No universo da gestão de projetos, não é nenhuma novidade que só é possível gerenciar aquilo que se mede, certo? Apesar disso, ainda é bastante comum encontrarmos por aí um controle de projetos frágeis ou até mesmo que demonstrem ausência total de mecanismos de monitoramento. E esses indícios só demonstram que é preciso entender, de uma vez por todas, que a necessidade de exercer controle sobre o projeto é tão essencial quanto a própria necessidade de planejar!

Enquanto na fase de elaboração do plano a preocupação é resumida a se antecipar aos erros, estudar os cenários possíveis e traçar rotas que levarão o projeto ao destino certo, é somente no exercício do controle que se poderá, de fato, garantir que não será preciso lidar com desvios — ou, mesmo que aconteçam, dessa forma o gerente de projetos poderá intervir em tempo hábil. Assim parece bem melhor, não concorda?

Mas se você por acaso ainda se vê cercado de dúvidas sobre como implementar adequadamente o controle de projetos em sua empresa, não se desespere, porque as dicas que trouxemos no post de hoje certamente o ajudarão. Pronto para aprender identificar os status das atividades e acompanhar seus projetos adequadamente? Então confira:

Acompanhamento do projeto

Para que o controle aconteça de maneira eficiente, é necessário que seja executado de forma consistente e com a devida regularidade. Assim, o ideal é determinar uma periodicidade de execução e segui-la estritamente — quer seja semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo. O dimensionamento do intervalo de execução desses controles deve ter como objetivo se manter dentro do tempo necessário para a correção dos desvios e a possibilidade de antecipação a novas falhas.

É durante esse acompanhamento que são coletadas e consolidadas as informações que dizem respeito à execução de uma dada atividade, realizando o contraste entre aquilo que foi previsto com o que foi efetivamente realizado. Promova o arquivamento desses registros do modo mais simples possível, mas preserve um histórico dos acompanhamentos realizados, da evolução das entregas e dos custos. Lembre-se de que essas são informações úteis não só para o projeto em questão, mas para servirem de dados no registro de lições aprendidas.

Levantamento de dados

Em um momento posterior, localize as razões dos desvios ou das eventuais tendências a fim de rastrear os motivos por trás das falhas e, ao mesmo tempo, chegar a soluções definitivas. Pare e pense por um minutinho: é melhor corrigir logo um defeito ou encontrar sua causa para que não ocorra uma segunda vez? Pois na verdade você deve tomar essas atitudes em conjunto! Mas para que possa atacar o defeito de forma categórica, eliminando ocorrências futuras, deve mesmo se concentrar na causas.

Nesse contexto, o Diagrama de Ishikawa pode ser uma boa ferramenta. Esse método consiste no desenho de uma flecha — ou espinha de peixe — que aponte para o problema ou o desvio. Com a base pronta, organize na parte superior as potenciais causas e suas ramificações, enquanto faz o mesmo na parte inferior, mas com categorias opostas.

Imagine, por exemplo, que o desvio seja relativo à baixa produtividade da equipe de projetos em 3D. Assim, seria traçada uma seta na vertical apontando para a baixa produtividade no processamento de dados, com as potenciais causas sendo divididas entre software, na parte superior, e hardware, na parte inferior. A partir daí é possível ramificar essas possíveis causas em outras mais específicas e assim sucessivamente, até que o problema raiz fosse devidamente identificado.

Intervenção de correção

Tendo como premissa que as razões para o desvio foram devidamente identificadas, basta agora estudar qual é a melhor ação para eliminar essas causas. Trata-se, portanto, de uma intervenção em forma de ação corretiva para trazer o projeto de volta aos trilhos. Nesse momento, deve-se agir tão logo quanto for possível, porque por mais que se tenha feito algo a respeito do problema, enquanto a causa não for eliminada por completo, o efeito persistirá.

E tão importante quanto implementar a correção é instituir mecanismos que possam comprovar a assertividade da ação. Caso os desvios sejam corrigidos, o caso está encerrado. Até aí tudo bem. Mas pode ocorrer exatamente o contrário, e, nesse caso, os esforços devem retornar à análise das informações.

Definição de etapas

Quando as etapas não estão suficientemente bem definidas, o controle se torna muito mais complexo e sujeito a erros. Afinal de contas, se a delimitação daquela atividade não é precisa, os limites de controle também não o serão. E assim como não é possível gerenciar aquilo que não se mede, tampouco é possível medir o que não se conhece.

Definir bem uma etapa significa ter uma demanda compreensível, inteligível e gerenciável. A prática de estabelecer marcos abstratos, que contêm inúmeras possibilidades de interpretação ou mesmo diferentes tarefas só compromete o exercício do controle. Projetos que não possuem etapas bem definidas resultam em controles extremamente frágeis, difíceis de implementar e pouco confiáveis. Assim, ter o cuidado de definir bem as etapas do projeto é simplesmente essencial.

Software de gerenciamento

Infelizmente, usar uma ferramenta para o gerenciamento de projetos ainda é considerado um luxo e não uma necessidade para algumas empresas. Mas a verdade é que a tecnologia está aí justamente para ser uma aliada. Nesse cenário, contar com um software de gerenciamento de projetos ajuda a, dentre outras coisas, melhorar o controle dos projetos na medida em que a organização da gestão se torna sistemática, estruturada e consistente.

Quando se pode contar com um programa de gerenciamento de projetos, promover o monitoramento se torna uma tarefa extremamente simples, uma vez que todo o ciclo de vida do projeto está inserido no aplicativo. Aí basta basicamente seguir o roteiro! Esse é, sem dúvida, um dos maiores investimentos que a empresa pode fazer a fim de melhorar o monitoramento e o controle de seus projetos.

Como no ambiente do gerenciamento de projetos é praticamente impossível que as coisas saiam exatamente da forma como foram planejadas, cabe ao controle a tarefa de subsidiar a intervenção do gerente de projetos. Imprevistos, falhas e desvios fazem sim parte do dia a dia dos trabalhos de gestão, mas não se trata somente de eliminar esses problemas, mas também de encontrar meios que permitam prevê-los ou identificá-los, a fim de minimizar os efeitos sobre as restrições de prazo, custo e qualidade.

Sendo cíclico, o controle de projetos visa tanto oferecer meios para que as ações se mantenham como alternativas para que retornem ao rumo certo, representando uma postura proativa e evidenciando o aspecto dinâmico que deve permear a cultura de planejamento da organização.

Então agora nos conte: como sua empresa exerce o controle sobre os próprios projetos? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências conosco!