorrência. Sabemos que os concorrentes não criam produtos, mas apenas reproduzem versões de produtos que já estão presentes no mercado.

Veja quais empecilhos podem ser facilmente solucionados com produtos inovadores e exclusivos. Os consumidores se sentem bem quando adquirem algo de uma empresa renomada e especializada em um segmento.

Dessa forma, devemos investir em um produto que chame a atenção do público e que eles tenham interesse em comprar imediatamente. Claro que existem alguns indivíduos que preferem investigar sobre todos os detalhes da mercadoria lançada para certificar-se de que ela é funcional.

E não há maneira melhor de desenvolver um projeto totalmente novo reconhecendo os problemas enfrentados pelo público-alvo. Às vezes as situações mais contraditórias e que precisem de soluções de baixo custo podem ser a base do seu projeto.

Marcar presença nas redes sociais

Estar presente nas redes sociais significa ter seu espaço no concorrido mundo digital. Seja qual for o setor do seu negócio, ter um perfil nas principais mídias sociais pode auxiliar no reconhecimento do público-alvo. Não somente isso, mas também a conquistar novos clientes. A opção de compartilhar publicações nesses aplicativos facilita a comunicação entre os usuários.

Quando temos um produto ou serviço exclusivo, podemos divulgar imagens ou vídeos curtos apresentando seus benefícios. Assim que os clientes em potencial visualizarem essas publicidades interessantes, logo vão comentar com seus amigos ou colegas que tenham os mesmos gostos.

De forma geral, essas plataformas cresceram significativamente ao passar dos anos e ter um perfil profissional faz toda a diferença. A principal vantagem desses canais digitais está na possibilidade da conquista de um público-alvo específico, considerando idade, gênero e preferências.

Por isso, os empreendedores devem estar atentos sobre o que está acontecendo e o que está sendo comentado nas redes. Um conteúdo sobre um determinado assunto pode ser valioso em um momento, mas em outro nem tanto. Então, se você pretende começar o projeto de um novo produto, considere ter um perfil ativo e engajado com clientes para sua marca.

Providenciar um banco de ideias

Para ter um banco de ideias é preciso captá-las e organizá-las em categorias semelhantes. Talvez a ideia de um projeto novo seja muito interessante para as comemorações de final de ano, mas o que fazer quando estamos no primeiro semestre? A resposta é simples, engavetar e reformular essas sugestões ao longo dos meses.

É comum que as equipes comuniquem em reuniões algumas ideias simples e surpreendentes que podem ser desenvolvidas e aprofundadas. Não é recomendado lançar um projeto às pressas, por isso, crie um armazenamento de ideias.

Grave as reuniões e crie um arquivo compartilhado com os colaboradores para que eles compartilhem suas ideias. Após alguns meses, vamos ter várias sugestões interessantes para lançar no mercado. E quem sabe um desses projetos ajude sua empresa a alcançar o sucesso?

Como a tecnologia influencia a estratégia de inovação e criação de um produto?

Nos últimos anos, a presença da tecnologia em nossas vidas repaginou a maneira de viver. É surpreendente como ferramentas tecnológicas facilitaram o cotidiano das pessoas e agora é difícil pensar em como viver sem elas. O uso da tecnologia tem um efeito transformador para os empreendedores que buscam criar um projeto novinho em folha.

Mas por qual motivo devemos incluir esses serviços em inovação e novo produto? As soluções inteligentes oferecidas pela Project Builder são essenciais para tornar seu empreendimento mais moderno. Então, se você pretende ficar à frente da concorrência com estratégias geniais e perspicazes, precisa contar com serviços tecnológicos.

Essa é uma das maiores empresas desenvolvedoras de soluções eficazes em gestão de projeto. Estamos nos referindo a uma marca reconhecida tanto no Brasil quanto no exterior, com êxito na criação de softwares de gerenciamento de projetos do mercado.

Se a sua equipe de inovação está pensando em elaborar um projeto novo, que tal aprimorá-lo com tecnologias de ponta? O resultado será encantador e essa ajuda pode ser a razão para fidelizar clientes em pouco tempo.

E aí? Você também acha importante diferenciar esses dois conceitos? Como podemos ver, é de grande importância produzir em termos de inovação dentro da sua empresa. Aproveite que está em nosso blog e compartilhe a postagem nas redes sociais. Os seus amigos e colegas empreendedores podem gostar das informações nesse artigo!

Um projeto de sucesso deve estar baseado nos três pilares do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e qualidade. É claro que os demais requisitos são importantes, mas o que guia de fato um projeto são esses três elementos.

Na liderança não há como não estar o gerenciamento de escopo, responsável pela determinação das metas, objetivos e requisitos do projeto, dando aos envolvidos o direcionamento correto a se seguir para, ao final, ter-se um produto de qualidade, no prazo determinado, sem extrapolar o orçamento.

Mas os objetivos e metas do projeto nem sempre são tão fáceis de se estabelecer, constituindo-se em um desafio a ser superado pela equipe do projeto e em especial pelo gerente de projetos, que é quem lidera todos até o sucesso.

Nosso post de hoje trata exatamente disso, o desafio de se estabelecer objetivos e metas claros para a equipe de projetos, evitando mudanças de escopo ao longo do desenvolvimento do projeto e impactos em outras áreas que podem ser determinantes para a conclusão do projeto, como por exemplo, o custo.

Saber o resultado que se espera ao final é fundamental

Para estabelecer objetivos e metas claros, é preciso que a equipe do projeto saiba de antemão qual é o produto final e seus requisitos, suas especificações técnicas e sua finalidade. Para que esse escopo seja bem definido, é preciso contar com o cliente, que irá relatar à equipe do projeto o porquê dessa necessidade, a importância do produto final para o contexto da empresa e o que ele espera ganhar com essa nova solução.

Sabendo exatamente aonde deve chegar, a equipe do projeto será capaz de detalhar o escopo a ponto de construir uma EAP – Estrutura Analítica do Projeto, onde serão segmentadas todas as entregas do projeto, criando-se etapas de execução e prazos para as atividades.

É preciso deixar claro o que está no escopo do projeto — e o que não está

Um dos erros comuns na determinação de objetivos e metas de projetos é a falta da indicação do que não será contemplado naquele escopo. Ao deixar o tema aberto a interpretações, o cliente pode imaginar que está subentendido determinada solução quando na verdade o projeto não contempla tal requisito.

Essa negociação deve ser realizada antes do início do projeto e todas as partes devem estar de acordo em relação ao escopo do projeto, sob pena de que haja tantas alterações no decorrer do projeto que este se torne inviável.

O cliente deve estar ciente dos impactos que qualquer alteração no projeto possa acarretar, responsabilizando-se por extensão de prazos, aumento de custos ou ainda perda da qualidade do que está sendo desenvolvido.

Resultados insatisfatórios podem ser fruto de objetivos mal interpretados ou mal definidos

Por fim, é preciso saber que o fracasso de um projeto está intimamente ligado com a má determinação dos objetivos e metas no escopo, e por isso essa é a fase inicial e principal do projeto. Quando não se tem ideia do todo, não é possível mensurar com certeza todos os recursos necessários, assim como o tempo que se leva para desenvolver a solução.

Nesse sentido, o gerente de projetos deve ser o elo entre o cliente e a equipe de projetos, compreendendo a demanda do cliente e repassando à equipe do projeto os dados e informações necessários para o desenvolvimento da solução adequada. Ainda tem dúvidas sobre a importância da boa definição de metas e objetivos? Tem alguma dica a compartilhar? Deixe um comentário!

Se você é um profissional da área de gestão de projetos, possivelmente trabalha sob os princípios do Manifesto Ágil, ou, pelo menos, já ouviu falar sobre esse documento.

Mas, será que você realmente sabe o que é o Manifesto Ágil e a partir de qual demanda essa proposta surgiu? E, ainda: já se perguntou como cada um dos princípios afetam o desenvolvimento do projeto de forma prática?

Se respondeu não para algum dos pontos acima, o artigo de hoje é para você! Que tal conhecer um pouco mais sobre o importante documento que é o Manifesto Ágil para aplicá-lo de forma mais consciente? Continue a leitura e confira!

A história do surgimento do Manifesto Ágil

Em meados dos anos 2000, um grupo de pessoas influentes da comunidade do Extreme Programming se reuniu para discutir diversos pontos que envolvem o processo de desenvolvimento de software com XP (Extreme Programming).

Nessa reunião, foram levantadas questões como os efeitos da burocratização do processo e o excesso de formalização com documentações presentes no Extreme Programming.

Naturalmente, então, inseriu-se no debate os benefícios de novos métodos que eram contrários a essa formalização exagerada, os chamados métodos leves (Lightweight Methods).

O resultado foi que os presentes perceberam que havia um espaço comum entre os dois métodos, que deveria ser observado mais de perto.

Assim, um dos integrantes do grupo — Robert Cecil Martin, conhecido como Tio Bob — resolveu convidar os interessados para uma segunda reunião e, assim, se aproximar desse espaço comum.

Ocorrida no estado americano de Utah, nos dias 11 a 13 de fevereiro de 2001, essa segunda reunião se tornou um marco para os profissionais da área de gestão de projetos, e contou com a presença de 17 pessoas muito influentes nesse setor.

No decorrer do debate, foi verificado um consenso sobre os fatores importantes no desenvolvimento de software e, assim, todos decidiram que valia a pena registrar tais questões em um documento.

Aqui, aliás, vale lembrar que essa não era a intenção inicial dos presentes, mas se tornou inevitável quando eles perceberam que estavam lidando com algo grande, e que deveria ser tratado como tal.

Assim, ali mesmo, eles elaboraram um documento que se tornou um divisor de águas para o setor:

o Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de Software, mais conhecido como Manifesto Ágil ou Agile.

Esse documento, que reúne um conjunto de valores e princípios, teve como principal objetivo nortear as ações das equipes ágeis, mantendo-as focadas no que realmente agrega valor tanto para o projeto quanto para o cliente.

Baseado em 12 princípios, ele se tornou uma espécie de guia que orienta as ações, as escolhas de métodos e ferramentas dos times ágeis de projetos, maximizando os resultados. Foi uma verdadeira revolução!

Para ter uma real dimensão do impacto e do peso do Manifesto, basta pensar que além de Robert Cecil Martin, nomes como Jeff Sutherland e Ken Schwaber — fundadores do Scrum — estavam entre os dezessete signatários.

Também estavam presentes nessa reunião: Jim Highsmith, Kent Beck, Arie van Bennekum, Alistair Cockburn, Mike Beedle, Martin Fowler, James Grenning, Andrew Hunt, Ron Jeffries, Jon Kern, Robert C. Martin, Steve Mellor, Ward Cunningham, Brian Marick, Ken Schwaber, Jeff Sutherland e Dave Thomas.

Os quatro valores do Manifesto Ágil

Um ponto que merece destaque sobre o Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de software é que ele se firmou sobre quatro valores, e doze princípios.

O objetivo desses fundamentos era mostrar para os profissionais do setor quais eram os fatores valorizados por essas pessoas presentes na reunião, ajudando outros profissionais a fazer o mesmo.

Assim, definiram como mais importante a se valorizar:

— Indivíduos e a interação entre eles, mais que processos e ferramentas;
— Software em funcionamento, mais que documentação abrangente;
— Colaboração com o cliente, mais que negociação de contratos;
— Responder a mudanças, mais que

Na prática, esses valores informam que os profissionais devem saber da importância dos itens à direita, mas que os itens à esquerda possuem maior peso para o processo. Ou seja, eles creditam mais valor ao produto e ao processo.

Os doze princípios do Manifesto Ágil

Além dos quatro valores instituídos, firmou-se ainda um conjunto de abordagens de desenvolvimento de softwares que pode ser apresentado por meio de 12 princípios. A saber:

PRINCÍPIO 1: valor

“A maior prioridade está em satisfazer o cliente por meio da entrega adiantada e contínua de software de valor.”

O principal objetivo das equipes ágeis não é entregar um produto final, segundo determinados requisitos, mas entregar valor para o cliente. Ou seja, entregar uma solução que traga os melhores resultados.

Na prática, isso implica na priorização da felicidade do cliente, de sua satisfação. E essa nova forma de ver representou uma quebra de paradigma para o setor, pois passou a ser mais importante desenvolver um crescimento orgânico do software.

Trocando em miúdos, o desenvolvimento passou a ser incremental, a partir das necessidades observadas do dia a dia, não mais apenas do briefing inicial. Esse princípio lembra a máxima do marketing: entender para atender.

O próximo princípio trará mais detalhes sobre sua prática.

PRINCÍPIO 2: flexibilidade

Processos ágeis se adéquam a mudanças, para que o cliente possa tirar vantagens competitivas, aceitando alterações de requisitos mesmo no fim do desenvolvimento.
Perceba como os princípios estão interligados. Quando o primeiro princípio abre espaço para a satisfação do cliente, ele já abarca o segundo, que é ter um projeto flexível e passível de alterações.

Em um mercado cada vez mais competitivo e complexo, é preciso desenvolver projetos de maneira flexível, para que possam sofrer alterações de acordo com o contexto em que a empresa está inserida e com suas necessidades, que podem mudar durante o desenvolvimento.

Isso é, para satisfazer plenamente ao cliente, é necessário que o gestor do projeto tenha em mente que, se for necessário, ele terá que fazer alterações, inclusões, exclusões etc.

Mas essa flexibilidade somente será aplicável se o projeto tiver uma frequência de entrega, como veremos a seguir.

PRINCÍPIO 3: frequência

“Entregar o software em funcionamento com frequência, seja na escala de semanas ou meses, dando preferência a períodos mais curtos.”

Novamente, há o entrecruzamento, para que o projeto seja flexível e tenha como prioridade a satisfação do cliente — na prática, ele deverá ser entregue por partes. Cada etapa estará sujeita a validação e, por consequência, o produto final terá maior valor para o cliente.

Lembra quando falamos de um processo de desenvolvimento incremental? É isso! A cada sprint concluída, o time do projeto deve entregar uma funcionalidade ao cliente, com total capacidade para ser utilizada desde o primeiro momento.

Isso ajuda desde a percepção de valor até a testes e integrações com outros componentes do projeto.

Princípio 4: união

“Tanto pessoas relacionadas a negócios como desenvolvedores devem trabalhar em conjunto, diariamente, durante todo o curso do projeto”.

O envolvimento da gestão da empresa é fundamental para que os projetos sejam desenvolvidos de acordo com as expectativas do cliente. Essa colaboração é o que permite personalizar a solução e validá-la a cada sprint concluída.

Não é à toa que um dos papéis mais importante de um time ágil é do Product Owner, profissional responsável por ser um representante do cliente durante todo o processo de desenvolvimento. Quer saber mais sobre as atribuições deste personagem? Aproveite este artigo e conheça como se divide um time de Scrum.

Princípio 5: motivação

“Para construir projetos ao redor de indivíduos motivados, é preciso dar a eles o ambiente e o suporte necessários, confiando que farão seu trabalho”.

É fundamental que a equipe do projeto esteja motivada a desempenhar seu papel e tenha um ambiente adequado para desenvolver suas atividades, com suporte tanto na orientação das atividades quanto na adequação das metodologias ágeis.

Inclusive, se você leu este artigo sobre a divisão do time de Scrum, conseguiu identificar a figura do Scrum Master nesse princípio, certo?

Ainda, é importante que os gestores do projeto tenham em mente que as ações para que esse princípio seja posto em prática são de duas frentes, igualmente importantes: manter a equipe motivada e subsidiar a equipe com o suporte necessário.

Princípio 6: comunicação

“O método mais eficiente de transmitir informações tanto externas como internas para um time de desenvolvimento é por meio de uma conversa cara a cara.”

Se você voltar às demandas que iniciaram o surgimento do manifesto, perceberá que a burocratização era um desses pontos. Entretanto, é preciso ter em mente que o manifesto não quis excluir todas as formas de comunicação, mas sim otimizá-las.

Isso é, identificou-se que era preciso cortar o exagero de documentação que engessava e atrasava o processo.

Enfim, reuniões de planejamento de Sprint são fundamentais, sim, e fazem parte dos princípios do manifesto. Afinal, o registro de atividades não é tão eficaz quanto uma reunião da equipe do projeto para alinhar objetivos, trocar conhecimentos e planejar as próximas ações.

Princípio 7: funcionalidade

“Um software funcional é a medida primária de progresso”

A evolução de um projeto desenvolvido a partir de métodos ágeis é estimado pela entrega de um software funcional e não pela conclusão de atividades.

Agora, resgate os primeiros princípios apresentados neste artigo: viu como a funcionalidade é o resultado para a união dos três primeiros, valor, flexibilidade e frequência?

Assim, no ato do fazer — no caso desenvolver softwares — os princípios se imbricam. E isso ocorre porque o manifesto é fruto da observação do ato de fazer e da escolha das suas melhores maneiras.

Princípio 8: sustentabilidade

“Processos ágeis promovem um ambiente sustentável, com patrocinadores, desenvolvedores e usuários sendo capazes de manter passos constantes.”

Deve-se construir o ambiente ideal para o desenvolvimento de projetos, com planejamento por iterações e envolvimento de todos os afetados pelo trabalho. Esse processo deve ser contínuo, e todos devem estar disponíveis para acompanhá-lo e dar o devido suporte.

O mais importante nesse tópico é se atentar para construir algo com os recursos atuais, sem esgotá-los e multiplicando-os para usos futuros.

Princípio 9: revisão

“A contínua atenção à excelência técnica e ao bom design aumenta a agilidade.”

A revisão constante dos requisitos técnicos como também do design permitem a entrega de uma solução realmente alinhada aos objetivos de negócio do cliente, dispensando grandes mudanças no momento da entrega final.

Princípio 10: simplicidade

“Simplicidade é a arte de maximizar a quantidade de trabalho que não precisou ser feito”.

Menos é mais! Como os métodos ágeis dispensam boa parte de registros e outros documentos que comprometem o tempo da equipe, o trabalho se torna mais simples de ser executado. Sendo, portanto, concluído em menos tempo. Assim se garante o time to market do cliente.

Princípio 11: organização

“As melhores arquiteturas, os requisitos e os designs emergem de times auto organizáveis.“

Times ágeis são compostos por profissionais com a capacidade de se organizarem por si mesmos. Ou seja, de dividirem as tarefas e responsabilidades entre eles, sem que um gerente de projetos tenha que interferir.

Princípio 12: autoavaliação

“Em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo.”

Na prática, esse princípio consiste na revisão do trabalho realizada que, ao final de cada sprint, permite que a própria equipe avalie sua performance e descubra formas mais interessantes de trabalhar e agilizar todo o processo.

A continuidade do Manifesto Ágil

Por fim, o manifesto representou um grito de liberdade de práticas que atravancam o processo.

No momento, era sabido que, embora dificilmente a essência (valores e princípios) mudasse, era necessário ter uma organização que prezasse por seu contínuo aperfeiçoamento e que o representasse.

Assim, com esse propósito, no final do mesmo ano (2001), surgiu a Agile Alliance. A organização sem fins lucrativos se tornou responsável por compartilhar esse conhecimento e promover debates sobre os diversos métodos ágeis existentes no mundo.

A discussão, bem como a própria organização, são fundamentais, pois o Agile é como um guarda-chuva, que abarca vários métodos que se assentam sobre seus princípios e valores.

Assim, essa contínua discussão ajuda a criar um norte para que os desenvolvedores de softwares saibam escolher os melhores métodos ou ferramentas.

E você, já desenvolve essas práticas na sua empresa? Como vem percebendo os resultados? Se gostou desse artigo, aproveite para compartilhá-lo em suas redes sociais!

Trabalhar como um profissional autônomo pode trazer inúmeras vantagens, independentemente de sua área de atuação. Porém, a ausência de uma chefia a quem prestar contas, que é principal característica desse tipo de trabalho, pode tanto ser considerada como uma vantagem quanto como uma desvantagem.

Mas a boa notícia é que, com o desenvolvimento de algumas poucas habilidades relacionadas às áreas de administração, de gestão financeira, de marketing e de comunicação, as dificuldades iniciais podem ser facilmente superadas, tornando a carreira de autônomo a melhor opção para muitos profissionais. Quer saber como? Então acompanhe agora mesmo nossas dicas:

 Administração

Organizar e planejar o próprio trabalho são as primeiras habilidades que o profissional autônomo precisa dominar. Organizar o dia a dia de forma a poder cumprir todos os compromissos com excelência é simplesmente fundamental. Já o planejamento das atividades por prazos mais longos — semanal e mensalmente, por exemplo — é essencial para continuar crescendo e não ficar estagnado. O segredo aí é não pensar somente em cumprir os acordos já estabelecidos, mas também em prospectar novos clientes.

Para organizar o dia a dia, abuse da tecnologia, utilizando aplicativos que o ajudem a manter a agenda atualizada e os arquivos no lugar — de preferência podendo ser acessados de qualquer um de seus dispositivos. Quanto ao planejamento, acostume-se a pensar em sua programação semanal e mensal, incluindo na agenda além dos períodos de trabalho propriamente ditos, um tempo para aprimoramento pessoal, por meio de cursos, e para a prospecção de clientes, sempre se lembrando de que a manutenção de uma carteira variada de clientes é fundamental.

Finanças

Ao contrário do trabalhador contratado, o autônomo não conta com um dia fixo de pagamento. E é por isso que, com o dinheiro entrando e saindo a qualquer momento, acaba sendo fácil perder o controle das contas. Para evitar entrar no vermelho e não conseguir manter as contas em dia, mais uma vez a palavra-chave é planejamento:
Conheça suas contas fixas

Uma planilha atualizada contendo tudo o que você precisa pagar mensalmente, assim como a previsão do quanto deve entrar de dinheiro é o primeiro passo para organizar a vida financeira dos negócios.

Inclua os gastos subestimados

Dificilmente deixamos de incluir o aluguel na planilha, mas frequentemente nos esquecemos daquele expresso de todo dia, não é mesmo? Pois procure se lembrar de qualquer gasto, por menor que seja. Só assim você terá uma noção real de quanto gasta por mês.

Saiba priorizar

Eleja o que é mais importante, uma vez que manter a casa funcionando é fundamental. Assim, as primeiras receitas do mês pagam aluguel, luz, água e telefone. Depois das prioridades devidamente pagas, pense no seu fundo de reserva para, por fim, cogitar aquela viagem para o final de semana.

Invista na sua carreira

Como autônomo, você mesmo precisa fazer alguns investimentos, que seja a reforma do escritório, a compra de equipamentos ou a apresentação pessoal, por exemplo. Então nada de se esquecer desse tópico no seu planejamento financeiro, ok?

Marketing

Além de conhecer seu campo de atuação, também é preciso ter algumas noções de marketing. Aliás, vale ressaltar que, ao contrário do que muita gente pode pensar, marketing vai muito além da pura e simples propaganda! Questões como composição de preço do seu serviço, posicionamento de mercado e atendimento pós-venda, por exemplo, são estratégias de marketing primordiais.

Que tipo de empresa você quer atender? Quer oferecer um serviço premium ou pretende se diferenciar pelo preço? Como fidelizar o cliente por meio do pós-venda? Pois saiba, desde já, que há muito material disponível on-line que pode ajudar nesse quesito. O que não dá pra fazer é deixar de traçar uma estratégia ou não ter objetivos bem definidos.

Comunicação

Para o profissional autônomo, uma boa comunicação, tanto oral como escrita, é fundamental em qualquer etapa do processo — o que abrange desde o atendimento ao cliente, passando por negociações com fornecedores e chegando ao envio de um simples e-mail formal, por exemplo.

Afinal de contas, erros de português, uso de muitas gírias, excesso de informalidade, grosseria e falta de educação pegam extremamente mal e podem prejudicar significativamente seus negócios. Assim, se sentir que precisa melhorar em algum aspecto, procure cursos e treinamentos e faça uma reciclagem. É um investimento que vale a pena!

Viu só como trabalhar como autônomo pode ser libertador, mas exige organização e disciplina? E você, que outra habilidade considera importante para quem trabalha por conta própria? Deixe seu comentário e divida suas impressões conosco!

O gerenciamento efetivo de projetos começa pela compreensão de suas partes e etapas fundamentais. Por isso, saber o que significa escopo do projeto é especialmente importante.

Pode-se dizer que essa é a parte do planejamento que determina e documenta uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

No entanto, será que você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este conteúdo para entender.

Por que a definição do que é escopo do projeto é tão importante?

Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Controle de etapas

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo, ainda, os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Prevenção de custos e perdas

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo, e até o desgaste da motivação da equipe.

Aumento da qualidade de entrega

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

O que é o plano de gerenciamento do escopo?

Contudo, não basta fazer uma definição ou elaboração acertada do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto.

• Qual problema se quer solucionar?
• Quais são os resultados que se espera obter?
• Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto define-se todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi estabelecido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja ações além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Quais são as técnicas possíveis para obter resultados?

Para identificar todas as etapas, demandas e responsabilidades, é possível utilizar algumas técnicas para definição de escopo. Afinal, antes de começar o planejamento, é necessário ter uma visão geral.

A realização de entrevistas com o cliente, por exemplo, permite entender as expectativas. Depois, uma análise de produto e mesmo um brainstorming ajudam a decompor o projeto em tarefas menores, com objetivos específicos em cada ponto.

Também é possível realizar coletas e análises de dados, utilizar a documentação anterior como base, adotar diagramas e assim por diante.

O mais importante é que várias dessas técnicas podem ser usadas juntas, o que favorece a conquista de resultados nesse sentido.

Quais são as consequências de ignorar a elaboração de escopo?

Ignorar a elaboração do escopo pode causar diversos problemas para o projeto e para o negócio, em geral. A falta de planejamento diminui as chances de o projeto ser bem-sucedido e há grandes riscos de o cliente ficar insatisfeito.

Além disso, é preciso considerar que os custos e desperdícios aumentam, bem como o prazo de execução.

O time também tem menos orientação sobre como proceder e a colaboração pode ser suprimida ou comprometida por causa disso. Além disso, a inexistência de escopo faz com que mais solicitações apareçam durante a execução, o que prejudica o fluxo de trabalho.

Então, obter sucesso no projeto, de forma consistente e escalável, é impossível quando esse elemento é ignorado.

Depois de saber o que é escopo, vale entender que a definição envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos.

Vejamos, então, quais são os processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

• planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
• coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
• definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
• criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
• validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
• controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

O termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia e provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

• a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
• os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
• as necessidades de negócios;
• os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
• os objetivos e justificativas do projeto;
• um cronograma sumarizado;
• a influência de todas partes;
• as organizações funcionais;
• as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
• caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
• um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhanda conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Os ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles que estão relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

• planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
• requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
• procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
• arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa tem, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição e que não pode ser controlado pela equipe, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

• cultura e estrutura organizacional;
• condições econômicas e do mercado de trabalho;
• atitudes e tolerância em relação a riscos;
• normas governamentais;
• disponibilidade de recursos e skills;
• políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
• banco de dados comerciais;
• regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
• fornecedores, termos e condições;
• recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. É importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Quais são os desafios na definição do escopo do projeto?

Mesmo sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, pode acontecer de essa parte do projeto ser elaborada incorretamente. Isso acontece quando alguns erros não são observados ou boas práticas não são totalmente aplicadas.

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira.

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertados e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro para as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas. Também devem estar sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma acertada.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. Os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

6. Desconsideração sobre os riscos do projeto

Por melhor que seja um escopo, é natural que ocorram imprevistos ou dificuldades durante a execução. O cliente pode solicitar alguma alteração ou algum tipo de atraso pode ocorrer. Quando isso não está previsto no escopo, todo o planejamento é prejudicado. O cenário se concretiza, normalmente, por uma falta de consideração a respeito dos riscos associados ao projeto.

Por isso, o ideal é pensar em quais são os riscos oferecidos pelo projeto e pelos resultados que são esperados. Somente dessa maneira é possível ter uma ideia realista sobre prazos, custos, tarefas e demais recursos utilizados.

7. Falta de comunicação

Sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, fica claro que não é interessante elaborá-lo de maneira isolada ou individual. Afinal, há muitas pessoas responsáveis que estão envolvidas no projeto. Quando isso acontece, toda a execução é prejudicada.

O melhor jeito de evitar a falha de comunicação é por meio da identificação das partes interessadas e do contato com essas pessoas. Assim, pode-se garantir uma atuação alinhada com as características de todos.

Além disso, é importante atuar com clareza, evitando a ambiguidade — que, como visto, é uma falha que deve ser prevenida a todo custo. Com menos ruídos e mais integração, o planejamento se torna muito mais eficiente e com maior qualidade.

8. Ignorar o estabelecimento de premissas

As premissas ajudam a definir o que é essencial para executar o projeto, em suas diferentes fases. Quando elas são desconsideradas, não há um entendimento claro do que deve estar disponível e como deve ser usado.

Além disso, é preciso compreender que a falta desse entendimento faz com que os stakeholders não entendam, completamente, as necessidades desse ponto. Por isso, é muito importante estabelecer premissas, inclusive com recursos e etapas óbvias da execução.

9. Desalinhamento de expectativas

Ao elaborar um escopo, é indispensável que as expectativas estejam completamente alinhadas com os stakeholders. Do contrário, isso pode gerar insatisfação e mesmo motivar as mudanças no escopo quando ele já estiver em execução.

Basta pensar em um escopo que define um prazo ou um orçamento que não são condizentes com as expectativas do cliente e do patrocinador. Se o projeto for executado assim, poderá até se tornar inviável.

Portanto, é preciso garantir que o planejamento esteja de acordo com as necessidades e as preferências das partes interessadas. Na prática, isso melhora o nível de satisfação.

10. Indefinição sobre responsabilidades

Não é suficiente estabelecer tudo o que tem que ser feito se não houver uma definição clara das responsabilidades. Quando isso acontece, o escopo se torna incompleto e menos funcional, já que não cumpre completamente o seu papel de auxiliar na execução do projeto.

Para evitar que isso aconteça, cada tarefa e cada resultado esperado deve estar associado a um ou vários responsáveis. Assim, é possível garantir que os integrantes assumam suas atividades. O ideal é delegar de acordo com habilidades, interesses e disponibilidade, de modo a favorecer a produtividade.

11. Falta de conhecimento técnico

Conhecer os princípios e as boas práticas do gerenciamento de projetos é indispensável para criar um bom escopo. No entanto, isso não é suficiente — especialmente quando se trata de algo complexo ou com características bem específicas. A falta de aplicação de conhecimento técnico, portanto, pode comprometer a definição.

Além de sabendo o que é escopo e para o que ele serve, você tem que entender que é preciso se antecipar aos desafios e às necessidades de execução.

Um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, só pode ser plenamente avaliado e definido se houver um entendimento das etapas, das ferramentas e das dificuldades, certo?

Então, é preciso aplicar as características técnicas sobre a execução para acertar no planejamento. Se você não for um especialista da área, basta contar com o apoio de stakeholders ou mesmo com integrantes do time para ter uma definição orientada sobre o que deve ser realizado.

Quando fazer mudanças no escopo e como lidar com elas?

Ao elaborar um planejamento desse tipo para o projeto, a intenção é que ele abranja todas as questões relevantes e até se antecipe ao problema. Então, o interesse é que não seja necessário fazer alterações.

No entanto, mudanças podem ser necessárias em algumas situações. Diante de imprevistos não contemplados ou que não possam ser absorvidos, por exemplo, é essencial realizar a alteração. Além disso, é algo que pode partir dos próprios stakeholders, em busca do produto esperado.

No geral, o ideal é propor as mudanças e fazer com que elas passem pela aprovação das partes interessadas — inclusive, do time. Com o sinal verde, é possível atuar para que as transformações sejam implementadas, corrigindo o curso de execução.

Saber o que é escopo do projeto cria as bases necessárias para elaborar esse planejamento. No entanto, também é preciso conhecer quais técnicas usar, as etapas necessárias e, é claro, os erros a evitar. Assim, a elaboração será muito mais eficiente e ajudará na conquista do desempenho desejado.

Como definir o escopo dos seus projetos?

A definição do escopo de projetos, como apontamos, é algo muito importante para o sucesso das suas estratégias diárias. Portanto, a melhor forma de definir o escopo das suas iniciativas é conhecendo as principais práticas utilizadas pelo mercado com esse fim. Confira a seguir os passos básicos para ter um escopo bem delimitado em seus projetos.

Faça a coleta das necessidades das partes envolvidas

Esse primeiro passo é crucial para o planejamento de qualquer projeto e traz benefícios que vão além dos que afetam exclusivamente a parte da definição de escopo. Conhecer as demandas de todas as partes envolvidas no projeto facilita a orientação de ações, a criação dos objetivos gerais e a priorização de atividades. Ao mesmo tempo, deixa os prazos mais robustos e alinhados com o perfil do time disponível.

No caso do escopo, saber as necessidades das partes envolvidas amplia a habilidade da empresa negociar e delimitar o escopo sem deixar de fora o que for prioritário. Assim, tudo o que for executado representará a realidade das demandas dos times e, com isso, o nível de satisfação será sempre o maior possível.

Crie uma descrição detalhada do projeto e do produto ou solução

Uma vez que o escopo tenha sido delimitado considerando as demandas de cada stakeholder, é a hora de montar o projeto e o produto que deverá ser entregue ao final de todas as etapas.

Nesse caso, é importante que a empresa busque o máximo de detalhes e clareza ao delimitar todos os requisitos do projeto. Isso evitará surpresas negativas, como erros na entrega de prazos ou atrasos causados por falhas na delimitação de tarefas.

A descrição do projeto deve considerar tudo o que está dentro do escopo. É importante que o time saiba o que é prioritário e o que é secundário, assim como as responsabilidades de todos os envolvidos. Isso facilitará o dia a dia de todos, que poderão definir as suas atividades com qualidade e segurança de que o que é prioridade sempre será entregue.

Realize a subdivisão dos produtos e do trabalho em componentes mais gerenciáveis

A gestão de um projeto nunca é algo simples. Times com habilidades e perfis diferentes precisam ser alinhados continuamente para evitar atrasos e erros. Além disso, cada um deve ter uma visão clara sobre as suas tarefas, mitigando riscos de conflitos.

Se o conflito é bem definido, estes riscos se tornam menores. No entanto, para garantir que ninguém saia do seu escopo, ter uma subdivisão de produtos e tarefas bem-feitas é crucial. Ela auxilia os times a entenderem melhor o que deve ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito.

Em outras palavras, organizar a estrutura do projeto adequadamente ajuda os profissionais a entenderem a melhor maneira de executar o seu trabalho. Desse modo, os times terão mais agilidade nas entregas e dificilmente desperdiçarão recursos. Afinal de contas, eles sempre estarão focados no que é prioritário para cada etapa dar certo.

Formalize a aceitação dos produtos ou soluções do projeto

Garantir que todos estão devidamente alinhados é um processo simples, mas que sempre tem um bom impacto no sucesso de um projeto.

Quando esse cenário ocorre, a empresa tem menos erros, atrasos e conflitos em cada etapa. Além disso, consegue manter todos com um direcionamento adequado e com uma visão completa sobre os objetivos das etapas e as suas responsabilidades.

Para garantir que as equipes estão alinhadas adequadamente, um caminho simples é formalizar a aceitação de produtos e metas de todo o projeto. Cada detalhe deve ser conferido com os líderes para que o Project Manager consiga validar os pontos do projeto adequadamente.

Assim, conforme o projeto evoluir, o gestor poderá focar em rotinas críticas com a certeza de que o resto está funcionando adequadamente.

Monitore o escopo

O monitoramento das equipes é um processo constante e que deve ser executado para vários objetivos. Quando falamos de riscos, por exemplo, essa atividade evita que eles se tornem realidade e que a empresa reaja com atraso.

Já no caso do escopo, monitorar times tem um papel estratégico para a empresa: a partir dessa rotina, eventuais atividades que fogem do escopo serão detectadas e corrigidas rapidamente.

Em outras palavras, o gestor precisa se manter atento aos processos de todas as equipes para reduzir as chances de o escopo ser quebrado a qualquer momento. Esse trabalho precisa ser proativo e contínuo. Se bem-feito, os profissionais envolvidos com o projeto manterão um bom foco até o seu fim e, assim, deixarão de gastar os seus recursos com atividades não estratégicas.

Mantenha uma rotina de gerenciamento das alterações na sua linha de base

Um projeto pode sempre mudar ao longo da sua execução. Em geral, aliás, é isso o que acontece: a empresa encontra imprevistos ao longo das etapas e, diante disso, precisa fazer ajustes nas suas metas e prioridades.

Manter uma rotina de gestão dessas modificações é um passo importante quando falamos de gerenciamento de escopo de projetos. Isso garante que todos estarão alinhados sobre qual é o escopo do projeto e quais limitações devem ser feitas independentemente das mudanças que forem aplicadas. Assim, as chances do resultado ficar dentro do esperado serão muito maiores.

Como a Project Builder pode ajudar nesse processo?

Para que projetos consigam dar certo, ter um time de especialistas ao seu lado é sempre muito importante. O time precisa estar preparado para trabalhar com base nas melhores práticas do mercado. Nesse contexto, uma empresa capaz de orientar e entregar as melhores ferramentas do mercado é algo estratégico.

A Project Builder pode ser essa parceira. Nossa equipe está preparada para orientar times na implementação de melhores práticas de trabalho, sempre pautadas por boas metodologias e a integração da tecnologia de ponta no seu dia a dia. Assim, com o apoio de bons sistemas de gestão de projetos, o negócio poderá direcionar as suas atividades para que elas consigam se manter dentro do escopo sem grandes dificuldades.

O escopo do projeto é algo fundamental para o sucesso de todas das etapas. Quando ele é bem definido, erros e desperdícios deixam de ser uma realidade. Ao mesmo tempo, o time entregará um resultado de muito mais qualidade.

Portanto, não deixe de trabalhar para implementar sempre boas práticas de gerenciamento de escopo. Elas garantirão que o seu projeto terá o sucesso esperado com baixo esforço e a maior satisfação possível dos stakeholders.

Acha que esse conteúdo pode ser útil para outros gestores e interessados? Compartilhe o post nas suas redes sociais e debata com os seus contatos.

A história de Carlos Henrique da Silva com o Project Builder começou há mais de 15 anos, quando ele fazia um curso de gestão de projetos e foi apresentado à ferramenta. Hoje, ele conta com a solução todos dias no seu trabalho como assessor-chefe do escritório de Gerenciamento de Projetos na Iplanrio, da Prefeitura do Rio de Janeiro.

Entre 40 e 45 projetos são concluídos no seu escritório com o suporte do Project Builder a cada ano. Atualmente, são cerca de 50 projetos em andamento. A Iplanrio lida com pelo menos 800 sistemas na prefeitura carioca, em mais de 40 mil computadores e perto de 2 mil unidades administrativas ligadas na rede.

Com tanto trabalho, foi preciso encontrar a ferramenta ideal, que cumprisse com todos os requerimentos de custo, acessibilidade, versatilidade e funcionalidades exigidos pela prefeitura. O Project Builder se encaixou como uma luva para Carlos. Conheça mais sobre essa história!

O que faz a Iplanrio?

A Iplanrio é responsável por todas as responsabilidades de tecnologia de informação e comunicação da Prefeitura do Rio de Janeiro, incluindo os cerca de 800 sistemas utilizados por ela. “É uma infraestrutura muito grande, pois toda a parte de tecnologia de informação da prefeitura passa pela Iplanrio”, explica Carlos.

Se um dos quase 40 órgãos envolvidos precisa de uma solução que envolve tecnologia, eles buscam consultoria da Iplanrio, que tem quatro diretorias:

• sistemas;
• operações;
• administrativa e financeira;
• planejamento e novos negócios.

Ela define os padrões tecnológicos na parte de TI e, dependendo do que será feito, orienta a contratação de serviços externos ou executa com sua própria equipe.

Quando surgiu a necessidade de um software de gestão de projetos?

O escritório de projetos corporativos existe na Iplanrio desde 2006, mas a experiência de Carlos com o Project Builder começou antes disso. Ele conheceu a ferramenta em um curso, em 2003, e no ano seguinte pôde colocar o conhecimento em prática como gerente de informática da Procuradoria Geral da prefeitura.

“Na época, criei um escritório de gerenciamento de projetos e fiz uma licitação de ferramenta, treinamento e consultoria. A Project Builder venceu o processo e passei a utilizar desde então”, relembra Carlos.

Em 2006, o profissional foi chamado para o cargo de diretor de Pesquisa e Desenvolvimento da Iplanrio. Ele implementou o escritório de projetos tecnológicos da empresa e fez uma nova licitação, pois identificou que, assim como na Procuradoria Geral, era preciso um software para gerenciar os projetos.

Mais uma vez, o Project Builder foi o vencedor. “Desde então, a ferramenta começou a ser utilizada para o escritório com visão corporativa. Todos os projetos da empresa são gerenciados pelo sistema”, conta ele.

Como o Project Builder é utilizado na gestão de projetos da Iplanrio?

O time de Carlos criou uma metodologia de gerenciamento de projetos na Iplanrio inspirada nas boas as práticas do PMI — Project Management Institute. Mas, mesmo com um método um pouco diferente do convencional, a equipe percebeu que o Project Builder se encaixa perfeitamente nas necessidades do órgão.

“Uma das coisas que a ferramenta ajuda é dar uma visão de todos os projetos que a empresa tem”, destaca Carlos. Essa visibilidade permite que, mesmo com um time enxuto, o escritório consiga dar suporte para todo o volume de projetos da Iplanrio.

“A minha equipe tem cinco pessoas que dão conta do gerenciamento de projetos. O gerenciamento é feito pelas as áreas administrativas, mas temos reuniões periódicas para verificar onde estão os problemas associados aos projetos”, detalha.

Como o software ajuda na visão estratégica da Iplanrio?

A principal vantagem do Project Builder, segundo Carlos, foi a possibilidade de ter uma visão clara do portfólio de projetos. Com isso, consegue-se detectar os problemas rapidamente e reportar à diretoria para apoiar a tomada de decisão.

“Cada diretor tinha a visão do seu projeto, mas não era transparente a todos. O primeiro grande benefício é a visão holística, global e corporativa de todos os projetos da organização e parte do gerenciamento de portfólio”, pontua ele.

Outro benefício que se destaca no Project Builder é a capacidade de customização. É possível criar colunas e campos personalizados para atender às necessidades imediatas e específicas, como alguma contratação externa ou a categorização do projeto.

Carlos também destaca a possibilidade de utilização de métricas de pontos e função para criar indicadores na ferramenta, que permitem saber se o projeto está cancelado ou suspenso e qual o motivo. “Também é possível criar campos e extrair métricas associadas ao projeto, como a categoria do motivo do atraso. Sabendo o tipo de problema, facilita bastante para a diretoria agir de forma rápida”, considera.

Com os registros do Project Builder, a visibilidade e a transparência das tarefas fica muito clara. “Toda semana, o líder do projeto tem que informar um registro na versão dele de como está o andamento do projeto e criar uma avaliação. Atualizamos isso com ícones no dashboard para fazer o monitoramento e o controle, que melhoraram com as informações do Project Builder”, avalia Carlos.

Como é a relação entre a Iplanrio e o Project Builder?

A satisfação de Carlos e da Iplanrio com o Project Builder é alta. A ferramenta é elogiada por possibilitar o trabalho remoto e, com isso, reduzir custos. “Trabalhando de casa, o profissional pode saber como está o projeto e fazer notificações”, aponta ele.

Além disso, sempre que foi necessário, o time de suporte do Project Builder se fez presente e atendeu às solicitações da Iplanrio. Quando foi preciso implementar funcionalidades de Business Intelligence customizadas, por exemplo, o módulo foi desenvolvido especialmente para atender às necessidades da Iplanrio.

O sucesso do Project Builder na Iplanrio chama a atenção. “Há vários órgãos públicos e privados que vieram assistir à implantação e conhecer a metodologia da ferramenta”, ressalta Carlos.

Com mais de 15 anos utilizando o Project Builder, o profissional não pensa em trocá-la por nada. O sucesso e os bons resultados, aliados ao suporte presente da empresa, garantem a satisfação e o cumprimento das demandas da Iplanrio.

Agora que você já conhece mais sobre como o Project Builder é utilizado na prática na gestão de projetos, que tal aproveitar para começar a utilizar agora? Esperamos o seu contato!

Atualmente, com o intuito de tornar os processos mais simples e dinâmicos, muito se discute sobre a implantação de métodos ágeis em ambientes corporativos. Contudo, antes que os trabalhos possam ser implementados, é essencial refletir sobre alguns desafios que, com certeza, serão enfrentados ao longo desse processo.

Os métodos tradicionais se concentram em seguir o plano inicial, elaborar uma documentação minuciosa, valorizar, sobretudo, as ferramentas e processos, bem como a etapa de negociação de contratos. Em contrapartida, os métodos ágeis prezam pela adaptação rápida às mudanças, interface constante com o cliente, além de valorizar os indivíduos e suas interações.

Diante desse contexto, pode-se afirmar que os métodos ágeis enfrentam diferentes barreiras para conquistar ambientes tradicionais. Enfim, provavelmente esse seja o maior desafio: a mudança cultural!

O paradoxo do trabalho supervisionado

Ao longo de nossa existência, fomos orientados a manter o controle sobre absolutamente tudo. Pois esta é a maneira de garantir que as coisas funcionem: são necessários os papéis de controlador e controlado, chefe e empregado. É por essa razão que se propaga a crença de que as pessoas precisam de um mestre para monitorar de perto as atividades, sem acreditar, de forma alguma, que elas seriam realizadas de modo satisfatório sem tal supervisão.

Logo, a principal grande dificuldade para implementação das metodologias ágeis é a resistência natural das pessoas às mudanças!

A forma de implementar a metodologia

Após isso, vale discutir o modo como as mudanças são colocadas em prática. Mudança efetuada de maneira imposta nada mais é que uma postura de “chefe e empregado”. Quando existe alguém responsável por pensar em todos os detalhes, oferecendo a solução pronta, a relação de dependência somente aumenta, pois os liderados não se sentem confortáveis para fazer as atividades com autonomia: experimentar, cometer erros, aprender com esses erros e se aprimorar de modo contínuo.

Existe também uma espécie de tendência a buscar a metodologia perfeita, como se houvesse uma única forma, uma estrutura milagrosa, superior a todas as outras.

Caso você seja um daqueles que acredita existir apenas uma única resposta para toda questão, você precisa trabalhar melhor essa “verdade”. Cada indivíduo interage em um espaço complexo único, dotado de um conjunto de pontos positivos e negativos, os quais requerem análise e adaptabilidade. Isto é, não existe verdade absoluta, mas sim adaptação.

Quanto maior for o ambiente, mais complicada é a adaptação. Por isso, é justo ressaltar que não adianta se dirigir ao cliente externo e dizer que ele se chama “product owner”, que precisará redigir certas coisas que se chamam de “user stories” e que ele terá que dedicar mais tempo interagindo com o projeto. Afinal, a pessoa do outro lado lida com diretrizes da sua própria cultura.

Aculturação Organizacional

É importante deixar claro que a mudança da cultura organizacional é fator chave para que a adoção das metodologias ágeis tenha sucesso. Não faz sentido conceituar os recursos do seu projeto como “time ágil”, se os mesmos são microgerenciados. O mesmo vale para dizer que seus times são “empoderados”, se eles mal podem experimentar por conta própria ou errar um mínimo aceitável.

Metodologias ágeis estão em voga, sendo o que há de mais novo em gerenciamento. Mas não é por isso que deve ser implementada, de imediato, no maior projeto da corporação, aquele para o qual todos os olhares estão voltados. Tenha em mente que você está experimentando, logo, talvez seja mais apropriado assim o fazer em algo não tão grande assim. O tamanho ou mesmo a dificuldade do projeto piloto deve ser tratada com cuidado.

Formação da equipe ágil

A definição do time também deve ser levada muito a sério. Equipes multidisciplinares não são tão simples de montar, mas quanto mais próximo do ideal for conquistado, maiores serão as chances de sucesso do projeto. Vale lembrar que, quanto maior for o engajamento do time, quanto mais ele for autossuficiente, melhor.

Finalmente, não se deve cobrar ou fornecer prazos e expectativas irreais, tanto para o time, como para o cliente. É possível que o projeto não termine em menos tempo; pode ser que custe mais do que o previsto; coisas podem dar errado. Logo, lembre-se de experimentar, inspecionar e melhorar continuamente.

Autoconhecimento organizacional

É essencial que se conheça bem o ambiente que sofrerá as mudanças e saber com clareza quais são as intenções dessa transformação cultural. A mudança exige não só aprender, como também desaprender valores, premissas e posturas antigas de trabalho, antes que se possa agregar novos comportamentos. Os elementos primordiais dessa mudança cultural são: apoio da alta gestão e treinamento.

A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura do líder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

Interação entre setores

Uma boa interface entre todos os departamentos da empresa é essencial, mas também outra tarefa complicada. Por isso, a mudança cultural respaldada pela alta gestão é tão importante.

Desenvolver uma boa comunicação e atitudes comuns que sejam bem aceitas e compreendidas por todos, simplifica as interações entre indivíduos de naturezas distintas. Isso contribui para a criação de um clima de harmonia e apoio mútuo, fortalecendo ações em prol de um mesmo objetivo definido no planejamento estratégico da empresa.

Interação com os clientes

Conforme já foi citado, os clientes externos devem interagir ativamente no processo de desenvolvimento de produtos, serviços ou resultados, mantendo comunicação constante. E da mesma forma como no relacionamento com os times internos, as interfaces devem ser de apoio e cooperação no sentido de oferecer os resultados desejados. Evitar a todo custo conflitos e procurar soluções em conjunto são aspectos importantes dessa relação.

Por fim, é bom que seja dito que essas são as principais – mas não as únicas – dificuldades que os métodos ágeis enfrentam ao longo de sua implementação. Dessa forma, os que desejam aplicar esses métodos em seu ambiente de trabalho devem estar preparados para os diferentes contextos conflituosos que surgirão durante essa transição, buscando ser persistente e determinado.

O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.

A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis. Tudo começa pela construção de um escopo bem-traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.

Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que essa ferramenta é mais simples do que parece e verá um exemplo de cronograma. Veja o que é cronograma de projeto e sua importância. Confira!

O que é cronograma de projeto?

Apesar de ser um nome muito comum no ambiente corporativo, é importante definir o que é cronograma. Trata-se de um documento que apresenta todas as atividades relacionadas a um projeto específico, marcando as datas de começo e finalização, a relação de dependência entre as atividades e especificando todos os recursos que deverão ser usados para alcançar os objetivos.

Quando dividimos um projeto em uma linha de tempo, isso contribui para dar uma visão geral de tudo que será preciso para concretizá-lo em relação aos recursos (gastos e profissionais) e assim definir em qual período cada entregável será concluído. Um gestor de projetos precisa saber como montar um cronograma eficiente.

Qual é seu papel no gerenciamento de projetos?

Sabendo o que é cronograma, é importante falar sobre suas funções. A principal função de um cronograma de projeto é garantir que todas as tarefas sejam executadas dentro de um prazo de interesse. O objetivo macro é fazer com que a finalização do projeto aconteça antes ou, no máximo, até a data acordada com o cliente — seja ele interno ou externo.

Portanto, seu principal interesse é garantir o cumprimento de questões relacionadas à entrega, sem se esquecer das demandas quanto à execução ou da qualidade mínima esperada, por exemplo.

Ele também serve para evitar atrasos ou demoras desnecessárias, o que causaria o desperdício de recursos humanos, financeiros e técnicos. Portanto, ele serve como uma orientação do que deve ser feito, quando deve ser realizado e até quando pode ser executado.

Ele costuma ser definido pelo próprio gestor, em parceria com stakeholders ou com os responsáveis pelas diversas tarefas. Além disso, pode ou não passar pela aprovação do cliente — que, normalmente, fica responsável apenas por estipular a data máxima de entrega.

Quais são os tipos de cronograma?

Para elaborar corretamente esse planejamento quanto aos prazos, é essencial entender que não existe apenas um tipo de cronograma. Um dos mais famosos é o Diagrama de Gantt, que ajuda a ver a interdependência de tarefas, ao mesmo tempo em que mostra a ordem na qual devem ser executadas.

O cronograma físico-financeiro ajuda a comparar a entrega de tarefas aos custos já realizados. Com isso, é possível saber se o orçamento está adequado e até se potenciais atrasos têm causado algum tipo de custos extras, por exemplo.

O cronograma na forma de linha do tempo pode ser útil quando diversas tarefas devem ser executadas em momentos diferentes, sem tanta integração ou interdependência. Já o cronograma de milestones ajuda a dividir objetivos maiores em entregas menores, o que aumenta o controle.

Há muitas versões e um exemplo de cronograma para cada tipo. Portanto, o ideal é avaliar bem as principais possibilidades para encontrar o modelo que faz mais sentido para as suas demandas.

Por que elaborar um cronograma?

O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto. Com isso, possibilita que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.

Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não prejudicar os prazos e para manter as entregas conforme os planos iniciais.

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.

A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para seu projeto.

Estima o tempo de cada atividade

O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um bom exemplo de cronograma de atividades e uma boa estrutura, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.

Aumenta a eficiência geral

Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.

Acompanha o progresso do projeto

O que é cronograma de projeto senão uma forma de acompanhar a execução do projeto em todos os detalhes?

O cronograma permite ao gestor uma visualização geral de todo o conjunto de atividades e de suas relações de interdependência, bem como de quais são os recursos que estão sendo aplicados ou quando serão utilizados, o que contribui para otimizar o uso dos recursos da empresa.

Uma boa estruturação do cronograma facilita a identificação de falhas, se há algo que não esteja compatível com a linha de base. Essas incongruências devem ser corrigidas logo para evitar que os gastos aumentem e, consequentemente, o projeto se torne mais caro — o que não é bom nem para a empresa, nem para o cliente.

Evita atrasos nas entregas

As entregas marcam o encerramento de cada etapa do ciclo de vida do projeto. O cronograma contribui no monitoramento do projeto e antecipa possíveis desvios.

Também permite que ações de correção sejam adotadas e assegurem que as entregas serão efetivamente realizadas no prazo acordado, o que deixa o cliente bem satisfeito.

Atualiza os stakeholders do projeto

O cronograma permite a visualização simples de todos os envolvidos (stakeholders) a respeito do andamento do projeto.

O cronograma garante que todas as pessoas acessarão as informações com rapidez e de forma sintetizada, o que deixa a comunicação mais eficiente.

Como montar seu cronograma de projeto?

Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.

Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, com um exemplo de cronograma. Veja!

Defina o escopo do projeto

Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.

Um escopo bem-definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como na identificação de cada marco intermediário.

Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.

Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.

Construa sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Comece a desenvolver seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.

A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas.

Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.

A definição de prioridades e o sequenciamento das tarefas contribuem para diminuir os erros e os retrabalhos, grandes obstáculos ao cumprimento do cronograma.

Com o devido cuidado de analisar o cronograma, é possível evitar falhas e a perda de tempo em corrigi-las.

Separe os milestones do cronograma de atividades

Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.

Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.

Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.

Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.

Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa dos esforços empregados e produtos gerados.

Otimize o tempo de duração das atividades

Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.

A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.

Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.

Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e, na segunda, sobre o final da etapa.

Conheça algumas técnicas para estimar a duração das atividades. Para escolher uma ou mais técnicas de estimativa de duração, é preciso analisar o tipo de projeto, a metodologia especificada no plano de gestão do cronograma e o tempo disponível para fazer a estimativa da duração das tarefas.

Estimativa análoga

Nesse caso, são usados dados históricos de outro projeto, parecido com o que será executado. Esses dados funcionam como parâmetros para estimar qual será a duração de cada tarefa. Apesar de ser mais rápida que as demais técnicas, ela também é mais imprecisa.

Estimativa paramétrica

O que é um cronograma com estimativa paramétrica? São criadas regras para calcular o tempo das tarefas, tendo como base alguns dados históricos.

Como exemplo, considere que você deve fazer o cálculo do tempo requerido para a pintura de um imóvel com 150 metros quadrados de paredes. Ao analisar os dados, descobre-se que um pintor leva 12 minutos para pintar 1 metro quadrado (0,2 h).

Então, para terminar a pintura desse imóvel, serão necessárias 30 horas no mínimo, ou 3 dias e 6 horas (arredondando 4 dias), considerando uma jornada diária de trabalho de 8 horas.

Embora seja uma técnica mais demorada, vale a pena porque oferece mais precisão nos resultados.

Estimativa de três pontos

Essa técnica estima a duração das tarefas, levando em conta três cenários:

• otimista;
• realista;
• pessimista.

Ainda considerando o exemplo anterior, em um cenário realista, o pintor consumiria 30 horas para efetivar a pintura do imóvel. Em um cenário otimista, ele levaria 26 horas. E, em um cenário pessimista, consumiria 37 horas.

Para o cálculo da estimativa, somam-se os valores relativos aos três cenários e divide-se por três:

• estimativa de três pontos = cenário realista + cenário pessimista + cenário otimista;
• estimativa de três pontos = 30 + 37 + 26 / 3;
• estimativa de três pontos = 31 horas, ou 3 dias e 7 horas (4 dias na prática).

Essa técnica é considerada um refinamento das outras técnicas de estimativa.

Estimativa bottom-up (detalhada)

Trata-se de dividir uma atividade em atividades menores. A soma de duração das tarefas divididas corresponde ao período total daquela atividade.

Construa seu cronograma

Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.

O gráfico tem o papel de trazer uma representação visual de todas as tarefas, divididas em slots que podem ser simultâneos ou não. Assim, fica mais fácil saber em qual estágio o processo está e o que ainda deve ser realizado.

Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para o monitoramento da evolução do seu projeto.

Como identificar os recursos necessários?

Para entender tudo o que é essencial para cumprir o planejamento, o ideal é fazer uma descrição completa de tarefas e resultados que devem ser obtidos.

A intenção é saber quais são os itens que devem ser usados e quais são os impactos principais dos recursos nos resultados desejados.

Isso interfere diretamente no exemplo de cronograma porque, em alguns casos, pode ser necessário contar com a disponibilidade de algum recurso. Se for preciso ter matérias-primas, por exemplo, devem-se considerar os prazos de entrega. Se for um recurso limitado, usado parcialmente de cada vez, a atuação simultânea não é possível.

Além disso, é preciso que se defina previamente os recursos, oriente melhor os colaboradores e ajude na criação de um fluxo de trabalho. Como consequência, a atuação ganha qualidade e fica mais fácil atender a todas as demandas, dentro do tempo desejado.

Como prever a duração das atividades?

Só é possível elaborar um cronograma consistente se houver o tempo necessário para executar todas as tarefas. Então, um dos pontos mais importantes consiste em determinar a duração das atividades.

Primeiramente, é preciso considerar a complexidade de cada tarefa. Quanto menor for cada passo, mais rápido ele tende a ser concluído. No entanto, algumas questões-chave levam mais tempo.

Considere o desenvolvimento de um software. Atividades de construção de código e testes de implementação demorarão mais tempo que etapas de finalização, por exemplo. Então, é preciso conhecer o escopo do projeto para entender os pontos com maiores concentrações de tempo.

Além disso, é interessante utilizar projetos anteriores ou semelhantes como base. Considere se os recursos foram semelhantes para definir, de fato, qual deve ser o tempo necessário.

Com um exemplo de cronograma em mãos, também é importante questionar diretamente o time envolvido. Afinal, não há ninguém melhor para prever o tempo de conclusão que os responsáveis pelas tarefas em questão.

No final, é possível incorporar as estimativas dos colaboradores, os resultados consolidados previamente e os interesses em termos de prazo para ter uma ideia do tempo.

Só não se esqueça de ter um fator de segurança para compreender pequenos atrasos e de avaliar o tempo entre tarefas. Assim, nenhum período fica de fora.

Quais são as ferramentas mais indicadas?

Na hora de elaborar o plano de execução e prazos para seu projeto, é interessante usar um exemplo de cronograma como base — e, inclusive, essa é uma das ferramentas para considerar.

Com esse elemento já pronto, é possível saber o que se repete para o projeto e, principalmente, o que deve ser adaptado. Acima de tudo, é uma maneira de entender quais são as demandas de resultados e de tempo, sem se esquecer de nenhum ponto relevante.

Para a elaboração em si, o mais indicado é utilizar um software de gestão de projetos que conte com essa funcionalidade. Um dos motivos tem a ver com a centralização de informações. Também podemos citar a automação de tarefas e o ganho geral de qualidade e eficiência nessa elaboração.

Acima de tudo, é indispensável contar com esse software para diminuir os riscos de erros e garantir uma adaptação fácil de prazos e outros planos. Assim, seu uso se torna muito mais conveniente.

Por que a atualização é fundamental?

Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).

Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.

Então, tão importante quanto usar um exemplo de cronograma e montar seu é garantir que ele reflita, adequadamente, o andamento do projeto.

Quando atualizar seu exemplo de cronograma?

Já que é tão relevante manter o cronograma atualizado, também é essencial saber quando fazer as mudanças. Para evitar o microgerenciamento, saiba que atrasos pequenos podem ser compensados em outras etapas.

No entanto, o atraso em uma atividade-chave, da qual dependem outros resultados, pode exigir uma atualização no cronograma. Novas demandas, mudanças de planos e imprevistos também exigem a atualização.

No mais, basta acompanhar o cronograma e os resultados, comparando o planejado com o realizado. Com base nessa avaliação, será possível saber se é necessário interferir e mudar.

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto e isso custa caro, inclusive em relação ao tempo de entrega. Conhecê-los, portanto, é essencial para saber como desviar dessas falhas e alcançar resultados melhores.

Portanto, descubra quais são as falhas mais recorrentes e com maior impacto e saiba o que elas podem causar.

Ignorar a sequência das atividades

O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.

Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.

Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.

Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.

Comunicar-se de forma ineficaz

Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para a entrega dos resultados com base no exemplo de cronograma.

É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber dar atenção à equipe, às suas sugestões e às suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, maiores são as probabilidades de que ele seja bem-sucedido.

Alterar o escopo original do projeto

O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.

Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto.

Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.

Definir prazos muito curtos

Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas.

Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.

O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros.

Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos ou uma imagem ruim.

Não especificar os recursos usados

Em muitos projetos, o exemplo de cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem-discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.

Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir.

Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por cada atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.

Definir prazos muito longos

Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos.

Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.

De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.

Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega.

Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem-definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.

Ignorar os riscos

Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um exemplo de cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.

Esses dados devem ser registrados como plano adicional: plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa.

É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos. Considere que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto, por exemplo.

O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.

Como usar o cronograma de forma simples?

Para finalizar, vamos dar algumas dicas de como usar o cronograma de tarefas de forma simples durante a execução do projeto:

• não deixe de atualizar o andamento do cronograma, pois se ele estiver desatualizado, não será útil;
• com o cronograma atualizado, dedique tempo para analisar a tendência do progresso e determine ações para contornar os eventuais desvios e falhas;
• configure o calendário, colocando folgas, férias e feriados;
• fique atento ao definir a sequência de tarefas, pois dependências erradas podem criar uma lacuna no projeto e até atrasar a entrega dos resultados;
• evite manter atividades que ultrapassem as 40 horas, pois as atividades executadas entre 8 e 40 horas tornam mais fácil a gestão e a tomada de decisão;
• faça uso de um software para a indicação das horas e para o controle do tempo dispendido nas tarefas do cronograma.

Em relação ao planejamento de tempo, mesmo com um exemplo de cronograma, se não houver um controle, também não será possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.

Agora você já sabe o que é cronograma de projeto e como montá-lo, seus benefícios para a empresa, a necessidade de sua atualização, quais são os tipos de cronograma e os principais erros cometidos em sua gestão. É importante considerar tudo o que foi falado no texto para fazer um cronograma o mais próximo possível do ideal. Todos ficarão satisfeitos com o trabalho e os resultados, inclusive o cliente.

O que achou de nosso conteúdo? Extenso, mas bem explicativo, concorda? Talvez muitos gestores estejam precisando de algumas dicas e orientações para gerenciar com mais eficiência os cronogramas de seus projetos. Aproveite e compartilhe este post nas suas redes sociais, com seus amigos e colegas que atuam na mesma área!