Talvez você já saiba montar projetos para a sua empresa, no entanto, está em busca de uma maneira eficaz de reduzir o tempo gasto com os planejamentos. Sabia que é possível padronizar as ações e criar modelos que poderão ser utilizados ao longo do tempo pelos colaboradores devido à sua semelhança? O sucesso das entregas depende do preenchimento desses documentos e do cumprimento dos prazos, bem como do esforço conjunto.
Neste post, você vai descobrir o que é um modelo de projeto, como construí-lo e de que forma pode-se incluir novos passos para construir do zero um planejamento eficiente. Aqui, vamos fornecer detalhes sobre a formalização dos meios de comunicação que serão utilizados, a montagem de uma estrutura analítica, a atenção aos indicadores do negócio, o controle das finanças, entre outros.
Gostaria de saber como construir um modelo de projeto para obter resultados mais assertivos e eficientes? Siga em frente!
Saiba o que é um modelo de projeto
Modelo de projeto é um documento no qual é registrada uma quantidade de dados e que já está pré-definido. Nele fica pré-estruturado um planejamento padrão a respeito de tudo o que precisa ser realizado. Ele registra o fluxo de trabalho, as etapas, as características das atividades e permite que os maiores problemas de gerenciamento sejam evitados em todas as fases.
A construção dos modelos impede entregas fora do prazo, resultados insatisfatórios e também que os limites do orçamento inicial sejam ultrapassados. Os dados auxiliam durante o desenvolvimento dos projetos até a sua conclusão. Isso favorece o cumprimento das datas definidas no cronograma, o uso adequado dos valores disponíveis, o atendimento aos padrões de qualidade e o alcance dos objetivos dos envolvidos.
Entenda como construir um modelo de projeto
Construa modelos de projetos seguindo metas simples, como reunir os dados importantes, estabelecer as etapas e detalhar as atividades, desenhar um fluxo de acordo com a realidade, definir os colaboradores e os líderes responsáveis e testar o planejamento para confirmar a sua eficiência. Cada plano tem aspectos próprios conforme o serviço a ser desempenhado, de modo que você poderá contar com uma consultoria ou assessoria.
Descubra como construir do zero um modelo de projeto eficiente
Construir um modelo de projeto é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos processos de planejamento e padronização dos projetos dentro de qualquer companhia, garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida.
Mas a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que têm propostas com características semelhantes. Como uma empresa de consultoria que, a cada novo projeto, precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares e precisam, antes de tudo, definir requisitos.
Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos, esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, pois permite que a empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.
Já explicamos anteriormente como criar e implantar uma metodologia — passos fundamentais para quem pensa em profissionalizar, de uma vez por todas, a sua gestão de projetos. Agora, para ajudá-lo a dar o próximo passo, veja como construir um modelo de projeto eficiente!
Conheça o passo a passo para construir um modelo de projeto do zero
Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa — mas funciona, e se paga em muito pouco tempo. Por isso, vejamos quais são os passos a seguir para construir um modelo de projeto com eficiência:
1. Identificando as informações mais relevantes
O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho. E boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio.
Agora, vale ressaltar que o detalhamento e a quantidade de informações variam de organização para organização. Na Project Builder, sempre utilizamos:
- nome do projeto;
- tipo de projeto;
- justificativa;
- objetivo;
- organização/cliente;
- programa;
- área executora;
- descrição;
- escopo;
- premissas;
- restrições.
Essas informações permitirão localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que, exatamente, precisa ser feito para sua conclusão. Além disso, com esses dados é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.
E ainda se pode evitar que projetos semelhantes sejam confundidos, como os que têm objetivos semelhantes, mas que são voltados para áreas distintas da empresa. Assim, dá para definir as entregas com maior confiabilidade.
2. Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)
Nessa etapa, são definidas as fases macro do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Já até demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, mas, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica.
Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. E, como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos, a fim de que o trabalho de edição seja menor que o de criar uma EAP completamente do zero.
Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia. Em todo projeto deve ser realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação, por exemplo.
Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente prática para a otimização dos trabalhos, de modo geral.
Trata-se de uma forma de economizar tempo e garantir que, independentemente da rotatividade da equipe, as etapas certas sempre serão utilizadas. Desse jeito, impede-se a perda de informações com possíveis trocas de profissionais.
3. Verificando a duração e a predecessão
Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Afinal, não podemos pintar a parede antes de tê-la construído, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os requisitos, certo?
Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-início, fim-fim e início-fim.
Por mais que se invista tempo na construção do modelo, somente na prática será possível saber se ele funcionará, de fato. Por isso, pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências.
Tenha em mente que certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. E, nesse sentido, uma forma de saber se tudo está correto é definir a data de início do projeto, para verificar se todas as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.
4. Delimitando papéis e responsabilidades
Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é exatamente isso o que você fará!
Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.
Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.
Então, em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir sua entrega adequadamente.
A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.
Por fim, antes de concluir essa etapa, outra atenção que vale um destaque para clientes Project Builder diz respeito ao tipo de envolvimento que será utilizado em cada atividade, assim como à autonomia dada a cada membro da equipe.
5. Criando, efetivamente, o modelo
Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.
Vale lembrar que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção.
Por isso, é importante garantir que ele seja o mais amplo e completo possível, de modo que se encaixe em uma grande gama de possibilidades e necessidades do empreendimento. Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço > Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que seja condizente com o modelo de projeto criado e salvar.
Super simples, não é mesmo? Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em Gerar Projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em Envolvidos, selecionar a opção Substituir e confirme.
Então, na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão, efetivamente, as responsáveis pelas etapas do seu projeto.
6. Simulando e validando
Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto faz sentido, de fato. Como “na prática, a teoria acaba sendo outra”, nada melhor do que simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não concorda?
Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das atividades. Assim, se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto.
Agora, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.
De toda forma, essa etapa é indispensável para evitar erros que, durante a execução real, podem custar caro. Sem dúvida, vale mais a pena usar um pouco mais de tempo para afinar o modelo do que ter que lidar com as consequências da aplicação da lógica incorreta.
7. Criando pacotes opcionais
Essa última etapa pode até não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente em todos os projetos, mas que aparece com certa frequência na organização.
Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível até construir um modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu modelo.
Seja como for, utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo, principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de treinamento, por exemplo. Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias.
Então, se for o caso de criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de um projeto inteiro. E não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?
Agora, conforme sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos já deve ser o suficiente.
8. Formalizando quais são os meios de comunicação que serão utilizados
Estabeleça quais serão os meios de comunicação para que os stakeholders consigam trocar informações durante a execução do projeto. Há inúmeras possibilidades disponíveis, mas elas precisam ser organizadas e definidas com antecipação. Considere isso uma prioridade para impedir que alguns falem por e-mail, outros por telefone e um grupo de WhatsApp seja útil para apenas uma parcela dos interessados.
9. Montando uma estrutura analítica do seu projeto
Crie a estrutura definindo macrofases dos seus projetos com as atividades que serão efetuadas pelos colaboradores. Nessa etapa, reflita sobre formas genéricas para ter uma metodologia flexível. Por exemplo, em um projeto de aplicativo existem etapas para levantar os requisitos, desenvolver a aplicação, testar e implantar. O modelo deverá ser elaborado para servir para a maioria das soluções.
10. Atentando-se aos seus indicadores
Você precisa prestar atenção aos indicadores para ter uma excelente gestão de projetos. Após estourar o orçamento pré-definido, se perder os prazos de entregas ou ocorrer desconformidades na execução do planejamento fica mais difícil resolver questões de confiança e credibilidade. Evite qualquer constrangimento estudando e listando os índices que permitirão o monitoramento de todas as etapas.
11. Controlando as suas finanças
Fazer o acompanhamento das finanças é indispensável. Controle o financeiro enquanto monta os modelos de projetos e eles são executados. Esse também é um indicador que aponta as falhas e mostra se as atividades estão sendo realizadas conforme o planejado. O rastreio dos gastos imprevistos possibilita a identificação de ocorrências que não foram previstas na fase de planejamento.
12. Acompanhando o seu cronograma
Observe o monitore o cumprimento do cronograma, pois esse indicador registra quando as etapas precisam ser finalizadas para que o projeto seja concluído na data agendada. É ele que informa como os investimentos e as despesas estão evoluindo e isso pode afetar os resultados. Portanto, é aconselhável separar um espaço específico no modelo para anotações de tarefas e previsões relacionadas às fases. Se for preciso, faça ajustes.
13. Realizando o fechamento do projeto
O fechamento do projeto é uma parte essencial, já que os trabalhos precisam ser abertos, mas também finalizados. Você pode preparar um formulário especial para encerrar os projetos e identificar os dados relevantes, tais como as verbas utilizadas, os prazos decorridos, os resultados alcançados, as recomendações, as lições e as alterações efetuadas no escopo.
14. Registrando prioridades
Na hora de desenhar cada modelo, seja criterioso e procure opções objetivas para resolver dificuldades. Tenha uma postura profissional e cuide para não exagerar nos detalhes, visto que devem ser determinadas informações padrões para vários projetos. Identifique o que realmente é importante e útil para aplicar nos planejamentos futuros.
Insira dados básicos, tais como título, nome do cliente, código de identificação para a geração de relatórios, área responsável, premissas e escopo. As etapas precisam corresponder à realidade para facilitar a gestão do tempo e apontar os fatores mais críticos de cada tipo de projeto. Assim se torna mais simples otimizar os processos e evitar que funções sejam esquecidas.
15. Montando e testando o modelo
Por fim, você terá que terminar de montar e testar o modelo elaborado depois de reunir todas as informações indispensáveis. As etapas foram definidas, o fluxo desenhado, as funções estabelecidas etc. Monte o planejamento e teste-o para verificar se ele realmente comporta todos os procedimentos da sua organização, se as entregas serão de qualidade e em tempo hábil e se não há muitos processos burocráticos.
Saiba como ter sucesso ao construir um modelo de projeto
Os passos que vimos até aqui são uma condição totalmente necessária para chegar ao sucesso de determinação de um modelo funcional para o empreendimento. Porém, é preciso também executar algumas outras dicas que trarão mais segurança e efetividade para essa atuação.
Em outras palavras, ao colocar em prática essas recomendações, a construção ficará muito mais fácil, e com maiores chances de sucesso. Vejamos, então, quais são elas:
Adote uma visão estratégica
Além de precisar construir a parede antes de pintá-la, é preciso reconhecê-la para saber qual é a necessidade de tinta e como proceder. Essa analogia serve para demonstrar que é exigido ter um conhecimento completo do projeto antes de pensar em criar um modelo para ele.
Tudo deve começar com uma definição robusta dos objetivos principais com a realização dessa etapa. Sendo assim, adote uma visão altamente estratégica, reconhecendo quais são as reais exigências a respeito do projeto.
Também é exigido elaborar um escopo muito bem definido. Todas as informações relevantes devem ser estabelecidas previamente, de modo que haja o máximo de conhecimento sobre o que é, de fato, necessário para um cumprimento de projeto que seja altamente satisfatório.
Ainda, outra questão que vale a pena considerar diz respeito à definição de canais de comunicação e à alocação de recursos humanos. Isso forma a estrutura principal do projeto a ser executado, criando uma espécie de esqueleto de sustentação.
Em geral, essa parte é a que exige os maiores esforços e a dedicação mais intensa — mas é também uma das mais importantes.
Ela servirá de base para que as demais decisões sejam tomadas, então é fundamental dar atenção a ela. Para isso, deve ser executada para todos os projetos, antes de colocar em prática o modelo definido. Isso ajuda a fazer as adaptações necessárias para que ele se encaixe nas necessidades específicas.
Realize um acompanhamento do projeto
Construir um modelo de projeto que seja eficiente tem um objetivo principal: gerar os melhores resultados de eficiência, produtividade, atendimento ao cronograma e ao orçamento estabelecido. Porém, esse efeito só poderá ser alcançado se for feito um bom acompanhamento do projeto. É preciso observá-lo bem de perto, e, para ele é exigido que os indicadores sejam corretamente definidos.
Nesse sentido, questões ligadas ao cumprimento de prazos, horas trabalhadas, uso de recursos financeiros e andamento do projeto normalmente são as mais importantes e que impactam nos resultados obtidos. Uma vez, então, que eles sejam definidos e que estejam estabelecidos os métodos de acompanhamento, mantenha-se por perto para entender qual é a aderência e a efetividade do modelo executado.
Se os resultados não forem completamente adequados às necessidades e expectativas do projeto, é provável que haja alguma dificuldade quanto ao modelo criado. Por isso, inclusive, é tão importante acompanhar os indicadores, já que permite que mudanças sejam feitas no modelo conforme as exigências demonstradas pela prática. Além disso, também é fundamental ficar de olho na periodicidade de acompanhamento.
Não é necessário, ou mesmo estratégico, ter uma visão micro sobre os resultados. Na verdade, um intervalo muito pequeno entre execução e medição, ou entre as próprias medições, distorce a realidade e pode fazer com que o modelo se pareça menos eficiente do que é na realidade.
Ao mesmo tempo, intervalos muito grandes evitam que tendências e pontos de mudança sejam reconhecidos. Com isso, é preciso manter-se por perto dentro de certos parâmetros, de modo a otimizar a execução desse modelo.
Faça o registro de todos os passos
Uma vez que o modelo é criado, ele deve poder ser aplicado em outros projetos, até onde fizer sentido. Do contrário, o negócio desperdiça tempo e dinheiro, diminuindo a própria rentabilidade.
Assim, para que esse modelo possa ser transmitido e executado corretamente, é fundamental que seja registrado adequadamente. Todos os seus passos de elaboração precisam ser devidamente registrados, de modo que, no futuro, se saiba exatamente quais são os pontos de construção do modelo.
Tal registro é relevante também porque ajudará na adaptação para cada escopo. Afinal, reconhecendo os passos, dá para fazer adaptações, como incluir certas etapas ou eliminar outras, em busca da melhor eficiência.
E é necessário esse registro ainda por uma questão de documentação para a transmissão de conhecimento. Assim, o modelo e a sua execução não ficam restritos a apenas uma equipe, permitindo que possam ser repetidos mesmo com a troca de profissionais dentro da empresa.
Tenha planos alternativos
Bom, de fato, nem sempre o modelo de projeto funcionará para todas as possibilidades. Muitas vezes, ele pode parecer eficiente para uma determinada opção e, a partir daí, não ser adequado para as outras do negócio. Nesse caso, é indispensável contar com planos alternativos para a contingência.
Grosso modo, a gestão precisa estar preparada para lidar com as diversas dificuldades que surgem, inclusive na execução do projeto. Isso evita o gasto de uma grande quantidade de dinheiro ou de tempo, o que poderia atrasar e comprometer as entregas.
Quando a gestão se prepara para essas possibilidades, reduz os riscos existentes na criação do modelo do zero. Além disso, trata-se de algo que traz maior segurança para toda a equipe, favorecendo a consolidação de efeitos.
Confira os cuidados que devem ser tomados ao construir um modelo projeto
Inúmeros cuidados terão que ser tomados para que os modelos sejam construídos e tenham eficiência. O gestor precisará alinhar a estratégia dos negócios com os propósitos dos projetos para que o portfólio venha a impactar os resultados dos negócios. Observe as melhores práticas de gerenciamento do mercado e identifique as suas tendências. Cada projeto deve se encaixar no planejamento estratégico global da sua organização.
Prepare modelos que possibilitem o registro prévio do orçamento, bem como o gerenciamento de custos e o seu monitoramento. Estabeleça procedimentos formalizados para o acompanhamento dos recursos em tempo real. Lembre-se de que o desempenho financeiro aponta as chances de sucesso dos projetos, razão pela qual jamais pode ser negligenciado. Faça uso de sistemas de gestão atualizados que facilitem o seu trabalho.
Enfim, como vimos até aqui, é possível construir modelo de projeto eficiente e do zero, desde que você siga as etapas de elaboração e de implantação. Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance.
Ele traz nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está começando a profissionalizar esse setor em sua empresa. E, caso precise de ajuda para descobrir qual é a estrutura de um projeto, não hesite em solicitar uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!
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