É bastante comum que um gerente de projetos acabe se embolando ao coordenar múltiplos projetos simultaneamente, não é verdade? Afinal de contas, gerenciar muitos trabalhos, recursos, escopos e cronogramas de uma só vez exige muita habilidade!

Um gerente de múltiplos projetos deve, por exemplo, ter a capacidade de se adaptar às diversas equipes sob seu comando, que variam de um projeto para outro, além de ser capaz de se comunicar bem, conseguir absorver e assimilar as informações relacionadas aos detalhes dos projetos e saber delegar tarefas aos respectivos responsáveis por cada equipe.

E foi pensando nas possíveis dificuldades e dúvidas que um gerente de projetos pode vir a ter nesse malabarismo de controle de vários projetos simultaneamente que resolvemos elaborar este post. Então confira agora mesmo nossas valiosas dicas:

Delegue tarefas

Quando um gerente precisa controlar vários projetos ao mesmo tempo, dificilmente terá condições para lidar com todas as mínimas questões sob sua responsabilidade, certo? E é por isso que delegar algumas tarefas — aquelas que não possuem um nível tão estratégico, por exemplo — para um membro mais qualificado da equipe pode dar o conforto e a segurança necessários para permitir que o gerente direcione seu foco para assuntos mais relevantes, uma vez que terá a certeza de que a atividade será bem executada.

Aloque recursos com antecedência

Muitas empresas têm como exigência manter as equipes com estruturas enxutas, sempre com o propósito de reduzir os custos e manter a competitividade perante o mercado. E isso se aplica, também, às equipes de projetos. É necessário, portanto, que o gerente de projeto consiga efetuar um planejamento a respeito dos recursos necessários com a devida antecedência. Assim, tanto a equipe como os gestores terão ciência da previsão dos gastos e do tempo em que estarão alocados no projeto.

Priorize os projetos

Elabore uma lista de prioridades para cada projeto. Assim, projetos com atividades mais críticas e com prazos menores devem ter uma atenção especial. Se possível, nomeie um líder qualificado para ser o responsável — pelo menos temporariamente — por um projeto que está caminhando bem em termos de cronograma e riscos. Dessa forma é possível focar no mais grave até a poeira baixar. Aproveite e veja neste texto algumas opções para criar seus relatórios de desempenho. Uma boa dica é ler o post que escrevemos sobre como definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos, ele certamente pode te ajudar.

Utilize um software de apoio

Outra boa opção para manter a organização dos projetos em pleno andamento é investir em um software de apoio à gestão. Dê preferência a uma ferramenta que ofereça funcionalidades de atualização automática sobre o andamento das atividades, que seja flexível e adequada a seu método de gestão. Se a tecnologia está aí para facilitar e otimizar os serviços, por que não usá-la a seu favor? Se você tem dúvidas sobre qual software escolher, leia esse post.

Controle sua agenda

Uma gestão de tempo eficaz é simplesmente imprescindível para que o gerente consiga dar a atenção que cada projeto requer. Nesse caso, manter a agenda sempre atualizada ajuda a monitorar o trabalho das equipes envolvidas e evita a perda de tempo com tarefas desnecessárias ou que não agreguem muito valor.

Essas dicas definitivamente não são a solução para todos os problemas que o gerente de projetos enfrenta, mas podem ajudar — e muito! — a coordenar as atividades para aliviar a correria do dia a dia, evitando sofrer com atrasos nos projetos. Mas cabe a você, gestor, a responsabilidade de sinalizar a seus superiores quando se sentir sobrecarregado com a quantidade de projetos que está gerenciando ao mesmo tempo, viu? Melhor garantir a qualidade do que equilibrar perigosamente riscos.

Agora comente aqui e nos conte o que achou das nossas dicas! Tem alguma outra sugestão que também possa auxiliar o gerente de projetos a lidar com a gestão de múltiplos trabalhos? Compartilhe suas dicas e experiências conosco!