Sabemos que ter um orçamento ilimitado para projetos é uma raridade, vantagem de pouquíssimas empresas. Por isso, planejar e ajustar os custos é uma tarefa prioritária para qualquer gestor, exigindo um orçamento planejado para que o projeto seja bem-sucedido.

Um bom gerente de projetos também é conhecido como aquele que consegue desempenhar uma gestão eficiente dos recursos financeiros. Nesse pacote, está incluso o controle e o acompanhamento do dinheiro investido, garantindo a execução das atividades em prol das metas visadas.

Afinal, será que você sabe como definir um orçamento alinhado às expectativas do mercado? E se o cliente pedir uma alteração no projeto que tenha impacto no orçamento — como lidar com esse tipo de caso? É o que veremos neste artigo!

Como criar um orçamento planejado para projetos

Segundo a definição do PMBOK, estabelecer um orçamento é agregar custos estimados para determinar uma linha de base dos custos autorizada, seja com atividades individuais, seja com pacotes de trabalho.

Saber com clareza qual é essa linha de base dos custos é fundamental para quem deseja monitorar e controlar a performance do projeto. É por esse motivo, aliás, que o mercado de softwares para projetos tem crescido tanto, já que eles são capazes de atuar com relevância e exatidão superiores ao trabalho manual.

Nesse contexto, um orçamento planejado possibilita a previsão eficiente do custo total do projeto, abrindo portas para a programação do fluxo de caixa e até fortalecendo as bases para quaisquer negociações necessárias.

A análise da demanda

É preciso saber, antes de tudo, do que o cliente precisa. Partindo disso, uma boa análise do projeto consiste na divisão de etapas e na dedução dos esforços que serão empregados nelas.

Em grande parte dos casos, os orçamentos de prestação de serviço são calculados de acordo com as horas gastas na execução do serviço. Assim, o valor da hora é aplicado em cima do total de horas levantadas.

Apesar disso, a lei da oferta e da procura não pode ser negligenciada.

Como diz essa regra de ouro da economia, serviços específicos com pouca concorrência e alta demanda podem ter um preço maximizado. Por outro lado, se a concorrência for muito forte, talvez seja preciso forçar o valor dos serviços para baixo.

Respeitar o custo de desenvolvimento do projeto é essencial nessa tarefa. Afinal, uma redução de custos mal planejada pode interferir diretamente na lucratividade desejada, causando prejuízos.

A prática do orçamento

Ao planejar os custos de um projeto, é preciso descrever como o investimento será gerenciado e controlado.

O primeiro passo para isso é a estimação desses custos. Ela se dá por meio de um levantamento quantitativo individual de todos os serviços que serão feitos, seguida pela sua precificação exata. Os preços, por sua vez, se baseiam em conhecimento de mercado, cotações e orçamentos anteriores.

Depois disso, é preciso criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Nela fica o escopo do projeto, dividido em pacotes de serviço. Junto a isso, é preciso identificar e especificar o trabalho necessário em cada etapa.

O desenvolvimento do cronograma do projeto vem logo a seguir. Nele, você deverá incluir os prazos para as tarefas de cada pacotes de trabalho — afinal de contas, as datas de início e término são essenciais para o planejamento de desembolso financeiro.

Outro ponto importante na sequência é a mobilização e alocação da equipe e a identificação dos riscos gerais. Um bom orçamento é aquele que consegue levantar as ameaças de forma que, caso ataquem o desenvolvimento do projeto, elas não onerem os custos, inviabilizando o planejamento.

Assim, você pode escolher um dos tipos de reserva orçamentária (ou mesmo combinar ambos):

• reserva de contingência: utilizada para os riscos identificados durante o levantamento;
• reserva gerencial: utilizada para cobrir os riscos desconhecidos, protegendo o orçamento.

Ainda dentro do plano de custos, não se esqueça de que as aquisições de material, equipamentos e mão de obra merecem uma seleção delicada e estratégica. Você terá, portanto, que escolher os melhores fornecedores de acordo com a realidade disponível.

Nesse processo, o bom profissional que projeta acaba se revelando. É ele que consegue contratar de acordo com a estrutura certa, planejando o uso dos valores mais interessantes e capazes de atender todas as demandas que surgirem durante a realização do projeto.

Como utilizar KPIs durante o orçamento planejado

O uso de Indicadores de Desempenho (traduzido de Key Performance Indicator, ou KPI) em projetos é uma grande oportunidade para gestores que precisam mensurar os resultados de um negócio. Basicamente, eles oferecem uma maneira de comparar o orçamento com o que foi e é realizado, possibilitando análises baseadas em dados concretos.

Você pode fazer uso dessa estratégia sempre que sentir a necessidade de trabalhar com informações exatas, para tomar decisões mais eficientes. Entre os KPIs mais conhecidos hoje no universo de projetos estão:

• custo real (conhecido pela sigla AC);
• valor planejado (PV) ou custo do trabalho agendado (BCWS);
• variância de custo (sigla CV) — que mostra se o custo estimado está dentro ou fora da linha de base;
• valor obtido (EV) ou custo do trabalho realizado (BCWP);
• trabalho realizado (conhecido pela sigla ACWP);
• Retorno Sobre Investimento (ROI).

Como lidar com alterações que impactam o orçamento

De fato, é comum que um projeto em desenvolvimento careça de mudanças. Estas podem estar diretamente ligadas ao orçamento, mas também a outros aspectos, como o cronograma de entrega ou mesmo o escopo de trabalho.

Contudo, depois que o orçamento é concluído e aprovado, ele se torna a linha de base dos custos para o projeto. E essa linha só poderá ser alterada mediante procedimentos formais de controle de mudanças.

Nesse caso, então, o gestor tem o desafio de superar as dificuldades e manter a equipe e a expectativa do cliente sob controle. Novamente segundo o PMBOK, o ideal é que o pedido seja acatado de imediato, sob a premissa de uma análise breve a ser comunicada o quanto antes.

A partir disso, a solicitação deverá ser descrita e documentada em um Pedido de Mudanças (Change Request). Isso significa que o processo não pode ser feito verbalmente, mas de modo de processual.

Junto à sua equipe, você deverá analisar os impactos da mudança no projeto — o que pode se beneficiar muito do uso de KPIs, como vimos —, verificando o quanto de impacto que o orçamento poderá sofrer. Tente refletir se há alguma alternativa capaz de substituir a mudança solicitada.

Haja aprovação, ou não, todos os envolvidos precisarão ser devidamente comunicados. Se a resposta for positiva, então, não se esqueça de atualizar o plano de projeto antes de implementar a mudança.

Enfim, esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor os parâmetros que determinam um bom plano orçamentário, de acordo com diretrizes profissionais e padronizadas. Já se sente mais preparado para fazer um orçamento planejado?

Agora, se gostou da leitura, aproveite para compartilhar este texto nas redes sociais e ajude a disseminar informações de relevância para o seu mercado de atuação!

O Product Backlog é uma lista de funcionalidades desejadas de um produto, ou seja, os requisitos que um cliente espera receber ao final do projeto, descrito com sua própria linguagem. O ponto central do Scrum é a criação do Product Backlog, é nele que o projeto começa.

Diferente do modelo tradicional de gestão de projetos, onde precisamos fechar o escopo para poder começar a executar, no Scrum acredita-se que o início do projeto não é o melhor momento para isso. Afinal nesse ponto ainda não conhecemos suficiente o projeto e precisamos avançar um pouco mais em algumas hipóteses antes de ter tanta “certeza”.

Para te ajudar a combinar a gestão convencional com um framework mais ágil preparamos esse artigo onde descrevemos como fazemos aqui na Project Builder para criar nosso Product Backlog. Confira:

Uma mudança muito clara no mindset é que no início do projeto o Product Backlog não precisa estar completo. Podemos ter uma visão macro do produto e dos requisitos esperados. Conforme avançamos no projeto, o Product Backlog cresce e muda à medida que se aprende mais sobre o produto e seus usuários.

Para melhor estruturar o Product Backlog nós utilizamos as chamadas estórias — itens do Product Backlog — elas contém a descrição detalhada dos requisitos de cada solicitação a ser implementada. Em nossas estórias incluímos os seguintes campos:

ID

Uma identificação única, apenas um número com auto-incremento. O objetivo disto é evitar que, ao mudarmos seu nome, percamos o controle sobre as estórias.

Nome

Um nome curto e descritivo para a estória. Por exemplo; “Layout do Relatório”. O nome tem que ser explicativo o bastante, para que os membros do time e o Product Owner entendam minimamente sobre o que estamos falando, e específico o suficiente para distingui-la das demais estórias. Normalmente usamos de 2 a 10 palavras.

Importância

Definir qual é importância dessa estória na perspectiva do Product Owner (em relação ao cliente). Por exemplo: 10 ou 150. Quanto mais pontos mais importante.

Estimativa inicial

Estimativas preliminares que o time dá sobre quanto tempo será necessário para concluir uma determinada estória, se comparada as demais. Cada empresa trabalha sua estimativa de uma forma, mas normalmente dá-se uma pontuação que está diretamente relacionada à complexidade da tarefa e que servirá como base para se calcular quantos dias / horas / pessoas serão necessárias para entregar. Se a pontuação estiver muito alta, uma dica interessante é quebrar a tarefa em duas atividades, desta forma ficará mais fácil acertar na estimativa. A unidade está ligada a pontos por estória e geralmente corresponde mais ou menos a “relação homem/dias” ideal. Faça a pergunta: Em X dias nós apresentaremos uma implementação pronta, demonstrável e testada? Se a resposta for “com 3 pessoas trancadas em uma sala levará aproximadamente 4 dias” então a estimativa inicial é de 12 pontos por estória.

Como demonstrar

Em alto nível criamos uma descrição de como a estória será demonstrada na apresentação da sprint. É simplesmente uma especificação de teste. “Faça assim, então faça aquilo e, então, isso deverá acontecer.”

Notas

Quaisquer outras – breves – informações, esclarecimentos, referências a outras fontes de informação etc.

Aqui na Project Builder já tentamos outros campos, mas ao final do dia os seis campos citados acima eram os únicos realmente utilizamos Sprint após Sprint. Normalmente fazemos isso em um projeto no Project Builder, onde agrupamos em uma única fase todas as estórias do Product Backlog.

Oficialmente o Product Owner é o responsável pelo documento, mas nós não queremos deixar os outros usuários de fora. Várias vezes um desenvolvedor acessa a fase para esclarecer algo ou para alterar uma estimativa. Se você for utilizar o Excel, é importante que a planilha esteja compartilhada via Dropbox ou Google Docs.

Preparamos um exemplo de planilha que você pode baixar para utilizar na sua empresa.

Nos conte como está seu Product Backlog.

Atualmente, o modelo organizacional de departamentalização está cada vez mais diversificado e complexo. Uma microempresa, tem em sua gestão de equipe por exemplo, uma margem de cinco funcionários internos, mas ter o suporte de incontáveis freelancers para a execução de determinados projetos. Por outro lado, as médias e grandes empresas ainda enfrentam o desafio de gerir uma série de profissionais em diferentes setores, de maneira verticalizada e especializada. Em qualquer um dos casos, a gestão de equipe é uma tarefa indispensável para a manutenção da produtividade.

Acontece que quanto mais complexa for a estrutura de uma organização — seja pelo estabelecimento de redes externas, seja por conta de uma verticalização exacerbada —, mais difícil será o monitoramento e, consequentemente, mais tempo será destinado para esse controle. A saída para tornar a gestão desses processos mais eficaz está na automatização. Nesse post especial, vamos falar um pouco sobre a utilização do ProjectBuilder na gestão de equipe. Confira!

Níveis e perfis de acesso

Evidentemente, o software leva em questão que existem pessoas com diferentes níveis hierárquicos dentro de uma organização e, por conta disso, necessitam de poderes e ferramentas diversificadas. Um gerente de projetos, por exemplo, deve ter acesso à informações e ferramentas específicas, que não necessariamente podem ou devem ser disponibilizadas para um supervisor da área ou um funcionário de execução. O controle é garantido, uma vez que é possível diferenciar níveis de acessos.

Controle individualizado

Você sabe quanto tempo os seus funcionários estão destinando aos projetos da empresa ou às suas atividades cotidianas? Qual é a disponibilidade dos seus colaboradores para uma determinada tarefa? A produtividade individual média? Com o ProjectBuilder, o gestor poderá acompanhar cada um desses aspectos dos funcionários antes mesmo de delegar qualquer tipo de atividade. Dessa forma, ele saberá exatamente como e quando alocar seus recursos humanos, ou seja, será possível realizar uma gestão racional.

Alocação de recursos humanos

A interface do ProjectBuilder é extremamente intuitiva, o que favorecer muito a alocação de recursos humanos para projetos. Com base nas informações preenchidas no sistema, o gestor pode procurar por profissionais de maneira rápida e montar sua equipe. A ferramenta possibilita a criação de listas variadas, podendo classificar os profissionais por setor, produtividade, hierarquia, conhecimentos específicos, dentre outros. Quer um especialista em Java? Com alguns cliques, todos os colaboradores qualificados aparecerão para você, com gráficos mostrando sua disponibilidade.

Conhecimentos aprofundados

Por fim, outra característica importante do ProjectBuilder é o fato de que as informações referentes a todos os profissionais podem ser facilmente acessadas por gerentes e diretores. É claro que, dependendo do tamanho da empresa, é muito difícil — ou impossível — conhecer cada um dos seus profissionais ou, ainda, detalhes específicos sobre as suas habilidades, perfis pessoais, dentre outros. Utilizar esse tipo de software permite que qualquer gestor conheça profundamente os seus colaboradores, facilitando o comando de todas as equipes.

Você já utiliza o ProjectBuilder na sua empresa? Assista ao vídeo e conheça um pouco mais a interface e as aplicações do nosso programa! Para outras informações, entre no nosso site!

O Project Management Office, abreviado como PMO, é o departamento responsável por definir e manter os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, a fim de otimizar o controle e a execução de propostas da organização como um todo ou de uma área específica.

Hoje, mais do que nunca, os executivos já entendem o verdadeiro valor do PMO, sendo que mesmo aqueles que ainda não o implementaram têm essa missão como prioridade dentro de um curto espaço de tempo. Já falamos aqui no blog sobre o escritório de projetos, também sobre como planejar a implementação de um PMO.

Além disso, já fizemos um checklist com 10 itens para verificar antes de começar a implantação do seu PMO. Já é um belo começo. Mas o objetivo desse artigo é tirar, de uma vez por todas, quaisquer que sejam as dúvidas ainda restantes sobre o que é Project Manager Office (PMO), oferecendo tudo o que você precisa saber para aumentar suas chances de sucesso.

Gostaria de saber um pouco mais sobre PMO? Acompanhe a leitura deste artigo e fique por dentro!

Saiba o que é o PMO

Um PMO ou escritório de projetos é uma estrutura empresarial que propicia a padronização dos procedimentos relativos à gestão de projetos e à governança. Ele pode ser operacional, departamental ou corporativo, contudo, sua missão é fornecer ferramentas, métodos e orientações para os gestores conduzirem as suas atividades profissionais. Sendo assim, engloba cada projeto da empresa relacionado às estratégias.

Entenda como funciona o PMO

O PMO departamental auxilia outras áreas na entrega dos seus resultados com um portfólio dos projetos, enquanto o PMO operacional faz o gerenciamento exclusivo de um programa ou projeto que, depois de concluído, será descontinuado. Os tipos de PMO não progressivos, eles indicam os modos como uma empresa precisa ter controle dos seus projetos e podem ser implementados separadamente.

Aplicação das boas práticas

Um escritório de projetos ajuda a consolidar os documentos e promove a disseminação de boas práticas na empresa, bem como garante o cumprimento das políticas de governança e das diretrizes. Ele ainda assegura o uso de ferramentas, modelos e metodologias, além de auxiliar os líderes a definir e monitorar os indicadores utilizados na gestão.

Capacitação aos gerentes

As principais funções do PMO estão relacionadas à priorização dos projetos, definição de métodos, gerenciamento de demandas, portfólio, capacitação e suporte aos gerentes, elaboração e revisão de processos gerenciais. Mas há outras atividades, tais como a realização de reuniões de monitoramento e alinhamento, geração de relatórios etc.

Atribuições dos gerentes

PMO não é um cargo de gerência de projetos. Um gerente de projetos tem as suas próprias atribuições, tais como informar os interessados a respeito do desempenho do projeto, fazer o controle dos recursos utilizados para a execução das atividades, coordenar as tarefas para que sejam alcançados os objetivos específicos de cada planejamento.

Fundamentos do PMO

Já o PMO tem como fundamentos o fornecimento de suporte ferramental e tecnológico para o gerente, a disponibilização de informações precisas, a otimização dos recursos que são compartilhados entre os projetos organizacionais, a coordenação dos esforços para atingir as estratégias predeterminadas pelos gestores. O PMO pode ser composto por apenas uma ou por várias pessoas, com sala fixa ou não.

Descubra como é a atuação do PMO

De acordo com o Relatório CHAOS Standish, de 2009, 68% dos projetos não atingem as metas de tempo, custo ou escopo, ou seja, apenas 32% dos projetos são concluídos no prazo combinado, dentro do custo previsto e entregando valor — benefícios mensuráveis — para o negócio e para as partes interessadas.

É justamente aí que entra o PMO, com a função de trabalhar dentro da organização para reverter esse quadro nada favorável. São muitos os motivos atribuídos a tais falhas. De acordo com uma pesquisa da PwC, de 1.524 organizações, planejamentos e estimativas inadequados são responsáveis por 30% das falhas de projeto.

Já a falta de patrocínio executivo constitui 16% desse rombo, mas metas e objetivos mal-definidos completam outros 12%. O mesmo estudo aponta que, ao adotar processos e metodologias de gerenciamento de projetos, aumentam-se significativamente as chances de sucesso. A pesquisa conclui que ter PMOs estabelecidos é uma das três principais razões que impulsiona a entrega de projetos com sucesso.

Compreenda as funções do PMO

PMOs podem assumir outras funções além da responsabilidade de definir processos e metodologias — como, por exemplo, participar da gestão estratégica do trabalho, quer como facilitador ou como responsável pelos processos de gestão de portfólio de projetos.

Entre as funções do Project Management Office pode-se incluir o monitoramento de relatórios sobre projetos e de portfólios em andamento, repassando o progresso para que a gestão de topo tome decisões estratégicas sobre quais projetos continuar e quais cancelar.

Segundo o Pulso da Profissão, do PMI, as funções primárias executadas pelo PMO são:

• serviços de gerenciamento da entrega do projeto;
• gerenciamento de cronograma, custos e escopo;
• comunicações;
• gerenciamento de recursos;
• integração do projeto;
• gerenciamento de riscos;
• serviços de padrões, metodologias e processos;
• definição de metodologia;
• desenvolvimento e melhoria de processos;
• definição de métricas;
• serviços de governança e gerenciamento de desempenho;
• relatório de desempenho;
• distribuição de informações;
• escalada de problemas.

Já o grau de controle e influência que os PMOs têm sobre os projetos depende do tipo de estrutura da empresa. Assim, ele pode servir de suporte, com um papel consultivo, de controle — ao exigir o cumprimento de um projeto, por exemplo — e diretivo, ao assumir a própria gestão de projetos.

Confira os tipos de PMO

O PMI descreve o PMO como um eixo estratégico para a excelência organizacional, que visa melhorar as práticas de gestão da execução, governança, liderança e mudança estratégica. E embora seja possível encontrar outras subcategorizações, pode-se afirmar que um PMO pode ser um dos três tipos listados abaixo — do ponto de vista organizacional:

PMO corporativo

Responsável pela definição dos padrões de gestão de projetos de toda a corporação. Normalmente subordinado à diretoria ou à presidência, seu papel está muito ligado à estratégia da empresa e, consequentemente, aos processos que a ajudem a atingir seus objetivos.

Seu maior desafio é gerar valor para a organização em um nível estratégico. Mas vale ressaltar que são poucas as empresas que têm um PMO corporativo 100% implantado.

PMO organizacional ou departamental

Esse PMO está diretamente ligado a uma área da organização — como o setor de TI, por exemplo. Seu papel é mais operacional e, normalmente, seus profissionais trabalham diretamente com os projetos do departamento.

Os PMOs departamentais são mais comuns, normalmente sendo embriões que motivam a organização a expandir o trabalho para outras áreas ou até mesmo para uma implantação corporativa.

PMO para fins especiais

São criados com objetivos específicos e têm função muito distinta — como gerenciar um programa estratégico, por exemplo. Normalmente são concebidos por um determinado período e, desde sua criação, já têm um marco claro de quando serão extintos. Um grande desafio dos gestores de PMOs especiais é manter a motivação do time, principalmente por seu caráter temporário.

PMO de suporte

O PMO de suporte é o escritório de projetos voltado para o coaching e que tem perfil consultivo. A sua principal atribuição é recomendar aos gestores de projetos as desvantagens e vantagens de cada ferramenta, técnica ou modelo para determinada organização. São eles que sugerem o que pode ser feito para que os projetos sejam bem-sucedidos.

O papel desse tipo de PMO também abrange a organização dos documentos e a garantia de que os dados de demandas anteriores, as quais já foram atendidas, sejam úteis para os projetos futuros. Geralmente a sua implantação é feita no momento em que a empresa ainda não tem maturidade nessa área e o seu grau de controle ainda é insuficiente.

Portanto, não devem ser criados controles rígidos demais, pois causaria frustração entre os envolvidos. Os gerentes precisam ser educados a respeito das boas práticas para depois ocorrer a aplicação de auditorias. Depois de algum tempo, pode ser realizado um monitoramento mais efetivo das atividades, mas o foco principal desse PMO é dar apoio aos líderes.

PMO de controle

O PMO de controle é o escritório de projetos que vai além de dar suporte aos gestores para a tomada de iniciativas e outras medidas. Ele faz avaliação de conformidade e averigua se os líderes e as equipes estão se baseando nas ferramentas, técnicas e modelos indicados para serem aplicados dentro da organização, já que receberam ordenações a serem seguidas.

Esse tipo específico faz o controle e a cobrança da aplicação prática dos conhecimentos transmitidos aos gerentes. Por esse motivo, faz uso de auditorias para verificar quais são os pontos que estão sendo seguidos de forma correta e aqueles que ainda não foram implementados. Os procedimentos são feitos para revisar os processos e aumentar a maturidade dos líderes.

A padronização e a uniformização dos processos que são coordenados pelos gerentes possibilita a mensuração da qualidade dos projetos entregues pela empresa. É avaliado o modo como os gestores estão executando as atividades, assim como é feito o controle de portfólio por meio da organização e priorização de tarefas e iniciativas. Capacitações e treinamentos também fazem parte desse PMO.

PMO diretivo

Já o PMO diretivo é o escritório de projetos que detém um controle ainda maior, por essa razão foi assim denominado. Esse tipo exclusivo faz o direcionamento dos recursos da empresa para cada projeto, seleciona os gerentes que vão gerenciar as atividades e define os montantes a serem gastos por cada iniciativa. Monitora a aderência das equipes às orientações fornecidas.

Ele é um centro de excelência em gerenciamento que faz recomendações aos gestores, dissemina as metodologias de gestão, faz auditorias de conformidade, verifica os processos etc. Todavia, o controle é maior que nos demais, já que o PMO diretivo direciona recursos específicos para determinados projetos. Os gerentes são subordinados e alocados de acordo com as demandas.

Como você pode ver, os aspectos de cada PMO dependem da maturidade e da complexidade da organização que faz a sua implantação. Os tipos diferentes de escritórios de projetos desempenham papéis distintos e suas responsabilidades são elásticas. Eles são classificados conforme o seu nível de influência e grau de controle.

Conheça os cuidados necessários para a implantação de um PMO

Para implementar um PMO de forma precisa e conseguir alcançar os resultados esperados, é necessário tomar alguns cuidados básicos que vão preparar a organização e a equipe, além de garantir que o propósito do Project Management Office seja cumprido. Veja:

1. fazer a definição de quais serviços realmente serão realizados no escritório de projetos. Além disso, alinhar a visão do gestor do PMO com a da alta gestão da empresa, a fim de fazer com que os objetivos e estratégias sejam convergentes entre as áreas;
2. definir quais são os papéis e responsabilidades da equipe do escritório de projeto — isso ajuda a identificar a dimensão do apoio que será recebido;
3. definir a data de início do escritório e anunciar para a organização e os stakeholders;
4. adotar uma estratégia de trabalho que permita entender e atender tanto as necessidades da alta gestão quanto dos gerentes de projetos. Com a criação do escritório, eles podem ser isentos de algumas atividades rotineiras, que passam a ser executadas pelo PMO;
5. entender as necessidades do negócio e dos gerentes de projetos para alinhar a elaboração e execução dos serviços do escritório de projetos, alcançando a sinergia;
6. ajustar as responsabilidades do PMO à medida que a demanda aumenta e a aceitação pela alta gestão cresce;
7. garantir que a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes internos, como os gerentes de projetos, seja a maior possível.

Para que a criação e o desenvolvimento do PMO seja bem-sucedida, é fundamental que se tenha o apoio dos clientes internos, principalmente a alta gestão — haja vista que o processo de implantação ocorre de cima para baixo dentro da estrutura empresarial. Esse também é um dos motivos que torna essencial o alinhamento entre os objetivos estratégicos da empresa com os objetivos do escritório de projetos.

Entre os principais clientes dos escritórios de projetos estão a alta gestão, os gerentes de projetos, as equipes de projetos, os gerentes das áreas e os stakeholders (quem recebe o resultado dos projetos).

Assim como a alta gestão, os gerentes de projetos são os principais clientes do PMO, já que eles são os principais usuários dos serviços oferecidos pelo escritório. Por meio do feedback, eles também podem se tornar peças essenciais no amadurecimento do Project Management Office.

Verifique a fase de implementação — passos básicos

Depois que os devidos cuidados foram observados e as definições iniciais foram criadas, é o momento de passar para a fase de implantação. É por meio dela que se consegue os recursos necessários para o funcionamento do PMO, é formada a equipe e instalado fisicamente o escritório de projetos (infraestrutura).

Nessa etapa é necessário realizar treinamentos com todos os envolvidos, além de migrar os projetos existentes para a gestão do escritório, dando início ao seu funcionamento. Feito isso, deve-se monitorar o andamento e os resultados, a fim de levantar dados que serão utilizados para avaliar a atuação do PMO e fazer possíveis correções.

Sendo assim, a fase inicial de implantação compreende 7 passos, sendo eles:

• 1º Passo — criar o escritório de projetos no que diz respeito à estrutura;
• 2º Passo — alcançar o engajamento de todos os envolvidos;
• 3º Passo — definir o método de atuação e de análise, como ferramentas e relatórios;
• 4º Passo — definir os projetos-piloto, que darão início ao funcionamento do escritório;
• 5º Passo — identificar e suprir as necessidades de hardware e software;
• 6º Passo — definir os procedimentos e a metodologia de trabalho;
• 7º Passo — alcançar o envolvimento das pessoas dentro da organização.

Depois que esses pontos básicos são cumpridos, o escritório de projetos já está praticamente pronto para funcionar. Já a fase de operação é a etapa em que o PMO começa a atuar e se trabalha para que suas atividades sejam expandidas. Nela são feitas verificações de diversos aspectos, como a eficiência dos processos e da equipe.

O objetivo é permitir que um número maior de projetos sejam acompanhados e avaliados, sem que se perca a qualidade. Isso é feito por meio do atendimento eficaz das necessidades dos gerentes de projetos e do negócio.

Analise as vantagens do Project Management Office para a empresa

Já se sabe qual é a importância e o papel que o PMO exerce dentro das empresas. Agora vamos falar um pouco mais sobre as vantagens que o escritório de projetos pode proporcionar para o negócio. Acompanhe!

Aumento da rentabilidade

Um dos objetivos do Project Management Office é garantir um bom gerenciamento dos projetos. Quando bem implantado, ele ajuda a aumentar as taxas de sucesso e aprimorar os resultados da empresa, consequentemente elevando sua rentabilidade. Isso ocorre principalmente porque o retorno obtido passa a ser maior, em comparação com o investimento que foi realizado inicialmente.

Possibilidade de melhorar a taxa de sucesso dos projetos

Com a centralização dos projetos em uma única gestão e o aumento da organização na forma como eles são conduzidos, além do direcionamento adequado de recursos, as chances de conseguir aumentar a taxa de sucesso são bem maiores.

Ajuda a criar produtos melhores

Com o PMO, o individualismo é praticamente eliminado. As equipes passam a ser formadas por especialistas de diversas áreas que atuarão em conjunto para atingir um objetivo em comum.

Além de quebrar a rotina em que os departamentos atuam isoladamente — cada um preocupado com seu próprio resultado — o escritório ajuda a aumentar a integração e o engajamento de todos os times. Assim, por meio dessa cultura, torna-se possível alcançar maior eficiência e entregar produtos que têm mais qualidade.

Os gerentes de projetos podem focar no que é relevante

Sem um PMO implantado, o gerente de projetos passa muito tempo acompanhando o andamento das atividades, controlando os recursos e monitorando as informações. Com o escritório de projetos, esse tipo de atividade passa a ser de responsabilidade do PMO.

Assim, os gerentes deixam de ter essa preocupação e têm mais tempo disponível para focar nas questões que são realmente importantes para o andamento do projeto. Isso garante aumento da produtividade, além de permitir uma maior dedicação a atividades que podem realmente agregar valor aos produtos.

Qualificação dos colaboradores

A implantação de processos do PMO é consistente e padronizada. A constante interação com outras áreas do negócio e o compartilhamento de informações faz com que o escritório de projetos acabe assumindo um papel de consultoria dentro da empresa. Nesse sentido, os colaboradores são constantemente treinados e conscientizados sobre as melhores práticas de trabalho.

Aprimoramento dos processos

Por meio do PMO, torna-se possível identificar os processos ineficientes e os pontos em que as falhas ocorrem. A vantagem aqui é que o escritório de projetos ajuda a promover correções e ações de melhorias, contribuindo para a consolidação de uma gestão mais enxuta — reduzindo os desperdícios, a ocorrência de erros e a necessidade de retrabalhos.

O resultado disso é a eliminação de tarefas desnecessárias (que não agregam valor ao resultado), aumento da produtividade, ganho de eficiência e garantia de maior qualidade.

Projetos alinhados à estratégia da organização

As organizações recebem inúmeras demandas diariamente. No entanto, elas precisam atuar de acordo com os recursos limitados que têm. O gerenciamento de portfólio garante que sejam priorizados os projetos estratégicos e aqueles que vão melhorar os resultados sem desperdício de tempo e dinheiro.

Mais qualidade

O escritório desenvolve e dissemina metodologias de gerenciamento de projetos de modo seguro, adequado, efetivo e robusto. Os processos padronizados para a gestão possibilita o aumento da qualidade dos projetos, já que as ferramentas e métodos já foram testados anteriormente e, inclusive, adaptados para ampliar as possibilidades de sucesso.

Capacitação dos gestores

O PMO é um centro de referência para a gestão dos projetos executados pelas organizações. Por essa razão, os gerentes acessam um repositório de boas práticas e tiram as suas dúvidas sempre que elas surgem. Consequentemente, eles se desenvolvem e o capital intelectual passa a ser mais valorizado.

Tomadas de decisões facilitadas

Esse departamento mensura os indicadores, organiza os dados dos projetos e aponta o status das atividades nas reuniões. Os gestores conseguem tomar decisões mais acertadas por ter acesso aos relatórios, registros e documentos que confere clareza e segurança às escolhas que são embasadas em critérios precisos e confiáveis.

Transparência para os projetos

A centralização dos projetos cria um panorama das atividades que estão sendo executadas nas empresas de modo que as iniciativas se tornam mais visíveis. Também apresenta quais pessoas estão envolvidas com as etapas e os recursos investidos nas iniciativas. Em virtude disso, os gestores visualizam também os impactos sofridos pela organização.

Enfim, agora você já sabe o que é Project Management Office! A Project Builder é a melhor opção para a sua organização, tendo em vista que é uma empresa especializada em oferecer soluções em gestão de pessoas e de projetos, reconhecida dentro e fora do Brasil por fornecer o melhor software de gerenciamento do mercado.

O que achou deste post sobre o que é project manager? Se ainda tem dúvidas, entre em contato conosco e solicite um atendimento!

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/