A gestão de projetos é um dos assuntos mais importantes para o sucesso de um negócio. Essa metodologia de trabalho melhora o entendimento das atividades, fornece informações sobre a produção e ajudar a atender as necessidades do mercado.

Nessas horas, é fundamental conhecer as técnicas e os conceitos que fundamentam o controle dos trabalhos e a análise dos resultados obtidos — e a documentação de processos é um de seus principais exemplos.

Contudo, muitos profissionais não dominam esse conteúdo e tomam atitudes equivocadas em suas rotinas. No final das contas, o escopo do projeto não é seguido, o cliente fica insatisfeito e o planejamento não alcança os números desejados.

Este post vai ajudar você a entender um pouco mais sobre o assunto. Continue a sua leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é a documentação de processos?

Existem várias formas de definir esse conceito, mas a sua ideia principal está relacionada à organização das atividades e informações de uma empresa de uma forma simples e direta. Em outras palavras, a documentação de processos vai muito além da criação de manuais e documentos: ela é parte integrante da evolução do negócio, criando uma base sólida para mudanças e avanços no futuro.

Por que ela é importante?

Imagine que uma instituição do setor de Tecnologia da Informação (TI) perde um funcionário de sua equipe por um motivo qualquer. Nessas horas, é preciso achar um substituto à altura, que consiga dar continuidade aos trabalhos, certo?

Contudo, todo o conhecimento sobre os softwares que estão sendo desenvolvidos não foram documentados e armazenados. Com isso, o time não consegue prosseguir.

Outra questão muito comum acontece quando um gerente entra de férias, por exemplo. Em muitas situações, esse profissional é responsável por várias atividades e acumula inúmeras funções.

Quando a documentação de processos não é feita, a gestão perde muito tempo porque não consegue atuar sem a presença desse funcionário. E não pense que ligações telefônicas resolvem o problema — elas apenas demonstram que não há padrão e retenção de conhecimento.

Os exemplos acima são fictícios, mas muitos gestores passam por casos parecidos. As atividades de uma empresa são repetitivas. Por mais que você trabalhe com clientes e projetos diferentes, os valores e a visão de sua empresa sempre são as mesmas.

A documentação de processos é importante porque ajuda a identificar o estágio atual de um serviço. Além do mais, você consegue monitorar as atividades e encontrar falhas com facilidade também.

Como fazê-la?

Provavelmente, você está se perguntando como aplicar a documentação de processos, não é mesmo? Pois bem, a metodologia AS IS/TO BE é muito utilizada hoje em dia no mercado. Veja como ela é utilizada abaixo.

AS IS

De uma forma simples, o mapeamento de processos AS IS analisa a situação atual das etapas, assim como possíveis melhorias. Os usuários diários devem participar dessa atividade, relatando como executar um processo a partir de entrevistas. Também é possível criar um questionário, a fim de levar informações, como:

• descrição de tarefas;
• explicação dos percursos e validações;
• cenários alternativos do negócio.

TO BE

Envolve todos os trabalhos referentes às documentações futuras do processo. Por outra forma, o modelo TO BE redesenha o escopo, as regras, os papéis e todas as características dos processos.

De qualquer forma, a ferramenta AS IS/TO BE ajuda no amadurecimento dos processos do projeto, deixando bem claro quais são os objetivos da organização e como uma estrutura simples facilita a obtenção de resultados positivos. Além disso, é essencial envolver todos os funcionários e manter o engajamento elevado.

Quais são as dicas para otimizar os trabalhos?

Entenda os objetivos do projeto

É essencial conhecer as metas de cada projeto. De nada adianta, por exemplo, utilizar uma estratégia que não está adequada às expectativas dos stakeholders ou aos recursos disponíveis.

Antes de tomar qualquer atitude, analise todas as informações, documentos, planilhas e gráficos do projeto. Além disso, é possível também estudar os dados de projetos anteriores ao realizar o serviço mais de uma vez para uma mesma empresa.

Essas atitudes o ajudam a encontrar falhas e ter insights na hora de criar um plano de ações eficiente.

Saiba armazenar os documentos

Essa dica parece simples, mas ela é fundamental para otimizar a documentação de processos. Coloque todas as informações em um lugar central e que seja de fácil acesso, permitindo que todos possam consultá-las sempre que for preciso.

Quem não segue esse caminho pode alimentar falsas ideias no ambiente de trabalho, como o fato de existirem informações restritas para um grupo de pessoas.

Lembre-se de que todos são necessários para aumentar a produtividade e atender a demanda crescente do mercado. Ademais, utilize uma linguagem simples também.

Adote bons indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho ajudam a encontrar falhas e descobrir oportunidades em um projeto. Eles mostram dados de forma simples, ajudando-o a tomar decisões com precisão.

Existem vários indicadores, por isso, você deve escolhê-los com sabedoria. Utilizar um indicador de capacidade, por exemplo, para analisar a lucratividade do projeto não é algo bom, pois você trabalha com dados corretos, mas aplicados em questões erradas.

Fique atento aos feedbacks que você recebe também. Utilize-os para melhorar a sua postura no dia a dia.

Utilize novas tecnologias

Os avanços tecnológicos já fazem parte de sua rotina. É impossível, por exemplo, melhorar o gerenciamento de projetos com atividades manuais. O uso de computadores, celulares e softwares é imprescindível nessas horas.

Portanto, faça uma pesquisa de mercado e encontre um software de gestão de projetos com uma solução completa, que reúne todas as funções em um só lugar. Ao tomar essa atitude, você facilita o compartilhamento de documentos e a visualização rápida de diagramas e fluxos.

Com a leitura deste post, você descobriu o que é a documentação de processos e como ela é feita. Ainda, entendeu como é importante estar sempre atento ao mapeamento AS IS/TO BE.

Outros pontos importantes estão relacionados à participação de toda a equipe e ao uso de novas tecnologias. Então, não perca mais tempo: faça com que todos se envolvam e adote uma ferramenta adequada às suas demandas.

Gostou de aprender mais sobre a documentação de processo? Agora, compartilhe este conteúdo em suas redes sociais e faça com que mais pessoas aprendam também!

A integração entre tecnologias já atingiu todas as áreas do ambiente corporativo. Na gestão de projeto, por exemplo, ela simplifica o fluxo de trabalho, garante mais qualidade para o produto final e evita erros. Assim, a companhia pode manter um fluxo de trabalho livre de falhas e com mais performance.

Esse processo pode ser feito com várias soluções. No caso da integração entre um sistema de gestão de projetos e um ERP, a empresa pode tornar o trabalho mais eficaz, evitando a repetição de atividades e diminuindo riscos.

Quer saber mais sobre essas soluções e como a integração afeta os resultados do seu projeto? Então, veja o nosso post abaixo!

O que é um ERP?

Também chamado de sistema de gestão integrada, o ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) é um sistema de planejamento de rotinas empresariais. Nele são incluídas funcionalidades que integram todas as áreas administrativas do negócio. Dessa forma, os profissionais podem trabalhar de modo integrado para atender a demandas externas e internas.

Em geral, ERPs possuem recursos para a execução de processos das áreas de:

• gestão de finanças;
• gestão de compras;
• contabilidade;
• gestão de vendas;
• logística;
• emissão de notas fiscais;
• gestão de clientes;
• administração de estoque.

Com uma boa aplicação de gestão empresarial, o negócio pode eliminar erros, diminuir custos e ganhar agilidade. A troca de dados será feita com maior agilidade e sem erros. Dessa forma, o fluxo de trabalho terá menos problemas causados por gargalos ou erros.

O que é um software de gestão de projetos?

O software de gestão de projeto é um sistema utilizado para planejar, monitorar e gerenciar a execução de rotinas durante um projeto corporativo. Ele possui todos os mecanismos necessários para que o gestor possa avaliar o trabalho de todo o time e, dessa forma, garantir que as rotinas sejam mantidas dentro do prazo.

Um bom software de gestão de projetos possui funcionalidades que permitem a distribuição de rotinas, o acompanhamento de prazos, a priorização de atividades e a comunicação entre todos os participantes. Ele também pode incluir recursos para troca de informações, como o compartilhamento de agendas e, ainda, o envio de arquivos.

Junto a isso, o sistema também pode ter mecanismos para a visualização em forma de gráficos da evolução do projeto, assim como para o gerenciamento de atividades conforme os princípios de metodologias ágeis. Dessa forma, a empresa pode evitar atrasos e garantir que todas as atividades sejam feitas conforme o planejamento inicial.

Quais as vantagens de integrar o seu software de gestão de projeto ao seu ERP?

Como apontamos acima, a integração do sistema de gestão de projeto com o ERP traz muitos benefícios para o negócio. Confira os principais logo abaixo!

Mais agilidade

Ao unificar as aplicações utilizadas para a gestão do negócio e para o gerenciamento de projetos, todas as rotinas dos projetos terão mais agilidade. O motivo está na troca de informações entre os sistemas, que será feita de modo automatizado.

Com o apoio de APIs, informações como dados de clientes, registros financeiros e de estoque poderão ser compartilhados entre diferentes áreas de modo automático. Se o gestor direcionar recursos materiais para uma etapa do projeto, por exemplo, o time de estoque será informado automaticamente.

Isso permitirá que compras de materiais sejam feitas antecipadamente. Como consequência, as chances de um processo não ser executado por falta de recursos cairão, levando a menos interrupções em cada etapa do projeto.

Outro ponto está na verificação de informações internas para o planejamento de uma etapa. Como o ERP estará integrado ao sistema de gestão de projeto, o gestor conseguirá coletar dados com muito mais agilidade. Isso tornará o planejamento muito mais preciso e seguro.

Dados mais precisos

A precisão das informações em um projeto é algo fundamental para evitar erros e diminuir riscos. Quando o gestor possui acesso garantido a informações atualizadas, as suas rotinas de tomada de decisões ficam mais seguras e confiáveis.

Isso tornará o planejamento muito mais eficaz. A empresa terá como coletar dados relevantes de modo mais prático, ágil e preciso. Com isso, o negócio poderá evitar riscos, direcionar com mais qualidade os seus recursos e garantir que nenhum imprevisto impacte os resultados finais.

Menos erros

Após integrar os sistemas de gestão e gerenciamento de projetos, as chances de um erro com a troca de informações ocorrer cairão drasticamente. O compartilhamento de dados importantes será feito de modo automatizado. Assim, todos os profissionais envolvidos em cada etapa terão acesso ao que for importante automaticamente.

Aumento de produtividade

A produtividade é fundamental para que o projeto seja executado dentro do prazo. Sem que os times tenham um fluxo de trabalho livre de erros, atrasos ficam mais frequentes, o que influenciará diretamente na qualidade final do projeto.

Porém, unificando sistemas, o negócio pode manter uma rotina com mais agilidade. A verificação de dados será feita com mais rapidez e, sabendo que os registros estão atualizados, os problemas que podem influenciar na produtividade serão muito menos frequentes.

Com menos erros, também cairá a taxa de retrabalho. Ela não só influencia nos custos finais de cada etapa, mas também impacta diretamente na produtividade do time.

No ambiente corporativo atual, trabalhar com o apoio da tecnologia virou um investimento fundamental. Empresas que não possuem soluções de TI integradas ao seu dia a dia enfrentam vários riscos, além de serem menos competitivas e terem menor produtividade.

Justamente por isso, integrar soluções de TI é um passo básico para que o negócio possa atingir melhores resultados. Na gestão de projetos, por exemplo, isso pode ser feito unificando o ERP com o sistema de gestão de projetos interno.

A integração do sistema de gestão de projeto com o ERP da empresa traz mais agilidade, melhora o fluxo de dados e garante que erros sejam menos frequentes. E com um ambiente mais automatizado, o negócio corta custos e traz mais qualidade para as suas iniciativas. Consequentemente, os resultados desejados são mais fáceis de serem alcançados e a empresa pode manter lucros em nível elevado.

Gostou desse post e quer saber mais sobre como as nossas ferramentas funcionam? Então, veja o nosso vídeo de demonstração do Project Builder!

Você sabe o que significa follow up e pipeline no processo de gestão de projetos? Para que a política utilizada pela empresa para garantir a qualidade dos processos atinja os resultados esperados, é necessário ir muito além dos esforços voltados para a estruturação do planejamento. Atualmente, a empresa também deve ter mecanismos para priorizar os requisitos e garantir uma melhor redistribuição dos recursos.

O estabelecimento de bons critérios objetivos para definir o que entrará ou não no projeto é um ponto-chave do planejamento. Com ele, o negócio pode definir não só um escopo mais preciso, mas também evitar que projetos com pouca viabilidade sejam iniciados. Assim, a companhia conseguirá direcionar os seus esforços apenas para os projetos com um bom retorno sobre o investimento.

Quer saber mais sobre o que significa follow up e pipeline no ambiente de gestão de projetos e como elas podem ser utilizadas para evitar prejuízos? Então, siga conosco e aproveite a leitura!

O que é o follow up?

Follow up, cuja tradução significa acompanhamento, nada mais é do que uma estratégia para acompanhar processos das empresas. O follow up pode e deve ser realizado desde o primeiro contato com os possíveis clientes até o momento final, quando o projeto fica pronto e é entregue ao cliente.

Com a utilização dessa ferramenta de gerenciamento, as estratégias serão otimizadas e assertivas, proporcionando assim um ótimo relacionamento com o lead, até que ele se torne um cliente de fato. A partir disso, o follow up vai servir para acompanhar toda a experiência de consumo dele.

Como funciona o follow up?

As técnicas de follow up são aplicadas em todas as áreas da empresa e consistem em acompanhar minuciosamente cada etapa do processo, até que a venda seja concluída. Todos os procedimentos devem ser feitos com muita cautela para que o cliente não se sinta investigado, mas sim muito bem assessorado.

Para que o follow up funcione corretamente, é de extrema importância realizar um acompanhamento da rotina do cliente. Isso pode ser realizado das seguintes formas:

• por meio de e-mails;
• usando SMS;
• realizando visitas ao cliente;
• fazendo telefonemas.

O objetivo principal do follow up é estimular um diálogo entre você e o cliente, dando continuidade ao relacionamento que já foi iniciado.

Como organizar uma pipeline de gestão de projetos?

Para colocar em prática um processo de pipeline, no qual são priorizados componentes da organização, é necessário definir os objetivos principais de toda a empresa. Isso quer dizer que deverão ser avaliadas algumas questões e que metas deverão ser lançadas e alcançadas. Veja abaixo como organizar sua pipeline!

• monte uma planilha;
• chame sua equipe para apresentar a planilha, fale quais serão os primeiros passos a serem de dados e explique como ela deve ser usada;
• estipule os pontos fortes e fracos;
• analise oportunidades e ameaças;
• siga o cronograma montado na planilha.

Tendo uma planilha com todos os dados lançados, assim será muito mais fácil ter as respostas para os clientes. Isso devido ao fato de que nela estarão todos os dados de acompanhamento do projeto, que vão desde o início do processo até o prazo de entrega.

Quais são os benefícios da gestão de projetos?

A gestão de projetos permite que colaboradores, empresários e gestores realizem os seus trabalhos de maneira eficaz e eficiente. No gerenciamento das atividades, todas as ações de novos projetos e até mesmo da continuidade daqueles que já estão em andamento são coordenadas. Como cada etapa é claramente desenhada, existem muitos benefícios. Veja abaixo quais são eles!

Ótima visualização de detalhes dos processos

Uma das melhores maneiras de melhorar os processos e entender como está o andamento dos trabalhos é visualizar todas as etapas de um projeto. Antigamente, para que isso fosse possível, eram utilizados caneta e papéis. Hoje em dia, com a informatização e o avanço tecnológico, tudo ficou mais fácil. Existem muitos softwares disponíveis para essa finalidade.

Por meio da utilização das planilhas, relatórios e programas, basta apenas dar uma olhada no projeto para que os gerentes e líderes tenham uma visão ampla do negócio. Podendo assim, em poucos instantes, realizar melhorias em qualquer projeto.

Empresas que buscam bons resultados devem utilizar o CRM (Customer Relationship Management), que em português significa criador de relacionamentos melhores. Tal estratégia consiste na utilização de um software que é excelente para fazer toda a gestão dos negócios.

Com o CRM é possível fazer o follow up e gerenciar o pipeline com muita facilidade. A ferramenta também possui funcionalidades diferenciadas e que auxiliam tanto gestores quanto vendedores, são elas:

• facilidade de acesso ao histórico de anotações;
• retirada de relatórios gerenciais;
• informações relativas aos dados dos clientes e da empresa;
• dados sobre os produtos.

O CRM vai muito além daquelas planilhas de Excel, nas quais são investidos muito tempo e concentração para alimentar os dados. Com um sistema em nuvem, é possível ter as respostas sobre itens procurados rapidamente. Sem contar que é muito mais fácil ter controle dos negócios de qualquer lugar. Basta ter um aparelho que acesse a Internet e com apenas alguns cliques todas as informações desejadas estarão à disposição.

Portanto, é fundamental utilizar um bom software de CRM para o sucesso da empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. O investimento realizado trará muitas vantagens para o negócio.

Melhor gerenciamento do cronograma

Outro benefício da gestão de projetos é que ocorre um melhor gerenciamento dos cronogramas. Em um projeto que é bem gerenciado, o grande diferencial está na previsão de falhas e atrasos na entrega dos produtos. Imprevistos podem acontecer, mas utilizando uma planilha, as ações a serem tomadas podem ser realizadas a tempo e o atraso pode ser evitado.

Isso pode significar o sucesso de um negócio, que sem uma boa gestão, poderia dar errado, e isso significaria a perda de um cliente com grande potencial de negociação.

Aumento das receitas

Com os processos bem alinhados, a empresa ganha maior visibilidade por parte dos parceiros e de possíveis novos compradores, o que proporciona um aumento na carteira de clientes e possibilita assim um aumento de rentabilidade. Isso se deve a alguns fatores, tais como:

• menos falhas;
• boa previsão do resultado final;
• menos retrabalhos.

Além disso, com projetos bem gerenciados, os recursos a serem usados são apenas aqueles necessários. Isso é ótimo, pois desperdícios são evitados e a empresa consegue economizar valores, que podem ser guardados para futuros investimentos.

Maior possibilidade de visão estratégica

O gerenciamento de projetos, quando realizado de maneira correta, permite que os gestores tenham uma visão mais estratégica dos negócios. Tendo essa possibilidade, novos projetos poderão ser traçados e a empresa será expandida.

Por outro lado, as empresas que conseguem fazer uma boa gestão de projetos se tornam mais competitivas e podem se posicionar no mercado com muito mais facilidade, o que é uma grande vantagem para organizações de qualquer segmento.

O que significa pipeline?

A pipeline pode ser definida como o conjunto de todos os projetos que foram solicitados pelos colaboradores recentemente, ou as propostas de projetos elaboradas por clientes. Ou seja, ela inclui todas as iniciativas que ainda não foram aprovadas ou recusadas pelo comitê do Escritório de Projetos.

Na pipeline, são encontrados todos os detalhes que envolvem os projetos que a companhia poderá executar em médio e longo prazo. Ou seja, ela é uma lista das ideias de projeto, as datas de começo e fim, os responsáveis, as equipes que estarão envolvidas e os objetivos.

Também são listados outros fatores que auxiliam o gestor a identificar a viabilidade do projeto. Entre os principais, nós podemos incluir as metodologias que forem utilizadas, os custos, o potencial de retorno financeiro e os requisitos mínimos para a execução de cada etapa.

A pipeline também pode incluir projetos que foram suspensos e que, no futuro, podem ser retomados pela empresa. Porém, é importante destacar que não fazem parte desse documento os projetos já concluídos.

Como é a aplicação da pipeline na gestão de projetos?

No ambiente de gestão de projetos, nós podemos ver a pipeline como o momento em que uma eventual necessidade pode ou não se transformar, efetivamente, em um projeto. De forma simplificada, essa etapa pode ser comparada a uma triagem, em que os projetos com baixo potencial são descartados, e aqueles que podem ser úteis ao negócio, conforme o seu posicionamento no mercado, se tornam realidade.

Vamos supor que o departamento de contabilidade faça a proposta de um projeto para o investimento e a implementação de um sistema de gestão integrada. O setor envia um documento para o profissional responsável, apontando que o ERP pode ser responsável por alguns benefícios, como a maior integração entre os times das áreas administrativas, menores taxas de erro, maior confiabilidade dos dados utilizados pelos profissionais, e um controle financeiro com alto índice de precisão.

Porém, ao mesmo tempo em que essa proposta de projeto é enviada, o PMO e a direção do negócio recebem propostas de outros times, com custos semelhantes. Em outras palavras, junto com a proposta do departamento de contabilidade, outras áreas também buscam recursos para a execução de projetos que, juntos, tornariam a companhia insolvente.

Para contornar esse cenário, o ideal é que o gestor tenha um mecanismo para realizar um criterioso processo de avaliação, em que apenas as propostas com alto potencial de impacto positivo — ou que resolverão as deficiências mais urgentes — serão convertidas em projetos.

As outras propostas, nesse cenário, ficariam pausadas. Ou seja, elas seriam aplicadas apenas em momentos mais oportunos, ou quando a companhia tivesse os recursos necessários.

Esse é o papel da pipeline na gestão de projetos. Ela será crucial para auxiliar o gestor a escolher o momento certo para indicar quando uma demanda deve se tornar um projeto. Assim, a companhia poderá filtrar as necessidades internas e de clientes com um processo de análise criterioso, evitando o desperdício de recursos e garantindo um melhor posicionamento da companhia.

Como funciona a definição de prioridades na gestão de projetos?

Ao explicar o que significa pipeline, apontamos que o seu principal papel é definir prioridades para os responsáveis pela gestão de projetos. Nesse sentido, é importante que o negócio saiba identificar corretamente quais são as iniciativas mais importantes conforme o seu perfil e o momento em que o mercado se encontra.

Em outras palavras, o nível de detalhe da priorização muda conforme as características da empresa e o modo como ela vê os seus investimentos. Enquanto uma organização, por exemplo, pode focar os objetivos de longa duração, outra pode se concentrar nas metas de curto prazo.

Independentemente do seu caso, sempre tenha em mente o que a companhia necessita. Portanto, o gestor deve manter uma comunicação contínua com todos os times, identificando as suas demandas, objetivos de médio e longo prazo, assim como os seus problemas.

Outro ponto importante é se concentrar em restringir ao máximo a lista de projetos. Ou seja, é importante focar a seleção daqueles que, para o momento, são realmente oportunos e capazes de manter o negócio com elevado nível de competitividade. Assim, a companhia reduz gastos e melhora o direcionamento de recursos.

Também garanta a padronização do modelo de definição de prioridades. A companhia precisa estruturar uma pipeline que seja aplicável a vários projetos, para manter uma consistência nas suas análises. Para que isso seja possível, identifique quais são os fatores estratégicos mais relevantes para o negócio.

Além do modo como ele vê os seus investimentos e o perfil de cada área, como apontamos anteriormente, também podemos indicar como fatores que auxiliam nesse processo as normas de compliance e as projeções econômicas de médio e longo prazo. Dessa forma, a companhia pode avaliar todas as oportunidades disponíveis e optar apenas por aquelas que evidenciam maior relevância para a sua estratégia.

Quando priorizar os clientes internos?

Quando as ideias de projeto são internas, há um desafio: quais são as propostas que devem ser priorizadas? Em qual momento é necessário provisionar recursos para um time que já apresenta bons resultados?

Esse é um dos cenários em que a pipeline se mostra importante para a gestão de projetos. Ela auxilia o gestor a identificar se há mesmo a necessidade de provisionar recursos, considerando fatores como:

• a performance recente do time;
• o nível de engajamento de uma equipe;
• a rotatividade interna;
• a variação dos resultados nos últimos meses;
• o nível de organização dos processos;
• a presença de mecanismos que contribuem para a performance do time;
• a satisfação do cliente em relação às rotinas que envolvem o trabalho da área;
• os projetos já aprovados;
• como os objetivos de médio e longo prazo se relacionam com as rotinas do setor.

Vamos pegar, por exemplo, um projeto de investimento em novas tecnologias para o setor de Recursos Humanos. O quão relevante seria a aquisição de um software na nuvem para a área?

Nesse momento, considerando os fatores acima, o gestor identificará se há mesmo a necessidade de atualizar tecnologicamente (ou implementar novas soluções) para a área. O nível de rotatividade interna, o engajamento das equipes e os gargalos internos serão avaliados. Assim, o gestor poderá direcionar recursos apenas se for necessário.

Como as tendências e mudanças no mercado influenciam a gestão da pipeline de projetos?

Há alguns cenários em que a empresa é obrigada a realizar um novo projeto para se adequar a mudanças no mercado. Esse é o caso, por exemplo, de cenários em que surge uma nova legislação ou um novo regulamento.

Esse cenário também faz surgir a necessidade de novos processos e, portanto, novos projetos, que adaptem a rotina da companhia à legislação local. Por exemplo: a Lei do Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), como ficou conhecido o Decreto 6.523, prevê a espera de, no máximo, um minuto, durante o SAC prestado pelas empresas.

Consequentemente, a companhia deve readaptar as suas políticas de atendimento ao cliente. Times devem ser remanejados, novas tecnologias integradas e processos reformulados. Para que isso seja feito da melhor forma possível, é crucial um bom projeto de mudanças. Com uma boa pipeline, o gestor será capaz de identificar essa necessidade e, assim, priorizar recursos para modificar o fluxo de trabalho e evitar intimações e multas.

Em outras palavras, seja por influência externa, seja até mesmo por movimentos internos, a organização terá que lidar com várias propostas de projeto ao mesmo tempo, tanto porque todos eles têm a mesma prioridade e o mesmo cliente, quanto pelo fato de serem concebidos por tendências do mercado.

Como é feita a gestão dos projetos já em execução?

A gestão dos projetos em execução é conhecida como gerenciamento de portfólio de projetos. Como se pode imaginar, não é um gerenciamento tão fácil assim de executar. Porém, ter um software de gerenciamento de projetos como apoio tende a ser de um suporte inestimável.

Um software dessa natureza é uma solução que pode auxiliar na identificação do impacto de cada projeto sobre os recursos da organização. Afinal de contas, gerenciar um grande número de pessoas em diferentes projetos é complicado. Ainda que acompanhar a produtividade dos colaboradores seja essencial, os gestores devem dividir as suas atenções com várias pessoas.

Isso pode contribuir para a formação de gargalos. Em grande escala, eles criam uma necessidade de reorganização de recursos e o nivelamento da mão de obra. Nesse cenário, uma boa ferramenta de gestão evita esse risco e garante qualidade para a companhia.

[rock-convert-cta id=”6878″]

Quais são os benefícios de implementar uma pipeline de gestão de projetos?

Conforme já foi possível perceber, implementar uma pipeline de gestão de projetos só vem a contribuir para que os projetos aprovados na organização sejam mesmo necessários. Entre os vários ganhos proporcionados por uma pipeline de gestão de projetos, podemos destacar os seguintes:

1. Facilidade de enxergar oportunidades de negócio

A pipeline é uma ferramenta de gestão de projetos fundamental para o negócio identificar quais são as melhores oportunidades de investimento disponíveis. Avaliando demandas internas e externas, a companhia consegue priorizar recursos para os projetos com maior potencial de retorno.

2. Processos de negócios mais bem identificados e estruturados

Por ser um modelo padronizado e replicável, a pipeline auxilia a companhia a ter um conjunto de processos mais bem identificados e estruturados. A empresa poderá avaliar com o apoio de uma base clara quais são as melhores propostas de projetos, evitando falhas na rotina de tomada de decisões.

3. Seleção mais otimizada de projetos

A pipeline é estruturada conforme o perfil da companhia. Isso garante que o gestor conseguirá realizar uma seleção mais inteligente dos projetos: os riscos de prejuízos serão muito menores, uma vez que as decisões terão maior confiabilidade.

4. Corte de gastos desnecessários

Uma pipeline bem estruturada também permite que a empresa corte gastos desnecessários. O investimento nos projetos será sempre voltado para as iniciativas que trazem um elevado retorno, diminuindo as chances de recursos serem direcionados para projetos de baixa relevância.

No cenário atual, isso é algo crucial. O ambiente de negócios moderno exige que as empresas tenham mecanismos de gestão inteligentes e que evitem desperdícios. Assim, a companhia pode manter a sua competitividade e ser lucrativa.

5. Valor agregado ao PMO

Utilizando a pipeline, o PMO passa a ser um profissional capaz de desempenhar um apoio estratégico para a empresa. O seu trabalho será visto como um dos que contribui diretamente para que a organização alcance suas metas de negócio, agregando valor para as suas atividades.

O sucesso de uma política de gestão está diretamente relacionado com a capacidade de a empresa identificar boas oportunidades. A orientação sobre o modo como os processos serão executados, os investimentos realizados e quais são os objetivos de médio e longo prazo auxilia os profissionais a terem uma tomada de decisão mais qualificada e capaz de gerar bons resultados.

Nesse sentido, a pipeline é um instrumento de gestão crucial, especialmente quando aplicada à gestão de projetos corporativos. Com ela, o gestor terá critérios mais claros e objetivos para autorizar ou impedir o provisionamento e o começo de qualquer projeto com baixo potencial de retorno sobre o investimento. Além disso, será mais fácil avaliar os projetos que devem ser priorizados pela companhia, ou seja, os que podem causar maior impacto positivo.

Em outras palavras, saber o que significa pipeline é um ponto fundamental para o negócio ter uma rotina de gestão mais inteligente e robusta. Os trabalhos de cada time serão direcionados de um modo mais otimizado, reduzindo desperdícios e criando um conjunto de produtos e serviços que seja pautado pela melhoria contínua em qualidade, satisfação do cliente, e aumento da competitividade.

Gostou das nossas dicas sobre pipeline e gestão de projetos? Então, leia também nosso outro post “Entenda por que a gestão de projetos é uma vantagem competitiva para empresas” e fique por dentro de mais esse assunto importante!

A busca pelo equilíbrio entre escopo, tempo e custos é constante no gerenciamento de projetos, sendo que escopo e custos acabam sempre levando vantagem quando o assunto é monitoramento e controle, pois seus impactos em relação ao todo são bem mais visíveis. É por essa razão que muitos dos projetos não são entregues no prazo adequado, uma vez que não existe o entendimento de que tempo também é um recurso extremamente valioso, devendo ser monitorado com o mesmo afinco que os demais pontos do chamado triângulo de ferro do gerenciamento de projetos.

Além do mais, quando não existe equilíbrio entre esses vértices, a qualidade do projeto inevitavelmente é comprometida, assim como a satisfação do cliente. Assim, a perda se dá em muitos pontos, além do tempo propriamente dito. Mas o que queremos dizer com tudo isso? Simplesmente que as empresas ainda não reconhecem a importância do rastreamento do uso de tempo — ou timesheeting — de suas equipes nos projetos desenvolvidos. Achando que essa é uma fiscalização desnecessária, acaba-se trazendo implicações negativas na condução das atividades. Melhor evitar esse desdobramento, certo?

Pois o intuito do nosso post de hoje é desmistificar essa má impressão e mostrar que um correto gerenciamento do tempo com o timesheet pode impactar de forma super positiva nos projetos, elevando o desempenho da equipe como um todo. Então dedique só mais alguns minutinhos a essa leitura:

AUMENTO DE EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE

Uma das maiores dificuldades encontradas ao se usar o timesheeting é o tempo despendido no preenchimento de planilhas e na validação das informações. A verdade é que como essa atividade não contribui diretamente para o alcance dos objetivos dos projetos em andamento, acaba relegada a segundo plano.

Mas se você faz um correto acompanhamento do tempo gasto com cada tarefa por meio de uma ferramenta eficaz de gestão de projetos, fica infinitamente mais fácil identificar possíveis gargalos que comprometam a produtividade da sua equipe, definindo assim caminhos mais fluidos para que as atividades aconteçam. Dessa forma a eficiência do projeto como um todo é beneficiada.

Ao identificar exatamente por onde seu tempo está escoando, é possível agir com rapidez e tapar os buracos, evitando que todo o esforço da equipe seja comprometido simplesmente pela falta de um acompanhamento mais de perto.

Otimização da distribuição de tarefas

Se você tem no timesheet todos os membros da equipe, as atividades sendo realizadas e o tempo necessário para concluí-las, passa a ser possível identificar com maior precisão quem está livre para assumir novas responsabilidades e quem não pode se desviar do seu foco para manter o ritmo do projeto e garantir a entrega no tempo previsto.

Além de tudo isso, com esse recurso você ainda pode identificar a necessidade de contratações ou dispensas de pessoal com segurança, visualizando todo o cronograma do projeto em uma linha do tempo que revela mais que o período restante para a conclusão dos trabalhos. Já imaginou visualizar facilmente todo o fluxo de atividades ao longo do tempo, distribuído pessoa a pessoa?

Flexibilidade nas aprovações

O tempo despendido com as aprovações do quadro de horários onera muito o gerente de projetos. E a verdade é que nem sempre ele é a pessoa mais indicada para fazer essas aprovações, tendo-se em vista as interdependências de atividades do projeto. Isso significa que fazer esse controle um a um e planilha a planilha se torna praticamente inviável.

A melhor maneira de otimizar essas decisões é determinar quem pode validar o quadro de horários de quem com base nas tarefas e suas relações, descentralizando as aprovações e tornando o fluxo muito mais ágil e condizente com o uso de um software que entenda a dinâmica das atividades, permitindo um monitoramento constante de cada ação desencadeada.

Maior previsibilidade de ações

Rastrear o tempo utilizado em cada tarefa auxilia no planejamento de novas fases do projeto, com novos recursos, alocação de pessoal e custos envolvidos, já que é possível calcular até mesmo o custo de homem por hora para cada atividade. A assertividade nessas previsões impacta o orçamento total do projeto, bem como o planejamento estratégico como um todo, que pode a partir daí ser revisto a fim de que escopo, tempo e custos não deixem a desejar na qualidade final da entrega.

Da mesma forma, ao prever os acontecimentos com mais precisão, o gerente de projetos pode tomar decisões com muito mais propriedade e segurança, evitando quaisquer possíveis mudanças ao longo do desenvolvimento dos trabalhos.

Eficácia na gestão de conformidades

A pressa no preenchimento do timesheet, bem como a falta de planejamento podem levar a erros que impactam negativamente o projeto — como o simples esquecimento de uma atividade, por exemplo. Nesse sentido, fazer a gestão das conformidades contribui para que as falhas sejam minimizadas, o que se torna bem mais tranquilo com o uso de sistemas que disparem lembretes e notificações para que os membros do time concluam seus afazeres.

Assim, se uma atividade deixa de ser listada mas precisa ser concluída e o tempo do profissional responsável já está comprometido com outras tarefas, é preciso buscar alternativas, realizar ajustes e garantir que nada deixe de ser feito. Esse pode se tornar um cenário de difícil resolução se não houver o apoio tecnológico necessário para identificar os gaps o mais rapidamente possível.

Clareza e transparência na comunicação

Outra das melhores práticas do timesheet com o Project Builder está relacionada à comunicação, que flui perfeitamente uma vez que a ferramenta facilita a verificação do comprometimento de tempo de cada membro da equipe, identificando cada atividade, seu respectivo prazo e sua devida conclusão.

Nesse contexto, como cada pessoa passa a saber exatamente o que é esperado dela, surge um maior sentimento de comprometimento com o trabalho e com os colegas, o que melhora o ambiente de trabalho e impacta diretamente na produtividade dos funcionários.

Aprendizado crescente e constante

Por fim, ao usar o timesheet como instrumento de análise após a conclusão de uma fase ou de um projeto inteiro, é possível detectar pontos de melhoria, verificar onde a equipe errou e onde acertou, de forma a buscar novas formas de otimizar o tempo para gerar ainda mais valor para os clientes.

Você ainda pode utilizar o timesheet como fonte de dados e informações para dar feedbacks para sua equipe em relação ao desempenho individual dos colaboradores, criando metas de desenvolvimento para cada um a partir de uma análise totalmente embasada em resultados concretos.

E você, usa o timesheeting como instrumento de melhoria do desempenho da sua equipe e da performance dos seus projetos? Quais são suas impressões a esse respeito? Comente aqui e nos conte!

Como é frustrante participar de uma reunião de status onde o seu cronograma indica que você deveria ter concluído o projeto ontem! O que aconteceu com o seu planejamento? Por pior que seja, essa situação é muito comum. Um cronograma realista é uma das ferramentas mais importante que um gerente de projetos pode ter. Ele fornece informações essenciais sobre o status do projeto, evolução das fases, marcos importantes, caminho crítico do projeto e ajuda a antever crises e atuar corretivamente para que elas aconteçam.

Algumas vezes me impressiona a relutância de alguns gerentes de projetos em criar e manter um cronograma de projetos. Com o uso de técnicas e ferramentas de planejamento de tempo inadequadas, alguns gerentes de projetos simplesmente assumem como verdade que é impossível prever a data de conclusão do projeto, logo dedicam pouca atenção ao processo de concepção de cronograma e aceitam qualquer data sugerida sem o mínimo de questionamento ou reflexão, adotando o fim previsto do projeto como um evento “provável” no lugar de realista.

Para todos que desprezam o desenvolvimento de um cronograma realista, posso assegurar que ele é um ingrediente chave para uma gestão eficaz de projeto. Algumas pessoas alegam não ter tempo para dar atenção ao planejamento, mas sem dúvida perderão tempo apagando incêndios e crises, uma vez que, na crise, “dar atenção” não será opcional.

Se você ainda não está convencido, aqui vão algumas razões para você dar mais atenção à concepção de um cronograma realista no seu próximo projeto:

•    A programação do projeto requer que você identifique as tarefas e sua relação entre elas, que é importante para o gerenciamento de riscos, recursos humanos, e sequenciamento das atividades.
•    O cronograma fornece a única imagem do que aconteceu (real) e que agora está sendo planejado. (Assumindo que eles são atualizados com precisão)
•    Um cronograma realista te ajuda a identificar sua necessidade de recursos de forma temporal, fornecendo uma representação visual de dependências de tarefas, que te ajudará: 1 – otimizar sua necessidade de recursos; 2- defender essa necessidade de recursos dentro da sua organização.  
•    A programação do projeto indica o momento certo para mobilizar a equipe e liberar os recursos para outros projetos, evitando perda de dinheiro com profissionais alocados desnecessariamente, quando já deveriam ter sido liberados.  
•    A programação do projeto ajuda você a manter o controle de realizações, necessidades e conformidade com os requisitos. 
•    A programação do projeto lhe permite identificar quais serão os impacto das mudanças e criar estratégias de contingencias para minimizá-las.
•    O cronograma atualizado lhe permite identificar a evolução das entregas e medir a velocidade da equipe, conseqüentemente permite a concepção de estratégias para acelerar o projeto e evitar atraso.

Os cronogramas na sua empresa são realistas? Deixe seus comentários!