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Por que é tão vantajoso dividir um grande projeto em pequenas etapas?

A execução de todo e qualquer projeto requer uma visão detalhada sobre como o escopo deve ser desenvolvido para que se chegue à solução final desejada pelo cliente. Quando o projeto é curto, envolvendo poucos recursos e menos tempo, fica bem mais fácil gerenciá-lo, certo? Mas para dividir um grande projeto, todo cuidado passa a ser pouco para que nada deixe a desejar e a equipe possa trabalhar adequadamente, realizando as entregas conforme o planejado.

Para não perder nenhum detalhe de vista, o gerente de projetos estipula o uso da Work Breakdown Structure (WBS) ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP), um documento que tem como missão dar suporte à divisão do projeto em pequenas etapas, facilitando, assim, seu gerenciamento. Mas como uma simples decomposição do projeto em partes menores pode ajudar seu gerenciamento? Pois é exatamente o que você vai entender agora, acompanhando nosso post de hoje. Então confira:

Maior agilidade nas entregas

A primeira e óbvia percepção de melhoria no gerenciamento de um grande projeto que utiliza a WBS é relativa a seu controle sobre o cronograma, uma vez que passa a ser possível mensurar com muito maior precisão o tempo de realização de cada atividade, contribuindo, consequentemente, para a organização do tempo da equipe como um todo. Com etapas menores a serem cumpridas, a equipe do projeto mantém entregas mais rápidas e consistentes, deixando o cliente e demais envolvidos a par do desenvolvimento do projeto e cientes de quanto falta para sua completa conclusão.

Mais qualidade no planejamento

Quando já se tem a estrutura do projeto decomposta na EAP, não é mais preciso planejar todo o projeto de uma única vez. Nesse caso, o planejamento também pode ser segmentado de acordo com cada etapa, o que aumenta a precisão da equipe quanto à determinação de recursos e prazos efetivamente necessários.

Menor impacto na gestão da mudança

Grandes mudanças no escopo de um projeto impactam significativamente sua respectiva execução, podendo, inclusive, inviabilizar sua continuidade. Contudo, quando se tem um controle maior sobre cada etapa do projeto, as mudanças se tornam menores e menos prejudiciais, permitindo um controle de riscos muitos mais eficaz.

Mais dinamismo na gestão da equipe

Quando um grande projeto é dividido em etapas menores, o aproveitamento da equipe pode ser devidamente otimizado e direcionado segundo os esforços necessários a cada fase, facilitando a gestão e também a alocação dos profissionais em mais de um projeto por vez.

Maior precisão das métricas

Gerenciar dezenas de métricas de uma única vez pode não ser produtivo para uma equipe que precisa lidar com um grande projeto. Contudo, ao decompor a estrutura do projeto por meio da WBS, é possível determinar métricas específicas para cada etapa, facilitando o acompanhamento das ações.

Mais eficácia na mensuração de resultados

Com métricas mais próximas e certeiras a cada etapa do projeto, a mensuração dos resultados se torna bem mais fácil, otimizando o acompanhamento do desempenho da equipe por parte do gerente de projetos, que poderá tomar decisões corretivas em tempo real, contribuindo para a maximização dos esforços de todos.

Ainda não sabe como dividir um grande projeto em etapas menores? Pois clique aqui e confira nossas 5 dicas para facilitar a criação de uma EAP! E não deixe de comentar aqui para compartilhar conosco suas impressões e experiências! Participe!

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