A Econtech, empresa dedicada à consultoria organizacional e à auditoria de processos, precisava melhorar o fluxo e a velocidade de suas operações. Para isso, a decisão foi certeira e bastante oportuna: implantar um software de gestão de projetos. Foi quando a Project Builder (PB), referência no Brasil nesse tipo de tecnologia, entrou em cena e otimizou os processos da Econtech.

Neste texto, você vai conhecer um pouco mais a respeito dessa parceria de sucesso. É, sem dúvida, uma valiosa oportunidade para visualizar os resultados práticos de uma operação alinhada e altamente sinérgica, em que os parceiros certos podem alavancar o crescimento mútuo.

Acompanhe, a seguir, a história da Econtech. Saiba como e por que a empresa foi capaz de potencializar seus processos ao implantar as funcionalidades que a Project Builder oferece.

Qual é o mercado de atuação da Econtech?

A Econtech, que tem sede em Recife, utiliza ferramentas e tecnologias de ponta para maximizar os resultados de seus clientes. Oferecendo serviços de consultoria organizacional e de auditoria de processos, a empresa provê soluções integradas e inovadoras para promover o desenvolvimento de seus parceiros.

A competência na execução dos projetos não tardou a incrementar a demanda de empresas interessadas nos serviços. O crescimento operacional, por sua vez, levou à necessidade de melhorar o controle de dados e alavancar a transparência dos processos, diminuindo retrabalhos e otimizando performances.

Como a Econtech identificou a necessidade de um software de gestão de projetos?

A identificação da necessidade de implantar um software de gestão de projetos foi bastante natural. As particularidades da Econtech — bem como seu compromisso de oferecer sempre o melhor serviço a seus clientes — exigiam um produto robusto e confiável. Era o momento de buscar um fornecedor que atendesse às demandas do negócio.

Lucineia Pedrosa, diretora de projetos da Econtech, conta que, uma vez levantada a necessidade de implantar um sistema para controlar os processos internos, foi iniciada minuciosa etapa de avaliação de possibilidades

Após buscas on-line, que culminaram na seleção de alguns bons candidatos, um período de testes foi monitorado na Econtech. Dentre os critérios de comparação, constavam:

• eficácia e  velocidade no suporte técnico;
• aderência tecnológica;
• robustez de funcionalidades;
• fácil usabilidade.

Uma vez analisadas, as soluções foram elencadas e contrapostas, a fim de efetivar a decisão final. “A Project Builder foi a melhor opção”, afirma Lucineia. Começava, então, a parceria de sucesso entre Econtech e Project Builder.

Quais eram os desafios antes da implantação da Project Builder?

Antes da implantação da Project Builder, a Econtech enfrentava problemas na administração cotidiana de suas rotinas e de seus projetos. Era preciso otimizar os fluxos de rotina e eliminar o retrabalho, tornando as atividades mais ágeis e produtivas.

“Havia dificuldade no acompanhamento diário. Era complicado dar um posicionamento sobre o projeto ao cliente, por exemplo, já que perdíamos muito tempo para compilar as informações necessárias e, muitas vezes, elas ainda estavam incompletas”, pondera Lucineia.

A ausência de um software que centralizasse os dados e os tornasse acessíveis sobrecarregava a equipe da Econtech e, em alguns casos, podia até mesmo incomodar o cliente — que desejava ter acesso ao status de seu projeto em andamento. O monitoramento em tempo real era totalmente inviável.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com a escolha do sistema da Project Builder, muita coisa mudou. Os principais aspectos otimizados no dia a dia da Econtech dizem respeito ao planejamento geral do projeto, ao registro de todas as atividades realizadas e, claro, à capacidade de fornecer ao cliente as informações atualizadas sobre os avanços e as eventuais pendências de seu projeto.

Agora é possível construir e verificar o cronograma detalhado de atividades, fornecendo updates automáticos ao cliente. Na prática, a Project Builder contribuiu para agregar valor aos serviços prestados, alavancar o desempenho da equipe e conferir mais transparência às rotinas de trabalho.

Dessa forma, a Econtech elimina o retrabalho e potencializa a satisfação de sua carteira, reforçando seus valores de excelência. A empresa amplia sua capacidade de crescimento sustentável e tem mais segurança para alçar voos ainda mais altos!

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

Para Lucineia, a Project Builder “é a ferramenta que atende ao que propõe”, refletindo a satisfação de uma relação próspera. Ela sinaliza, ainda, que o sistema da PB é utilizado, na Econtech, em duas frentes bastante importantes e estratégicas para a empresa: como ferramenta de controle de tarefas internas e como recurso de interação com a base de clientes.

Diante disso, não seria equivocado dizer que a Project Builder desponta como a solução ideal para maximizar o desempenho de empresas e de seus respectivos clientes. Trata-se, enfim, de um ciclo altamente virtuoso, responsável por elevar ao máximo os resultados de um grupo comprometido de negócios e gestores.

O software de gestão de projetos da Project Builder oferece tecnologia de ponta capaz de atender às demandas e de superar as expectativas. Para além das funcionalidades do sistema, a qualidade do serviço — da pós-venda ao suporte técnico — também deve ser considerada e priorizada. Afinal, quanto mais confiável a parceria, mais efetivos serão os retornos por ela gerados.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Lucineia é categórica ao afirmar que a decisão foi absolutamente a melhor possível e que os resultados positivos, ainda que imediatos, são duradouros e continuam a motivar o crescimento da Econtech.

De acordo com a diretora, há uma imensa satisfação em contar com a Project Builder. “A empresa está sempre buscando se atualizar, tem um suporte preciso e, independentemente do investimento do cliente, está sempre pronta a atender às demandas que levantamos.”

A confiança, bem como o relacionamento saudável entre fornecedor e cliente, é essencial para garantir uma parceria duradoura e lucrativa, capaz de fortalecer o crescimento de ambas.

Do mesmo modo, a constante busca da inovação, que fica evidente na adequação tecnológica e na disponibilização de novas funcionalidades no sistema, deve ser um atributo valorizado no momento de optar por uma empresa de software. Assegure-se de contar com uma organização antenada, capaz de acompanhar (e de endossar) o desenvolvimento do seu negócio.

A sua empresa quer crescer com responsabilidade e escala? Ótimo, então você precisa de um sistema que possa oferecer transparência, segurança e eficácia na administração de atividades e projetos. Fale com um dos nossos consultores e entenda por que a PB é a tecnologia perfeita para o seu negócio!

No universo da gestão de projetos, não é nenhuma novidade que só é possível gerenciar aquilo que se mede, certo? Apesar disso, ainda é bastante comum encontrarmos por aí um controle de projetos frágeis ou até mesmo que demonstrem ausência total de mecanismos de monitoramento. E esses indícios só demonstram que é preciso entender, de uma vez por todas, que a necessidade de exercer controle sobre o projeto é tão essencial quanto a própria necessidade de planejar!

Enquanto na fase de elaboração do plano a preocupação é resumida a se antecipar aos erros, estudar os cenários possíveis e traçar rotas que levarão o projeto ao destino certo, é somente no exercício do controle que se poderá, de fato, garantir que não será preciso lidar com desvios — ou, mesmo que aconteçam, dessa forma o gerente de projetos poderá intervir em tempo hábil. Assim parece bem melhor, não concorda?

Mas se você por acaso ainda se vê cercado de dúvidas sobre como implementar adequadamente o controle de projetos em sua empresa, não se desespere, porque as dicas que trouxemos no post de hoje certamente o ajudarão. Pronto para aprender identificar os status das atividades e acompanhar seus projetos adequadamente? Então confira:

Acompanhamento do projeto

Para que o controle aconteça de maneira eficiente, é necessário que seja executado de forma consistente e com a devida regularidade. Assim, o ideal é determinar uma periodicidade de execução e segui-la estritamente — quer seja semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo. O dimensionamento do intervalo de execução desses controles deve ter como objetivo se manter dentro do tempo necessário para a correção dos desvios e a possibilidade de antecipação a novas falhas.

É durante esse acompanhamento que são coletadas e consolidadas as informações que dizem respeito à execução de uma dada atividade, realizando o contraste entre aquilo que foi previsto com o que foi efetivamente realizado. Promova o arquivamento desses registros do modo mais simples possível, mas preserve um histórico dos acompanhamentos realizados, da evolução das entregas e dos custos. Lembre-se de que essas são informações úteis não só para o projeto em questão, mas para servirem de dados no registro de lições aprendidas.

Levantamento de dados

Em um momento posterior, localize as razões dos desvios ou das eventuais tendências a fim de rastrear os motivos por trás das falhas e, ao mesmo tempo, chegar a soluções definitivas. Pare e pense por um minutinho: é melhor corrigir logo um defeito ou encontrar sua causa para que não ocorra uma segunda vez? Pois na verdade você deve tomar essas atitudes em conjunto! Mas para que possa atacar o defeito de forma categórica, eliminando ocorrências futuras, deve mesmo se concentrar na causas.

Nesse contexto, o Diagrama de Ishikawa pode ser uma boa ferramenta. Esse método consiste no desenho de uma flecha — ou espinha de peixe — que aponte para o problema ou o desvio. Com a base pronta, organize na parte superior as potenciais causas e suas ramificações, enquanto faz o mesmo na parte inferior, mas com categorias opostas.

Imagine, por exemplo, que o desvio seja relativo à baixa produtividade da equipe de projetos em 3D. Assim, seria traçada uma seta na vertical apontando para a baixa produtividade no processamento de dados, com as potenciais causas sendo divididas entre software, na parte superior, e hardware, na parte inferior. A partir daí é possível ramificar essas possíveis causas em outras mais específicas e assim sucessivamente, até que o problema raiz fosse devidamente identificado.

Intervenção de correção

Tendo como premissa que as razões para o desvio foram devidamente identificadas, basta agora estudar qual é a melhor ação para eliminar essas causas. Trata-se, portanto, de uma intervenção em forma de ação corretiva para trazer o projeto de volta aos trilhos. Nesse momento, deve-se agir tão logo quanto for possível, porque por mais que se tenha feito algo a respeito do problema, enquanto a causa não for eliminada por completo, o efeito persistirá.

E tão importante quanto implementar a correção é instituir mecanismos que possam comprovar a assertividade da ação. Caso os desvios sejam corrigidos, o caso está encerrado. Até aí tudo bem. Mas pode ocorrer exatamente o contrário, e, nesse caso, os esforços devem retornar à análise das informações.

Definição de etapas

Quando as etapas não estão suficientemente bem definidas, o controle se torna muito mais complexo e sujeito a erros. Afinal de contas, se a delimitação daquela atividade não é precisa, os limites de controle também não o serão. E assim como não é possível gerenciar aquilo que não se mede, tampouco é possível medir o que não se conhece.

Definir bem uma etapa significa ter uma demanda compreensível, inteligível e gerenciável. A prática de estabelecer marcos abstratos, que contêm inúmeras possibilidades de interpretação ou mesmo diferentes tarefas só compromete o exercício do controle. Projetos que não possuem etapas bem definidas resultam em controles extremamente frágeis, difíceis de implementar e pouco confiáveis. Assim, ter o cuidado de definir bem as etapas do projeto é simplesmente essencial.

Software de gerenciamento

Infelizmente, usar uma ferramenta para o gerenciamento de projetos ainda é considerado um luxo e não uma necessidade para algumas empresas. Mas a verdade é que a tecnologia está aí justamente para ser uma aliada. Nesse cenário, contar com um software de gerenciamento de projetos ajuda a, dentre outras coisas, melhorar o controle dos projetos na medida em que a organização da gestão se torna sistemática, estruturada e consistente.

Quando se pode contar com um programa de gerenciamento de projetos, promover o monitoramento se torna uma tarefa extremamente simples, uma vez que todo o ciclo de vida do projeto está inserido no aplicativo. Aí basta basicamente seguir o roteiro! Esse é, sem dúvida, um dos maiores investimentos que a empresa pode fazer a fim de melhorar o monitoramento e o controle de seus projetos.

Como no ambiente do gerenciamento de projetos é praticamente impossível que as coisas saiam exatamente da forma como foram planejadas, cabe ao controle a tarefa de subsidiar a intervenção do gerente de projetos. Imprevistos, falhas e desvios fazem sim parte do dia a dia dos trabalhos de gestão, mas não se trata somente de eliminar esses problemas, mas também de encontrar meios que permitam prevê-los ou identificá-los, a fim de minimizar os efeitos sobre as restrições de prazo, custo e qualidade.

Sendo cíclico, o controle de projetos visa tanto oferecer meios para que as ações se mantenham como alternativas para que retornem ao rumo certo, representando uma postura proativa e evidenciando o aspecto dinâmico que deve permear a cultura de planejamento da organização.

Então agora nos conte: como sua empresa exerce o controle sobre os próprios projetos? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências conosco!

Você conhece todos os benefícios viabilizados por um bom gerenciamento de projetos? Quem se responsabiliza pela gestão de obras industriais deve compreender cada ponto vantajoso sobre o tema. Afinal, a compreensão detalhada do assunto está ligada à colheita de melhores frutos na gestão e execução das obras industriais.

Depois de ler isso, fica difícil não querer saber mais sobre o gerenciamento de projetos, não é mesmo? Pois bem, neste post, preparamos uma série de informações relevantes sobre o assunto. Aqui, você acessa uma definição clara sobre o conceito, descobre os principais erros ligados à estratégia e, por fim, confere os 4 principais resultados garantidos.

Pronto para conhecer mais sobre o gerenciamento de projetos ligado a obras industriais? Então, siga a leitura!

O que é gerenciamento de projetos?

De maneira rápida, o gerenciamento de projetos pode ser definido como: um conjunto de práticas e estratégias que garantem a coordenação e a viabilidade do projeto, a redução de riscos e o gerenciamento da equipe executora de determinado serviço.

Dessa maneira, quem se responsabiliza pela gestão do programa deve coordenar todos os recursos necessários em uma obra. Nesse sentido, o profissional tratará de demandas financeiras, humanas, políticas, de equipamentos e quaisquer outros esforços necessários para a execução do tal plano industrial.

Vale mencionar que, neste texto, tratamos especificamente sobre obras industriais, porém, a gestão de projetos não é exclusiva da área. É possível aplicar tais boas práticas a uma grande variedade de segmentos e setores.

Quais são os principais erros ao implementar tal prática?

Agora que você já sabe o tamanho da responsabilidade ligada à gestão de projetos, deve estar curioso para entender como aplicar as práticas da melhor maneira. Sabendo disso, preparamos uma lista do que não fazer enquanto responsável do gerenciamento. Veja, então, os 3 erros que podem comprometer o serviço!

Prazos arrojados

É necessário ter conhecimento técnico para estipular e firmar prazos de entrega com o cliente. Muitas vezes, o responsável não tem tal entendimento e determina um prazo de finalização por conta própria, solicitando que a equipe cumpra tal data de entrega. Essa prática, além de sobrecarregar o grupo de trabalhadores, faz com que o contratante se frustre.

Sabendo da importância da definição de prazos correta, só é válido firmar datas depois de defini-las em conjunto com o líder da obra e os liderados. Chegando, assim, a um denominador comum, que não prejudique a equipe e atenda aos requisitos do cliente.

Falta de gerenciamento de risco

Construir uma planilha de risco é parte das responsabilidades do gestor de projetos, você sabia? Caso não haja tal levantamento dos riscos possíveis, questões como orçamento, credibilidade com o cliente e prazos são totalmente prejudicados.

Nesse sentido, é necessário perceber que, quando o risco é ignorado, ele não deixa de existir. Ao contrário disso, ele pode crescer e prejudicar o trabalho de todos os membros da equipe da obra. Assim, vale concluir que determinar os riscos desde o início do projeto é o melhor hábito do gerenciador da obra.

Gestão “o chefão”

O bom relacionamento com a equipe é fundamental para que o andamento da obra se dê da melhor maneira. Usar a estratégia de “faça porque eu mandei” é a pior postura que um gestor pode assumir. Afinal, tais determinações desmotivam o grupo de trabalhadores, o que leva à baixa da produtividade, por exemplo.

Dessa forma, o gestor deve ser um líder e não um chefão. É necessário manter uma comunicação aberta com os membros da equipe, mostrando a todos quais foram os embasamentos que motivaram as decisões tomadas.

Quais são os resultados de adotar essa estratégia em obras industriais?

Pronto, agora você já conhece as melhores posturas e práticas que cercam o gerenciamento de projetos. Construindo tais bons hábitos, fica fácil colher os bons frutos que comentamos na introdução do post. Quer saber quais são eles? Então, veja a lista a seguir!

1. Redução de custos

Reconheça: o estouro do orçamento é um medo frequente na sua gestão de obras. Não é para menos! A programação de gastos é um dos principais motivos que os clientes em potencial consideram para fechar, ou não, a parceria.

As práticas de uma boa gestão auxiliam em prazos mais curtos, bom gerenciamento de estoque e, portanto, na redução de custos. Tais pontos se tornam reais por meio da análise de requisitos e objetivos do projeto, o que determina um cronograma coerente e busca, é claro, as melhores cotações com fornecedores de materiais para a obra.

2. Controle de estoque de materiais

Cada construção é única, mesmo que seja feita com os mesmos materiais e conte com a mesma equipe. Dessa forma, cada informação do projeto deve ser levantada de forma individual, inclusive questões como o controle do estoque. Lembre-se de que essa administração garante também uma fonte de economia para o cliente.

3. Antecipação de situações desfavoráveis

Lembra-se da planilha de riscos que comentamos? Agora que você já compreendeu a importância de não ignorá-los, vale saber como conquistar tais dados. Afinal, a tabela de perigos garante a antecipação de riscos e a diminuição de possíveis prejuízos. Para conquistar tal esclarecimento, é necessário levantar o máximo de informações sobre a obra que será executada. Além disso, o gestor também deve considerar as lições aprendidas em outros trabalhos.

4. Maior competitividade no mercado

A garantia de todos esses benefícios na obra industrial só pode resultar em uma coisa: satisfação do cliente, o que, por sua vez, gera maior competitividade no mercado. Finalmente, você há de concordar que não existe propaganda melhor que a divulgação “boca a boca” feita pelos seus clientes contentes com o resultado do serviço.

Viabilizar um bom gerenciamento de projetos é assunto sério. Por isso, você deve contar com ferramentas confiáveis e que permitam que o seu trabalho se facilite. Esse é o objetivo do Software de Gestão da Project Builder.

Que tal conhecer mais sobre a nossa solução para gestão de projetos? Não espere mais: entre em contato com a nossa equipe!

Gerenciar um portfólio de projetos não é apenas executar vários projetos simultaneamente. Cada carteira (ou portfólio) de projetos deve ser analisada individualmente, buscando identificar sua capacidade de gerar valor para o negócio e sua aderência aos objetivos definidos no planejamento estratégico. No portfólio, deve constar um ou mais objetivos de negócio bem definidos e benefícios tangibilizados em metas.

No que diz respeito ao gerente de projeto, seu trabalho é garantir que os seus projetos sejam desenvolvidos de forma correta e concluídos com sucesso. Enquanto isso, o gestor do portfólio trabalha para que os projetos certos sejam executados de forma a alcançar os objetivos da carteira.

A gestão de portfólio de projetos (PPM, do inglês, Project Portfolio Management) trabalha diversos projetos em um único portfólio, com objetivos comuns de resultado. Ela visa a maximização dos benefícios e a otimização na alocação integrada dos recursos da empresa.

No artigo de hoje, explicaremos, detalhadamente, o que é gestão de projetos e como ela é determinante para a inteligência estratégica da sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

Afinal, o que é a gestão de portfólio de projetos?

Embora o termo seja amplamente difundido no meio empresarial, muitos profissionais não entendem o real significado dessa expressão. A gestão de portfólios de projetos vai muito além da execução simultânea de uma pluralidade de projetos. Ela é a associação de estratégias, conhecimentos e técnicas de gestão de vários projetos que constituem um portfólio.

O principal objetivo do gerenciamento de portfólios é a otimização do retorno sobre o investimento (ROI) aplicado no decorrer dos projetos e em completa sintonia com as metas e articulações estratégicas do empreendimento.

É possível achar ferramentas (softwares) que incluem a maioria das ferramentas que um gestor de portfólio necessita para um gerenciamento eficiente. Entre as principais funções que vão facilitar a gestão de portfólio estão:

Criação de áreas organizacionais

A gestão de portfólio de projetos distribui os objetivos estratégicos da empresa pelas diferentes áreas da organização. Cada qual fica responsável por um objetivo e pela condução dos diferentes projetos que consolidam uma carteira — como, por exemplo, carteira de projetos de TI.

Essa funcionalidade permite organizar melhor os projetos, ajudando a definir qual área da organização ficará responsável por cada um deles.

Associação de Projetos a Objetivos Estratégicos

Permite vincular um ou mais projetos a um objetivo estratégico, de forma que fique claro o resultado que a organização espera conquistar com a conclusão dele.

Propostas de Projetos

Cria propostas de projetos para classificar se determinada iniciativa está nos estágios iniciais ou se ainda não foi avaliada e aprovada pela companhia.

As propostas de projetos são avaliadas para garantir que estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. A partir daí, então, são classificadas.

Seleção e priorização de projetos

Toda organização sempre possui mais demandas, oportunidades e iniciativas do que sua capacidade de executá-las. O que caracteriza uma gestão de portfólio eficiente é ter um processo claro de seleção de propostas dos projetos mais relevantes para a estratégia da empresa.

Nesse momento, o mais importante é comparar as diferentes oportunidades e saber focar nas que estão mais alinhadas aos objetivos estratégicos da companhia. Uma ferramenta visual muito eficiente para essa tarefa é o chamado gráfico de bolhas, como os gerados pelo Project Builder.

Consolidação de carteira e filtros

Permite analisar diferentes carteiras de projetos, podendo filtrá-las e segmentar cada uma por:

• área executora;
• organização envolvida;
• importância estratégica;
• gerente de projeto.

Nesse ponto, o comitê de projetos precisa ter uma visão global de execução do portfólio da empresa. Ou, se necessário, deve segmentá-lo de acordo com um critério específico, com o objetivo de analisar a performance individual de um segmento de projetos ou de uma área.

Quais são os fatores estratégicos da gestão de portfólios?

As funcionalidades necessárias listadas acima podem levar a pensar que o gerenciamento de portfólio é simplesmente um exercício analítico e metódico de gestão, um pouco mais sofisticado que aquele utilizado pela grande maioria das empresas.

Embora essas funcionalidades sejam bastantes úteis, elas são também de extrema importância para a tomada de decisão, pois estão diretamente relacionadas às atividades que envolvem fatores estratégicos.

No contexto da gestão de portfólio, o vínculo dos projetos com o plano estratégico da organização pode ser realizado de duas formas:

Careca

Utilizando a visão, as metas e os planos estratégicos da empresa para definir um plano de ação que estabeleça prioridades de alocação de recursos para programas e projetos.

Debaixo para cima

Sendo aplicado de forma indutiva e distribuído na empresa por meio de propostas separadas de indicadores de alinhamento na avaliação individual dos projetos.

É importante ressaltar que as duas abordagens se complementam, uma compensando as limitações da outra, e que um bom gerenciamento de portfólio precisa ser capaz de contemplar ambas as situações.

Qual é o papel de um gestor de portfólios?

Como mencionamos anteriormente, um bom gerenciamento de portfólios de projetos pressupõe a sinergia de conhecimentos, estratégias e técnicas que permitem a fluidez e os bons resultados de todos os projetos envolvidos no portfólio.

Por esse motivo, a principal função de um gestor, ou gerente de portfólios, é supervisionar os projetos existentes, buscando sempre uma visão global do negócio e fazendo a avaliação dos fatores e agentes que afetam — interna e externamente — os processos da empresa.

Um aspecto que requer destaque é a distinção entre o papel do gerente de projetos e do gerente de portfólios de projetos. Se o primeiro objetiva, essencialmente, apenas o próprio trabalho, o segundo tem a incumbência de supervisionar e gerir o trabalho dos gerentes de todos os projetos do portfólio, para que eles trabalhem sempre em consonância com os planejamentos da organização.

O gerente de portfólios é uma espécie de especialista no controle de riscos e de fatores críticos. Ele atua adequando recursos, despesas, custos e de tempo. Tudo isso para que, com seu trabalho, a concretização prática dos projetos idealizados seja condizente com as expectativas de todos os envolvidos.

Além disso, é função dele analisar o valor de negócio relativo ao portfólio de projetos, para que, dessa maneira, possa criar estratégias alinhadas às articulações dos outros setores da empresa.

Pode-se dizer, então, que a função central do gestor de portfólios é definir e avaliar a influência de cada projeto para o alcance dos objetivos estratégicos do empreendimento, além, é claro, do controle de:

• prazos;
• recursos;
• custos.

No que consiste um bom gerenciamento de portfólio?

O primeiro passo para um gerenciamento de portfólio satisfatório é ressaltar, mais uma vez, o que mencionamos no tópico anterior: há uma enorme diferença entre o gerenciamento de projeto e a gestão de portfólio — especialmente em relação ao foco de cada uma das atividades. O caráter do gerenciamento, por exemplo, é muito mais voltado para fatores operacionais, no caso da gestão de projetos.

Por outro lado, na gestão de portfólio de projetos, o monitoramento e administração, por parte do profissional incumbido de tais responsabilidades, têm como foco principal o cumprimento de metas e alcance de objetivos.

Nessa avaliação de caráter constante, o gestor de portfólio de projetos (ou Chief Portfolio Management Office) trabalha no cruzamento de:

• métricas;
• informações financeiras;
• dados de vendas;
• informações de campanhas de publicidade;
• levantamentos do marketing;
• dados econômicos externos.

Desse modo, a equipe, junto ao gestor, pode determinar quais projetos são rentáveis e merecem ser mantidos e quais não são proveitosos.

Outro aspecto fundamental para um gerenciamento de portfólio eficaz é a antecipação de tendências. Ela faz fundamental para uma boa tomada de decisões e, consequentemente, para a otimização de resultados.

Mas calma! Essa capacidade de previsão de tendências não é nada sobrenatural ou profético. Algumas avaliações e observações atentas, articuladas de maneira inteligente, são o bastante para aflorar a veia visionária na sua gestão de portfólio de projetos.

Confira alguns exemplos de indagações que podem auxiliar no seu planejamento estratégico para antecipação de tendências:

• O projeto avaliado contribui diretamente para cumprir os objetivos do portfólio como um todo?
• Em relação à produtividade, quais projetos estão sendo desenvolvidos com a fluidez esperada ou, pelo menos, a mínima necessária para que não haja prejuízos?
• Os projetos estão sendo avaliados com frequência? Se sim, permanecem todos de acordo com as pretensões da empresa?
• O projeto precisa mesmo continuar no portfólio ou a substituição dele seria mais proveitosa?
• Como é a interdependência dos projetos presentes no portfólio? Eles se comunicam e se auxiliam?
• Quais projetos estão condicionados à conclusão ou prosperidade de outros para serem efetivados?
• Algum projeto retarda, prejudica ou compromete os demais?
• As pretensões do portfólio, quando constituídas, apresentam indicativos positivos? Poderão mesmo se concretizar?
• A produtividade apresentada basta para o alcance dos objetivos da empresa?

Quais são 4 erros cometidos durante a Gestão de Portfólios de Projetos?

Confira abaixo os 4 principais erros cometidos por uma gestão ineficiente de portfólios de projetos:

1. Os projetos não possuem os recursos humanos adequados

Possuir o pessoal apropriado no projeto é um ponto crítico: a alocação incorreta de recursos está no topo da lista de erros de gerenciamento de projetos mais comuns. Não ter as pessoas certas para desenvolver um projeto pode matá-lo logo nos estados iniciais.

A chave para concluir um projeto com êxito é obter pessoas com as habilidades corretas para aquele determinado projeto. Afinal, nem todo o planejamento no mundo pode superar a insuficiência de talentos.

Os gerentes de projetos precisam ter uma visão completa sobre as habilidades e as respectivas cargas de trabalho de todos os seus recursos humanos, incluindo:

• consultores;
• contratados;
• terceirizados.

Eles, muitas vezes, ficam excluídos das avaliações de habilidades, sendo que podem ser responsáveis por uma proporção “enorme” de trabalho.

2. Os projetos não seguem um processo de gerenciamento padrão e repetitivo

Esse é o segundo erro mais comum de gerenciamento de projetos. A falta de metodologia aumenta o risco de as tarefas relacionadas ao projeto apresentarem erros frequentes. Como não há um projeto padrão, torna-se impossível para o gestor localizar em quais pontos as falhas estão ocorrendo, para, assim, corrigi-las. Desse modo, os projetos terão que ser sempre retrabalhados e, em última análise, muitos deles não serão concluídos dentro do prazo ou do orçamento.

A melhor solução é encontrar uma metodologia de gerenciamento de projetos que ajude você a atuar de maneira eficiente e que o faça conhecer todas as atividades envolvidas na execução de um projeto. Ter uma linha-base de padrões e de metodologias remove muito do risco associado a projetos da sua empresa.

3. Todos os projetos da empresa estão engessados por protocolos rígidos

Pode parecer um paradoxo: afinal, no item anterior, afirmamos a necessidade de ter processos. Agora, estamos falando que os processos atrapalham. Bem, não são os processos que atrapalham, e sim o excesso de processos que deixa tudo mais lento por causa da burocracia.

Além disso, os processos não precisam ser protocolos rígidos; eles podem ser elaborados com muita flexibilidade, para se adaptar tanto aos problemas que surgem quanto às novas necessidades do cliente. Portanto, muito processo torna a equipe do projeto inflexível, e sua inflexibilidade frustra as partes interessadas.

4. O escopo do projeto deve ser elaborado com bastante tempo e atenção

Se o escopo de um projeto não estiver bem definido pela sua empresa, os atores envolvidos no trabalho ficarão totalmente perdidos: eles podem executar suas tarefas, mas não vão obter a excelência, uma vez que não sabem o real objetivo por trás de suas atividades.

Fora isso, faltam a clareza e a direção necessárias para concluir o projeto no prazo e no orçamento, atendendo às expectativas do negócio. Por isso, toda a energia da equipe deve se voltar, inicialmente, para a elaboração de um bom escopo, que contenha a missão e os objetivos de cada projeto e que diga claramente o que precisa ser entregue ao cliente.

Como ter sucesso na sua gestão de portfólios de projeto?

Sem processos de PPM fortes, gerenciar qualquer portfólio de projetos — mesmo em um sentido básico — será difícil e frustrante; ou até impossível. Uma quantidade considerável de esforço deve ser colocada na formulação de processos, para que eles se adequem à sua empresa e à cultura da sua marca.

Aqui, estão algumas etapas para definição e fortalecimento de processos necessários à implementação do PPM:

Ter uma visão clara

Um bom lugar para começar é com a visão — qual é a visão do PPM dentro da organização?

Se você não sabe onde quer ir, quais são as chances de realmente chegar lá? Também não confunda missão com visão: a primeira se refere ao processo de aprendizado durante a execução do projeto — pois todos eles também devem ser desenhados para aumentar o nível de conhecimento geral da empresa. Já a segunda diz respeito à visualização de como você deseja que sua empresa esteja ao final do projeto.

Estabelecer objetivos realizáveis

Quais são os objetivos mensuráveis que sua organização tem para considerar que a estratégia de PPM foi um sucesso? Para isso, você precisa saber quais são os principais ganhos que a gestão deseja obter. As áreas de foco podem girar em torno de:

• velocidade de produção;
• geração de valor dos produtos;
• governança etc.

Nesses casos, como estabelecer bons objetivos?

Considere usar o método S.M.A.R.T! A criação de benefícios mensuráveis permite determinar a eficácia da implementação de PPM numa base metrificável, bem como determinar quais áreas precisam ser melhoradas.

Definir o escopo do processo

Falamos anteriormente sobre o erro de não estabelecer um escopo, mas não demos muita ênfase em como trabalhá-lo. As perguntas a serem feitas incluem:

• Qual o escopo em relação aos tipos de projetos?
• Quais parceiros ou potenciais parceiros serão incluídos no escopo?
• Quais pessoas estarão envolvidas — quem possuirá/usará o processo?
• Que informação é necessária e quem a entregará?
• Qual é o resultado esperado ao final do processo?

Definir o processo

Confira abaixo alguns pontos a serem observados na definição de processos:

• converse com todas as partes interessadas em cada processo para colher sugestões e necessidades — elas serão valiosas na hora de desenhar o projeto;
• divida o projeto em etapas mínimas: quanto mais simples de entender for cada uma, melhor será a sua implementação e automatização por parte dos interessados;
• crie os diagramas de processo e qualquer documentação relevante para facilitar a visualização do todo;
• após ter definido o processo, busque conversar com todos os envolvidos para garantir que eles realmente abraçarão o projeto.

Testar os processos

Nenhum processo sairá perfeito do papel funcionando 100%. Haverá sempre necessidade de adequações. Por essa razão, é preciso realinhar testes para verificar se o processo se coaduna com as métricas estabelecidas anteriormente.

Implantar

Quando o teste estiver completo, você estará pronto para implantar o processo.

Monitorar e melhorar

Monitore o andamento do processo e acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para determinar quão bem ele está cumprindo os objetivos definidos.

A melhor estratégia para essa etapa é adquirir um software de gestão de portfólios. Ele fornece ferramentas para que você mapeie todas as etapas do projeto, definindo KPIs e atribuindo responsabilidades a cada etapa e tarefa. Além disso, nele é possível controlar, passo a passo, o cronograma e o orçamento do projeto, garantindo que as expectativas do seu cliente serão satisfeitas.

É importante salientar que o gerenciamento de portfólio exige um sistema de avaliação de projetos que os monitore durante todos os seus ciclos de vida. Essa exigência é necessária em decorrência da constante necessidade de (re)afirmação da validade e pertinência de cada projeto para o portfólio e, claro, para a organização.

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Os gestores precisam dominar o vocabulário e utilizar uma linguagem adequada e precisa em seus documentos. Dessa forma, todos os envolvidos terão uma compreensão correta dos objetivos e etapas a serem cumpridas. Conhecer o conceito de restrição e respeitar os seus limites é muito importante para quem trabalha com gestão de projetos.

Neste post, vamos abordar sobre o que são as restrições de um projeto e como lidar com elas durante o processo. Além disso, vamos explicar o conceito, as premissas e os requisitos. Aqui, você vai descobrir o que é o triângulo de restrições e entender mais a respeito dos prazos, escopo e custos.

Gostaria de entender melhor o assunto? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O que são as restrições de um projeto?

Restrições é a palavra que se originou do termo em inglês “constraints” e abrange os fatores limitantes para que uma iniciativa seja executada. Trata-se de condições impostas para que os projetos sejam realizados e cumpridos pelo gerente e sua equipe de trabalho. As principais são a qualidade do projeto, o orçamento e o prazo de entrega dos serviços ou produtos.

Caso as restrições não sejam atendidas, pode ocorrer uma falha no projeto, tendo em vista que elas asseguram a satisfação das partes envolvidas e a viabilidade dos empreendimentos. É necessário estabelecer fronteiras e definir regras claras e objetivas, bem como fazer a delimitação do campo de atuação do gestor do projeto.

Quais são as premissas e os requisitos de um projeto?

As premissas de um projeto também são chamadas de “assumptions” e se referem a pressupostos, situações ou hipóteses que são tidas como verdadeiras em um projeto. As estimativas somente serão validadas após a comprovação da veracidade de cada premissa. Antes de serem confirmadas, elas serão consideradas riscos e precisam ser gerenciadas. Confira exemplos de premissas:

• não haverá chuva por mais de 3 dias ininterruptos;
• haverá disponibilidade de um número exato de equipamentos;
• todos os engenheiros estarão sempre acompanhando as atividades;
• as leis não serão modificadas durante a execução do projeto.

Os requisitos de um projeto, ou “requirements”, estão relacionados às condições mensuráveis ou às capacidades indispensáveis para que o projeto atenda aos seus objetivos. Sendo assim, os requisitos atendem a desejos, necessidades e expectativas dos stakeholders, principalmente dos clientes. Veja alguns exemplos de requisitos:

• sistema de segurança;
• monitoramento de áreas externas e internas;
• iluminação adequada;
• climatização de acordo com as normas vigentes.

É importante fazer o levantamento dos requisitos para que os projetos sejam bem-sucedidos. Eles precisam ser formulados de maneira apropriada, para que não ocorram problemas durante a execução das atividades até a entrega final. Cada requisito vai fazer parte do escopo do projeto e embasar o seu planejamento. Por fim, eles vão formar os parâmetros de validação para as entregas.

Como lidar com as restrições de um projeto?

Depois do levantamento das premissas, o gerente monitora para saber o que deverá ser feito para que as oportunidades sejam aproveitadas e as ameaças mitigadas. Já as restrições devem ser usadas nas etapas de planejamento, porque dão respaldo às decisões do gestor. Elas são importantes para conferir garantia de que tudo será executado conforme os limites preestabelecidos.

Os projetos podem ser executados de várias formas com o registro dos processos decisórios, bem como dos motivos que deram origem às escolhas. As restrições servem para fazer com que a documentação relativa ao plano do projeto esteja em dia, tais como a matriz de riscos, o plano de custos e o cronograma.

Na prática, as restrições são impostas por agentes internos ou externos. Elas precisam ser consolidadas por meio de registro em um documento específico, que tenha a finalidade de permitir o seu monitoramento. Elas também são especificadas na Declaração de Escopo do Projeto e no Termo de Abertura do Projeto.

O que é o triângulo de restrições de projetos?

O triângulo de restrições de projetos é composto pelos custos, o escopo e o prazo. O projeto cuja entrega é feita de acordo com os recursos planejados, o escopo atendido e dentro prazo é considerado bem-sucedido. A seguir, veja detalhes sobre as 3 limitações mais destacadas e como elas influenciam no gerenciamento de projetos.

Prazos

Restrições referentes aos prazos dizem respeito ao cronograma de entrega elaborado pelo gestor do projeto. Nele, é descrito o tempo de duração de cada etapa, além de todos os prazos para a conclusão de cada fase e para a finalização com a data de entrega dos projetos. Esse agendamento é indispensável para que as equipes se organizem e cumpram as metas predefinidas.

Escopo

É o conjunto de objetivos descritos com tarefas e entregas especificadas, os quais foram aprovados e listados para serem atingidos até o fim dos projetos. Se houver restrições, o gestor poderá apontar a omissão ou a suspensão das entregas, quando o prazo for ultrapassado ou os recursos excessivos tiverem que ser consumidos.

Custos

São relevantes para todas as partes envolvidas em um projeto. Por esse motivo, são feitos diversos orçamentos e estimativas de custos de aquisição de equipamentos, softwares, contratações e fornecedores. Os valores devem ser definidos com antecedência e os detalhes analisados para, depois, acontecer a aprovação dos projetos.

Os montantes financeiros disponibilizados para a execução de um projeto não poderão ser usados para a aquisição de outros recursos, que nem sempre representam dinheiro. Existem recursos humanos que melhoram a qualidade dos serviços ou produtos e influenciam outros fatores.

Além do mais, a qualidade também é uma restrição que merece destaque, porque é afetada por alterações em um dos 3 pilares mencionados. Mudanças nesse aspecto interferem no custo, nos prazos e no escopo. O aceleramento nos prazos ou a elevação repentina dos custos afeta diretamente a qualidade das entregas.

Entendeu quais são as restrições de um projeto, o que é e como lidar com elas? No gerenciamento de um projeto, elas podem representar riscos que interferem e ocorrem durante as fases de execução. Esses perigos podem ou não ser conhecidos, mas devem ser identificados e gerenciados, por se tratar de possibilidades ou ameaças.

Ainda tem dúvidas sobre o tema ou precisa de mais informações? Entre em contato conosco agora mesmo!

A realização de um projeto depende de diversas etapas que precisam ser executadas estrategicamente. O gerenciamento de projetos começa ainda no planejamento, quando são levantadas as necessidades de resultados e os recursos disponíveis e necessários. A partir disso, é possível determinar elementos essenciais, como o escopo, o orçamento e o cronograma.

Durante a execução, o esforço coletivo é crucial para a construção do desempenho desejado. Nessa parte, podem ocorrer mudanças ou imprevistos, que exigem uma atuação direcionada. A finalização também é importante e prossegue até a entrega para o cliente e consolidação do aprendizado.

Em todo esse processo, o trabalho das pessoas é crucial. Por isso, veja como o capital humano impacta o gerenciamento de projetos e saiba qual é a sua relevância!

Quem são as pessoas que auxiliam no gerenciamento de projetos?

O capital humano é um dos grandes diferenciais de qualquer negócio. As pessoas têm responsabilidade no crescimento da empresa, já que respondem pela conquista de bons resultados. Ao falar do gerenciamento de projetos, isso não é distinto.

Pensando no impacto causado pelos colaboradores, é fácil se lembrar do gerente de projetos. Ele atua como um líder e tem a principal função de integrar atividades rumo à entrega de desempenho.

No entanto, não é a única pessoa que afeta o sucesso de atuação. Todos os envolvidos contribuem para o alcance de resultados e devem ser valorizados por isso. Ter uma equipe capacitada e engajada faz toda a diferença para que o gerenciamento de projetos aconteça de forma estratégica, rumo aos objetivos do negócio.

Como as pessoas impactam esse processo?

Cada participante de um projeto causa impactos diferentes nos resultados do gerenciamento. As diversas competências e os papéis distintos têm grande peso e é por isso que vale a pena contar com um time variado com características complementares.

Conhecer as principais funções das pessoas também é interessante para melhorar a execução. Por isso, veja como o capital humano é capaz de afetar o gerenciamento de projetos.

Análise do custo-benefício

Especificamente falando do gerente de projeto, o profissional é capaz de analisar o custo-benefício e ajudar a estabelecer se há viabilidade econômica. Isso é feito a partir da consideração quanto aos custos, ao uso de recursos e aos resultados obtidos.

Quem ocupa essa posição também faz tal análise a respeito de várias escolhas, como mudar ou não o escopo. Dessa maneira, há uma tomada de decisão efetiva e com foco no melhor para os objetivos estratégicos.

Integração entre as partes

No gerenciamento de projetos, também é importante que haja uma integração entre as partes. Clientes (internos ou externos) devem estar conectados ao time de execução, que também deve se ligar às demais partes interessadas.

O gestor, normalmente, é o responsável por “construir pontes” entre os envolvidos. No entanto, mesmo quem faz parte do time pode atuar desse modo. A colaboração, o trabalho em equipe e o interesse em participar dos processos são essenciais para alcançar esse resultado.

Alinhamento e comunicação de expectativas

A integração entre as partes também depende de uma questão indispensável: a comunicação. Essa é um quesito essencial da atuação das pessoas e faz toda a diferença ao pensar no gerenciamento de projetos.

O gestor precisa comunicar expectativas, definir responsabilidades e oferecer feedback para o time. Já os demais colaboradores devem trocar informações, reportar o progresso e também dar feedback para a gestão. Com um fluxo adequado de comunicação, é mais fácil alcançar os resultados esperados.

Definição da visão para o sucesso

Uma das funções mais importantes de um gerente de projetos é estabelecer uma visão para o sucesso da realização. A proposta é definir quais são os resultados desejados a cada momento e como isso deve ser alcançado. Dessa maneira, é possível motivar o time e fazer um acompanhamento contínuo de performance.

Entre as outras pessoas envolvidas, há o alinhamento com essa visão e até o seu aprimoramento, por meio de sugestões e intervenções relevantes. Com a sinergia em busca do mesmo objetivo, é possível potencializar o desempenho.

Atuação proativa

Outra característica que afeta os resultados do gerenciamento de projetos é a proatividade — que tem tudo a ver com o time designado. Mais que apenas esperar as definições do gerente, é interessante contar com profissionais engajados e dispostos a resolverem problemas específicos.

É graças à proatividade que muitas questões são solucionadas com autonomia, o que evita novos gastos e atrasos. Também é algo que está relacionado à integração das atividades, em busca da melhor performance.

Visão empreendedora

Pessoas com uma visão empreendedora afetam o gerenciamento de projetos de uma forma muito positiva. Tanto os gestores quanto os integrantes do time podem ter uma abordagem altamente alinhada com os objetivos estratégicos de todo o negócio — e não só com o projeto.

Esse “sentimento de dono” envolve, inclusive, a capacidade de gerenciar riscos e aceitá-los no momento certo, além de buscar a máxima qualidade. Novamente, é fácil comprovar a relevância do capital humano nesse sentido.

Implementação de melhorias e inovações

Uma boa gestão de pessoas pode, ainda, gerar mudanças positivas para a atuação do negócio. O motivo é muito simples: quem está envolvido diretamente com o projeto consegue enxergar oportunidades e ameaças e fazer sugestões relevantes a partir disso.

É graças a isso que há a chance de estabelecer melhorias e considerar inovações para alcançar resultados diferenciados. Isso só é possível por causa do engajamento ativo das pessoas, elas se tornam cruciais nesse sentido.

Como a tecnologia pode ajudar?

Ao mesmo tempo, o capital humano não é o único fator para o sucesso na gestão de projetos. É essencial que a equipe tenha as ferramentas certas e que possa contar com alternativas capazes de simplificar o trabalho. É nesse sentido que a tecnologia se destaca.

Por meio de um software de gerenciamento de projetos de qualidade, é viável automatizar tarefas, integrar dados e facilitar diversas etapas. Principalmente, é um meio de estimular a colaboração com boa performance.

Entre as alternativas, a solução do Project Builder se destaca. Com a ajuda desse sistema, há como cuidar da gestão de forma qualificada e obter os melhores resultados para cada realização.

O gerenciamento de projetos se torna muito mais bem-sucedido graças à ação das pessoas. Com o time certo e ferramentas de qualidade, consegue-se alcançar os objetivos definidos no planejamento.

Como ter os recursos certos faz toda a diferença, entre em contato conosco do Project Builder e veja como podemos ajudá-lo!

A implementação de um Sistema de Automação de Serviços Profissionais é uma realidade cada dia mais presente na indústria de serviços, tendo surgido para atender à demanda crescente de integração entre as mais diferentes áreas. Essa necessidade, que é urgente em qualquer em qualquer segmento e ainda mais agravante quando a atuação da empresa envolve rotinas de gerenciamento de projetos, acabou revolucionando o mercado. E é aí que entra o PSA!

Imagine com seria poder contar com um único sistema capaz de interagir com os setores de vendas, contratos, gerenciamento de oportunidades, faturamento, recursos humanos e até gerenciamento de projetos! É o que é melhor: tudo de forma integrada! Pois assim a gestão certamente ficaria muito mais simples do que quando se tem que exercer a administração individual sobre cada setor ou departamento. Dessa forma se poupa tanto tempo como custos. Ficou interessado? Quer saber como implementar um PSA em sua empresa? Então confira os tópicos a seguir:

O sistema

O PSA é uma ferramenta integrada de sistemas cujo objetivo é promover a automação dos processos-chave de organizações predominantemente centradas em serviços. Simplificando: é um software cuja função é ajudar a empresa com a gestão de seus projetos e com a administração dos recursos para atender às demandas do cliente. A proposta dessa categoria de sistemas é agregar valor não só com a automação, mas também com o aprendizado e o crescimento das empresas

É interessante observar que uma das principais características de uma empresa que se enquadra no setor terciário é a curva de aprendizado — muito maior que se comparada às empresas de manufatura, por exemplo. Sabendo que as ferramentas de TI contribuem — e muito! — para o aprendizado dos colaboradores, investir em uma ferramenta como o PSA além de promover melhorias e a interação dos processos, alavanca os níveis de aprendizagem. É, assim, um investimento valioso, principalmente considerando o contexto global em que os colaboradores são os principais ativos de uma organização.

As soluções

Dentre as soluções que geralmente englobam o PSA, podemos destacar:

Gestão de projetos

Normalmente é um módulo integrador dos demais, por meio do qual os cronogramas são elaborados, com toda a programação do projeto e suas atividades mais importantes detalhadas. Mas ainda não é só isso! A gestão de projetos também possibilita o monitoramento e o controle da execução e da alocação de recursos, podendo conter também a área de contratos do projeto, muito importante por ter cadastrados em seus documentos os itens do escopo, as entregas e os resultados do projeto, tudo devidamente alinhado junto ao cliente.

Gestão de recursos

Não importa se são recursos físicos — como equipamentos de informática, insumos demandados por um projeto, ferramentas e materiais — ou recursos humanos: a gestão de recursos está muito presente na gestão do projeto, uma vez que é ela que determina quais recursos são necessários para a execução de uma atividade específica.

Gestão de competências

Tendo em vista que as empresas de serviços são orientadas ao pessoal — ou seja, aos recursos humanos —, é fundamental investir no preparo da força de trabalho. Isso implica em uma atualização constante por meio de cursos, treinamentos ou qualquer outro tipo de formação que possibilite a obtenção de novos conhecimentos e habilidades.

Gestão financeira

Essa solução diz respeito a várias funcionalidades dos já conhecidos Enterprise Resource Plannings (ERPs), como, por exemplo, contas a pagar, contas a receber e faturamento.

Controle de horas e despesas

Nesse módulo é gerenciado o registro de horas dos colaboradores, tornando possível a extração de relatórios de jornadas trabalhadas. Também é por meio dessa plataforma que despesas como táxis, almoços de trabalho e hotéis são controladas, a fim de que sejam reembolsadas posteriormente.

Sua implementação

Mas a verdade é que a aquisição do PSA, por si só, não resolve os problemas da organização. É necessário estruturar um plano de implementação, ou seja, planejar a transição do modelo antigo de trabalho para o novo. Esse planejamento consiste em um verdadeiro desafio, mas que é essencial para garantir o sucesso na implementação do sistema.

Desafio

As maiores dificuldades estão em reconhecer que realizar a reestruturação dos processos e sistemas estabelecidos no negócio pode ser trabalhoso, principalmente quando se trata de empresas mais amadurecidas. Pense bem: quanto mais antiga, mais consolidados estão os processos, o que implica em mais esforço para vencer as barreiras da mudança.

Tempo

Por tudo isso e muito mais, é fundamental encontrar a época adequada para tal implementação, não levando apenas em consideração que quanto mais rápido o processo for adotado melhor será para atenuar a resistência à mudança, mas, sobretudo, para se conseguir priorizar uma fase em que a organização disponha de tempo e dos recursos necessários para investir na implementação do PSA. Isso sem contar que, mesmo que haja comprometimento inicial, depois de devidamente consolidado o plano e realizada a implementação, bastará realizar o monitoramento dos resultados e evidenciar as melhorias em produtividade e redução de retrabalho proporcionados pela maior integração entre as áreas.

Especialista

Em meio a tudo isso, pode ser que a contratação de um especialista para realizar a implementação do sistema seja a melhor opção. Nesse caso, é claro que o fator tempo será atenuado, porém a terceirização implicará em aumento de custos. Em relação ao dilema de terceirizar ou não, a empresa deve ponderar sobre a unicidade do negócio, isso é, se possuir características únicas, que fujam ao padrão convencional, implica em configurações adicionais ou mesmo customizações complexas, que somente uma empresa especializada poderia realizar. Assim, essa questão deve ser muito bem pensada, porque poupar custos no curto prazo pode significar grande desembolso no longo prazo.

O principal segredo para o sucesso de uma boa implementação desse tipo de sistema está no compromisso assumido pela organização. Infelizmente, algumas empresas compram a solução acreditando que o principal já foi feito, quando na verdade ainda há um grande caminho pela frente.

Agora nos diga se a sua empresa por acaso já faz uso de um PSA? Como foi o processo de implementação dessa solução? Deixe seu comentário e compartilhe conosco suas experiências!