Você provavelmente se pergunta muitas vezes: o que fazer diante de um problema? A sua resposta revela se está preparado ou não para ser um gerente de projetos e lidar com o conceito de que gerenciar é mais que acompanhar. Para exemplificar, vamos pensar uma situação hipotética.

Ao sair do trabalho, uma pessoa dá carona para um amigo que mora no topo de um morro. Ao voltar a seu caminho e seguir para casa, o motorista percebe no começo da ladeira que o freio não está mais funcionando.

Uma opção para esse motorista será insistir em pisar no freio. No entanto, essa atitude, mesmo que tomada por repetidas vezes, não vai resolver o problema. Sem freio, o carro vai chegar até o final da ladeira com uma velocidade considerável e pode causar um grave acidente, seja chocando-se com um outro veículo ou então batendo em algum poste ou muro.

No entanto, o condutor pode tomar outras atitudes em vez de insistir em pisar no freio. Após perceber que não tem como parar o carro pisando no pedal, o motorista pode tentar o freio de mão, pois esse mecanismo funciona de maneira diferente. Não conseguindo parar o carro dessa maneira, é possível ainda outras alternativas enquanto o carro não adquire uma velocidade alta: chocar-se contra um muro ou poste no meio da ladeira ou tentar pular fora do carro.

Essas outras atitudes foram tomadas para evitar um problema maior, que é o papel essencial de quem trabalha com gerenciamento. Não basta a um gerente de projetos insistir em ações que não resultem no sucesso desejado. Saber apenas um único caminho não será o suficiente para quando problemas ocorrerem – e acreditem, eles sempre vão ocorrer, portanto o que vai fazer a diferença será nossa postura diante deles.

Essa história serve para lembrarmos do quão importante é a diferença entre acompanhar e gerenciar. Lembre-se disso quando estiver gerenciando um projeto. É preciso ter criatividade e estar aberto a novas possibilidades para alcançar os objetivos. Suas atitudes vão demonstrar sua competência e os resultados positivos serão a garantia do seu reconhecimento como um ótimo profissional nessa área.

Agora que você já entendeu que gerenciar é mais que acompanhar, compartilhe!

O que determina o sucesso ou o fracasso de um projeto? Equipe despreparada, prazos apertados, escassez de recursos, análise de riscos equivocada? Os motivos são tantos que às vezes é impossível precisar apenas uma causa para os bons ou maus resultados de um empreendimento.

Um dos fatores que podem influenciar profundamente o produto final é a metodologia de gerenciamento utilizada durante a execução do projeto. Afinal, essa geralmente é a fase em que todos os esforços podem ser desperdiçados caso existam falhas de comunicação, atrasos, aumento de custos, entre outros problemas.

As discussões sobre as melhores metodologias para o gerenciamento de projetos podem gerar debates acalorados, mas a verdade é que todas elas possuem prós e contras e podem ser aplicadas com resultados positivos.

A seguir, você confere um guia sobre a gestão de projetos apresentando a metodologia Waterfall. E você? Já conhece esse método?

Como funciona

A metodologia Waterfall, palavra em inglês que significa cascata, é considerada a forma mais tradicional de gerenciar projetos.
Nessa abordagem, todas as etapas são seguidas de forma sequencial. As fases básicas geralmente são de definição de requisitos, planejamento, execução e validação, podendo variar dependendo do tipo de iniciativa.

O modelo em cascata só permite que o projeto avance quando uma fase está inteiramente completa. Voltar algumas etapas, dar saltos para frente ou sobrepor atividades não é permitido. Além disso, no Waterfall os requisitos são totalmente definidos no início do projeto e geralmente sofrem pouca ou nenhuma alteração durante sua execução.

Vantagens

O método Waterfall recebe muitas críticas por sua rigidez. Ainda sim, seus benefícios existem e podem trazer excelentes resultados para alguns tipos de projeto. Uma de suas principais vantagens é que, para que o planejamento seja feito, é necessário avaliar e estruturar as etapas com antecedência e prever cenários variados. Esse trabalho minucioso de desenhar a execução permite que os prazos e custos sejam mais previsíveis. Além disso, o projeto se torna mais fácil de ser gerenciado, já que suas fases estão bem arquitetadas.

Com etapas tão bem definidas, claras e sequenciais, os projetos em cascata ficam mais simples de serem compreendidos pela equipe e o fluxo das atividades é mais organizado.

Desvantagens

Apesar dos benefícios acima, a metodologia Waterfall impõe grande rigidez à execução do projeto. Quando uma etapa foi inteiramente concluída, a opção de voltar atrás e refazer parte do trabalho implica em custos elevados. É como se o morador de uma casa decidisse mudar toda a planta já na fase de acabamento.

Além disso, os projetos gerenciados em cascata geralmente apresentam resultados somente após sua conclusão. Imagine a pressão para uma equipe desenvolvendo um software, que só consegue mostrar o produto depois do fim do projeto, apesar de o cliente querer versões preliminares do programa desde o início das atividades.

Outro problema do Waterfall é a dificuldade em determinar, em um estágio tão inicial, todos os requisitos necessários para o projeto. Muitas vezes, com o desenrolar das atividades, o cliente e os executores percebem que poderiam ter feito escolhas melhores na fase inicial, mas com a rigidez imposta pelo método fica muito difícil contornar esse problema.

Quando usar

A metodologia Waterfall pode não trazer bons resultados quando o projeto é muito complexo ou de longa duração. Caso se perceba que a probabilidade dos requisitos mudarem é média ou grande, o ideal é adotar métodos mais flexíveis de gerenciamento, que permitam mudanças a cada etapa sem grandes impactos no custo, prazo e qualidade.

No entanto, os projetos em que os requisitos são muito claros e que dificilmente serão alterados no tempo podem fazer um bom uso da metodologia. Essa prática é comum em empreendimentos da indústria e da construção civil, quando os ambientes são altamente controlados e estruturados e as mudanças após as entregas do projeto serão muito caras ou impossíveis.

Já utilizou esta metodologia para gerenciar um projeto? Quais os benefícios e dificuldades encontrou?

Gostou? Compartilhe!

No universo dos projetos, a gestão da qualidade é uma área de extrema importância. Isso porque se encarrega de garantir que todos os requisitos serão devidamente cumpridos e, consequentemente, que o cliente final ficará satisfeito. Por meio da gestão da qualidade em projetos é possível monitorar não só as ações desenvolvidas pela equipe como também o nível de excelência com que são realizadas. Por tudo isso e muito mais é que a aplicação das melhores práticas de gestão da qualidade em projetos possibilita a entrega de um produto com alto valor agregado.

Que tal então conhecer como a gestão da qualidade influencia o gerenciamento de projetos e quais são as melhores práticas a serem adotadas para ter um maior controle sobre os requisitos a desenvolver? De bônus, ainda apresentaremos os processos envolvidos nessa gestão para que você comece a refletir sobre como eles vêm sendo conduzidos por sua equipe. Curioso? Pois acompanhe:

Garantia de processos mais eficazes

Mesmo adotando metodologias ágeis de projetos, é preciso contar com processos bem estruturados para que a equipe consiga trabalhar de forma integrada, realmente focada nos resultados que deve produzir. Nesse cenário, ao adotar a gestão da qualidade como base para criar tais processos internos, tem-se processos padronizados e uma metodologia única de trabalho, facilitando assim o monitoramento dos indicadores de desempenho. Além da padronização, ganha-se também com a otimização dos processos, o que impacta diretamente na produtividade da equipe, já que processos ágeis tornam o dia a dia menos penoso, facilitam o trabalho e liberam tempo para que o time atue de maneira estratégica.

A lógica por trás de tudo isso não é tão complicada assim: quando as pessoas seguem um roteiro, a cada vez que uma atividade é repetida, automaticamente ganham destreza e qualidade. Isso quer dizer que, se uma equipe está envolvida com a gestão da qualidade do projeto, melhorará continuamente sua atuação, conquistando resultados cada vez mais surpreendentes.

Ajuda na redução de riscos

Os riscos inerentes ao projeto podem ser reduzidos se você tiver um bom controle da qualidade, tanto no desenvolvimento do projeto quanto do produto que está sendo construído. Isso porque ela ajuda a identificar falhas de processos, não-conformidades e outras situações que poderiam comprometer o sucesso da sua iniciativa.

Ela também auxilia a prevenir problemas, pois coloca sua equipe para atuar proativamente em relação a tudo o que ocorre dentro do projeto. Se uma situação se apresenta como possível, é fácil identificar as raízes do problema e encontrar a solução mais adequada antes que haja um impacto negativo no projeto.

Compreensão mais completa sobre o projeto

Quando as melhores práticas de gestão da qualidade em projetos são aplicadas, desenvolve-se o entendimento a respeito das necessidades do cliente, a ponto de se conseguir transformá-las em requisitos a serem atendidos ao longo do processo. É como se as necessidades fossem traduzidas em funcionalidades, em soluções que agregarão valor e melhorarão a experiência dos usuários.

Economia de recursos

Na prática, os orçamentos de projetos estão cada vez menores, ao mesmo tempo em que as exigências subiram às alturas. Nesse quesito, a gestão da qualidade pode oferecer alternativas para a melhoria dos processos. Com isso, passa a ser viável diminuir o uso de recursos, favorecendo a gestão financeira do projeto. De fato, a redução de custos é fundamental para a satisfação do cliente, que terá acesso a uma solução de alto nível com um investimento mais atrativo, aumentando assim o retorno sobre o investimento.

Progresso em relação à eficiência

Quando falamos em gestão da qualidade, necessariamente falamos em melhorias que otimizam tempo e recursos, dando uma mãozinha providencial à eficiência da equipe no desenvolvimento de suas atividades. E a verdade é que, quanto mais eficiente o time se torna, melhor é o aproveitamento do cronograma, dos recursos e das oportunidades que surgem ao longo do projeto. A produtividade que decorre do aumento da eficiência ainda deixa os colaboradores motivados, prontos para enfrentar quaisquer adversidades, fortalecendo os laços e o engajamento com a empresa.

Comprometimento do time

Quando todos estão preocupados com a qualidade do projeto, desenvolve-se uma maior sinergia entre a equipe, de forma que o comprometimento em todas as fases se torna ainda maior. Isso acontece porque os envolvidos se sentem corresponsáveis pelo sucesso do projeto, trabalhando com mais afinco para obter os melhores resultados possíveis.

Segurança na efetividade dos resultados

A melhor forma de garantir que os resultados superarão as expectativas, contando com o máximo de assertividade no desenvolvimento dos projetos, é prezar pela qualidade dos processos e do produto final. E é ao empregar as melhores práticas de gestão da qualidade que se consegue assegurar que todos trabalhem sob as mesmas perspectivas.

Satisfação do cliente

Partindo da ideia de que o projeto deve atender a todas as necessidades do cliente, inclusive em relação a prazo e custos, é possível perceber facilmente que a gestão da qualidade surge como uma ferramenta para auxiliar no alcance desses objetivos. Afinal, não só oferece um produto de valor, mas supera as expectativas do cliente.

Processos da gestão da qualidade

Para poder aplicá-los e, assim, usufruir dos benefícios que acabamos de mencionar, é interessante que conheça quais exatamente são os processos da gestão da qualidade em projetos, não concorda? Então veja:

Planejamento

Identificar os requisitos da qualidade tanto para os processos quanto para o produto final e definir que tipo de documentação será gerada para monitorar o desempenho. Esse processo tem como objetivo fornecer a orientação necessária para que a equipe faça um bom trabalho, atendendo a todos os requisitos da qualidade.

Monitoramento

Auditorias periódicas para verificar se os requisitos estão sendo cumpridos e acompanhar métricas e indicadores de desempenho. Esse processo serve para facilitar as correções necessárias e tornar a gestão da qualidade mais eficiente durante todo o projeto.

Controle

Análise dos resultados apontados pelos indicadores de desempenho e estruturação do plano de ação para corrigir possíveis desvios. Com esse controle é possível identificar falhas, não conformidades, atrasos e outros gaps que possam comprometer a satisfação do cliente.

Agora comente e nos conte se você já faz a gestão da qualidade em seus projetos! Conseguiu perceber essas melhorias durante o período de desenvolvimento e na entrega do produto final? Compartilhe suas experiências conosco!

O projeto foi perfeito, deu tudo certo na execução e o planejamento funcionou brilhantemente. Porém, bem no final, a equipe se esquece de fazer os testes, o cliente não recebe nenhuma comunicação de encerramento e fica tudo meio subentendido. Será que isso passa o profissionalismo que sua empresa merece?

O encerramento do projeto é tão importante quanto as demais etapas, pois é ele que deve encerrar com chave de ouro o vínculo entre a equipe do projeto e o cliente, determinando os resultados e liberando os envolvidos para se dedicarem a outras atividades. Sendo assim, acompanhe agora mesmo nossas dicas e feche seus projetos como manda o figurino:

Dedique um tempo aos testes

É essencial testar a solução desenvolvida para que, ao entregá-la ao cliente, você tenha a mais plena certeza de que nada de errado acontecerá. Mas atenção: só um ou dois dias nem sempre são suficientes para a realização dos testes! Portanto, faça uma varredura total em tudo o que foi desenvolvido, liste os erros que poderiam acontecer e faça uma bateria de exames minuciosos para saber se está tudo funcionando perfeitamente, afinal, você não vai querer o cliente ligando alguns dias depois da entrega para dizer que está com problemas, não é mesmo?

Invista no treinamento dos usuários

Os usuários devem ser amplamente treinados para usarem os recursos desenvolvidos em sua plenitude. Por isso, destine um prazo moderado para que todos se ambientem com a nova solução e possam tirar suas dúvidas antes de qualquer problema efetivamente aparecer. Muitos gerentes de projetos culpam os usuários pela má utilização dos recursos, contudo, poucos realmente se empenham em treiná-los para que se sintam seguros o suficiente para operacionalizar um sistema, por exemplo.

Formalize o fechamento do projeto

Marcar uma reunião de fechamento, em que todos os envolvidos assinam um documento concordando com a conclusão do projeto é uma providencial medida cautelosa, que faz com que se tenha reclamações posteriores. Aproveite para repassar todos os pontos do projeto, todas as realizações, os custos, as pessoas envolvidas e o que foi entregue, não se esquecendo de agradecer pela oportunidade de ter trabalhado com o cliente.

Avalie o planejado contra o executado

Com o resultado do projeto em mãos, finalmente chega a hora de refletir sobre o que foi planejado e o que foi efetivamente executado. Será que o planejamento estava correto? Faltou alguma coisa que tenha prejudicado o andamento do projeto? Essa comparação serve para que você avalie o desempenho da sua equipe, assim como sua própria desenvoltura, levando como aprendizado tudo o que pode ser melhorado para os projetos futuros.

Realoque sua equipe

Se sua equipe precisa voltar para outros postos de trabalho ou precisa ser redirecionada para outros projetos, este é o momento! Lembre-se de ter um momento a sós com os membros do time para agradecer pelo empenho, o comprometimento e a dedicação. Ressaltando que manter o bom relacionamento com todos pode trazer outras oportunidades de trabalho no futuro.

Encerre os contratos

Se você utilizou serviços terceirizados, reveja todos os contratos e faça os encerramentos devidos para que não haja nenhum prejuízo para a empresa. Mantenha os dados dos fornecedores no seu ERP para futuras oportunidades e contatos estratégicos. Um bom networking faz toda a diferença!

Arquive a documentação

Com todas as questões de encerramento devidamente solucionadas, passe para o arquivamento da documentação do projeto, de maneira a poder recuperá-la facilmente em caso de eventual necessidade. Não se esqueça de enviar uma cópia para o cliente, para que ele tenha seu próprio arquivo.

Agora comente aqui e nos conte como você costuma fazer o encerramento dos seus projetos. Que passos segue? Compartilhe suas experiências e dicas conosco e enriqueça nosso post!