O mundo está caindo na minha cabeça! Os gerentes de projeto tendem a ser meio dramáticos às vezes. Precisamos ter a certeza de que todas as nossas bases estão cobertas e que há planos de contingência para tudo. Essa mentalidade geralmente resulta em sobrecarga de pensamentos e na reação exagerada sobre as coisas. Vamos ver um exemplo do que acontece quando complicamos demais uma situação e, em seguida, as sugestões de como manter as coisas simples, sem sacrificar o planejamento ou os cronogramas.

Estávamos no meio das negociações de contrato com um de nossos clientes para um novo projeto. Tínhamos feito negócios juntos durante anos, então foi muito bom para o andamento das coisas os acordos de não divulgação, de serviços profissionais, as instruções de trabalho, as alterações de declarações de trabalho e as ordens de serviço que serviram de parâmetros legais para o relacionamento. Cada vez que um novo projeto era proposto, todos esses documentos ressurgiam e eram revistos para que tudo permanecesse satisfatório.

Essa negociação, em particular, transcorreu um pouco diferente. O cliente contratou uma nova advogada, e ela se envolveu no processo. Depois de analisar a declaração de trabalho e a ordem de serviço relacionada, ela enviou o documento a um dos funcionários do cliente, dizendo que não gostou da forma como tais itens foram colocados juntos. Ela queria algo mais ao estilo do acordo original, que havia sido montado anos antes. Uma vez que fizéssemos isso, ela iria se reunir conosco para finalizar os detalhes.

Nós nos apavoramos! Por que ela queria no estilo original? Muita coisa aconteceu desde então. Novos serviços surgiram, definições haviam mudado, e os acordos antigos não eram mais uma representação precisa da relação. O que ela estava tentando fazer?

Fizemos diversas reuniões internas para tentar descobrir o que ela queria. Será que era voltar três anos antes e perder todo o caminho que tínhamos percorrido? Quais eram suas intenções? Todo mundo tinha uma teoria. Até uma contra-teoria. Passamos horas tentando identificar o que ela quis dizer com “voltar ao estilo original”. Consultamos o nosso próprio advogado para ter certeza de que estaríamos protegidos se voltássemos a esses contratos originais.

Marcamos uma reunião com ela para rever os acordos. Estávamos todos preparados para argumentar que não seria uma boa ideia voltar aos contratos originais. Após uma breve conversa, mergulhamos no “xis” da questão. Um dos meus colegas perguntou por que ela sentiu que o acordo original era um estilo melhor para se usar.

Então ela começou. Estávamos todos prontos para dar o bote assim que ela terminasse de falar.

“Ah”, ela disse. “Eu gosto do estilo original porque em vez de ter dois documentos você tem tudo em apenas um. É possível copiar e colar o segundo documento e combiná-lo com o primeiro?”

O quê? Era isso? Ela só queria que combinássemos dois documentos em apenas um? E sobre a intriga, teorias da conspiração e subterfúgios? E quanto a ela tentar nos iludir e nos mandar de volta três anos? O fato era que essa nunca foi sua intenção. Era tudo imaginação nossa. Nós complicamos demais as coisas de um jeito maior do que o necessário. Tudo o que ela queria era simplificar as coisas.

Não complique demais as coisas!

Não complique demais as coisas. Pessoas complicam as situações por inúmeras razões, e a maioria pode ser evitada!

• Falta de comunicação – uma pessoa da empresa do cliente que nos trouxe o contrato de volta não foi muito clara sobre o que queria dizer. Tentou comunicar suas intenções, em sua linguagem corporal, ao recordar o que tinha lido e o que havia entendido. O equívoco introduziu uma complexidade que estava claramente fora de questão. Assim, ofuscamos ainda mais a situação com base em nossa compreensão limitada e errônea.

• É fácil – pode não fazer sentido, mas é verdade: é fácil supercomplicar as coisas. Pense nisso. É preciso esforço para pedir esclarecimentos e tentar entender alguém. Provavelmente a pessoa sentada em frente à advogada não quis dar a impressão de que não tinha entendido o que ela quis dizer. Nós todos tomamos o caminho de menor resistência, assumindo ou imaginando coisas, e aceitamos isso. Estávamos preocupados com o prazo. Precisávamos mudar o acordo rapidamente. Gastaríamos tempo e esforço para voltar e pedir esclarecimentos, e teríamos atrasado o processo. Em retrospecto, isso não era uma boa idéia, mas manteve as coisas em progresso.

• As pessoas gostam de um drama – o drama é, muitas vezes, inevitável. Algumas pessoas acham que é difícil levar as coisas a sério. Nada pode ser fácil para elas. Há sempre uma ‘pegadinha’ ou um outro ângulo que elas precisam observar. Essas pessoas têm a tendência de transformar algo que poderia ser relativamente simples em um emaranhado de confusão. Há espaço para esse tipo de pessoa no local de trabalho, porque você não pode sempre levar tudo a sério. No entanto, se não for devidamente acompanhada, ela pode se tornar incontrolável e prejudicial ao andamento do projeto.

Como evitar o excesso de complicações

Há uma série de coisas que você pode fazer para não complicar as situações. Minhas sugestões são as seguintes:

• Não faça escândalo – se algo não acontece ou funciona do jeito que você espera, não exagere. Exagero é uma emoção. A emoção é contagiosa e infecta outros. Um grupo de pessoas emocionalmente contaminadas tem uma tendência a não pensar de forma clara e pode até mesmo contagiar uma multidão. Um grande grupo emocionalmente carregado só pode piorar as coisas e torná-las mais complexas. Sempre que você é confrontado com informações que não são o que você espera, dê um passo para trás e processe-as. Faça essa informação ter sentido em sua própria mente antes de ficar irritado. Isso ajudará a manter uma solução simples na vanguarda.

• Não espere o pior – nós certamente esperamos o pior da advogada. Questionamos os motivos dela e achávamos que ela queria nos fazer mal. Esse não foi o caso. Ela só queria um formato mais fácil de ler. Isso está longe de ser o pior cenário. Há dois extremos em qualquer situação: o pior e o melhor. As chances são pequenas de você encarar um ou outro. Você provavelmente vai ficar em algum ponto entre os extremos. Tenha isso em mente (enquanto você não está exagerando) e isso vai lhe ajudar a não complicar as coisas.

• Pergunte a eles – aqui está uma maneira infalível para não complicar as coisas: perguntar! Não há nada errado em pedir esclarecimentos para se certificar de que entendeu o pedido. Fiz isso inúmeras vezes, o que ajudou a outra pessoa a simplificar o pedido. Muitas vezes, eles não tinham essa noção, e ficaram felizes pela oportunidade de falar sobre isso e chegar a uma solução mais simples.

• Mantenha os canais de comunicação abertos – manter os canais de comunicação abertos significa que você pode fazer perguntas a qualquer momento. Manter um relacionamento saudável significa que você não vai reagir imediatamente ao assumir o pior cenário. Isso exige esforço todos os dias, mas a recompensa vale a pena.

Para finalizar a história, nós copiamos e colamos um acordo como a advogada havia solicitado. Fechamos um projeto novo e excitante para trabalhar em conjunto. Acreditem em mim, nós mantivemos as coisas simples a partir desse ponto em diante!

Aprendeu por que é negativo que você complique demais as coisas? Compartilhe!!!