Os indicadores de desempenho estão cada dia mais presentes nas empresas porque refletem o desejo de gerenciar, controlar e alcançar os objetivos da própria organização ou de uma proposta específica. Os KPIs medem o desempenho de um projeto visando verificar se as metas determinadas no planejamento estão sendo devidamente cumpridas. Assim, para que sejam reais e possam realmente contribuir com a equipe, os KPIs devem ser mensuráveis. Quer saber um pouco mais sobre esses indicadores? Então acompanhe:

Qual a diferença entre KPI e métrica?

A sigla KPI vem do inglês e significa Key Performance Indicator, ou seja, indicador-chave de performance. E enquanto o KPI é um indicador primordial que mede o desempenho da empresa, a métrica até é também um indicador, mas não necessariamente essencial para a avaliar a eficiência da organização. Por isso, pode-se dizer que todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. De maneira bem sucinta e clara, a diferença entre KPI e métrica está na importância que o indicador representa frente aos objetivos estratégicos da empresa.

Uma empresa que realiza consultoria em gestão pode ter como indicador-chave de desempenho o número de clientes por região, por exemplo. Esse número é um KPI porque exprime o alcance do negócio, a conquista ou a perda de mercado e o grau de participação no segmento, oferecendo informações essenciais para que a empresa altere ou mantenha sua estratégia.

Essa mesma companhia pode ter como métrica, por exemplo, o gasto mensal de combustível de seus consultores ou representantes, dado que serve apenas para o monitoramento dos custos da empresa, mas que não é um valor que serve de parâmetro para aferição de performance. Logo, o custo total dos combustíveis não passa de uma métrica. Pense bem: um gasto mensal de 1.000 ou de 10.000 reais não tem vínculo direto com o desempenho da organização.

Como definir os KPIs de um projeto?

A definição dos KPIs começa pela demarcação do próprio objetivo do projeto. Tendo esse objetivo claro, é possível passar, então, para as metas, que são os desmembramentos desses objetivos em etapas menores, mais práticas e facilmente compreensíveis, a fim de que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito.
Com as metas definidas e devidamente esclarecidas, são demarcados os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos. Chega-se, por fim, aos indicadores de desempenho, que devem refletir o sucesso — ou o fracasso — do caminho percorrido até o alcance do objetivo final.

Quantos KPIs são precisos para determinar o desempenho?

O número de KPIs necessários varia de empresa para empresa, de projeto para projeto, bem como de objetivo para objetivo. Projetos mais complexos tendem a ter mais KPIs, contudo, nem sempre uma quantidade maior de KPIs contribui para uma análise e um controle adequados.

O importante é que os KPIs sejam em número suficiente para que a equipe consiga visualizar todo o desempenho do projeto, podendo avaliar mudanças, tendências e novas ações necessárias para chegar ao objetivo do projeto no tempo acordado e com a qualidade desejada.

Lembrando que os KPIs podem ser divididos em duas vertentes: KPIs globais do projeto e KPIs por setor ou por equipe, que auxiliarão os profissionais envolvidos a compreenderem com maior clareza seus papéis e suas atribuições.

E como escolher os KPIs certos?

Já que não é possível gerenciar aquilo que não se mede, daí surge a importância do correto estabelecimento dos KPIs. Contudo, o gestor não pode simplesmente sair criando indicadores-chave de desempenho de maneira indiscriminada em todos os setores da empresa. Para isso, é preciso fazer uma análise criteriosa sobre os fatores diretamente ligados à performance do negócio e, mais que isso, saber direitinho como fazer a medição.

Um supermercado, por exemplo, não tem por que estabelecer um KPI referente ao número de vendas por gênero (masculino ou feminino). Isso não faria qualquer sentido, pois o segmento e os tipos de produto comercializados não recebem influência por serem consumidos por homens ou mulheres.

O mesmo definitivamente não acontece com uma rede de academias ou com uma franquia de salão de beleza, por exemplo. Para esses nichos de mercado, ter indicadores-chave de desempenho atrelados ao gênero dos consumidores é interessante sim, afinal, essas informações são cruciais para elaborar campanhas focadas em um público ou outro.
Assim, escolher os KPIs certos requer dos gestores um bom estudo, respondendo a questões do tipo: como o ambiente externo mostra sinais de que está aceitando o produto comercializado pela empresa e como o sucesso ou o fracasso do negócio pode ser efetivamente medido? Já facilita, não concorda?

Quais os benefícios de se determinar KPIs para um projeto?

Os indicadores de desempenho podem se apresentar, por exemplo, na forma de dashboard ou graficamente em relatórios de gestão, que auxiliem tanto a equipe como o gerente de projetos a conduzir a execução da proposta com mais eficácia. Assim passa a ser possível agir proativamente a fim de que os resultados almejados sejam obtidos conforme o planejado.

Além de constituírem um direcionamento a ser seguido, os KPIs auxiliam na tomada de decisões, pois refletem todo o andamento do projeto de maneira simples e direta, com chances reduzidas de falhas. O acompanhamento constante desses índices acelera o processo decisório, permitindo que as ações corretivas sejam realizadas com maior rapidez, de forma a otimizar tanto tempo como recursos.

Com toda a equipe focada nos KPIs há maior envolvimento por parte dos profissionais, que se sentem motivados a superar desafios no cotidiano, criando significado para sua atuação junto ao projeto. Trabalhando com uma equipe engajada, o gerente de projetos consegue otimizar o tempo de execução e os recursos, liderando com maior tranquilidade, certo de que todos sabem exatamente o que, como e quando fazer.

Como monitorar os KPIs de um projeto?

O monitoramento dos KPIs pode ser feito por meio de ferramentas de Business Intelligence, planilhas eletrônicas ou, ainda, de softwares de gerenciamento de projetos preparados especificamente para ofertar uma série de ferramentas para os gestores, facilitando, dessa forma, o trabalho de toda a equipe.
Monitorar constantemente os KPIs de um projeto é o que dá a segurança necessária para se tomar decisões mais acertadas e manter todos os processos, as metas e ações dentro do planejado. O segredo mora em estipular e monitorar!

Agora que já tem informações suficientes sobre o assunto, compartilhe conosco o que achou! Sua empresa tem KPIs bem-estabelecidos? Ela exerce o monitoramento adequado desses indicadores? Deixe seu comentário e contribua com o post!

O objetivo de se contar com um Project Portfolio Management (PPM) é gerar valor para a empresa por meio de análises seguras sobre os melhores investimentos em projetos. Não se trata de gerenciar trabalhos com maior eficácia, mas sim de determinar quais projetos têm maior potencial de retorno para o negócio, dentro de qual período de tempo, com qual custo e trazendo quais benefícios.

Sendo assim, ter um software de PPM que realmente entregue valor para o time é simplesmente fundamental para que essas análises sejam precisas e o monitoramento dos trabalhos possa ser feito minuciosamente, garantindo o sucesso de cada iniciativa. Neste post já falamos sobre a importância do PPM e os perigos que a empresa corre ao implantar equivocadamente a metodologia. Mas agora nosso olhar é outro, totalmente voltado para o valor que seu PPM entrega — se é que entrega! — ao negócio. Curioso? Então confira:

Retorno sobre o investimento

A relação entre custo e retorno é um dos indicadores de performance mais importantes a serem considerados no seu PPM. Como já muito sabiamente dizia Warren Buffett, o preço é o que você paga, enquanto o valor é o que você leva. Logo, sua primeira reflexão deve ser em relação ao valor efetivamente extraído da ferramenta.

Responda rapidamente: quanto tempo você está economizando hoje? Se a avaliação for positiva, significa que você está no caminho certo. Mas muita calma nessa hora, porque ainda assim há diversos outros quesitos a serem levados em conta para saber se seu PPM está mesmo entregando valor. Já se a ferramenta não tem contribuído para a otimização do seu trabalho, é hora de repensar.

Usuários ativos e contratados

Se você não sabe exatamente quantas pessoas efetivamente têm acesso a seu software de PPM, saiba que tem 2 problemas significativos: segurança da informação e custo. Já imaginou se um dia você se dá conta de que alguém que não tem nada a ver com os projetos da empresa está por dentro de sua inteligência competitiva? Pois essa falha de segurança abre portas para que a concorrência explore suas deficiências.

Em relação ao custo, por sua vez, é preciso ficar de olho porque a cada novo usuário adicionado você paga um valor a mais. Assim, perfis falsos ou inativos continuam gerando gastos para a empresa sem gerar renda. E essa conta fecha em prejuízo na certa.

Utilidade dos relatórios

Quantos relatórios são realmente úteis para a priorização e o monitoramento dos projetos? Quantos sequer são usados por sua equipe? Ter um monte de funcionalidades sem uso real, além de sobrecarregar a ferramenta, pode deixar os colaboradores confusos sobre o que efetivamente utilizar.

Vale ressaltar que no Project BI nos preocupamos muito em resolver problemas reais, desenvolvendo exatamente o que um PMO precisa para gerenciar projetos com a devida eficácia.

Automatização do follow up

Se você precisa constantemente lembrar seus colaboradores de suas responsabilidades, significa que seu PPM não está gerando o devido valor. A verdade é que, nesse caso, grande parte do tempo do gerente de projetos acaba sendo gasto com interações desnecessárias. Nada produtivo, não concorda?

Mas a boa notícia é que esse entrave pode ser facilmente corrigido com um software de PPM que faça esse acompanhamento automaticamente, mantendo todos sempre conectados a seus respectivos compromissos.

Atenção com a alta do dólar

A ferramenta escolhida até é boa e entrega valor, mas o contrato é em dólar? Então tome cuidado, pois seu custo pode ter simplesmente triplicado com a alta da moeda americana, impactando diretamente no seu orçamento geral.

Então aqui fica a dica de ouro: a melhor forma de não cair nessa armadilha é contratar uma ferramenta nacional, com contrato em reais, para não ter surpresas desagradáveis na hora de pagar a fatura.

Se depois dessas reflexões você realmente percebeu que seu PPM não está mesmo entregando valor, talvez seja hora de considerar outras soluções, não concorda? Pois aqui na Project Builder desenvolvemos o Project BI, um software que pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos. Solicite uma avaliação e veja o quanto você pode economizar substituindo seu atual PPM por uma opção 100% brasileira!

Já pensou em obter uma certificação em TI? Trata-se do documento que aprova as habilidades do profissional em determinada área, processo ou solução. Justamente por isso, ele representa uma importante forma de crescer na carreira e ter reconhecimento no mercado de trabalho.

A certificação em TI pode ser obtida por quem tem formação em uma área da tecnologia ou é autodidata. Cada modalidade traz pré-requisitos definidos a partir do perfil das atividades que cobre, portanto é fundamental conhecer aquela mais adequada para sua carreira.

Quer saber em quais certificações em TI você deve investir? Continue a leitura deste artigo! 

Oracle Certified Professional Advanced PL/SQL

Os bancos de dados geridos com base no SQL são utilizados por muitos aplicativos. Nesse cenário, a Oracle Certified Professional Advanced PL/SQL é a certificação ideal para quem pretende validar seus conhecimentos na integração dessas bases de informações com seus softwares.

Ela foi criada pela Oracle e pode ser obtida por programadores, especialistas ou administradores de sistemas. Mas, antes de ser certificado, é necessário obter a Oracle PL/SQL Developer Certified Associate, uma vez que ela é voltada para profissionais com alto nível de maturidade.

VMware VCP-Cloud

O investimento no cloud computing aliado a máquinas tem se tornado algo estratégico a muitos negócios, o que também elevou a procura por pessoas que soubessem instalar, gerenciar e otimizar esse tipo de solução. Para profissionais que queiram certificar suas habilidades na área, a VMware VCP-Cloud é a solução ideal.

Essa certificação em TI é focada nas pessoas que trabalham com a instalação, configuração e administração de ambientes na nuvem que necessitem de alta confiabilidade e segurança. A prova passa por conhecimentos sobre os diferentes tipos de infraestrutura de cloud computing, assim como aqueles necessários para migrar dados e distribuir recursos aos usuários.

Certificação ITIL

A biblioteca ITIL (Information Technology Infrastructure Library ou Biblioteca de Infraestrutura da Tecnologia da Informação) é um dos principais guias de gestão de TI do mercado. Ela tem auxiliado profissionais do setor em todo o planeta a estruturarem serviços conforme as demandas de maior impacto no dia a dia de cada pessoa que depende da infraestrutura da empresa.

Nesse contexto, a certificação ITIL é fundamental para quem pretende validar seu conhecimento na área. Seus quatro níveis que podem ser obtidos conforme o perfil das atividades do profissional e o conhecimento que apresenta sobre a biblioteca:

• Foundation/Practitioner: nível básico e fundamental para os demais;
• Intermediate: etapa focada na gestão de serviços de TI e em áreas práticas, como o service desk e a gestão de riscos;
• Expert: direcionado a quem trabalha com a gestão de processos e o ciclo de vida dos serviços de TI;
• Master: trata-se do último nível da certificação, que tem como foco CEOs e outros profissionais de cargos executivos. Justamente por isso, exige uma experiência maior do que cinco anos para ser obtida.

Embora seja mais recomendada para gestores de TI, a certificação ITIL também pode ser obtida por profissionais que atuam em atividades focadas na execução de serviços. As provas foram reformuladas recentemente para adaptação à ITIL v4, nova versão da biblioteca. Ainda assim, as certificações da ITIL v3 continuarão válidas.

Certified Information Systems Security Professional

Também conhecida apenas como CISSP, essa é uma das principais certificações voltadas a quem trabalha com segurança digital. Justamente por isso, é muito obtida por profissionais que pretendem reforçar a capacidade de executar atividades com uma boa base de confiabilidade, mesmo que não atuem diretamente com a proteção de dados — como é o caso dos desenvolvedores e gestores de infraestrutura de TI.

O teste, que dura seis horas e traz 250 questões, testa as habilidades dos profissionais de proteger a infraestrutura, detectar ataques ou eliminar brechas de segurança. A padronização do certificado permite que seja aceito mundialmente e tem como foco profissionais com grande experiência em suas respectivas áreas de atuação.

Microsoft Certified Solutions Developer

Com validade de dois anos, essa certificação pode ser obtida por quem trabalha na criação de softwares do ambiente Windows. A prova atesta habilidades como:

• a programação em HTML5 com CSS3 e JavaScript;
• o desenvolvimento de aplicações web ASP.NET;
• o desenvolvimento em Windows Azure e serviços web.

AWS Certified Solutions Architect — Associate

Trata-se de uma certificação direcionada a arquitetos de soluções tecnológicas baseadas na nuvem da Amazon (a AWS). Ela garante que o profissional de TI tem as habilidades necessárias para construir um ambiente com alta disponibilidade, escalável e de poucas falhas, além de saber combinar a economia de recursos com a segurança de dados.

Para obtê-la, é exigido um ano de experiência com a AWS ou o trabalho na arquitetura de sistemas.

Certified ScrumMaster

A metodologia Scrum é utilizada por muitos profissionais para gerir projetos de TI, tornar o desenvolvimento de sistemas mais ágil e eliminar gargalos no ambiente de trabalho. Assim, a Certified ScrumMaster é voltada para quem trabalha com este framework e em sua aplicação em cada etapa de seus projetos.

Por ser focada nos mestres de Scrum, a certificação se direciona a gerentes de projetos ou líderes de setores. Junto à certificação, o profissional ganha dois anos de vínculo com a Scrum Alliance, que podem ser utilizados para acesso a eventos locais e online.

Como vimos no conteúdo acima, as certificações em TI podem ser obtidas para várias áreas. A partir da análise do seu perfil operacional e dos objetivos que tem no médio ou longo prazo, é possível direcionar seus estudos para obter aquela que abra portas no futuro e garanta um maior sucesso profissional.

A obtenção de uma certificação em TI deve ser vista como um investimento estratégico. Conforme a tecnologia evolui, esse documento garante que o profissional seja capaz de comprovar seu alinhamento com as principais tendências do seu campo de atuação e, além disso, consiga prestar um serviço de qualidade.

Portanto, não deixe de considerar a certificação como uma forma de crescer na sua carreira e ter acesso a novas oportunidades.

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Um planejamento bem-sucedido é essencial para o PMO, assim como o controle sobre basicamente tudo o que estiver relacionado aos projetos da empresa. Mas existe um limite entre o microgerenciamento de atividades e a gestão focada em objetivos e metas, assim como também há um enorme vão entre delegar e deixar tudo correr solto, como se não houvesse uma gestão centralizada. Esse limite é imposto pelo nível de detalhamento do seu planejamento, que não pode ser minimalista, com apenas uma lista das funcionalidades a serem desenvolvidas, tampouco exagerado em controles, burocracias e reuniões, a fim de não barrar a agilidade da equipe no desenvolvimento da solução.

O que fazer então para garantir um planejamento bem-sucedido? Como exatamente encontrar esse equilíbrio? Confira os próximos tópicos e descubra agora mesmo as respostas para essas questões:

Interdependência entre atividades

A ordem na qual as subpartes de uma atividade são executadas permite que você estruture os fluxos de trabalho de maneira mais detalhada, garantindo o entendimento da equipe sobre o que é preciso fazer, mas sem entrar em pormenores desnecessários. Assim, se você está desenvolvendo um software de automação de marketing em que a atividade principal é a funcionalidade criar e-mail marketing, pode subdividi-la em outros itens, como layout, edição de texto e inserção de imagens, por exemplo. Dessa forma, qualquer pessoa que esteja envolvida com o projeto entenderá o que é preciso fazer sem que você tenha que entrar em detalhes mínimos.

Disponibilidade dos colaboradores

Se você está trabalhando em diferentes projetos e com uma equipe mais compacta, que ainda tem outros afazeres dentro da empresa, a melhor forma de detalhar o tempo disponível de cada colaborador é criar uma agenda. Nesse calendário, permita que cada um bloqueie determinados horários para se dedicar aos projetos em andamento. Com um dashboard de controle, você vê com facilidade quem está disponível, quando e por quanto tempo, podendo planejar com maior eficácia as próximas fases dos projetos e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

Delegação responsável de tarefas

Por mais que delegar atividades seja mais que comum em qualquer projeto, é preciso tomar um certo cuidado para delegá-las sempre com responsabilidade. E para isso é preciso conhecer bem os membros do time, saber quais são suas competências, como lidam com pressão, prazos, metas e resultados. Lembre-se de que apenas repassar uma atividade não implica em uma execução de qualidade, cumprindo os requisitos necessários para o bom andamento dos trabalhos. Assim, tenha a certeza de que cada pessoa entende bem seu papel, conhece suas responsabilidades, sabe executar a tarefa e tem jogo de cintura para pedir ajuda se for preciso, sem que você tenha que cobrar o tempo todo.

Para fechar uma espécie de contrato social com todos, liste no cronograma de atividades quem é responsável por que parte, deixando claro também quais atividades são interdependentes, de forma que assim todos saibam que uns dependem dos outros para desenvolver seu trabalho com excelência.

Infraestrutura necessária aos projetos

Obviamente o PMO é de suma importância para a empresa, mas precisa compartilhar diversos recursos com outras unidades do negócio, incluindo aí salas de reuniões, projetores multimídia, materiais de escritório, entre outros. Sendo assim, para garantir que você terá todos os recursos físicos disponíveis para a execução de cada projeto, quando eles forem necessários, não deixe de reservá-los com a devida antecedência.

Para os recursos que precisarem ser adquiridos, insira os valores correspondentes no orçamento do projeto, assim como quando será preciso liberar a verba para comprá-los e quem será o responsável por garantir que tudo se mantenha dentro do esperado. Desde a locação de um equipamento até a compra de um software, tudo deve estar especificado no planejamento para que não haja surpresas no caminho — como a falta de recursos financeiros para dar continuidade ao trabalho, por exemplo.

Riscos inerentes a cada trabalho

Outra questão que deve ser detalhada ao máximo são os riscos inerentes a cada projeto. Sabendo de antemão o que pode acontecer de errado fica muito mais fácil se precaver, pensar em alternativas e mitigar os riscos sem maiores impactos para o PMO ou para a estratégia geral da empresa. Riscos ligados a prazos extrapolados, falta de recursos humanos, físicos ou financeiros, documentos essenciais que não são providenciados a tempo, questões climáticas, econômicas ou sociais: tudo isso deve ser relacionado de forma a cercar cada projeto com o máximo de cuidado, visando sempre garantir sua execução dentro do previsto.

Definição de metas diárias

Prazos muito longos podem deixar a equipe à vontade demais, sem o compromisso de fazer entregas constantes. Para evitar que os esforços sejam desperdiçados, defina metas diárias para cada envolvido. Em um primeiro momento, os colaboradores podem até pensar que isso é microgerenciamento, mas se você adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo —, todos perceberão a importância de ter um trabalho segmentado e contínuo.

Além disso, assim fica mais fácil identificar pequenos problemas que podem surgir ao longo do desenvolvimento do projeto, o que ajuda a controlar com mais qualidade o andamento das atividades e, consequentemente, garantir a entrega de um produto final que não só atinja como supere as expectativas do cliente.

Pontos de parada na execução do projeto

Por mais que você tenha tudo planejado, imprevistos acontecem. Alguém pode ficar doente, uma atividade pode atrasar ou um equipamento indispensável pode demorar mais do que o esperado para chegar, por exemplo. Para evitar que isso afete significativamente os trabalhos, defina pontos de parada ao longo do projeto — dias em que não há atividade alguma planejada. Dessa forma, além de ter uma folga para todos respirarem, é possível colocar a casa em ordem, avaliar o desempenho do PMO até o momento ou ainda usar o tempo disponível para executar atividades prejudicadas por atrasos ou quaisquer outros acontecimentos.

Ter prazos apertados para a entrega de seus projetos pode, a princípio, pode parecer um método eficiente de mostrar retorno para a empresa, mas como projetos são desenvolvidos em ambientes de extrema inconstância, o mais recomendado é prevenir do que ter que correr atrás do prejuízo depois.

Com essas dicas você terá um planejamento bem-sucedido no seu PMO, sem precisar se demorar em planos, documentos, planilhas, reuniões e processos sem sentido, que só ocupam o tempo e nada trazem de resultado efetivo! Pronto para revolucionar seu negócio?

Agora nos conte o que achou deste post! Gostaria de acrescentar algum item à nossa lista? Deixe seu comentário! E não se esqueça de assinar nossa newsletter para se manter a par de tudo o que permeia o gerenciamento de projetos e um PMO de qualidade

O mercado para Gerente de Projetos é bastante aquecido. Isso porque ele se enquadra em diversos segmentos, o que propicia um maior campo de atuação. Para ocupar boas posições, o profissional que pleiteia o cargo precisa ter um conhecimento amplo e muito jogo de cintura, já que dentre suas atividades estão a gestão das equipes, a moderação de conflitos, garantir que os prazos das entregas serão cumpridos, que o orçamento não será extrapolado, que todos os recursos necessários para a execução dos projetos estão disponíveis e atentar-se a todas as variáveis possíveis para evitar riscos.

Se você possui as certificações, cursos e habilidades necessárias para ocupar uma vaga, provavelmente não pretende assumir o cargo em uma empresa qualquer. Por isso, você não deve se ater apenas aos salários ao escolher por um emprego, principalmente no mercado para gerente de projetos. Tampouco deve deixar a decisão de ingresso em determinada empresa nas mãos apenas do recrutador. Pense que você passará horas na instituição e, por isso, precisa também avaliar outras questões antes de aceitar uma proposta!

Você também precisa se interessar pela empresa

Considere o objetivo central de uma entrevista: você almeja uma vaga. Para conquistá-la, será preciso passar por um criterioso processo seletivo. Com ele a empresa pretende conhecer mais do que o seu currículo e portfólio. Afinal, eles já foram aprovados na triagem para a vaga. Ela quer entender melhor como você se porta, ouvir o relato das experiências adquiridas, o que gosta de fazer, seus planos, se a sua personalidade é adequada à cultura da empresa, dentre outras questões. Tudo isso para certificar-se de uma contratação mais certeira.

Em contrapartida, você precisa ter certeza de que os projetos que assumirá também são de seus interesses, se os valores da empresa estão adequados aos seus e como será o seu trabalho por lá. Idealmente, não há porque se desesperar para conseguir um emprego em uma nova empresa, apenas há a vontade de crescer e se desenvolver em uma nova oportunidade. Por isso, não há motivo para se desesperar e aceitar a primeira vaga que aparecer.

O que analisar antes de aceitar uma proposta de emprego

No mercado para gerente de projetos, você também precisa ser criterioso antes de aceitar uma oferta. Para isto, não deixe as perguntas apenas nas mãos dos recrutadores! Quando houver uma oportunidade, questione sobre algumas questões-chave que podem fazer a diferença em sua decisão, além de demonstrar seu interesse na vaga. Não sabe quais perguntas são estas? Não se preocupe! Vamos ajudá-lo:

1-Como os projetos são priorizados?

Com esta pergunta, além de demonstrar ao recrutador o seu entusiasmo pela vaga, você obterá respostas que o levarão mais próximo à realidade da sua rotina, caso seja o profissional selecionado e tenha interesse em assumir o cargo em questão.

É comum às empresas ter mais demanda que tempo para executá-las. Por isso, ao levantar esta questão, você entenderá melhor como a empresa lida com a definição das prioridades para, assim, verificar se o volume de trabalho e a forma como a empresa lida com isto o possibilitarão manter certa qualidade de vida e entusiasmo no dia a dia.

2- Como você descreveria a relação entre as equipes dos projetos e de vendas?

De um lado, um time trabalha para trazer mais projetos à empresa. Do outro, há uma equipe trabalhando para realizar as entregas dentro dos prazos estipulados. Por isso, é comum que ocorram conflitos de interesses. Como o Gerente de Projetos tem a função de contornar este tipo de situação, não hesite em questionar ao recrutador como esta relação funciona na empresa. Desta forma você conseguirá identificar o que enfrentará no dia a dia e avaliar se consegue – ou pretende – lidar com estas questões.

3- Quais os maiores desafios enfrentados atualmente na gestão de projetos da empresa?

Esta pergunta é bastante estratégica. Afinal, com sua expertise você poderá propor uma solução imediata, o que você faria para driblar estes desafios com maestria caso assumisse a posição. Logo de cara você já demonstraria aptidões indispensáveis para a vaga! Por outro lado, você também conseguirá avaliar se os desafios da empresa casam com o que você almeja e se, de fato, será possível enfrenta-los.

Com as perguntas certas você consegue não apenas demonstrar competência para ser selecionado para a vaga, como também avaliar se você quer mesmo desenvolver sua carreira naquela empresa!

E você, conhece alguma outra pergunta que auxiliaria na decisão em aceitar ou não uma vaga como Gerente de projetos? Compartilhe conosco através dos comentários!

A palavra “auditoria” deixa muita gente com o cabelo em pé. Concorda? Não seria diferente com a sua variável, a auditoria de projetos. Quem, contudo, pensa assim, não conhece seu verdadeiro significado. Trata-se, na verdade, de um conjunto de estratégias que permite monitorar os programas e metas das organizações.

Grosso modo, é executada uma checagem minuciosa, como um “raio-X” do projeto. São verificados o progresso em relação ao cronograma, o desempenho financeiro e os pormenores técnicos, como produção e distribuição. O objetivo é tornar o projeto eficiente. Como? Reduzindo riscos e sugerindo novas oportunidades de melhoria.

Ficou interessado? Então leia mais neste post, onde apontamos os principais benefícios desse procedimento para as organizações. Confira!

Manter o planejamento nos trilhos

A auditoria de projetos indica os desvios e as maneiras pelas quais se pode encontrar as possíveis soluções. Eventuais falhas são detectadas precocemente, o que permite à instituição corrigi-las de forma antecipada. Todos ficam sabendo sobre o status dos empreendimentos: o que já foi feito, o que ainda falta fazer, o que está impedindo os avanços e como remover esses obstáculos.

Assim, até o gargalo de produção de uma fabricação ainda não iniciada pode ser previsto, o que amplia a conformidade. Com precisão cirúrgica, a avaliação é capaz de destrinchar até mesmo informações sobre contratos. Seus funcionários estão mesmo atentos às cláusulas sobre prazos? Quanto pode ser perdido com multas?

Os balanços fornecerão essas e muitas outras respostas. No caso de documentos ainda não firmados, o monitoramento é eficiente em reconhecer itens desinteressantes para a companhia, protegendo-a de perdas.

Evitar prejuízos

Os estudos incluem ainda a auditagem sobre a viabilidade econômica do projeto, de acordo com a realidade do mercado. A empresa fica sabendo, entre inúmeras outras informações, se as cotações e preços dos insumos estão sendo atualizados da maneira e no ritmo corretos.

Importante destacar que, nem sempre, o apontamento de problemas na área financeira significa fraude. Imagine, por exemplo, uma indústria papeleira que compre madeira. Ela já conta com seus fornecedores, há anos, respeitáveis e confiáveis. Uma auditoria de projetos possui know-how para sugerir a associação em cooperativas, por exemplo, para aquisições por preços menores.

A perspectiva de inadimplência em determinados setores e as sazonalidades, tanto desfavoráveis como convenientes, também passam pela peneira dos auditores. O mesmo acontece com os pagamentos para mão de obra e abastecimento.

Abrir as portas para novos negócios

Mais uma habilidade desse acompanhamento é descobrir as brechas para expansão do negócio. Uma das ferramentas usadas para esse fim é a análise SWOT, que divide o empreendimento em dois ambientes: externo e interno.

No primeiro caso, o diagnóstico é feito com um olhar de dentro para fora. Desse modo, são definidas as chances de crescimento e assinaladas as ameaças. Na direção inversa, voltada para dentro, a SWOT pontua as forças e as fraquezas de uma instituição.

A estimativa de mercado é outro quesito incluído no pacote. Há pretendentes a novos investidores? Possibilidade de uma fusão, aquisição ou até a venda de ativos obsoletos? As verificações são competentes também para identificação de novas demandas. Nesse sentido, as auditorias de projetos podem, portanto, ajudar a aumentar o faturamento da empresa.

Melhorar a imagem da empresa

Corporações cujos empreendimentos são auditados demonstram intenção de transparência, o que vem sendo cada vez mais valorizado pelo mercado. As práticas de compliance, que significa “estar em conformidade com leis e regulamentos” vêm sendo adotadas pelas marcas mais renomadas.

Uma pesquisa mostra que 12% das indústrias brasileiras não tinham setores de compliance em 2015. Em 2016, a quantidade de companhias sem esse departamento reduziu para 8%. Ou seja: os investimentos em boas práticas estão aumentando dia após dia.

Mas o que isso tem a ver com as auditorias de projetos? É que a retidão organizacional tem conquistado papel relevante para a sociedade, o que inclui novos investidores. Os planos que passam por verificações, portanto chegam ao mercado com mais credibilidade.

Também é um benefício o aprimoramento da qualidade dos relacionamentos entre os colaboradores. Isso porque a definição das metas e as responsabilidades pelas falhas são milimetricamente medidas pelas averiguações. Não sobra tempo nem lugar para “empurra-empurra” ou “diz que me diz”. O resultado disso é menos desentendimento e mais união.

Impedir fraudes

Um dos principais objetivos das inspeções é revelar distorções. É um aspecto espinhoso do assunto, no entanto é preciso enfrentá-lo com a seriedade que o tema exige. Afinal de contas, nenhum gestor quer imperfeições em seu planejamento, seja por omissão ou por manipulação, não é mesmo?

Esses levantamentos costumam causar certo desconforto em qualquer ambiente de trabalho. Por isso, uma das premissas da auditoria é a cordialidade e a transparência de quem investiga. As apurações são impessoais e incidem sobre fatos.

Ao separarem deslizes comuns de fraudes, as análises tornam-se mais um fator a favor do aperfeiçoamento nas relações dentro de uma companhia. Como? Elas valorizam os funcionários íntegros e honestos. A punição de um colaborador fraudulento denota que a seriedade é um valor de magnitude para a firma.

Os projetos são as armas de qualquer instituição para alcançar seus objetivos. Auditá-los nada mais é do que garantir a eficácia dos planos detalhadamente. Se eles não são bem-sucedidos em sua execução, dificilmente uma empresa vai dar o próximo passo rumo à evolução.

Essas verificações alimentam o corpo gestor com informações colhidas a partir de um olhar crítico e independente sobre os métodos. Esses balanços, no entanto, não passam por cima dos gerentes de projetos, ao contrário. O sucesso desses exames está intrinsecamente ligado à participação de todos os níveis da corporação. Por isso, as apurações têm como uma das consequências a melhora da convivência.

Os líderes, evidentemente, representam uma das principais peças da engrenagem. São eles quem vão fornecer a base de dados, os documentos necessários e as diretrizes mínimas para que a vistoria tenha seu start. O acompanhamento técnico e independente, assim sendo, só agem no sentido de beneficiar o negócio.

Viu quantos benefícios a auditoria de projetos pode trazer? E não é só isso. Organizações cujas iniciativas são auditadas sinalizam à sociedade preocupação com a governança corporativa. Por meio dela, são estreitados os laços entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização, trabalhadores, comunidades vizinhas às sedes e clientes.

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