A vida de um Gerente de Projetos (GP) é sempre bastante atarefada. Conciliar a gestão da equipe e suas respectivas atividades, em meio a projetos diversos toma bastante tempo. Isso porque a tarefa envolve não apenas as questões de rotina, mas também criar produtividade para gerentes de projetos, a tomada de decisão e o desenvolvimento de estratégias que otimizem o trabalho dos colaboradores que precisam ser constantemente motivados.

Diante a isso, é fundamental utilizar técnicas e incorporar alguns hábitos a fim de melhores resultados. Para ajudá-lo nessa empreitada, selecionamos algumas dicas de produtividade para gerentes de projetos. Confira e coloque-as em prática hoje mesmo!

Planeje a sua semana estabelecendo prioridades

Para aumentar a produtividade é fundamental organizar sua rotina de trabalho. Por isso, nas segundas-feiras, logo pela manhã, reserve uma parte do seu tempo para avaliar os e-mails pendentes, as novas demandas recebidas, sua agenda e as pendências da semana. Liste as tarefas que precisam ser feitas e, em seguida, estabeleça as prioridades.

Estabeleça horários para checar e-mails

Os e-mails nunca param de chegar. Por isso, é fundamental estabelecer em sua rotina os horários que eles serão checados. Uma boa dica é fazê-lo logo ao chegar na empresa, após retornar do horário de almoço e verificá-lo novamente na última hora do dia. Dessa forma você não perde tempo passando todo o dia respondendo e-mails sem conseguir concluir as demais atividades.

Já ouviu falar na técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro consiste na premissa de que pausas frequentes auxiliam no aumento da produtividade mental. Ela é extremamente simples e, para executá-la, basta um cronômetro. Defina a atividade que será desenvolvida e ajuste o alarme do seu celular ou aplicativo na web para tocar em 25 minutos. Durante este período, você deve se concentrar único e exclusivamente em executar a tarefa escolhida. Não leia e-mails, converse, atenda telefone ou nada do tipo.

Caso durante o período você consiga concluir a atividade definida, passe para a próxima de sua lista, sem parar, até que o alarme desperte. A cada Pomodoro (ciclo de 25 minutos), faça uma pausa entre 3 a 5 minutos. Aproveite este momento para buscar o café, ir ao banheiro ou retornar uma ligação. A cada 4 Pomodoros, realize uma pausa mais demorada, entre 15 e 30 minutos.

Inbox 0: a certeza de que nada ficou pendente

A inbox 0 é uma técnica que consiste em manter a sua caixa de entrada sempre vazia. O conceito prega que sempre que você acessar os seus e-mail, deve deixar a inbox zerada. A ideia é que assuntos que já foram visualizados sejam resolvidos ou transformados em tarefas. Isso poque a cada vez que os e-mails são acessados e um volume de mensagens estão marcadas como não lidas, você tende a relembrar todas as pendências novamente. Em um volume maior de mensagens, isto atrapalhará consideravelmente a sua produtividade, visto que refletirá diversas vezes ao dia tudo o que precisa ser realizado, foi demandado ou deverá ser resolvido.

Otimize as reuniões

Antes de encontrar a sua equipe para uma reunião, levante todos os pontos-chave que deverão ser abordados. Se possível estabeleça, inclusive, destrinche cada um deles evitando que a conversa tome um rumo inverso ao esperado. Também é uma excelente tática estipular o tempo de cada um dos assuntos abordados, bem como a ordem de pronunciamento dos participantes – ou uma forma de eles demonstrarem interesse em palpitar sobre eles. Considere deixar as discussões mais densas para a próxima reunião. Levante a pauta e deixe como “tarefa” para os participantes trazerem propostas no próximo encontro. Desta forma você conseguirá otimizar não apenas o seu tempo e de sua equipe, mas também deixar o encontro mais produtivo.

2 minute rule: o que pode ser feito agora, não deve ser deixado para depois!

A “regra dos 2 minutos” consiste em fazer tudo o que pode ser resolvido de imediato, no momento da atividade e passar uma orientação são alguns dos exemplos que se encaixam perfeitamente a isso. Desta forma você reduzirá a sua lista de pendências realizando tarefas simples de realizar.

Use a tecnologia a seu favor

Sejam apps no celular ou ferramentas de gestão, utilize sempre a tecnologia disponível a seu favor. Verifique qual o maior problema que atrapalha a sua produtividade e pesquise com amigos, colegas de trabalho e até mesmo na internet algumas tecnologias que possam ser úteis para sanar estas questões.

Você já utiliza alguma destas dicas de produtividade para gerentes de projetos? Qual delas traz melhores resultados em sua rotina? Conhece alguma outra diferente das que indicamos? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!