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Afinal, como criar uma boa proposta de projetos?

Escrito por Braun em 01/10/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Afinal, como criar uma boa proposta de projetos?

Todo bom gestor de projetos sabe que seu trabalho começa a partir de uma definição clara e suficientemente detalhada do produto ou serviço que deverá executar. Essa definição se traduz, em um primeiro momento, na proposta de projetos, documento fundamental para comunicar o que a empresa se propõe a desenvolver.

Uma proposta de projeto tem como objetivo apresentar os pontos principais que uma empresa pretende abordar com determinado projeto. Esse documento serve para negociações internas e externas, constituindo uma ferramenta que auxilia na busca de investidores ou de aprovações dentro da própria organização.

Em termos de informações, uma proposta de projeto deve contar com pontos essenciais como objetivo, escopo, cronograma e investimentos, além de outros dados que a equipe julgue necessários para comunicar a natureza do projeto. Seu principal fim é a comunicação, por isso o documento deve ser claro e conciso.

Continue lendo, e saiba como criar uma proposta desse tipo.

O que deve ser incluído na proposta de projetos

Uma proposta de projetos não é um termo de abertura. Apesar de incluir algumas informações similares, a proposta de projetos é um instrumento de negociação, utilizado para buscar investidores ou solicitar aprovações.

Por outro lado, o termo de abertura é um documento emitido após a aprovação do projeto, cuja finalidade é autorizar formalmente seu início e conferir autoridade ao gestor de projeto responsável por realizá-lo. A proposta de projetos antecede o termo de abertura, o qual é elaborado após a aprovação da proposta.

Dessa forma, é importante não confundir os dois documentos e entender sua natureza complementar. Uma proposta de projeto deve incluir algumas das informações que servirão para elaborar seu termo de abertura, já que ele será usado para autorizar formalmente a execução do projeto, ao definir seus objetivos, requisitos, restrições, entregáveis e cronograma.

Porém, tal proposta também deve ser construída de maneira a convencer e persuadir, já que será ela a responsável por vender o projeto aos seus investidores. A seguir, listamos os principais elementos que uma proposta de projetos deve conter.

1. Identificação das partes envolvidas

Por quem a proposta é apresentada? A quem se destina?

Uma proposta de projetos deve começar pela identificação das partes envolvidas. É necessário saber quem apresenta a proposta, assim como identificar o destinatário. O documento pode ser destinado a pessoas físicas ou jurídicas, funcionários da empresa ou investidores externos, patrocinadores ou responsáveis pela aprovação.

2. Objetivo do projeto

Qual valor o produto ou serviço deverá entregar?

Essa pergunta é o aspecto mais importante da proposta e deve ser respondida com clareza e detalhamento. A essência de um projeto é entregar valor, e o resultado esperado deve ser conhecido antes de qualquer outro ponto.

Para responder a essa questão, uma boa técnica é definir objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com um tempo definido).

3. Cronograma

Quando o projeto será entregue?

Essa informação também é essencial para uma proposta de projetos. Em conjunto com o escopo e os custos, o tempo forma a chamada tríplice restrição em projetos, e, portanto, esses aspectos não podem faltar no documento.

O cronograma presente em uma proposta é uma estimativa inicial, e a profundidade dos detalhes vai depender do tipo de projeto. Se o volume de trabalho é grande e o prazo é largo, pode ser interessante preestabelecer entregas parciais já nessa fase.

4. Análise do problema

Por que o projeto será executado?

Projetos não são executados sem motivos. Geralmente, estão alinhados a um planejamento estratégico, seja esse da própria empresa ou de um cliente externo. Por isso, é importante mostrar a análise que motivou a proposição do projeto com argumentos para os motivos pelos quais ele deve ser realizado. Uma boa análise do problema contribuirá para o sucesso da negociação e, consequentemente, a aprovação do projeto.

5. Detalhamento do escopo

O que será entregue?

O escopo também faz parte da tríplice restrição e deve estar claro desde o início. É necessário definir, mesmo que em alto nível, os resultados de cada etapa e as características do produto ou serviço final. Além disso, também é aconselhável citar quais metodologias serão utilizadas.

6. Investimento

Quanto o cliente deverá pagar?

Outro aspecto dos mais importantes, o investimento define quanto custará o projeto. Essa informação deve ser mostrada de forma clara e pode ser representada em diferentes formas de pagamento (valor total, entrada + parcelas, pagamentos por entrega, entre outros).

7. Apresentação da empresa / profissional

Quem, afinal, está apresentando a proposta de projeto?

Esse tópico não é obrigatório, porém pode ser interessante utilizá-lo. Nele, pode-se incluir uma apresentação da empresa ou do profissional. Essa apresentação pode mostrar currículos resumidos, missão, visão e valores, assim como informações de contato.

Quais são as boas práticas para criar uma proposta de projetos

Uma proposta de projetos deve, antes de tudo, ser simples e concisa. O documento deve abordar os tópicos fundamentais com clareza e objetividade, em uma estrutura de fácil entendimento. As partes envolvidas devem entender muito bem seus direitos e deveres, e para isso é importante priorizar a transparência na comunicação.

Além disso, também é importante dedicar esforços ao design e apresentação da proposta. Em um mercado de alta competitividade, apresentar um documento diferenciado, atraente e de acordo com o público-alvo pode ser decisivo na hora de competir com outros profissionais e empresas.

Elaborar uma boa proposta de projetos é essencial para conseguir a aprovação de suas ideias por investidores, patrocinadores e tomadores de decisão. Sendo assim, é necessário compreender que tal documento é um instrumento de negociação e, portanto, deve ser bem estruturado, persuasivo e estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa ou cliente.

Com respeito à apresentação, tal documento deve ser conciso e transparente. Além disso, torná-lo atrativo ao olhos, com um design direcionado ao público-alvo, é um diferencial que agrega valor à ideia.

Por fim, também é importante lembrar que a proposta de projetos, uma vez aprovada, deverá pautar o desenvolvimento de toda sua execução, motivo pelo qual aspectos como objetivos, escopo, custos e prazos devem estar bem definidos.

Para criar uma boa proposta de projetos, nada melhor do que um software de gerenciamento de projetos, que otimize todo o seu trabalho e da sua equipe! Ficou interessado? Então confira o nosso vídeo de demonstração e saiba como atingir seus objetivos corporativos!

Confira os benefícios do gerenciamento de projetos no setor de TI

Escrito por Braun em 28/04/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Confira os benefícios do gerenciamento de projetos no setor de TI

A sua empresa tem uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI? Se não é o seu caso, este texto é feito para você. Tal estratégia é fundamental para garantir que projetos consigam alcançar os seus objetivos utilizando poucos recursos e atraindo melhores retornos sobre os investimentos.

Um bom gerenciamento de projetos no setor de TI evita desperdícios e a falta de organização da equipe. Cada profissional terá mais recursos e meios para se organizar e evitar erros no seu trabalho. Assim, torna-se fácil entregar o que foi pedido da melhor forma possível.

Quer saber mais sobre o tema e como uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI pode ajudar? Então confira o post a seguir!

O que é uma política de gerenciamento de projetos?

A política de gerenciamento de projetos é um conjunto de estratégias de gestão, normas técnicas e mecanismos operacionais voltados para orientar o fluxo de trabalho de equipes e líderes durante um projeto. Ela é feita considerando fatores como o perfil do projeto e do negócio. Assim, a empresa consegue atingir as suas metas com um fluxo de trabalho bem-orientado e ágil.

Por que essa política é importante?

Uma política de gerenciamento de projetos garante aos profissionais uma visão completa sobre o que deve ser feito e como cada meta pode ser alcançada. As equipes conseguirão avaliar as suas metas, as ferramentas disponíveis e o escopo das etapas. Além disso, poderão identificar metodologias e outras estratégias utilizadas pelo gestor para entregar bons resultados.

Em outras palavras, uma boa política de gestão de projetos facilita a organização dos fluxos de trabalho conforme padrões claros e transparentes. Ainda, dá as bases para todos serem mais ágeis, integrados e eficientes em suas escolhas. Afinal, cada passo do projeto estará mapeado e acessível para os profissionais nele envolvidos.

Quais os benefícios que uma boa política de gerenciamento traz?

O uso de uma política assim no setor de TI pode proporcionar vários benefícios para a área. Especialmente considerando que os projetos executados por esse ramo muitas vezes demandam um investimento elevado. Veja a seguir como essa estratégia pode atrair melhores resultados ao final de cada etapa:

mais facilidade para atingir metas e objetivos: os times terão um trabalho mais organizado, o que evita problemas causados por falhas na comunicação;
melhor distribuição de recursos: as equipes terão sempre as ferramentas adequadas para trabalhar com alta performance;
menos riscos em cada etapa do projeto: o grupo conseguirá aplicar ações preventivas e corretivas mais precisas e eficazes;
diminuição de custos: a partir da adoção de medidas de gestão mais inteligentes e adequadas para cada etapa.

Todos esses pontos contribuem, juntos, para a empresa ter um maior retorno sobre o investimento no projeto. Afinal de contas, todo mundo estará atuando em um ambiente muito mais robusto e propício para atividades de alta performance.

Como moldar uma política de gerenciamento de projetos para o setor de TI?

Para moldar uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI, alguns passos devem ser tomados. Eles garantem que a sua escolha será capaz de entregar os resultados esperados da melhor maneira possível. Confira a seguir alguns passos que podem ser tomados pelo negócio!

Conheça o perfil da equipe

Conhecer o perfil da equipe é fundamental para definir como o projeto será executado. Isso permite a criação de metas alcançáveis e a distribuição adequada de recursos. Ainda, ajuda na integração dos profissionais certos em times multidisciplinares e ágeis.

Defina metas claras

As metas são importantes para orientar o que é prioritário. Ao mesmo tempo, auxiliam os gestores a identificar a qualidade do trabalho realizado. Desse modo, se existirem rotinas mal-executadas durante o projeto, os profissionais poderão receber feedbacks mais precisos.

Pense na metodologia

A metodologia orienta os fluxos de trabalho e o modo como os times são organizados. Por isso deve ser definida com muito cuidado. Afinal, ela terá um impacto direto nos resultados da empresa com o seu projeto!

Adote as ferramentas corretas

Cada projeto demanda ferramentas específicas. Para que as etapas tenham o resultado esperado, a companhia deve sempre entregar as soluções mais alinhadas com as exigências de cada fase. Assim, os times podem fazer um trabalho de ponta continuamente.

Sempre aplique feedbacks

Os feedbacks precisam ser efetuados ao final de cada etapa. Eles podem reforçar boas práticas, mantendo o time motivado. Também, conseguem ajudar os profissionais a corrigirem problemas e manterem um laço profundo com a liderança.

Os projetos de TI fazem parte do dia a dia do setor. Eles auxiliam os profissionais a implementarem novas práticas e sistemas. Além disso, facilitam a criação de novas ferramentas ou a migração para soluções modernas.

Faça a gestão de riscos

A gestão de riscos deve sempre ser utilizada em seus projetos. Com ela, a empresa avalia o que pode prejudicar o sucesso das suas ações. Desse modo, os times conseguem se preparar para prevenir e mitigar falhas em todas as etapas.

A política de gestão de riscos se dá nos seguintes eixos:

a identificação de riscos;
a estruturação de mecanismos de prevenção;
a definição de rotinas para amenizar eventuais problemas da forma mais rápida e econômica possível.

Mas para que cada projeto seja capaz de alcançar as suas metas, é importante que o negócio tenha uma boa política de gestão. Afinal, ela auxiliará os times a identificar prazos, metas e demandas. Além disso, evitará erros causados por uma comunicação pouco eficaz.

Portanto, sempre busque formular uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI adaptada às demandas do seu negócio e à sua área de atuação. Trabalhe lado a lado com equipes para definir a estratégia mais adequada para cada etapa. Assim, você reduzirá riscos e conseguirá atingir os melhores resultados possíveis.

O gerenciamento de riscos é uma parte fundamental do dia a dia do gestor. Saiba no nosso blog como manejar riscos pode trazer melhores resultados para as suas estratégias!

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É possível desenvolver novos produtos com métodos ágeis?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em É possível desenvolver novos produtos com métodos ágeis?

A idealização de uma iniciativa de métodos ágeis é o início de qualquer inovação de sucesso. E é por meio dessa visão que são desenvolvidas novas soluções. Contudo, é comum que muitas organizações enfrentem problemas para atender às expectativas dos clientes ao assumir projetos de desenvolvimento de novos produtos. Nesse contexto, falhas na comunicação que impeçam a compreensão profunda do escopo e dos requisitos do cliente ou mesmo a falta de testes para o lançamento de uma inovação tendem a frustrar completamente os resultados esperados.

Por isso, é interessante aliar ao gerenciamento ágil a criação de um protótipo ou modelo de testes, tal como previsto no conceito de Minimum Viable Product (MVP). Essa é a combinação perfeita para potencializar o sucesso de qualquer projeto! Quer saber mais? Então acompanhe os tópicos seguintes:

Experimentação e testes

Para o desenvolvimento de novos produtos, é ideal promover uma combinação de experimentações práticas, que podem consistir na geração de um protótipo descartável ou de um incremento ao produto já existente. A intenção dessa iniciativa é levantar dados para validar hipóteses, bem como características sobre esse lançamento. No caso, é importante ter em mente que, como se trata de um produto experimental, deve ser simples. O objetivo é antecipar o vislumbre de uma potencial falha antes que ela venha a se apresentar tarde demais para uma intervenção efetiva.

Novos produtos e o Scrum

Assim como se faz no Scrum, tendo a visão de um product backlog inicial, é possível desenvolver o mínimo de funcionalidades necessárias para validar as hipóteses. Dessa forma, o desenvolvimento de novos produtos pode atuar em conjunto com os métodos ágeis. Tendo um número mínimo de funcionalidades necessárias para promover a etapa de testes, é possível solicitar o feedback dos usuários e clientes. Caso esse retorno seja positivo, faz-se a adaptação do backlog, incrementando, por exemplo, novas ideias que ajudem a transformar a concepção inicial em um produto de sucesso. Quando o feedback contrariar uma suposição feita na visão, deve-se alinhar a visão e o product backlog, para que ambos passem a corresponder.

É interessante combinar o incremento ao produto existente e a criatividade participativa do processo de desenvolvimento, gerando um ponto de equilíbrio que satisfaça a visão do negócio e uma perspectiva de inovação que não desvirtue o produto do seu caminho. Isso quer dizer que produtos de sucesso são resultado da integração de modelos mentais entre os desenvolvedores e aqueles que irão, na prática, usá-los. Nesse processo, a prototipação, somada aos métodos ágeis, põe o time de desenvolvimento em contato com os clientes para identificar as reais demandas do público, dando início ao processo de inovação.

A experiência prática conquistada ao testar o produto ajuda a compreender o que o mercado deseja. Assim é possível fazer ajustes a fim de tornar o produto eficiente. Por essas e outras é que investir em protótipos funcionais, sejam eles físicos ou digitais, é primordial. Afinal de contas, essa validação por meio de testes acaba sendo mais importante que as próprias entregas de trabalho que serão disponibilizadas mais tarde pelo time.

Inovações e demais métodos ágeis

Curiosamente, as características do gerenciamento ágil de projetos está em contraste direto com os métodos tradicionais de desenvolvimento de produtos. Enquanto os modelos convencionais congelam os requisitos desde o início, a gestão ágil funciona de maneira incremental. É comum, por exemplo, que organizações de engenharia estruturem linhas rigidamente claras de autoridade, com cronogramas de desenvolvimento elaborados, muitas vezes, com grande antecedência.

Nos dias atuais, a maioria das organizações de desenvolvimento de software utiliza o gerenciamento ágil, porém, sua aplicabilidade ao desenvolvimento de novos produtos requer alguma adaptação. É preciso que haja mais foco na colaboração e na resolução de problemas do que em seguir um processo ou procedimento específico. Como o desenvolvimento de novos produtos normalmente abrange várias disciplinas, os especialistas devem se organizar em melhores equipes, repassando a esses times a autonomia necessária para resolverem problemas por conta própria.

Desenvolvimento de produtos

Existem muitos estudos e relatos publicados a respeito de como implantar os métodos ágeis. Contudo, muito do que é dito se aplica, sobretudo, ao ambiente de uma empresa que se dedica ao desenvolvimento de softwares e não a uma organização que se presta à criação de novos produtos. Felizmente, muitos dos passos são semelhantes, mas existem algumas diferenças a serem observadas no desenvolvimento ágil de novos produtos. Veja:

Envolvimento de interessados

O desenvolvimento de um produto de engenharia, por exemplo, compreende sistemas mecânicos e elétricos, bem como a fabricação de materiais, processos de qualidade, fornecimento, serviços e assim por diante. E todas essas são variáveis muito significantes, pois dizem respeito a um número muito mais diversificado de pessoas do que no desenvolvimento ágil de um software. No caso do software, tem-se principalmente desenvolvedores de sistemas. Assim, logo no início, o gerente de projeto deverá reconhecer essa complexidade organizacional e auxiliar as equipes para que se organizem.

Estrutura de auto-organização

Em um primeiro momento, pode-se imaginar que os métodos ágeis consistem em um modelo caótico, devido à política de auto-organização e à falta de ênfase em processos formais. Contudo, não é porque não existe a necessidade de cumprimento de procedimentos formalizados que o desenvolvimento ágil não está estruturado. Na prática, a realidade é outra: a organização é colaborativa. E para que flua da melhor maneira possível, os gerentes de engenharia devem permitir que seus colaboradores passem por essa transição naturalmente.

Embora os métodos ágeis apresentem discrepâncias entre seus modelos, eles compartilham várias características semelhantes, incluindo, por exemplo, o desenvolvimento iterativo, o foco na comunicação e a minimização do esforço aplicado em artefatos intermediários. Com isso, a concentração dos esforços se volta para a geração de valor ao cliente.
A aplicação dos métodos ágeis no que se refere ao prisma do produto é mais recomendada quando os requisitos estão nascendo e mudando constantemente. Mas, de fato, não há um consenso pleno nesse aspecto, cabendo à própria organização decidir. Contudo, combinando as práticas de MVP, utilizando protótipos e reiterados testes, além dos métodos ágeis, as chances de êxito no desenvolvimento de um produto de sucesso são, sem dúvida, potencializadas.

E na sua empresa, quais são as práticas utilizadas no desenvolvimento de novos produtos? Deixe seu comentário e compartilhe conosco suas experiências!

Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 20/12/2017. Postado em Projetos. 1 comentário em Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos

Você sabe do que se trata um portfólio de gerenciamento de projetos? Esse tipo de coletânea reúne os projetos de uma empresa (ou de um profissional em especial), e tem por intuito mais destacado gerenciar o que foi investido neles e avaliar o resultado obtido.

Todo projeto é específico e tem um objetivo em particular, por isso o escopo e os recursos que são direcionados a cada um são variáveis. Um portfólio de gerenciamento de projetos auxiliará na criação de projetos mais eficazes. Além disso, vai associar mais apropriadamente os resultados com as metas esperadas e trazer amplo diferencial no mercado.

Então, como criar um portfólio com todos os projetos nos quais você já esteve envolvido, e que seja prático e atraente? Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos!

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Não confunda projeto com processo

A confusão entre os dois termos pode ser bem comum, mas é fácil compreender as diferenças para não se atrapalhar na hora de elaborar o seu portfólio. Um projeto tem caráter temporário, normalmente com início e fim pré-definidos, além de ter um objetivo único e gerar resultados específicos.

Quando falamos de processo, entra em cena a ideia de um trabalho contínuo e bem definido. Seus resultados, por sua vez, são padronizados e não específicos. Os objetivos costumam ser atualizados periodicamente. É como se o processo precisasse estar contido no seu projeto.

Por exemplo: a elaboração e o lançamento de um novo produto. Todo o modelo de design, as etapas de criação, custos e a campanha de marketing devem estar em um projeto, com datas de início e encerramento. Por sua vez, as futuras produções daqueles produtos passam a ser processos, que se repetem.

Escolha a forma de apresentação

Você deseja que o portfólio seja digital ou impresso? A escolha será sua, mas as duas formas precisam ser bem apresentadas. Se você prefere usar o meio digital, é interessante levar um tablet com o arquivo em PDF com você para apresentá-lo.

Você pode, ainda, disponibilizá-lo online por meio de algumas plataformas. Existem sites, alguns gratuitos, onde você pode fazer upload dos seus projetos. Um bom exemplo é o Behance.

Se você prefere que seja impresso (físico), tenha cuidado com a organização. Nada de páginas soltas, o que pode complicar na hora de apresentar os seus trabalhos. Prefira agrupá-las em um álbum ou livro de couro, o que exprime seriedade e mais elegância. São os seus melhores trabalhos que estão ali.

Em um portfólio físico, dedique-se a fazer uma capa simples, com o seu nome e o título, por exemplo, “portfólio de projetos”. Evite incluir datas na capa. É adequado levar em conta que o conteúdo do seu portfólio seja atemporal.

Seja honesto na inclusão dos projetos

Pode parecer óbvio, mas para a elaboração de um bom portfólio você precisa ter material; de preferência um material real. Portfólios que incluem trabalhos não desenvolvidos por você ou sua empresa podem ser um grande “tiro no pé”. A não ser que você tenha alguma participação (mesmo que pequena), aí tudo bem. Especifique essa informação, caso contrário, não inclua esses projetos. Coloque apenas conteúdo original.

Projetos chamados “fantasma” podem até ser incluídos, mas com muita cautela. Um projeto fantasma seria aquele criado para um cliente fictício ou como proposta (não contratada) para uma grande marca. Servem para encorpar o portfólio, porém, se a sua empresa tem projetos suficientes, você não precisará deles para mostrar serviço.

Liste o conteúdo na página inicial

Uma espécie de índice pode deixar o seu portfólio mais prático. Quem tem acesso a ele pode saber os projetos que estão contidos sem precisar atravessar todo o material. Ainda que para você seja interessante mostrar tudo, quem for avaliar o material pode não dispor de tempo no momento.

Exibir um índice é uma excelente tática, que economiza tempo e consegue resumir o que você já fez. Certifique-se de que aquela referência seja informativa. Inclua o tipo do projeto e para quem foi feito.

Pense em como organizar os projetos

Os projetos trazidos no portfólio podem ser categorizados em diferentes formas. Por exemplo, por ordem cronológica, do mais antigo ao mais recente, ou vice-versa. Deve-se pensar no formato que não deixe o material confuso, especialmente no que se refere às especificidades dos projetos incluídos.

Pensando assim, talvez seja interessante organizar os projetos conforme a área de atuação. Os interesses de quem visualiza o seu portfólio são mais bem direcionados. Você pode escolher os projetos mais relevantes para você ou sua empresa, como a abertura dessas áreas de atuação. Assim, a boa impressão é captada logo nos primeiros instantes.

Não encha o portfólio com coisas irrelevantes

Nem sempre um portfólio muito grande ou cheio de informações será o melhor. Quem analisa esse tipo de material sabe muito bem identificar o que é relevante e o que pode parecer pura enrolação. Um portfólio longo pode ser cansativo.

Não existe uma regra para seu número de páginas, mas é interessante balancear. É melhor ter dois projetos excelentes do que dez projetos de mediana qualidade.

Entenda que, se for sintético e completo, com uma apresentação bonita e feito com cuidado, ele será muito mais atraente. Lembre-se que é por meio de um portfólio que sua competência para a realização dos trabalhos está sendo avaliada. Toda informação deve ser legível e precisa para não gerar dúvidas.

Tenha uma página de currículo atraente e recheada

O portfólio está bastante relacionado a você e à sua empresa, e qualquer dado relevante nesse sentido deve estar contido no material. Sua formação, as competências, localização geográfica e alguns certificados de alto gabarito não devem ser esquecidos.

Essas informações podem vir agrupadas em um infográfico, pois é algo instigante para quem lê. Mas tudo precisa ser bastante claro. Esse não é o espaço para inventar competências. Não exagere e não invente dados. Se o que for contido puder ainda ser comprovado, é melhor. Lembre-se de que a verdade sempre vem à tona.

O portfólio deve ter a sua cara

Não existe um formato específico de portfólio, honestamente cada escolha é bastante pessoal. Vale a pena que ele reflita os seus valores ou os da empresa, pois é o que fará dele único. Todas as suas habilidades e realizações trazem uma história, e ninguém melhor do que você para contá-la.

O portfólio de projetos é o seu espaço. Qual era o problema? Como você solucionou? Quais os resultados obtidos? As suas escolhas estão em jogo.

Seguindo essas dicas, certamente seu portfólio de gerenciamento de projetos será atraente e eficiente no mercado.

Para acompanhar outras soluções como as apresentadas neste post, siga-nos nas redes sociais: Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e YouTube!

5 formas de usar a tecnologia para tornar sua gestão da comunicação mais eficaz

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 formas de usar a tecnologia para tornar sua gestão da comunicação mais eficaz

Imagine o seguinte cenário: Você está em uma reunião, discutindo sobre a gestão da comunicação com várias pessoas e precisa que todas elas se trabalhem para alcançar um único objetivo. Porém cada pessoa é de um país, possui uma cultura diferente, valores diferentes, e nem sequer fala a mesma língua. Então, como integrar essas pessoas e fazer com que suas expectativas e esforços se direcionem para esse objetivo, sem que ele seja distorcido por convicções individuais, e para que possa corresponder às expectativas de quem o propôs?

Parece difícil ou quase impossível, não é mesmo? Pois, em termos análogos, esse é o desafio de um gestor no desenvolvimento de um projeto e, acredite, ele não é impossível de ser vencido.

Durante um projeto, o gestor precisa fazer com que equipes das mais diferentes áreas, que de certa forma também falam línguas diferentes, se entendam e trabalhem em conjunto, alinhadas para satisfazer os objetivos estabelecidos do projeto. E como ele faz isso? Através da comunicação.

No desenvolvimento de um projeto, a gestão da comunicação é essencial não só para manter essa sintonia entre as equipes, mas também para garantir um bom controle de todas as informações geradas e utilizadas. A comunicação é principal elo entre as pessoas, as ideias e as informações.

De acordo com o Guia PMBOK®, um bom gerenciamento da comunicação em um projeto deve garantir que as informações possam ser geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, organizadas e recuperadas de forma fácil e sem exigir grandes esforços por parte da equipe.

Em termos práticos, essa boa gestão da comunicação traz uma série de benefícios como:

– Alinhamento da equipe: Com uma comunicação clara, objetiva e aberta, você evita desentendimentos e mantém toda a equipe buscando os mesmos objetivos.

– Ganho de tempo e produtividade: Se você tem um equipe mais alinhada, evita problemas durante o percurso e evita também que o projeto precise parar ou voltar etapas para que eles sejam resolvidos.

– Informações de qualidade: Com um bom gerenciamento da comunicação, você consegue armazenar informações importantes de forma organizada e assim, aprender com o projeto atual, gerando conhecimento para projetos futuros.

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E isso tudo garante mais qualidade e assertividade em seu resultado final.

Mais do que um mero processo, a comunicação é uma habilidade fundamental à qualquer Gestor e precisa ser constantemente trabalhada para se adequar a técnicas mais eficazes e, inclusive, a novas alternativas geradas pelo avanço da internet e das novas tecnologias.

Há muito tempo a comunicação não se resume mais somente a voz e gestos, e, com a chegada, principalmente, das redes sociais e outros mecanismos de interação online, ela vem se tornando muito mais rápida, prática e fácil, sem depender de questões como localização, espaço físico e horários marcados.

Com isso, a gestão da comunicação em gestão de projetos também está passando por mudanças e muitos gestores já estão aproveitando os recursos tecnológicos para otimizar a comunicação nos projetos e facilitar o acesso a informações, a troca de ideias e o alinhamento entre as equipes.

Você já usa algum recurso desse tipo para melhorar sua comunicação? Então fique atento, pois iremos dar 5 dicas de ferramentas valiosas para você começar a apostar nessa abordagem. É só continuar lendo!

#01 Crie um blog

Manter um blog para seu projeto pode ser extremamente eficaz e servir a diversos propósitos.

Com um blog, você pode centralizar decisões importantes, combinados, atas de reunião e ainda incentivar que seus funcionários usem a plataforma como um “diário” para registrar experiências importantes durante o projeto, processos inovadores ou como eles lidaram com situações difíceis e desafios durante o desenvolvimento.

Isso, além de fazer com que tudo fique registrado e fácil de acessar por todos, faz com que a equipe possa se expressar e ter contato com a experiência de outros colegas durante o projeto, dando sugestões ou fazendo comentários sobre processos.

Porém, como o blog irá conter informações estratégicas do projeto e dos processos da equipe, lembre-se de mantê-lo visível somente para os envolvidos neste projeto para garantir a privacidade das informações e evitar o vazamento de dados importantes. Algumas sugestões de plataformas gratuitas são o Blogger do Google e o WordPress.

#02 Use as comunidades virtuais

Apesar de ter uma estrutura bem parecida com a dos blogs, as comunidades virtuais, como grupos no Facebook por exemplo, permitem uma interação mais rápida e menos formal ou burocrática do que em um blog.

Em um grupo, você pode publicar diversos tipos de conteúdo, compartilhar links e vídeos de forma rápida ou começar um tópico de discussão, por exemplo.

Porém, principalmente no caso das redes sociais, é importante garantir que sua equipe tenha maturidade suficiente para que o uso desse tipo de recurso não acabe gerando distrações e cause perda de produtividade e agilidade dentro do projeto.

Nesse caso, novamente, é importante manter a privacidade do grupo para que somente membros do projeto tenham acesso as informações disponibilizadas e não ocorra vazamento de informações estratégicas.

#03 Use Plataformas Colaborativas

Usar plataformas colaborativas, como o Google Drive, pode ser a melhor forma de centralizar informações e fazer com que sua equipe tenha acesso a documentos e informações de todos os tipos, ao mesmo tempo, e de forma simples e fácil.

Enquanto em um servidor próprio é necessário que apenas uma pessoa edite ou abra um documento por vez, nesse tipo de plataforma, diversas pessoas podem alterar os documentos ao mesmo tempo e você ainda não corre nenhum risco de perder seu material por danos físicos nas máquinas, uma vez que fica tudo armazenado na nuvem e, o melhor, disponível para que você acesse de qualquer dispositivo e em qualquer lugar!

Ou seja, caso um funcionário precise de uma informação urgente ou precise trabalhar fora da empresa, ele não tem nenhum tipo de prejuízo relacionado a perda de informação e pode realizar suas tarefas sem outros impedimentos.

Além do mais, com essas ferramentas, é possível controlar a privacidade de cada documento e ainda fazer comentários sobre determinadas partes, anotações e marcações.

#04 Produza Vídeos

Os vídeos são uma excelente forma de compartilhar informações de forma precisa e didática com toda sua equipe.

Que tal usar um vídeo, por exemplo, para complementar as informações que o cliente forneceu sobre o que ele espera do projeto? Ou documentar um processo complicado através de um screencast? Ou mesmo tomar depoimentos da equipe ao longo do desenvolvimento do projeto e criar um case depois para ajudar a orientar em tarefas similares no futuro?

Investir nos vídeos, mais do que uma maneira fácil e didática de salvar informações, é uma forma de deixar seus colaboradores mais engajados – já que conteúdos desse tipo são mais estimulantes do que somente áudio e texto – e ainda acompanhar as tendências, que indicam, por exemplo, que o vídeo será responsável por 80% do tráfego na internet em 2019.

Entretanto, se for investir em vídeos, considere a possibilidade de investir em uma plataforma profissional, que garanta total segurança do conteúdo, assim como reprodução em qualquer dispositivo, e tenha funcionalidades que irão agregar valor a seu projeto, como a possibilidade de fazer comentários na timeline, dividir o conteúdo por capítulos e outras.

#05 Realize reuniões virtuais

Não deixe que a comunicação entre sua equipe e também com o cliente fique comprometida por motivos de distância ou dificuldade de deslocamento. Invista em reuniões online e mantenha todo mundo no mesmo ritmo.

Através de uma plataforma profissional totalmente voltada para esse objetivo, você consegue conectar-se a uma única pessoa ou a toda a sua equipe de uma vez só, com qualidade total de vídeo e áudio independentemente de onde elas estiverem.

Além do mais, investindo em uma plataforma desse tipo, você consegue compartilhar documentos e informações de vários tipos em tempo real e ainda pode gravar a reunião e disponibilizar posteriormente para todos os envolvidos, fazendo com que eles possam assistir quantas vezes quiserem e consigam entender de forma verdadeira tudo que foi acordado durante a conversa. É muito mais conforto e comodidade para todos.

Apesar do grande desafio que realizar uma boa gestão da comunicação representa, com dedicação, organização e as ferramentas certas, o processo pode ficar muito mais fácil e dinâmico.

A comunicação é que vai tomar a maior parte do tempo do gestor durante um projeto e, portanto, é necessário estar preparado da melhor forma possível para lidar com isso.

Lembre-se de ser claro, transparente e de escutar e entender todas as partes envolvidas no projeto e de estabelecer estratégias eficientes para permitir a troca e o armazenamento de mensagens e informações.

Dessa forma você evita insatisfações tanto por parte do cliente, quanto por parte de seus colaboradores, gera informações de qualidade e ai é só preparar para ter sucesso absoluto com seus projetos!

Este post foi escrito pelos nossos parceiros da Samba Tech, líder em gestão e distribuição vídeos online na América Latina e uma das empresas mais inovadoras da América Latina segundo a FastCompany. Através do Samba Vídeos, sua Plataforma de Vídeos Online, ela oferece tecnologia para gerenciamento, distribuição, monetização e mensuração do consumo de vídeos.

Funcionário problema: como lidar com esse colaborador?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Funcionário problema: como lidar com esse colaborador?

Empresários e gestores concordam que o desempenho das equipes é fortemente influenciado pela qualidade dos relacionamentos. Logo, é fundamental contar com ambientes produtivos, onde todos os profissionais possam explorar o seu potencial. Além disso, as relações interpessoais são indispensáveis para a formação de times de alta performance, comprometidos e engajados. No entanto, a convivência entre colaboradores com diferentes perfis, nem sempre é pacífica e os conflitos aparecem, principalmente, devido ao funcionário problema.

De fato, o funcionário problema costuma estar presente em boa parte das empresas, exigindo dos líderes práticas direcionadas a gestão de pessoas e uma atuação diferenciada, para evitar que posturas negativas contaminem os demais. Por isso, confira a seguir como lidar com esse colaborador.

Os diferentes tipos de funcionário problema

O funcionário problema possui pelo menos uma característica marcante. Conheça agora os tipos mais comuns e saiba como lidar com cada um deles.

O bajulador

O bajulador pode até ser um profissional competente, mas perde credibilidade devido a constante preocupação em agradar os superiores. Esse funcionário é individualista e não se prende aos objetivos da equipe.

Além de criar desafetos, o bajulador pode prejudicar a coletividade e a atitude colaborativa entre os colegas. Neste caso, o líder deve intervir — através de feedbacks imediatos — para eliminar as bajulações e reforçar qual é o comportamento esperado pela empresa.

O controlador

O controlador costuma ser inflexível, autoritário e centralizador. Em linhas gerais, julga ser o mais preparado e por isso, assume todas as responsabilidades, agindo como um “chefe autonomeado”. Esse funcionário problema precisa ser acompanhado de perto pelo líder, que deve estabelecer limites claros para a atuação de todos os seus liderados, evitando atitudes impróprias ou excessos. O diálogo é fundamental para corrigir esse comportamento.

O injustiçado

Esse profissional sente-se injustiçado, pois acredita que o seu talento não é reconhecido. A situação se agrava, quando há uma promoção ou outros colegas são escolhidos para novas posições. Esse sentimento envenena o funcionário, que muitas vezes, torna-se agressivo e arredio. Por isso, é preciso elaborar e divulgar políticas de cargos e salários, bem como um plano de carreira corporativo, que sirvam de base para todas as movimentações internas.

Cabe ao líder, além dos feedbacks, esclarecer quais os conhecimentos e competências essenciais para a ascensão dentro da empresa. Deste modo, os colaboradores podem compreender como devem se preparar para oportunidades futuras.

O aproveitador

Esse funcionário problema é, sem dúvidas, um dos mais nocivos ao negócio, pois tira proveito pessoal de seu cargo, dos recursos ou da infraestrutura da empresa. Fraudes, desvios e prejuízos à imagem, são alguns transtornos provocados por esse tipo de profissional.

As práticas de governança e compliance são bastante úteis no sentido de rastrear e eliminar esse tipo de risco. Assim, os líderes devem manter as equipes informadas sobre as normas de conduta e as consequências dos atos, das decisões e das omissões de todos os colaboradores.

O fofoqueiro

O fofoqueiro ainda é um perfil facilmente encontrado no universo corporativo, mas traz muitos danos a empresa e ao clima. A ausência de uma liderança ativa, cria condições para que boatos se espalhem. Por isso, é importante uma gestão próxima, atenta e efetiva.

O fanático

Esse profissional prega suas crenças políticas e religiosas, no ambiente de trabalho, provocando discussões ideológicas. É preciso incentivar a diversidade, mas o respeito as diferenças é um dos pilares de uma sociedade tolerante a igualitária, por isso deve fazer parte da cultura organizacional. Nestas circunstâncias, cabe ao líder a difícil missão de minimizar o fanatismo, evitar julgamentos de valor e atuar na convergência.

O arrogante

Uma equipe forte é composta por colaboradores com conhecimentos e experiências diferentes, reforçando o conceito da complementariedade. Porém, há sempre muito que aprender. Deste modo, o arrogante é mais um funcionário problema, pois é vaidoso e prepotente.

Assim, o líder deve incentivar a colaboração e a ajuda mútua. Afinal, a humildade é uma competência indispensável aos profissionais bem-sucedidos e saber compartilhar de forma adequada suas opiniões e sugestões, indica maturidade.

O crítico

Colaboradores pessimistas, frustrados e desengajados, causam profundos estragos no clima organizacional e no rendimento das equipes. É importante que o líder observe esse comportamento e identifique quais as razões para uma postura tão medíocre. O crítico pode, na verdade, ser um injustiçado ou um controlador, que já teve sua postura questionada pelo gestor, mas que ainda não aprendeu a administrar suas próprias emoções.

O tagarela

A troca de ideias é fundamental em um ambiente de trabalho produtivo, entretanto, é preciso manter o foco, a disciplina e evitar distrações. Profissionais tagarelas não sabem estabelecer esses limites e assim, têm dificuldades para atingir suas metas, além de irritar o time.

Em alguns casos, esse comportamento pode indicar um perfil criativo, curioso e inventivo — muito desejado pelas empresas — mas é fundamental que o líder saiba canalizar essa energia e evitar a perda de produtividade. O brainstorming pode ser uma boa alternativa para explorar esse potencial.

O palhaço

O bom humor é indispensável no dia a dia das equipes, porém, alguns profissionais extrapolam nas brincadeiras — tanto na frequência, como no conteúdo — e podem provocar atritos. Lembrando que esse comportamento abre uma porta para a difamação e para o bullying. Então, o líder deve promover o equilíbrio, garantindo a seriedade e principalmente, o bom senso.

O dependente químico

Esse funcionário problema abusa do álcool, das drogas ou dos medicamentos controlados e isso afeta diretamente seu desempenho e sua relação com a equipe. Neste caso, o líder deve provocar conversas constantes, para compreender a real situação. Além disso, buscar ajuda em entidades especializadas na prevenção e tratamento de dependentes químicos, é uma iniciativa importante.

Psicólogos, assistentes sociais e médicos podem oferecer o apoio necessário para a superação da doença. A empresa deve cogitar, inclusive, a possibilidade de pagar o tratamento. Um aconselhamento jurídico também é imprescindível, para nortear as ações e evitar reclamações trabalhistas.

Os impactos da liderança no clima organizacional

Os gestores são os verdadeiros responsáveis pelos resultados de seus times, por isso, devem dedicar especial atenção a avaliação de desempenho, orientação e desenvolvimento de seus colaboradores — incluindo o funcionário problema.

Assim, é necessário que o líder compreenda as causas de alguns comportamentos, elimine posturas e atitudes improdutivas, monitore o rendimento individual, valorize as competências e talentos. Além de agir com transparência e coerência, mantendo o foco nos objetivos e sabendo como motivar a equipe.

Uma sugestão é investir na análise de perfil comportamental dos colaboradores. Com base nessas informações, é possível identificar modelos mentais, preferências, habilidades e deficiências de cada membro do grupo. Além disso, o Team Building pode ser bastante interessante, pois é uma ferramenta excelente para construção de times mais fortes e unidos, através do autoconhecimento, da empatia e da coletividade.

As relações interpessoais, no ambiente de trabalho, devem ser saudáveis, repletas de discussões produtivas, troca de experiências e colaboração. Para isso, a liderança precisa ser capaz de criar condições favoráveis ao bom desempenho, eliminando os conflitos e orientando os comportamentos.

Vale lembrar que a maneira mais eficaz de liderar uma equipe, é pelo exemplo, assim, o líder deve desenvolver a capacidade de comunicação e observação, a persuasão, a inteligência emocional, a resiliência e o poder de decisão. Desta maneira, é possível administrar o funcionário problema, diagnosticar as causas de posturas prejudiciais e auxiliar o profissional a assumir uma conduta produtiva e comprometida com a empresa.

E você já precisou lidar com um funcionário problema ou ainda tem alguma dúvida sobre como identificá-lo? Compartilhe suas dicas e experiências conosco através dos comentários!

Como Organizar o Fluxo de Caixa da sua Empresa de Maneira Eficiente?

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como Organizar o Fluxo de Caixa da sua Empresa de Maneira Eficiente?

O fluxo de caixa de uma empresa, independente do tamanho ou do que comercializa, é uma peça central para uma boa organização financeira e para o planejamento do negócio como um todo. Mas será que você sabe utilizar esta ferramenta?

Neste post, você vai compreender como organizar o fluxo de caixa do seu empreendimento de maneira eficiente e garantir a boa saúde financeira da sua empresa.

COMPREENDA O FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que, além de organizar as finanças de uma empresa, permite diferentes análises que serão essenciais no processo de tomada de decisão. A implementação pode ser feita a qualquer momento, mas quanto antes você começar, mais fácil fica para que sua empresa possa se organizar financeiramente e enfrentar os desafios empresariais.

Para sua elaboração, apesar de o nome indicar, entram não somente os valores do caixa, ou seja, dinheiro da empresa, mas, também, aqueles que estão no banco e nas aplicações de liquidez imediata. Separando os saldos iniciais de caixa e equivalentes, é preciso definir uma data de corte para o início do registro, que deverá ser feito em planilhas eletrônicas ou, preferencialmente, em um software integrado de gestão.

Esses lançamentos deverão ser comparados com as entradas relativas a recebimentos ligados a clientes e com as saídas derivadas de pagamentos a fornecedores, salários e outras contas do dia a dia da empresa.

Após essa comparação, ele apontará o valor disponível de fluxo de caixa, que são os recursos que a empresa tem a sua disposição e que podem ser utilizados para algum pagamento, compra ou investimento.

ENTENDA QUE TODOS OS VALORES SÃO IMPORTANTES

Um erro muito comum é não registrar no fluxo de caixa pequenos valores, como aqueles relacionados com a compra de material de limpeza, lanches e refeições e outros gastos que ocorrem na rotina da empresa. Porém, esse é um erro que poderá comprometer, no final do período, não só o fluxo de caixa, mas suas finanças como um todo.

Isso ocorre porque, quando somadas, essas pequenas despesas diárias passam a ser representativas e, caso você não as considere, pode ter uma noção errada de como andam os seus valores disponíveis, ou seja, livres para utilização, de acordo com as suas necessidades.

FIQUE DE OLHO NOS PAGAMETNOS E RECEBIMENTOS

Ficar de olho nos pagamentos e nos recebimentos tem um grande impacto no seu fluxo de caixa, principalmente quando o assunto é o prazo que você dá aos seus clientes e aquele que você tem junto aos seus fornecedores. Muitas empresas passam por dificuldades, pois demoram muito para receber e precisam de recursos para pagar os seus fornecedores.

Para evitar esses problemas, procure buscar um equilíbrio e fornecer um prazo de pagamento para os seus clientes parecido com aquele que você recebe dos fornecedores. Além disso, busque estimular os pagamentos à vista, oferecendo descontos para aqueles feitos antecipadamente.

No caso daqueles clientes que compraram a prazo e que estão com seus títulos em atraso, é necessário agir, entrar em contato e entender o porquê do atraso e como você pode ajudar na resolução desse problema. Lembre-se que o bom andamento do seu fluxo de caixa depende da disposição de recursos para arcar com as suas dívidas e que toda sobra é importante para sua empresa.

TENHA ALGUNS CUIDADOS

Um dos primeiros cuidados que você deve ter para o bom uso do seu fluxo de caixa é separar as suas finanças pessoais das empresariais. Assim, caso você ainda não possua, será necessário criar contas bancárias e cartão de débito e crédito para você e para sua empresa.

A conta e os cartões empresariais devem somente ser utilizados para o pagamento das despesas relativas à pessoa jurídica. Caso você precise de dinheiro para suas despesas pessoais, deverá fazer a retirada por pró-labore ou retirada de lucros, que são duas formas de remunerar o proprietário ou sócios de uma empresa.

Para que o seu fluxo de caixa seja realmente eficiente, é preciso que ele esteja sempre atualizado. Assim, inserir em sua empresa a cultura da atualização diária na movimentação do fluxo de caixa permitirá que você saiba, em tempo real, como andam as suas finanças, identificando possíveis dificuldades ou, ainda, aproveitando preços diferenciados à vista.

Outro cuidado é com o registro dos dados que, preferencialmente, devem ser acompanhados de um documento fiscal como nota, cupom fiscal ou outro que possa confirmar a veracidade da entrada ou saída. Esses lançamentos devem, também, contar com um histórico detalhado, que permitirá, se preciso, consultar o lançamento e conhecer todos os seus detalhes.

Os cheques pré-datados merecem atenção especial, tanto no caso daqueles recebidos de clientes como no caso daqueles utilizados para pagamento. Lembre-se que eles só poderão ser inseridos no fluxo de caixa no momento em que puderem ser compensados e não na data em que foram recebidos ou repassados a clientes. O mesmo vale para compras e vendas a prazo, cujo valor só deve ser considerado no momento de recebimento ou pagamento da parcela.

CONHEÇA TODAS AS VANTAGENS

Como você já viu, o fluxo de caixa organiza e permite o conhecimento em tempo real de suas finanças, porém, existem outras vantagens. É possível criar categorias tanto de despesas quanto de receitas e conhecer onde está sendo gasto o dinheiro da empresa e quem são os seus principais clientes, qual o prazo médio de pagamento, entre outros dados que podem ser utilizados no planejamento.

Aqui podem ser tomadas outras decisões, como o corte de gastos ou substituição de mão de obra ou de outros desembolsos que estejam pesando muito em seu orçamento.

O fluxo de caixa também poderá ser utilizado de maneira projetada, que é uma forma de conhecer antecipadamente como estarão os seus recursos em um período futuro. Essa visão projetada é excelente para prever eventuais faltas ou sobras de recursos e programar compras ou algum investimento para a sua empresa.

Existem inúmeras vantagens na utilização do fluxo de caixa, e ele é um dos maiores aliados no seu planejamento financeiro. Portanto, a compreensão do funcionamento do fluxo de caixa e da importância de todos os registros, independentemente do valor, é imprescindível para que se possa estar de olho, tanto nos pagamentos, quanto nos recebimentos, para que haja um equilíbrio em seu fluxo de caixa.

Também é necessário sempre estar atento à alguns cuidados, como a separação das suas contas daquelas que são da empresa e a necessidade da atualização e do controle dos cheques pré-datados.

Gostou do post? Então entenda também qual o melhor KPI a ser utilizado no seu negócio e garanta o sucesso dos seus projetos!

Como planejar seus projetos no ano da Copa do mundo

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em Como planejar seus projetos no ano da Copa do mundo

Todo bom gerenciador de projetos sabe a importância de antecipar obstáculos e planejar seus projetos em seu cronograma. Isso ajuda a evitar pendências e atraso nas entregas. Mesmo quem não compartilhou, via redes sociais, o calendário de feriados deste ano sabe que teremos um primeiro semestre com menos ‘dias úteis’ do que o do ano passado: 2014 é ano de Copa do Mundo! No mundo de gerenciamento de projetos, é possível manter prazos ao prever contratempos na execução de tarefas. Vamos ver como a seguir.

Planeje seus projetos de olho no calendário

Além dos feriados comuns de início de ano que tivemos, como Carnaval e Paixão de Cristo, junho será o mês da Copa. É preciso levar em consideração que, além de estarmos no país do futebol, os ânimos estarão ainda mais exaltados por sermos sede do evento mais importante deste esporte. Isso significa que a produtividade da sua equipe diminuirá em dias de jogo. Leve este fato em consideração ao planejar seus projetos, calcule o tempo perdido, as horas ajustadas e evite assim deixar prazos e entregas pendentes. A segunda metade do ano promete ser bem mais produtiva: muitos feriados caem em fins de semana.

Foco no tempo

Em um semestre com poucos dias úteis que tal uma atenção extra no controle de tempo nos seus projetos? A quinta edição do guia PMBOK traz uma atividade a mais na área de conhecimento “Tempo”: planejar o gerenciamento do cronograma. Dedique-se no planejamento desta área e também no monitoramento e no controle do tempo gasto na execução de cada fase. Esteja sempre de olho no cumprimento de prazos das entregas das pequenas tarefas, para garantir o prazo do projeto. Lembre-se que tempo gasto no planejamento é tempo ganho na execução. Por isso, construa uma boa base, planeje e monitore seu projeto.

O tempo útil de 2014 pode até ser mais curto, mas os projetos não. Organize-se!

Como você está planejando seus projetos em 2014? Compartilhe com a gente nos comentários!

7 dicas para melhorar a gestão de tempo no gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 dicas para melhorar a gestão de tempo no gerenciamento de projetos

Todos sabemos que a gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Por isso, procurar alternativas e dicas para melhor aproveitar o tempo, favorecer a pontualidade e melhorar a execução de projetos é imprescindível. Visto isso, seguem aqui sete dicas valiosas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos.

1. Organize-se

Faça uma lista das etapas do projeto que estão em andamento e programe o tempo necessário para a execução de cada tarefa. Isso vai ajudar a ter uma melhor distribuição na gestão de tempo e agilizar seus deveres. Mas não se esqueça de estipular, nesse mesmo cronograma, um período de descanso para aliviar o estresse natural do trabalho.

2. Utilize um gerenciador de projetos

Utilizar um sistema gerenciador de projetos, além de colaborar na qualidade do próprio projeto, ajudará na gestão do tempo, pois trará especificidade nas tarefas e no tempo que cada uma levará para ser executada. Escrevemos um artigo sobre como escolher um software de gestão de projetos. Se você ainda não possui um ou está buscando a melhor solução, esse post pode te ajudar.

3. Diga não a procrastinação

Se você tem um sistema de gerenciamento de projetos, conseguiu elaborar uma excelente gestão e já programou todo seu tempo, não existe razão para fugir da responsabilidade. Procrastinar significa deixar para depois o que se deve fazer agora. E as consequências disso serão atrasos significativos nos projetos. Pequenos deslizes são perdoáveis, mas insistir na procrastinação é sinônimo de fracasso em um projeto. Lembre-se que, independente de seu comportamento, a gestão de tempo continua. Você terá que dar conta de tudo em um tempo muito menor caso atrase as coisas. Então o jeito é evitar qualquer tipo de distração e colocar a mão na massa o mais cedo possível.

4. Utilize o PMBOK

O Project Management Body of Knowledge, o PMBOK, é um guia completo que trás todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Seguindo as etapas apontadas pelo livro, e não se utilizando da procrastinação, é possível cumprir qualquer projeto, do mais simples ao mais complexo.

5. Delegue tarefas

Algumas etapas de um projeto podem ser executadas por outras pessoas. Essa atitude poderá fazer com que sobre mais tempo para aquilo que não pode ser delegado a outros. Isso facilita a gestão e economiza tempo.

6. Tenha uma boa comunicação

Uma comunicação eficaz favorece a compreensão dos comandos. No caso de projetos compartilhados, é fundamental que os envolvidos se comuniquem perfeitamente para evitar a perda de tempo. Uma má comunicação pode significar a repetição de uma mesma tarefa ou até mesmo o comprometimento de todo o projeto. Fizemos um post dedicado à esse problema tão comum nas organizações.

7. Faça uma avaliação rotineira

Defina um momento para avaliar o projeto e pensar sobre os obstáculos do percurso. Caso haja algum atraso ou problema grave, deve-se tomar uma atitude para que o projeto seja concluído no tempo determinado. Um sistema de gerenciamento de projetos poderá colaborar para automatizar essas avaliações.

Seguindo estes passos, você tem grandes chances de se tornar um Super Gerente de Projetos. Mas caso ainda tenha alguma dúvida, compartilhe-a com a gente nos comentários abaixo.

Aprenda como escolher bons colaboradores e tenha projetos de sucesso

Escrito por Braun em 21/07/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Aprenda como escolher bons colaboradores e tenha projetos de sucesso

Toda empresa precisa buscar a melhor linha de profissionais e projetos de sucesso para conseguir atingir os resultados que busca. Na hora de escolher o time da equipe de projetos não é diferente.

Para que você possa desenvolver e entregar projetos de sucesso, vai precisar encontrar os melhores talentos e foi pensando em te ajudar com essa tarefa que fizemos uma pequena — porém importante — lista de sugestões que você deve seguir para montar uma equipe de peso. Confira!

1. Conheça suas necessidades

Parece meio óbvio, mas se tem algo que todo gerente de projetos deve saber para trabalhar bem na área é que o óbvio também precisa ser dito.

Tendo isso em mente, ao buscar colaboradores para seu time de projetos, tente entender muito bem o que você está procurando. Analise qual a função que cada peça do seu quebra-cabeças vai desempenhar e faça uma lista de atributos e habilidades que cada pessoa deve ter.

Além de considerar os requisitos técnicos, como experiência e certificações, quando for o caso, também preste atenção à personalidade que cada novo colaborador precisa ter. Reflita se você precisa de pessoas mais concentradas, dispostas a correr riscos e tecnicamente qualificadas.

Quanto mais detalhados forem os requisitos de cada posto a ser preenchido, maior a sua chance de conseguir filtrar as possibilidades de contratação que vão aparecer no meio do processo.

É muito comum, principalmente para cargos mais exigentes, ter que se decidir entre candidatos com perfis e currículos não muito homogêneos. Neste ponto, quanto mais você souber sobre o que precisa, mais fácil vai ser a seleção.

2. Defina o hunting ground

Caso você não saiba o que significa o que é o hunting ground, não precisa ficar preocupado. É fácil de entender.

Se você está buscando especialistas de uma determinada área de conhecimento e/ou formação, por exemplo, normalmente terá mais facilidade de buscar esse profissional em uma determinada região.

Imagine agora que esteja atrás de alguém da área de tecnologia. O melhor a fazer é procurar em cidades ou áreas conhecidas pela sua grande concentração de institutos de pesquisa, faculdades ou empresas do ramo. Se estiver atrás de alguém que tenha experiência com Comex (Comércio Exterior), pode buscar em regiões de portos e aduaneiras.

Ou seja, o hunting ground nada mais é do que o seu “terreno de caça” e para ter maiores chances de conseguir um profissional de boa qualidade no que você necessita, vai precisar conseguir identificar esses terrenos. Comece por aí a sua busca.

3. Faça um bom anúncio da vaga

Quando você anuncia um posto de trabalho, tanto dentro da sua própria empresa — para atrair quem já tenha a cultura interna, mas queira uma nova função — quanto para todo o mercado, é fundamental que se tenha atenção na hora de anunciar a vaga.

Nesse sentido, sempre há uma dúvida com relação a incluir ou não salário a ser pago para a vaga em aberto. Dependendo da posição que a sua empresa adota, talvez você inclua ou não este detalhe. Com relação a isso, o melhor é conferir como seu departamento pessoal ou quem quer que seja o responsável defina a questão.

Quanto ao resto das informações, o melhor é ser bastante claro e objetivo. Detalhe os pré-requisitos e deixe claro o que é obrigatório e o que é somente desejável.

Ademais, informe qual a função a ser desempenhada pela pessoa e o que se espera dela. Lembre-se: quanto menos importância você der para a necessidade de detalhar os pontos relevantes da vaga, provavelmente mais currículos terá que filtrar depois.

4. Considere o ambiente interno

Tendo em mente que o profissional contratado que vai subir a bordo junto com você para ajudar a tocar o projeto não conhece nada do ambiente em que vai trabalhar, isso pode fazer com que a pessoa precise de um pouco mais de tempo até se acostumar.

Por outro lado, você sabe melhor como é o ritmo de trabalho e a cultura organizacional da empresa. Por isso, ao buscar talentos para ajudar no seu projeto, procure por perfis de futuros colaboradores que se adequem bem à organização.

Se, por exemplo, você souber que é muito comum ter que ficar depois do expediente para resolver algum problema ou dar conta de uma entrega, é melhor pensar duas vezes antes de chamar para a equipe alguém que more muito longe ou que tenha compromissos para logo depois do trabalho.

Veja ainda se o ambiente interno inibe o trabalho de algum tipo de personalidade. Se ele for estressante demais, talvez contratar alguém muito sensível à pressão pode não ser uma boa ideia. Portanto, pondere bem sobre esse assunto para não precisar ter que fazer substituições cedo demais.

5. Avalie o conhecimento técnico e a personalidade

A área de gestão de projetos exige um nível considerável de conhecimento técnico e uma boa bagagem de experiência. Assim, ao buscar um colaborador para a sua equipe, confira o que o candidato mostra no currículo, qual a comprovação de experiência e também as referências que pode oferecer.

Contudo, não se esqueça de observar qual é o tipo de perfil que ele tem e como se comporta. Avalie se ele é confiável, proativo e tem espírito de equipe. Fique atento: qualquer pessoa que trabalhe com gestão de projetos precisa ter necessariamente essas três qualidades.

Inclusive, é muito comum alguns gestores de áreas técnicas focarem mais no conhecimento prático e formal dos candidatos e deixar um pouco de lado a questão do perfil, mas esse é um erro que você não pode cometer.

A questão é que se você não tiver um funcionário com conhecimento técnico no nível que precisa ainda pode ter a chance de fazer com que ele se instrua até chegar ao ponto que você deseja. Por outro lado, se tiver à mão um colaborador que tem todos os requisitos técnicos, mas que não tem o perfil adequado, é bem mais difícil conseguir moldar o comportamento dele.

Por isso, a busca por um profissional adequado deve considerar o equilíbrio entre a parte técnica e a comportamental. Como não é possível separar uma da outra, avalie com cuidado as suas opções, considere os seus prazos e também qual a perspectiva de futuro do projeto e do novo funcionário.

Agora que você já sabe como escolher os melhores colaboradores para garantir que conseguirá desenvolver projetos de sucesso, siga nossas redes sociais e aproveite para conhecer mais dicas e ter acesso a materiais que vão primorar seus conhecimentos de gestão de projetos. Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e YouTube.