Um dos mais reconhecidos grupos de Tecnologia da Informação, o Standish Group, de Boston, Massachusetts, revelou em uma recente pesquisa um dado alarmante: 24% dos projetos no mundo passam pelo fracasso no gerenciamento de projetos. Ou seja, ela nos coloca que cerca de um em cada quatro projetos não são concluídos!

Quais as razões para ter fracasso no gerenciamento de projetos? Esta é a pergunta básica para quem trabalha na área. O prazo estipulado e o orçamento previsto são as principais causas de tantas desistências. No entanto, a ineficiência de gestão é outro grande fator para deixar os projetos pelo meio do caminho.

Quando toda a equipe está reunida, é comum cada área justificar de uma maneira os problemas de um projeto. No entanto, é como diz o ditado: cada macaco no seu galho. Geralmente, cada setor aponta situações relacionadas à sua área de atuação, faltando uma visão mais holística do processo.

Cabe aqui outro ditado: uma andorinha só não faz verão! Os gerentes de projetos envolvidos precisam perceber que uma área não está isolada das outras.

Quais são as condições para que um projeto seja bem-sucedido? Reunimos sete ações necessárias para que não aconteça um fracasso no gerenciamento de projetos

1.    Diretoria participativa

A alta direção tem um papel primordial em um projeto. Ela funciona como uma bússola, indicando o Norte para as ações de todas as áreas. Se ela não assumir seu papel, prejudicará toda a estrutura organizacional da empresa. É importante, assim, que a direção mantenha um forte canal de comunicação como todos os colaboradores.

2.    Equipe unida

Com apoio da direção e estando a par dos objetivos da companhia, os colaboradores certamente terão um rendimento melhor. Nesse caso, mais uma vez ressaltamos a importância dos processos de comunicação, o que pode ser garantido com um bom software de gerenciamento de projetos (como o Project Builder).

3.    Maturidade e profissionalismo

Ter competência para avaliar e identificar os processos de um projeto exige uma grande responsabilidade. Por isso, é preciso contar com profissionais que tenham maturidade para garantir a eficácia em suas áreas. É bom ressaltar também que essa maturidade não necessariamente tem a ver com tempo de experiência.

4.    Experiência organizacional

Não há desespero para erros em uma gestão, porque sempre se pode aprender com eles. Até mesmo para cuidar que os erros não se repitam. Problemas sempre vão ocorrer, o importante é como lidar com eles. Se os colaboradores são incentivados a comunicar erros tão logo ocorram, isso aumentará a eficácia de uma aprendizagem organizacional.

5.    Definição de escopo

Tudo aquilo que contempla um projeto de um produto ou serviço, ou seja, o escopo, deve ser bem definido para que haja precisão nas ações de cada área. Esse escopo, no entanto, exige atualizações constantes para abranger as mudanças que vão ocorrendo durante a execução de um projeto.

6.    Sistema de informações

A inovação tecnológica atualmente tem uma velocidade grande. A cada dia, novos softwares são criados para a área de gerenciamento de projetos. Portanto, é preciso ter muita atenção na hora de adquirir um programa para que a escolha seja compatível com os objetivos de um projeto.

7.    Controle eficiente

As mudanças em um projeto serão inevitáveis. É preciso ter jogo de cintura para percebê-las e não engessar toda a produção. Para isso, será fundamental ter um controle eficiente de cada etapa, registrando cada ação e as mudanças que vão ocorrendo. A documentação dessas mudanças será necessária para evitar grandes fracassos.